KR20100059696A - 워크플로 이벤트들 또는 작업들의 참여자들에게 문서들을 전송하는 시스템 및 방법 - Google Patents

워크플로 이벤트들 또는 작업들의 참여자들에게 문서들을 전송하는 시스템 및 방법 Download PDF

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Abstract

복합기(MFP)와 같은 화상형성장치(document device)로부터 문서들을 전송하는 시스템 및 방법에 관한 것이다. 복합기는 캘린더(calendar) 또는 워크플로(workflow) 서버들에 정보 항목들(information items)의 목록(list)을 판단하기 위해 접근한다. 사용자는 어떤 문서가 관련되었는지를 알아보기 위해 정보 항목을 선택할 수 있고, 이후에 화상형성장치는 워크스페이스(workspace), 이메일 주소 등과 같은 관련된 문서 목적지들 모두에 대해 결정하고, 그 다음으로 정보 항목과 관련된 문서 목적지들 모두 또는 사용자에 의해 선택된 정보 항목과 연결된 문서 목적지의 집합에 문서를 전송한다.

Description

워크플로 이벤트들 또는 작업들의 참여자들에게 문서들을 전송하는 시스템 및 방법{System and method for delivering documents to partcipants of workflow events or tasks}
본 발명은 컴퓨터 네트워크 시스템, 특히 복합기와 같이 워크플로 또는 이벤트와 관련된 정보에 의해 요청된 목적지에 문서를 변환 및 전송 가능한 화상형성장치들에 관한 것이다.
오늘날의 네트워크화된 컴퓨터들의 환경에서 일반적으로 알려진 기업 환경은 복수의 컴퓨터들과 다른 구성요소들이 함께 연결된 환경을 포함한다. 이와 같은 컴퓨터들은 문서들이 저장된 서버들과 다양한 이벤트들 및 워크플로와 관련이 있는 정보가 저장된 서버들 등을 포함할 수 있다. 일반적으로 워크플로는 서로 다른 작업들(tasks)을 수행하거나 이벤트(event)의 서로 다른 특성들을 준비하는 여러 참여자들(participants)의 작업들 및 이벤트들과 같은 것들을 포함할 수 있다고 알려져 있다. 일반적으로, 워크플로는 작업 또는 이벤트와 관련된 업무(work)를 수행하는 각각의 참여자들이 워크플로에 의해 구체화된 일정표를 따라 해당 정보를 수신하거나 완성하기 위하여 정보를 관리할 수 있도록 하는 과정이다.
한 예에 따르면, 스케줄링(scheduling) 소프트웨어는 다가오는 미팅의 참여자들을 상기시키기 위해 종종 사용된다. 또한, 특정 참여자들을 위한 다양한 작업들(tasks)이 미팅에서 완성되기 위해 유지될 수 있다. 또한, 미팅이 있을 때, 각각의 개별 참여자들에 의해 준비된 정보를 미팅의 다른 참여자들에게 전달(disseminate)하는 것이 일반적으로 바람직하다. 바람직하게, 미팅의 각각의 참여자들이 미팅에 앞서 일부 또는 전체 자료(material)를 검토할 기회를 가질 수 있도록 이러한 일부 또는 전체 정보를 미팅에 앞서 전달하는 것이 바람직하다.
워크플로의 다른 예는, 예를 들어, 특별한 사업 기회 등의 연구를 수행하고, 그 결과를 정리하는 보고서를 준비하는 것과 같은 작업(task)일 것이다. 이와 같은 특별한 실시예에서 작업(task)은 많은 다른 세부 작업(subtask)을 갖거나, 또는 작업(task)을 수행하는데 관련되고 준비된 자료들을 검토하고 승인할 책임을 지는 각각의 서로 다른 많은 참여자들과 관련이 있을 수 있다. 그러나, 이 예들은 주기적인 시간 간격으로 각자에게 전달되는 자료들을 필요로 할지도 모르는 많은 참여자들과 관련이 있을 수 있는 다양한 워크플로들의 단순한 두 예들이다.
문서 관리 시스템에서 현재 한가지 문제는 미팅과 같은 이벤트나 복수의 사람들에 의해 작성된 보고서의 승인과 같은 작업(task)을 위한 정보의 전달은 종종 복잡하다는 것이다. 일반적으로, 문서 형식(documentary form)에 정보가 있다면, 개개의 참여자는 그 문서를 스캔하거나 메모리로 저장하는 것과 같이 그 문서를 변환하여야 할 것이다. 그리고 나서, 사용자는 이 문서를 수신한 이벤트 또는 작업의 다른 참여자들 각각을 식별해야 하고, 개개의 참여자가 현상한 자료를 각자에게 복 사해주어야 한다. 종종, 개개의 참여자는 그들 자신의 네트워크 상의 컴퓨터를 사용할 수도 있고, 또한 다른 참여자들에게 이메일 또는 유사한 전송 수단을 이용해 문서를 전송할 수도 있다.
