JP2008033950A - 電子文書処理システムにおける文書処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】新規かつ有用な電子文書処理システムにおける文書処理方法を提供すること。
【解決手段】一つの文書または複数の文書を選択し、選択した文書またはそれに対する参照をスタックに置く。そして、スタックカバーシートが生成される。スタックカバーシートは、スタックに適用できるコントロールだけでなく、目次，タイトル，一以上のキーワードおよび／または注釈を含んでいる。カバーシートデータを含む電子ファイルは、綴じられたスタックを電子的に表示する。オプションとして、スタック中の文書は、同一のキーまたは関連するキーを使用して暗号化される。スタックが綴じられると、スタックまたはスタックを表示しているファイルは、スタックデータベースまたはファイル構造中に記憶される。
【選択図】 図２

Description

本発明は文書処理方法に関し、特に、文書の保存および検索の分野の文書処理方法に関するものである。より詳細に、本発明の一実施の形態は文書の結合を含む文書ハンドラを提供する（文書をグループにまとめるためのユーザインタフェースを含む文書保存システム）。

従来、紙文書として効率的に取り扱われることができた文書は電子文書に置き換えられている。これにはいくつかの理由がある。電子的に文書をスキャンして保存するコストは、紙文書を保存するコストに比べて非常に減少しているため、大量に紙文書を保存することはすぐに不経済なものになると考えられる。保存コストに加えて、文書が電子的フォームの場合にあっては、一部の文書オペレーションは相当簡単なものとなる。例えば、特定の文書のコピーを一時的または一回使用するような場合、コピーを電子的に作成することによって紙の無駄使いをなくすことができる。

電子文書がテキスト検索可能なフォーマットで保存される場合、それについて簡単に探索することができる。たとえ文書がテキスト検索可能なフォーマットで保存されていない場合であっても、光学的文字認識（ＯＣＲ）プロセスにその文書を通すことで検索可能なテキストを生成することは可能であり、または、米国特許第５，４６５，３５３および５，７１７，９４０に開示されているようなより進んだ手法を使用して文書を検索することも可能である。なお、これらの特許は全ての目的のために参照によってここに取り入れられる。

電子的フォームの文書の利点にもかかわらず、紙フォームの文書は、未だ従来の電子文書に勝る利点をいくつか有している。たいてい、人間にとって電子文書を心の中で描くことは困難であるが、人間は紙文書には触れることができ、それにしわをよせることができ、または、それを机の上のたくさんの紙のスタックに加えることができる。紙文書が純粋に美的という理由で一部の者に好まれているということを別にすれば、紙文書オペレーションに対する電子的な類似物が存在しない場合に紙文書が選択される。

いくつかの紙文書作業は、コピーを取ること，ファイルに保存すること（および他のファイルまたはファイルキャビネット内にファイルを保存すること），閲覧すること，（仮想の）デスクトップの周りを動かすこと、というような電子文書処理と非常に類似した点を有している。一方、ホチキスで綴じるというような他の紙文書オペレーションは、電子文書の処理と類似する点を有していない。ホチキスで綴じるということは、綴じられている複数の紙の間に結合を与えることである。典型的なホチキスの針は取外し可能なものであるため、その結合は半永久的なものである。

しかしながら、製本し、リボンで留める（binding and ribboning）等のような他の形態で綴じると、より永久的に複数の紙を綴じておくこと、または結合させておくことに役立つ。綴じることにより、保存，運搬等の際に紙のスタック（たくさんの紙）を一単位として扱うことができる。また、紙のスタックが綴じられた場合、紙文書の完成を意味し、取り外されたホチキスの針は紙文書上において一般に識別可能なものとなる。

本発明にかかる電子文書処理システムの一実施の形態において、電子文書は仮想「スタック（stack）」上に配置され、仮想スタック中の電子文書を互いに結合させるための仮想「ステープリング（stapling：ホチキスで綴じる（留める）こと。以下、ステープル（staple）についても同様。）」機能が提供される。特定の実施の形態において、ユーザ（人間またはコンピュータプロセス）は一つ文書または複数の文書を選択し、選択した文書またはそれに対する参照をスタックに置き、そして、スタックカバーシートが生成される。

ここで、スタックカバーシートは、スタックに適用できるコントロールだけでなく、目次，タイトル，一以上のキーワード，および／または注釈を含む場合がある。また、コントロールは、スタックにページまたは文書を追加するためのコントロールまたはスタックからページまたは文書を削除するためのコントロール，カバーシートの内容を変更するためのコントロール，およびスタックを「綴じる（stapling）」ためのコントロールを含む場合がある。

