JPH10254895A - 文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 シート状またはブック状の原稿から画像デー
タを読み取り，該画像データを文書情報として入力し
て，この文書情報を検索するための記載情報が記載され
た媒体用紙を自動的に作成する文書情報管理システムお
よび媒体用紙の作成方法を提供すること。 【解決手段】 原稿Ｇから文書情報を読み取る読取手段
１０１と，読み取った文書情報を文書情報ファイルとし
て記憶するファイル手段１０２と，読み取った文書情報
の全体または一部の画像データを用いて記載情報を作成
し，該記載情報とファイル手段１０２に記憶されている
文書情報とを関連づけるための連結情報を作成し，記載
情報および連結情報から媒体用紙情報を作成する媒体用
紙情報作成手段１０３と，作成した媒体用紙情報を記録
紙に印刷して媒体用紙Ｐとして出力する媒体用紙出力手
段１０４と，を備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は，文書が記録された
紙（媒体用紙）を媒体として，人間とコンピューター環
境との関わり合い（ＨＣＩ：Human-Computer-Interacti
on）の向上を図った文書情報管理システムおよび媒体用
紙の作成方法に関し，より詳細には，媒体用紙の作成を
自動的かつ効率的に行えるようにした文書情報管理シス
テムおよび媒体用紙の作成方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】本出願人は，特願平７−２４２７４７号
において，コンピューター等のデジタルの世界と紙の文
書との間に情報の連続性・関連性を構築して，紙の文書
をデジタルの世界の文書情報管理システム内に組み込む
と共に，紙の文書を媒体としてデジタルの世界に直接ア
クセス可能とし，さらに紙の文書を用いたハイパーテキ
スト（紙ハイパーテキスト）を実現することを目的とし
た文書情報管理システムおよび文書情報管理方法を提案
した。

【０００３】すなわち，この文書情報管理システムは，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィ
ックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶した
ファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィック
の何れかからなる少なくとも一つの記載情報，記載情報
とファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるため
の連結情報および記載情報の中から特定の記載情報を選
択するための選択情報が記録された媒体用紙と，選択情
報および連結情報を媒体用紙から読み取る読取手段と，
読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づい
て，ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索
する検索手段と，検索手段によって検索した関連情報フ
ァイルを出力する出力手段とから構成されており，読取
手段で媒体用紙から選択情報および連結情報を読み取
り，読み取った選択情報および連結情報に基づいて，フ
ァイル手段に記憶してある関連情報ファイルの中から該
当する関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報フ
ァイルを記録紙またはディスプレイ画面等に出力するも
のである。

【０００４】換言すれば，媒体用紙上の任意の位置に記
録した記載情報からファイル手段に記憶してある関連情
報ファイル（電子化した文書）を検索し，出力すること
ができるようにしたものである。

【０００５】一方，電子化された文書を検索して取り出
し，プリント出力する他の方法としては，例えば，富士
ゼロックス社がＩＭ２００（商品名）で提供している
『文書トークン』を用いる方法がある。この方法では，
先ず，電子ファイルとファクシミリ機能とを有する複合
機で，文書を読み取って，コピー，ファクシミリ送信，
電子ファイルへの保存というような作業を行った時に，
自動的に当該文書のイメージを縮小して一覧表の形で紙
にプリントアウトする。すなわち，文書をコピーした
り，ファクシミリ送信するだけで，文書を自動的に内部
のデータベースに登録し，その文書を再利用するときの
引換券として『文書トークン』というフォームを出力す
る。なお，この文書トークンには，パスワードを記入さ
せる部分や，文書名，読み込まれた文書の縮小イメージ
がチェックボックスと一緒に記載されている。

【０００６】次に，文書トークンを用いて必要な文書を
取り出すときには，パスワードを記入し，必要な文書の
チェックボックスに×印か，黒□印（□の中を黒で塗り
潰した印）を付けて，ファクシミリ機能を有する装置で
読み取らせて複合機へ送信すると，複合機側では，この
文書トークンのフォームの特定により，電子ファイルの
中の文書を特定すると共に，プリントアウト指定のある
ページを確認してファクシミリ機能を使って発信側の装
置へ該当するページを送信するものである。このように
することで，該当する文書を発信側の装置で取り出すこ
とができるようにしたものである。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら，上記特
願平７−２４２７４７号では，シート状またはブック状
の原稿から画像データを読み取り，該画像データを文書
情報として入力して，この文書情報を検索するための記
載情報が記載された媒体用紙を自動的に作成する媒体用
紙の作成方法については，特に言及していなかった。

【０００８】また，上記文書トークンを利用する方法に
よれば，文書トークンを自動的に作成するようにしてい
るものの，文書トークンを作成する場合には，文書の処
理（コピー，ファクシミリ送信，電子ファイルへの保存
等の処理）の前に，格納・文書トークン作成の入力帳票
を作成して読み込ませる必要があり，また，この入力帳
票の様式には，パスワード，文書名（手書きによる入
力），キーワード等を記入しなければならず，単に文書
トークンの作成を指定するだけはないため，事前準備が
煩雑であるという問題点があった。

【０００９】さらに，文書トークンで文書を選択する場
合，チェックボックス内には，あらかじめ定められたマ
ーク（×印，黒□印等）しか付けられない等の規制があ
るという不具合もあった。

【００１０】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て，紙の文書を用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテ
キスト）を実現する文書情報管理システムにおいて，シ
ート状またはブック状の原稿から画像データを読み取
り，該画像データを文書情報として入力して，この文書
情報を検索するための記載情報が記載された媒体用紙を
自動的に作成する文書情報管理システムおよび媒体用紙
の作成方法を提供することを目的とする。

