JP2006251977A - 文書管理装置、文書管理方法、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】文書の本文に対するアクセス権と、文書のタイトルや作者、作成日時などの書誌情報に対するアクセス権をそれぞれ設定することで、階層構造を持つ文書の利用制限を柔軟に設定できる文書管理装置を提供する。
【解決手段】複数の文書をデータベースに維持管理するときに、利用書単位・文書単位に、文書本文と書誌情報のアクセス権限を個別に設定し、前記データベースに登録されている文書のうち、文書本文と書誌情報のアクセス権限を参照して、利用者がアクセス可能かを判断し、アクセス可能と判断された文書を一覧表示するようにした。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理方法、プログラムおよび記録媒体に関し、特に、通信ネットワーク上で複数の利用者が文書を登録・閲覧可能な文書管理装置、文書管理方法、コンピュータで文書管理装置の機能を実現するプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

近年、利用者間の情報共有を促進するため、文書管理システムに文書を登録し、文書を共有しながら利用することが、企業などでは一般的になりつつある。ネットワークに接続されている文書管理システムで文書を管理することによって、複数の利用者間で文書を共有可能になるだけではなく、ネットワークに接続可能な場所では様々な端末から文書を閲覧・操作が可能になるからである。

文書管理システムに登録される文書には、重要文書や機密文書も含まれるため、文書管理システムは、文書毎に閲覧可能な読者・編集可能な読者などの文書のアクセス権を設定可能になっている。
また、文書を分類、構造化して保管するために、文書に階層構造を持たせて保管する機能を有する文書管理システムも多い。

従来の文書管理システムでは、文書のアクセス権の設定方法として、個々の文書に対して閲覧できるユーザ、編集できるユーザなどのアクセス権を設定していた。閲覧権限の無い文書は、その文書を文書一覧で表示させず、文書の存在自体をアクセス権のない利用者が知ることができないようにすることが一般的である。

例えば、特許文献１では、検索結果の表示画面上で、少なくとも所望の表示領域とアクセスレベルを指定するだけで、構造化文書データベース中の所望の構成要素に、用途や表示形式などに応じた所望のアクセス権限を容易にしかもきめ細かく設定することができるようにしている。

また、特許文献２では、１つの文書に対して次の３つの表現を用意する。表現１は文書の実体（ＭＳ−Ｗｏｒｄ，ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ等）、表現２は印刷不能ＰＤＦ（表示は可能だが、印刷は不能）、表現３はＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ（印刷のみ可能）とする。表現２は表現１からＰＤＦ生成装置を用いて自動的に生成し、表現３は表現１からＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ生成装置を用いて自動的に生成する。これら３つの表現について各ユーザに対して、それぞれ権利を与えることにより、ユーザによっては、表現２を利用して本文を表示できたり、表現２を利用して本文を表示でき、かつ表現３を利用して印刷できたり、表示、印刷、本文の修正が自由に行えたりして、単なる読み出し、書き込みのアクセス権だけでなく、より細かなアクセス権を設定することが可能な文書管理装置を提供している。
特開２００３−２８１１４９号公報 特開２００１−１０１１６１号公報

ところで、データベースシステム、掲示板システム、ニュース・リーダー、電子メールシステム等の多数の文書を管理する文書管理システムにおいては、複数の文書を階層構造でツリーを形成していることが多い。例えば、掲示板システムでは、登録された記事への返答は返答先の記事を親とする子記事として登録され、その結果、同一の話題に対する一群の記事がスレッドを形成する。スレッド中のすべての記事は、スレッドの最初の記事の子孫となっている。

しかしながら、文書を階層構造により管理している文書管理システムでは、アクセス権のある文書はツリーとして表示されるが、アクセス権の無い文書があった場合は、その文書とその文書の下位に属する文書も含めて表示させていなかった。
そのため、ある文書のアクセス権を特定の利用者に対してアクセス禁止にしてしまうと、その文書の下位に属する文書のうち、その利用者にはアクセス権を与えたい文書があっても、下位に属する文書は全て利用できなくなってしまう。その結果、階層構造を持つ文書管理システムでは、各文書の重要度や機密度に応じて柔軟かつ個別に利用させることができない状況になっていた。

