JP2001229174A - 文書管理システム及び該文書管理システムを実行する記録媒体 - Google Patents
文書管理システム及び該文書管理システムを実行する記録媒体Info
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- JP2001229174A JP2001229174A JP2000037103A JP2000037103A JP2001229174A JP 2001229174 A JP2001229174 A JP 2001229174A JP 2000037103 A JP2000037103 A JP 2000037103A JP 2000037103 A JP2000037103 A JP 2000037103A JP 2001229174 A JP2001229174 A JP 2001229174A
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- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】 文書の種類を扱う操作を簡素化し利便性を高
める。 【解決手段】 使用者が文書データの保管を指示する
と、保管先フォルダーに設定してある属性パターンＩＤ
を取得する。取得した属性パターンのＩＤが空値であっ
た場合には、親フォルダーＩＤをたどり、親フォルダー
のフォルダー情報データから属性パターンＩＤを取得す
る。空値でない属性パターンＩＤが見つかるか、また
は、最上位の親フォルダーにたどりつくまでこの処理を
繰り返す。次に、属性パターン情報データエリアから、
取得した属性パターンＩＤに該当するパターンの定義を
取得し、これを文書の属性の初期状態とする。取得した
属性パターンのＩＤが空値であった場合には、初期状態
は基本属性のみとする。次に文書の初期状態に合わせて
属性入力用の画面を構築し表示する。
める。 【解決手段】 使用者が文書データの保管を指示する
と、保管先フォルダーに設定してある属性パターンＩＤ
を取得する。取得した属性パターンのＩＤが空値であっ
た場合には、親フォルダーＩＤをたどり、親フォルダー
のフォルダー情報データから属性パターンＩＤを取得す
る。空値でない属性パターンＩＤが見つかるか、また
は、最上位の親フォルダーにたどりつくまでこの処理を
繰り返す。次に、属性パターン情報データエリアから、
取得した属性パターンＩＤに該当するパターンの定義を
取得し、これを文書の属性の初期状態とする。取得した
属性パターンのＩＤが空値であった場合には、初期状態
は基本属性のみとする。次に文書の初期状態に合わせて
属性入力用の画面を構築し表示する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書の種類を扱う
操作を簡素化し利便性を高めることを可能とする文書管
理システム、およびそれを実行するプログラムを記載し
たコンピュータで読取り可能な記録媒体に関する。
操作を簡素化し利便性を高めることを可能とする文書管
理システム、およびそれを実行するプログラムを記載し
たコンピュータで読取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】近年、コンピュータを使った文書の保管
・検索を行う文書管理システムあるいはソフトウエアが
実用化されている。このようなシステムでは、日常的な
文書の管理方法を模している。すなわち「キャビネッ
ト」と呼ばれる文書を管理する領域があり、キャビネッ
ト内に「フォルダー」と呼ばれる階層的な文書格納領域
を作り、フォルダーの中に複数の「文書」を作成する。
文書には保管したいデータ（ワープロデータファイル
や、画像データなど）を格納し、“文書名”や“作成
日”などの「属性」を付与することが可能である。「属
性」は、後に文書を検索するときの検索キーワードとし
て使用することが多い。「属性」は文書の内容に対する
補足説明でもあり、文書内のデータと合わせて保管した
い情報である。後者の側面を考えた場合、すべての文書
で同じ属性で満足できるものではなく、文書の種類に応
じて付与したい属性は異なる。
・検索を行う文書管理システムあるいはソフトウエアが
実用化されている。このようなシステムでは、日常的な
文書の管理方法を模している。すなわち「キャビネッ
ト」と呼ばれる文書を管理する領域があり、キャビネッ
ト内に「フォルダー」と呼ばれる階層的な文書格納領域
を作り、フォルダーの中に複数の「文書」を作成する。
文書には保管したいデータ（ワープロデータファイル
