JP2007316998A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 本発明は文書データが印刷された記録媒体を用いて文書構成の変更、文書内容の変更等を加え、新たな文書を生成する文書管理システムに関する。
【解決手段】 本発明は、文書データの所在情報等を表すシンボルを各ページの一部に印刷する手段と、前記シンボルを読み取る手段と、修正内容を認識する手段と、前記シンボルが表す所在情報が示す格納場所から文書データを取得し、文書データを修正し、文書データの対応するページを印刷出力する手段とを有し、印刷された様々な文書から、文書の構成を変更して、新たな文書を生成するものである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書データが印刷された記録媒体を用いて、文書構成の変更、文書内容の変更等を加え、新たな文書を生成する文書管理システムに関する。

今日、原稿に対して修正、加除を行いながら目的の文書（ドキュメント）を作成する作業にあたって、コンピュータ等を操作して電子文書形式のファイルを処理し、文書を作成することが行われている。例えば、特許文献１には、複数の電子文書に基づいてコンピュータ上でその構成を変更、結合等を行い、新たな電子文書を作成する技術を開示している。

また、複数人の共同作業で１つの文書を作成する場合、一旦はコンピュータ等を操作して作成した電子文書を利用するものの、あくまでも印刷された文書を用いて、ページの構成の変更を印刷媒体を使用して指示し、修正加除を印刷媒体に書き込んで指示することが少なくない。

尚、このような場合、ＯＣＲ（optical character reader）読取装置を用いて修正したい文字を読み取ることはできるものの、印刷物に基づいた文書作成作業を効率よく進めるまでには至っていない。
特許第３４５６４１１号

上記のような複数人の共同作業又は個人の文書作成作業において、複数の文書データを利用して新たな文書をまとめ上げる場合が多く、更に例えば新聞の切り抜き記事、ファクシミリ受信文書など、何らかの加工を加えることで流用可能な場合もある。

また、一般に文書作成においては内容の修正加除を伴う場合、又は類似する内容の文書を用いて別の文書に変更する場合など、印刷された特定の文書が、どの時点のどの文書を印刷したものであるか判断することは容易ではない。

そこで、本発明はこのような場合、印刷物から適切な電子文書の原本を特定することができ、労力の無駄を生じるばかりでなく、不用意な改変により本来維持すべき別な原本を失う可能性等を回避する文書管理システムを提供するものである。

また、新たな文書を作成する場合、印刷された様々な文書から、文書の構成を変更して、新たな文書を生成し、印刷された電子文書の原本を特定し、印刷された電子文書に書き込まれた修正加除を、電子文書の原本に反映する文書管理システムを提供するものである。

本発明の上記課題を解決するため、複数の文書データを記憶する記憶手段と、前記文書データと、該文書データのファイル名と該文書データが記憶された所在情報を少なくとも含むシンボルを印刷する印刷手段と、前記文書データと前記シンボルを読み取るスキャナ手段と、該スキャナ手段で読み取ったシンボルに含まれる情報から前記記憶手段を検索し、対応する文書ファイル名の文書データを読み出し、新たな文書データを再構築する文書データ生成手段とを有する文書管理システムを提供することによって達成できる。

このような構成により、印刷された様々な書類を用いて、文書の構成を変更し、これをスキャナ手段に読み込ませることにより、印刷ページに付した原稿情報を表すシンボルによって、文書データを取得することができ、取得した文書データから印刷出力を行うことにより、新たな文書データを生成することができる。

また、前記スキャナ手段は修正加除が加えられた前記文書データを読み取り、該文書データと前記記憶手段に記憶された文書データを読み出し、両文書データを比較して類似する文書データを印刷出力する構成である。このように構成することにより、修正加除が行われた場合でも、対応するオリジナルの文書データを再構築した状態で印刷出力することができる。

また、前記スキャナ手段は修正加除が加えられた前記文書データを読み取り、該文書データと前記記憶手段に記憶された文書データを読み出し、両文書データを比較して類似する文書データを選択し、該文書データに前記修正加除を行って印刷出力する構成である。このように構成することにより、修正加除が行われた場合、オリジナル文書に当該修正加除を自動的に行って印刷出力することができる。

さらに、前記記憶手段は、例えば前記複数の文書データと共に、各文書データの変更履歴を含む派生関係情報を記憶し、前記スキャナ手段が読み取った文書データに対応する派生関係情報から選択した情報を印刷出力する構成である。このように構成することにより、例えば文書データの変更履歴を読み出して印刷出力することができる。

本発明の文書管理システムによれば、印刷された書類を用いて、文書の構成を変更することにより、新たな文書データを生成することができる。
また、修正加除が行われた文書データを再構成して新たな文書データを生成することができると共に、修正加除が行われた文書データを再構成して印刷出力することもできる。

