JP2000222394A - 文書管理装置及びその文書管理方法並びにその制御プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 付箋紙が添付された文書の電子化文書を表示
する際に付箋紙のデータも合わせて表示可能な文書管理
装置を提供する。 【解決手段】 統合管理装置６の付箋紙情報抽出部６１
は文書解析・認識装置４からの出力結果を受付け、付箋
紙情報を抽出する。アノテーション処理部６２は付箋紙
情報を基にコマンド実行やアノテーションファイルの作
成・格納等の処理の制御を行う。電子文書記憶部６３は
紙の文書と同じコンテンツのオリジナル電子文書を記憶
し、付箋紙情報記憶部６４は付箋紙情報を記憶する。ア
ノテーションファイル作成部６５はオリジナル電子文書
や付箋紙情報の所在場所等が記述されたアノテーション
ファイルを作成し、アノテーションファイル記憶部６６
はアノテーションファイルを記憶する。表示用文書作成
部６８は付箋紙情報が添付された表示用文書を作成す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書管理装置及びそ
の文書管理方法並びにその制御プログラムを記録した記
録媒体に関し、特に紙の文書を電子データに変換するた
めの文字認識装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種の文字認識装置としては、
例えば特許番号第２７６８２４９号公報に記載されたも
のがあり、その公報には図書や新聞、及び雑誌等の多様
なレイアウトや品質の文書を解析・認識する文書ＯＣＲ
（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅ
ｒ）ソフトウェアについて記述されている。

【０００３】具体的には、スキャナで取込まれた紙の文
書のデータ（ビットマップファイルのデータ）から文字
認識結果テキストだけでなく、段組、文字列、文字の配
置の情報であるレイアウト構造もテキストに対応付けて
出力している。

【０００４】さて、従来、この種の文書管理システムで
は既存の紙の文書を電子化し、ネットワークを介して複
数のユーザ間でその電子化された文書が共有されてい
る。電子化された文書が複数のユーザ間で共有される場
合には、ユーザがその文書に対してコメントやメモ等の
情報を添付したいことがある。

【０００５】上記の情報の添付については、例えば「１
９９７年９月、マルチバレント・アノテーションズ、エ
ー・フィリップ・フェルプス、ロバート・ウィレンスキ
ー著、第１回デジタルライブラリーの研究と最新技術の
会議論文集」（“Ｍｕｌｔｉｖａｌｅｎｔ Ａｎｎｏｔ
ａｔｉｏｎｓ”，Ａ．Ｐｈｅｌｐｓ ａｎｄ Ｒｏｂｅ
ｒｔ Ｗｉｌｅｎｓｋｙ，Ｉｎ ｔｈｅ Ｐｒｏｃｅｅ
ｄｉｎｇｓ ｏｆ ｔｈｅ Ｆｉｒｓｔ Ｅｕｒｏｐｅ
ａｎ Ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ ｏｎ Ｒｅｓｅａｒｃｈ
ａｎｄ ＡｄｖａｎｃｅｄＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙ ｆ
ｏｒ Ｄｉｇｉｔａｌ Ｌｉｂｒａｒｉｅｓ，１−３
Ｓｅｐｔｅｍｂｅｒ １９９７，Ｐｉｓａ，Ｉｔａｌ
ｙ）に記載された技術がある。

【０００６】この論文に記載された技術では電子化され
た文書に対して、元の電子文書ファイルを変更すること
なく、コメントを挿入したり、付箋紙等のメモを添付し
たり、文章を変更したりする等のアノテーション（注
釈）が可能となることが記述されている。さらに、上記
の論文に記載された技術では専用ブラウザでアノテーシ
ョンが添付された文書を表示し、複数ユーザ間で共有す
る方法も記述されている。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の文書管
理装置では、電子文書へ添付された付箋紙等のアノテー
ション情報を管理することができるが、電子文書の元と
なる紙の文書へのアノテーション情報を管理することは
できない。

【０００８】例えば、紙の文書のコピーが複数存在し、
その電子化された文書がコンピュータ内に存在する場合
を考える。この場合、ユーザが各々の紙の文書に対して
貼った付箋紙の情報を他のユーザと共有するためには、
付箋紙を貼った紙の文書に該当するコンピュータ内の電
子文書を検索し、該当ページを見つけ、付箋紙添付とい
う機能を利用し、キーボードやマウス等の入力装置を利
用し、添付する情報を入力しなければならず、手間がか
かってしまう。

【０００９】また、紙の文書にコメントが書かれた付箋
紙を添付してその情報を特定のユーザやグループに通知
したい場合には紙の文書と付箋紙とをコピーし、物理メ
ールで該当ユーザに送付するか、掲示板に貼らなければ
ならず、それらを実現するために面倒な作業が必要とな
る。

【００１０】電子メールやネットワーク上の掲示板等で
通知したい場合には紙の文書と付箋紙とをスキャナで読
込んで電子化し、それをコンピュータに入力する必要が
あり、ユーザにとって負担となる処理となる。