本発明は、上記のような実情を考慮してなされたものであって、文書の本文に対するアクセス権と、文書のタイトルや作者、作成日時などの書誌情報に対するアクセス権をそれぞれ設定することで、階層構造を持つ文書の利用制限を柔軟に設定できる文書管理装置、文書管理方法、コンピュータで文書管理装置の機能を実現するプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、請求項１に記載の文書管理装置の発明は、複数の文書をデータベースに維持管理する文書管理装置において、利用書単位・文書単位に、文書本文と書誌情報のアクセス権限を個別に設定するアクセス権設定手段と、前記データベースに登録された文書について利用者がアクセス可能かを判断するアクセス制御手段と、前記データベースに登録されている文書のうち、前記アクセス制御手段でアクセス可能と判断された文書の一覧表示を行う表示手段とを備えることを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、前記表示手段は、利用者のアクセス権限に応じて、文書本文と書誌情報にアクセス権限のある文書および書誌情報のみアクセス権限のある文書のみを一覧表示することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の文書管理装置において、前記データベースは、登録された文書を階層構造により管理し、前記表示手段は、書誌情報にアクセス権限のない文書、および、その文書の下位階層に属する文書もアクセス権の種類に依らずに、一覧表示しないことを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項１、２または３に記載の文書管理装置において、前記表示手段は、文書本文と書誌情報ともにアクセス権限がある文書と、文書の書誌情報のみにアクセス権限がある文書とを区別可能に、文字装飾やアイコンを付与して一覧表示することを特徴とする。

請求項５に記載の文書管理方法の発明は、複数の文書をデータベースに維持管理する文書管理方法において、利用書単位・文書単位に、文書本文と書誌情報のアクセス権限を個別に設定し、前記データベースに登録されている文書のうち、文書本文と書誌情報のアクセス権限を参照して、利用者がアクセス可能かを判断し、アクセス可能と判断された文書の一覧表示を行うことを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、コンピュータに、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置の機能を実現するためのプログラムである。
請求項７に記載の発明は、請求項６に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。

本発明によれば、文書本文と書誌情報の両方を利用できるアクセス権限と、文書本文は利用できないが文書の書誌情報のみ利用できるアクセス権限、文書本文も文書の書誌情報も利用できないアクセス権の３通りのアクセス権を設定可能とすることで、文書の階層構造に依存することなく、個々の文書の共有と利用制限を柔軟に行うことができる。

また、各利用者のアクセス権に応じて、文書本文と書誌情報が利用できるアクセス権のある文書、または書誌情報のみ利用できるアクセス権のある文書のみに分けて一覧表示することができるので、文書の階層構造に依存することなく、個々の文書の共有と利用制限を柔軟に行うことができる。

さらに、文字装飾やアイコンを各文書へ付与することにより、書誌情報だけ利用できる文書と、文書本文も利用できる文書を一目で判別することができる。
また、ユーザは、文書階層の構造を把握しつつ、重要度や機密性の高い文書（書誌情報のみは公開可能な文書）の下位に位置する文書をアクセスすることができる。
また、タイトルなどの書誌情報も公開できない極秘情報のときは、書誌情報へアクセスを禁止することでセキュリティを保つことができる。

以下、図面を参照して、本発明の文書管理装置を利用した文書管理システムに係る好適な実施形態を説明する。
図１は、本発明の文書管理装置を利用した文書管理システムの機能構成を示すブロック図であり、同図において、文書管理システムは、ユーザによって登録・閲覧される文書を保持するデータベース２０と、データベース２０に保持された文書の登録・閲覧を管理する文書管理装置１０と、この文書管理装置１０にアクセスしてデータベース２０に維持されている文書の登録・更新や閲覧を行うための１台以上のクライアント装置３０とから構成される。これらの文書管理装置１０とデータベース２０とクライアント装置３０とはそれぞれネットワーク通信インタフェースを備えており、ネットワーク４０を介して接続するようになっている。

