JPH07134766A

JPH07134766A - 文書及びデータ管理システム装置

Info

Publication number: JPH07134766A
Application number: JP5279960A
Authority: JP
Inventors: Kazuo Ito; 一男伊藤; Yutaka Shimizu; 豊清水; Mutsuo Kabaya; 睦男蒲谷
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1993-11-09
Filing date: 1993-11-09
Publication date: 1995-05-23

Abstract

(57)【要約】【目的】文書及びデータを管理する手順を設定し、維
持する文書及びデータ管理システム装置を提供する。【構成】作成又は改訂した文書データと共に当該文書
データを管理する文書管理データを登録する文書データ
登録手段と、文書管理データにより決定された所望の検
印者及びその検印ルートに基づいて検印を実行する文書
データ検印手段と、文書データ検印手段により検印が実
行された文書データに管理番号を付与する管理番号付与
手段と、管理番号付与手段により管理番号が付与された
文書データを前記文書管理データに基づいて、所望の配
布先に配布を行なう文書データ管理制御手段手段からな
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は，文書又は図面等のドキ
ュメントを管理する装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来，電子ファイリング装置において
は，文書又は図面等をスキャナ等により入力し，ファイ
ル番号その他の文書等に関する文書管理データを付加し
て登録し，必要に応じて，登録された文書等を検索し，
又，印刷するものが提案されている。それらにより，文
書等の保管，検索等が容易且つ迅速に行なうことが可能
である。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら，このよ
うな電子ファイリング装置は，文書の保管及び検索につ
いては容易に行なうことができるが，文書等を管理する
点で多くの問題があった。即ち，従来の電子ファイリン
グ装置は登録の対象となる文書等を単なるイメージとし
てしかとらえておらず，その文書等の持つ意味や重要性
までを管理データとして持たせてはおらず，従来の電子
ファイリング装置は単に文書を保管するホルダーとして
の意味しか持っていなかった。

【０００４】より具体的にいうと，会社等で用いる文書
等の中には検印や承認が必要なものがあり，検印や承認
がある文書等とない文書等ではその持つ意味や重要性が
まったく異なる。又，文書等には，内容の改訂が必要な
場合があり，改訂後，それ以前の文書等により作業を進
めた場合，大きな問題となる。又，この文書が現時点で
有効なものであるのかの判断が，従来の光ディスクでは
判断が困難である。これらの欠点を補うためには，文書
等の改訂等がある毎に全ての登録文書等の内容を確認
し，有効／無効の判断をし，そのデータをその都度入力
する必要がある等の問題があった。

【０００５】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり，文書及びデータを管理する手順を設定し，維持
する文書及びデータ管理システム装置を提供することを
目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するために，文書データを登録し，管理する文書管
理システム装置において，作成又は改訂した文書データ
と共に当該文書データを管理する文書管理データを登録
する文書データ登録手段と，文書管理データにより決定
された所望の検印者及びその検印ルートに基づいて検印
を実行する文書データ検印手段と，文書データ検印手段
により検印が実行された文書データに管理番号を付与す
る管理番号付与手段と，管理番号付与手段により管理番
号が付与された文書データを前記文書管理データに基づ
いて，所望の配布先に配布を行なう文書データ管理制御
手段手段を具備する。

【０００７】

【実施例】本発明の一実施例を図面を参照して説明す
る。図１は本発明のシステム構成図である。１は入力部
であり，文書作成者はこの入力部１に対し，文書データ
或いは文書管理データの入力を行なう。２は検索部であ
り，文書データの検索結果を文書データの管理者に通知
するためのものである。３は承認部であり，入力された
文書データの認証や，各管理者の検印の認証を行なうた
めのもある。４は通知部であり，承認部３により承認す
べき文書データがある場合，該当する管理者に承認を求
めるよう通知するためのものである。５は文書管理部で
あり，入力部１からの文書データの管理要求を受ける。
又，承認部３により承認された訂正文書データについ
て，その管理要求を承認部３より受けて，文書データメ
モリ６及び文書管理データメモリ７のデータを更新する
ためのものである。ここでは，文書管理データの制御の
ほか，管理番号の設定，管理番号の子番号の設定等を行
なっている。又，８は印刷部であり，印刷要求を受付
け，その要求を文書管理部５へ送るためのものであり，
又，文書管理部５から印刷すべきデータ（管理番号，管
理番号の子番号も含む）を受取り，印刷を実行するため
のものである。９は配布管理部であり，文書管理部５か
らの受領要求により配布者へ配布通知を行なうためのも
のであり，又，受領確認を受け付けるためのものでもあ
る。