【００１１】そこで、本発明の目的は上記の問題点を解
消し、紙の文書に添付された付箋紙上の情報を電子化し
て解析し、その電子データを該当する電子文書の箇所に
対応付けて記録し、また付箋紙上で指定されたメール送
付等のコマンドを実行し、さらに電子文書を表示する時
に付箋紙のデータも合わせて表示することができる文書
管理装置及びその文書管理方法並びにその制御プログラ
ムを記録した記録媒体を提供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】本発明による文書管理装
置は、外部からの要求入力を受付ける入力装置と、外部
に対して文字や画像を出力する出力装置と、紙の文書を
読取るスキャナと、前記スキャナで得られたデータを解
析して認識する文書解析・認識装置と、前記入力装置か
らの要求を受付けかつ前記出力装置に表示データを送信
するブラウザとを含むシステムの文書管理装置であっ
て、前記文書解析・認識装置の出力結果を基に付箋紙が
添付された文書を識別して付箋紙の添付された位置情報
と付箋紙のイメージ情報とを抽出する付箋紙情報抽出手
段と、前記付箋紙が添付された文書のオリジナル電子文
書を格納するオリジナル電子文書記憶手段と、前記付箋
紙情報抽出手段の出力結果を基に前記オリジナル電子文
書記憶手段をアクセスして前記付箋紙が貼られた文書の
オリジナル電子文書を検索する検索手段と、前記検索手
段の検索結果を基に前記付箋紙情報抽出手段の出力結果
と前記オリジナル電子文書の情報とを対応付けて格納し
かつ前記付箋紙で指示されたコマンドの実行及び処理を
制御するアノテーション処理手段と、前記アノテーショ
ン処理手段から前記コマンドの実行依頼を受付けた時に
当該コマンドの処理を実行するコマンド実行手段と、前
記付箋紙情報抽出手段の出力結果を記憶する付箋紙情報
記憶手段と、前記付箋紙情報抽出手段の出力結果と前記
オリジナル電子文書記憶手段における所在とを対応付け
て記憶するアノテーションファイル記憶手段と、前記ア
ノテーションファイル記憶手段に格納するファイルを前
記付箋紙情報抽出手段の出力結果と前記オリジナル電子
文書記憶手段における所在情報とに基づいて作成するア
ノテーションファイル作成手段と、前記ブラウザを介し
て入力される外部からの表示要求のあったオリジナル文
書に付箋紙情報を添付して表示用文書を作成する表示用
文書作成手段とを備えている。

【００１３】本発明による文書管理方法は、外部からの
要求入力を受付ける入力装置と、外部に対して文字や画
像を出力する出力装置と、紙の文書を読取るスキャナ
と、前記スキャナで得られたデータを解析して認識する
文書解析・認識装置と、前記入力装置からの要求を受付
けかつ前記出力装置に表示データを送信するブラウザと
を含むシステムの文書管理方法であって、前記文書解析
・認識装置の出力結果を基に付箋紙が添付された文書を
識別して付箋紙の添付された位置情報と付箋紙のイメー
ジ情報とを抽出するステップと、前記付箋紙が添付され
た文書のオリジナル電子文書が格納するステップと、前
記付箋紙情報抽出の出力結果を基に前記付箋紙が貼られ
た文書のオリジナル電子文書を検索するステップと、前
記オリジナル電子文書の検索結果に基づいて前記出力結
果と前記電子文書の情報とを対応付けて前記情報を格納
しかつ前記付箋紙で指示されたコマンドの実行及び処理
を制御するステップと、前記コマンドの実行依頼を受付
けた時に当該コマンドの処理を実行するステップと、前
記付箋紙情報抽出の結果を記憶するステップと、前記付
箋紙情報抽出の結果と前記オリジナル電子文書の所在と
を対応付けた情報を記憶するステップと、前記付箋紙情
報抽出の結果と前記オリジナル電子文書の所在情報とに
基づいてアノテーションファイルを作成するステップ
と、前記ブラウザを介して入力される外部からの表示要
求のあったオリジナル文書に付箋紙情報を添付して表示
用文書を作成するステップとを備えている。

【００１４】本発明による文書管理制御プログラムを記
録した記録媒体は、外部からの要求入力を受付ける入力
装置と、外部に対して文字や画像を出力する出力装置
と、紙の文書を読取るスキャナと、前記スキャナで得ら
れたデータを解析して認識する文書解析・認識装置と、
前記入力装置からの要求を受付けかつ前記出力装置に表
示データを送信するブラウザとを含むシステムの文書管
理装置に文書管理を行わせるための文書管理制御プログ
ラムを記録した記録媒体であって、前記文書管理制御プ
ログラムは前記文書管理装置に、前記文書解析・認識装
置の出力結果を基に付箋紙が添付された文書を識別して
付箋紙の添付された位置情報と付箋紙のイメージ情報と
を抽出させ、前記付箋紙が添付された文書のオリジナル
電子文書が格納させ、前記付箋紙情報抽出の出力結果を
基に前記付箋紙が貼られた文書のオリジナル電子文書を
検索させ、前記オリジナル電子文書の検索結果に基づい
て前記出力結果と前記電子文書の情報とを対応付けて前
記情報を格納させかつ前記付箋紙で指示されたコマンド
の実行及び処理を制御させ、前記コマンドの実行依頼を
受付けた時に当該コマンドの処理を実行させ、前記付箋
紙情報抽出の結果を記憶させ、前記付箋紙情報抽出の結
果と前記オリジナル電子文書の所在とを対応付けた情報
を記憶させ、前記付箋紙情報抽出の結果と前記オリジナ
ル電子文書の所在情報とに基づいてアノテーションファ
イルを作成させ、前記ブラウザを介して入力される外部
からの表示要求のあったオリジナル文書に付箋紙情報を
添付して表示用文書を作成させている。