さらに、文書データの変更履歴等の派生関係情報を読み出して印刷出力することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
（実施形態１）
図１は、本実施の形態の文書管理システムのシステム構成図である。

同図において、本システムはホスト機器（パーソナルコンピュータ（ＰＣ））１、印刷装置２、及び複合機（以下、ＭＦＰ（多機能印刷装置・マルチファンクションプリンタ）で示す）３で構成され、ＬＡＮ( Local Area Network ) に接続され、互いに情報の授受を行う。ホスト機器１のアプリケーションに従って作成された印刷データは、ＬＡＮを介して印刷装置２、又は複合機３に出力され、印刷処理が行われる。

図２は複合機３の構成を示す図であり、スキャナ部５、ＭＦＰ制御部６、プリンタ部７で構成されている。尚、スキャナ部５は読取機構部５ａを含む。
また、ＭＦＰ制御部６は、ＭＦＰ制御部(メイン)８、読取機構制御部９、表示操作制御部１０、ＦＡＸ通信制御部１１、ＬＡＮ通信制御部１２、インターネット通信制御部１３、記憶装置制御部１４、及び記憶装置部(ＨＤＤ)１５で構成されている。ここで、ＨＤＤはHard Disc Driveである。また、表示操作制御部１０には表示操作部１７が接続され、ＬＡＮ通信制御部１２には前述のＬＡＮが接続されている。

プリンタ部７は印刷制御部１８、印刷機構部１９、及び給紙装置２０で構成され、給紙装置２０から供給された用紙に印刷データに従って印刷処理を施され、印刷機構部１９から印刷結果が出力される。

一方、図３はホスト機器１の構成を示し、ホスト機器１は、ＣＰＵ ( Central Processing Unit )２２、記憶部２３、入力部２４、表示部２５、通信部２６等で構成され、通信部２６には前述のＬＡＮが接続され、入力部２４には、不図示のマウスやキーボード等が接続されている。ホスト機器１は、記憶部２３に格納された文書管理ツールプログラムを実行することにより、複合機３から送られてくる文書データの格納場所を検索して文書データにアクセスし、その内容を表示画面に表示し、操作者の指示入力を受け付け、指示に従って文書データを加工し、操作指定に従って該当する文書データを印刷データとして複合機３等に印刷出力する処理を行うように構成されている。

次に、本例の処理動作について説明する。
複合機３は前述のようにＬＡＮに接続され、ＬＡＮを介して印刷データを受信し、印刷処理を行う。このとき、複合機３は図４に示すように、印刷された印刷物（書類）の各ページの一部（例えば、図４においてはページの右下）にシンボルを印刷する。このシンボルは、例えば２次元コードである。以下に示す〔a〕〜〔d〕は、上記シンボルに含まれる情報である。

〔a〕当該文書データの格納場所の（フルパス）情報（所在情報）
〔b〕当該文書データのファイル名およびページ情報
〔c〕当該文書データのファイルの生成日時／最終更新日時
〔d〕当該文書データのファイルの作成者／所有者
図５は、このような原稿情報を表すシンボルが一部に印刷された印刷物を用いた文書作成作業の流れを説明する図である。

先ず、全４ページA４（幅210mm×高さ297mm）縦サイズの文書Aと、全４ページB5（幅182mm×高さ257mm）横サイズの文書Bと、全３ページA3（幅297mm×高さ420mm）横サイズの文書Cがあり、作業者はこれらの文書の構成を変更することにより新たな文書を作成する作業を進めるものとする。尚、これらの文書には、複合機３により、前述のように各ページに、原稿情報を表すシンボルが印刷されているものとする。

ここで、作業者はこれらの文書から、次のようにページを抜粋し、新たな文書を作成する。すなわち、先ず文書Ｂの第２ページ[６]、次に文書Ａの第４ページ[４]、次に文書Ａの第２ページ[２]、次に文書Cの第１ページ[９]の順に、新たに文書を選択する（図５の｛１｝）。ここまでは作業者の手作業による処理である。

次に、作業者は各ページを上記の順で複合機３のスキャナ部５に読み込ませ（図５の｛２｝）、原稿ドキュメント管理システムは、各ページのシンボルの表す原稿情報に変換し、それぞれの所在情報が示す格納場所からページ識別情報が示すページの文書データＡ、Ｂ、Ｃを取得し、新たな文書Ｎとして、印刷出力を行う（図５の｛３｝）。

以上が文書作成作業の基本的な流れであるが、前述の各ページをスキャナ部５が読み込んでから、新たな文書Ｎを印刷出力するまでについて（図５の｛２｝｛３｝）、本例の内容を含めて以下に説明する。