【００１１】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，紙を媒体としてデジタルの世界に直接アクセ
ス可能な文書情報管理システムにおいて，特別な事前準
備を必要とせずに，簡単かつ効率的に媒体用紙を作成可
能な文書情報管理システムおよび媒体用紙の作成方法を
提供することを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに，請求項１に係る文書情報管理システムは，紙の文
書（媒体用紙）を用いたハイパーテキスト（紙ハイパー
テキスト）を実現し，かつ，紙（媒体用紙）を媒体とし
てデジタルの世界に直接アクセス可能な文書情報管理シ
ステムにおいて，シート状またはブック状の原稿から文
書情報を読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取っ
た文書情報を文書情報ファイルとして記憶するファイル
手段と，前記読取手段で読み取った文書情報の全体また
は一部の画像データを用いて記載情報を作成し，作成し
た記載情報と前記ファイル手段に記憶されている文書情
報とを関連づけるための連結情報を作成し，前記記載情
報および連結情報から媒体用紙情報を作成する媒体用紙
情報作成手段と，前記媒体用紙情報作成手段で作成した
媒体用紙情報を記録紙に印刷して媒体用紙として出力す
る媒体用紙出力手段と，を備えたものである。

【００１３】また，請求項２に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１記載の文書情報管理システムにおいて，
前記読取手段，媒体用紙情報作成手段および媒体用紙出
力手段が，一体化された一つの装置であるものである。

【００１４】また，請求項３に係る文書情報管理システ
ムは，請求項１記載の文書情報管理システムにおいて，
さらに，前記媒体用紙の作成有無を選択する作成有無選
択手段を備え，前記媒体用紙情報作成手段は，前記作成
有無選択手段で媒体用紙情報の作成が選択された場合
に，前記媒体用紙情報を作成するものである。

【００１５】また，請求項４に係る媒体用紙の作成方法
は，紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパーテキスト
（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙（媒体用
紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能な
文書情報管理システムで使用する媒体用紙の作成方法に
おいて，シート状またはブック状の原稿から画像データ
を読み取って文書情報を作成する第１の工程と，前記第
１の工程で作成した文書情報を所定のファイル手段に記
憶する第２の工程と，前記文書情報の全体の画像データ
を縮小し，記載情報として作成する第３の工程と，前記
第３の工程で作成した記載情報と前記ファイル手段に記
憶されている元の文書情報とを関連づけるための連結情
報を作成する第４の工程と，前記第３の工程で作成した
記載情報および第４の工程で作成した連結情報を記録紙
に出力して媒体用紙を作成する第５の工程と，を含むも
のである。

【００１６】また，請求項５に係る媒体用紙の作成方法
は，紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパーテキスト
（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙（媒体用
紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能な
文書情報管理システムで使用する媒体用紙の作成方法に
おいて，シート状またはブック状の原稿から画像データ
を読み取って文書情報を作成する第１の工程と，前記第
１の工程で作成した文書情報を所定のファイル手段に記
憶する第２の工程と，前記文書情報の一部分の画像デー
タを削除または圧縮し，記載情報として作成する第３の
工程と，前記第３の工程で作成した記載情報と前記ファ
イル手段に記憶されている元の文書情報とを関連づける
ための連結情報を作成する第４の工程と，前記第３の工
程で作成した記載情報および第４の工程で作成した連結
情報を記録紙に出力して媒体用紙を作成する第５の工程
と，を含むものである。

【００１７】また，請求項６に係る媒体用紙の作成方法
は，請求項５記載の媒体用紙の作成方法において，前記
第３の工程は，前記文書情報の一部分の画像データとし
て，前記文書情報を副走査方向または主走査方向で切り
取った画像データを用いるものである。

【００１８】また，請求項７に係る媒体用紙の作成方法
は，紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパーテキスト
（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙（媒体用
紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能な
文書情報管理システムで使用する媒体用紙の作成方法に
おいて，シート状またはブック状の原稿から画像データ
を読み取って文書情報を作成する第１の工程と，前記第
１の工程で作成した文書情報を所定のファイル手段に記
憶する第２の工程と，前記文書情報の文書タイトルを入
力または生成して記載情報として作成する第３の工程
と，前記第３の工程で作成した記載情報と前記ファイル
手段に記憶されている元の文書情報とを関連づけるため
の連結情報を作成する第４の工程と，前記第３の工程で
作成した記載情報および第４の工程で作成した連結情報
を記録紙に出力して媒体用紙を作成する第５の工程と，
を含むものである。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下，本発明の文書情報管理シス
テムおよび媒体用紙の作成方法について，〔本発明の文
書情報管理システムの概略構成〕，〔実施の形態１〕，
〔実施の形態２〕，〔実施の形態３〕，〔実施の形態
４〕，〔実施の形態５〕の順で，図面を参照して詳細に
説明する。

【００２０】〔本発明の文書情報管理システムの概略構
成〕本発明の文書情報管理システムは，紙の文書（媒体
用紙）を用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテキス
ト）を実現し，かつ，紙（媒体用紙）を媒体としてデジ
タルの世界に直接アクセス可能な文書情報管理システム
において，シート状またはブック状の原稿から画像デー
タを読み取り，該画像データを文書情報として入力し
て，この文書情報を検索するための記載情報が記載され
た媒体用紙を自動的に作成すると共に，特別な事前準備
を必要とせずに，簡単かつ効率的に媒体用紙を作成可能
としたものである。

【００２１】図１は，本発明の文書情報管理システムの
クレーム対応図を示し，シート状またはブック状の原稿
Ｇから文書情報を読み取る読取手段１０１と，読取手段
１０１で読み取った文書情報を文書情報ファイルとして
記憶するファイル手段１０２と，読取手段１０１で読み
取った文書情報の全体または一部の画像データを用いて
記載情報を作成し，作成した記載情報とファイル手段１
０２に記憶されている文書情報とを関連づけるための連
結情報を作成し，前記記載情報および連結情報から媒体
用紙情報を作成する媒体用紙情報作成手段１０３と，媒
体用紙情報作成手段１０３で作成した媒体用紙情報を記
録紙に印刷して媒体用紙Ｐとして出力する媒体用紙出力
手段１０４と，を備えている。また，図において，１０
５は媒体用紙の作成有無を選択する作成有無選択手段を
示す。