綴じられたスタックは、カバーシートデータおよびおそらく綴じられた文書そのもののコピーを含む電子ファイルによって電子的に表現される場合がある。また、パーマネントフォーム（permanent form）中の文書は、文書に代えて、文書への参照のみを含むカバーシートと共に、所定の場所に残される場合がある。

本発明によれば、電子的に綴じられた文書を保護するための特定のシステムにおいて、スタックは、ユーザまたは電子ステープラを操作するパーマネントストレージデバイスのプライベートキーによって与えられるキー（またはパスワード）で保護される。オプションとして、スタック中の文書は、同一のキーまたは関連するキーを使って暗号化される。暗号のチェックサムは文書のスタックのために計算され、そして、ユーザのディジタル署名またはシステムのディジタル署名はスタックのカバーシートに添付される。スタックが綴じられると、スタックまたはスタックを表現しているファイルは、スタックデータベースまたはファイル構造に記憶される場合がある。そして、スタックカバーシートは、与えられた文書のセットが同時に、かつおそらく１ヶ所に一緒に存在したという表示として使われることができる。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、電子文書処理システムにおける文書処理方法であって、取得手段が、電子データを外部から取得する取得ステップと、追加手段が、前記取得ステップで取得される前記電子データの中から、任意の組み合わせの前記電子データをスタックに追加する追加ステップと、表示手段が、前記追加ステップで前記スタックに追加された前記電子データと、前記スタックの更新状態を表示する表示ステップと、受取手段が、前記スタックに追加された前記電子データを１つの単位として綴じることを指定するためのステープル命令を受け取る受取ステップと、暗号化手段が、前記ステープル命令の受け取りに応じて、前記スタックに追加された前記電子データを暗号的に保護する暗号化ステップと、を含むものである。

また、請求項２にかかる発明は、請求項１にかかる発明において、前記表示ステップは、１つの単位として綴じるために前記スタックに追加させる前記電子データを選択するオンラインフォームをユーザに提示するものである。

また、請求項３にかかる発明は、請求項１にかかる発明において、前記受取ステップは、１つの単位として綴じるために前記スタックに追加させる前記電子データが選択された場合に、前記ステープル命令に相当するステープラアイコンをユーザに提示して、前記ステープル命令を促すものである。

また、請求項４にかかる発明は、電子文書処理システムにおける文書処理方法であって、取得手段が、電子データを外部から取得する取得ステップと、追加手段が、前記取得ステップで取得される前記電子データの中から、任意の組み合わせの前記電子データをスタックに追加する追加ステップと、表示手段が、前記追加ステップで前記スタックに追加された前記電子データと、前記スタックの更新状態を表示する表示ステップと、受取手段が、前記スタックに追加された前記電子データを１つの単位として綴じることを指定するためのステープル命令を受け取る受取ステップと、暗号化手段が、前記ステープル命令の受け取りに応じて、前記スタックに追加された前記電子データを暗号的に保護する暗号化ステップと、開処理手段が、保護された前記スタックをスタックオープン命令の受信に応じて開く開処理ステップと、提示手段が、ユーザによる閲読のために前記保護されたスタックの内容を提示する提示ステップと、を含むものである。

また、請求項５にかかる発明は、請求項１または４にかかる発明において、前記暗号化ステップは、前記ステープル命令を受け取ると、前記スタックに追加された前記電子データを示すスタックカバーシートを生成し、指定された前記電子データに前記スタックカバーシートを付与するステップを含むものである。

なお、本発明の性質および長所のさらなる理解については、明細書の以下の説明および添付の図面を参照することによって認識することが可能である。

本発明によれば、新規かつ有用な電子文書処理システムにおける文書処理方法を提供することができる、という効果を奏する。

ここで使用される「電子文書」は、一以上のページ上に提示される、ページ画像で表現可能なテキスト，グラフィックスまたは他のデータの集合に言及するものであり、そしてそれは、他の非画像データ、例えば一つ（一つの単位）に集めることが可能な音声データ，ビデオデータ，プログラムコードまたは他の機械読み取り可能なデータを含むものであっても良い。

図１は、スタックステージングエリア１０２およびステープラフォーム１０４を含むステープラシステム１００を示している。このステープラシステム１００は、ディジタルコンピュータ環境におけるどのような方法を用いても実現可能なものであると理解すべきであり、その環境がその技術分野において公知である限りにおいて、その説明を省略するものとする。使用可能なそのような一つの環境として、本件出願人によって共通に所有される１９９８年に出願された米国特許出願『埋込命令を有するアクティブ文書で制御される文書処理方法およびシステム』に開示されるものがある。なお、この出願は、全ての目的のために参照によってここに組み込まれる。そのシステムにおいて、綴じるというようなオペレーションは、アクティブ文書、例えば図１中に示されるステープラフォーム１０４によって処理される。

