JPH0855114A

JPH0855114A - 文書管理装置

Info

Publication number: JPH0855114A
Application number: JP6206118A
Authority: JP
Inventors: Hiroshi Noda; 浩志野田
Original assignee: Matsushita Electric Industrial Co Ltd
Current assignee: Panasonic Holdings Corp
Priority date: 1994-08-09
Filing date: 1994-08-09
Publication date: 1996-02-27

Abstract

(57)【要約】（修正有）【目的】作成編集操作及び表示操作のいずれにおいて
も、ツールを、アクセス権の範囲で自動的に起動するこ
とができる文書管理装置を提供する。【構成】操作者が文書を指定して、編集や表示の操作
を選択すると、文書管理手段４は、その文書に対してそ
れらの操作を行なうことについてのアクセス権の有無を
確認し、アクセス権があるときは、文書制御情報に基づ
いて文書に対応する文書作成編集手段３または文書表示
手段２を起動し、選択された操作の実行を可能にする。
アクセス権がないときは、作業画面にその旨を表示して
操作者に知らせる。こうして操作者に文書のアクセス権
に応じた操作を行なわせることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、各種の文書作成ツール
で作成された文書を保管すると共に、この文書を編集し
たり表示したりすることができる文書管理装置に関し、
特に、編集や表示の操作範囲をアクセス権に応じて制限
できるように構成したものである。

【０００２】

【従来の技術】従来の文書管理装置は、文書を作成する
各種の文書作成ツールと、作成された文書を格納する格
納手段と、文書を表示する表示手段とを備えており、操
作者は、格納された文書を表示手段に呼び出したり、文
書作成ツールを使って、文書の追加や修正等の編集を行
なうことができる。

【０００３】保管管理されている文書は、文書を作成し
た文書作成ツールや特定の文書表示ツールと直接に対応
づけられており、文書の編集は、文書を作成した文書作
成ツールによってのみ行なうことができる。また、この
対応関係を利用して、操作者が文書を選択した場合に
は、その文書に対応する文書作成ツールが自動的に起動
され、編集操作が開始されるように構成されている。

【０００４】また、文書管理装置に管理される文書に
は、文書にアクセスできる人を制限するために、必要に
応じてアクセス権が設定される。アクセス権には、文書
の閲覧だけを許諾するものや、文書の閲覧及び編集を許
諾するものがあり、操作者は、所有するアクセス権の種
類に応じて、文書の編集が可能であったり、閲覧だけが
可能であったりする。また、アクセス権を持たない場合
には、そのいずれもができない。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来の文書管
理装置では、作成編集操作を実行する場合には、文書を
選択することによって、文書に対応する文書作成ツール
を自動的に起動させることができるが、表示操作を行な
う場合には、その文書に対応する表示ツールを予め理解
して、それを個別に起動させなければならないという不
便がある。

【０００６】また、文書を選択したときの文書作成ツー
ルの起動は、アクセス権に拘らず、自動的に実行され
る。そのため、この文書作成ツールを用いて編集を実施
し、いざ保存する時になってアクセス権が無いことが判
明し編集内容が無効になってしまう事態が間々発生す
る。

【０００７】また、文書を作成した文書作成ツールや、
その文書に対応する文書表示ツールが、例えばライセン
ス等の問題で使用できなくなったり、あるいはバージョ
ンアップ等で文書の互換性が無くなったりした場合に
は、その文書の編集や表示を行なうツールを失い、折角
の文書が活かせなくなる。この文書の内容を再利用する
ためには、文書の形式を変換するコンバージョン作業
や、代替ツールでの文書変換読み込みなどの複雑な操作
が必要になる。

【０００８】本発明は、こうした従来の問題点を解決す
るものであり、作成編集操作及び表示操作のいずれにお
いても、所定のツールをアクセス権の範囲で自動的に起
動することができ、また、選択された文書に対応するツ
ールが使用できない状態にある場合でも、それに代わる
ツールを起動して文書の編集や表示を実行することがで
きる文書管理装置を提供することを目的としている。

