JPH10222495A - 文書統合管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書を利用状況に適した文書管理システムで
管理させるとともに、ユーザに文書管理システムを意識
することなく処理させる。 【解決手段】指示手段２及び入出力表示手段３が、処理
対象となる文書の利用状況、処理対象の文書を特定する
情報、及び、文書に対する処理命令の入力を受け付け、
利用システム管理手段５がシステムテーブルに基づい
て、入力された利用状況に対応する文書管理システムを
特定し、利用状況管理手段４が文書テーブルに基づい
て、特定された文書管理システムから入力に対応する文
書を特定し、文書管理システム制御手段６が特定された
文書に対して入力された処理を文書管理システムに実行
させる。したがって、ユーザが文書を格納している文書
管理システムを意識することなく処理を実行させること
ができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば、作成、回
覧・承認、公開等といった利用状況に応じて文書を格納
する文書管理システムを複数備えた文書統合管理装置に
関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータなどの情報処理装置
では電子文書が頻繁に利用されるようになり、文書の作
成、文書の回覧・承認、文書の検索等といった作業を支
援して文書を管理する文書管理システム、例えば、テキ
スト管理システム、ワークフローシステム、テキスト検
索システム、画像管理システム等といったものが多く開
発されている。

【０００３】これら文書管理システムは、例えば、文書
作成時の共同編集機能が優れている文書管理システム、
文書の検索機能が優れている文書管理システム等といっ
たように、文書管理システム毎に得意とする作業が異な
っている。このために、文書を管理する場合には、文書
を利用する状況に応じて文書管理システムを使い分ける
といったことが行われている。例えば、図１０に示すよ
うに、共同編集・版管理処理に利用する文書については
共同編集・版管理処理を得意とする文書管理システムａ
が管理し、回覧処理に利用する文書については回覧処理
を得意とする文書管理システムｂが管理し、検索・閲覧
処理を利用する文書については検索・閲覧処理を得意と
する文書管理システムｃが管理するといった使い分けが
行われている。

【０００４】この複数の文書管理システムにおいては、
文書管理システムａに管理されている文書については操
作命令入力手段ａによる処理命令によって文書管理シス
テムａに処理を行わせ、文書管理システムｂに管理され
ている文書については操作命令入力手段ｂによる処理命
令によって文書管理システムｂに処理を行わせ、文書管
理システムｃに管理されている文書については操作命令
入力手段ｃによる処理命令によって文書管理システムｃ
に処理を行わせている。したがって、文書の利用状況を
変更させる場合、例えば、文書の利用状況を共同編集・
版管理から回覧に変更する場合には、共同編集・版管理
の文書を管理する文書管理システムａから操作命令手段
ａによって該当する文書を取り出し、当該文書を回覧の
文書を管理する文書管理システムｂに操作命令入力手段
ｂによって格納させる。

【０００５】また、複数の文書管理システムを使い分け
たものとしては、特開平7-230474号公報に、機能・性能
の異なる複数のデータ管理システムを統合して利用する
発明が開示されている。この発明は、例えば、製造ライ
ンでの作業実績データの入力など特定・単純な処理系に
対しては、高速なアクセスを可能とするISAMDB (Indexe
d Sequential Access Method DataBase)を利用する一
方、品質管理など不特定・複雑なアクセスを要求する処
理系に対してはRDB (Relational DataBase)を利用し
て、複数のデータベース管理システムをそれぞれ好適な
処理系に使い分け、ISAMDBからRDBへのデータ登録を一
定間隔毎にバックグラウンド処理によって行うようにし
ている。