【０００８】次にこの発明の一実施例のデータの構造に
ついて説明する。図２はａ，文書データの構造，ｂ，文
書管理データの構造，ｃ，文書管理データ内の構造につ
いてそれぞれ示している。文書データは複数のイメージ
データ１０からなっている。文書管理データは，文書デ
ータに対応する構造で，登録されている（１１）。文書
管理データ１１内のそれぞれのデータは，文書番号デー
タ１２，イメージ管理データ１３，一般的検索データ１
４，文書の作成者名データ１５，承認レベルデータ１
６，分類データ１７，配布先リスト１８，検印リスト１
９，管理番号データ２０，子番号リスト２１，改訂箇所
リスト２２，機密レベルデータ２３，保管期限データ２
４，文書廃棄データ２５からなる。

【０００９】ここで，文書番号データ１２とは，システ
ム装置がその分用のために付する番号データであり，通
常，登録順に通し番号により付与される。イメージ管理
データ１３とは，文書のイメージが文書データメモリ６
のどの部分に記憶されているかを示すアドレスデータで
ある。一般的検索データ１４とは，文書名，登録日等の
従来のファイリング装置が文書検索のために用いるデー
タである。文書の作成者名１５とは，文書を作成した人
に関するデータである。これにより，文書の作成者の所
属等を割出し，検印ルート等を決定するのに用いられ
る。承認レベル１６には，承認をすべき人の役職のレベ
ルが記憶される。例えば，「部長」，「課長」等であ
る。分類データ１７には，登録する文書の種類について
のついてのデータが記憶される。例えば，「仕様書」，
「企画書」，「議事録」等である。配布先リスト１８は
図３のａに示すように，登録された配布先リスト数に関
するデータ２６と，それぞれに登録された配布先１から
ｎまでの配布先に関するデータ２７が記憶されている。
検印リスト１９は図３のｂに示すように，登録された検
印りスト数に関するデータ２８と，それぞれに登録され
た検印者１からｎまでの検印者に関するデータ２９が記
憶されている。

【００１０】管理番号データ２０とは，登録した文書を
管理するための番号である。管理番号の一例として，
「Ｅ９３−３３０１」等が考えられる。子番号リスト２
１とは，登録した文書を印刷する際に，その印刷した文
書に付する管理番号の付加番号である。詳細には，図３
のｃに示すように，子番号３０と，子番号取得者に関す
るデータ３１と，更に子番号が付された場合，その子番
号が記憶されている番地を指定する次ポインタに関する
データ３２とからなる。更なる子番号リストとしては，
子番号３３と取得者データ３４と，更なる子番号はない
ということを示すＮＵＬＬ３５からなる。又，子番号の
一例としては，「Ｅ９３−３３０１−１」「Ｅ９３−３
３０１−１−１」等が考えられる。改訂箇所リスト２２
は図４のａに示すように，改訂された版番号に関するデ
ータ３６と，その改訂日時に関するデータ３７と，改訂
されたページの枚数３８と，改訂ページ及び改訂の理由
に関するデータ３９が記憶されている。改訂の理由に
は，設計の変更，標準の変更等が考えられる。次ポイン
タに関するデータ４０及びＮＵＬＬ４１に関しては，子
番号リスト２１の次ポインタに関するデータ３２とＮＵ
ＬＬ３５と同意である。機密レベルデータ２３とは，
「一般文書」，「社外秘文書」，「マル秘文書」，「極
秘文書」等のレベルに関するデータを記憶される。保管
期間データ２４とは，文書をいつまで保管するかに関す
るデータが記憶される。例えば，某年某月某日迄とか，
登録日から１年間とか，期間の指定の仕方は自由であ
る。文書廃棄データ２５とは，文書が廃棄されたことを
示すデータである。たとえ，廃棄処分となった文書で
も，文書データは文書データメモリ６に残っているの
で，文書廃棄データ２５の内容により，その文書が廃棄
処分となっているかどうかを確認するためのものであ
る。

【００１１】図４のｂは承認者リストであり，これは承
認即ち検印を必要とする者のリストである。その役職に
該当する氏名及びそのものに関するデータ（例えば，デ
ータの送り先）等が登録されている。

【００１２】次にこの発明の一実施例の動作を説明す
る。図５は入力部１の処理を示すフロー図である。ま
ず，文書作成者からの入力要求（Ｓ５１）に対し，文書
イメージ（データ）１０の登録処理を行なう（Ｓ５
２）。次に，登録した文書を検索するための検索データ
の登録処理を行なう（Ｓ５３）。次に，登録した文書の
作成者１５，承認レベル１６，分類１７，配布者リスト
１８等の文書管理データ１１の登録を行なう（Ｓ５
４）。その後，承認部３に対して，登録した文書の承認
要求を出す（Ｓ５５）。