【０００９】

【課題を解決するための手段】そこで、本発明では、文
書を作成及び編集する文書作成編集手段と、作成された
文書を格納する格納手段と、文書を表示する表示手段と
を備える文書管理装置において、格納手段に、文書に併
せてこの文書へのアクセス権情報を格納し、文書の種類
毎に設定された、文書表示のための文書表示情報と文書
作成編集のための文書作成編集情報とを含む文書制御情
報を記憶する文書制御情報記憶手段と、文書制御情報記
憶手段に記憶された文書制御情報と格納手段に記憶され
た文書のアクセス権情報とに応じて文書を管理する文書
管理手段とを設けている。

【００１０】また、文書制御情報に、文書を別の形式の
文書に変換するための文書変換情報を含めると共に、こ
の文書変換情報を基に文書の形式を変換する文書変換手
段を設けている。

【００１１】また、文書管理手段が、文書に対応する文
書制御情報が文書制御情報記憶手段に無い場合に、代替
文書制御情報を求め、文書作成編集手段が代替文書制御
情報に基づいて文書を編集し、文書管理手段が編集後の
文書の属性を代替文書制御情報に対応させるための変更
を行なうように構成している。

【００１２】さらに、文書管理手段が、文書に対応する
文書制御情報記憶手段に記憶された文書制御情報が有効
でない場合に、代替文書制御情報を求め、文書変換手段
が文書をこの代替文書制御情報に対応する文書の形式に
変換し、文書作成編集手段が代替文書制御情報に基づい
て変換された文書を編集し、文書管理手段が編集後の文
書の属性を代替文書制御情報に対応させるための変更を
行なうように構成している。

【００１３】

【作用】そのため、操作者が文書を指定して、編集や表
示の操作を選択すると、文書管理手段は、その文書に対
してそれらの操作を行なうことについてのアクセス権の
有無を確認し、アクセス権がある場合には、文書制御情
報に基づいて、その文書に対応する文書作成編集手段ま
たは文書表示手段を起動し、選択された操作の実行を可
能にする。一方、アクセス権がない場合には、作業画面
にその旨を表示して操作者に知らせる。このようにし
て、操作者に文書のアクセス権に応じた操作を行なわせ
ることができる。

【００１４】また、対応する文書作成ツールや文書表示
ツールが使用できない場合には、文書管理手段は、それ
らに代わる代替ツールを選定して、文書の編集操作や表
示操作を可能にする。この場合、操作が終了した後に、
それらの文書を代替ツールに対応付けるための処理が自
動的に行なわれ、以後、この文書は、代替ツールに対応
する文書として扱われることになる。

【００１５】

【実施例】

（第１実施例）本発明の第１実施例の文書管理装置で
は、保管管理されている文書を参照する目的で表示させ
たり、あるいは、その内容を修正・更新する文書の編集
を行なうことができ、操作者は、文書を指定して、その
いずれかの操作を選択することができる。文書管理装置
は、操作者にその操作を許すアクセス権が与えられてい
るかどうかを確かめた後、指定された文書に対応するツ
ールを起動する。

【００１６】この文書管理装置は、図１に示すように、
文書の作成編集及び表示のために必要な情報を入力する
入力手段１と、作成した文書を表示する文書表示手段２
と、文書を作成及び編集する文書作成編集手段３と、文
書を文書表示手段２で表示できる形式に変換する文書変
換手段５と、文書表示及び文書作成編集のための文書制
御情報を記憶する文書制御情報記憶手段６と、文書への
アクセス権情報を含む文書情報を格納する文書格納手段
７と、文書制御情報記憶手段６に記憶された文書制御情
報と文書格納手段７に記憶された文書のアクセス権情報
とに応じて文書を管理する文書管理手段４とを備えてい
る。