【００２２】媒体用紙情報作成手段１０３は，作成有無
選択手段１０５を介して媒体用紙情報の作成有りが選択
された場合に，媒体用紙情報を作成するものとする。

【００２３】また，ファイル手段１０２は，媒体用紙情
報作成手段１０３で作成した媒体用紙情報を媒体用紙情
報ファイルとして記憶するものとする。

【００２４】以上の構成において，本発明の文書情報管
理システムの概略構成動作を説明する。先ず，読取手段
１０１で，シート状またはブック状の原稿Ｇから画像デ
ータを読み取って文書情報を作成すると，ファイル手段
１０２が，読み取った文書情報を記憶する。なお，この
際，文書情報を特定・検索するための検索情報をキーボ
ード等を介して入力したり，所定のルールで自動生成し
て作成し，該検索情報を文書情報と対応させて記憶する
と良い。

【００２５】また同時に，媒体用紙情報作成手段１０３
が，文書情報の全体の画像データを縮小（または，文書
情報の一部分の画像データを削除または圧縮）して記載
情報を作成し，さらに作成した記載情報とファイル手段
１０２に記憶されている元の文書情報とを関連づけるた
めの連結情報を作成し，該記載情報および連結情報から
媒体用紙情報を作成する。

【００２６】この際，媒体用紙情報作成手段１０３によ
る媒体用紙情報の作成は，作成有無選択手段１０５を介
して媒体用紙の作成有りが選択された場合にのみ実行す
ることにより，作業性および利便性の向上を図ることが
できる。また，ファイル手段１０２が，媒体用紙情報作
成手段１０３で作成した媒体用紙情報を媒体用紙情報フ
ァイルとして記憶することにより，後で媒体用紙情報フ
ァイルを再利用することが可能となる。

【００２７】次に，媒体用紙出力手段１０４が，媒体用
紙情報作成手段１０３から媒体用紙情報（すなわち，記
載情報および連結情報を含む媒体用紙情報）を入力し
て，記録紙に出力して媒体用紙Ｐとして出力する。この
際，媒体用紙出力手段１０４による媒体用紙Ｐの出力
は，作成有無選択手段１０５を介して媒体用紙Ｐの作成
有りが選択された場合にのみ実行されることになる。

【００２８】〔実施の形態１〕図２は，実施の形態１の
文書情報管理システムのシステム構成図を示し，それぞ
れネットワークＮｅｔに接続された文書処理装置２０
１，ファイル・サーバー２０２およびファイル装置２０
３から構成される。なお，ここでは説明を簡単にするた
めに各装置を１台ずつ示すが，それぞれ複数台配置する
ことも可能である。

【００２９】文書処理装置２０１は，読取手段１０１，
媒体用紙情報作成手段１０３および媒体用紙出力手段１
０４の役割を果たすものであり，これらの手段を実現可
能な装置であれば良く，例えば，複写機，ファクシミリ
装置，電子ファイリング装置，スキャナー等を用いるこ
とができる。なお，実施の形態１では，上記各手段を一
体の装置に組み込んだ構成を示すが，各手段をそれぞれ
別々の装置で構成することも可能である。また，ここで
は，文書処理装置２０１として電子ファイリング装置を
用いた場合を例として説明する。

【００３０】ファイル・サーバー２０２は，一般的なフ
ァイル・サーバーを使用することができ，後述するファ
イル装置２０３へ文書処理装置２０１から出力された文
書情報ファイルを格納したり，ファイル装置２０３から
文書情報ファイルを検索し，文書処理装置２０１へ転送
する機能を有している。また，ファイル装置２０３は，
ネットワークに接続可能な磁気ディスク装置や，光ディ
スク装置を用いることができる。なお，ファイル・サー
バー２０２およびファイル装置２０３が本発明のファイ
ル手段１０２の役割を果たす。

【００３１】次に，図３を参照して，実施の形態１の媒
体用紙Ｐの構成について説明する。媒体用紙Ｐには，文
書処理装置２０１で読み取った文書情報の全体の画像デ
ータを縮小した画像である記載情報３０１と，記載情報
３０１とファイル装置２０３内に記憶されている文書情
報ファイルとを連結させるための連結情報３０２が記録
されたコードエリア３０３と，記載情報３０１から特定
の記載情報３０１を選択するためのマーク３０４と，媒
体用紙Ｐを特定するための番号である媒体用紙番号（Ｉ
ｎｐｅｒ ＮＯ．）３０５と，媒体用紙Ｐの使用者を示
すユーザーＩＤの記載欄３０６と，が記録されている。

【００３２】ここでコードエリア３０３は，２次元バー
コードのように光学的に読み取り可能な形式で記録され
ている。したがって，連結情報３０２もこのコードエリ
ア３０３内に２次元バーコードのように光学的に読み取
り可能な形式で記録されている。また，コードエリア３
０３内には，媒体用紙Ｐ上における記載情報３０１の記
載位置を認識するための情報（後述する記載位置情報４
０１）もまた記録されている。したがって，コードエリ
ア３０３を読み取ることによって，記載情報３０１の記
載位置を認識することができる。

【００３３】図４は，媒体用紙Ｐのコードエリア３０３
内に記録されている連結情報３０２の構成例を示す説明
図である。連結情報３０２は，前述したように記載情報
３０１とファイル装置２０３の文書情報ファイルとを連
結させるための情報であり，記載情報３０１の記載位置
を示す記載位置情報４０１と文書情報ファイルのアドレ
スを示すアドレス情報４０２とからなる連結情報テーブ
ルとして構成される。したがって，選択された記載情報
３０１の記載位置（記載位置情報４０１）が特定される
と，連結情報（連結情報テーブル）３０２のアドレス情
報４０２によって該当する文書情報ファイルのアドレス
が特定される。なお，ここでは説明を簡単にするために
連結情報（連結情報テーブル）３０２を記載位置情報４
０１とアドレス情報４０２とで構成するが，特に限定す
るものではなく，ファイル装置２０３内に記憶されてい
る文書情報ファイルを特定して検索可能な情報であれば
良い。