や、画像データなど）を格納し、“文書名”や“作成
日”などの「属性」を付与することが可能である。「属
性」は、後に文書を検索するときの検索キーワードとし
て使用することが多い。「属性」は文書の内容に対する
補足説明でもあり、文書内のデータと合わせて保管した
い情報である。後者の側面を考えた場合、すべての文書
で同じ属性で満足できるものではなく、文書の種類に応
じて付与したい属性は異なる。
【０００３】例えば、稟議書のような文書には、“審査
者”、“決裁者”などを、設備仕様書のような文書には
“設置場所”、“稼動時期”などを属性とすると便利で
ある。このような文書の種類に応じて属性の数と、個々
の属性の名称と型を定義をすることができるシステムも
実用化されている。例えば、株式会社リコー製の統合文
書管理システム「ＬＩＦＩＳＡ」では、「文書タイプ」
と呼ばれる文書の属性のパターンを定義することが可能
である。先の例で言えば、「稟議書タイプ」や「設備仕
様書タイプ」などの文書タイプをあらかめ作成してお
き、文書を保管するときに相応しい文書タイプを選択し
てから、属性の値を設定する。このようにして文書の種
類に応じた属性を付与することが可能である。また、文
書を検索する場合には、検索したい文書の文書タイプを
選ぶと、文書の種類に応じた属性を検索キーワードとし
て指定することができる。
者”、“決裁者”などを、設備仕様書のような文書には
“設置場所”、“稼動時期”などを属性とすると便利で
ある。このような文書の種類に応じて属性の数と、個々
の属性の名称と型を定義をすることができるシステムも
実用化されている。例えば、株式会社リコー製の統合文
書管理システム「ＬＩＦＩＳＡ」では、「文書タイプ」
と呼ばれる文書の属性のパターンを定義することが可能
である。先の例で言えば、「稟議書タイプ」や「設備仕
様書タイプ」などの文書タイプをあらかめ作成してお
き、文書を保管するときに相応しい文書タイプを選択し
てから、属性の値を設定する。このようにして文書の種
類に応じた属性を付与することが可能である。また、文
書を検索する場合には、検索したい文書の文書タイプを
選ぶと、文書の種類に応じた属性を検索キーワードとし
て指定することができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかし、文書の種類が
複数存在することは、その反面、操作が煩雑になった
り、操作者の思惑と反する結果になることがある。例え
ば、文書を保管する際に、必ず文書タイプを選択しなけ
ればならないが、これはある特定の文書種類だけを主に
扱う場合には煩わしい操作である。また、あるフォルダ
ーには不特定多数の文書タイプの文書が混在する可能性
があるため、フォルダーを開いて文書の一覧を表示する
場合は、全文書タイプに共通の固定属性しか表示されな
い。しかし、使用者が本当に知りたい情報は得てして固
定属性にはなく、文書一つ一つを開いて文書タイプに固
有の属性値を確認するしかない。
複数存在することは、その反面、操作が煩雑になった
り、操作者の思惑と反する結果になることがある。例え
ば、文書を保管する際に、必ず文書タイプを選択しなけ
ればならないが、これはある特定の文書種類だけを主に
扱う場合には煩わしい操作である。また、あるフォルダ
ーには不特定多数の文書タイプの文書が混在する可能性
があるため、フォルダーを開いて文書の一覧を表示する
場合は、全文書タイプに共通の固定属性しか表示されな
い。しかし、使用者が本当に知りたい情報は得てして固
定属性にはなく、文書一つ一つを開いて文書タイプに固
有の属性値を確認するしかない。
【０００５】本発明は、文書の種類を扱う操作を簡素化
し利便性を高めることを可能とする文書管理システム、
およびそれを実行するプログラムを記載したコンピュー
タで読取り可能な記録媒体に関する。
し利便性を高めることを可能とする文書管理システム、
およびそれを実行するプログラムを記載したコンピュー
タで読取り可能な記録媒体に関する。
【０００６】
【課題を解決するための手段】請求項１の発明は、フォ
ルダーなどの文書格納領域を作成する手段と、フォルダ
ーに文書を保管する手段と、フォルダーに保管している
文書の一覧を表示する手段を持ち、かつ、文書に付与す
る属性のパターンを複数個定義する手段と、文書と属性
パターンを結び付けて管理する手段と、属性パターンを
検索キーとして文書を検索する手段と、文書の一覧表示
で文書の属性情報を表示する手段を持つ文書管理システ
ムにおいて、優先的に使用する属性パターンをフォルダ
ー毎に設定する手段を有し、文書を保管する際に保管先
のフォルダーに設定してある属性パターンを文書の初期