【００１７】文書格納手段７には、例えば図２に示すよ
うに、各文書の属性を示す文書属性情報711、721と、文
書を構成するファイル（712、713）、（722、723、72
4）とから成る各文書71〜74が格納される。

【００１８】この文書71の文書属性情報711の構成は、
図３に示すように、どういう文書作成ツールで作成され
た文書か、つまり文書の種類を表わす文書タイプＩＤ、
文書がどういう形式か、つまり文書を構成するファイル
がどういうフォーマットかを示す文書属性ＩＤ、文書
名、文書作成日、文書所有者、文書アクセス権、文書に
付された分類の階層番号、文書アイコン情報等からな
る。

【００１９】文書制御情報記憶手段６には、図４に示す
ように、文書の種類毎の文書制御情報61〜63が格納さ
れ、この文書制御情報61の構成は、図５に示すように、
文書タイプＩＤ、文書属性ＩＤ、文書制御情報が有効か
無効かを表わす文書制御情報ステータス、アイコン情
報、文書がどのようなファイル群から構成されているか
を表わす文書構成ファイル情報、文書を作成したツール
名、図６に詳述する文書作成編集情報611、図７に詳述
する文書表示情報612、図８に詳述する文書変換情報613
等から成る。

【００２０】文書作成編集情報611の構成は、図６に示
すように、新規文書作成用・起動コマンドテンプレート
と既存文書編集用・起動コマンドテンプレートとから成
り、また、文書表示情報612の構成は、図７に示すよう
に、文書表示ツールで表示可能な文書の文書属性ＩＤ、
文書の原稿サイズ、及び文書表示ツール・起動コマンド
テンプレートからなり、また、文書変換情報613の構成
は、図８に示すように、変換後の文書属性ＩＤ、原稿サ
イズ、縮小／等倍などの変換プログラム属性、及び文書
形式変換プログラム・起動コマンドテンプレートからな
る。

【００２１】第１実施例の文書管理装置における文書表
示手段２の作業画面に表示される文書一覧と文書作成ツ
ール一覧との表示例を図９に示している。また、この装
置により、文書２を選択したときの作業画面を図１０に
示している。

【００２２】次に、以上のように構成された文書管理装
置の動作を図１５のフローチャートに基づいて説明す
る。

【００２３】ステップ1501：まず文書表示手段２の作業
画面上に文書一覧（文書１〜３）と文書作成ツール一覧
（文書作成ツール１〜５）とのアイコンを図９に示すよ
うに表示し、操作者の選択を待つ。

【００２４】ステップ1502：操作者が、入力手段１のマ
ウスやトラックボール等のポインティングデバイスによ
って文書のアイコンを選択し、または入力手段１のキー
ボード等から文書を選択すると、ステップ1503：文書管理手段４は、文書格納手段７を検
索して、選択された文書の文書属性情報に記述されてい
る文書タイプＩＤと選択された文書へのアクセス権を示
す文書アクセス権とを得て、ステップ1504：この文書アクセス権により、操作者が選
択された文書へのアクセス権を有するかどうかを調べ、
アクセス権を有しているときは、ステップ1505：文書制御情報記憶手段６に、選択された
文書の種類に対応する文書制御情報（即ち、文書タイプ
ＩＤが一致する文書制御情報）があるかどうかを検索
し、ステップ1506：文書タイプＩＤが一致する文書制御情報
が有る場合には、ステップ1507：アクセス権の種類が、文書の参照と文書
の更新とを認める（参照／更新）であるときは、ステップ1508：該当する文書制御情報の中から指定文書
に対応する文書作成編集ツール名を得て、ステップ1509：選択された文書に対応する文書作成ツー
ルを作業画面上で選択可能な（アクティブ）状態にし、ステップ1510：それ以外の文書作成ツールを作業画面上
で選択できない（インアクティブ）状態にする（図１
０）。

