JP5089202B2 - 文書管理サーバ、文書管理方法、及び、コンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理サーバ、文書管理方法、及び、コンピュータプログラムに関する。

従来から、文書毎にアクセス権を設定して管理する文書管理サーバ等の技術がある。例えば、特開２００３−２８１１４９号公報（特許文献１）に開示されているアクセス権限設定方法等の発明によれば、構造化文書の構成要素毎に、表示形式や用途に応じて、異なるアクセス権限を設定するといったきめ細かなアクセス権限の設定を行うことができる。

また、例えば、特開２００１−１０１１６１号公報（特許文献２）に開示されている文書管理装置の発明によれば、文書の個々の表現に対して機密性レベルに応じたアクセス権を設定することができる。
特開２００３−２８１１４９号公報 特開２００１−１０１１６１号公報

しかしながら、上記特許文献１及び２に開示されているアクセス権限設定方法等の発明では、きめ細かなアクセス権を設定することはできるものの、そのようなアクセス権を、操作者が設定する際の操作については考慮されていない。

例えば、異なる表示形式毎にアクセス権を設定する場合には、操作者が個々の表示形式毎に、アクセス権を設定しなくてはならず、煩雑な操作が必要になる。

本発明は、上記の点に鑑みて、これらの問題を解消するために発明されたものであり、操作者が容易にアクセス権を設定することができる文書管理サーバ、文書管理方法、及び、コンピュータプログラムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバは次の如き構成を採用した。

本発明の文書管理サーバは、文書の本文と書誌情報とに対してそれぞれアクセス権を設定して管理する文書管理サーバであって、前記文書の書式と前記アクセス権に係る情報とが対応づけられたテーブルを保持するテーブル保持手段と、前記テーブルから一の書式が選択された場合に、該書式が適用される文書の本文と書誌情報とのそれぞれに、前記書式に対応するアクセス権を設定するアクセス権設定手段とを有し、前記テーブルは、ユーザ又は該ユーザが属する組織に対するアクセス権に係る情報を含み、前記アクセス権設定手段は、前記書式における所定の欄に記載されるユーザを、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザとして前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定するか、又は、前記書式における所定の欄に記載されるユーザの属する組織を、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザが属する組織として前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定する構成とすることができる。

これにより、操作者が容易にアクセス権を設定することができる文書管理サーバを提供することができる。

また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバにおいて、前記書式は、ユーザ又は該ユーザが属する組織に対するアクセス権に係る情報に対応し、前記アクセス権設定手段は、前記書式を選択する操作者又は前記文書の作成者を、前記ユーザとして前記アクセス権に係る情報に適用することにより、アクセス権を設定するように構成することができる。

これにより、予め定められたアクセス権テーブルのユーザに、操作者等を当てはめたアクセス権を、文書に付与することができる。

また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバにおいて、前記テーブルは、さらに、前記文書の書式における所定の欄に記載されるユーザの識別情報又は該ユーザが属する組織の識別情報に対応する、アクセス権に係る情報を含むように構成することができる。

これにより、書式の所定の欄に記載される人名等を、予め定められたアクセス権テーブルのユーザに当てはめたアクセス権を、文書に付与することができる。

また、上記目的を達成するために、本発明の文書管理サーバは、前記アクセス権に基づき、前記書誌情報を表示する画面を生成する画面生成手段を有する構成とすることができる。

これにより、本文と独立に設定されたアクセス権に基づいて、書誌情報を表示することができる。

なお、上記課題を解決するため、本発明は、さらに、上記文書管理サーバが備える各手段の機能を実現するステップを有する文書管理方法、又は、その文書管理方法コンピュータに実行させるためのコンピュータプログラムとしてもよい。

本発明の文書管理サーバ、文書管理方法、又は、コンピュータプログラムによれば、操作者が容易にアクセス権を設定することができる文書管理サーバ、文書管理方法、又は、コンピュータプログラムを提供することが可能になる。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づき説明する。
〔第一の実施の形態〕
図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバの機能構成の例を説明する図である。図１の文書管理サーバ１００は、ネットワーク等を介してデータベース２００及びクライアントＰＣ３００に接続されている。

