JP2002202940A - 電子文書回覧システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書ファイルを作成したソフトウェアを具備
していないクライアントであっても文書ファイルを閲覧
可能にすること。 【解決手段】 電子文書回覧システム１００は、ネット
ワーク１０５に接続された複数のクライアントＰＣ１０
１と、クライアントＰＣ１０１の要求にしたがって文書
ファイルを出力するグループウェアサーバ１０２と、か
らなり、閲覧されるべき文書ファイルを作成する文書フ
ァイル作成手段と、作成された文書ファイルをイメージ
形式に変換する文書変換手段と、イメージ形式に変換さ
れた文書ファイルをグループウェアサーバ１０２に格納
する格納手段と、を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書回覧シス
テムに関し、特に、稟議書のように、多数の者に閲覧さ
れ、回覧途中に決裁などの書き込みが適宜おこなわれ、
且つ、長期にわたって保存する必要のある文書を、電子
的に作成し閲覧可能にする電子文書回覧システムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書の稟議決裁処理は、文書の作
成者がワードプロセッサ（以下適宜ワープロもしくは文
書作成ソフトと称することとする）といったアプリケー
ションにより電子文書を作成し、プリンタより紙に出力
し、その出力された紙を回覧することによりおこなわれ
ていた。稟議書は、表紙（文書の書誌情報）と文書実体
（案として添付される実体的内容をなす文書であって稟
議書の本体を構成する文書）を物理的に一体に綴じた形
式となっている。なお以降においては文書実体を適宜文
書ファイルと称することとする。

【０００３】近年、インターネットメールを含むグルー
プウェア環境の普及により、文書の作成者（たとえば主
管者）により作成された電子文書が、電子的に回覧さ
れ、電子的な稟議決裁処理がおこなわれるようになっ
た。電子的な稟議書は、グループウェアで作成される書
誌情報と、それに添付されるワードプロセッサのアプリ
ケーション等により作成される電子文書実体から構成さ
れるものとなっている。

【０００４】グループウェアにより電子的に稟議書が回
覧されることにより、途中の紛失が防止され、回覧場所
が広範囲にわたる場合であっても短時間にその内容を伝
達することが可能となっていた。

【０００５】なお、電子的な回覧システムについては、
再公表特許ＷＯ９８／００７８６号「ワークフローシス
テム」や、特開平８−１２３７４４号「ワークフローシ
ステム」が知られている。

【０００６】しかしながら、従来の技術では以下のよう
な問題点があった。まず、回覧される稟議書に添付され
ている電子文書実体は、作成者のクライアントＰＣにイ
ンストールされているワープロ等のアプリケーションに
より作成されたものであり、回覧先、たとえば稟議決裁
者のクライアントＰＣ上にそのアプリケーションがイン
ストールされているとは限らない。

【０００７】そのため、回覧先の相手が電子文書実体を
閲覧しようとしても閲覧することができない場合がある
という問題点があった。また、これらのアプリケーショ
ンは、通常バージョンアップがおこなわれて、下位互換
により過去に作成されたデータも閲覧することができる
が、１００％の互換は必ずしも保証されていないという
問題点があった。

【０００８】実際、稟議書は長期にわたって保存すべき
文書であるので、たとえば１５年後に、その文書作成ソ
フトが下位互換を保っているかは保証されず、場合によ
ってはソフトウェア自体が存在しなくなる場合も想定さ
れるし、さらには、クライアントＰＣの構成が異なって
しまっている場合も想定される。したがって、電子文書
を長期保存する場合等、作成者が作成した通りの電子文
書実体の再現が困難となるという問題点があった。

【０００９】つぎに、回覧途中にある電子文書は、回覧
者に対して更新権限がある場合もあり、場合によって
は、添付されている電子文書実体の差し換えや電子文書
実体の内容変更もおこなわれる。したがって、作成者が
電子回覧開始時に登録した電子文書実体と、回覧途中に
ある電子文書実体の同一性を保つことが難しくなるとい
う問題点があった。換言すると、電子文書実体が原本で
あるか否かを判別できないという問題点があった。

【００１０】さらに、従来では、稟議決裁された印は、
稟議決裁情報はグループウェア上の書誌情報に記録さ
れ、電子文書実体に反映されていなかった。そのため、
稟議決裁された電子文書実体を出力装置を通して紙に出
力する際、作業者が自らその紙に決裁済と書き込むか、
別途再び出力装置から稟議決裁情報の出力指示をおこな
い合本する必要があるという問題点があった。換言する
と、電子文書実体のみでは決裁済か否かを判別できない
という問題点があった。

【００１１】また、稟議決裁された稟議書の書誌情報部
分はグループウェアに依存して保存管理される。したが
って、この場合も、先に指摘したように、長期保存に適
さないという問題点があった。

【００１２】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て、文書ファイルを作成したソフトウェアを具備してい
ないクライアントであっても文書ファイルを閲覧可能に
する電子文書回覧システムを提供することを目的とす
る。

【００１３】また、本発明は、回覧中に文書ファイルが
加筆、修正、訂正される環境にあっても、閲覧中の文書
ファイルが原本であるか否かを判別可能にする電子文書
回覧システムを提供することを目的とする。

【００１４】また、本発明は、文書ファイルのみでその
稟議書が決裁されたか否かを判断可能にする電子文書回
覧システムを提供することを目的とする。

【００１５】また、本発明は、回覧が終了した最終状態
の文書ファイルとを、後日文書ファイルを作成したソフ
トウェアを具備していないクライアントからでも、閲覧
可能にする電子文書回覧システムを提供することを目的
とする。