【０００６】なお、特開平7-319902号公報には、低速記
憶装置と高速記憶装置とを備えた文書処理システムにお
いて、低速記憶装置から高速記憶装置へ文書を複写し
て、文書の閲覧を高速且つ容易に行う発明が開示されて
いる。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上記した従来例におい
ては、複数の文書管理システムを使い分けて使用する場
合には、ユーザが処理を行わせる文書管理システムを特
定しなければならなかった。更に、複数の文書管理シス
テムに対する処理命令の形式（例えば、入力する際のイ
ンターフェース、当該インターフェースの使用方法）が
異なる場合には、各文書管理システムに対する処理命令
の形式を予めユーザが把握しておかなければならないた
めに使い勝手が悪かった。また、文書を管理している文
書管理システムを把握していない場合には、すべての文
書管理システムに対して問い合わせ処理を行わなければ
前記文書を取り出すことができないといった問題もあっ
た。本発明は、上記した従来の事情に鑑みてなされたも
ので、文書を利用状況に適した文書管理システムで管理
するとともに、ユーザが文書管理システムを意識するこ
となく容易に処理を行うことのできる文書統合管理装置
を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記した目的を達成する
ために本発明に係る文書統合管理装置は、文書の利用状
況に応じて文書を格納する文書管理システムを複数備え
た文書統合管理装置において、処理対象となる文書の利
用状況、処理対象の文書を特定する情報、及び、文書に
対する処理命令の入力を受け付ける入力手段と、文書管
理システムに格納された文書毎に、文書と、当該文書の
利用状況との関係を管理する文書テーブルと、文書管理
システムと当該文書管理システムに格納される文書の利
用状況とを管理するシステムテーブルと、システムテー
ブルに基づいて、入力された利用状況に対応する文書管
理システムを特定するシステム特定手段と、文書テーブ
ルに基づいて、特定された文書管理システムから入力に
対応する文書を特定する文書特定手段と、特定された文
書に対して入力された処理命令を実行する処理手段と、
を備えたことを特徴とする。

【０００９】上記した文書統合管理装置では、入力手段
が、処理対象となる文書の利用状況、処理対象の文書を
特定する情報、及び、文書に対する処理命令の入力を受
け付け、システム特定手段がシステムテーブルに基づい
て、入力された利用状況に対応する文書管理システムを
特定し、文書特定手段が文書テーブルに基づいて、特定
された文書管理システムから入力に対応する文書を特定
し、処理手段が特定された文書に対して入力された処理
命令を実行する。したがって、ユーザが文書を格納して
いる文書管理システムを意識することなく文書に対する
処理を実行させることができる。

【００１０】また、本発明に係る文書統合管理装置は、
文書の利用状況に応じて文書を格納する文書管理システ
ムを複数備えた文書統合管理装置において、文書と当該
文書を登録する利用状況との入力を受け付ける入力手段
と、文書管理システムに格納された文書毎に、文書と、
当該文書の利用状況との関係を管理する文書テーブル
と、文書管理システムと当該文書管理システムに格納さ
れる文書の利用状況とを管理するシステムテーブルと、
システムテーブルに基づいて、入力された利用状況に対
応する文書管理システムを特定するシステム特定手段
と、入力された文書を特定された文書管理システムに登
録する処理手段と、入力された利用状況と登録する文書
の識別情報とを文書テーブルに登録する文書テーブル登
録手段と、を備えたことを特徴とする。

【００１１】上記した文書統合管理装置では、入力手段
が、文書と当該文書を登録する利用状況との入力を受け
付け、システム特定手段がシステムテーブルに基づい
て、入力された利用状況に対応する文書管理システムを
特定し、処理手段が入力された文書を特定された文書管
理システムに登録し、文書テーブル登録手段が入力され
た利用状況と登録する文書の識別情報とを文書テーブル
に登録する。したがって、ユーザが文書の利用状況に適
した文書管理システムを意識することなく、文書を登録
させることができる。

【００１２】

【発明の実施の形態】本発明の一実施例に係る文書統合
管理装置を図１を参照して説明する。この文書統合管理
装置は、共同編集・版管理の機能に優れた文書管理シス
テムＡと、文書の回覧・承認機能に優れた文書管理シス
テムＢと、高度な検索機能をもち、検索速度に優れた文
書管理システムＣと、指示手段１と、表示手段２と、入
出力制御手段３と、利用状況管理手段４と、利用システ
ム管理手段５と、文書管理システム制御手段６と、を備
えている。

【００１３】指示手段１は、マウス装置、キーボード等
といった指示装置を有し、ユーザからの指示を受け付け
る。表示手段２は、ディスプレイ装置等といった表示装
置を有し、ユーザへの情報を表示出力する。入出力制御
手段３は、表示手段２に情報を表示させ、当該表示手段
２に表示された情報に対する指示手段１による指示を、
表示手段２に表示された情報に基づいてユーザの意図す
る入力内容を受け付け、受け付けた内容を文書管理シス
テム制御手段６に通知する機能と、ユーザの意図する入
力内容に応じて表示手段２へ出力させる情報を変更する
機能と、文書管理システム制御手段６から通知された情
報を表示手段２に表示させる機能と、文書統合管理装置
が管理していない文書データを入力する機能と、を有し
ている。