【００２５】ステップ1512：操作者は、マウス等を用い
て、作業画面上の文書一覧または文書作成ツール一覧の
中から文書または文書作成ツールを選択する。

【００２６】ステップ1513：文書管理手段４は、操作者
により文書作成ツールのアイコンが選択されたのか、文
書アイコンが選択されたのかを判断し、ステップ1514：文書作成ツールが選択された場合、つま
り、編集操作の場合には、ステップ1515：該当する文書制御情報から、この文書が
どのようなファイル群から構成されているかを示す構成
ファイル情報を得て、この情報と文書作成編集情報611
（図６）の中の既存文書編集用・起動コマンドテンプレ
ートとを基に起動コマンドラインを完成させ、そのコマ
ンドラインを実行して文書作成ツールを起動する。次い
で、入力手段１から入力する操作者の編集指示に従っ
て、先に選択された文書を文書作成編集手段３で編集す
る。

【００２７】ステップ1504において、アクセス権が無い
場合には、ステップ1518：アクセス権が無い旨を作業画面上に表示
する。

【００２８】また、ステップ1506において、文書制御情
報が無ければ、ステップ1517：作業画面上に選択された文書について操
作できない旨を表示する。

【００２９】また、ステップ1507において、アクセス権
の種類が文書の参照だけを認める（参照のみ）であると
きには、ステップ1511：全ての文書作成ツールを作業画面上で選
択できない（インアクティブ）状態にする。

【００３０】また、ステップ1514において、操作者が文
書アイコンを選択した場合、つまり、文書表示操作を選
択した場合には、ステップ1516：該当する文書制御情報から、この文書の
構成ファイル情報を得、また、この文書制御情報の文書
表示情報612（図７）から、この文書の表示が可能な文
書表示ツールに対する文書表示ツール・起動コマンドテ
ンプレートを得て、文書表示ツールへの起動コマンドラ
インを完成させ、そのコマンドラインを実行して文書表
示ツール２を起動し、選択された文書を表示する。

【００３１】（第２実施例）第２実施例では、選択した
文書が文書ツールで表示できない形式であるときに、そ
の文書の形式を表示できるように変換する文書管理装置
の動作について説明する。

【００３２】この動作は、第１実施例のステップ1516の
表示動作に置き換わるものであり、図１６のフローチャ
ートに従って行なわれる。

【００３３】ステップ1601：図１５のステップ1505で求
めた文書制御情報中の文書表示情報群から文書表示情報
を順次得て、ステップ1603：その文書表示情報の文書表示ツールによ
って、選択された文書が表示できるか否か（選択された
文書の文書属性ＩＤと文書表示情報中の文書属性ＩＤと
が一致するかどうか）を判断し、ステップ1604：文書属性ＩＤが一致し、表示が可能であ
れば、ステップ1612：ステップ1516と同様に、文書制御情報か
らこの文書の構成ファイル情報を得て、文書表示情報中
の文書表示ツール・起動コマンドテンプレートを基に起
動コマンドラインを完成させ、そのコマンドラインを実
行してその文書表示ツールにより選択された文書を表示
する。

【００３４】ステップ1604において、表示が可能でない
ときは、文書表示情報群の文書表示情報について順次ス
テップ1603の判断を行ない、ステップ1602：全ての文書表示情報のチェックを終了し
ても、選択した文書の文書属性ＩＤと文書表示情報中の
文書属性ＩＤとが一致しない場合は、選択した文書が、
そのままの形式では文書制御情報に登録された文書表示
ツールによって表示できないことになる。そのときは、
選択した文書の形式を表示可能な形式に変換するため
に、ステップ1605：文書制御情報から文書表示情報を得て、ステップ1607：また、その文書制御情報の文書変換情報
群から文書変換情報を順次得て、ステップ1609：選択した文書の形式をその文書変換情報
による変換を行なったときに、文書表示情報中の文書表
示ツールで表示できる形式に変換できるかどうか（変換
後の文書属性ＩＤが文書表示情報中の文書表示ツールで
表示可能な文書属性ＩＤと一致するかどうか）を判断
し、ステップ1610：変換後の文書属性ＩＤと文書表示情報中
の文書表示ツールで表示可能な文書属性ＩＤとが一致
し、変換すれば表示が可能になる場合には、ステップ1611：その文書制御情報から構成ファイル情報
を得、文書変換情報中の変換プログラム・起動コマンド
テンプレートにより変換プログラム・起動コマンドライ
ンを完成させ、そのコマンドラインを実行して、文書変
換手段５を起動し、選択した文書の形式を変換する。次
いで、ステップ1612：その形式を変換した文書を文書表示ツー
ルで表示する。