【００３４】以上の構成において，媒体用紙の作成処
理，媒体用紙を用いた文書情報の検索・出力処理の順
で，その動作を説明する。

【００３５】媒体用紙の作成処理 図５は，実施の形態１の媒体用紙の作成処理の概略フロ
ーチャートを示す。なお，ここでは，電子ファイリング
装置である文書処理装置２０１を使用して文書をファイ
リング（格納）する際に，同時かつ自動的に媒体用紙が
作成・出力されるものとする。

【００３６】先ず，文書処理装置２０１に格納する文書
（すなわち，媒体用紙Ｐとして作成する少なくとも１枚
の原稿Ｇ）を用意して，該原稿Ｇを１枚ずつ文書処理装
置２０１で読み取り，文書情報（画像データ）を入力す
る（Ｓ５０１）。

【００３７】次に，読み取った文書情報から文書情報フ
ァイルを作成して，あらかじめ指定された記憶装置に記
憶する（Ｓ５０２）。なお，ここでは，記憶装置として
ファイル装置２０３が指定されている場合を例とする。
したがって，文書情報ファイルはファイル・サーバー２
０２を介してファイル装置２０３内に格納される。一
方，記憶装置として文書処理装置２０１内の光ディスク
または磁気ディスクを指定することも可能である。この
場合には文書情報ファイルは文書処理装置２０１内に格
納され，文書処理装置２０１がファイル手段１０２とし
ての役割も果たすことになる。

【００３８】続いて，読み取った文書情報の全体の画像
データを縮小して記載情報を作成する（Ｓ５０３）。例
えば，図６に示すように，原稿として原稿Ｇ１〜Ｇ８の
８頁の文書が読み込まれた場合，各頁の文書情報を文書
処理装置２０１内の画像編集部（図示せず）で縮小し，
各縮小画像を媒体用紙情報（媒体用紙Ｐの出力イメージ
となる画像情報であり，媒体用紙Ｐのサイズに応じたメ
モリ空間を有する）上に頁順に並べて記載情報３０１と
して作成する。

【００３９】次に，作成した記載情報３０１とファイル
装置２０３に記憶されている元の文書情報とを関連づけ
るための連結情報３０２を作成する（Ｓ５０４）。具体
的には，図４で示したように，記載情報３０１の記載位
置を示す記載位置情報４０１とファイル装置２０３内の
各文書情報ファイルのアドレスを示すアドレス情報４０
２とからなる連結情報テーブルを作成し，２次元コード
化して媒体用紙情報上の所定位置（コードエリア３０
３）に配置する。

【００４０】次に，媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ Ｎ
Ｏ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６の画像
イメージを作成して媒体用紙情報上に配置する（Ｓ５０
５）。

【００４１】続いて，作成した媒体用紙情報を記録紙に
印刷して，図３に示したような媒体用紙Ｐを出力する
（Ｓ５０６）。

【００４２】なお，詳細な説明は省略するが，ステップ
Ｓ５０５の後に媒体用紙情報をファイル装置２０３また
は文書処理装置２０１内に記憶するステップを設けて，
作成した媒体用紙情報と媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ Ｎ
Ｏ．）３０５とを対応させて格納すると良い。このよう
に媒体用紙情報を格納しておけば，必要な時に媒体用紙
番号（Ｉｎｐｅｒ ＮＯ．）３０５を入力または読み取
らせて同一の媒体用紙Ｐを出力することができ，利便性
が向上する。

【００４３】媒体用紙を用いた文書情報の検索・出力
処理 次に，媒体用紙Ｐを用いた文書情報の検索・出力処理に
ついて説明する。実施の形態１では，図３に示したよう
に媒体用紙Ｐ上に，元の文書情報（すなわち，元の原
稿）の縮小画像が記載情報３０１として記載されている
ので，この縮小画像を見ながら取り出したい文書情報を
選択することができる。選択は，所望の記載情報３０１
にレ点をマークしたり，○で囲む等の方法でマーク３０
４を付与（マーキング）することにより行う。

【００４４】文書処理装置２０１または専用の読取装置
で，このマーク３０４を付与した媒体用紙Ｐを読み取ら
せて，マーク３０４の位置を特定（すなわち，マーク３
０４の位置の記載情報３０１が特定されたことになる）
し，連結情報３０２（図４参照）から該当する文書情報
ファイルのアドレスを特定し，ファイル装置２０３から
該当する文書情報を検索して，読み出し，プリンタ等で
プリントアウトすることにより，容易に文書情報を取り
出すことができる。

【００４５】なお，媒体用紙Ｐ上にマーク３０４を付与
し，記載情報３０１および連結情報３０２を用いて元の
文書情報を取り出す方法は，既に，本出願人によって出
願された特願平７−２４２７４７号に開示されている方
法を用いるものである。

【００４６】また，あらかじめ各媒体用紙Ｐ毎に記載情
報３０１を取り出すことができるユーザーを登録してお
き，媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ ＮＯ．）３０５および
ユーザーＩＤの記載欄３０６に記載されたユーザーＩＤ
を用いて，セキュリティ管理を行うことも可能である。

【００４７】前述したように実施の形態１によれば，原
稿から画像データを読み取るだけで，容易に媒体用紙Ｐ
を作成することができる。また，媒体用紙Ｐ上の記載情
報３０１が元の文書情報の全体の縮小画像であるので，
縮小画像を確認しながら，目的とする文書情報を確実に
選択して取り出すことができる。

