JP4736995B2

JP4736995B2 - 電子決裁システム

Info

Publication number: JP4736995B2
Application number: JP2006205551A
Authority: JP
Inventors: 齊藤　　忠; 真澄佐藤
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2006-07-28
Filing date: 2006-07-28
Publication date: 2011-07-27
Anticipated expiration: 2026-07-28
Also published as: JP2008033587A

Description

本発明は電子決裁システムに関し、特に決裁情報入力について手書き入力手段を備えた電子決裁システムに関する。

近年行政機関や企業では業務の効率化のために、電子決裁システムの導入が進められている。電子決裁システムを導入すると、書類の回覧・決裁を全て電子決裁システム上で実施することが可能となり、処理の高速化を図ることができるが、反面、コンピュータ操作に習熟していない対象者により処理誤りが多発したり、決裁ルートの一部に紙処理を挿入したり紙処理と併用することでルートが複雑になり処理が遅れるという問題がある。この問題を解決するシステムとして、特許文献１に示すような電子文書の稟議決裁処理方式が提案されている。このシステムでは、作成者が作成した電子文書に対して作成者が電子的な回覧ルートを指示する際に、稟議決裁処理を行う作業者がシステム上で処理を行える環境にあるか否かを判断し、否の場合にはその作業者を飛ばして回覧ルートの最後に自動的に追加している。

特開２００３−１９６４４３号公報

上記特許文献１に示す決裁処理方式により、コンピュータ操作に習熟していない対象者の決裁処理をまとめて最後に回すことで処理の高速化を図ることが可能となるが、決裁文書の回覧には起案者、上長、部長、決裁責任者といった決裁順序を保つことが必須である場合が多いので、上記従来のシステムでは電子決裁処理全般に対応することは困難であった。

本発明の目的は上記課題を解決し、コンピュータ操作に習熟していない対象者を含む電子決裁処理において、決裁順序を保って処理の高速化を可能とする電子決裁システムを提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明の電子決裁システムは入力手段として端末からの入力の他に、デジタルペンとデジタルペーパーによる入力手段を提供する。ここで用いるデジタルペンは、デジタルペーパー上に設定されたユニークなドットパターンをペン記入の際に読み取ることでドットパターンの並びを取得し、デジタルペンサーバで座標の変化、すなわち筆記ストローク情報に変換し、さらに文字認識機能により文字情報に変換する既存のデジタルペンシステムの適用を想定している。筆記情報を電子的に取得できるものであれば他の方式のデジタルペンでも良い。本発明の電子決裁システムは、電子決裁サーバとデジタルペンサーバと決裁処理者のクライアント端末で構成し、端末入力の場合はクライアント端末から電子決裁サーバに処理情報を送信し、デジタルペン入力の場合はデジタルペンで取得した情報をクライアント端末を通してデジタルペンサーバに送信し、デジタルペンサーバで変換した処理情報を電子決裁サーバに送信する。上記デジタルペンサーバは、上記取得したドットパターンが処理の種類や指示等の何らかのコマンドに対応するものであれば端末上のコマンド入力として変換し、その他は文字入力として変換し、電子決裁サーバに送信する。電子決裁処理ルートにどのようにデジタルペン入力を混在させるかは、予め処理者に入力手段を対応付けて登録するか、次処理者へ決裁案件を送信する際に前処理者が次はデジタルペン入力である旨を登録することで対応する。

本発明の電子決裁システムは、デジタルペン入力を中継する上記クライアント端末に生体情報認証装置を備え、電子決裁システムに生体情報認証サーバを備え、クライアント端末がデジタルペン入力情報受信後、生体情報認証を行うことで電子決裁サーバへの情報送信を可能とする。

また本発明の電子決裁システムは、上記デジタルペーパー上のドットパターンを各処理者、あるいは各処理者の各案件、あるいは各処理者の各処理項目に対応付けて設定し、各処理者の記入すべきエリアに前記対応付けたパターンを出力して決裁処理用紙とし、デジタルペンで記入させることとする。上記決裁処理用紙は各処理者毎に出力しても、予め全デジタルペン使用者のパターンをエリアに割り当てて回覧用紙として出力しても良い。これによりあるエリアに記入した情報はそのエリアに対応付けた処理者の記入として扱うことが可能となり、さらに上記生体情報認証機能と組み合わせることで自エリア以外に記入した情報を無効とすることが可能となる。