【００３５】ステップ1610において、文書属性ＩＤが一
致しなければ、次の文書変換情報を用いてステップ1609
の判断を行ない、ステップ1608：文書変換情報群の全ての文書変換情報に
ついてチェックを終了しても、表示を可能にする変換が
見いだせないときは、文書制御情報から次の文書表示情
報を得て（ステップ1605）、ステップ1607〜1612を繰返
す。

【００３６】ステップ1606：全ての文書表示情報のチェ
ックを終了しても、表示を可能にする変換が見いだせな
いときは、ステップ1613：作業画面上に選択された文書は表示でき
ない旨を表示するとともに文書の選択状態を解除し、操
作者の新たな選択を待つ。

【００３７】（第３実施例）実施例の文書管理装置で
は、例えばライセンスの問題等で、当初に用いた文書作
成ツールが使用できないようなときに、それに代わる文
書作成ツールを選択して、文書の作成編集作業を可能に
する。第３実施例では、文書管理装置のこうした動作に
ついて説明する。

【００３８】図１１は、文書及び文書作成ツールのアイ
コンが表示された作業画面を示し、文書２に対応する文
書作業ツールが存在していない状態を表わしている。一
方、図１２は、操作者が文書２を選択して作成編集作業
を行なおうとするときに、第３実施例の動作により、代
替文書作成ツールとして文書作成ツール５が選択された
状態を示している。

【００３９】この第３実施例の動作は、図１５のフロー
チャートのステップ1515の動作に置き換わるものであ
り、図１７の手順で行なわれる。

【００４０】ステップ1701：まず、文書制御情報記憶手
段６に記憶されている文書制御情報の中から、図１５の
フローチャートのステップ1503で得られた文書タイプＩ
Ｄと一致する文書タイプＩＤを持つ文書制御情報を検索
する。

【００４１】ステップ1702：文書タイプＩＤの一致する
文書制御情報が無い場合には、ステップ1703：文書制御情報記憶手段６に記憶されてい
る文書制御情報の中から、選択された文書の文書属性Ｉ
Ｄと同じ文書属性ＩＤを持つ文書制御情報を再度検索す
る。この文書属性ＩＤが一致する文書制御情報は、選択
された文書に対する代替文書制御情報となる。

【００４２】ステップ1704：代替文書制御情報が有った
場合には、ステップ1705：その代替文書制御情報中の文書作成編集
情報より文書作成編集ツール名を得る。このツールは、
選択された文書に対応する代替文書作成編集ツールとな
る。

【００４３】また、ステップ1702において、文書タイプ
ＩＤに一致する文書制御情報が有れば、ステップ1705に
進み、その一致する文書制御情報の文書作成編集情報よ
り、選択された文書に対応する文書作成編集ツール名を
得る。

【００４４】ステップ1706：代替文書制御情報が無い場
合には、作業画面上に選択された文書は操作できない旨
を表示するとともに文書の選択状態を解除し、操作者の
新たな選択を待つ。

【００４５】この文書制御情報または代替文書制御情報
から文書作成編集ツール名または代替文書作成編集ツー
ル名を得た後、文書作成編集作業は、図１８の手順で行
なわれる。