【００１６】上記の目的を達成するために、請求項１に
記載の電子文書回覧システムは、ネットワークに接続さ
れた複数のクライアントと、前記クライアントの要求に
したがって文書ファイルを出力するサーバと、からなる
電子文書回覧システムにおいて、閲覧されるべき前記文
書ファイルを作成する文書ファイル作成手段と、前記文
書ファイル作成手段により作成された文書ファイルをイ
メージ形式に変換する文書変換手段と、前記文書変換手
段によりイメージ形式に変換された文書ファイルを前記
サーバに格納する格納手段と、を備えたことを特徴とす
る。

【００１７】すなわち、請求項１にかかる発明は、文書
ファイルを画像として出力する。

【００１８】また、請求項２に記載の電子文書回覧シス
テムは、前記文書ファイルに基づいて書誌情報を作成す
る書誌情報作成手段と、前記書誌情報作成手段により作
成された書誌情報に、前記イメージ形式の文書ファイル
を出力可能に関連づけるリンク作成手段と、前記リンク
作成手段により前記イメージ形式の文書ファイルが関連
づけられた書誌情報を前記クライアントの要求に応じて
送出する送出手段と、を備えたことを特徴とする。

【００１９】すなわち、請求項２にかかる発明は、イメ
ージ形式の文書ファイルを直接送受信せず、書誌情報を
回覧する。

【００２０】また、請求項３に記載の電子文書回覧シス
テムは、請求項１または２に記載の電子文書回覧システ
ムにおいて、前記サーバから出力された文書ファイル
が、前記クライアントの表示装置から出力されることを
特徴とする。

【００２１】すなわち、請求項３にかかる発明は、文書
ファイルをＣＲＴや液晶パネルなどの表示装置を介して
画像として出力する。

【００２２】また、請求項４に記載の電子文書回覧シス
テムは、請求項１、２または３に記載の電子文書回覧シ
ステムにおいて、さらに、ネットワークに接続された画
像形成装置を備え、前記サーバから出力された文書ファ
イルが、前記画像形成装置から出力されることを特徴と
する。

【００２３】すなわち、請求項４にかかる発明は、文書
ファイルをプリンタやファクシミリ装置などの画像形成
装置を介して画像として出力する。

【００２４】また、請求項５に記載の電子文書回覧シス
テムは、請求項２、３または４に記載の電子文書回覧シ
ステムにおいて、前記書誌情報には前記文書ファイルの
作成者を表示する欄および決裁者を表示する欄が含ま
れ、前記文書ファイルが稟議書であることを特徴とす
る。

【００２５】すなわち、請求項５にかかる発明は、稟議
書を画像として保存する。

【００２６】また、請求項６に記載の電子文書回覧シス
テムは、請求項１〜５のいずれか一つに記載の電子文書
回覧システムにおいて、前記文書ファイル作成手段によ
り作成された文書ファイルが原本であることを指定する
原本指定手段と、前記原本指定手段により文書ファイル
が原本であることが指定された場合に、当該文書ファイ
ルを一意に識別する識別子を発行する識別子発行手段
と、前記識別子発行手段により発行された識別子を前記
イメージ形式の文書ファイルにイメージとして付加する
識別子付加手段と、を備えたことを特徴とする。

【００２７】すなわち、請求項６にかかる発明は、原本
の文書ファイルを識別子により特定する。

【００２８】また、請求項７に記載の電子文書回覧シス
テムは、請求項５または６に記載の電子文書回覧システ
ムにおいて、前記文書ファイルの内容について決裁済で
あるとの印を前記イメージ形式の文書ファイルにイメー
ジとして付加する決裁印付加手段を備えたことを特徴と
する。

【００２９】すなわち、請求項７にかかる発明は、決裁
印を画像として文書ファイルに付加する。

【００３０】また、請求項８に記載の電子文書回覧シス
テムは、請求項２〜７のいずれか一つに記載の電子文書
回覧システムにおいて、前記文書ファイルの回覧が終了
したか否かを判断する回覧終了判断手段と、前記回覧終
了判断手段により前記文書ファイルの回覧が終了したと
判断された場合に、前記書誌情報をイメージ形式に変換
する書誌変換手段と、前記書誌変換手段によりイメージ
形式に変換された書誌情報のうち、前記リンク作成手段
による関連づけを保持する関連づけ保持手段と、を備え
たことを特徴とする。

【００３１】すなわち、請求項８にかかる発明は、書誌
情報も文書ファイルと同様に画像として出力する。

【００３２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照しながら詳細に説明する。 実施の形態１． （システム構成）図１は、本発明の電子文書回覧システ
ムのシステム構成の一例を示した説明図である。電子文
書回覧システム１００は、複数のクライアントＰＣ１０
１と、クライアントＰＣ１０１でメールの送受信や、グ
ループで使用するソフトウェアを管理するグループウェ
アサーバ１０２と、稟議書などの電子文書の原本ファイ
ルを保存管理する原本保存管理装置１０３と、プリンタ
１０４と、から構成される。

【００３３】なお、クライアントＰＣ１０１と、グルー
プウェアサーバ１０２と、原本保存管理装置１０３と、
プリンタ１０４は、それぞれネットワーク１０５に接続
されている。ここでネットワーク１０５としては、たと
えばＬＡＮやインターネットを挙げることができるが、
これに限ることなく、何らかのデータの送受信がおこな
われるものであればすべてネットワーク１０５に含まれ
るものとする。