まず、データベース２０について説明する。
データベース２０には、文書の維持・管理を行う文書データベース２１と、登録されている文書が誰にどのようなアクセス権を設定したかを管理するアクセス制御テーブル２２がある。
このうち、文書データベース２１のデータ構造は、１つの文書に対してそれぞれ、文書ごとにユニークに付けられる文書ＩＤ、文書に関する書誌情報（文書のタイトル、作成者名、作成日時等）、文書の内容、および、親文書ＩＤを含むデータ項目から構成されている（図２参照）。

親文書ＩＤは、当該文書がどの文書に基づいて作成されたのかを示す親文書の文書ＩＤである。例えば、図２は、文書ＩＤ＝１の文書は、親文書ＩＤがない（図中”なし”で示している）ので、スレッドの最上位にある文書であり、また、文書ＩＤ＝２の文書は、親文書ＩＤ＝１であるから、文書ＩＤ＝１を親文書とする子文書であり、文書ＩＤ＝３の文書は、親文書ＩＤ＝２であるから、文書ＩＤ＝２を親文書とする子文書であることを示している。

図３は、文書データベース２１に記録されている文書のアクセス制御テーブルの例である。アクセス種別には、文書の本文と書誌情報ともにアクセスができるタイプ、文書の書誌情報のみアクセスできるタイプ、書誌情報、文書本文ともにアクセスできないタイプの３タイプがある。

アクセス制御テーブル２２は、各文書につき、アクセス可能なユーザとアクセス種別が記録されており、このデータ構造は、文書ＩＤ、アクセス制限の対象となるユーザのユーザＩＤ、この文書に対するこのユーザのアクセスの種別を含むデータ項目から構成されている（図３参照）。
アクセスの種別では、文書本文と文書の書誌情報とのそれぞれにユーザＩＤで示したユーザがアクセス「可」あるいは「不可」のうちいずれかが設定される。

図３の例では、文書ＩＤ＝１の文書に対しては、３人のユーザ（user1,user2,user3）に対するアクセスの種別がそれぞれ設定されている。例えば、ユーザＩＤ＝「user1」のユーザでは、文書本文と書誌情報ともにアクセス可であるが、ユーザＩＤ＝「user2」のユーザでは、文書本文はアクセス不可で書誌情報はアクセス可であり、また、ユーザＩＤ＝「user3」のユーザでは、文書本文と書誌情報ともにアクセス不可である。

このように、文書本文と、文書のタイトル・作成者・作成日などの書誌情報のアクセス権限を個別に設定可能で、文書本文と書誌情報の両方を利用できるアクセス権限と、文書本文は利用できないが文書の書誌情報のみ利用できるアクセス権限、文書本文も文書の書誌情報も利用できないアクセス権の３通りのアクセス権を設定可能としたことで、文書の階層構造に依存することなく、個々の文書の共有と利用制限を柔軟に行うことができる。

次に、文書管理装置１０の構成について説明する。
文書管理装置１０は、文書管理の一般的な機能のほかに、アクセス権設定手段１１、アクセス制御手段１２および表示手段１３を含んで構成されている。

アクセス権設定手段１１は、文書を登録する登録者やデータベース２０の管理者によって起動され、文書の文書ＩＤと、その文書をアクセスするユーザのユーザＩＤ、およびそのユーザの文書に対するアクセス権を指定させ、指定されたこれらの情報をデータベース２０のアクセス制御テーブル２２へ設定する。

次に、ユーザがクライアント装置３０を使って文書管理装置１０へアクセスし、データベース２０に保持された文書の一覧、あるいは、検索条件を与えてその条件に合致する文書の一覧を表示する例について説明する。

文書管理装置１０がクライアント装置３０から文書一覧表示要求があると、別途定められているユーザに対するアクセス権を考慮して、アクセス可能な文書の文書ＩＤからなるリストを作成して、そのリストを表示手段１３へ渡す。
また、文書管理装置１０がクライアント装置３０から検索要求があると、要求された検索条件に合致し、ユーザにアクセス可能な文書の文書ＩＤからなるリストを取り出して、そのリストを表示手段１３へ渡す。