以上、本発明の電子決裁システムによれば、コンピュータ操作に習熟していない対象者が容易に扱える入力手段を提供することが可能となり、また見かけ上紙処理と電子処理の混在としての決裁処理を混乱なく扱うことが可能となる。さらにデジタルペン入力の弱点である本人認証機能を補うことが可能となる。

以下、本発明の電子決裁システムの一実施形態を図を用いて説明する。図１は本発明の電子決裁システム１の全体構成を示す図である。電子決裁システム１は、電子決裁処理全般、及び決裁案件文書を管理する電子決裁・文書管理サーバ１０と処理者であるユーザの本人確認を行う認証サーバ２０とデジタルペン入力情報を決裁処理入力情報に変換するデジタルペンサーバ３０とを備え、処理者が用いるクライアント端末４０、デジタルペン入力を行う決裁処理用紙を印刷するプリンタ５０を備える。各装置は、ネットワークやＬＡＮ等の通信媒体７０により接続されている。尚、サーバはそれぞれ１つであるが、クライアント端末４０、プリンタ５０は複数あって良い。少なくともデジタルペン入力に使用するクライアント端末４０には、認証装置４１とデジタルペン４２の情報を取得するためのインタフェースを備える。ここで認証装置４１は指紋・静脈等の生体認証装置を想定し、認証サーバ２０は生体情報を備えることとする。

図２は上記電子決裁・文書管理サーバ１０の構成を示すブロック図である。入出力部１０１、通信部１０２、情報処理部１１０、記憶装置１２０を備え、情報処理部１１０には電子決裁・文書管理処理を実現する次の機能、電子決裁システムへのユーザアクセスを許可するログイン部１１１、決裁文書を登録・管理する文書登録部１１２、決裁文書の回覧ルートを作成・管理する決裁ルート作成部１１３、ドットパターンを付した決裁処理用紙の印刷情報を作成するＣＳＶ作成部１１４を備える。

記憶装置１２０には電子決裁・文書管理処理を実現する以下の各データベースを格納する。記憶装置１２０の内容を図６に示す。記憶装置１２０は、電子決裁システムのユーザ情報を管理するユーザデータベース１２１と、決裁文書を格納する案件文書データベース１２２と、決裁ルートと決裁処理状態を格納する決裁フローデータベース１２３と、ユーザ毎の入力手段登録を格納する手段データベース１２４を備える。ユーザデータベース１２１には、ユーザＩＤや、ユーザの所属情報、権限情報等のユーザ属性を格納し、案件文書データベース１２２には、案件のＩＤ等の案件文書の属性情報、及び案件文書情報を格納し、決裁フローデータベース１２３は、文書ＩＤに対応付けられた決裁フローの情報や、決裁処理状態を格納する。帳票データベース１２５は決裁処理用紙の印刷項目、及び印刷フォーマットを格納するデータベースである。手段データベース１２４は、ユーザ毎の入力手段登録を格納する。案件文書データベース１２２の案件文書の属性情報のテーブル項目例を図７に示す。ここでは案件文書の文書ＩＤと対応付けて、文書件名、起案日、起案者、最終決裁者レベルである決裁区分を格納している。決裁フローデータベース１２３の決裁ルート及び状態のテーブル項目例を図８に示す。ここでは文書ＩＤをキーとして各ルートの決裁者（ルート設定時に格納）と決裁日及びコメント（決裁処理時に格納）を格納している。手段データベース１２４のテーブル項目例を図９に示す。ここではユーザＩＤと決裁手段フラグを対応付けて格納している。帳票データベース１２５のテーブル項目例を図１０に示す。ここでは文書ＩＤに対応付けて各項目の位置情報、属性、その他帳票構成に必要な情報を格納している。