状態として設定する手段を持つことを特徴としたもので
ある。
ルダーなどの文書格納領域を作成する手段と、フォルダ
ーに文書を保管する手段と、フォルダーに保管している
文書の一覧を表示する手段を持ち、かつ、文書に付与す
る属性のパターンを複数個定義する手段と、文書と属性
パターンを結び付けて管理する手段と、属性パターンを
検索キーとして文書を検索する手段と、文書の一覧表示
で文書の属性情報を表示する手段を持つ文書管理システ
ムにおいて、優先的に使用する属性パターンをフォルダ
ー毎に設定する手段を有し、文書を保管する際に保管先
のフォルダーに設定してある属性パターンを文書の初期
状態として設定する手段を持つことを特徴としたもので
ある。
【０００７】請求項２の発明は、任意のフォルダーの下
の文書を検索する際に、フォルダーに設定している属性
パターンを検索条件の初期状態として条件式入力画面を
表示することを特徴としたものである。
の文書を検索する際に、フォルダーに設定している属性
パターンを検索条件の初期状態として条件式入力画面を
表示することを特徴としたものである。
【０００８】請求項３の発明は、任意のフォルダーの下
の文書一覧を表示する際に、フォルダーに設定している
属性タイプの文書を優先的に表示し、その他の属性パタ
ーンの文書とは区別して表示することを特徴としたもの
である。
の文書一覧を表示する際に、フォルダーに設定している
属性タイプの文書を優先的に表示し、その他の属性パタ
ーンの文書とは区別して表示することを特徴としたもの
である。
【０００９】請求項４の発明は、請求項３の発明におい
て、フォルダーに設定している属性タイプの文書を表示
する場合は、その属性パターンで定義した属性値を併わ
せて文書一覧に表示することを特徴としたものである。
て、フォルダーに設定している属性タイプの文書を表示
する場合は、その属性パターンで定義した属性値を併わ
せて文書一覧に表示することを特徴としたものである。
【００１０】請求項５の発明は、請求項３の発明におい
て、フォルダーに設定している属性パターンの文書以外
の文書は表示しないことを設定する手段を持つことを特
徴としたものである。
て、フォルダーに設定している属性パターンの文書以外
の文書は表示しないことを設定する手段を持つことを特
徴としたものである。
【００１１】請求項６の発明は、請求項３の発明におい
て、フォルダーに属性パターンを設定していない場合
に、親フォルダーに設定している属性パターンを継承す
ることを特徴としたものである。
て、フォルダーに属性パターンを設定していない場合
に、親フォルダーに設定している属性パターンを継承す
ることを特徴としたものである。
【００１２】請求項７の発明は、請求項１乃至６のいず
れかに記載の文書管理システムを実行するプログラムを
記録したコンピュータで読み取り可能な記録媒体を特徴
としたものである。
れかに記載の文書管理システムを実行するプログラムを
記録したコンピュータで読み取り可能な記録媒体を特徴
としたものである。
【００１３】
【発明の実施の形態】図１は、本発明による文書管理シ
ステムの一実施例を説明するための構成図で、入出力制
御部１はキーボードやマウスなどポインティングデバイ
スからの入力を制御し、使用者からの指示を受け付け
る。また、指示の結果や、メッセージなどをディスプレ
イ等の出力装置に表示する処理を行う。データベース１
０には文書データと文書の属性値を保管する領域１１
と、フォルダーデータを保管する領域１２と、属性パタ
ーンデータを保管する領域１３がある。属性パターン情
報管理部７は新規に作成した属性パターンデータのデー
タベース１０への格納および、必要な属性パターンデー
タのデータベース１０からの取得を行う。フォルダー情
報管理部８はフォルダーと属性パターンとの結びつきを
管理する。属性設定画面制御部４は文書データを保管す
る際に、保管先フォルダーに設定されている属性パター
ンをフォルダー情報管理部８から取得し、属性パターン
の詳細情報を属性パターン情報管理部７から取得する。
取得した情報を元に属性値を入力するための画面を構成
する。入力された属性値は文書のデータと共に文書保管
処理部６に渡され、文書データをデータベース１０に格
納する。検索画面制御部２は検索処理部５を制御して検
索対象のフォルダーに設定されている属性パターン情報
をフォルダー情報管理部８および属性パターン情報管理
部７から取得し、検索条件入力画面を構築する。文書一
覧画面制御部３は、フォルダーに保管している文書を検
索した後、属性パターン情報を元に文書一覧画面を構築
する。
ステムの一実施例を説明するための構成図で、入出力制