【００１４】入出力制御手段３によって表示手段２に表
示される画面の一つは、図２に示すように操作画面１０
と、一覧表示画面１１と、作業画面１２とを有してい
る。操作画面１０は、文書統合管理装置において管理さ
れていない文書を当該装置に新規登録する際にユーザに
指示させる新規登録ボタン１０ａと、既に文書統合管理
装置に管理している文書について処理を行う際にユーザ
に指示させる検索ボタン１０ｂと、を有している。新規
登録ボタン１０ａに対してユーザの指示があった場合に
は、例えば、登録する文書及び当該文書を登録する利用
状況とをユーザに指定させる領域が表示される。

【００１５】一覧表示画面１１は、文書管理システム制
御手段６から通知された文書の一覧情報を表示する文書
表示領域１１ａを有しており、文書表示領域１１ａに表
示された各文書は、当該文書が処理対象であると特定す
る場合にユーザに指示させる文書特定領域１１ｂを有し
ている。

【００１６】作業画面１２は、ユーザに特定された文書
を処理する際に使用する領域であり、特定された文書は
文書アイコン（図形）１２ａで表示され、当該文書アイ
コン１２ａは、当該文書に対する処理命令を行う場合に
ユーザに指示させる領域となっている。そして、当該文
書アイコン１２ａにユーザによる指示があった場合に
は、当該文書に対して行うことのできる処理命令の一覧
がメニュー１２ｂとして表示され、表示された各処理命
令は文書に処理を行う際にユーザに指示させる領域とな
っている。なお、処理命令には、例えば「アクセス権設
定」「取り出し」「格納」「回覧・承認」「公開」等と
いったものがある。

【００１７】次に、入出力制御手段３による動作を説明
する。例えば、図 ４に示す画面において、一覧表示領
域１１ｂの中から文書”Manual”が指示手段によって指
示されると、作業画面１２に文書アイコン１２ａを作成
する。そして、文書アイコン１２ａが作業領域で指示さ
れた場合には、当該文書に対する処理命令の一覧をメニ
ュー１２ｂに表示する。次いで、メニュー１２ｂの中か
ら処理命令が指示されると、当該処理命令及び文書”Ma
nual”に対応する文書IDを文書管理システム制御手段６
に通知する。なお、文書を文書管理システムから取り出
した場合において、文書を開く指示（例えば、処理命令
「開く」、文書アイコン１２ａに対するダブルクリッ
ク）があった場合には、当該文書に適したアプリケーシ
ョンプログラムを起動する。

【００１８】また、入出力制御手段３によって表示手段
２に表示される画面には、図３及び図４に示す画面もあ
る。図３に示す検索範囲画面１３は、検索ボタン１０ｂ
が指示された際に切り替わる画面であり、処理対象とな
る文書の利用状況を入力するための画面である。この検
索範囲画面１３は、利用状況が「編集中」の文書を処理
対象とする場合にユーザに指示させる編集中文書ボタン
１３ａと、利用状況が「回覧・承認中」の文書を処理対
象とする場合にユーザに指示させる回覧中文書ボタン１
３ｂと、利用状況が「公開」の文書を処理対象とする場
合にユーザに指示させる公開文書ボタン１３ｃと、全て
の利用状況にある文書を処理対象とする場合にユーザに
指示させる全文書ボタン１３ｄと、を有している。

【００１９】図４に示す検索条件画面１４は、上記した
図３において全文書ボタン１３ｄが指示された際に表示
される画面であり、処理対象となる文書の候補を絞り込
む検索条件を入力する画面である。なお、利用状況が
「編集中」或いは「回覧中」の文書に対する検索条件と
しては「文書名」「作成者」「日付」を指定することが
でき、利用状況が「公開」の文書に対する検索条件とし
ては前記した条件に更に「内容」を指定することができ
るといった情報を入力制御手段３が把握している場合を
例にとって説明する。

【００２０】この検索条件画面１４は、文書名を入力す
る文書名入力領域１４ａと、文書の作者名を入力する作
者名入力領域１４ｂと、文書の作成日付を入力する日付
入力領域１４ｃと、文書の内容を入力する内容入力領域
１４ｄと、検索を開始させる場合に指示させる検索開始
ボタン１４ｅと、を有している。