【００３４】（回覧の流れの概要）ここで、電子文書回
覧システム１００の各構成部（構成装置）を説明する前
に、電子文書回覧システム１００で稟議書などの文書フ
ァイルがどのように回覧されるかを概説する。説明の簡
単のため以降では稟議書の回覧について説明する。

【００３５】図２は、稟議書が作成され、回覧され、決
裁される流れを説明する説明図である。まず、稟議書の
作成者は、自己のクライアントＰＣ１０１を用いて稟議
書のうち中心的な書類（以降適宜電子文書実体と称する
こととする）と、稟議書のうち書誌的事項を記載した表
紙（以降適宜書誌情報と称することとする）を作成す
る。

【００３６】この電子文書実体と書誌情報は、いずれも
グループウェアで作成してもよいし、書誌情報のみグル
ープウェアで作成し、電子文書実体についてはグループ
ウェア以外の文書作成ソフト（ワープロソフト）を用い
て作成してもよい。なお、書誌情報や電子文書実体の例
については後述する。

【００３７】稟議書の作成者は、グループウェアサーバ
１０２に電子文書実体と書誌情報を登録し、稟議書を回
覧するメンバー（回覧者）を指定して、稟議書が閲覧可
能になった旨を通知する。なお、使用の態様によって
は、書誌情報のみを回覧してもよい。書誌情報のみを回
覧することにより、電子文書実体は回覧者が必要に応じ
てグループウェアサーバ１０２に送信要求をおこなって
ダウンロードすればよいこととなり、電子文書回覧シス
テム１００の負荷が軽減される。

【００３８】回覧者は、自己のクライアントＰＣ１０１
とグループウェアを介して、稟議書が回覧されているこ
とを知り、必要に応じて電子文書実体をグループウェア
サーバ１０２から受け取る。なお、電子文書実体を図１
に示した原本保存管理装置１０３から受け取ってもよ
い。この様にして、順次稟議書が回覧され、最終的には
決裁者が決裁をおこなう。なお、決裁者が決裁をする前
に全回覧者に稟議書が通知されている必要があるとき
は、たとえば書誌情報をメールで送って、メールが開封
されたら順次、次の回覧者にメールを送るように設定し
てもよい。

【００３９】また、作成者から各回覧者および決裁者ま
での回覧通知はグループウェアを介してメールにより通
知してもよいし、別途、各クライアントＰＣ１０１のＯ
Ｓに付属しているメール送受信機能を介して通知しても
よい。

【００４０】（クライアントＰＣの構成）つぎに、クラ
イアントＰＣ１０１の概要について説明する。図３は、
クライアントＰＣの構成の一例を示した説明図である。
クライアントＰＣ１０１は、オペレーティングシステム
（ＯＳ）１１１と、ＯＳ１１１上で動作し、他のクライ
アントＰＣ１０１とのメールの送受信やグループウェア
サーバ１０２との連携を管理するグループウェア１１２
と、稟議書などの文書ファイルを記録紙に出力する際の
プリンタ１０４の動作を制御するプリンタドライバ１１
６と、を有する。

【００４１】また、グループウェア１１２上は、マイク
ロソフトワード１１３ａ、マイクロソフトエクセル１１
３ｂ、マイクロソフトパワーポイント１１３ｃ（いずれ
もマイクロソフト社の登録商標）からなるオフィスアプ
リケーションソフト１１３と、画像形式ファイルを閲覧
可能に表示するイメージビュワ１１４と、オフィスアプ
リケーションソフト１１３で作成されたファイルをクラ
イアントＰＣ１０１やプリンタ１０４から出力したのと
同様な見え方をするイメージ画像に変換するイメージ変
換アプリケーション１１５と、を備える。

【００４２】ここでイメージ画像としては、たとえばＴ
ＩＦＦ形式、ＢＭＰ形式、ＧＩＦ形式、ＪＰＥＧ形式な
どがあげられる。

【００４３】クライアントＰＣ１０１は、グループウェ
ア１１２を介することにより、オフィスアプリケーショ
ンソフト１１３を効率よく管理でき、ファイルの共有、
メールの送受信、スケジュール調整が容易となる。

【００４４】（グループウェアサーバ１０２の構成）つ
ぎに、グループウェアサーバ１０２の概要について説明
する。図４は、グループウェアサーバの構成の一例を示
した説明図である。グループウェアサーバ１０２は、Ｃ
ＰＵ４０１と、ＲＡＭ４０２と、ＲＯＭ４０３と、ハー
ドディスク４０４と、ディスプレイ４０５と、インタフ
ェース（Ｉ／Ｆ）４０６と、を備え、これらはバス４０
７によって接続されている。

【００４５】ＣＰＵ４０１は、グループウェアサーバ１
０２全体の制御をするプロセッサであり、後述するＲＡ
Ｍ４０２に展開されたプログラムやＲＯＭ４０３に記憶
されたプログラムにしたがって所定の処理をおこなう。

【００４６】ＲＡＭ４０２は、ＣＰＵ４０１のワークエ
リアとして使用され、後述するアプリケーションソフト
などの実行ファイルやグループウェアなどの制御ファイ
ルを格納する。

【００４７】ＲＯＭ４０３は、イメージファイルを効率
よく処理格納する制御プログラムが格納されている。電
子文書回覧システム１００は、イメージファイルを大量
に扱うこととなるので、グループウェアサーバ１０２の
負荷が大きい。したがって、専用のＲＯＭ４０３を設け
ておくことによりＣＰＵ４０１の負荷を少なくする構成
としている。