많은 예들에서, 워크플로 작업 또는 이벤트의 다른 참여자들에게 문서를 전송하는 이러한 방법은 불가피하게 복잡하다. 문서 저장소(repository)에 저장하기 위하여 스캔하려는 문서 또는 정보 조각에 대한 예에 따르면, 개개의 참여자는 문서를 스캔 및 저장해야 하고, 그리고 나서 다음에 문서 저장소(repository)로부터 저장된 문서를 검색하기 위해 PC(Personal Computer)에 접근해야 하고, 그것을 다른 참여자들에게 전달해야 한다. 그러나, 이것은 시간 낭비일 수 있고, 특정 워크플로 작업 또는 이벤트와 관련된 정보를 전달하는데 있어 귀찮은 과정이다. 어떤 예들에서, 정보를 워크플로 작업 또는 이벤트와 관련된 복수의 개인들에게 전달하는 과정은 메일 목록들(mail lists) 등의 사용을 통해 단순화될 수 있다. 그러나, 이런 방식으로 정보를 전달하는 것조차 일반적으로, 개개의 참여자들에게 문서를 분리된 컴퓨터 시스템을 사용하여 전달하고, 전달된 문서를 검색하고, 또한 해당 주소 또는 다른 참여자들의 목적지 정보에 접근하는 것이 요구된다.
그러므로, 상기된 바들로부터, 보다 효율적으로 워크플로들과 관련된 정보를 전달하는 방법 및 시스템이 요구된다. 마지막으로, 문서를 전달하는 개개의 참여자에 의한 추가적 처리 단계들이 필요하지 않은 워크플로에서 이벤트 또는 작업과 관련된 다른 참여자들이나 목적지들에 전자적으로 변환된 문서를 전달하도록 허용하는 시스템에 대한 특정 요구가 있다. 또한, 어떤 예들에서 화상형성장치 외의 다른 추가적인 컴퓨터 시스템들의 사용이 요구되지 않는 시스템에 대한 특정 요구가 있다.
본 발명의 적어도 하나의 실시예가 이루고자 하는 기술적 과제는 워크플로 이벤트들 또는 작업들의 참여자들에게 문서들을 전송하는 시스템 및 방법을 제공하는 데 있다. 본 실시예가 이루고자 하는 기술적 과제는 상기된 바와 같은 기술적 과제들로 한정되지 않으며, 또 다른 기술적 과제들이 존재할 수 있다.
상기 기술적 과제를 해결하기 위한 일 실시예에 따른 복수의 참여자들을 위한 화상형성(image forming) 시스템은 정보 항목들(information items)에 대응되는 참여자들의 정보가 포함된 상기 정보 항목들(information items)을 포함하는 적어도 하나의 서버; 상기 참여자들을 상호 연결하는 통신 네트워크; 및 상기 참여자들에게 정보를 입력받거나 표시하는 사용자 인터페이스를 구비하고, 물리적 문서를 전자 버전의(electronic version) 전자문서로 변환하여 상기 적어도 하나의 서버와 통신하는 동안 상기 사용자 인터페이스를 통해 제 1 참여자가 선택한 정보 항목에 대응되는 적어도 하나의 다른 참여자들에게 전송하는 적어도 하나의 화상형성장치(document device)를 포함하는 것을 특징으로 한다.
상기 기술적 과제를 해결하기 위한 다른 실시예에 따른 네트워크 시스템은 작업(task) 또는 이벤트에 대응되는 복수의 참여자들을 포함하는 상기 작업들 및 상기 이벤트들을 포함하는 적어도 하나의 정보 항목 서버(information item server); 상기 참여자들을 상호 연결하는 통신 네트워크; 및 사용자로부터 상기 전 자문서를 입력받는 사용자 인터페이스를 구비하고, 물리적 문서를 전자 버전(electronic version)의 전자문서로 변환하여 상기 적어도 하나의 정보 항목 서버와 통신하는 동안 상기 사용자 인터페이스를 통해 선택된 상기 전자문서를 수신하려는 작업 또는 이벤트와 관련된 참여자들에게 상기 전자문서를 전송하는 적어도 하나의 화상형성장치(document device)를 포함하는 것을 특징으로 한다.