【００２１】上記した検索条件画面１４に対して検索開
始ボタン１４ｅが指示された場合には、入出力制御装置
３は、画面１３で入力された処理対象の文書の利用状況
と、画面１４で入力された検索条件を文書管理システム
制御手段６に通知する。この通知によって、全ての文書
管理システムに対する検索処理が行われ、全ての文書管
理システムからの検索結果が得られることになり、ユー
ザが文書管理システムを意識することなく、容易に検索
を行うことができる。また、図３に示す検索範囲画面１
３で編集中文書ボタン１３ａ或いは回覧中文書ボタン１
３ｂが指示された場合には、当該利用状況に対する検索
条件として指定することができない「内容」を入力する
ための内容入力領域１４ｄを表示されないといった以外
は、上記した検索条件設定画面１４と同様な形式の画面
となっている。したがって、ユーザが検索条件を入力す
る際に、文書が管理されている文書管理システムを意識
する必要がない。

【００２２】利用状況管理手段４は、文書統合管理装置
が管理している各文書毎に、例えば、「編集中」「回覧
・承認中」「公開」等といった利用状況と、当該文書を
管理している文書管理システムにおける識別情報とを管
理するための文書テーブルを有している。この文書テー
ブルは、例えば、図５に示すように各文書毎に、文書テ
ーブル内での各文書を識別するための文書IDと、文書の
利用状況と、文書が格納されている文書管理システム名
と文書管理システム内での識別名とを組み合わせた識別
情報としての実体IDと、文書の利用状況および版などの
履歴と、当該文書に対してアクセスすることのできる情
報を含んだアクセス権と、を備えている。

【００２３】そして、利用状況管理手段４は文書管理シ
ステム制御手段６から受け取った利用状況に対応する文
書の識別情報を文書テーブルに基づいて検出して返答す
る機能と、文書管理システム制御手段６から受け取った
文書IDに対応する文書の利用状況及び識別情報（実体I
D）を文書テーブルに基づいて特定して返答する機能
と、文書テーブルに対する更新処理及び新規登録処理を
行う機能とを有している。

【００２４】利用システム管理手段５は、利用状況と、
当該利用状況の文書を管理する文書管理システムとを管
理するためのシステムテーブルを有している。システム
テーブルは、例えば、図６に示すように、利用状況「編
集中」と文書管理システムＡ、利用状況「回覧・承認
中」と文書管理システムＢ、利用状況「公開」と文書管
理システムＣ、が対応付けられている。そして、利用シ
ステム管理手段５は、文書管理システム制御手段６から
受け取った利用状況に対応する文書管理システムをシス
テムテーブルに基づいて特定して返答する機能を有して
いる。

【００２５】文書管理システム制御手段６は、ユーザか
ら入力された処理命令と各文書管理システムの命令形式
とを対応させる命令テーブルを有している。命令テーブ
ルは、例えば、図７に示すように、ユーザから入力され
た処理命令を各文書管理システムの提供するAPI（Appli
cation Programming Interface）を包み込んだ関数を表
す関数名と対応させている。

【００２６】このように、関数名を介してユーザの入力
した処理命令と各文書管理システムの命令形式を対応さ
せることによって、当該文書管理システム制御手段６を
構成するプログラムを作成する際に、ユーザから入力さ
れた処理命令を関数名に変換するといった工程と、関数
名に該当する文書管理システムのAPIを作成するといっ
た工程とに分けて行うことが可能になり、プログラムの
分業化が図れる。すなわち、各工程間のインターフェー
ス（関数名及び関数において使用する引数等）を統一し
ておけば、各工程において他の工程の知識、例えば、関
数名に変換する工程を行う者が文書管理システムの細か
なAPIの仕様（引数・戻り値の数、データ型など）に惑
わされることがない。また、分業化が図れるために、考
慮する範囲を抑えることができ、プログラミングにおい
てミスが発生することを抑制することができる。