【００４８】ハードディスク４０４は、グループウェア
サーバ１０２を多数のクライアントＰＣ１０１と通信し
ながら、効率よくシステムが運用されるようにするアプ
リケーションソフトが多数格納されている。たとえば、
サーバ側で実行する必要のあるグループウェアコンポー
ネント４４１や、各クライアントＰＣ１０１に含まれて
いるオフィスアプリケーションソフト１１３と同様の文
書作成ソフト４４２や、イメージビュワ４４３等を格納
する。

【００４９】ディスプレイ４０５は、図１および図２に
は示していないが、各クライアントＰＣ１０１の状態を
表示したり、イメージビュワ４４３を通じて画像の状態
を確認するために使用する。

【００５０】Ｉ／Ｆ４０６は、グループウェアサーバ１
０２とネットワーク１０５もしくは各クライアントＰＣ
１０１、原本保存管理装置１０３、プリンタ１０４との
インタフェースを司る。具体的には、ＲＣ２３２Ｃ用の
接続制御ドライバなどから構成される。

【００５１】原本保存管理装置１０３は、後述するよう
に、文書の作成者が、回覧に付す自己の作成した稟議書
などのオリジナル文書を保存する装置であり、また、必
要に応じてその文書ファイルにＩＤを付与する装置であ
る。基本的なハードウェア構成としては図４と同様であ
るので、その説明を省略するが、文書を逐次格納するの
でハードディスク等の記憶容量を大きくする必要があ
る。

【００５２】なお、図１では、原本保存管理装置１０３
は、グループウェアサーバ１０２とは独立した構成とし
ているが、必要に応じてグループウェアサーバ１０２の
一部であってもよい。

【００５３】（書誌情報と電子文書実体の例）ここで、
グループウェア１１２（図３参照）で作成される書誌情
報と、電子文書実体の具体例について説明する。図５
は、グループウェアにより作成される書誌情報を、図６
はグループウェアもしくは文書作成ソフトにより作成さ
れる電子文書の一例を示した説明図である。

【００５４】図５に示したように、書誌情報は、回覧の
フロントページとなるものなので、「文書番号」、「原
本ＩＤ」、「件名」、「作成者」、「作成日」、「大分
類」、「中分類」、「小分類」、「決裁欄」「添付ファ
イル表示欄」から構成されている。「文書番号」は稟議
書の管理番号であり、原本ＩＤは、途中で電子文書実体
が改変、加筆される様な状況下にあっても、添付された
電子文書実体がオリジナル（原本）であるか否かを容易
に判断し、管理効率を高めるために使用されるＩＤであ
る。

【００５５】図５から明らかなように、電子文書実体
は、書誌情報中にアイコンとして表示されている。電子
文書実体は、稟議書作成中には作成者のクライアントＰ
Ｃ１０１内に格納され、作成後はグループウェアサーバ
１０２および原本保存管理装置１０３に格納される。ア
イコンは、そのリンク先を電子文書実体としている。こ
の様に、書誌情報から電子文書実体を切り離すことによ
りシステムの負荷、たとえばメールの転送時間を短縮で
きる。

【００５６】図６は、稟議書の作成者が作成した、電子
文書実体であって、文書作成ソフトと表計算ソフトで作
成されたものの表示例をそれぞれ示している。後述する
ように、これらの電子文書実体は作成後イメージ変換さ
れ、それぞれのオフィスアプリケーションソフト１１３
に依存しない形式とされる。

【００５７】イメージ変換することにより、オフィスア
プリケーションソフト１１３がインストールされていな
いクライアントＰＣ１０１でもその内容を閲覧すること
ができる。何故ならＯＳは、通信機能とイメージ表示機
能を備えているからである。したがって、たとえばオフ
ィスアプリケーションソフト１１３がバージョンアップ
により下位互換を保てなくなっても、また、オフィスア
プリケーションソフト１１３自体が提供されなくなって
も、後日、たとえば１０年後でもその稟議書内容を閲
覧、確認することが可能となる。

【００５８】（稟議書の回覧処理の流れ）つぎに、稟議
書の回覧処理の流れについて説明する。図７は、稟議書
の回覧処理の流れを説明するフローチャートである。ま
ず、稟議書の作成者は、電子文書実体および書誌情報を
グループウェア１１２を用いて作成し、保存する（ステ
ップＳ７０１）。つづいて、電子文書実体をイメージに
変換する処理をおこなう（ステップＳ７０２）。

【００５９】図８は、イメージ形式への変換処理を説明
するフローチャートである。各種アプリケーションを用
いて作成した文書ファイルをイメージ形式に変換する方
法については様々あるが、ここではプリンタドライバを
利用する方法について説明する。

【００６０】まず、電子文書実体を、文書作成者のクラ
イアントＰＣ１０１のローカルディスクに出力する（ス
テップＳ８０１）。つぎに、通常使用するプリンタドラ
イバ１１６をイメージ変換ドライバに設定する（ステッ
プＳ８０２）。プリンタドライバ１１６は、文書ファイ
ルであれ、イメージ画像であれ、そのファイルの種別を
問わず、クライアントＰＣ１０１の表示画面に表示され
ている画像をそのまま記録紙に出力することができる。

【００６１】したがって、この出力変換を利用すること
により、各種のファイルをイメージ形式に変換すること
ができる。なお、図３に示したイメージ変換アプリケー
ション１１５を用いて別途イメージ変換してもよい。こ
れはクライアントＰＣ１０１にプリンタドライバ１１６
がインストールされていない場合に有効である。