図６は、本例の処理を説明するフローチャートである。先ず、前述の図４に示したように、原稿情報をシンボル化して印刷物に付して出力し（ステップ（以下、Sで示す）１）、前述の図５を用いて説明したように、新たな文書Ｎのレイアウトを再構成する（Ｓ２）。

次に、再構成するページの修正加除を印刷物の紙面上で行う（Ｓ３）。図７はその一例を示す図である。この例では、印刷物（表）の第５行第１列の「EEE」を削除して「HHH」に書き替え、第５行第４列の「EEEEEEEEEE」を削除して「JJJJJJJ」に書き替えるという修正加除を行っている。尚、この処理は作業者による作業であり、図７に示すような修正加除を、例えば新たな文書Ｎに含まれる他のページに対しても行う。

次に、修正加除を行ったページを複合機３のスキャナ部５によって読み込ませ、読み込み画像をホスト機器１で動作する文書管理ツールの画面に表示する（Ｓ４、Ｓ５）。この時、各ページのシンボルが表す情報が読み取られ、それぞれの所在情報が示す格納場所から文書データをアクセスし、オリジナルドキュメントデータに基づく文書画像を前記ホスト機器１で動作する文書管理ツールの画面に、前記読み込み画像と並べて表示する（Ｓ６）。そして、再構成後のドキュメントに基づいて印刷処理を行う（Ｓ７）。

以上のように、本例によれば様々な文書に基づいて自由にレイアウトを行い、文書構成を変更して、新たな文書を生成することが容易に可能となる。すなわち、電子文書として蓄積されたドキュメントに対して、紙ベースで再構築し、新たな電子文書ファイルとして生成することができる。
（実施形態２）
次に、本発明の実施形態２について説明する。

本例は、互いに似かよった複数の原本から適切な文書を特定する作業に対応する発明であり、本例の構成は、前述の実施形態１に更に加えて、シンボルが表す原稿情報を使用するものである。

原稿情報は、前述〔b〕のファイル名・ページ情報に加えて、更に派生関係情報を含む。派生関係情報とは、例えば当該ページを含む文書ファイルのｍ世代前からのファイル名称の変遷の履歴を記録したものである。ここでｍは正の整数であり、記録可能な最大のｍは予め設定しておく。

派生関係記録の例を説明する。例えば、最初「ＡＢＣ商事向け提案書_050124」という文書ファイルがあり、これを「ＤＥＦ興産向け提案書_050210」として転用し、更に修正を加えて「ＤＥＦ興産向け提案書_050331」とした場合、派生関係記録として、３世代のファイル名「ＡＢＣ商事向け提案書_050124」、「ＤＥＦ興産向け提案書_050210」、「ＤＥＦ興産向け提案書_050331」が記録される。

上記のような派生情報を基に、電子文書の原本を特定する際には、Ｎ世代のファイル名の変遷の様子も検索情報の１つとして加えることによって、候補となる電子文書を抽出することができる。

図８はこの処理を説明するフローチャートであり、前述の図６の処理（Ｓ６）に続く処理である。すなわち、原稿情報が直接的に示すドキュメントをホスト機器１の画面に表示し（Ｓ８）、原稿情報に記録が残る派生関係情報から近似度が推定されるドキュメントを同様にホスト機器１の画面上に表示される選択リストに列挙する（Ｓ９）。この時、例えば前述の派生関係記録として、前述の３世代のファイル名「ＡＢＣ商事向け提案書_050124」、「ＤＥＦ興産向け提案書_050210」、「ＤＥＦ興産向け提案書_050331」等が列挙される。

次に、該当するドキュメントのページを選択し（Ｓ１０）、選択したページの表示用画像を生成する（Ｓ１１）。例えば、前述の３世代のファイル名「ＡＢＣ商事向け提案書_050124」、「ＤＥＦ興産向け提案書_050210」、「ＤＥＦ興産向け提案書_050331」をリスト列挙させ、最初の「ＡＢＣ商事向け提案書_050124」を選択した場合、当該「ＡＢＣ商事向け提案書_050124」の印刷用ファイルが生成される。

以上のように、本例によれば紙ベースの印刷物との対応関係にある電子文書を、派生関係記録として近似的なものを含めた候補の中から選択し、新たな文書の生成を行うことができる。

尚、上記例では派生関係情報をファイル名の変遷に特定したが、当該ページに改変が加えられた日付等を用いてもよい。
（実施形態３）
次に、本発明の第３の実施の形態について説明する。