【００２７】また、文書管理システム制御手段６は、入
出力制御手段３とのデータの受け渡しを行う機能と、利
用状況管理手段４とのデータの受け渡しを行う機能と、
利用システム管理手段５とのデータの受け渡しを行う機
能と、入出力制御手段から受け取った処理要求を命令テ
ーブルに基づいて処理対象の文書管理システムの関数に
変換する機能と、変換した関数を実行して文書管理シス
テムに処理を実行させる機能と、を有している。なお、
動作説明において各機能の詳細を説明する。なお、文書
管理システム制御手段６は、関数を実行する際に必要と
なる引数、例えば、アクセス設定を行う場合のアクセス
権、は文書テーブルを参照して使用している。

【００２８】ここで、請求項にいう、入力手段は、指示
手段１と入出力制御手段３とが供働することによって構
成され、システム特定手段は利用システム管理手段５に
よって構成され、文書特定手段は利用状況管理手段４に
よって構成され、文書テーブル登録手段及び文書テーブ
ル更新手段は、利用状況管理手段４によって構成されて
いる。

【００２９】次に、上記した文書統合管理装置の動作を
説明する。まず、文書統合管理装置が行う文書に対する
処理について図８を参照して説明する。この文書統合管
理装置では、「編集中」、「回覧・承認中」、「公開」
といった利用状況の文書を管理しており、文書に対する
処理を大きく分けると、文書を文書統合管理装置に登録
する処理と、管理している文書の利用状況を変更する処
理と、文書の内容を更新する処理と、文書を文書統合管
理装置から削除する処理と、がある。

【００３０】文書を文書統合管理装置に登録する処理と
しては、文書を「編集中」として新規登録する処理（Ｓ
１）と、文書を「回覧・承認中」として新規登録する処
理（Ｓ２）と、文書を「公開」として新規登録する処理
（Ｓ３）とがある。また、管理している文書の利用状況
を変更する処理としては、文書を「編集中」から「回覧
承認中」に変更する処理（Ｓ４）と、文書を「回覧承認
中」から「公開」に変更する処理（Ｓ５）と、がある。

【００３１】また、文書の内容を更新する処理として
は、「編集中」の文書を更新する処理（Ｓ６）と、「回
覧承認中」の文書を更新する処理（Ｓ７）と、「公開」
の文書を更新する処理（Ｓ８）とがある。また、文書を
当該文書統合管理装置から削除する処理としては、「編
集中」の文書を削除する処理（Ｓ９）と、「回覧承認
中」の文書を削除する処理（Ｓ１０）と、「公開」の文
書を削除する処理（Ｓ１１）とがある。

【００３２】上記した文書に対する処理における文書の
利用状況の変化及び処理において使用する関数を図９に
示す。以下、上記した文書に対する処理における文書統
合管理装置の具体的な動作について説明する。文書を
「編集中」として新規登録する処理（Ｓ１）を以下に説
明する。指示手段１による指示によって、入出力制御手
段３が文書を「編集中」として新規登録するとの処理命
令を受け付けると、指示された文書データを入力し、受
け付けた利用状況「編集中」及び処理命令「新規登録」
と、を文書管理システム制御手段６に通知する。

【００３３】そして、文書管理システム制御手段６が通
知された利用状況「編集中」を利用システム管理手段５
に渡す。利用状況「編集中」を受け取ると利用システム
管理手段５が当該利用状況を管理する文書管理システム
Ａを特定して返答する。この返答を受けとると文書管理
システム制御手段６が、命令テーブルに基づいて文書管
理システムＡにおける処理命令「新規登録」に該当する
関数名DMa_NewDocを取得し、当該関数を実行して、文書
管理システムＡに入力された文書データを登録させる。
なお、文書の登録に際して利用状況管理手段４が入力さ
れた文書に関するテーブルを文書テーブルに登録し、文
書ID、利用状況、実体ID、履歴を設定する。なお、文書
を「回覧・承認中」として新規登録する処理（Ｓ２）、
或いは、文書を「公開」とし新規登録する処理（Ｓ３）
については、上記動作とほぼ同様な動作によって行って
いるため、説明を省略する。

【００３４】文書を「編集中」から「回覧承認中」に変
更する処理（Ｓ４）を説明するに当たって、前処理とし
て行われる処理対象の文書を検索する検索処理と、検索
した文書から文書を特定して取り出す取り出し処理を説
明する。まず、検索処理について説明する。指示手段１
による指示によって、入出力制御手段３が処理対象の文
書の利用状況「編集中」、処理命令「検索」、及び、処
理対象の文書に対する検索条件の入力を受け付けると、
受け付けた利用状況「編集中」、処理命令「検索」、及
び、検索条件を文書管理システム制御手段６に通知す
る。