【００１３】図６は，承認部３の処理を示すフロー図で
ある。入力部１の承認のための審査要求（Ｓ６１）に対
し，まず，検印リスト１９を作成し，文書管理データ１
１内に登録する。検印リストは，文書作成者データ１５
と，承認レベルデータ１６に基づき，図４のｂの承認者
リストから検印者の名前をピックアップすることにより
作成される。例えば，文書の作成者が「１課の者」であ
る，承認レベルが「部長，課長」であれば，検印リスト
は，「１番，１課課長小林一郎→２番，部長田中
明」という形で作成される。

【００１４】次に，作成した検印リスト１９に基づい
て，通知部５へ検印の要求を出す（Ｓ６３）。その要求
に応じて，通知部４は各検印者に検印を要求する。承認
部３は，通知部４から検印済みの情報を受け取り，検印
リスト１９の内容を更新する。次に，検印済みの検印者
について，予め登録してあるその検印者にあった検印イ
メージを文書のイメージデータの所定の位置に合成する
（Ｓ６５）。又，この段階で必要に応じて，機密レベル
２３の登録も行なう（Ｓ６６）。次に検印リストを調
べ，全ての承認が終了したか同かを確認する（Ｓ６
７）。検印リストに未だ未検印者が残っている場合は，
再度，通知部５へ検印要求を出す。以後，全ての承認が
終了するまで，Ｓ６３からＳ６７までの動作を繰り返
す。すべての承認が終了した場合は，文書管理部５へこ
の文書を管理させるべく管理要求を出す（Ｓ６８）。

【００１５】図７は，文書管理部５の処理を示すフロー
図である。承認部３の文書管理要求（Ｓ７１）に対し，
まず，図４のｃの管理番号リスト及び分類１７より管理
番号を発生させ，その番号をその文書の管理番号として
取得する（Ｓ７２）。それにより，図４のｃの管理番号
リストを更新する（Ｓ７３）。その後，管理番号を文書
管理データ１１内の管理番号欄２０に登録する（Ｓ７
４）。又、その際、図４のｃの管理番号リストに分類ご
とに「仕様書用ＭＡＸ値」４５、「企画書用ＭＡＸ値」
４６「議事録用ＭＡＸ値」４７等のいずれかのＭＡＸ値
を更新する。次に，文書のイメージデータを呼び出し，
そのイメージデータの所定の位置にその管理番号２０を
合成して，再び，登録する。その後，管理番号２０を合
成したイメージデータを配布すべく，配布管理部９に要
求を出す（Ｓ７６）。

【００１６】図８は配布管理部９の処理を示すフロー図
である。文書管理部５の配布要求（Ｓ８１）に対し，ま
ず，配布先リスト１８より，配布すべき者２７に配布す
べき文書があることを通知する（Ｓ８２）。配布者がそ
の文書を受領すると配布管理部９はその受領を確認する
（Ｓ８３）。受領確認により，配布先リスト１８を更新
し，受領した者と，未だ受領していない者とを区別する
ようにする（Ｓ８４）。

【００１７】図９は印刷部８の処理を示すフロー図であ
る。印刷要求者からの印刷要求（Ｓ９１）に対し，ま
ず，検索部２が文書データメモリ６内の該当文書を検索
する（Ｓ９２）。次に，文書管理部５へ子番号の取得の
要求をする（Ｓ９３）。子番号を取得したら，検索し，
呼び出した文書のイメージの所定の位置にその子番号を
合成する（Ｓ９４）。次に，配布者リスト１８を更新し
た（Ｓ９５）後，その文書を印刷する（Ｓ９６）。

【００１８】図１０は検索部２の処理を示すフロー図で
ある。検索要求者からの検索要求（Ｓ１０１）に対し，
まず，検索データに基づいて，検索要求に該当する文書
を検索する（Ｓ１０２）。次に，検索した文書の文書廃
棄データ２５を参照する（Ｓ１０３）。文書が廃棄され
ているかどうかを調査し（Ｓ１０４），廃棄されてない
場合は，その文書は検索該当文書として処理する（Ｓ１
０５）。廃棄され輝場合は，該当文書とはせず，その旨
を通知する（Ｓ１０６）。従って，この場合は原則とし
て印刷要求等はできない。