【００６２】つぎに、文書作成ソフト（たとえばマイク
ロソフトワード１１３ａ）を起動して、印刷処理を実行
する（ステップＳ８０３）。変換対象ファイルが残って
いる場合はステップＳ８０３に戻り印刷処理を実行し、
変換対象ファイルがなくなった場合には次のステップに
進む（ステップＳ８０４）。印刷処理が実行されると、
イメージ形式の文書ファイルが作成される。なお、その
出力先をプリンタ１０４でなく、クライアントＰＣ１０
１のハードディスクもしくはグループウェアサーバ１０
２のハードディスク４０４もしくは原本保存管理装置１
０３とする。

【００６３】最後にドライバを通常使うプリンタドライ
バ１１６を元に戻す（ステップＳ８０５）。たとえば、
文書ファイルの出力先をプリンタ１０４に設定し直す。

【００６４】ステップＳ７０２（すなわち図８を用いて
説明したステップＳ８０１〜ステップＳ８０５）で生成
されたイメージ形式の電子文書実体を書誌情報に再添付
する（ステップＳ７０３）。最後に、稟議書の作成者は
回覧する者を指定して電子文書実体のリンクされた書誌
情報を内容とするメールを送信する（ステップＳ７０
４）。

【００６５】図９および図１０は、作成者が稟議書を回
覧に付した際の書誌情報および電子文書実体の例を示し
た図である。このうち図９は書誌情報を示し、図１０は
電子文書実体を示している。作成者が稟議書の作成中に
は、電子文書実体は、文書作成ソフトにより起動可能な
ファイル（図５および図６（ａ）参照）、および、表計
算作成ソフトにより起動可能なファイル（図５および図
６（ｂ）参照）であったが、イメージ変換処理後はイメ
ージ形式（図ではＴＩＦＦ形式）となっている。

【００６６】以上説明したように、実施の形態１の電子
文書回覧システム１００は、文書ファイルを作成したソ
フトウェアを具備していないクライアントであっても文
書ファイルを閲覧可能にする。

【００６７】実施の形態２．実施の形態２では、稟議書
の作成者が作成した電子文書実体をその同一性を保った
形式で回覧者が閲覧可能な電子文書回覧システムについ
て説明する。なお、実施の形態２では、実施の形態１と
重複する部分については説明を省略する。

【００６８】（原本ＩＤを付与・マージする場合の稟議
書の回覧処理の流れ）図１１は、稟議書の作成者が作成
した電子文書実体をその同一性を保った形式で回覧者が
閲覧ないし判別可能とする回覧処理の流れの一例を示し
たフローチャートである。

【００６９】まず、稟議書の作成者は、電子文書実体お
よび書誌情報をグループウェア１１２を用いて作成し、
保存する（ステップＳ１１０１）。つづいて、電子文書
実体を原本保存管理装置１０３に登録する（ステップＳ
１１０２）。

【００７０】図１２は、電子文書実体を原本保存管理装
置へ登録する処理を説明するフローチャートである。電
子文書実体をクライアントＰＣ１０１のローカルディス
クに出力する（ステップＳ１２０１）。つぎに、この電
子文書実体を原本保存管理装置１０３に保存し、登録処
理をおこなう（ステップＳ１２０２）。登録処理が完了
すると、原本保存管理装置１０３は、そのファイルに対
して原本ＩＤを付与し、作成者のクライアントＰＣ１０
１は原本ＩＤを取得する（ステップＳ１２０３）。

【００７１】ステップＳ１１０２（すなわち図１２を用
いて説明したステップＳ１２０１〜ステップＳ１２０
３）でＩＤ登録が終了すると、電子文書実体のイメージ
変換処理がおこなわれる。なお、この変換処理について
は、図８を用いて説明したので省略する。

【００７２】つづいて、ステップＳ１１０２で取得した
原本ＩＤをステップＳ１１０３でイメージ形式に変換し
た電子文書実体に張り付けるマージ処理をおこなう（ス
テップＳ１１０４）。図１３は、マージ処理の一例を示
したフローチャートである。

【００７３】まず、イメージ形式の電子文書実体をクラ
イアントＰＣ１０１のローカルディスクに出力する（ス
テップＳ１３０１）。つぎに、ステップＳ１２０３（図
１２参照）で取得された原本ＩＤを、ステップＳ１３０
１で出力したイメージ形式の電子文書実体へマージする
（ステップＳ１３０２）。このとき、マージ対象ファイ
ルがなくなった場合は処理を終了し、マージ対象ファイ
ルがまだ残っている場合にはステップＳ１３０２に戻り
マージ処理を繰り返す（ステップＳ１３０３）。

【００７４】ステップＳ１１０４（すなわち図１３を用
いて説明したステップＳ１３０１〜ステップＳ１３０
３）で生成されたイメージ形式の電子文書実体を書誌情
報に再添付する（ステップＳ１１０５）。最後に、稟議
書の作成者は回覧する者を指定して電子文書実体のリン
クされた書誌情報を内容とするメールを送信する（ステ
ップＳ１１０６）。

【００７５】図１４および図１５は、原本ＩＤの付され
た書誌情報および電子文書実体の例を示した図である。
このうち図１４は書誌情報を示し、図１５は電子文書実
体を示している。図から明らかなように、文書作成ソフ
トにより作成されたファイル、および、表計算作成ソフ
トにより作成されたファイルがそれぞれイメージ形式に
変換され、さらに、各イメージの先頭部分に、原本保存
管理装置１０３から付与されたＩＤがイメージとして挿
入されている。

【００７６】以上説明したように、実施の形態２の電子
文書回覧システムは、回覧中に文書ファイルが加筆、修
正、訂正される環境にあっても、閲覧中の文書ファイル
が原本であるか否かを判別可能にする。