表示手段１３では、渡されたリストから個々の文書ＩＤを取り出して、ユーザのユーザＩＤとともにアクセス制御手段１２へ渡し、表示してよいか否かを決定し、表示できる文書の文書ＩＤ等からなる表示対象文書リストを作成する。
このアクセス制御手段１２の処理を図４のフローチャートを用いて説明する。

以下、アクセス権判定の文書のことを対象文書と呼び、まず、渡された文書ＩＤの文書を対象文書とする。
最初に、アクセス制御テーブル２２から、対象文書の文書ＩＤとユーザＩＤに対応するアクセス権情報を取り出す（ステップＳ１）。
取り出したアクセス権情報のうち、書誌情報へのアクセス権が「不可」である場合（ステップＳ２のＮＯ）、渡された文書が表示不可であることを呼び出し元へ渡す。

一方、取り出したアクセス権情報のうち、書誌情報へのアクセス権が「可」である場合（ステップＳ２のＹＥＳ）、文書データベース２１を参照して、対象文書の親文書があるかを調べ、親文書がある場合には（ステップＳ３のＹＥＳ）、この親文書ＩＤを取り出し（ステップＳ４）、取り出した親文書を対象文書としてアクセス権を調べるために、ステップＳ１へ戻る。

また、対象文書に親文書がない場合には（ステップＳ３のＮＯ）、渡された文書が表示可であることを呼び出し元へ渡す。

表示手段１３は、このようにして集められた書誌情報にアクセス可能な文書の文書ＩＤ、この文書の親文書ＩＤおよび書誌情報を取り出し、取り出した情報を表示対象文書リストとして、ユーザのクライアント装置３０へ送信する。

データベース２０に保持されている文書の一覧表示結果として、各ユーザのアクセス権に応じて、文書本文と書誌情報が利用できるアクセス権のある文書、および書誌情報のみ利用できるアクセス権のある文書のみが一覧表示されるので、文書の階層構造に依存することなく、個々の文書の共有と利用制限を柔軟に行うことができる。

また、書誌情報を利用できない文書は一覧表示画面に表示せず、かつその文書の下位に属する文書もアクセス権の種類に依らず一覧表示画面に表示されないので、文書の階層構造に依存することなく、個々の文書の共有と利用制限を柔軟に行うことができる。

さらに、上記表示対象文書リスト中の文書が書誌情報のみのアクセス可か、あるいは文書本文もまたアクセス可であるかを区別するための情報を付加するようにしてもよい。
一覧表示結果として、文書本文と書誌情報が利用できる文書と、文書の書誌情報のみ利用できる文書とが区別されるので、文書のうち何を利用できるかを一目で判別することができる。

クライアント装置３０では、受信した文書表示一覧リストから親子関係を求め、ツリー状の形式で表示装置へ表示する（図５参照）。
図５は、文書一覧表示画面例である。この例では、１つの文書に対して、その文書のタイトル５１と作成者５２および作成日５３とを１行で表わして、各文書の親子関係を求めて、文書の階層関係をツリー状の形式で表現し、一覧表として表示している。

この一覧表示画面では、ユーザが書誌情報のみ閲覧できる文書と、本文も含めて閲覧できる文書とが混在している。
しかし、文書が書誌情報のみのアクセス可か、あるいは文書もまたアクセス可であるかを区別するための情報が付加されて、文書管理装置１０から送られてくると、書誌情報のみ閲覧できる文書には、「タイトルのみ」のアイコン５４や文字装飾５４を文書のタイトルにつけるようにした。
または、文書本文および書誌情報共にアクセス可能な場合にのみ、「本文および書誌情報とも」のアイコンや文字装飾を文書のタイトルにつけるようにしてもよいし、また、いずれの場合にも、区別をつけるアイコンや文字装飾を文書のタイトルにつけるようにしてもよい。

上記の説明では、クライアント装置３０で一覧表示を作成して画面へ表示するようにしているが、文書管理装置１０の表示手段１３でクライアント装置３０へ表示する一覧表示画面イメージを作成して、クライアント装置３０へ送るようにしてもかまわない。