상기 기술적 과제를 해결하기 위한 또 다른 실시예에 따른 화상형성 시스템에서 문서를 관리하는 방법은 화상형성장치에서 문서들을 전자 버전의 전자문서들로 변환하는 단계; 상기 화상형성장치를 통해 사용자로부터 상기 전자문서에 대응되는 정보 항목을 입력받는 단계; 상기 화상형성장치를 통해 상기 사용자가 원하는 상기 전자문서를 수신하려는 참여자들을 선택할 수 있도록 상기 정보 항목에 관련된 참여자들을 디스플레이하는 단계; 및 상기 사용자에 의해 선택된 상기 참여자들에게 상기 전자문서를 전송하는 단계를 포함한다.
상기된 바에 따르면, 보다 효율적으로 워크플로들과 관련된 정보를 전달하는 것이 가능하다. 그리고, 문서를 전달하는 개개의 참여자에 의한 추가적 처리 단계들이 필요하지 않으면서, 워크플로에서 이벤트 또는 작업과 관련된 다른 참여자들이나 목적지들에 전자적으로 변환된 문서를 전달하는 것이 가능하다. 또한, 화상형성장치 외의 다른 추가적인 컴퓨터 시스템들의 사용이 요구되지 않아 시스템을 단순화하는 것이 가능하다.
이하에서는 도면을 참조하여 본 발명의 실시예들을 상세히 설명한다. 도 1을 먼저 설명하면, 엔터프라이즈 시스템(enterprise system)(100)은 네트워크(101)를 포함한다. 네트워크(101)는 복수의 서로 다른 구성요소들간의 통신 브릿지(communication bridge)를 제공한다. 그 중 하나의 구성요소는 다큐먼트 스토리지(document storage)(104)의 기능을 통합한 화상형성장치(102)이다. 일 실시예에 따라, 화상형성장치(102)는 스캐너, 복사기 및 팩스의 기능이 통합된 복합기(MultiFunction Peripheral, MFP)에 해당할 수 있다. 이와 같은 실시예에서, 화상형성장치(102)는 복수의 문서들을 저장할 수 있는 다큐먼트 스토리지(104)를 가질 수 있다. 또한, 네트워크(101)가 또한 메모리들, 서버들 등과 같은 문서를 저장할 수 있는 여러 가지 다른 다큐먼트 스토리지 장치들과도 연결될 수 있는 것이 바람직하고, 이는 본 실시예의 범위 내에 속한다. 일 실시예에 따라, 사용자 또는 개개의 참여자는 화상형성장치(102)를 통해 이와 같은 문서들을 스캔하거나 또는 화상형성장치(102)에 이와 같은 문서들을 전송함으로써 다큐먼트 스토리지(104) 내부에 저장되기 위한 또는 문서를 생성할 수 있다.
도 1에 도시된 바와 같이, 네트워크(101)는 화상형성장치(102)와 화상형성장치(102)에 관련 정보를 제공하는 복수의 서버들(106)을 연결한다. 그로 인해, 화상형성장치(102)가 이벤트들과 작업들을 포함하는 여러 가지 서로 다른 다양한 정보 항목들(information items)에 대한 문서들을 제공하도록 허용한다. 예를 들어, 화상형성장치(102)는 예정된 미팅 정보를 위해 네트워크(101)을 통해 캘린더 서버(calendar server)(106a)에 접근할 수 있고, 나아가서, 작업 정보를 위해 비즈니 스 워크플로 서버(business workflow server)(106b)에 접근할 수 있다.
캘린더 서버(106a)는 특정 미팅에 참석하는 모든 참여자를 식별하는 정보를 포함할 수 있다. 이는 화상형성장치(102)에 의해 변환된 문서를 갖는 개개의 참여자들이 캘린더 서버(106a)에서 식별된 대로 미팅에 참석하려는 멤버들의 일부 또는 전부에게 문서를 제공하기 위함이다. 이와 유사하게, 비즈니스 워크플로 서버(106b)는 예를 들어, 보고서 등의 준비와 같은 특정 작업을 완성하는데 참여하는 모든 참여자들을 포함한다. 그리고, 비즈니스 워크플로 서버(106b)는 화상형성장치(102)에 정보를 제공할 수 있다. 그로 인하여 화상형성장치(102)는 사용자가 작업의 모든 참여자들에 대한 관련 정보를 제공하는 것이 가능하도록 허용한다.
정보가 제공되는 방식은 서로 다른 많은 방식들로 수행될 수 있다. 일 실시예에 따르면, 이메일을 사용자와 관련된 이메일 클라이언트(email client)(110)에 제공함으로써 수행될 수 있다. 이와 같은 실시예에서, 네트워크(100)는 또한 캘린더 서버(106a) 또는 비즈니스 워크플로 서버(106b)에 의해 제공된 정보와 연관될 수 있는 이메일 정보가 포함된 이메일 서버(email server)(106d)도 포함할 수 있다. 서버들(106)은 단일 서버 또는 복수의 서로 다른 많은 서버들을 포함하고, 그 중에서 디렉토리 서버(directory server)(106c)는 해당 서버에 접근하여 정보를 화상형성장치(102)에 제공하기 위해 사용된다.