【００１５】すなわち、本発明の文書管理装置は、上述
した課題を解決するために、ユーザからの要求入力を受
付けるキーボードやマウス等の入力装置と、ユーザに対
して文字や画像を出力するディスプレイ等の出力装置
と、紙の文書を読取るスキャナと、スキャナで得られた
データを解析して認識する文書解析・認識装置と、入力
装置からの要求を受付けて出力装置に表示データを送信
するブラウザと、文書解析・認識装置の出力結果を基に
付箋紙が添付された文書を識別しかつ付箋紙の添付され
た位置情報と付箋紙のイメージ情報とを抽出する付箋紙
情報抽出部と、付箋紙が添付された文書の電子文書が格
納されているオリジナル電子文書記憶部と、付箋紙情報
抽出部の出力結果を基にオリジナル電子文書記憶部をア
クセスして付箋紙が貼られた文書の電子文書を検索しか
つ出力結果と電子文書の情報とを対応付けて情報の格納
とメール送付等のコマンドの実行及び処理とを制御する
アノテーション処理部と、アノテーション処理部からメ
ール送信等のコマンドの実行依頼が受付けられると処理
を実行するコマンド実行部と、付箋紙情報抽出部の出力
結果を記憶する付箋紙情報記憶部と、付箋紙情報抽出部
の出力結果とオリジナル電子文書記憶部における所在と
を対応づけて記憶しておくアノテーションファイル記憶
部と、付箋紙情報抽出部の出力結果とオリジナル電子文
書記憶部における所在情報とを基にアノテーションファ
イル記憶部に格納するファイルを作成するアノテーショ
ンファイル作成部と、ブラウザよりユーザからの表示要
求のあったオリジナル文書に付箋紙情報を添付して表示
用の文書を作成する表示用文書作成部とを持っている。

【００１６】本発明による文書管理方法は、ユーザから
の要求入力を受付けるキーボードやマウス等の入力装置
と、ユーザに対して文字や画像を出力するディスプレイ
等の出力装置と、紙の文書を読取るスキャナと、スキャ
ナで得られたデータを解析して認識する文書解析・認識
装置と、入力装置からの要求を受付けかつ出力装置に表
示データを送信するブラウザを用いる文書管理方法にお
いて、文書解析・認識装置の出力結果を基に付箋紙が添
付された文書を識別し、付箋紙の添付された位置情報と
付箋紙のイメージ情報とを抽出するステップと、付箋紙
が添付された文書の電子文書を格納するステップと、付
箋紙情報抽出の出力結果を基に付箋紙が貼られた文書の
電子文書を検索しかつ出力結果と電子文書の情報とを対
応付けて情報の格納とメール送付等のコマンドの実行及
び処理とを制御するステップと、メール送信等のコマン
ドの実行依頼が受付けられると処理を実行するステップ
と、付箋紙情報抽出の結果を記憶するステップと、付箋
紙情報抽出の結果とオリジナル電子文書の所在とを対応
付けた情報を記憶するステップと、付箋紙情報抽出の結
果とオリジナル電子文書の所在情報とを基にアノテーシ
ョンファイルを作成するステップと、ブラウザよりユー
ザからの表示要求のあったオリジナル文書に付箋紙情報
を添付して表示用の文書を作成するステップとからな
る。

【００１７】上記のような構成をとることで、本発明で
は紙の文書に添付された付箋紙上の情報を電子化して解
析し、その電子データを該当する電子文書の箇所に対応
付けて記録し、管理することが可能となる。

【００１８】また、紙製の付箋紙にメール送付や格納場
所の指定等のコマンドを記述することで、従来はコンピ
ュータへキーボード等で入力して処理していたコマンド
を実行することが可能となる。さらに、電子文書を表示
する時には、対応する付箋紙の情報も合わせて表示させ
ることも可能となる。

【００１９】したがって、本発明では、ユーザは紙の文
書に貼った付箋紙の情報を同コンテンツの電子文書にも
添付することを実現し、また両文書から付箋紙情報の閲
覧が可能になる。よって、ユーザは効率的に文書管理を
行うことが可能となる。

【００２０】

【発明の実施の形態】次に、本発明の一実施例について
図面を参照して説明する。図１は本発明の一実施例によ
る文書管理装置の構成を示すブロック図である。図にお
いては、本発明の一実施例に則した付箋紙上の情報と電
子文書とを統合的管理する電子文書管理システムの構成
を示している。

【００２１】上記の電子文書管理システムはユーザから
の要求入力を受付けるキーボードやマウス等の入力装置
１と、ユーザに対して文字や画像を出力するディスプレ
イ等の出力装置２と、スキャナ３と、スキャナ３で得ら
れたデータを解析して認識する文書解析・認識装置４
と、入力装置からの要求を受付けて出力装置に表示デー
タを送信するブラウザ５と、付箋紙上の情報と電子文書
とを統合的に管理する統合管理装置６（以下、統合管理
装置とする）とから構成されている。

【００２２】統合管理装置６は付箋紙情報抽出部６１
と、アノテーション処理部６２と、電子文書記憶部６３
と、付箋紙情報記憶部６４と、アノテーションファイル
作成部６５と、アノテーションファイル記憶部６６と、
コマンド実行部６７と、表示用文書作成部６８と、制御
メモリ６９とから構成されている。

【００２３】付箋紙情報抽出部６１は文書解析・認識装
置４からの出力結果を受付け、付箋紙の添付された位置
情報、コマンド情報、手書き領域のイメージ情報等の付
箋紙情報を抽出する。アノテーション処理部６２は付箋
紙情報を基にコマンド実行やアノテーションファイルの
作成・格納等の処理の制御を行う。

【００２４】電子文書記憶部６３は紙の文書と同じコン
テンツのオリジナル電子文書を記憶し、付箋紙情報記憶
部６４は付箋紙情報を記憶する。アノテーションファイ
ル作成部６５はオリジナル電子文書や付箋紙情報の所在
場所等が記述されたアノテーションファイルを作成し、
アノテーションファイル記憶部６６はアノテーションフ
ァイルを記憶する。