【００１９】図１１は文書管理部５の別の処理を示すフ
ロー図である。印刷部８からの子番号の取得要求（Ｓ１
１１）に対し，まず，子番号リスト２１に基づいて，付
与すべき子番号を決定する（Ｓ１１２）。次に，決定し
た子番号及びその子番号の取得者に関するデータを子番
号リスト２１に登録する（Ｓ１１３）。その後，その子
番号を取得者に通知する（Ｓ１１４）。

【００２０】

【発明の効果】以上説明してきたように，この発明によ
れば，文書及びデータを管理する手順を設定し，これを
維持することができる。これらの文書は，その発行に先
立ち，権限を与えられた者がその適正について審査を
し，承認することができる。これにより，品質システム
が効率的に機能するために不可欠な活動を行なう部門に
おいて，適切な文書等の適正な版を利用することができ
る。又，廃止された文書等は，速やかに発行及び使用の
全ての部門から撤去することができる。

【００２１】又，文書の変更は，最初に審査及び承認を
した同一機能・組織が審査をし，承認することができ
る。又，指定された書式は，審査及び承認の根拠となる
関係裏付け情報を利用することができる。更に，変更の
性質をその文書中で，又は適切な添付書類で明確にする
ことができる。更にまた，最新版の文書を明確にするこ
とにより，適用すべきでない文書の使用を防ぐことがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の一実施例を示すシステム構成図である。

【図２】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の文書等のデータ構造を示す構造図の一実施例で
ある。

【図３】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の文書等のデータ構造の中の文書管理データの構
成をを示す構造図の一実施例である。

【図４】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の文書等のデータ構造の中の文書管理データの構
成をを示す構造図の一実施例である。

【図５】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図６】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図７】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図８】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図９】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１０】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１１】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【符号の説明】