사용자 클라이언트들(110)은 일반적으로, 화상형성장치(102)가 정보 항목의 다른 참여자들의 개별화된 주소에 대한 전자 포맷(electronic format)의 문서의 사본을 제공할 수 있도록 특정 정보 항목을 갖는 각각의 참여자들을 식별하는 복수의 서로 다른 이메일 계정을 포함한다. 문서는 이메일들, 인터넷 또는 인트라넷(intranet)에 대한 하이퍼링크들(hyperlinks), 웹 주소들(web addresses), 또는 알려진 많은 문서 전송 방식을 통해 제공되는 것이 적절하고, 이는 본 실시예의 범위에 속한다. 나아가서, 도 1의 도면은 적어도 하나의 화상형성장치들이 문서를 이벤트들 또는 작업들과 같은 정보 항목의 참여자들에 대응되는 클라이언트에게 직접 전송할 수 있는 하나의 가능한 시스템(100)의 단순한 예시에 해당하는 것이 바람직하다. 또한, 이는 본 실시예의 범위 내에 속한다.
도 2는 본 발명의 일 실시예에 따른 도 1의 화상형성장치(102)의 블록도이다. 도 2는 화상형성장치(102)에서 실행될 수 있는 기능을 도시한 기능 블록도인 것이 바람직하다. 그러나, 도시된 이와 같은 기능은 여러 가지 다른 종류의 방식으로도 수행될 수 있다. 문서 디바이스(102)는 획득되거나 문서 디바이스(102)에 의해 변환된 문서를 저장하는 다큐먼트 스토리지(104)를 포함한다. 또한, 문서 디바이스(102)는 물리적 문서의 전자 이미지(electronic images)를 변환하는 스캐너(120)도 포함한다. 일반적으로, 물리적 문서가 전자 이미지(electronic images)로 변환된 문서를 전자문서(electronic document)라고 일컫는다.
스캐너(120)는 당해 기술분야에서 알려진 많은 스캐너들에 해당한다. 즉, 스캐너(120)는 스캔된 이미지를 당해 기술분야에서 알려진 방식으로 다큐먼트 스토리지(104)에 저장될 수 있는 접근 가능한 전자문서 또는 파일로 변환하는 스캐너 모듈을 포함한다. 일반적으로 다큐먼트 스토리지(104)에서 문서의 저장은 알려진 방식으로 화상형성장치(102)에 의해 수행되는 기능들을 제어하는 잡 매니지먼트 모 듈(job management module)(134)과 당해 기술분야에서 알려진 방식으로 스캔된 문서의 전자 화상(electronic representations)을 저장하는 다큐먼트 매니지먼트 모듈(130)에 의해 제어된다.
도 2를 참고하면, 또한 화상형성장치(102)는 사용자 인터페이스 디스플레이(user interface display, UI display) 및 키보드(122)와 이와 관련된 모듈(124)을 포함한다. 명령들(instructions)은 사용자 또는 개개의 참여자에게 제공될 수 있고, 사용자 또는 개개의 참여자는 다큐먼트 스토리지(102)에 있는 문서의 저장과 전송과 관련하여 화상형성장치(102)에 명령들을 제공할 수 있고, 이하에서 설명할 방식들로 다른 사용자들 또는 참여자들에게 제공할 수 있다.
도 2를 참고하면, 또한 화상형성장치(102)는 특정 세션(session) 동안 사용자와 화상형성장치(102) 사이의 대화들(interactions)을 관리하는 세션 매니지먼트 모듈(session management module)(132)을 포함하는 다른 기능적인 모듈들(functional modules)도 포함할 수 있다. 나아가서, 다른 기능적인 모듈들(functional modules)은 화상형성장치(102)가 해당 주소 정보를 제공하고, 또한 사용자가 화상형성장치(102)의 사용에 권한을 부여하는 것을 인증하고, 또한 이 사용자가 참여자이기 위한 특정 정보 항목들과 연관시키기 위해 도메인/디렉토리 서버(106)에 접근할 수 있도록 하는 인증 모듈(authentication module)(136)을 포함한다. 나아가서, 또한 화상형성장치(102)는 캘린더 서버(106a)에 접근하는 기능을 제공하는 캘린더 액세스 모듈(calendar access module)(140), 워크플로 서버(106b)에 접근할 수 있는 기능을 제공하는 워크플로 액세스 모듈(workflow access module)(142), 및 화상형성장치(102)가 이메일 서버(106d)에 접근하기 위한 기능을 제공하는 이메일 핸들링 모듈(144)을 포함할 수 있다.