【００４６】ステップ1801：文書作成ツールまたは代替
文書作成ツールが決まると、ステップ1802：文書制御情報または代替文書制御情報の
文書作成編集情報から得た既存文書編集用起動コマンド
テンプレートと選択された文書の構成ファイル情報とを
基に起動コマンドラインを完成させ、そのコマンドライ
ンを実行してその文書作成ツールまたは代替文書作成ツ
ールを起動する。

【００４７】ステップ1803：操作者は選択した文書の編
集操作を実行し、文書作成編集手段３は、入力手段１か
ら入力する操作者の編集指示に従って、選択された文書
の編集を行なう。編集が終了すると、文書作成ツールま
たは代替文書作成ツールはその動作を終える。

【００４８】ステップ1804：このとき、文書作成ツール
が代替文書作成ツールである場合には、ステップ1805：文書管理手段４は、この編集した文書の
文書属性情報中の文書タイプＩＤを代替文書制御情報の
文書タイプＩＤに変更し、代替文書作成ツールに対応す
る文書として文書格納手段７に格納する。

【００４９】従って、これ以降、この文書は、代替文書
作成ツールに対応する文書として扱うことができるよう
になる。

【００５０】（第４実施例）実施例の文書管理装置で
は、例えば、文書作成ツールがバージョンアップされ
て、文書の編集にそのツールを使用することができなく
なったようなときに、それに代わる文書作成ツールを選
択して、文書の作成編集作業を可能にする。第４実施例
では、文書管理装置のこうした動作について説明する。

【００５１】図１３は、文書及び文書作成ツールのアイ
コンが表示された作業画面を示し、文書２に対応する文
書作成ツール２が文書の編集に使用できない状態を表わ
している。一方、図１４は、操作者が文書２を選択して
作成編集作業を行なおうとするときに、第４実施例の動
作により、代替文書作成ツールとして文書作成ツール４
が選択された状態を示している。

【００５２】この第４実施例の動作は、図１５のフロー
チャートのステップ1515の動作に置き換わるものであ
り、図１９の手順で行なわれる。

【００５３】ステップ1901：まず、文書制御情報記憶手
段６に記憶されている文書制御情報の中から、図１５の
フローチャートのステップ1503で得られた文書タイプＩ
Ｄと一致する文書タイプＩＤを持つ文書制御情報を検索
する。

【００５４】ステップ1902：文書タイプＩＤの一致する
文書制御情報が有る場合には、ステップ1903：得られた文書制御情報のステータスが有
効か否かを判断し、文書制御情報ステータスが無効の場
合、つまり選択された文書に対応する文書作成ツールが
使用不可の場合には、ステップ1904：選択した文書を、代わりの文書作成ツー
ルで編集できるように、その文書の形式を変換する。そ
のために、その文書制御情報中の文書変換情報群から文
書変換情報を得て、ステップ1906：その文書変換情報の変換後の文書属性Ｉ
Ｄと一致する文書属性ＩＤを持つ文書制御情報を、文書
制御情報記憶手段６に記憶されている文書制御情報の中
から検索し、ステップ1907：変換後の文書の編集が可能な代替文書作
成ツールを備えた（文書属性ＩＤが一致する）代替文書
制御情報が有る場合には、ステップ1908：この代替文書制御情報が有効か否かのチ
ェックを行ない、有効であれば、その代替文書制御情報
に規定された文書作成ツールを選択された文書に対する
代替文書作成ツールとして決める。

【００５５】ステップ1907、1908において、それぞれＮ
Ｏの場合には、ステップ1904に戻り、文書変換情報群の
次の文書変換情報を対象にステップ1906の検索を実施
し、ステップ1905：全ての文書変換情報のチェックを終了し
ても、代替文書作成ツールが見いだせないときは、ステップ1910：作業画面上に選択された文書は操作でき
ない旨を表示するとともに文書の選択状態を解除し、操
作者の新たな選択を待つ。