オペレーションにおいて、ステープラシステム１００は、ステープラカバーシート（スタックカバーシート）１０８を生成するために入力文書１０６の上で動作する。ユーザは、通常、従来の方法を用いて綴じられることになる文書を選択する。例えば、ユーザに提示される文書アイコンを視覚的に選択することにより、名前もしくはディレクトリリストからファイルを選択することにより、または他のなんらかの方法を使用して選択する。

文書は、ステープラシステム１００に対してローカルなものである必要はなく、リモートサーバ上の文書または「インターネット」として知られているネットワークのグローバルなインターネットワーク中に見出される文書であっても良いと理解されるべきである。また、ユーザは人間である必要はなく、文書を選択し、選択した文書を綴じることをリクエストするコンピュータプログラムであっても良いと理解されるべきである。もちろん、文書を選択し、ステープリングオペレーションを開始するためのユーザインタフェースは、ユーザのタイプに従って異なる場合がある。

一つの文書または複数の文書のセットが選択されると、ユーザはそれらをスタックステージングエリア１０２内の仮想スタック１１０に追加する。仮想スタック１１０は、新規で空のスタックまたは「オープン」スタック、即ち未だ綴じられていない文書を有しているもののいずれであっても良い。ユーザインタフェースの機能に依存するが、文書を表すアイコンをスタックアイコン上にドラッグするようにしても良いし、文書をツールバー，ボタン，メニュー項目等を用いて選択するようにしても良い。ブラウザを用いて文書を選択するようにする場合、インターネット上に存在する文書を選択する場合のように、ブラウザのユーザインタフェースにより、または文書が通過するプロキシサーバによって、アイコン，ボタンまたはリンクを選択可能な文書に追加するようにしても良い。

ステープリングオペレーションの前はいつでも、ユーザはスタック「カバーシートデータ」１１２の修正を行うことが許可されている。詳細な実施の形態において、カバーシートデータは、目次，ファイル名またはＵＲＬによって文書を削除し、追加するためのコントロール，ステープリングオペレーションを開始させるためのコントロール（アイコンまたはボタン），およびタイトル，キーワード，注釈等のためのテキストフィールドを含んでいる。ステープリングオペレーションを開始させるための一つの方法として、スタックステージングエリア１０２中に設けられたステープラアイコン１２０をユーザがクリックするというようにしても良い。

文書が永久かつ不変なものでない場合（少なくとも、ユーザが操作できる限りにおいて）、文書は、それらが選択されると、ユーザの制御の下、ストレージデバイス、例えばユーザのローカルファイルストレージ中のディレクトリやステープラプロキシサーバが動作するサーバ上のディレクトリ等にコピーされる。一方、文書がバージョンコントロールシステムによって制御されている文書のように、文書が永久かつ不変なフォーム中にある場合、それらを所定の場所に残しておくと共に、不変なフォームへのリンクで表現するようにすることができる。ステープラシステムが文書のパーマネントストレージ（permanent storage）を含むサーバ上で動作している場合、ステープラシステムは、そのストレージ内のいずれの文書がコピー不要かを容易に特定することができる。

ステープリングのプロセスは、図２においてフローチャートとして示されている。図２に示すように、プロセスはスタックの初期化から始まる。スタックは空のスタックとして始まる。文書が空のスタックに追加されると、そのスタックはオープンスタックになる。ユーザは、オープンスタックに追加する文書を指定することができると共に、オープンスタックから削除する文書を指定することができる。文書が追加および削除されると、各オープンスタックの表示が更新されるようにすることが好ましい。文書がパーマネントストレージ中のものではない場合、それらの文書が選択されるとそれらをパーマネントストレージに移動させることができる。これに代えて、ステープリングオペレーションが開始される際に、それらを移動させることもできる。

厳密に言えば、ストレージのフォームは、永久にかつ全ての状況において永久的であるというわけではない。したがって、ここで使用されるように、用語「パーマネントストレージ」は、ユーザが、ユーザに関連する期間にわたって文書が継続的に存在していたことを信頼できるようにする記憶装置，および何らかのセキュリティレベルによって他のものが文書を変更しまたは削除することを防止するコントロールであると理解されるべきである。なんらかのケースにおいて、ユーザが、ある文書が過去のある時点において存在しており、かつ綴じられていたことを将来立証する必要がある場合、コントロールは、ユーザが削除文書を変更できないようにする場合がある。