도 3을 참고하여, 이벤트들 및 작업들 같은 특정 정보 항목들에 관련된 목적지들에 문서들을 제공할 때 화상형성장치(102)의 전반적인 동작에 대해 설명한다. 우선, 302 단계에서 일반적으로 화상형성장치(102)는 사용자를 인증한다. 이 단계에서 화상형성장치(102)는 화상형성장치(102)에 접근한 사용자에 화상형성장치(102)를 사용하도록 권한을 부여할 것인지 여부를 판단하기 위해 인증 모듈(136)을 통하여 도메인/디렉토리 서버(106)와 통신한다. 나아가서, 인증 모듈(136)은 또한 디렉토리 서버(106c)를 통해 사용자와 관련된 이벤트들 및 작업들 같은 모든 정보 항목들에 접근할 수 있다.
다음으로, 304 단계에서 적어도 하나의 문서들은 화상형성장치(102)에 의하여 변환되거나 획득될 수 있다. 일 실시예에 따르면, 사용자가 화상형성장치(102)의 스캐너 기능을 사용하여 물리적으로 문서를 스캐닝한 결과처럼 물리적 문서는 화상형성장치(102)에 의하여 변환되거나 획득될 수 있다. 대신에, 팩스 또는 이메일 프로토콜들(protocols)을 통해 문서들을 화상형성장치(102)로 전송한 결과처럼 문서들은 변환될 수 있다. 문서를 획득 또는 변환하는 어떠한 많은 방식은 본 실시예의 범위에 속하는 것이 바람직하다.
문서가 획득되거나 변환되면, 306 단계에서 사용자에 관련된 정보 항목들이 검색되고 디스플레이된다. 특정 사용자는 캘린더 서버(106a)에 포함된대로 여러 가지 서로 다른 다가올 미팅들과 관련이 있을 뿐만 아니라, 비즈니스 워크플로 서 버(106b)에 의해 식별된대로 복수의 서로 다른 작업들과도 관련이 있는 것이 바람직하다. 그러므로, 306 단계는 바람직하게, 304 단계에서 획득된 문서가 전달되도록 하기 위해 사용자에게 해당 정보 항목(들)을 선택하도록 허용하는 사용자 인터페이스 디스플레이(도 2의 122)를 통해 관련된 서로 다른 정보 항목들의 메뉴가 사용자에게 제공된다.
310 단계에서 화상형성장치(102)가 사용자가 특정 정보 항목을 선택하였다고 결정한 경우, 312 단계에서 그 선택된 정보 항목을 위한 목적지가 검색된다. 목적지는 캘린더 서버(106a), 비즈니스 워크플로 서버(106b), 또는 디렉토리 서버(106c)에 개별적으로 저장될 수 있다. 312 단계에서 화상형성장치(102)는 정보 항목과 관련된 각각의 다른 참여자들을 위한 목적지를 획득한다. 그 다음에, 314 단계에서 화상형성장치(102)는 목적지에 문서들을 전송한다. 일 실시예에 따르면, 전형적으로 문서 전송 과정(document delivery job)은 다음과 같은 단계들로 구성된다. 문서들을 획득하고, 필요시 문서들을 이메일에 첨부 가능한 포맷으로 변환하고, 변환된 문서들을 실행에 의존하여 일시적으로 또는 영구적으로 저장하고, 문서들이 첨부된 이메일들을 생성하고, 그리고 모든 수신인들에게 이메일 서버(106d)를 통해 이메일들을 전송한다. 일 실시예에 따르면, 이메일들의 수신인들은 캘린더 서버(106a) 내에 포함된 특정 미팅의 모든 초청객들 또는 비즈니스 워크플로 서버(106b)에서 식별된대로 워크플로 작업의 승인자(approver) 목록에 있는 모든 승인자들을 포함할 수 있다. 또한, 목적지는 개개의 이메일 주소뿐만 아니라, 정보 아이템과 관련된 워크스페이스(workspace) 또는 파일도 포함할 수 있다.
화상형성장치(102)는 사용자가 복합기(MFP) 같은 화상형성장치(102)를 사용하여 특정 문서를 변환하는 것, 작업이나 미팅 같은 특정 정보 항목의 다른 참여자들 모두 또는 문서 목적지들 모두를 복합기(MFP)로부터 직접 선택하는 것, 및 문서를 다른 참여자들이나 목적지들에 직접 전송하는 것을 허용한다. 이와 같은 방법으로 사용자는 사용자가 분리된 컴퓨터에 접근하여 화상형성장치(102)에 의해 변환된 문서에 접근하는 것을 요구하지 않으면서, 보다 효율적으로 문서를 전달(disseminate)할 수 있다. 또한, 화상형성장치(102)가 문서를 다른 참여자들에게 직접 보내도록 허용하여 다른 참여자들이 화상형성장치(102)에 자동적으로 제공되는 것처럼 정보 항목에서 참여자들을 선택하거나 식별하는 것을 사용자에게 요구하지 않는다.