【００３５】そして、文書管理システム制御手段６が通
知された利用状況「編集中」を利用システム管理手段５
に渡すとともに、文書利用状況管理手段４に渡す。利用
状況「編集中」を受け取ると利用システム管理手段５が
当該利用状況を管理する文書管理システムＡを特定して
返答する。また、利用状況「編集中」を受け取ると利用
状況管理手段４が当該利用状況をもった文書の識別情報
を検出して返答する。

【００３６】これら返答を受けとると文書管理システム
制御手段６が、命令テーブルに基づいて文書管理システ
ムＡにおける処理命令「検索」に該当する関数名DMa_Qu
eryを取得し、返答された文書の識別情報と、通知され
た検索条件とを引数として前記関数を実行して、文書管
理システムＡに該当する文書を検索させる。次いで、こ
の検索結果を文書管理システム制御手段６が受け取り、
入出力制御手段３に渡して表示出力させる。

【００３７】次に、取り出し処理を説明する。検索処理
によって表示出力された文書に対する指示手段１による
指示によって、入出力制御手段３が文書を特定する情報
（文書ID）の入力を受け付け、更に、指示手段１による
指示によって、文書に対する処理命令「取り出し」の入
力を受け付けると、受け付けた文書ID、及び、処理命令
「取り出し」を文書管理システム制御手段６に通知す
る。

【００３８】そして、文書管理システム制御手段６が通
知された文書IDを利用状況管理手段４に渡す。文書IDを
利用状況管理手段４が受け取ると当該情報に基づいて、
当該文書の利用状況「編集中」を特定して返答する。利
用状況「編集中」を受け取ると文書管理システム制御手
段６が利用システム管理手段５に当該利用状況「編集
中」を渡す。利用状況を受け取ると利用システム管理手
段５が当該利用状況「編集中」を管理する文書管理シス
テムＡを特定して返答する。

【００３９】そして、返答を受け取ると文書管理システ
ム制御手段６が命令テーブルに基づいて文書管理システ
ムＡにおける処理命令「取り出し」に該当する関数名DM
a_OpenDocを取得し、前記した文書IDと対応する実体ID
を引数として前記関数を実行して、文書管理システムＡ
から該当する文書を取り出す。

【００４０】このように取り出された文書に対して「編
集中」から「回覧承認中」に変更する処理（Ｓ４）が行
われる。指示手段１による指示によって、入出力制御手
段３が前記取り出された文書に対する処理命令「回覧・
承認」の入力を受け付けると、受け付けた処理命令「回
覧・承認」を文書管理システム制御手段６に通知する。
そして、文書管理システム制御手段６が通知された処理
命令「回覧・承認」を受け取ると、当該処理命令処理命
令「回覧・承認」には、利用状況を「回覧・承認中」に
変更させる意味が含まれているので、利用状況「回覧・
承認中」を利用システム管理手段５に渡す。

【００４１】利用状況を受け取ると利用システム管理手
段５が当該利用状況「回覧・承認中」を管理する文書管
理システムＢを特定して返答する。この返答を受けとる
と文書管理システム制御手段６が、命令テーブルに基づ
いて文書管理システムＢにおける処理命令「回覧・承
認」に含まれている処理命令「新規登録」に該当する関
数名DMb_NewDocを取得し、当該関数を実行して、文書管
理システムＢに取り出されている文書を登録させる。な
お、文書の登録に際して利用状況管理手段４が前記文書
に関する文書テーブル中の利用状況、実体ID、履歴を更
新する。

【００４２】また、処理命令「回覧・承認」には利用状
況「編集中」から取り除くことも意味しているので、文
書管理システム制御手段６が命令テーブルに基づいて元
の文書管理システムＡにおける処理命令「削除」に該当
する関数名DMa_DeleteDocを取得し、前記した文書IDに
対応する実体IDを引数として関数を実行して、文書管理
システムＡから該当する文書を削除する。