しかしながら、文書は制御される。ステープリングオペレーションが開始されると、文書は「綴じられ」、ステープリングシステムの制約の下で制御される。図において示される実施の形態において、ステープリングオペレーションは、スタックカバーシートを生成する。図１に示すように、スタックカバーシート１０８は、アクティブ文書であるステープラフォーム１０４を処理した出力である。スタックカバーシート１０８は、綴じられている文書（オプションとして、各文書の先頭にポインタを含む），スタックタイトル，スタックキーワード，スタック注釈およびスタック署名をリストする目次を含んでいる。特定の実施の形態において、スタック署名は、スタック中の全文書のコンテンツのチェックサムであり、ユーザのディジタル署名またはディジタル署名またはステープラシステムのプライベートキーによって署名される。ある場合において、キーはスタック中の文書を暗号化するために使用される。

好適な実施の形態において、スタックカバーシートはスタックデータベースに追加され、他のものがそれを参照することができる。セキュリティのニーズおよびスタックの用途に応じて、セキュリティコントロールをスタックデータベースに配置することにしても良い。例えば、スタックが、過去のある時点においてスタックが綴じられており、かつ文書が存在していたということを他の者に対して立証するために使用されることになっている場合、ユーザがスタックデータベース中のレコードを変更または削除することができないように、スタックデータベースを保護することができる。もちろん、そのような立証に依存するそれらのものは、スタックデータベースのオペレータを信頼しなければならない。

ステープリングオペレーションが完了すると、オープンスタックは「綴じられた」スタックになる。スタックカバーシートを印刷すること等の、スタックを綴じることに付随する他のオペレーションをこの時点で実行することもできる。なお、図２はひとつのスタックを綴じることを示しているが、図１に示すように、多くのスタックがその時点でオープンである場合があることに留意すべきである。

図３は、スタックカバーシート３００の一実施の形態を示す図であり、タイトル３０２，目次３０４，検索可能なスタックキーワードリスト３０６，スタックアドレス３０８，綴じられた文書のページを示すサムネイルアイコンおよびスタックオペレーションを開始するために使用されるコントロール３１０を含んでいる。図示されるように、スタックカバーシート３００は、オープンスタックのためのものである。それが綴じられたスタックのためのものであるならば、「Handling（処理）」メニューの下の「Staple（ステープル）」オプションは提供されるはずがない。スタックアドレス３０８から理解されるように、スタックが保存されるスタックデータベースは、保護されたファイルシステム（secured file system）だけであっても良い。

図４は、図１のステープラシステムで提供される文書画面４００の図である。文書画面４００は、複数のスタック４０２の内容を表示するものである。各スタック４０２において、サムネイルアイコン４０４は、スタック中の文書の各ページに対応して表示されるものである。スタックが表示可能なページ数以上のページを含んでいる場合、文書画面４００中の４番目のスタック４０２のように、スクロールボタン４０６が提供されて、さらなるサムネイルアイコンを見ることができるようになっている。

図５は、図１のステープラシステムによって提供される文書選択画面５００を示す図である。文書選択画面５００は、主として、オープンスタック上に含める文書およびページを選択するために使用される。図示されるように、文書選択画面５００は、二つのオープンスタック５０２（図において、５０２（１）および５０２（２）と呼ばれるもの）を提示する。また、ファイルブラウザ５０４も示されており、文書ラベル５０６を一つの列に示すと共に、文書選択のためのチェックボックス５０８を隣接する列に示している。

ファイルブラウザ５０４からカレントのオープンスタック（５０２（１）および５０２（２）のいずれか一方）に文書を含めるため、ユーザは、所望の文書の隣にあるチェックボックス５０８をクリックする。文書選択画面５００のあるバリエーションにおいて、ファイルブラウザ５０４から所望のオープンスタック５０２上に一以上の文書ラベル５０６をドラッグすることにより、ファイルブラウザ５０４の文書を選択してオープンスタック５０２に含めることもできる。

以上のことをまとめると、ユーザインタフェース手法が記述されており、それによって、人間またはコンピュータユーザが、紙指向文書のテキスト，ウェブページおよびイメージのような任意の電子文書間に永久的または半永久的な結合を作ることができる。前述したように、文書は仮想のスタック中に集められ、そしてステープリングオペレーションがその文書に対して実施される。永久的に綴じることによって、ステープリングオペレーションが暗号的に実施され、文書を変更することができないようにし、または集合（即ち、綴じられたスタック）から取り除くことができないようにすることができる。