図３は上記認証サーバ２０の構成を示すブロック図である。入出力部２０１、通信部２０２、情報処理部２１０、記憶装置２２０を備え、情報処理部２１０にはユーザの生体情報を取得して本人認証を行い結果を上記電子決裁・文書管理サーバ１０に送信する個人判定部２１１を備える。記憶装置２２０には、図１１に示すように認証情報データベース２２１を備える。認証情報データベース２２１のデータ構成例を図１２に示す。ここではユーザＩＤに対応付けて生体情報を格納すると共に、各ユーザの使用するプリンタ、及びデジタルペンも特定して格納し、認証に用いることとする。

図４は上記デジタルペンサーバ３０の構成を示すブロック図である。入出力部３０１、通信部３０２、情報処理部３１０、記憶装置３２０を備え、情報処理部３１０には、デジタルペン４２が読み取ったドットパターン列を取得してストローク情報、次いでイメージ情報、次いで文字情報に変換する文字認識部３１１と、上記決裁処理用紙に出力する各ユーザに対応付けたドットパターンを生成するドットパターン生成部３１２、前記ドットパターンを上記電子決裁・文書管理サーバ１０の帳票データベースから取得した情報を基に印刷エリアに対応付けた情報に変換するＣＳＶ作成部３１３とを備える。記憶装置３２０の内容を図１３に示す。記憶装置３２０は、本システムで利用可能なドットパターンのデータと対応する位置座標情報を管理するドットパターンデータベース３２１、ドットパターンの各矩形領域と利用できる文書及びユーザの対応を管理するドット管理データベース３２２を備える。ドットパターンデータベース３２１のデータ構成例を図１４に示す。ここではドットパターンを識別するための情報であるパターンＩＤと対応付けて、該ドットパターンが占める矩形領域情報、ドットパターンの適用種類である領域属性、属性がコマンド等の場合はその対応する処理内容を格納している。ドット管理データベース３２２のデータ構成例を図１５に示す。ここでは上記パターンＩＤをキーとして利用できるユーザＩＤ、文書ＩＤを対応付けて格納している。

図５はクライアント端末４０の構成を示すブロック図である。入出力部４０１、通信部４０２、情報処理部４１０、記憶装置４２０を備え、情報処理部４１０には、デジタルペン４２からの入力情報をデジタルペンサーバ３０に送信し、認証装置４１からの入力情報を認証サーバ２０に送信する転送処理部４１１と、認証装置４１からの入力情報を取得する認証装置インタフェイス４１２と、デジタルペン４２からの入力情報を取得するデジタルペンインタフェイス４１３を備える。記憶装置４２０には上記転送処理部４１１で使用するそれぞれのサーバのアドレスを格納している。

以下、本発明の電子決裁システムの処理の流れを図により説明する。図１６は本発明の電子決裁システムにおける端末入力による決裁処理の流れを示す図である。処理者であるユーザはクライアント端末４０から文書ＩＤとユーザ承認情報を送信して電子決裁・文書管理サーバ１０にアクセスする。電子決裁・文書管理サーバ１０のログイン部１１１はユーザデータベース１２１と照合してユーザを特定し、アクセスを承認し、その際手段データベース１２４を参照してユーザＩＤに対応する入力手段を確認する（ステップ１６０１）。ここでは「決裁手段フラグ＝１」が端末入力を示すものとし、「０」がデジタルペン入力を示すものとする。決裁手段フラグを判定し（ステップ１６０２）、フラグが１ならば、電子決裁・文書管理サーバ１０の決裁ルート作成部１１３は案件文書データベース１２２から文書ＩＤに対する情報を抽出し、決裁情報入力画面をクライアント端末４０に表示する（ステップ１６０３）。決裁情報入力画面には、コメントと入力日付を入力する欄を設け、ユーザの入力を受付ける（ステップ１６０４）。決裁情報入力画面に表示する入力終了ボタン、または送信キー情報取得により入力終了を確認する（ステップ１６０５）。確認Ｙｅｓなら、決裁情報入力画面にユーザがこの案件を承認してよいか入力するボタンや入力欄を表示、または承認可を問うメッセージを表示して承認可否の情報を取得する（ステップ１６０６）。承認可の情報を取得したら（ステップ１６０７）、決裁ルート作成部１１３は決裁ルート画面をクライアント端末４０に表示し（ステップ１６０８）、クライアント端末４０の認証装置４１から承認情報としてユーザの生体情報を取得する（ステップ１６０９）。クライアント端末４０は転送処理部４１１により取得した生体情報を認証サーバ２０に送信し、認証サーバ２０の個人判定部２１１が認証情報データベース２２１により認証可否を判断してその情報を電子決裁・文書管理サーバ１０に送り、該情報を決裁ルート作成部１１３が取得することで認証可否を判定する（ステップ１６１０）。認証可なら、文書登録部１１２により決裁フローデータベース１２３の該当文書ＩＤのデータにユーザに対応する欄の上記入力日付である決裁日、上記コメントであるコメント情報を登録して処理を終了する（ステップ１６１１）。ステップ１６０７において承認否、すなわち差し戻しが必要な場合は、決裁ルート作成部１１３が差し戻し画面をクライアント端末４０に表示し（ステップ１６１２）、どの処理者に差し戻す等の情報を取得して（ステップ１６１３）、該当する処理者に通知する等の差し戻し処理を行い（ステップ１６１４）、処理を終了する。