【００２５】コマンド実行部６７はメール送信等のコマ
ンドを実行し、表示用文書作成部６８はブラウザ５を介
してユーザからの表示要求を受付け、該当する電子文書
を検索し、付箋紙情報を添付した表示用文書を作成す
る。制御メモリ６９は上記の各部が実行するプログラム
を格納しており、フロッピディスクやＲＯＭ（リードオ
ンリメモリ）等が使用可能である。

【００２６】上記の統合管理装置６の各部についてさら
に詳細に説明する。付箋紙情報抽出部６１は文書解析・
認識装置４から出力結果（文字認識結果テキスト及び段
組、文字列、文字の配置の情報であるレイアウト構造）
を受付け、その情報から付箋紙が貼られている文書を識
別し、付箋紙添付の位置情報とコマンド領域と手書き領
域とを抽出する。付箋紙情報抽出部６１はコマンド領域
から、どのコマンドがチェックされているかを調査し、
手書き領域をイメージデータに変換する。付箋紙情報抽
出部６１はその結果をアノテーション処理部６２へ送信
する。

【００２７】アノテーション処理部６２は付箋紙情報抽
出部６１からの抽出結果を受取り、付箋紙が貼られたオ
リジナル電子文書をオリジナル電子文書記憶部６３に検
索依頼を出して所在を確認する。アノテーション処理部
６２は抽出結果のコマンド領域内のチェックされたコマ
ンドを解析し、付箋紙の属性や格納場所の指定コマンド
がチェックされていたら属性を添付し、指定された格納
場所に付箋紙情報記憶部６４に付箋紙情報の格納依頼を
送付する。アノテーション処理部６２は付箋紙情報やそ
の所在、及びオリジナル電子文書の所在等をアノテーシ
ョン作成部６５へ送信する。

【００２８】付箋紙情報記憶部６４は付箋紙上の情報で
ある、指定されたコマンドや手書き領域のイメージデー
タ、及び共有対象の範囲やカテゴリ等の属性が整理され
て記憶されている。

【００２９】アノテーションファイル作成部６５はアノ
テーション処理部６２からのオリジナル電子文書の所在
と、付箋紙情報及びその格納場所とを受付ける。アノテ
ーションファイル作成部６５はオリジナル電子文書の所
在を検索条件にアノテーションファイル記憶部６６に検
索条件を送信する。

【００３０】アノテーションファイル作成部６５はオリ
ジナル文書のアノテーションファイルがあった場合にそ
の中に新しい付箋紙の情報を追加し、オリジナル文書の
アノテーションファイルがない場合に新たにアノテーシ
ョンファイルを作成する。

【００３１】コマンド実行部６７は付箋紙情報内のコマ
ンド領域でチェックされたコマンドのうちメール送信や
通知の処理を実行する。表示用文書作成部６８はブラウ
ザ５からの表示要求を受付け、要求のあった電子文書の
アノテーションファイルをアノテーションファイル記憶
部６６に対して検索する。表示用文書作成部６８はユー
ザを確認し、ユーザのアクセスできる付箋紙情報のみを
抽出し、添付して表示用文書を作成し、それをブラウザ
５へ送信する。

【００３２】図２及び図３は本発明の一実施例による付
箋紙の情報を電子化する処理動作を示すフローチャート
であり、図４は本発明の一実施例による付箋紙の一例を
示す図である。図５は本発明の一実施例による付箋紙が
添付された電子文書の出力に関する処理動作を示すフロ
ーチャートであり、図６は本発明の一実施例によるアノ
テーションファイルの一例を示す図である。

【００３３】図４は紙の文書に貼る紙製の付箋紙の一例
を示している。図において、付箋紙の上半分はコマンド
領域であり、コマンドが記述されている。この付箋紙に
おいて、ユーザは左のチェックボックスをチェックして
コマンドを指定する。また、付箋紙の下半分は手書き領
域であり、ユーザが手書きで自由に文字や図等を書込む
ことができる領域である。

【００３４】図６はあるオリジナル電子文書（＜ｏｒｉ
ｇｉｎａｌ＞タグ：ＵＲＬ＝ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．Ｘ
ＸＸ．ＹＹＹ．ＺＺＺ．ｊｐ／ａｂｃ／ｄｏｃｕｍｅｎ
ｔ３．ｈｔｍｌ）に添付された付箋紙の情報を格納した
アノテーションファイルの一例を示す。このファイルは
例えばＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅＭａｒｋｕｐＬａ
ｎｇｕａｇｅ）等の構造化文書の形式で記述されてい
る。この例ではオリジナル電子文書に対して付箋紙が二
つ添付されており、各付箋紙によって共有対象が違って
いること（＜ｓｈａｒｅ＞タグ：××グループのみと社
内）が表現されている。

【００３５】これら図１〜図６を参照して本発明の一実
施例による処理動作について説明する。尚、図２と図３
と図５とに夫々記載された処理内容は統合管理装置６の
各部が制御メモリ６９に格納されたプログラムを実行す
ることで実現される。

【００３６】スキャナ３はユーザからの要求入力で起動
されると、ユーザによって指定された付箋紙が添付され
た紙の文書をスキャンし、その出力を文書解析・認識装
置４へ送信する（図２ステップＳ１）。