１入力部２検索部３承認部４通知部５文書管理部６文書データメモリ７文書管理データメモリ８印刷部９配布管理部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データを登録し，管理する文書管理
システム装置において，作成又は改訂した文書データと
共に当該文書データを管理する文書管理データを登録す
る文書データ登録手段と，当該文書管理データにより決
定された所望の検印者及びその検印ルートに基づいて検
印を実行する文書データ検印手段と，前記文書データ検
印手段により検印が実行された文書データに管理番号を
付与する管理番号付与手段と，前記管理番号付与手段に
より管理番号が付与された文書データを前記文書管理デ
ータに基づいて，所望の配布先に配布を行なう文書デー
タ管理制御手段手段を具備することを特徴とする文書管
理システム装置。
【請求項２】請求項１の文書管理システム装置におい
て，文書管理データのうち，作成者，承認レベル，及び
承認者リストにより検印者リストを作成する検印者リス
ト作成手段を具備することを特徴とする文書管理システ
ム装置。
【請求項３】請求項２の文書管理システム装置におい
て，前記検印者リストに基づいて検印者に順次検印要求
を出す検印要求手段を具備することを特徴とする文書管
理システム装置。
【請求項４】請求項３の文書管理システム装置におい
て，前記文書データ検印手段により検印が実行された検
印者の予め登録した検印イメージデータを前記文書デー
タの所定の位置に合成する検印合成手段を具備すること
を特徴とする文書管理システム装置。
【請求項５】請求項３の文書管理システム装置におい
て，前記検印要求手段は，検印順の直前の検印者の検印
がなされたことを確認した後，当該直前の検印者の次の
検印者に検印要求を出すことを特徴を文書管理システム
装置。
【請求項６】請求項１の文書管理システム装置におい
て，文書管理データのうち，管理番号リスト及び当該文
書データの分類データにより当該文書の管理番号を決定
する管理番号決定手段と，前記管理番号決定手段により
決定した管理番号を登録する管理番号登録手段を具備す
ることを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項７】請求項６の文書管理システム装置におい
て，文書データの所定領域に前記管理番号決定手段によ
り決定した管理番号を貼付ることを特徴とする文書管理
システム装置。
【請求項８】請求項１の文書管理システム装置におい
て，文書管理データのうち，配布先リストから当該文書
を配布すべき配布者を読み出し，当該配布者に当該文書
を配布すべき旨を通知する文書配布通知制御手段を具備
することを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項９】請求項８の文書管理システム装置におい
て，前記文書配布通知制御手段により通知を受けた配布
者からの前記文書データの受領要求により，当該文書デ
ータを配布する文書配布制御手段と，前記文書配布制御
手段により前記文書データを配布した場合に，前記配布
先リストに前記配布者の配布済みデータを登録する文書
配布済データ登録手段を具備することを特徴とする文書
管理システム装置。
【請求項１０】請求項１の文書管理システム装置にお
いて，文書データの印刷を要求する文書データ印刷要求
手段と，当該文書データ印刷要求手段により印刷の要求
があった場合，前記管理番号の子番号を決定する管理番
号子番号決定手段と，前記管理番号子番号決定手段によ
り決定した管理番号の子番号を印刷要求者データと共に
登録する管理番号子番号登録手段を具備することを特徴
とする文書管理システム装置。
【請求項１１】請求項１０の文書管理システム装置に
おいて，前記文書データ印刷要求手段により文書データ
の印刷の要求があった場合に，当該文書データを印刷す
る文書データ印刷手段と，前記文書データ印刷手段によ
り前記文書データを印刷する際，前記印刷要求者のデー
タを前記配布先リストに追加する配布者追加手段を特徴
とする文書管理システム装置。
【請求項１２】請求項１０の文書管理システム装置に
おいて，前記文書データ印刷要求手段により文書データ
の印刷の要求があった場合に，前記管理番号子番号決定
手段により決定した管理番号の子番号を当該文書データ
に貼付て印刷する文書データ印刷手段を具備することを
特徴とする文書管理システム装置。
【請求項１３】請求項１の文書管理システム装置にお
いて，登録された文書データを改訂する際，改訂に関す
る情報を文書管理データとして登録する改訂情報登録手
段を具備することを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項１４】請求項２の文書管理システム装置にお
いて，登録された文書データを改訂する際，文書データ
登録時に作成した検印者リストに基づいて検印者の順次
検印要求を出す検印要求手段具備することを特徴とする
文書管理システム装置。
【請求項１５】請求項８の文書管理システム装置にお
いて，登録された文書データを改訂する際，配布先リス
トに基づいて当該文書データの配布を行なう改訂文書デ
ータ配布手段を具備することを特徴とする文書管理シス
テム装置。
【請求項１６】請求項８の文書管理システム装置にお
いて，改訂文書データを配布者に配布する際，当該配布
者に改訂に関する情報を通知する改訂情報通知手段を具
備することを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項１７】請求項１３の文書管理システム装置に
おいて，改訂文書データの印刷を要求する改訂文書デー
タ印刷要求手段と，当該改訂文書データ印刷要求手段に
より印刷の要求があった場合，当該文書データの過去の
改訂があった全ての改訂ページ及びその改訂理由を印刷
する改訂リスト印刷手段を具備することを特徴とする文
書管理システム装置。
【請求項１８】請求項１４の文書管理システム装置に
おいて，文書データ或いは改訂文書データを検印する
際，検印者が当該データを機密にすべき機密レベルを設
定する機密レベル設定手段と，当該機密レベルを登録す
る機密レベル登録手段とを具備することを特徴とする文
書管理システム装置。
【請求項１９】請求項１４の文書管理システム装置に
おいて，文書データ或いは改訂文書データを検印する
際，検印者が当該データを機密にすべき機密期間を設定
する機密期間設定手段と，当該機密期間を登録する機密
レベル登録手段とを具備することを特徴とする文書管理
システム装置。
【請求項２０】請求項１８の文書管理システム装置に
おいて，登録された文書データの検索の要求があった場
合に，当該要求者が既に登録されている機密レベルによ
り要求できるものであるかを判断する検索機密レベル判
断手段を具備することを特徴とする文書管理システム装
置。
【請求項２１】請求項１８の文書管理システム装置に
おいて，登録された文書データの印刷の要求があった場
合に，当該要求者が既に登録されている機密レベルによ
り要求できるものであるかを判断する印刷機密レベル判
断手段を具備することを特徴とする文書管理システム装
置。
【請求項２２】請求項１の文書管理システム装置にお
いて，登録された文書データのうち，その文書データの
廃止を決定する廃止決定手段と，前記廃止決定手段によ
り決定された文書データの配布者へ廃止の通知を行なう
文書データ廃止通知手段を具備することを特徴とする文
書管理システム装置。
【請求項２３】請求項２２の文書管理システム装置に
おいて，前記文書データ廃止通知手段により通知された
廃止通知を配布者がその受領を確認する文書データ廃止
通知受領確認手段と，前記文書データ廃止通知受領確認
手段によりされた受領の確認を登録する受領確認登録手
段を具備することを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項２４】請求項２２の文書管理システム装置に
おいて，廃止決定手段により決定された文書データの検
索を禁止する廃止文書データ検索禁止手段を具備するこ
とを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項２５】請求項２２の文書管理システム装置に
おいて，廃止決定手段により決定された文書データの印
刷を禁止する廃止文書データ印刷禁止手段を具備するこ
とを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項２６】請求項１乃至請求項２５の文書データ或
いは改訂文書データがイメージデータであることを特徴
とする文書管理システム装置。