文書管理サーバ１００は、例えば、テーブル保持手段１０１、及び、アクセス権設定手段１０３を有する。文書管理サーバ１００は、さらに、画面生成手段１０５、又は、アクセス制御手段１０７を有してもよい。

テーブル保持手段１０１は、文書の書式と、その書式に対応するアクセス権に係る情報とを含む、テーブルを保持する手段である。テーブルには、文書の書誌情報及び本文の書式と、アクセス権に係る情報とが対応づけられている。アクセス権に係る情報とは、例えば、その文書を閲覧することができるユーザの識別情報、又は、その文書の編集を行うことができるユーザの識別情報等である。なお、テーブルに含まれているユーザの識別情報は、必ずしも実在するユーザに係る情報でなくてもよく、例えば、「文書の作成者」又は「文書の登録を行う者」等を示す情報であってもよい。

文書の「本文」とは、文書の本体をなす部分であり、書誌情報やその他の付随する情報を除く部分である。なお、文書の本文には、目次や末尾の索引等が含まれてもよく、文書から書誌情報を除くその他の全ての部分であってもよい。文書の「書誌情報」とは、その文書の概略を表す情報を含む部分であり、例えば、文書のタイトル、作成者の識別情報、作成日、文書の識別情報、又は、キーワード等が含まれた一群の情報である。

なお、テーブル保持手段１０１は、例えば、記憶装置として構成される。テーブル保持手段１０１は、また例えば、データベース２００と一の装置として構成されてもよい。

アクセス権設定手段１０３は、例えば、操作者等がクライアントＰＣ３００から入力することにより、一の書式が選択された場合に、その書式に対応するアクセス権を、テーブル保持手段１０１が保持するテーブルにより取得し、操作者等によって指定される文書に対してそのアクセス権を設定する。アクセス権設定手段１０３によって設定されるアクセス権は、文書の書誌情報及び本文のそれぞれに対して設定される。これにより、一のユーザが文書にアクセスしようとする場合に、例えば、書誌情報だけを表示させることができ、きめ細かなアクセス権の設定ができる。

画面生成手段１０５は、操作者によってクライアントＰＣ３００から入力等されることにより、文書の書誌情報の一覧、又は、選択された文書の本文等を表示させることが要求された場合に、その表示を行う画面を生成する手段である。画面生成手段１０５は、アクセス権制御手段１０７による制御に基づいて、表示する画面を生成する。

画面生成手段１０５は、また、テーブル保持手段１０１によって保持されるテーブルに含まれている書式を表示する画面を生成してもよい。これにより、操作者が、表示された書式の中から、文書に適用させる書式を選択することが容易になる。画面生成手段１０５は、さらに、書式の選択の入力を促す画面を生成してもよい。

アクセス権制御手段１０７は、文書毎に設定されたアクセス権と操作者の識別情報等とに基づいて、文書に対するアクセスの制御を行う手段である。文書に対するアクセスとは、例えば、閲覧の要求、編集の要求、保存の要求、又は、新規登録の要求等である。なお、本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバ１００は、文書の書誌情報と本文とのそれぞれに対して、独立に、アクセス権を設定する。したがって、アクセス権制御手段１０７は、文書の書誌情報及び本文のそれぞれに対して、上記のアクセスの制御を行う。

データベース２００は、文書を保持する手段であって、例えば、ハードディスク装置等の記憶装置であってもよい。データベース２００は、また、記憶装置にさらにその記憶装置を制御するコンピュータ等が含まれる構成であってもよい。データベース２００は、さらに、文書管理サーバ１００とともに、一の装置として構成されてもよい。

クライアントＰＣ３００は、文書管理サーバ１００に対して、操作者が文書の登録、表示、検索等の指示を入力する装置であり、また、文書管理サーバ１００が有する画面生成手段１０５によって生成される画面の表示の制御を行う。