도 4는 본 발명의 다른 일 실시예에 따른 화상형성장치(102)가 화상형성장치(102)에 의해 변환 또는 화상형성장치(102)에 저장된 문서들의 전자 사본들(electronic copies)을 전송하는 경우 화상형성장치(102)의 동작을 도시한 흐름도이다. 보다 구체적으로, 도 4를 참고하면, 처음의 402 단계에서 사용자를 인증하는데, 이는 도 3의 302 단계에서 설명된 방식과 대체로 같은 방식에 해당한다. 사용자가 인증된 경우, 다음으로 406 단계에서 화상형성장치(102)는 사용자가 이전에 저장된 문서를 보내고 싶어하는지를 판단한다. 일반적으로 화상형성장치(102)는 사용자가 인증될 때 사용자의 이러한 질문(question)을 요청하기 위해서 설정될 수 있고, 그리고 나서 사용자가 알려진 방식의 사용자 인터페이스 또는 키보드를 사용하여 저장된 문서를 보내가 싶어하는지를 지시할 수 있다. 사용자가 이전에 저장된 문서를 보내고 싶어하는 경우에는, 410 단계에서 화상형성장치(102)는 다큐먼트 스토리지(104)에 저장된 문서들의 목록(list)이 표시되도록 설정되는 것이 바람직하다. 일 실시예에 따르면, 이 목록은 사용자가 이러한 문서들을 생성하는 예와 같이 사용자와 이미 관련된 단순한 문서들이거나, 또는 다큐먼트 스토리지(104) 내에 모든 문서들을 포함할 수 있다.
412 단계에서, 사용자는 알려진 방식의 사용자 인터페이스 디스플레이 및 키보드(122)를 이용하여 보내려는 문서를 선택할 것이다. 이와 같은 실시예에 따라, 414 단계에서 화상형성장치(102)는 사용자 미팅 정보를 검색하기 위해 캘린더 서버(106a)와 통신한다. 412 단계에서 화상형성장치(102)는 같은 방식으로 사용자의 워크플로 정보를 검색하기 위해 워크플로 서버(106b)와 통신할 수 있는 것이 바람직하다.
그리고 나서, 화상형성장치(102)는 미팅 또는 워크플로들이 목록에 있는지를 판단한다. 그리고, 418 단계에서 그러한 미팅 또는 워크플로들이 없다면, 미팅 또는 워크플로의 사용자에게 알린다. 적어도 하나의 미팅 또는 워크플로들이 있는 경우, 이 미팅들은 사용자에게 디스플레이되고, 420 단계에서 사용자는 사용자 인터페이스 디스플레이 및 키보드(도 2의 122)를 사용하여 해당 미팅 또는 워크플로를 선택한다. 특정 미팅 또는 워크플로를 선택하는 경우, 422 단계에서 화상형성장치(102)는 참여자들의 목록에 포함된 미팅 또는 워크플로에 대한 더 많은 정보를 제공할 것이다. 424 단계에서, 사용자에게 선택적으로 문서의 주제 및 요약과 같은 추가 정보를 입력할 기회가 제공될 수 있다. 또한, 사용자는 422 단계에 도시된 미 팅이나 워크플로, 또는 서브 그룹(subgroup)에 관련된 참여자들 또는 목적지들의 전체 목록을 선택할 능력을 가질 수 있다.
사용자가 문서를 전송하기 위한 미팅 또는 워크플로에 관련된 참여자들 또는 목적지들의 목록을 식별한 경우, 일 실시예에 따라, 426 단계에서 사용자는 시작 버튼(start button)을 선택함으로써 이것들을 확정(confirm)할 수 있다. 다음으로, 화상형성장치(102)는 문서를 스캔할 필요가 있는지를 430 단계에서 판단하고, 또는 이전에 선택되고 저장된 문서를 참여자들 목록으로 전송할 것인지를 판단한다. 만약, 문서를 스캔할 필요가 있다면, 432 단계에서 화상형성장치(102)는 스캔 절차를 실행함을 사용자에게 알려준다. 여기서, 문서의 물리적 사본은 알려진 방식으로 스캔되고, 다큐먼트 스토리지(104)에 저장된다. 다음으로, 434 단계에서 화상형성장치(102)는 문서를 전자 버전으로 변환한 전자문서가 첨부된 이메일을 생성하고, 사용자에게 436 단계에서 미팅 참여자들 또는 워크플로 참여자들의 목록에 이메일을 보내기 위한 요청에 따라 이메일 서버와 통신한다. 다음으로, 440 단계에서 사용자에게 잡(job)이 완료되었다고 알려준다.