【００３７】文書解析・認識装置４はスキャナ３からの
出力結果であるイメージデータ（例えばビットマップ形
式ファイル）を解析し、その解析した段組、文字列、文
字の配置の情報であるレイアウト構造と、文字認識結果
であるテキストファイルとを対応付け、入力されたイメ
ージデータと共に統合管理装置６に出力する（図２ステ
ップＳ２）。

【００３８】統合管理装置６の付箋紙情報抽出部６１で
は文書解析・認識装置４の出力結果から付箋紙が貼られ
た紙の文書を識別する。付箋紙の形状は既定であり、そ
のデータは付箋紙抽出部６１に記憶されているので、付
箋紙情報抽出部６１は付箋紙の位置情報を出力結果から
抽出する。また、付箋紙情報抽出部６１は出力結果から
付箋紙のコマンド領域（図４参照）を切出し、チェック
されているコマンドを抽出し、実行すべきコマンドリス
トを作成する。

【００３９】付箋紙情報抽出部６１では用意されている
コマンドリストが記録されており、それを基にコマンド
リストを作成する。付箋紙情報抽出部６１は出力結果か
ら手書き領域の箇所を抽出し、入力されたイメージデー
タから手書き領域箇所の領域を抽出し、ブラウザ５で表
示できるファイル形式に変換する（図２ステップＳ
３）。

【００４０】文書解析・認識装置４の出力結果から付箋
紙が貼られた紙の文書を識別する方法としては、例えば
紙の文書に、既定の領域にオリジナル文書を表現するバ
ーコードやＩＤ番号（識別番号）が印刷されており、既
定の領域の位置情報が付箋紙情報抽出部６１に記録され
ている場合には既定の領域を解析し、その結果からオリ
ジナル文書を識別することができる。

【００４１】アノテーション処理部６２は付箋紙情報抽
出部６１から、オリジナル文書の識別結果、付箋紙の位
置情報、チェックされたコマンドリストと手書き領域の
イメージデータとを受取る。アノテーション処理部６２
は指定されたコマンドを、カテゴリや共有対象等の属性
の指定、格納場所の指定、メールや通知等の処理の指
定、添付先の指定の四つに分別する（図２ステップＳ
４）。

【００４２】付箋紙情報抽出部６１は属性や格納場所の
指定コマンドがある場合（図２ステップＳ５）、指定さ
れた格納場所に属性を添付して手書き領域のイメージデ
ータを格納し（図２ステップＳ６）、属性や格納場所の
指定コマンドがない場合（図２ステップＳ５）、既定の
格納場所に属性を添付して手書き領域のイメージデータ
を格納する（図２ステップＳ７）。

【００４３】アノテーション処理部６２は付箋紙情報抽
出部６１から送信されてきたオリジナル文書の識別結果
からオリジナル電子文書記憶部６３をアクセスし、所在
を確認する。

【００４４】アノテーション処理部６２は付箋紙情報記
憶部６４に送信したデータとオリジナル文書の所在とを
アノテーションファイル作成部６５へ送信する（図２ス
テップＳ８）。

【００４５】アノテーションファイル作成部６５ではオ
リジナル電子文書の所在を検索条件に、アノテーション
ファイル記憶部６６に対して検索依頼を行う（図３ステ
ップＳ９）。アノテーションファイル作成部６５はオリ
ジナル電子文書に対応付けられたアノテーションファイ
ルが存在していた場合（図３ステップＳ１０）、アノテ
ーションファイルをオープンし、付箋紙情報を追加する
（図３ステップＳ１１）。

【００４６】アノテーションファイル作成部６５はオリ
ジナル電子文書に対応付けられたアノテーションファイ
ルが存在していない場合（図３ステップＳ１０）、新し
いアノテーションファイルを作成する（図３ステップＳ
１２）。

【００４７】アノテーションファイル作成部６５は新規
のアノテーションファイルを作成する場合にそのアノテ
ーションファイルをアノテーションファイル記憶部６６
に保存し、またアノテーションファイルが更新される場
合にアノテーションファイル記憶部６６内のアノテーシ
ョンファイルを更新する（図３ステップＳ１３）。

【００４８】アノテーション処理部６２はメールや通知
の処理の指定コマンドがある場合（図３ステップＳ１
４）、コマンド実行部６７にコマンドを送信する。その
コマンドがメールコマンドの場合には対応する送付先
（ユーザ）にアノテーション作成部６５が作成したアノ
テーションファイルの所在をメールする。ユーザはメー
ルを受信すると、アノテーションファイルの所在からブ
ラウザを介して電子文書と付箋紙情報とを閲覧すること
ができる。

【００４９】また、そのコマンドが通知（グループ内通
知）のコマンドの場合にはアノテーション作成部６５が
作成したアノテーションファイルの所在をＮＥＷＳ等の
該当グループの電子掲示板に公開する（図３ステップＳ
１５）。

【００５０】ブラウザ５はユーザから電子文書の閲覧要
求を受付けると（図５ステップＳ２１）、表示用文書作
成部６８を起動する（図５ステップＳ２２）。表示用文
書作成部６８はオリジナル電子文書記憶部６３をアクセ
スし、指定された電子文書をロードする（図５ステップ
Ｓ２３）。

【００５１】表示用文書作成部６８は指定された電子文
書に対応したアノテーションファイルがあるかどうか
を、アノテーションファイル記憶部６６をアクセスして
調べる（図５ステップＳ２４）。表示用文書作成部６８
は指定された電子文書に対応したアノテーションファイ
ルが存在しない場合、指定された電子文書をそのまま表
示用文書としてブラウザ５に送信する（図５ステップＳ
２５）。