【００４８】なお，実施の形態１において，さらに文書
情報ファイルを記憶する際に，文書処理装置２０１のキ
ーボード等を介して書誌的事項を入力し，該書誌的事項
と文書情報ファイルとをセットにして記憶することによ
り，書誌的事項を用いて文書処情報ファイルを検索でき
るようにしても良い。この場合には，専用の検索装置が
必要となるが，通常は電子ファイリング装置にはこの検
索機能がついているので，この機能を用いることで容易
に対応できる。

【００４９】〔実施の形態２〕実施の形態２の文書情報
管理システムおよび媒体用紙の作成方法は，実施の形態
１と同様のシステム構成において，媒体用紙Ｐの記載情
報３０１を作成する際に，文書情報の一部分の画像デー
タを削除または圧縮して記載情報３０１を作成するよう
にしたものである。なお，基本的な構成および動作は実
施の形態１と同様につき，ここでは異なる部分のみを説
明する。

【００５０】図７は，実施の形態２の媒体用紙の作成処
理の概略フローチャートを示し，図５の実施の形態１と
共通の符号は同一の処理を示す。

【００５１】先ず，ステップＳ５０１で文書情報（画像
データ）を入力し，ステップＳ５０２で文書情報ファイ
ルを記憶する。

【００５２】続いて，読み取った文書情報の一部分の画
像データを削除または圧縮し，記載情報として作成する
（Ｓ７０１）。具体的には，記載情報３０１としては，
図８（ａ），（ｂ）に示すように，各頁の文書情報を縦
方向また横方向（副走査方向または主走査方向）のどち
らかを圧縮（または削除）して出力する。

【００５３】なお，図８（ａ）は文書情報の縦方向を圧
縮した記載情報３０１を媒体用紙情報上に頁順に並べた
例を示し，各頁とも同様に縦方向が短くなって表示され
ている。換言すれば，記載情報３０１は元の文書情報の
上部が表示されており，この部分には，文書のタイトル
や作成者等の文書識別を行える情報が存在する可能性が
かなり高いので，所望の文書情報を選択するのに有用で
ある。

【００５４】また，図８（ｂ）は文書情報の横方向を圧
縮した記載情報３０１を媒体用紙情報上に頁順に並べた
例を示し，各頁とも同様に横方向が短くなって表示され
ている。換言すれば，記載情報３０１は元の文書情報の
左部分を見せるように表示されているので，各行の主要
な文章は判読して所望の文書情報を選択するのに有用で
ある。

【００５５】次に，ステップＳ５０４で連結情報３０２
を作成し，ステップＳ５０５で媒体用紙番号（Ｉｎｐｅ
ｒ ＮＯ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６
の画像イメージを作成して媒体用紙情報上に配置し，ス
テップＳ５０６で作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷
して媒体用紙Ｐを出力する。

【００５６】前述したように実施の形態２によれば，実
施の形態１と同様の効果を得ることができる。また，実
施の形態２では，記載情報３０１として元の文書情報の
縦または横を縮小する例を示したが，例えば，文書情報
の下半分や，右半分を削除して，文書情報の上半分また
は左半分を少なくとも文字が充分に判読できるだけの縮
小率で縮小した記載情報３０１を作成しても良い。全体
の画像の一部が欠落しても文書の峻別ができるならばそ
れで充分である。さらに，元の文書情報の左上部４分の
１を所定のサイズまで縮小する方法でも同様の効果を得
ることができる。

【００５７】〔実施の形態３〕図９は，実施の形態３の
文書情報管理システムのシステム構成図を示し，実施の
形態１の文書処理装置２０１に代えてファクシミリ装置
９０１を用い，さらにファクシミリ装置９０１と電話回
線を介して接続された遠隔地のファクシミリ装置９０２
を配置したものである。なお，実施の形態１と同一の符
号は同一の機能を有する。

【００５８】ここで，ファクシミリ装置９０１は，実施
の形態１の文書処理装置２０１と同様の機能を有するフ
ァクシミリ装置であり，本発明の読取手段１０１，媒体
用紙情報作成手段１０３および媒体用紙出力手段１０４
の役割を果たす。

【００５９】また，ファクシミリ装置９０２は，一般的
なファクシミリ装置を用いることができる。

【００６０】以上の構成において，ファクシミリ送信時
における媒体用紙の作成処理について説明する。文書
（すなわち，原稿Ｇ）をファクシミリ装置９０１を介し
て遠隔地のファクシミリ装置９０２に送信する場合，先
ず，ファクシミリ装置９０１で原稿Ｇを読み取る。準備
作業としは，ファクシミリ装置９０１の操作部（図示せ
ず）を用いて原稿Ｇの送信先（ここでは，ファクシミリ
装置９０２）や，媒体用紙Ｐの作成要否をあらかじめ入
力しておく。もし，媒体用紙Ｐの作成要否の入力がなか
った場合には，入力するように表示または警告するよう
にしても良い。

【００６１】ファクシミリ装置９０１は，原稿Ｇの画像
データを読み取ると，読み取った画像データ（すなわ
ち，文書情報）を指定された遠隔地のファクシミリ装置
９０２に伝送する。このファクシミリ装置９０２から原
稿Ｇの文書情報がプリントアウトされる。

【００６２】一方，ファクシミリ装置９０１は，媒体用
紙Ｐの作成要求があった場合，上記の画像データの伝送
が終了した時，または作業の途中から，図５または図７
のステップＳ５０２を除く各ステップＳを実行して，媒
体用紙Ｐを作成し，自動的に出力する。

【００６３】実施の形態３によれば，実施の形態１と同
様に容易に媒体用紙Ｐを作成することに加えて，ファク
シミリ送信時にも，媒体用紙の作成要否を指定するだけ
で媒体用紙を作成することができる。なお，詳細な説明
は省略するが，ファクシミリ装置に代えて複写機を用い
て，複写する際に同様に媒体用紙の作成要否を指定する
だけで媒体用紙を作成することも可能である。