御部１はキーボードやマウスなどポインティングデバイ
スからの入力を制御し、使用者からの指示を受け付け
る。また、指示の結果や、メッセージなどをディスプレ
イ等の出力装置に表示する処理を行う。データベース１
０には文書データと文書の属性値を保管する領域１１
と、フォルダーデータを保管する領域１２と、属性パタ
ーンデータを保管する領域１３がある。属性パターン情
報管理部７は新規に作成した属性パターンデータのデー
タベース１０への格納および、必要な属性パターンデー
タのデータベース１０からの取得を行う。フォルダー情
報管理部８はフォルダーと属性パターンとの結びつきを
管理する。属性設定画面制御部４は文書データを保管す
る際に、保管先フォルダーに設定されている属性パター
ンをフォルダー情報管理部８から取得し、属性パターン
の詳細情報を属性パターン情報管理部７から取得する。
取得した情報を元に属性値を入力するための画面を構成
する。入力された属性値は文書のデータと共に文書保管
処理部６に渡され、文書データをデータベース１０に格
納する。検索画面制御部２は検索処理部５を制御して検
索対象のフォルダーに設定されている属性パターン情報
をフォルダー情報管理部８および属性パターン情報管理
部７から取得し、検索条件入力画面を構築する。文書一
覧画面制御部３は、フォルダーに保管している文書を検
索した後、属性パターン情報を元に文書一覧画面を構築
する。
【００１４】図２は、本発明に関わるデータ構造を示し
たものである。文書情報データエリアには、文書を一意
に特定するための文書ＩＤと保管先のフォルダーＩＤを
持つ。また、すべての文書に共通な基本属性として文書
名や作成日などの属性値を持っている。さらに、文書の
種類に応じた属性を格納するための拡張属性領域があ
る。拡張属性領域のどのフィールドを使用するかは、属
性パターンＩＤで示される属性パターンデータにより定
義する。
たものである。文書情報データエリアには、文書を一意
に特定するための文書ＩＤと保管先のフォルダーＩＤを
持つ。また、すべての文書に共通な基本属性として文書
名や作成日などの属性値を持っている。さらに、文書の
種類に応じた属性を格納するための拡張属性領域があ
る。拡張属性領域のどのフィールドを使用するかは、属
性パターンＩＤで示される属性パターンデータにより定
義する。
【００１５】フォルダー情報データエリアには、フォル
ダーを一意に特定するためのフォルダーＩＤ、フォルダ
ーの階層構造を表現するための親フォルダーＩＤ等があ
る。また、フォルダーに設定した属性パターンのＩＤを
持つ。
ダーを一意に特定するためのフォルダーＩＤ、フォルダ
ーの階層構造を表現するための親フォルダーＩＤ等があ
る。また、フォルダーに設定した属性パターンのＩＤを
持つ。
【００１６】属性パターンデータエリアには、属性パタ
ーンを一意に特定するための属性パターンＩＤや、属性
パターンの名称と共に、パターン情報として属性の名称
とその属性値を格納する文書情報データの拡張属性領域
のフィールドの場所を持っている。
ーンを一意に特定するための属性パターンＩＤや、属性
パターンの名称と共に、パターン情報として属性の名称
とその属性値を格納する文書情報データの拡張属性領域
のフィールドの場所を持っている。
【００１７】図３は、フォルダーに属性パターンを設定
するための画面例である。使用者は任意のフォルダーに
対し優先的に使用する属性パターンを、既に定義済みの
属性パターン群から選択して設定することが可能であ
る。ここで指定され多属性パターンのＩＤを、対象のフ
ォルダーのフォルダー情報データエリアの属性パターン
ＩＤフィールドに記録する。
するための画面例である。使用者は任意のフォルダーに
対し優先的に使用する属性パターンを、既に定義済みの
属性パターン群から選択して設定することが可能であ
る。ここで指定され多属性パターンのＩＤを、対象のフ
ォルダーのフォルダー情報データエリアの属性パターン
ＩＤフィールドに記録する。
【００１８】図４は、請求項１及び請求項６を合わせた
処理フローである。使用者が文書データの保管を指示す
ると、保管先フォルダーに設定してある属性パターンＩ
Ｄを取得する。取得した属性パターンのＩＤが空値であ
った場合には、親フォルダーＩＤをたどり、親フォルダ
ーのフォルダー情報データから属性パターンＩＤを取得
する。空値でない属性パターンＩＤが見つかるか、また
は、最上位の親フォルダーにたどりつくまでこの処理を
繰り返す。次に、属性パターン情報データエリアから、
取得した属性パターンＩＤに該当するパターンの定義を
取得し、これを文書の属性の初期状態とする。なお、取