상기 도시된 과정은 미팅의 구성원들에게 문서들을 전송하는 것과 주로 관련하여 도시되었으나, 또한 특정 워크플로와 관련된 사람들에게 문서를 전송하기 위해 사용될 수 있다. 물론, 문서들은 이전에 저장된 문서들이거나, 또는 사용자가 화상형성장치(102)를 사용함으로써 스캔된 문서들에 해당할 수 있다. 또한, 문서를 참여자들 그룹에 전송하는 것의 용이함은 사용자가 문서를 선택 또는 스캔하거나, 관련된 정보 항목을 선택 또는 스캔함으로써 크게 증대될 수 있다. 그리고 나서, 화상형성장치(102)는 문서를 특정 정보 항목과 관련된 문서 목적지들 모두에 자동적으로 보낼 것이다.
한편, 상술한 본 발명의 실시예들은 컴퓨터에서 실행될 수 있는 프로그램으로 작성 가능하고, 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체를 이용하여 상기 프로그램을 동작시키는 범용 디지털 컴퓨터에서 구현될 수 있다. 또한, 상술한 본 발명의 실시예에서 사용된 데이터의 구조는 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체에 여러 수단을 통하여 기록될 수 있다. 상기 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체는 마그네틱 저장매체(예를 들면, 롬, 플로피 디스크, 하드 디스크 등), 광학적 판독 매체(예를 들면, 시디롬, 디브이디 등)와 같은 저장매체를 포함한다.
이제까지 본 발명에 대하여 그 바람직한 실시예들을 중심으로 살펴보았다. 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자는 본 발명이 본 발명의 본질적인 특성에서 벗어나지 않는 범위에서 변형된 형태로 구현될 수 있음을 이해할 수 있을 것이다. 그러므로 개시된 실시예들은 한정적인 관점이 아니라 설명적인 관점에서 고려되어야 한다. 본 발명의 범위는 전술한 설명이 아니라 특허청구범위에 나타나 있으며, 그와 동등한 범위 내에 있는 모든 차이점은 본 발명에 포함된 것으로 해석되어야 할 것이다.
도 1은 서버들과 관련된 복수의 서로 다른 워크플로 내에 포함된 워크플로들에 기초하여 화상형성장치에서 문서를 참여자들에게 제공할 수 있는 컴퓨터 시스템을 일반적으로 도시한 블록도이다.
도 2는 본 발명의 일 실시예에 따른 도 1의 화상형성장치의 블록도이다.
도 3은 본 발명의 일 실시예에 따라 도 1의 시스템으로부터 제공된 워크플로 정보에 기초하여 참여자들에게 문서를 제공할 때 도 1의 화상형성장치의 한 동작에 대한 흐름도이다.
도 4는 본 발명의 일 실시예에 따라 미팅과 같은 이벤트에 기초하여 참여자들에게 문서를 제공할 때 도 1의 화상형성장치의 동작을 도시한 흐름도이다.

Claims (20)

  1. 복수의 참여자들을 위한 화상형성(image forming) 시스템에 있어서,
    정보 항목들(information items)에 대응되는 참여자들의 정보가 포함된 상기 정보 항목들(information items)을 포함하는 적어도 하나의 서버;
    상기 참여자들을 상호 연결하는 통신 네트워크; 및
    상기 참여자들에게 정보를 입력받거나 표시하는 사용자 인터페이스를 구비하고, 물리적 문서를 전자 버전의(electronic version) 전자문서로 변환하여 상기 적어도 하나의 서버와 통신하는 동안 상기 사용자 인터페이스를 통해 제 1 참여자가 선택한 정보 항목에 대응되는 적어도 하나의 다른 참여자들에게 전송하는 적어도 하나의 화상형성장치(document device)를 포함하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  2. 제 1 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 서버는 캘린더 서버(calendar server)를 포함하고,
    상기 정보 항목은 상기 참여자들이 참석하는 이벤트(event)를 포함하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  3. 제 2 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 상기 이벤트에 참석한 상기 참여자들에 게 상기 변환된 전자문서를 전송하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  4. 제 1 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 서버는 워크플로 서버(workflow server)를 포함하고,
    상기 정보 항목은 상기 참여자들이 수행하는 작업(task)을 포함하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  5. 제 4 항에 있어서,
    상기 작업은 상기 참여자들에 의해 승인되어야 하는 문서를 준비하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  6. 제 5 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 상기 문서를 승인할 필요가 있는 상기 참여자들 모두에게 상기 문서를 전송하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  7. 제 1 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 상기 전자문서들이 저장된 메모리를 구비한 복합기(MFP)를 포함하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  8. 제 7 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 이전에 저장된 문서들 중 상기 제 1 참여자에 의해 선택된 문서를 상기 정보 항목과 관련된 적어도 하나의 다른 참여자들에게 전송하는 것을 특징으로 하는 화상형성 시스템.