なお、操作者がクライアントＰＣ３００から指示を入力する他に、文書管理サーバ１００に設けられた図示しない入力手段等から入力を行う構成でもよい。

（データベース２００に登録される文書の情報の例）
図２は、データベース２００に登録される文書の情報の例である。図２では、一の文書に対して、文書の識別情報である文書ＩＤ、文書のタイトル、文書の作成者の識別情報、文書の作成日、文書の本文、及び、文書に対して適用されている書式の名称等の情報が対応づけられている。

図２の例では、さらに、一の文書に対して、その文書の親文書の識別情報が対応づけられている。親文書とは、複数の文書がツリー構造で表現される関係を有している場合に、一の文書から１つ根幹側の文書のことである。

（テーブル保持手段１０１によって保持されるテーブルの例）
図３は、テーブル保持手段１０１によって保持されるテーブルの例であって、文書毎の書式と、その書式に対応するアクセス権に係る情報とが含まれている。図３では、書式の名称、その書式に対応してアクセス権が設定されるユーザの情報、そのユーザの書誌情報へのアクセス権、及び、そのユーザの本文へのアクセス権が、一の書式毎に定められている。

例えば、操作者が図３のａで示される書式を選択し、文書に適用させることにより、アクセス権設定手段１０３が、ａで示される書式に対応するアクセス権に係る情報のうち、「Ｕｓｅｒ１」をその操作者として、文書に対するアクセス権を設定する。図３ａの例では、文書の書誌情報及び本文のそれぞれに対し、その操作者が「編集」を行うことのできるアクセス権が設定される。

また例えば、その操作者が、さらに、図３ｂで示される書式を選択し、文書に適用させることにより、アクセス権設定手段１０３が、ｂで示される書式に対応するアクセス権に係る情報のうち、「ｕｓｅｒＧｒｏｕｐ１」を、その操作者が属する組織として、文書に対するアクセス権を設定する。図３ｂの例では、文書の書誌情報及び本文のそれぞれに対し、その操作者と同じ組織に属する者が、「読み取り」を行うことのできるアクセス権が設定される。

なお、上記の例では、「ｕｓｅｒＧｒｏｕｐ１」を、その操作者が属する組織に対応づける例について説明したが、本発明の一実施の形態は、この例に限らない。例えば、アクセス権設定手段１０３は、議事録書式の中で、所定の記入欄に記載されるユーザの識別情報を、図３の「Ｕｓｅｒ１」に対応づけてもよい。アクセス権設定手段１０３は、また例えば、議事録書式の中で、所定の記入欄に記載されるユーザが属する組織の識別情報を、図３の「ｕｓｅｒＧｒｏｕｐ１」に対応づけてもよい。これにより、文書に含まれるユーザの識別情報等に基づいて、その文書に対する、そのユーザのアクセス権を設定することができる。

（議事録の書誌情報の書式の例）
図４は、議事録の書誌情報の書式の例である。図４では、議事録を作成する作成者、会議の名称、会議が行われた日時と場所、会議の参加者、議題、決議事項、及び、キーワードを記入する欄が設けられている。図４の書式が選択されることにより、例えば、「参加者」の欄に氏名が記載された者に対し、アクセス権設定手段１０３によって、「読み取り」のアクセス権が設定されることにより、文書の作成者又はその文書を文書管理サーバ１００に登録する者等が、文書に対するアクセス権の設定を容易に行うことができる。

なお、本発明の実施の形態においては、図４の例において「書式」とアクセス権に係る情報とを対応づけているが、本発明の実施の形態では、文書の「書式」に代えて、文書の「様式」とアクセス権に係る情報とを対応づけてもよい。「書式」又は「様式」とは、例えば、文書の書誌情報又は本文に対する、所定の記載の形式を表す。

（書誌情報と本文とのそれぞれにアクセス権が設定されている場合の文書リスト表示の例）
図５は、書誌情報と本文とのそれぞれにアクセス権が設定されてデータベース２００に保持されている文書の中から、所定の文書の一覧を表示する画面の例である。図５の画面は、例えば、クライアントＰＣ３００から操作者によって検索条件が入力された場合に、その条件に合致する文書の一覧を表示する画面の例である。