【００４３】なお、文書を「回覧承認中」から「公開」
に変更する処理（Ｓ５）については、上記動作とほぼ同
様な動作によって行っているため説明を省略する。

【００４４】「編集中」の文書を更新する処理（Ｓ６）
について説明する。この処理は、前処理として上記した
処理対象の文書を検索する検索処理が行われる。そし
て、検索処理を終了すると、まず、検索した文書から文
書を特定して取り出す上記した取り出し処理が行われ
る。この取り出し処理によって取り出された文書に対し
て、指示手段によって文書を開く指示（例えば、処理命
令「開く」、文書アイコン１２ａに対するダブルクリッ
ク）を行われると、当該文書に適したアプリケーション
プログラムが起動され、文書の編集を行うことができ
る。

【００４５】その後、指示手段１による指示によって、
入出力制御手段３が作業が行われている文書に対する処
理命令「格納」の入力を受け付けると、受け付けた処理
命令「格納」を文書管理システム制御手段６に通知す
る。そして、文書管理システム制御手段６が命令テーブ
ルに基づいて特定されていた文書の元の文書管理システ
ムＡにおける処理命令「格納」に該当する関数名DMa_Cl
oseDocを取得し、関数を実行して、作業を行っていた文
書を文書管理システムＡに格納する。なお、文書の格納
に際して利用状況管理手段４が前記文書に関する文書テ
ーブルを更新する。

【００４６】なお、「回覧承認中」の文書を更新する処
理（Ｓ７）と、「公開」の文書を更新する処理（Ｓ８）
とについては、上記動作とほぼ同様な動作によって行っ
ているため説明を省略する。

【００４７】「編集中」の文書を削除する処理（Ｓ９）
を説明する。この処理は、前処理として上記した処理対
象の文書を検索する検索処理が行われる。そして、検索
処理を終了すると、検索処理によって表示出力された文
書に対する指示手段１による指示によって、入出力制御
手段３が文書IDの入力を受け付け、更に、指示手段１に
よる指示によって、文書に対する処理命令「削除」の入
力を受け付けると、受け付けた文書ID、及び、処理命令
「削除」を文書管理システム制御手段６に通知する。そ
して、文書管理システム制御手段６が通知された文書ID
を利用状況管理手段４に渡す。文書IDを利用状況管理手
段４が受け取ると当該情報に基づいて、当該文書の利用
状況「編集中」を特定して返答する。利用状況「編集
中」を受け取ると文書管理システム制御手段６が利用シ
ステム管理手段５に当該利用状況「編集中」を渡す。利
用状況を受け取ると利用システム管理手段５が当該利用
状況「編集中」を管理する文書管理システムＡを特定し
て返答する。

【００４８】そして、返答を受け取ると文書管理システ
ム制御手段６が命令テーブルに基づいて文書管理システ
ムＡにおける処理命令「削除」に該当する関数名DMa_De
leteDocを取得し、前記した文書IDに対応する実体IDを
引数として前記関数を実行して、文書管理システムＡか
ら該当する文書を削除する。なお、文書の削除に際して
利用状況管理手段４が前記文書に関するテーブルを文書
テーブルから削除する。

【００４９】なお、「回覧承認中」の文書を削除する処
理（Ｓ１０）と、「公開」の文書を削除する処理（Ｓ１
１）とについては、上記動作とほぼ同様な動作によって
行っているため説明を省略する。

【００５０】このように、ユーザは文書を利用状況に応
じて適切な文書管理システムに管理させることができ、
処理要求等の入力を行う際に文書が格納されている文書
管理システムを意識しなくてよい。

【００５１】なお、上記した実施例では、入力された処
理要求を関数と対応させるようにしていたが、関数に対
応させずに各文書管理システムでのAPIを直接対応させ
るようにしてもよい。なお、上記した実施例では、文書
を「編集中」、「回覧・承認中」、「公開」といった利
用状況で管理していたが、これに限らず、「編集中」、
「回覧・承認中」、「社内公開」、「社外公開」のよう
により細かい利用状況で管理するようにしてもよく、要
は文書を複数の利用状況で管理していればよい。また、
本発明は、上記した実施例に限るものではなく、一つの
文書管理システムが管理する文書の利用状況は一つに限
らず、また、一つの利用状況を管理する文書管理システ
ムが複数あっても構わない。

【００５２】なお、上記した各機能手段はプロセッサが
（ＲＯＭ、ＲＡＭ等に予め格納された）制御プログラム
を実行することにより構成されるが、本発明ではこれら
機能手段を独立したハードウエア回路として構成しても
よい。また、本発明は上記の制御プログラムをフロッピ
ーディスクやＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体として把握させ
ておき、当該制御プログラムを記憶媒体から入力してプ
ロセッサに実行させることにより、本発明に係る処理を
実行させることもできる。