  9. 네트워크 시스템에 있어서,
    작업(task) 또는 이벤트에 대응되는 복수의 참여자들을 포함하는 상기 작업들 및 상기 이벤트들을 포함하는 적어도 하나의 정보 항목 서버(information item server);
    상기 참여자들을 상호 연결하는 통신 네트워크; 및
    사용자로부터 상기 전자문서를 입력받는 사용자 인터페이스를 구비하고, 물리적 문서를 전자 버전(electronic version)의 전자문서로 변환하여 상기 적어도 하나의 정보 항목 서버와 통신하는 동안 상기 사용자 인터페이스를 통해 선택된 상기 전자문서를 수신하려는 작업 또는 이벤트와 관련된 참여자들에게 상기 전자문서를 전송하는 적어도 하나의 화상형성장치(document device)를 포함하는 것을 특징으로 하는 네트워크 시스템.
  10. 제 9 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 정보 항목 서버는 미팅에 초대된 상기 참여자들이 포함된 미팅 정보를 갖는 캘린더 서버(calendar server)를 포함하고,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 상기 미팅에 초대된 참여자들 모두에게 상기 전자 문서를 전달(deliver)하는 것을 특징으로 하는 네트워크 시스템.
  11. 제 9 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 정보 항목 서버는 문서를 승인해야 하는 상기 참여자들이 포함된 작업(task) 정보를 갖는 워크플로 서버(workflow server)를 포함하고,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 상기 문서를 승인해야 하는 모든 참여자들에게 상기 전자 문서를 전달(deliver)하는 것을 특징으로 하는 네트워크 시스템.
  12. 제 9 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 상기 전자문서들이 저장된 메모리를 구비한 복합기(MFP)를 포함하는 것을 특징으로 하는 네트워크 시스템.
  13. 제 12 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 이전에 저장된 문서들 중 참여자에 의해 선택된 문서를 상기 작업 또는 상기 이벤트에 대응되는 적어도 하나의 다른 참여자들에게 전송하는 것을 특징으로 하는 네트워크 시스템.
  14. 제 9 항에 있어서,
    상기 사용자는 상기 적어도 하나의 화상형성장치와 통신상으로 연결된 컴퓨터를 갖고,
    상기 사용자는 상기 컴퓨터를 사용하여 참여자들에게 상기 적어도 하나의 화상형성장치에 저장된 문서의 전자문서들을 전달(forward)하는 것을 특징으로 하는 네트워크 시스템.
  15. 제 9 항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 화상형성장치는 복합기(MFP)를 포함하고,
    상기 전자문서는 상기 복합기로부터 스캔된 문서 또는 상기 복합기에 의해 전자 포맷(electronic format) 또는 팩스 포맷(fax format)으로 수신된 문서인 것을 특징으로 하는 네트워크 시스템.
  16. 화상형성 시스템에서 문서를 관리하는 방법에 있어서,
    화상형성장치에서 문서들을 전자 버전의 전자문서들로 변환하는 단계;
    상기 화상형성장치를 통해 사용자로부터 상기 전자문서에 대응되는 정보 항목을 입력받는 단계;
    상기 화상형성장치를 통해 상기 사용자가 원하는 상기 전자문서를 수신하려는 참여자들을 선택할 수 있도록 상기 정보 항목에 관련된 참여자들을 디스플레이하는 단계; 및
    상기 사용자에 의해 선택된 상기 참여자들에게 상기 전자문서를 전송하는 단계를 포함하는 방법.
  17. 제 16 항에 있어서,
    상기 입력받는 단계는 상기 입력받기 이전에 상기 화상형성장치를 통해 상기 사용자가 이벤트 또는 작업(task)을 선택할 수 있도록 상기 이벤트들 및 상기 작업들을 디스플레이하는 것을 특징으로 하는 방법.
  18. 제 17 항에 있어서,
    상기 디스플레이하는 단계는 작업(task)에 관련된 참여자들 또는 미팅에 초대된 참여자들을 디스플레이하는 것을 특징으로 하는 방법.
  19. 제 16 항에 있어서,
    상기 전송하는 단계는 상기 전자문서를 이메일과 호환되게 변형하여 상기 이메일을 통해 상기 참여자들에게 상기 전자문서를 전송하는 것을 특징으로 하는 방법.
  20. 제 17 항에 있어서,
    상기 변환하는 단계는 상기 문서를 스캔하고, 상기 문서의 팩스 사본을 수신하고, 상기 문서의 전자 버전의 전자문서를 수신하는 것 중 적어도 하나를 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
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