得した属性パターンのＩＤが空値であった場合には、初
期状態は基本属性のみとする。次に文書の初期状態に合
わせて属性入力用の画面を構築し表示する。
処理フローである。使用者が文書データの保管を指示す
ると、保管先フォルダーに設定してある属性パターンＩ
Ｄを取得する。取得した属性パターンのＩＤが空値であ
った場合には、親フォルダーＩＤをたどり、親フォルダ
ーのフォルダー情報データから属性パターンＩＤを取得
する。空値でない属性パターンＩＤが見つかるか、また
は、最上位の親フォルダーにたどりつくまでこの処理を
繰り返す。次に、属性パターン情報データエリアから、
取得した属性パターンＩＤに該当するパターンの定義を
取得し、これを文書の属性の初期状態とする。なお、取
得した属性パターンのＩＤが空値であった場合には、初
期状態は基本属性のみとする。次に文書の初期状態に合
わせて属性入力用の画面を構築し表示する。
【００１９】図５は、保存文書に属性を設定する画面の
例である。画面には基本属性と共に、初期状態の属性パ
ターンに依存した拡張属性の入力欄が存在する。初期状
態の属性パターンが使用者の意図するパターンと異なる
場合は、この画面でパターンの変更を指示することもで
きる。
例である。画面には基本属性と共に、初期状態の属性パ
ターンに依存した拡張属性の入力欄が存在する。初期状
態の属性パターンが使用者の意図するパターンと異なる
場合は、この画面でパターンの変更を指示することもで
きる。
【００２０】図６は、請求項２及び請求項６を合わせた
処理フローである。使用者が任意のフォルダー下の文書
の検索を指示すると、検索対象フォルダーに設定してあ
る属性パターンＩＤを取得する。前記と同様に空値でな
い属性パターンＩＤが見つかるか、または、最上位の親
フォルダーにたどりつくまで親フォルダーをたどってい
く。次に、属性パターン情報データエリアから、取得し
た属性パターンＩＤに該当するパターンの定義を取得
し、これを検索条件の初期状態とする。なお、取得した
属性パターンのＩＤが空値であった場合には、初期状態
は基本属性のみとする。次に文書の初期状態に合わせて
検索条件入力用の画面を構築し表示する。
処理フローである。使用者が任意のフォルダー下の文書
の検索を指示すると、検索対象フォルダーに設定してあ
る属性パターンＩＤを取得する。前記と同様に空値でな
い属性パターンＩＤが見つかるか、または、最上位の親
フォルダーにたどりつくまで親フォルダーをたどってい
く。次に、属性パターン情報データエリアから、取得し
た属性パターンＩＤに該当するパターンの定義を取得
し、これを検索条件の初期状態とする。なお、取得した
属性パターンのＩＤが空値であった場合には、初期状態
は基本属性のみとする。次に文書の初期状態に合わせて
検索条件入力用の画面を構築し表示する。
【００２１】図７は、文書の検索条件を入力する画面の
例である。画面には基本属性と共に、初期状態の属性パ
ターンに依存した拡張属性の入力欄が存在する。初期状
態の属性パターンが使用者の意図するパターンと異なる
場合は、この画面でパターンの変更を指示することもで
きる。
例である。画面には基本属性と共に、初期状態の属性パ
ターンに依存した拡張属性の入力欄が存在する。初期状
態の属性パターンが使用者の意図するパターンと異なる
場合は、この画面でパターンの変更を指示することもで
きる。
【００２２】図８は、請求項３，４，５及び請求項６を
合わせた文書一覧表示処理フローを示す図である。使用
者が任意のフォルダーを開き、文書の一覧の表示を指示
すると、対象フォルダーに設定してある属性パターンＩ
Ｄを取得する。前記と同様に空値でない属性パターンＩ
Ｄが見つかるか、または、最上位の親フォルダーにたど
りつくまで親フォルダーをたどっていく。次に、文書情
報データエリアから、親フォルダーＩＤが対象フォルダ
ーのフォルダーＩＤと同じであり、かつ、属性パターン
ＩＤが取得したパターンＩＤと同じである文書を抽出す
る。さらに、属性パターンデータエリアから拡張属性の
格納フィールドを取得し、抽出した文書情報の該当する
フィールドから値を取得する。これらのデータを一覧状
に並べて一覧画面を構築する。
合わせた文書一覧表示処理フローを示す図である。使用
者が任意のフォルダーを開き、文書の一覧の表示を指示
すると、対象フォルダーに設定してある属性パターンＩ
Ｄを取得する。前記と同様に空値でない属性パターンＩ
Ｄが見つかるか、または、最上位の親フォルダーにたど
りつくまで親フォルダーをたどっていく。次に、文書情
報データエリアから、親フォルダーＩＤが対象フォルダ
ーのフォルダーＩＤと同じであり、かつ、属性パターン