【００５６】また、ステップ1903において、文書制御情
報のステータスが有効である場合には、その文書制御情
報に規定された文書作成ツールが選択した文書の文書作
成ツールとなる。

【００５７】この文書作成編集ツール名または代替文書
作成編集ツール名を得た後、文書作成編集作業は、図２
０の手順で行なわれる。

【００５８】ステップ2001：文書作成ツールまたは代替
文書作成ツールが決まると、ステップ2002：代替文書作成ツールの場合には、ステップ2003：図１９のステップ1901で得られた本来の
文書制御情報の該当する文書変換情報から変換プログラ
ム・起動コマンドテンプレートを得、また、本来の文書
制御情報から構成ファイル情報を得て、それらを基に変
換プログラム起動コマンドラインを完成させ、それを実
行して、文書変換手段を起動し、文書の形式を代替文書
作成ツールで編集できる形式に変換する。

【００５９】ステップ2004：次いで、代替文書作成編集
情報の中の既存文書編集用・起動コマンドテンプレート
と代替文書制御情報の構成ファイル情報とを基に起動コ
マンドラインを完成させ、起動コマンドを実行して、選
択された文書に対応する代替文書作成ツールを起動し、ステップ2005：入力手段１からの操作者の編集指示に従
って、選択された文書の編集を文書作成編集手段３で実
行し、編集終了後に、代替文書作成ツールを終了させ
る。

【００６０】ステップ2006：代替文書作成ツールの終了
時に、文書管理手段４は、この文書の文書属性情報中の
文書タイプＩＤと文書属性ＩＤとをそれぞれ代替文書制
御情報の文書タイプＩＤと文書属性ＩＤとに変更し、代
替文書作成ツールに対応した文書として文書格納手段７
に格納する。従って、編集された文書は、これ以降、代
替文書作成ツールに対応した文書として扱うことができ
る。

【００６１】また、ステップ2002において、文書作成ツ
ールが、代替文書作成ツールでない本来の文書作成ツー
ルである場合には、ステップ2007：選択された文書に対応する文書作成ツー
ルが起動され、ステップ2008：操作者が、選択した文書の編集を終了し
た後、文書作成ツールの動作が終了する。

【００６２】なお、実施例では、文書制御情報61が図５
に示す各情報を有する場合について述べたが、図５の情
報に限らず他の情報を有することができることはいうま
でもない。また、文書表示情報612及び文書変換情報613
はそれぞれ図７及び図８に示す各情報を有する場合につ
いて述べたが、図７及び図８の情報に限らず他の情報を
持つことができることもいうまでもない。

【００６３】さらに、作業画面の表示例は図９図〜図１
４に示したが、図９〜図１４に示した表示例に限らず、
別の表示方法で表示できることはいうまでもない。

【００６４】

【発明の効果】以上の実施例の説明から明らかなよう
に、本発明の文書管理装置では、文書編集操作及び文書
表示操作のそれぞれにおいて、対象の文書と操作の種別
とを選択するだけで、必要なツールを自動的に起動する
ことができる。また、この起動はアクセスが認められる
場合にだけ実行され、操作者がアクセス権を持たない操
作を実施したときは、直ちにその旨が画面に表示され
る。

【００６５】また、文書に対応する文書作成ツールや文
書表示ツールが、編集や表示に使用できない場合にも、
それに代わる代替ツールにより、所望の文書の編集や表
示を行なうことができる。従って、作成した文書をツー
ルとの対応が取れないために埋もれさせてしまう事態を
回避することができ、文書の有効活用を可能にする。ま
た、この場合、操作終了時に、その文書が代替ツールに
対応するように、その属性が自動的に変換されるので、
文書作成ツールや文書表示ツールを移管するための特別
の操作を必要としない。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例の文書管理装置の構成を示すブ
ロック図、