本例は、前述の実施形態１に対して、更に原本に加えた修正を電子データに加えて新たな文書を生成する構成である。
図９に示すフローチャートはこの処理を説明するものであり、前述の図６に示すフローチャートの処理（Ｓ６）に続くフローである。すなわち、前述の図６に示すフローチャートに従って、原稿情報をシンボル化して印刷物に付して出力し（S１）、新たな文書Ｎのレイアウトを再構成し（Ｓ２）、次に、再構成するページの修正加除を印刷物の紙面上で行う（Ｓ３）。そして、修正加除を行ったページを複合機３のスキャナ部５によって読み込ませ、読み込み画像をホスト機器１で動作する文書管理ツールの画面に表示し（Ｓ４、Ｓ５）、各ページのシンボルが表すそれぞれの所在情報が示す格納場所から文書データをアクセスし、オリジナルドキュメントデータに基づく文書画像を前記ホスト機器１で動作する文書管理ツールの画面に、前記読み込み画像と並べて表示する（Ｓ６）。

次に、スキャナ５から読み込んだデータと原本画像を比較し、修正加除を認識する（Ｓ１２）。図１０はこの表示状態を示す例である。同図に示す（ａ）は修正加除を加えたページをスキャナ５によって読み込んだ画像であり、同図に示す（ｂ）はシンボルに含まれる原稿情報に基づき、読み出されたオリジナル画像である。

次に、画像比較によって修正加除等の検知されたページのオリジナルドキュメントを読み込み、再構成後のドキュメントに基づいてオリジナルドキュメントデータを加工し印刷処理を行う（Ｓ１３、Ｓ１４）。

以上のように、本例によれば修正加除を加えたページがある場合、当該修正加除を自動的に行い、修正加除を加えたページの印刷出力を行うことができる。

本実施の形態の文書管理システムのシステム構成図である。 複合機の構成を示す図である。 ホスト機器の構成を示す図である。 印刷された印刷物（書類）の各ページの一部にシンボルを印刷する例を示す図である。 原稿情報を表すシンボルが一部に印刷された印刷物を用いた文書作成作業の流れを説明する図である。 実施形態１の処理を説明するフローチャートである。 修正加除を印刷物の紙面上で行う一例を示す図である。 実施形態２の処理を説明するフローチャートである。 実施形態３の処理を説明するフローチャートである。 表示状態を示す例である。

符号の説明

１・・・ホスト機器（パーソナルコンピュータ（ＰＣ））
２・・・印刷装置
３・・・複合機
５・・・スキャナ部
６・・・ＭＦＰ制御部
７・・・プリンタ部
８・・・ＭＦＰ制御部(メイン)
９・・・読取機構制御部
１０・・表示操作制御部
１１・・ＦＡＸ通信制御部
１２・・ＬＡＮ通信制御部
１３・・インターネット通信制御部
１４・・記憶装置制御部
１５・・記憶装置部(ＨＤＤ)
１７・・表示操作部
１８・・印刷制御部
１９・・印刷機構部
２０・・給紙装置
２２・・ＣＰＵ
２３・・記憶部
２４・・入力部
２５・・表示部
２６・・通信部

Claims (5)

1. 複数の文書データを記憶する記憶手段と、
   前記文書データと、該文書データのファイル名と該文書データが記憶された所在情報を少なくとも含むシンボルを印刷する印刷手段と、
   前記文書データと前記シンボルを読み取るスキャナ手段と、
   該スキャナ手段で読み取ったシンボルに含まれる情報から前記記憶手段を検索し、対応する文書ファイル名の文書データを読み出し、新たな文書データを再構築する文書データ生成手段と、
   を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書データは複数のページ情報を含み、前記シンボルは該ページの所在情報も含み、前記スキャナ手段で読み取ったシンボルに含まれる所在情報から対応するページ情報を読み出し、該ページを含む新たな文書データを再構築することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記スキャナ手段は修正加除が加えられた前記文書データを読み取り、該文書データと前記記憶手段に記憶された文書データを読み出し、両文書データを比較して類似する文書データを印刷出力することを特徴とする請求項１、又は２記載の文書管理システム。
4. 前記スキャナ手段は修正加除が加えられた前記文書データを読み取り、該文書データと前記記憶手段に記憶された文書データを読み出し、両文書データを比較して類似する文書データを選択し、該文書データに前記修正加除を行って印刷出力することを特徴とする請求項１、又は２記載の文書管理システム。
5. 前記記憶手段は、前記複数の文書データと共に、各文書データの変更履歴を含む派生関係情報を記憶し、前記スキャナ手段が読み取った文書データに対応する派生関係情報から選択した情報を印刷出力することを特徴とする請求項１、又は２記載の文書管理システム。