図５では、文書のタイトル、作成者、及び、文書が作成された日時が表示されており、この画面に表示されている文書群はツリー構造を有している。図５の画面は、例えば、この画面の表示を指示した操作者の識別情報に基づいて、その操作者がアクセス権を有する文書のみが表示される構成でもよい。

図５において「タイトルのみ」のマークが付された文書は、その操作者が、その文書の書誌情報に対してのみアクセス権を有し、本文にはアクセス権が無いことを示している。すなわち、この操作者は、文書の書誌情報を閲覧することができ、本文に対しては、アクセス権が無いために閲覧できないという具合に、きめ細かくアクセス権の設定がなされている。

（アクセス権に基づいて文書の一覧にその文書を表示するか否かを判断する処理の例のフロー）
図６は、アクセス権に基づいて文書の一覧にその文書を表示するか否かを判断する処理の例のフロー図である。図６では、文書群がツリー構造の関係を有する場合に、その文書の親文書に対するアクセス権を考慮して表示の判定を行う。

図６のステップＳ１０１では、アクセス制御手段１０７が、その操作者が、その文書の書誌情報に対する読み取りアクセス権又は編集アクセス権の有無を判定する。何れかのアクセス権がある場合には、ステップＳ１０２に進み、無い場合にはステップＳ１０４に進む。

ステップＳ１０１に続くステップＳ１０４では、アクセス制御手段１０７が、その文書を一覧画面に表示しないと判断し、その文書に係る表示の判断の処理を終了する。

ステップＳ１０１に続くステップＳ１０２では、アクセス制御手段１０７が、その文書に対する親文書の有無を判断する。親文書がある場合にはステップＳ１０５に進み、親文書が無い場合にはステップＳ１０３に進む。ステップＳ１０２に続くステップＳ１０５では、アクセス制御手段１０７が、処理対象をその文書の親文書として、ステップＳ１０１からの処理を繰り返す。

一方、ステップＳ１０２に続くステップＳ１０３では、画面生成手段１０５が、最初に判断を開始した文書から、ステップＳ１０２で最上の親文書となるまでの各
文書の書誌情報を、一覧として表示する画面を生成する。

以上の処理により、書誌情報のアクセス権と文書群のツリー構造とに基づいて、文書を表示する処理が行われる。

操作者によって検索等された各文書について、図６の処理を実行することにより、例えば、図５で説明した画面が生成される。

（コンピュータによる構成の例）
図７は、本発明の一実施の形態に係るコンピュータプログラムを実行するコンピュータの構成の例である。図７のコンピュータは、内部バスによって、ＣＰＵ１、メモリ２、ハードディスク装置３、ＣＤ−ＲＯＭドライブ４が接続されている。ＣＰＵ１は、ハードディスク装置３、ＣＤ−ＲＯＭドライブ４等に格納されたコンピュータプログラムを、メモリ２に展開し実行する。ＣＰＵ１は、さらに、コンピュータが有する各機能を実現する手段の制御を行う。

メモリ２は、コンピュータプログラム又はその他のデータを格納する。メモリ２は、例えば、ＲＯＭ又はＲＡＭとして構成される。メモリ２がＲＡＭとして構成される場合には、例えば、コンピュータプログラムが実行される際の各種データが格納されるワークメモリとして機能してもよい。

ハードディスク装置３は、大容量のデータを格納する装置である。ハードディスク装置３は、例えば、コンピュータのオペレーションシステム、又は、本発明の一実施の形態に係るコンピュータプログラムを格納してもよい。

ＣＤ−ＲＯＭドライブ４は、ＣＤ−ＲＯＭに格納されたデータを読み取る装置である。ＣＤ−ＲＯＭドライブ４は、また、着脱可能な外部記憶媒体に対応するドライブであってもよく、ＤＶＤ、又は、その他の着脱可能な外部記憶媒体に格納されたデータを読み出し、また、それらの外部記憶媒体にデータを書き込む機能を有してもよい。