【００５２】表示用文書作成部６８は指定された電子文
書に対応したアノテーションファイルが存在する場合、
該当するアノテーションファイルからユーザがアクセス
可能な付箋紙の情報のみを抽出する（図５ステップＳ２
６）。

【００５３】表示用文書作成部６８はオリジナル電子文
書に対して、各々の付箋紙情報内に記述されている添付
すべき位置に添付するイメージデータへのリンクを貼
り、表示用文書を作成し、表示用文書をブラウザ５に送
信する（図５ステップＳ２７）。ブラウザ５は表示用文
書を受信するとディスプレイ等の出力装置に表示させる
（図５ステップＳ２８）。

【００５４】オリジナル電子文書記憶部６３は紙の文書
と同じコンテンツの電子化文書が記憶されている。ブラ
ウザ５としては、例えば対象とする電子文書がＨＴＭＬ
（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａ
ｇｅ）文書の場合、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗ
ｅｂ）ブラウザソフトを利用することができる。

【００５５】また、オリジナル電子文書記憶部６３はＷ
ＷＷ上のＨＴＭＬ文書の場合にリモートに存在すること
になり、インターネット上のあらゆるＨＴＭＬ文書を扱
うことができる。付箋紙情報抽出部６１はオリジナル電
子文書がＨＴＭＬ文書の場合、手書き領域（図４参照）
を抽出し、ＧＩＦ（Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｉｎｔｅｒｃｈ
ａｎｇｅ Ｆｏｒｍａｔ）ファイル形式に変換する。

【００５６】さらに、文書解析・認識装置４の出力結果
から付箋紙が貼られた紙の文書を識別する方法として
は、例えば電子文書の形式がＨＴＭＬ文書で、紙の文書
がＨＴＭＬ文書のプリントアウトの場合に、通常、ペー
ジ右上にＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ
Ｌｏｃａｔｏｒ）が記述されており、そのエリアを解析
し、オリジナルの電子文書のＵＲＬを認識し、文書のペ
ージ番号記述個所からページ番号を認識することができ
る。よって、紙の文書の各ページにバーコード等の識別
子を印刷する必要はなくなる。

【００５７】付箋紙（図４参照）上に記されたコマンド
として添付先の指定がある場合、例えば「同章の全ペー
ジ内に添付」の場合には、同じ章に属するページ全てを
対象とし、同じ付箋紙情報を添付する処理を行う。それ
によって、各ページ毎に付箋紙を添付し、アノテーショ
ンの処理を行う手間を省略することができる。

【００５８】コマンド実行部６７では、例えばＦＡＸ
（Ｆａｃｓｉｍｉｌｅ）送信のコマンド実行も考えられ
る。その場合には付箋紙のコマンド領域（図４参照）に
ＦＡＸ送信コマンドを追加しておかなければならない。

【００５９】アノテーションファイル記憶部６６に格納
されているアノテーションファイルはＸＭＬ文書形式に
することができる（図６参照）。この場合には付箋紙一
つを＜ｐｏｓｔ−ｉｔ＞タグで表現する。＜ｐｏｓｔ−
ｉｔ＞タグは付箋紙情報を囲む。付箋紙情報としては付
箋紙位置情報（＜ｌｏｃａｔｉｏｎ＞タグ）、共有対象
（＜ｓｈａｒｅ＞タグ）、付箋紙情報の所在（＜ｄａｔ
ａ＞ タグ）、手書きイメージ情報の所在（＜ｉｍａｇ
ｅ＞タグ）が記述されている。

【００６０】あるオリジナル電子文書に付箋紙を追加す
る場合には＜ｐｏｓｔ−ｉｔ＞タグで囲まれたセット
を、＜ａｎｎｏｔａｔｉｏｎ＞タグに囲まれた領域に追
加することになる。アノテーションファイルをＸＭＬ文
書形式にすることによって、アノテーションデータを構
造化文書の形式で管理することが可能になり、ユーザか
ら検索要求があった場合に検索が容易になる等の利点が
ある。

【００６１】また、アノテーションファイル記憶部６６
に格納されているアノテーションデータの形式をファイ
ル形式ではなく、データベース形式することもできる。
その場合にはユーザの検索要求に合わせて汎用的なデー
タベースを使用することが可能である。

【００６２】このように、付箋紙の形状や記載されるコ
マンドを記憶し、スキャナ３や文書解析・認識装置４を
用いる文書管理装置において、付箋紙が添付された文書
をスキャナ３で読取り、そのデータを解析して付箋紙に
記述されたコマンド情報と手書き領域のイメージとを抽
出し、付箋紙上に記載された格納場所に付箋紙情報を格
納し、付箋紙情報と添付された電子文書の所在とを格納
して管理することによって、ユーザの紙の文書及び電子
文書の管理の負担を軽減することができる。

【００６３】また、ユーザが付箋紙上のコマンドを記載
し、該当する紙の文書に貼って、それをスキャナ３で読
込ませ、その文書に関するコンピュータを利用する処理
を実行することによって、キーボード等の入力装置を使
わず、容易にかつ自然な入力方式で電子的な処理を実行
することができ、ユーザの負担を軽減することができ
る。

【００６４】したがって、紙の文書に添付された付箋紙
上の情報を電子化して解析し、その電子データを該当す
る電子文書の箇所に対応付けて記録し、また付箋紙上で
指定されたメール送付等のコマンドを実行し、さらに電
子文書を表示する時に付箋紙のデータも合わせて表示す
ることができる。