ＩＤが取得したパターンＩＤと同じである文書を抽出す
る。さらに、属性パターンデータエリアから拡張属性の
格納フィールドを取得し、抽出した文書情報の該当する
フィールドから値を取得する。これらのデータを一覧状
に並べて一覧画面を構築する。
【００２３】次に、文書情報データエリアから、親フォ
ルダーＩＤが対象フォルダーのフォルダーＩＤと同じで
あり、かつ、属性パターンＩＤが取得したパターンＩＤ
ではない文書を抽出する。抽出した文書情報の基本属性
の値を取得し、これらのデータを一覧画面に追加する。
ただし、この処理は、フォルダーに設定している属性パ
ターンの文書以外の文書は表示しないように使用者が指
示した場合は行われない処理である。
ルダーＩＤが対象フォルダーのフォルダーＩＤと同じで
あり、かつ、属性パターンＩＤが取得したパターンＩＤ
ではない文書を抽出する。抽出した文書情報の基本属性
の値を取得し、これらのデータを一覧画面に追加する。
ただし、この処理は、フォルダーに設定している属性パ
ターンの文書以外の文書は表示しないように使用者が指
示した場合は行われない処理である。
【００２４】図９は、文書一覧の表示を示す画面の例で
ある。一覧画面上では、フォルダーに設定した属性パタ
ーンと一致する文書が優先的に表示され、かつ、属性パ
ターンで定義した属性値が表示されている。
ある。一覧画面上では、フォルダーに設定した属性パタ
ーンと一致する文書が優先的に表示され、かつ、属性パ
ターンで定義した属性値が表示されている。
【００２５】
【発明の効果】さまざまな文書種類ごとに属性のパター
ンを定義できる文書管理システムにおいて、使用者が主
に使用する属性パターンをフォルダー単位で設定するこ
とが可能であり、文書の保管や検索をする際に、属性パ
ターンを選択する手順を軽減することができる。また、
文書の一覧表示において、使用者が注目したいタイプの
文書を優先的に表示し、かつ、そのタイプに依存する情
報が一覧表示上で確認できるため、文書を探し出すこと
が容易になり使用者の作業の効率が望める。
ンを定義できる文書管理システムにおいて、使用者が主
に使用する属性パターンをフォルダー単位で設定するこ
とが可能であり、文書の保管や検索をする際に、属性パ
ターンを選択する手順を軽減することができる。また、
文書の一覧表示において、使用者が注目したいタイプの
文書を優先的に表示し、かつ、そのタイプに依存する情
報が一覧表示上で確認できるため、文書を探し出すこと
が容易になり使用者の作業の効率が望める。
【図１】 本発明による文書管理システムの一実施例を
説明するための構成図である。
説明するための構成図である。
【図２】 本発明に関わるデータ構造を示す図である。
【図３】 フォルターに属性パターンを設定するための
画面例である。
画面例である。
【図４】 請求項１及び請求項６を合わせた処理フロー
である。
である。
【図５】 保存文書に属性を設定する画面の例を示す図
である。
である。
【図６】 請求項２及び請求項６を合わせた処理フロー
である。
である。
【図７】 文書の検索条件を入力する画面の例を示す図
である。
である。
【図８】 請求項３，４，５及び請求項６を合わせた文
書一覧表示処理フローである。
書一覧表示処理フローである。
【図９】 文書一覧画面の例を示す図である。
１…入出力制御部、２…検索画面制御部、３…文書一覧
画面制御部、４…属性設定画面制御部、６…文書保管処
理部、７…属性パターン情報管理部、８…フォルダー情
報管理部、１０…データベース、１１…文書データと文
書の属性値を保管する領域、１２…フォルダーデータを
保管する領域、１３…属性パターンデータを保管する領
域。
画面制御部、４…属性設定画面制御部、６…文書保管処
理部、７…属性パターン情報管理部、８…フォルダー情
報管理部、１０…データベース、１１…文書データと文
書の属性値を保管する領域、１２…フォルダーデータを
保管する領域、１３…属性パターンデータを保管する領
域。
フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 15/403 ３８０Ｅ
Claims (7)
- 【請求項１】 フォルダーなどの文書格納領域を作成す
る手段と、フォルダーに文書を保管する手段と、フォル
ダーに保管している文書の一覧を表示する手段を持ち、
かつ、文書に付与する属性パターンを複数個定義する手
段と、文書と属性パターンを結び付けて管理する手段
と、属性パターンを検索キーとして文書を検索する手段
と、文書の一覧表示で文書の属性情報を表示する手段を
持つ文書管理システムにおいて、優先的に使用する属性