【００５３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書統合
管理装置によれば、各文書の利用状況を管理するととも
に、利用状況に適した文書管理システムを管理するよう
にしたために、文書を利用状況に適した文書管理システ
ムで管理することができる。また、ユーザが文書に対す
る処理命令を行う際に、文書の格納されている文書管理
システムを意識する必要がなく、容易に文書に対する管
理処理を行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例に係る文書統合管理装置の
構成図である。

【図２】 本発明の一実施例に係る入力画面を説明する
図である。

【図３】 本発明の一実施例に係る検索範囲を入力する
画面を説明する図である。

【図４】 本発明の一実施例に係る検索条件を入力する
画面を説明する図である。

【図５】 本発明の一実施例に係る文書テーブルを説明
する図である。

【図６】 本発明の一実施例に係るシステムテーブルを
説明する図である。

【図７】 本発明の一実施例に係る命令テーブルを説明
する図である。

【図８】 本発明の一実施例に係る文書統合管理装置が
管理する文書に対する主な処理を説明する図である。

【図９】 本発明の一実施例に係る文書に対する処理に
おける文書の利用状況の変化及び使用する関数を説明す
る図である。

【図１０】 複数の文書管理システムによって文書を管
理する従来例の構成図である。

【符号の説明】

Ａ、Ｂ、Ｃ・・文書管理システム、 １・・表示装置、 ２・・指示手段、 ３・・入出力制御手段、 ４・・利用状況管理手段、 ５・・利用システム管理手段、 ６・・文書管理システム制御手段。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書の利用状況に応じて文書を格納する文
   書管理システムを複数備えた文書統合管理装置におい
   て、 処理対象となる文書の利用状況、処理対象の文書を特定
   する情報、及び、文書に対する処理命令の入力を受け付
   ける入力手段と、 文書管理システムに格納された文書毎に、文書と、当該
   文書の利用状況との関係を管理する文書テーブルと、 文書管理システムと当該文書管理システムに格納される
   文書の利用状況とを管理するシステムテーブルと、 システムテーブルに基づいて、入力された利用状況に対
   応する文書管理システムを特定するシステム特定手段
   と、 文書テーブルに基づいて、特定された文書管理システム
   から入力に対応する文書を特定する文書特定手段と、 特定された文書に対して入力された処理命令を実行する
   処理手段と、を備えたことを特徴とする文書統合管理装
   置。
2. 【請求項２】請求項１に記載した文書統合管理装置にお
   いて、 前記入力手段は、文書に対する処理命令として文書の利
   用状況の変更命令を受け付け、 前記処理手段は、システムテーブルに基づいて、処理命
   令に含まれる変更後の利用状況に対応する文書管理シス
   テムを特定して、該当する文書を当該文書管理システム
   に移動し、 更に、文書テーブルにおける前記文書の利用状況及び識
   別情報を更新させる文書テーブル更新手段を備えたこと
   を特徴とする文書統合管理装置。
3. 【請求項３】文書の利用状況に応じて文書を格納する文
   書管理システムを複数備えた文書統合管理装置におい
   て、 文書と当該文書を登録する利用状況との入力を受け付け
   る入力手段と、 文書管理システムに格納された文書毎に、文書と、当該
   文書の利用状況との関係を管理する文書テーブルと、 文書管理システムと当該文書管理システムに格納される
   文書の利用状況とを管理するシステムテーブルと、 システムテーブルに基づいて、入力された利用状況に対
   応する文書管理システムを特定するシステム特定手段
   と、 入力された文書を特定された文書管理システムに登録す
   る処理手段と、 入力された利用状況と登録する文書の識別情報とを文書
   テーブルに登録する文書テーブル登録手段と、を備えた
   ことを特徴とする文書統合管理装置。
4. 【請求項４】請求項１乃至請求項３のいずれか一項に記
   載した文書統合管理装置において、 前記処理手段は、各文書管理システム毎の命令形式を管
   理する命令テーブルを有し、特定した文書管理システム
   に対する処理命令を命令テーブルに基づいて当該文書管
   理システムの命令形式に変換して実行することを特徴と
   する文書統合管理装置。