【００６５】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、外
部からの要求入力を受付ける入力装置と、外部に対して
文字や画像を出力する出力装置と、紙の文書を読取るス
キャナと、スキャナで得られたデータを解析して認識す
る文書解析・認識装置と、入力装置からの要求を受付け
かつ出力装置に表示データを送信するブラウザとを含む
システムにおいて、文書解析・認識装置の出力結果を基
に付箋紙が添付された文書を識別して付箋紙の添付され
た位置情報と付箋紙のイメージ情報とを抽出し、付箋紙
が添付された文書のオリジナル電子文書を格納し、付箋
紙情報抽出の出力結果を基に付箋紙が貼られた文書のオ
リジナル電子文書を検索し、その検索結果に基づいて出
力結果と電子文書の情報とを対応付けて情報を格納しか
つ付箋紙で指示されたコマンドの実行及び処理を制御
し、コマンドの実行依頼を受付けた時に当該コマンドの
処理を実行し、付箋紙情報抽出の結果を記憶し、付箋紙
情報抽出の結果とオリジナル電子文書の所在とを対応付
けた情報を記憶し、付箋紙情報抽出の結果とオリジナル
電子文書の所在情報とに基づいてアノテーションファイ
ルを作成し、ブラウザを介して入力される外部からの表
示要求のあったオリジナル文書に付箋紙情報を添付して
表示用文書を作成することによって、紙の文書に添付さ
れた付箋紙上の情報を電子化して解析し、その電子デー
タを該当する電子文書の箇所に対応付けて記録し、また
付箋紙上で指定されたメール送付等のコマンドを実行
し、さらに電子文書を表示する時に付箋紙のデータも合
わせて表示することができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例による文書管理装置の構成を
示すブロック図である。

【図２】本発明の一実施例による付箋紙の情報を電子化
する処理動作を示すフローチャートである。

【図３】本発明の一実施例による付箋紙の情報を電子化
する処理動作を示すフローチャートである。

【図４】本発明の一実施例による付箋紙の一例を示す図
である。

【図５】本発明の一実施例による付箋紙が添付された電
子文書の出力に関する処理動作を示すフローチャートで
ある。

【図６】本発明の一実施例によるアノテーションファイ
ルの一例を示す図である。

【符号の説明】

１ 入力装置 ２ 出力装置 ３ スキャナ ４ 文書解析・認識装置 ５ ブラウザ ６ 付箋紙上の情報と電子文書の統合管理装置 ６１ 付箋紙情報抽出部 ６２ アノテーション処理部 ６３ オリジナル電子文書記憶部 ６４ 付箋紙情報記憶部 ６５ アノテーションファイル作成部 ６６ アノテーションファイル記憶部 ６７ コマンド実行部 ６８ 表示用文書作成部