【００７７】実施の形態３．実施の形態３では、作成者
が作成した電子文書実体に対しても稟議決裁処理がおこ
なわれたかどうか的確に判断できる電子文書回覧システ
ムについて説明する。なお、実施の形態３では、実施の
形態２と同様、実施の形態１と重複する部分については
説明を省略する。

【００７８】（稟議書の決裁処理の流れ）図１６は、作
成者が作成した電子文書実体について稟議決裁処理がお
こなわれたかどうかを的確に判別可能とする回覧処理
（稟議決裁処理）の流れの一例を示したフローチャート
である。

【００７９】まず、稟議書の作成者は、電子文書実体お
よび書誌情報をグループウェア１１２を用いて作成し、
保存する（ステップＳ１６０１）。つづいて、決裁情報
を原本ＩＤの付加されているイメージ形式の電子文書実
体へマージする（ステップＳ１６０２）。

【００８０】図１７は、決裁情報を電子文書実体へマー
ジする処理を説明するフローチャートである。イメージ
形式の電子文書実体をクライアントＰＣ１０１のローカ
ルディスクに出力する（ステップＳ１７０１）。つぎ
に、原本ＩＤ付のイメージ形式の電子文書実体に決裁情
報をマージする（ステップＳ１７０２）。このとき、マ
ージ対象ファイルがあるかを判断し、マージ対象ファイ
ルがなくなった場合は処理を終了し、マージ対象ファイ
ルがまだ残っている場合にはステップＳ１７０２に戻り
マージ処理を繰り返す（ステップＳ１７０３）。

【００８１】ステップＳ１６０２（すなわち図１７を用
いて説明したステップＳ１７０１〜ステップＳ１７０
３）で決裁情報のマージが終了すると、生成されたイメ
ージ形式の電子文書実体を書誌情報に再添付する（ステ
ップＳ１６０３）。最後に、稟議書の作成者は回覧する
者を指定して電子文書実体のリンクされた書誌情報を内
容とするメールを送信する（ステップＳ１６０４）。

【００８２】図１８および図１９は、決裁情報の付され
た書誌情報および電子文書実体の例を示した図である。
このうち図１８は書誌情報を示し、図１９は電子文書実
体を示している。図から明らかなように、文書作成ソフ
トにより作成されたファイル、および、表計算作成ソフ
トにより作成ファイルがそれぞれイメージ形式に変換さ
れ、さらに、各イメージの先頭部分に、書誌情報の決裁
欄に記された内容と同一内容の決裁情報がイメージとし
て挿入されている。

【００８３】以上説明したように、実施の形態３の電子
文書回覧システムは、文書ファイルのみでその稟議書が
決裁されたか否かを判別可能にする。

【００８４】実施の形態４．実施の形態４では、稟議決
裁された稟議書の全体を保存する電子文書回覧システム
について説明する。なお、実施の形態４でも、実施の形
態１、２および３と重複する部分についてはその説明を
省略する。

【００８５】（稟議書の最終処理の流れ）図２０は、稟
議書の最終処理の流れまでの一例を示したフローチャー
トである。まず、グループウェアサーバ１０２は、書誌
情報を保存する（ステップＳ２００１）。つづいて、書
誌情報をイメージ形式の書誌情報へ変換する（ステップ
Ｓ２００２）。なお、この変換処理も、図８を用いて電
子文書実体を変換した手順を踏むことによりおこなうこ
とができるので説明を省略する。

【００８６】つづいて、生成されたイメージ形式の書誌
情報とイメージ形式の電子文書実体とのリンクを再構築
する（ステップＳ２００３）。つぎに決裁情報とイメー
ジ形式の電子文書実体のマージ処理をおこない、稟議書
が決裁済の状態とする（ステップＳ２００４）。マージ
処理については図１３と同様の手順によりおこなうこと
ができるのでその説明を省略する。なお、この工程は、
ステップＳ２００３の前におこなってもよい。

【００８７】最終決裁がされると、グループウェアサー
バ１０２は、稟議書の作成者に稟議決裁終了の通知メー
ルを送信する（ステップＳ２００５）。メール送信後、
このイメージ形式の稟議書を原本保存管理装置１０３に
保存格納し処理を終了する（ステップＳ２００６）。

【００８８】図２１は、決裁された稟議書の書誌情報の
例を示した図である。図から明らかなように、稟議書は
すべてイメージ形式となっている。図に示した例ではＡ
ｄｏｂｅ社のｐｄｆファイルにより出力された例が示さ
れている。文書作成ソフトにより作成されたファイル、
および、表計算作成ソフトにより実行されるファイルが
それぞれイメージ形式に変換され、リンクが保持される
ことにより、回覧されていた稟議書と同一の稟議書がイ
メージとして保存される。

【００８９】以上説明したように、実施の形態４の電子
文書回覧システムは、回覧が終了した最終状態の書誌情
報と文書ファイルとを、後日文書ファイルを作成したソ
フトウェアを具備していないクライアントからでも、閲
覧可能にする。

【００９０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子文書
回覧システム(請求項１)は、ネットワークに接続された
複数のクライアントと、前記クライアントの要求にした
がって文書ファイルを出力するサーバと、からなり、文
書ファイル作成手段が、閲覧されるべき前記文書ファイ
ルを作成し、文書変換手段が、前記文書ファイル作成手
段により作成された文書ファイルをイメージ形式に変換
し、格納手段が、前記文書変換手段によりイメージ形式
に変換された文書ファイルを前記サーバに格納するの
で、文書ファイルを画像として出力することができ、こ
れにより、文書ファイルを作成したソフトウェアを具備
していないクライアントであっても文書ファイルを閲覧
することが可能となる。