【００６４】〔実施の形態４〕実施の形態４は，実施の
形態１の文書情報管理システムと同様の構成において，
文書処理装置２０１に，本発明の作成有無選択手段１０
５の機能を持たせたものである。

【００６５】実施の形態１では，電子ファイリング装置
である文書処理装置２０１に文書を格納する際に，同時
かつ自動的に媒体用紙Ｐが作成・出力される例を示した
が，実際に使用するときには，文書処理装置２０１で処
理した文書の全てを媒体用紙Ｐの作成対象とする必要は
ない。当然，媒体用紙Ｐを作成したいか否かを選択する
必要がある。また，一律に媒体用紙情報を作成すると，
不必要なものまで媒体用紙情報の作成作業を行ってしま
い，無駄が生じたり，作業効率が悪いという不具合が生
じる。

【００６６】したがって，実施の形態４では，文書処理
装置２０１の表示画面およびキーボード（図示せず）を
作成有無選択手段として用いて，媒体用紙Ｐの作成有無
を選択可能としたものである。

【００６７】図１０は，実施の形態４の媒体用紙の作成
処理の概略フローチャートを示す。なお，ここでは，電
子ファイリング装置である文書処理装置２０１に文書を
格納する際に，媒体用紙Ｐの作成有無の選択を行うもの
とする。

【００６８】先ず，文書処理装置２０１に格納する文書
（すなわち，媒体用紙Ｐとして作成する少なくとも１枚
の原稿Ｇ）を用意して，該原稿Ｇを１枚ずつ文書処理装
置２０１で読み取り，文書情報（画像データ）を入力す
る（Ｓ１００１）。

【００６９】次に，オペレータが文書処理装置２０１に
媒体用紙Ｐの作成有無の選択を入力すると（Ｓ１００
２），文書処理装置２０１は媒体用紙Ｐの作成有無を判
定し（Ｓ１００３），作成有りが選択されている場合に
は，読み取った文書情報から文書情報ファイルを作成し
て，あらかじめ指定された記憶装置に記憶して（Ｓ１０
４），処理を終了する。

【００７０】一方，ステップＳ１００３で，作成無しが
選択されている場合には，読み取った文書情報から文書
情報ファイルを作成して，あらかじめ指定された記憶装
置に記憶し（Ｓ１００５），読み取った文書情報から記
載情報３０１を作成し（Ｓ１００６），作成した記載情
報３０１とファイル装置２０３に記憶されている元の文
書情報とを関連づけるための連結情報３０２を作成する
（Ｓ１００７）。

【００７１】次に，媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ Ｎ
Ｏ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６の画像
イメージを作成して媒体用紙情報上に配置し（Ｓ１００
８），作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷して，図３
に示したような媒体用紙Ｐを出力すると共に，媒体用紙
番号（Ｉｎｐｅｒ ＮＯ．）３０５を検索キーとして作
成して媒体用紙情報をファイル装置２０３に格納・記憶
する（Ｓ１００９）。

【００７２】前述したように実施の形態４によれば，媒
体用紙Ｐの作成有無を選択可能であるので，作業性およ
び利便性の向上を図ることができる。

【００７３】〔実施の形態５〕前述した実施の形態１〜
実施の形態４では，読み取った文書情報の全体または一
部の画像データから記載情報を作成する例を示したが，
実施の形態５では，文書情報の文書タイトルを入力また
は生成して記載情報を作成するものである。この場合，
文書タイトルの入力または生成は，ＯＣＲで文書タイト
ル（文書名）を読み取って文字認識して取り込むか，外
部からオペレータがキー入力するか，所定のファーマッ
トに文書タイトルを記入（手書きでも良い）してこれを
読み取って文書タイトルにする等が考えられる。なお，
基本的な構成および動作は実施の形態１と同様であるた
め，ここでは異なる部分のみを説明する。

【００７４】図１１は，実施の形態５の媒体用紙の作成
処理の概略フローチャートを示し，図５の実施の形態１
と共通の符号は同一の処理を示す。

【００７５】先ず，ステップＳ５０１で文書情報（画像
データ）を入力し，ステップＳ５０２で文書情報ファイ
ルを記憶する。

【００７６】続いて，文書処理装置２０１のキーボード
を用いて，オペレータが文書タイトルをキー入力し，入
力した文書タイトルを記載情報３０１として作成する
（Ｓ１００１）。例えば，文書タイトルとして『ＰＵＩ
コピー解説書』が入力されると，図１２に示すように，
文書タイトルが記載情報３０１として作成される。ま
た，複数の頁からなる文書（原稿Ｇ）の場合には，文書
タイトルは最初の頁だけに付すのが通常であるので，こ
のような場合，２頁目以降は，その文書タイトルの後に
頁を併記して記載情報３０１とする。

【００７７】次に，ステップＳ５０４で連結情報３０２
を作成し，ステップＳ５０５で媒体用紙番号（Ｉｎｐｅ
ｒ ＮＯ．）３０５およびユーザーＩＤの記載欄３０６
の画像イメージを作成して媒体用紙情報上に配置し，ス
テップＳ５０６で作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷
して媒体用紙Ｐを出力する。

【００７８】前述したように実施の形態５によれば，実
施の形態１と同様の効果に加えて，文書タイトルを記載
情報とした媒体用紙を簡単かつ効率的に作成することが
できる。

【００７９】

【発明の効果】以上説明したように，本発明の文書情報
管理システム（請求項１）は，シート状またはブック状
の原稿から文書情報を読み取る読取手段と，読取手段で
読み取った文書情報を文書情報ファイルとして記憶する
ファイル手段と，読取手段で読み取った文書情報の全体
または一部の画像データを用いて記載情報を作成し，作
成した記載情報とファイル手段に記憶されている文書情
報とを関連づけるための連結情報を作成し，記載情報お
よび連結情報から媒体用紙情報を作成する媒体用紙情報
作成手段と，媒体用紙情報作成手段で作成した媒体用紙
情報を記録紙に印刷して媒体用紙として出力する媒体用
紙出力手段と，を備えたため，紙の文書を用いたハイパ
ーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現する文書情報
管理システムにおいて，シート状またはブック状の原稿
から画像データを読み取り，該画像データを文書情報と
して入力して，この文書情報を検索するための記載情報
が記載された媒体用紙を自動的に作成することができ
る。また，紙を媒体としてデジタルの世界に直接アクセ
ス可能な文書情報管理システムにおいて，特別な事前準
備を必要とせずに，簡単かつ効率的に媒体用紙を作成可
能な文書情報管理システムを提供することができる。