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 外部からの要求入力を受付ける入力装置
   と、外部に対して文字や画像を出力する出力装置と、紙
   の文書を読取るスキャナと、前記スキャナで得られたデ
   ータを解析して認識する文書解析・認識装置と、前記入
   力装置からの要求を受付けかつ前記出力装置に表示デー
   タを送信するブラウザとを含むシステムの文書管理装置
   であって、 前記文書解析・認識装置の出力結果を基に付箋紙が添付
   された文書を識別して付箋紙の添付された位置情報と付
   箋紙のイメージ情報とを抽出する付箋紙情報抽出手段
   と、 前記付箋紙が添付された文書のオリジナル電子文書を格
   納するオリジナル電子文書記憶手段と、 前記付箋紙情報抽出手段の出力結果を基に前記オリジナ
   ル電子文書記憶手段をアクセスして前記付箋紙が貼られ
   た文書のオリジナル電子文書を検索する検索手段と、 前記検索手段の検索結果を基に前記付箋紙情報抽出手段
   の出力結果と前記オリジナル電子文書の情報とを対応付
   けて格納しかつ前記付箋紙で指示されたコマンドの実行
   及び処理を制御するアノテーション処理手段と、 前記アノテーション処理手段から前記コマンドの実行依
   頼を受付けた時に当該コマンドの処理を実行するコマン
   ド実行手段と、 前記付箋紙情報抽出手段の出力結果を記憶する付箋紙情
   報記憶手段と、 前記付箋紙情報抽出手段の出力結果と前記オリジナル電
   子文書記憶手段における所在とを対応付けて記憶するア
   ノテーションファイル記憶手段と、 前記アノテーションファイル記憶手段に格納するファイ
   ルを前記付箋紙情報抽出手段の出力結果と前記オリジナ
   ル電子文書記憶手段における所在情報とに基づいて作成
   するアノテーションファイル作成手段と、 前記ブラウザを介して入力される外部からの表示要求の
   あったオリジナル文書に付箋紙情報を添付して表示用文
   書を作成する表示用文書作成手段とを有することを特徴
   とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記付箋紙情報抽出手段は、前記付箋紙
   の形状と前記付箋紙内に記述されるコマンドとのリスト
   を記憶し、それらを基に前記付箋紙全体のイメージ情報
   からコマンド領域と手書き領域とを抽出し、前記コマン
   ド領域からコマンドリストを作成するよう構成したこと
   を特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記アノテーション処理手段は、前記付
   箋紙情報抽出手段の出力結果である前記付箋紙内で指定
   された格納場所に前記付箋紙情報抽出手段の出力結果を
   格納するよう構成したことを特徴とする請求項１または
   請求項２記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 前記アノテーション処理手段は、前記付
   箋紙情報抽出手段の出力結果である前記付箋紙内で指定
   されかつ少なくともメール送付及びアノテーション範囲
   の指定を含むコマンドを前記コマンド実行手段に実行要
   求するよう構成したことを特徴とする請求項１から請求
   項３のいずれか記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 前記表示用文書作成手段は、アクセス制
   限の付箋紙情報がアノテーションファイル内に記述され
   た場合に前記アノテーションファイル記憶手段を検索
   し、前記ブラウザへの情報の表示要求におけるアクセス
   可能な付箋紙情報のみを抽出し、表示要求のあった文書
   に添付して表示用文書を作成するよう構成したことを特
   徴とする請求項１から請求項４のいずれか記載の文書管
   理装置。
6. 【請求項６】 外部からの要求入力を受付ける入力装置
   と、外部に対して文字や画像を出力する出力装置と、紙
   の文書を読取るスキャナと、前記スキャナで得られたデ
   ータを解析して認識する文書解析・認識装置と、前記入
   力装置からの要求を受付けかつ前記出力装置に表示デー
   タを送信するブラウザとを含むシステムの文書管理方法
   であって、 前記文書解析・認識装置の出力結果を基に付箋紙が添付
   された文書を識別して付箋紙の添付された位置情報と付
   箋紙のイメージ情報とを抽出するステップと、 前記付箋紙が添付された文書のオリジナル電子文書が格
   納するステップと、 前記付箋紙情報抽出の出力結果を基に前記付箋紙が貼ら
   れた文書のオリジナル電子文書を検索するステップと、 前記オリジナル電子文書の検索結果に基づいて前記出力
   結果と前記電子文書の情報とを対応付けて前記情報を格
   納しかつ前記付箋紙で指示されたコマンドの実行及び処
   理を制御するステップと、 前記コマンドの実行依頼を受付けた時に当該コマンドの
   処理を実行するステップと、 前記付箋紙情報抽出の結果を記憶するステップと、 前記付箋紙情報抽出の結果と前記オリジナル電子文書の
   所在とを対応付けた情報を記憶するステップと、 前記付箋紙情報抽出の結果と前記オリジナル電子文書の
   所在情報とに基づいてアノテーションファイルを作成す
   るステップと、 前記ブラウザを介して入力される外部からの表示要求の
   あったオリジナル文書に付箋紙情報を添付して表示用文
   書を作成するステップとを有することを特徴とする文書
   管理方法。
7. 【請求項７】 前記付箋紙情報を抽出するステップは、
   前記付箋紙の形状と前記付箋紙内に記述されるコマンド
   とのリストを記憶し、それらを基に前記付箋紙全体のイ
   メージ情報からコマンド領域と手書き領域とを抽出し、
   前記コマンド領域からコマンドリストを作成するように
   したことを特徴とする請求項６記載の文書管理方法。
8. 【請求項８】 前記情報を格納しかつ前記付箋紙で指示
   されたコマンドの実行及び処理を制御するステップは、
   前記付箋紙内で指定された格納場所に前記付箋紙情報抽
   出結果を格納するようにしたことを特徴とする請求項６
   または請求項７記載の文書管理方法。
9. 【請求項９】 前記情報を格納しかつ前記付箋紙で指示
   されたコマンドの実行及び処理を制御するステップは、
   前記付箋紙情報抽出の結果である前記付箋紙内で指定さ
   れかつ少なくともメール送付及びアノテーション範囲の
   指定を含むコマンドを実行要求するようにしたことを特
   徴とする請求項６から請求項８のいずれか記載の文書管
   理方法。
10. 【請求項１０】 前記表示用文書を作成するステップ
    は、アクセス制限の付箋紙情報が前記アノテーションフ
    ァイル内に記述された場合に前記アノテーションファイ
    ルを検索し、前記ブラウザへの情報の表示要求における
    アクセス可能な付箋紙情報のみを抽出し、表示要求のあ
    った文書に添付して表示用文書を作成するようにしたこ
    とを特徴とする請求項６から請求項９のいずれか記載の
    文書管理方法。
11. 【請求項１１】 外部からの要求入力を受付ける入力装
    置と、外部に対して文字や画像を出力する出力装置と、
    紙の文書を読取るスキャナと、前記スキャナで得られた
    データを解析して認識する文書解析・認識装置と、前記
    入力装置からの要求を受付けかつ前記出力装置に表示デ
    ータを送信するブラウザとを含むシステムの文書管理装
    置に文書管理を行わせるための文書管理制御プログラム
    を記録した記録媒体であって、前記文書管理制御プログ
    ラムは前記文書管理装置に、前記文書解析・認識装置の
    出力結果を基に付箋紙が添付された文書を識別して付箋
    紙の添付された位置情報と付箋紙のイメージ情報とを抽
    出させ、前記付箋紙が添付された文書のオリジナル電子
    文書が格納させ、前記付箋紙情報抽出の出力結果を基に
    前記付箋紙が貼られた文書のオリジナル電子文書を検索
    させ、前記オリジナル電子文書の検索結果に基づいて前
    記出力結果と前記電子文書の情報とを対応付けて前記情
    報を格納させかつ前記付箋紙で指示されたコマンドの実
    行及び処理を制御させ、前記コマンドの実行依頼を受付
    けた時に当該コマンドの処理を実行させ、前記付箋紙情
    報抽出の結果を記憶させ、前記付箋紙情報抽出の結果と
    前記オリジナル電子文書の所在とを対応付けた情報を記
    憶させ、前記付箋紙情報抽出の結果と前記オリジナル電
    子文書の所在情報とに基づいてアノテーションファイル
    を作成させ、前記ブラウザを介して入力される外部から
    の表示要求のあったオリジナル文書に付箋紙情報を添付
    して表示用文書を作成させることを特徴とする文書管理
    制御プログラムを記録した記録媒体。