【００９１】また、本発明の電子文書回覧システム(請
求項２)は、書誌情報作成手段が、前記文書ファイルに
基づいて書誌情報を作成し、リンク作成手段が、前記書
誌情報作成手段により作成された書誌情報に、前記イメ
ージ形式の文書ファイルを出力可能に関連づけ、送出手
段が、前記リンク作成手段により前記イメージ形式の文
書ファイルが関連づけられた書誌情報を前記クライアン
トの要求に応じて送出するのでイメージ形式の文書ファ
イルを直接送受信せず、書誌情報を回覧することがで
き、これにより、文書ファイルを作成したソフトウェア
を具備していないクライアントであっても、文書ファイ
ルをシステムの負荷を軽減しつつ閲覧することが可能と
なる。

【００９２】また、本発明の電子文書回覧システム(請
求項３)は、請求項１または２に記載の電子文書回覧シ
ステムにおいて、前記サーバから出力された文書ファイ
ルが、前記クライアントの表示装置から出力されるの
で、文書ファイルをＣＲＴや液晶パネルなどの表示装置
を介して画像として出力でき、これにより、文書ファイ
ルを作成したソフトウェアを具備していないクライアン
トであっても文書ファイルを閲覧することが可能とな
る。

【００９３】また、本発明の電子文書回覧システム(請
求項４)は、請求項１、２または３に記載の電子文書回
覧システムにおいて、さらに、ネットワークに接続され
た画像形成装置を備え、前記サーバから出力された文書
ファイルが、前記画像形成装置から出力されるので、文
書ファイルをプリンタやファクシミリ装置などの画像形
成装置を介して画像として出力でき、これにより、文書
ファイルを作成したソフトウェアを具備していないクラ
イアントであっても文書ファイルを閲覧することが可能
となる。

【００９４】また、本発明の電子文書回覧システム(請
求項５)は、請求項２、３または４に記載の電子文書回
覧システムにおいて、前記書誌情報には前記文書ファイ
ルの作成者を表示する欄および決裁者を表示する欄が含
まれ、前記文書ファイルが稟議書であるので、稟議書を
画像として保存でき、これにより、稟議書を作成したソ
フトウェアが存在しなくなったり、バージョンアップや
仕様変更によりソフトウェア互換がなくなったりした場
合でも、稟議書を閲覧することが可能となる。

【００９５】また、本発明の電子文書回覧システム（請
求項６）は、請求項１〜５のいずれか一つに記載の電子
文書回覧システムにおいて、原本指定手段が、前記文書
ファイル作成手段により作成された文書ファイルが原本
であることを指定し、識別子発行手段が、前記原本指定
手段により文書ファイルが原本であることが指定された
場合に、当該文書ファイルを一意に識別する識別子を発
行し、識別子付加手段が、前記識別子発行手段により発
行された識別子を前記イメージ形式の文書ファイルにイ
メージとして付加するので、原本の文書ファイルを識別
子により特定でき、これにより、回覧中に文書ファイル
が加筆、修正、訂正される環境にあっても、閲覧中の文
書ファイルが原本であるか否かを判別することが可能と
なる。

【００９６】また、本発明の電子文書回覧システム（請
求項７）は、請求項５または６に記載の電子文書回覧シ
ステムにおいて、決裁印付加手段が、前記文書ファイル
の内容について決裁済であるとの印を前記イメージ形式
の文書ファイルにイメージとして付加するので、決裁印
を画像として文書ファイルに付加でき、これにより、文
書ファイルのみでその稟議書が決裁されたか否かを判断
することが可能となる。

【００９７】また、本発明の電子文書回覧システム（請
求項８）は、請求項２〜７のいずれか一つに記載の電子
文書回覧システムにおいて、回覧終了判断手段が、前記
文書ファイルの回覧が終了したか否かを判断し、書誌変
換手段が、前記回覧終了判断手段により前記文書ファイ
ルの回覧が終了したと判断された場合に、前記書誌情報
をイメージ形式に変換し、関連づけ保持手段が、前記書
誌変換手段によりイメージ形式に変換された書誌情報の
うち、前記リンク作成手段による関連づけを保持するの
で、書誌情報も文書ファイルと同様に画像として出力で
き、これにより、回覧が終了した最終状態の書誌情報と
文書ファイルとを、後日文書ファイルを作成したソフト
ウェアを具備していないクライアントからでも、閲覧す
ることが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態１の電子文書回覧システムのシステ
ム構成の一例を示した説明図である。

【図２】実施の形態１の電子文書回覧システムで、稟議
書が作成され、回覧され、決裁される流れを説明する説
明図である。

【図３】実施の形態１の電子文書回覧システム中のクラ
イアントＰＣの構成の一例を示した説明図である。

【図４】実施の形態１の電子文書回覧システム中のグル
ープウェアサーバの構成の一例を示した説明図である。

【図５】実施の形態１の電子文書回覧システムのグルー
プウェアにより作成される書誌情報の一例を示した説明
図である。

【図６】実施の形態１の電子文書回覧システムのグルー
プウェアもしくは文書作成ソフトにより作成される電子
文書の一例を示した説明図である。

【図７】実施の形態１の電子文書回覧システムで稟議書
の回覧処理の流れを説明するフローチャートである。

【図８】実施の形態１の電子文書回覧システムのイメー
ジ形式への変換処理を説明するフローチャートである。

【図９】実施の形態１の電子文書回覧システムで作成者
が稟議書を回覧に付した際の書誌情報の例を示した図で
ある。

【図１０】実施の形態１の電子文書回覧システムで作成
者が稟議書を回覧に付した際の電子文書実体の例を示し
た図である。

【図１１】実施の形態２の電子文書回覧システムで稟議
書の作成者が作成した電子文書実体を、その同一性を保
った形式で回覧者が閲覧ないし判別可能とする回覧処理
の流れの一例を示したフローチャートである。