【００８０】また，本発明の文書情報管理システム（請
求項２）は，請求項１記載の文書情報管理システムにお
いて，読取手段，媒体用紙情報作成手段および媒体用紙
出力手段が，一体化された一つの装置であるため，安価
でコンパクトな装置を実現できる。

【００８１】また，本発明の文書情報管理システム（請
求項３）は，請求項１記載の文書情報管理システムにお
いて，さらに，媒体用紙の作成有無を選択する作成有無
選択手段を備え，媒体用紙情報作成手段は，作成有無選
択手段で媒体用紙情報の作成が選択された場合に，媒体
用紙情報を作成するため，媒体用紙情報の作成が選択さ
れたことを確認して効率良く媒体用紙を作成することが
できる。

【００８２】また，本発明の媒体用紙の作成方法（請求
項４）は，シート状またはブック状の原稿から画像デー
タを読み取って文書情報を作成する第１の工程と，第１
の工程で作成した文書情報を所定のファイル手段に記憶
する第２の工程と，文書情報の全体の画像データを縮小
し，記載情報として作成する第３の工程と，第３の工程
で作成した記載情報とファイル手段に記憶されている元
の文書情報とを関連づけるための連結情報を作成する第
４の工程と，第３の工程で作成した記載情報および第４
の工程で作成した連結情報を記録紙に出力して媒体用紙
を作成する第５の工程と，を含むため，紙の文書を用い
たハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現する
文書情報管理システムにおいて，シート状またはブック
状の原稿から画像データを読み取り，該画像データを文
書情報として入力して，この文書情報を検索するための
記載情報が記載された媒体用紙を自動的に作成すること
ができる。また，紙を媒体としてデジタルの世界に直接
アクセス可能な文書情報管理システムにおいて，特別な
事前準備を必要とせずに，簡単かつ効率的に媒体用紙を
作成可能な媒体用紙の作成方法を提供することができ
る。さらに，元の文書情報の全体の画像データを縮小し
て記載情報を作成しているので，所望の文書情報を容易
かつ確実に選択することができる。

【００８３】また，本発明の媒体用紙の作成方法（請求
項５）は，紙の文書（媒体用紙）シート状またはブック
状の原稿から画像データを読み取って文書情報を作成す
る第１の工程と，第１の工程で作成した文書情報を所定
のファイル手段に記憶する第２の工程と，文書情報の一
部分の画像データを削除または圧縮し，記載情報として
作成する第３の工程と，第３の工程で作成した記載情報
とファイル手段に記憶されている元の文書情報とを関連
づけるための連結情報を作成する第４の工程と，第３の
工程で作成した記載情報および第４の工程で作成した連
結情報を記録紙に出力して媒体用紙を作成する第５の工
程と，を含むため，紙の文書を用いたハイパーテキスト
（紙ハイパーテキスト）を実現する文書情報管理システ
ムにおいて，シート状またはブック状の原稿から画像デ
ータを読み取り，該画像データを文書情報として入力し
て，この文書情報を検索するための記載情報が記載され
た媒体用紙を自動的に作成することができる。また，紙
を媒体としてデジタルの世界に直接アクセス可能な文書
情報管理システムにおいて，特別な事前準備を必要とせ
ずに，簡単かつ効率的に媒体用紙を作成可能な媒体用紙
の作成方法を提供することができる。さらに，元の文書
情報の一部分の画像データを削除または圧縮して記載情
報を作成しているので，所望の文書情報を容易かつ確実
に選択することができる。

【００８４】また，本発明の媒体用紙の作成方法（請求
項６）は，請求項５記載の媒体用紙の作成方法におい
て，第３の工程が，文書情報の一部分の画像データとし
て，文書情報を副走査方向または主走査方向で切り取っ
た画像データを用いるため，文書情報の一部であって
も，必要な特徴部分を容易に確認することができる。

【００８５】また，本発明の媒体用紙の作成方法（請求
項７）は，シート状またはブック状の原稿から画像デー
タを読み取って文書情報を作成する第１の工程と，第１
の工程で作成した文書情報を所定のファイル手段に記憶
する第２の工程と，文書情報の文書タイトルを入力また
は生成して記載情報として作成する第３の工程と，第３
の工程で作成した記載情報とファイル手段に記憶されて
いる元の文書情報とを関連づけるための連結情報を作成
する第４の工程と，第３の工程で作成した記載情報およ
び第４の工程で作成した連結情報を記録紙に出力して媒
体用紙を作成する第５の工程と，を含むため，紙の文書
を用いたハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実
現する文書情報管理システムにおいて，シート状または
ブック状の原稿から画像データを読み取り，該画像デー
タを文書情報として入力して，この文書情報を検索する
ための記載情報が記載された媒体用紙を自動的に作成す
ることができる。また，紙を媒体としてデジタルの世界
に直接アクセス可能な文書情報管理システムにおいて，
特別な事前準備を必要とせずに，簡単かつ効率的に媒体
用紙を作成可能な媒体用紙の作成方法を提供することが
できる。さらに，第３の工程で文書タイトルを入力して
記載情報を作成する場合には，オペレータが自由に任意
の文書タイトルを入力して記載情報を作成できるので，
利便性が向上する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書情報管理システムのクレーム対応
図である。