図１７は本発明の電子決裁システムで新たに導入するデジタルペン入力による決裁処理の流れを示す図である。ここではデジタルペン入力を行う処理者がユーザ認証後、決裁処理用紙を印刷して、以降はデジタルペンで入力を行う処理とする。上記ステップ１６０２までの処理は同じであるが、ユーザのレベルに応じ、クライアント端末４０から電子決裁・文書管理サーバ１０へのアクセスを初めに認証装置４１から生体情報を取得して認証サーバ２０によりユーザを特定し、認証サーバ２０から該当するユーザＩＤを電子決裁・文書管理サーバ１０に送信して処理を開始する方式としても良い。この場合文書ＩＤの特定は、ユーザ認証後に画面から選択できる形にするか、全ての案件を順次表示する形にすれば良い。ステップ１６０２においてフラグが０ならば、電子決裁・文書管理サーバ１０の決裁ルート作成部１１３はＣＳＶ作成部１１４に処理を渡して後述する決裁処理用紙印刷処理を実行し、図１９に示すような決裁処理用紙を出力する（ステップ１７０３）。上記決裁処理用紙のユーザ記入欄には端末入力での入力情報に対応する欄を設けてある。図１９の例ではユーザＢの決裁後、ユーザＡがデジタルペン４２で記入し決裁を行う。ここでは承認欄にチェック印を記入することが上記ステップ１６０６の承認可情報となり、承認の場合は承認コメント欄に記入した情報がコメント情報となり、チェック印が無い場合に差し戻しコメント欄に記入した情報が差し戻しコメント情報となる。承認日付情報はデータ取得日情報をサーバから取得する。ユーザＡがデジタルペン４２で記入した後、デジタルペンの送信ボタンやクレードルに差し込む等の送信処理を行うと、クライアント端末４０がデジタルペンインタフェイス４１３により記入情報を取得する（ステップ１７０４）。クライアント端末４０は取得した情報をいったんメモリ上に保持し、転送処理部４１１が生体情報の入力を指示するメッセージを表示し、ユーザが認証装置４１に生体情報を入力すると、クライアント端末４０の認証装置インタフェイス４１２が生体情報を取得しメモリ上に保持する（ステップ１７０５）。転送処理部４１１はまず電子決裁・文書管理サーバ１０に情報取得完了の旨を送信して決裁ルート作成部１１３を情報取得待機状態とし、まず生体情報を認証サーバ２０に送信する（ステップ１７０６）。認証サーバ２０の個人判定部２１１が認証情報データベース２２１により認証可否を判断して結果を電子決裁・文書管理サーバ１０に送信し、認証可の情報を取得した場合は（ステップ１７０７）、決裁ルート作成部１１３はクライアント端末４０の転送処理部４１１に記入情報転送指示を送信し、クライアント端末４０の転送処理部４１１は記入情報をデジタルペンサーバ３０に送信し、デジタルペンサーバ３０の文字認識部３１１が記入情報とドットパターンデータベース３２１を照合して記入情報の変換処理を行う（ステップ１７０８）。この時クライアント端末４０のデジタルペンインタフェイス４１３が上記記入情報を取得したペンＩＤを取得して記入情報と共に送信する方式とすると、ドット管理データベース３２２により上記記入情報を取得したペンＩＤと記入位置、またユーザＩＤの組み合わせが適切か判断して、不適切な組み合わせ、すなわち不適切な位置に情報を記入したり、不適切なペンで情報を記入した場合に処理を終了することができる。デジタルペンサーバ３０は文字情報または処理情報に変換した情報を電子決裁・文書管理サーバ１０に送信し、決裁ルート作成部１１３が該当情報を取得する（ステップ１７０９）。決裁ルート作成部１１３は上記送信情報の中に「承認可」処理情報が含まれるか否か確認し（ステップ１７１０）、含まれる場合は認証可・承認可なので、文書登録部１１２が決裁フローデータベース１２３の該当文書ＩＤのデータに承認コメント欄に記入した情報をコメント情報として、電子決裁・文書管理サーバ１０の日付情報を承認日付情報として格納し（ステップ１７１１）、処理を終了する。ステップ１７１０で「承認可」処理情報が無い場合は、差し戻しコメント欄に記入した情報を添付して前承認者への差し戻し処理を行い（ステップ１７１２）、処理を終了する。