【図１２】実施の形態１の電子文書回覧システムで電子
文書実体を原本保存管理装置へ登録する処理を説明する
フローチャートである。

【図１３】実施の形態２の電子文書回覧システム中のマ
ージ処理の一例を示したフローチャートである。

【図１４】実施の形態２の電子文書回覧システムで原本
ＩＤの付された書誌情報の例を示した図である。

【図１５】実施の形態２の電子文書回覧システムで原本
ＩＤの付された電子文書実体の例を示した図である。

【図１６】実施の形態３の電子文書回覧システムで、作
成者が作成した電子文書実体について稟議決裁処理がお
こなわれたかどうかを的確に判別可能とする回覧処理
（稟議決裁処理）の流れの一例を示したフローチャート
である。

【図１７】実施の形態３の電子文書回覧システムで決裁
情報を電子文書実体へマージする処理を説明するフロー
チャートである。

【図１８】実施の形態３の電子文書回覧システムで決裁
情報の付された書誌情報の例を示した図である。

【図１９】実施の形態３の電子文書回覧システムで決裁
情報の付された電子文書実体の例を示した図である。

【図２０】実施の形態４の電子文書回覧システムで稟議
書の最終処理の流れまでの一例を示したフローチャート
である。

【図２１】実施の形態４の電子文書回覧システムで決裁
された稟議書の書誌情報の例を示した図である。

【符号の説明】

１００ 電子文書回覧システム １０２ グループウェアサーバ １０３ 原本保存管理装置 １０４ プリンタ １０５ ネットワーク １１２ グループウェア １１３ オフィスアプリケーションソフト １１４ イメージビュワ １１５ イメージ変換アプリケーション １１６ プリンタドライバ ４４１ グループウェアコンポーネント ４４２ 文書作成ソフト

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 19/00 ３００ Ｇ０６Ｆ 19/00 ３００Ｌ ３００Ｎ

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークに接続された複数のクライ
   アントと、前記クライアントの要求にしたがって文書フ
   ァイルを出力するサーバと、からなる電子文書回覧シス
   テムにおいて、 閲覧されるべき前記文書ファイルを作成する文書ファイ
   ル作成手段と、 前記文書ファイル作成手段により作成された文書ファイ
   ルをイメージ形式に変換する文書変換手段と、 前記文書変換手段によりイメージ形式に変換された文書
   ファイルを前記サーバに格納する格納手段と、 を備えたことを特徴とする電子文書回覧システム。
2. 【請求項２】 前記文書ファイルに基づいて書誌情報を
   作成する書誌情報作成手段と、 前記書誌情報作成手段により作成された書誌情報に、前
   記イメージ形式の文書ファイルを出力可能に関連づける
   リンク作成手段と、 前記リンク作成手段により前記イメージ形式の文書ファ
   イルが関連づけられた書誌情報を前記クライアントの要
   求に応じて送出する送出手段と、 を備えたことを特徴とする請求項１に記載の電子文書回
   覧システム。
3. 【請求項３】 前記サーバから出力された文書ファイル
   は、前記クライアントの表示装置から出力されることを
   特徴とする請求項１または２に記載の電子文書回覧シス
   テム。
4. 【請求項４】 さらに、ネットワークに接続された画像
   形成装置を備え、 前記サーバから出力された文書ファイルは、前記画像形
   成装置から出力されることを特徴とする請求項１、２ま
   たは３に記載の電子文書回覧システム。
5. 【請求項５】 前記書誌情報には前記文書ファイルの作
   成者を表示する欄および決裁者を表示する欄が含まれ、
   前記文書ファイルは稟議書であることを特徴とする請求
   項２、３または４に記載の電子文書回覧システム。
6. 【請求項６】 前記文書ファイル作成手段により作成さ
   れた文書ファイルが原本であることを指定する原本指定
   手段と、 前記原本指定手段により文書ファイルが原本であること
   が指定された場合に、当該文書ファイルを一意に識別す
   る識別子を発行する識別子発行手段と、 前記識別子発行手段により発行された識別子を前記イメ
   ージ形式の文書ファイルにイメージとして付加する識別
   子付加手段と、 を備えたことを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つ
   に記載の電子文書回覧システム。
7. 【請求項７】 前記文書ファイルの内容について決裁済
   であるとの印を前記イメージ形式の文書ファイルにイメ
   ージとして付加する決裁印付加手段を備えたことを特徴
   とする請求項５または６に記載の電子文書回覧システ
   ム。
8. 【請求項８】 前記文書ファイルの回覧が終了したか否
   かを判断する回覧終了判断手段と、 前記回覧終了判断手段により前記文書ファイルの回覧が
   終了したと判断された場合に、前記書誌情報をイメージ
   形式に変換する書誌変換手段と、 前記書誌変換手段によりイメージ形式に変換された書誌
   情報のうち、前記リンク作成手段による関連づけを保持
   する関連づけ保持手段と、 を備えたことを特徴とする請求項２〜７のいずれか一つ
   に記載の電子文書回覧システム。