パターンをフォルター毎に設定する手段を有し、文書を
保管する際に保管先のフォルダーに設定してある属性パ
ターンを文書の初期状態として設定する手段を持つこと
を特徴とする文書管理システム。 - 【請求項２】 任意のフォルダーの下の文書を検索する
際に、フォルダーに設定している属性パターンを検索条
件の初期状態として条件式入力画面を表示することを特
徴とする文書管理システム。 - 【請求項３】 任意のフォルダーの下の文書一覧を表示
する際に、フォルダーに設定している属性タイプの文書
を優先的に表示し、その他の属性パターンの文書とは区
別して表示することを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項４】 請求項３において、フォルダーに設定し
ている属性タイプの文書を表示する場合は、その属性パ
ターンで定義した属性値を併わせて文書一覧に表示する
ことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項５】 請求項３において、フォルダーに設定し
ている属性パターンの文書以外の文書は表示しないこと
を設定する手段を持つことを特徴とする文書管理システ
ム。 - 【請求項６】 請求項３において、フォルダーに属性パ
ターンを設定していない場合に、親フォルダーに設定し
ている属性パターンを継承することを特徴とする文書管
理システム。 - 【請求項７】 請求項１乃至６のいずれかに記載の文書
管理システムを実行するプログラムを記録したコンピュ
ータで読み取り可能な記録媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000037103A JP2001229174A (ja) | 2000-02-15 | 2000-02-15 | 文書管理システム及び該文書管理システムを実行する記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000037103A JP2001229174A (ja) | 2000-02-15 | 2000-02-15 | 文書管理システム及び該文書管理システムを実行する記録媒体 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
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Family Applications (1)
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|---|---|---|---|
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| Country | Link |
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Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US7650363B2 (en) | 2002-02-25 | 2010-01-19 | Ricoh Company, Ltd. | Document management system, document management program and recording medium |
| CN103279489A (zh) * | 2013-04-25 | 2013-09-04 | 安科智慧城市技术（中国）有限公司 | 一种元数据的存储方法、装置 |
-
2000
- 2000-02-15 JP JP2000037103A patent/JP2001229174A/ja active Pending
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| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US7650363B2 (en) | 2002-02-25 | 2010-01-19 | Ricoh Company, Ltd. | Document management system, document management program and recording medium |
| CN103279489A (zh) * | 2013-04-25 | 2013-09-04 | 安科智慧城市技术（中国）有限公司 | 一种元数据的存储方法、装置 |
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