【図２】本発明の文書管理装置の文書格納手段の構成
図、

【図３】本発明の文書管理装置の文書格納手段の文書内
の文書属性情報の構成図、

【図４】本発明の文書管理装置の文書制御情報記憶手段
の構成図、

【図５】本発明の文書管理装置の文書制御情報記憶手段
内の各文書制御情報の構成図、

【図６】図５に示す文書制御情報内の各文書作成編集情
報の構成図、

【図７】図５に示す文書制御情報内の文書表示情報の構
成図、

【図８】図５に示す文書制御情報内の文書変換情報の構
成図、

【図９】本発明の第１実施例及び第２実施例における文
書表示手段での作業画面の表示例を示す図、

【図１０】本発明の第１実施例における作業画面での文
書及び対応する文書作成ツール選択状態を示す図、

【図１１】本発明の第３実施例における文書及び対応文
書作成ツールが無い場合の表示例を示す図、

【図１２】本発明の第３実施例における文書及び対応文
書作成ツールが無い場合の代替文書作成ツール選択状態
を示す図、

【図１３】本発明の第４実施例における文書と対応文書
作成ツールが使用不可の場合の表示例を示す図、

【図１４】本発明の第４実施例における文書と対応文書
作成ツールが使用不可の場合の代替文書作成ツールの選
択状態を示す図、

【図１５】本発明の第１実施例の文書編集動作及び文書
表示動作のフローチャート、

【図１６】本発明の第２実施例の文書表示動作のフロー
チャート、

【図１７】本発明の第３実施例の文書制御情報獲得動作
のフローチャート、

【図１８】本発明の第３実施例の文書編集動作のフロー
チャート、

【図１９】本発明の第４実施例の文書制御情報獲得動作
のフローチャート、

【図２０】本発明の第４実施例の文書編集動作のフロー
チャートである。

【符号の説明】

１入力手段２文書表示手段３文書作成編集手段４文書管理手段５文書変換手段６文書制御情報記憶手段 61、62、63 文書制御情報 611 文書作成編集情報 612 文書表示情報 613 文書変換情報７文書格納手段 71、72、73、74 文書 711、721 文書属性情報 712、713、722〜724 ファイル

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書を作成及び編集する文書作成編集手
段と、作成された文書を格納する格納手段と、文書を表
示する表示手段とを備える文書管理装置において、前記格納手段に、前記文書に併せてこの文書へのアクセ
ス権情報を格納し、文書の種類毎に設定された、文書表示のための文書表示
情報と文書作成編集のための文書作成編集情報とを含む
文書制御情報を記憶する文書制御情報記憶手段と、前記文書制御情報記憶手段に記憶された文書制御情報と
前記格納手段に記憶された前記文書のアクセス権情報と
に応じて文書を管理する文書管理手段とを設けたことを
特徴とする文書管理装置。
【請求項２】前記文書制御情報に、文書を別の形式の
文書に変換するための文書変換情報を含めると共に、前
記文書変換情報を基に文書の形式を変換する文書変換手
段を設けたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理
装置。
【請求項３】前記文書管理手段が、文書に対応する文
書制御情報が前記文書制御情報記憶手段に無い場合に代
替文書制御情報を求め、前記文書作成編集手段が、前記
代替文書制御情報に基づいて文書を編集し、前記文書管
理手段が、編集後の文書の属性を前記代替文書制御情報
に対応するように変更することを特徴とする請求項１に
記載の文書管理装置。
【請求項４】前記文書管理手段が、文書に対応する前
記文書制御情報記憶手段に記憶された文書制御情報が有
効でない場合に代替文書制御情報を求め、前記文書変換
手段が、前記文書をこの代替文書制御情報に対応する文
書の形式に変換し、前記文書作成編集手段が、前記代替
文書制御情報に基づいて変換された文書を編集し、前記
文書管理手段が、編集後の文書の属性を前記代替文書制
御情報に対応するように変更することを特徴とする請求
項２に記載の文書管理装置。