【図２】実施の形態１の文書情報管理システムのシステ
ム構成図である。

【図３】実施の形態１の媒体用紙の構成を示す説明図で
ある。

【図４】実施の形態１の連結情報の構成例を示す説明図
である。

【図５】実施の形態１の媒体用紙の作成処理の概略フロ
ーチャートである。

【図６】実施の形態１の記載情報の作成方法を示す説明
図である。

【図７】実施の形態２の媒体用紙の作成処理の概略フロ
ーチャートである。

【図８】実施の形態２の記載情報の作成方法を示す説明
図である。

【図９】実施の形態３の文書情報管理システムのシステ
ム構成図である。

【図１０】実施の形態４の媒体用紙の作成処理の概略フ
ローチャートである。

【図１１】実施の形態５の媒体用紙の作成処理の概略フ
ローチャートである。

【図１２】実施の形態５の記載情報を示す説明図であ
る。

【符号の説明】 １０１ 読取手段 １０２ ファイル手段 １０３ 媒体用紙情報作成手段 １０４ 媒体用紙出力手段 １０５ 作成有無選択手段 ２０１ 文書処理装置 ２０２ ファイル・サーバー２０２ ２０３ ファイル装置 ３０１ 記載情報 ３０２ 連結情報 ３０３ コードエリア ３０４ マーク ３０５ 媒体用紙番号（Ｉｎｐｅｒ ＮＯ．） ３０６ ユーザーＩＤの記載欄 ４０１ 記載位置情報 ４０２ アドレス情報 ９０１ ファクシミリ装置 ９０２ 遠隔地のファクシミリ装置 Ｇ 原稿 Ｐ 媒体用紙

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパー
   テキスト（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙
   （媒体用紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセ
   ス可能な文書情報管理システムにおいて，シート状また
   はブック状の原稿から文書情報を読み取る読取手段と，
   前記読取手段で読み取った文書情報を文書情報ファイル
   として記憶するファイル手段と，前記読取手段で読み取
   った文書情報の全体または一部の画像データを用いて記
   載情報を作成し，作成した記載情報と前記ファイル手段
   に記憶されている文書情報とを関連づけるための連結情
   報を作成し，前記記載情報および連結情報から媒体用紙
   情報を作成する媒体用紙情報作成手段と，前記媒体用紙
   情報作成手段で作成した媒体用紙情報を記録紙に印刷し
   て媒体用紙として出力する媒体用紙出力手段と，を備え
   たことを特徴とする文書情報管理システム。
2. 【請求項２】 前記読取手段，媒体用紙情報作成手段お
   よび媒体用紙出力手段は，一体化された一つの装置であ
   ることを特徴とする請求項１記載の文書情報管理システ
   ム。
3. 【請求項３】 さらに，前記媒体用紙の作成有無を選択
   する作成有無選択手段を備え，前記媒体用紙情報作成手
   段は，前記作成有無選択手段で媒体用紙情報の作成が選
   択された場合に，前記媒体用紙情報を作成することを特
   徴とする請求項１記載の文書情報管理システム。
4. 【請求項４】 紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパー
   テキスト（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙
   （媒体用紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセ
   ス可能な文書情報管理システムで使用する媒体用紙の作
   成方法において，シート状またはブック状の原稿から画
   像データを読み取って文書情報を作成する第１の工程
   と，前記第１の工程で作成した文書情報を所定のファイ
   ル手段に記憶する第２の工程と，前記文書情報の全体の
   画像データを縮小し，記載情報として作成する第３の工
   程と，前記第３の工程で作成した記載情報と前記ファイ
   ル手段に記憶されている元の文書情報とを関連づけるた
   めの連結情報を作成する第４の工程と，前記第３の工程
   で作成した記載情報および第４の工程で作成した連結情
   報を記録紙に出力して媒体用紙を作成する第５の工程
   と，を含むことを特徴とする媒体用紙の作成方法。
5. 【請求項５】 紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパー
   テキスト（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙
   （媒体用紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセ
   ス可能な文書情報管理システムで使用する媒体用紙の作
   成方法において，シート状またはブック状の原稿から画
   像データを読み取って文書情報を作成する第１の工程
   と，前記第１の工程で作成した文書情報を所定のファイ
   ル手段に記憶する第２の工程と，前記文書情報の一部分
   の画像データを削除または圧縮し，記載情報として作成
   する第３の工程と，前記第３の工程で作成した記載情報
   と前記ファイル手段に記憶されている元の文書情報とを
   関連づけるための連結情報を作成する第４の工程と，前
   記第３の工程で作成した記載情報および第４の工程で作
   成した連結情報を記録紙に出力して媒体用紙を作成する
   第５の工程と，を含むことを特徴とする媒体用紙の作成
   方法。
6. 【請求項６】 前記第３の工程は，前記文書情報の一部
   分の画像データとして，前記文書情報を副走査方向また
   は主走査方向で切り取った画像データを用いることを特
   徴とする請求項５記載の媒体用紙の作成方法。
7. 【請求項７】 紙の文書（媒体用紙）を用いたハイパー
   テキスト（紙ハイパーテキスト）を実現し，かつ，紙
   （媒体用紙）を媒体としてデジタルの世界に直接アクセ
   ス可能な文書情報管理システムで使用する媒体用紙の作
   成方法において，シート状またはブック状の原稿から画
   像データを読み取って文書情報を作成する第１の工程
   と，前記第１の工程で作成した文書情報を所定のファイ
   ル手段に記憶する第２の工程と，前記文書情報の文書タ
   イトルを入力または生成して記載情報として作成する第
   ３の工程と，前記第３の工程で作成した記載情報と前記
   ファイル手段に記憶されている元の文書情報とを関連づ
   けるための連結情報を作成する第４の工程と，前記第３
   の工程で作成した記載情報および第４の工程で作成した
   連結情報を記録紙に出力して媒体用紙を作成する第５の
   工程と，を含むことを特徴とする媒体用紙の作成方法。