なお、本発明の一実施の形態に係るコンピュータプログラムは、ハードディスク装置３に格納される他に、ＣＤ−ＲＯＭ等の外部記憶媒体、又は、ＲＯＭ等に格納されてもよい。

本発明の一実施の形態に係る文書管理サーバの機能構成の例を説明する図。 データベース２００に登録される文書の情報の例。 文書毎の書式と、その書式に対応するアクセス権に係る情報とが含まれたテーブルの例。 議事録の書誌情報の書式の例。 書誌情報と本文とのそれぞれにアクセス権が設定された文書の中から、所定の文書の一覧を表示する画面の例。 アクセス権に基づいて文書の一覧にその文書を表示するか否かを判断する処理の例のフロー図。 本発明の一実施の形態に係るコンピュータプログラムを実行するコンピュータの構成の例。

符号の説明

１ ＣＰＵ
２ メモリ
３ ハードディスク装置
４ ＣＤ−ＲＯＭドライブ
１００ 文書管理サーバ
１０１ テーブル保持手段
１０３ アクセス権設定手段
１０５ 画面生成手段
１０７ アクセス制御手段
２００ データベース
３００ クライアントＰＣ

Claims (5)

1. 文書の本文と書誌情報とに対してそれぞれアクセス権を設定して管理する文書管理サーバであって、
   前記文書の書式と前記アクセス権に係る情報とが対応づけられたテーブルを保持するテーブル保持手段と、
   前記テーブルから一の書式が選択された場合に、該書式が適用される文書の本文と書誌情報とのそれぞれに、前記書式に対応するアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
   を有し、
   前記テーブルは、ユーザ又は該ユーザが属する組織に対するアクセス権に係る情報を含み、
   前記アクセス権設定手段は、
   前記書式における所定の欄に記載されるユーザを、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザとして前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定するか、又は、前記書式における所定の欄に記載されるユーザの属する組織を、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザが属する組織として前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定する
   文書管理サーバ。
2. 前記アクセス権設定手段は、
   前記書式を選択する操作者又は前記文書の作成者を、前記ユーザとして前記アクセス権に係る情報に適用することにより、アクセス権を設定する請求項１記載の文書管理サーバ。
3. 前記アクセス権に基づき、前記書誌情報を表示する画面を生成する画面生成手段を有する請求項１又は２に記載の文書管理サーバ。
4. 文書の書式とアクセス権に係る情報とが対応づけられたテーブルを保持するテーブル保持手段を有し、前記文書の本文と書誌情報とに対してそれぞれアクセス権を設定して管理する文書管理サーバにおける文書管理方法であって、
   前記テーブルから一の書式が選択された場合に、該書式が適用される文書の本文と書誌情報とのそれぞれに、前記書式に対応するアクセス権を設定するアクセス権設定ステップを有し、
   前記テーブルは、ユーザ又は該ユーザが属する組織に対するアクセス権に係る情報を含み、
   前記アクセス権設定ステップにおいて、
   前記書式における所定の欄に記載されるユーザを、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザとして前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定するか、又は、前記書式における所定の欄に記載されるユーザの属する組織を、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザが属する組織として前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定する
   文書管理方法。
5. 文書の書式とアクセス権に係る情報とが対応づけられたテーブルを保持するテーブル保持手段を有し、前記文書の本文と書誌情報とに対してそれぞれアクセス権を設定して管理する文書管理サーバにおける文書管理方法をコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、
   前記コンピュータに、
   前記テーブルから一の書式が選択された場合に、該書式が適用される文書の本文と書誌情報とのそれぞれに、前記書式に対応するアクセス権を設定するアクセス権設定ステップを実行させ、
   前記テーブルは、ユーザ又は該ユーザが属する組織に対するアクセス権に係る情報を含み、
   前記アクセス権設定ステップにおいて、
   前記書式における所定の欄に記載されるユーザを、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザとして前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定するか、又は、前記書式における所定の欄に記載されるユーザの属する組織を、前記アクセス権に係る情報に対応する前記ユーザが属する組織として前記アクセス権に係る情報を適用することにより、アクセス権を設定する
   コンピュータプログラム。

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