上記説明は例示であって、本発明を制限するものではない。当業者がこの開示を検討することによって本発明の多くのバリエーションが明らかなものとなると考えられる。単に一例として、文書を綴じるためのステープリングオペレーションについて説明したが、スタックは文書の全てのページを含んでいるだけのものではなく、または、スタックは、再帰的な綴じられたスタックにおいて、綴じられたスタックを含むことができる。また、あるステープルシステムは、取外し可能なステープルを用意する場合もある。したがって、本発明の範囲は、上記説明を参照して決定されるのではなく、特許請求の範囲における請求項を参照しつつ、それらの均等物の最大の範囲に沿って決定されるべきものである。

本発明の一実施の形態にかかるステープラシステムを示すブロック図である。 本発明の一実施の形態にかかる、文書を電子的に綴じるプロセスを示すフローチャートである。 図１に示すステープラシステムで生成される、綴じられたスタックを示す図である。 図１のステープラシステムで提供される画面を示す図である。 文書を選択するために、図１のステープラシステムで提供される画面を示す図である。

符号の説明

１００ ステープラシステム
１０２ スタックステージングエリア
１０４ ステープラフォーム
１０６ 入力文書
１０８ スタックカバーシート
１１０ 仮想スタック
１１２ カバーシートデータ
１２０ ステープラアイコン
３００ スタックカバーシート
３０２ タイトル
３０４ 目次
３０６ スタックキーワードリスト
３０８ スタックアドレス
３１０ サムネイルアイコンおよびコントロール
４００ 文書画面
４０２ スタック
４０４ サムネイルアイコン
４０６ スクロールボタン
５００ 文書選択画面
５０２ オープンスタック
５０４ ファイルブラウザ
５０６ 文書ラベル
５０８ チェックボックス

Claims (5)

1. 電子文書処理システムにおける文書処理方法であって、
   取得手段が、電子データを外部から取得する取得ステップと、
   追加手段が、前記取得ステップで取得される前記電子データの中から、任意の組み合わせの前記電子データをスタックに追加する追加ステップと、
   表示手段が、前記追加ステップで前記スタックに追加された前記電子データと、前記スタックの更新状態を表示する表示ステップと、
   受取手段が、前記スタックに追加された前記電子データを１つの単位として綴じることを指定するためのステープル命令を受け取る受取ステップと、
   暗号化手段が、前記ステープル命令の受け取りに応じて、前記スタックに追加された前記電子データを暗号的に保護する暗号化ステップと、
   を含むことを特徴とする電子文書処理システムにおける文書処理方法。
2. 前記表示ステップは、１つの単位として綴じるために前記スタックに追加させる前記電子データを選択するオンラインフォームをユーザに提示することを特徴とする請求項１に記載の電子文書処理システムにおける文書処理方法。
3. 前記受取ステップは、１つの単位として綴じるために前記スタックに追加させる前記電子データが選択された場合に、前記ステープル命令に相当するステープラアイコンをユーザに提示して、前記ステープル命令を促すことを特徴とする請求項１に記載の電子文書処理システムにおける文書処理方法。
4. 電子文書処理システムにおける文書処理方法であって、
   取得手段が、電子データを外部から取得する取得ステップと、
   追加手段が、前記取得ステップで取得される前記電子データの中から、任意の組み合わせの前記電子データをスタックに追加する追加ステップと、
   表示手段が、前記追加ステップで前記スタックに追加された前記電子データと、前記スタックの更新状態を表示する表示ステップと、
   受取手段が、前記スタックに追加された前記電子データを１つの単位として綴じることを指定するためのステープル命令を受け取る受取ステップと、
   暗号化手段が、前記ステープル命令の受け取りに応じて、前記スタックに追加された前記電子データを暗号的に保護する暗号化ステップと、
   開処理手段が、保護された前記スタックをスタックオープン命令の受信に応じて開く開処理ステップと、
   提示手段が、ユーザによる閲読のために前記保護されたスタックの内容を提示する提示ステップと、
   を含むことを特徴とする電子文書処理システムにおける文書処理方法。
5. 前記暗号化ステップは、前記ステープル命令を受け取ると、前記スタックに追加された前記電子データを示すスタックカバーシートを生成し、指定された前記電子データに前記スタックカバーシートを付与するステップを含むことを特徴とする請求項１または４に記載の電子文書処理システムにおける文書処理方法。
   
   

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