以上により、文字装飾やアイコンを各文書へ付与することにより、書誌情報だけ利用できる文書と、文書本文も利用できる文書を一目で判別することができ、使いやすい文書管理システムを提供することができる。
また、ユーザは、文書階層の構造を把握しつつ、重要度や機密性の高い文書（書誌情報のみは公開可能な文書）の下位に位置する文書をアクセスすることができる。
また、タイトルなどの書誌情報も公開できない極秘情報のときは、書誌情報へアクセスを禁止することでセキュリティを保つことが可能である。

本発明は、上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態の文書管理システムおよび文書管理装置を構成する各機能をそれぞれプログラム化して、予め記録媒体に書き込んでおき、この記録媒体に記録されたこれらのプログラムをコンピュータに備えられたメモリあるいは記憶装置に格納し、そのプログラムを実行することによって、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムおよびそのプログラムを記録した記録媒体も本発明を構成することになる。
また、上記プログラムは、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションプログラム等と共同して処理することによって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

なお、上述した実施形態の機能を実現するプログラムは、ディスク系（例えば、磁気ディスク、光ディスク等）、カード系（例えば、メモリカード、光カード等）、半導体メモリ系（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリ等）、テープ系（例えば、磁気テープ、カセットテープ等）等のいずれの形態の記録媒体で提供されてもよい。あるいは、ネットワークを介して記憶装置に格納されたプログラムをサーバコンピュータから直接供給を受けるようにしてもよい。この場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
このように、上述した実施形態の機能をプログラム化して流通させることによって、コストの低廉化、および可搬性や汎用性を向上させることができる。

本発明の文書管理装置を利用した文書管理システムの機能構成を示すブロック図である。 文書データベースのデータ構造例である。 アクセス制御テーブルのデータ構造例である。 アクセス制御手段の処理手順を示すフローチャートである。 クライアント装置の表示装置へ表示される一覧表示例である。

符号の説明

１０…文書管理装置、１１…アクセス権設定手段、１２…アクセス制御手段、１３…表示手段、２０…データベース、２１…文書データベース、２２…アクセス制御テーブル、３０…クライアント装置、４０…ネットワーク、５１…タイトル、５２…作成者、５３…作成日、５４…アイコン。

Claims (7)

1. 複数の文書をデータベースに維持管理する文書管理装置において、利用書単位・文書単位に、文書本文と書誌情報のアクセス権限を個別に設定するアクセス権設定手段と、前記データベースに登録された文書について利用者がアクセス可能かを判断するアクセス制御手段と、前記データベースに登録されている文書のうち、前記アクセス制御手段でアクセス可能と判断された文書の一覧表示を行う表示手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１に記載の文書管理装置において、前記表示手段は、利用者のアクセス権限に応じて、文書本文と書誌情報にアクセス権限のある文書および書誌情報のみアクセス権限のある文書のみを一覧表示することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項１または２に記載の文書管理装置において、前記データベースは、登録された文書を階層構造により管理し、前記表示手段は、書誌情報にアクセス権限のない文書、および、その文書の下位階層に属する文書もアクセス権の種類に依らずに、一覧表示しないことを特徴とする文書管理装置。
4. 請求項１、２または３に記載の文書管理装置において、前記表示手段は、文書本文と書誌情報ともにアクセス権限がある文書と、文書の書誌情報のみにアクセス権限がある文書とを区別可能に、文字装飾やアイコンを付与して一覧表示することを特徴とする文書管理装置。
5. 複数の文書をデータベースに維持管理する文書管理方法において、利用書単位・文書単位に、文書本文と書誌情報のアクセス権限を個別に設定し、前記データベースに登録されている文書のうち、文書本文と書誌情報のアクセス権限を参照して、利用者がアクセス可能かを判断し、アクセス可能と判断された文書の一覧表示を行うことを特徴とする文書管理方法。
6. コンピュータに、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置の機能を実現するためのプログラム。
7. 請求項６に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。