図１９に示すような決裁処理用紙を出力する上記ステップ１７０３の決裁処理用紙印刷処理の流れを図１８により詳細に説明する。まず電子決裁・文書管理サーバ１０のＣＳＶ作成部１１４は認証サーバ２０の認証情報データベース２２１からユーザＩＤに対応するプリンタ情報を取得し、またプリンタの稼動確認を行う（ステップ１８０１）。プリンタが稼動していなければ、エラーメッセージをクライアント端末４０に表示して処理を終了する。プリンタ稼動を確認した後、ＣＳＶ作成部１１４は帳票データベース１２５から文書ＩＤに対応する帳票フォーム情報をデジタルペンサーバ３０に送信する（ステップ１８０２）。デジタルペンサーバ３０のＣＳＶ作成部３１３は、上記帳票フォーム情報を取得して帳票レイアウトを準備する（ステップ１８０３）。次にＣＳＶ作成部３１３は、上記帳票レイアウト項目の内、上記帳票フォーム情報からドットパターンを設定する項目を抽出する（ステップ１８０４）。このドットパターン設定の要否は、帳票データベース１２５の項目情報として設定しても、決裁フローデータベース１２３で決裁処理の際入力を要する情報を設定要項目として取得しても良い。次にドットパターン生成部３１２がドット管理データベース３２２からユーザＩＤ及び文書ＩＤに対応するドットパターンＩＤの内、上記設定要項目の属性に対応するドットパターンＩＤを取得する（ステップ１８０５）。ドットパターン生成部３１２は、この各項目に適合するドットパターンＩＤによりドットパターンデータベース３２１からドットパターン情報を抽出し、各項目に割り当て、帳票レイアウトと合成して決裁処理用紙の印刷情報を作成する（ステップ１８０６）。ＣＳＶ作成部３１３は、作成した印刷情報を上記ユーザＩＤに対応するプリンタに送信、またはクライアント端末４０を通して該プリンタに送信し、プリンタ５０で決裁処理用紙を出力する（ステップ１８０７）。このプリンタ５０はクライアント端末４０が使用するプリンタとして登録されているものであり、ユーザ近傍に設置されて出力した用紙をすぐ入手できることとする。このようにして出力した決裁処理用紙を上記デジタルペン入力による決裁処理に適用する。

電子決裁システム１の全体構成を示す図である。電子決裁・文書管理サーバ１０の構成を示すブロック図である。認証サーバ２０の構成を示すブロック図である。デジタルペンサーバ３０の構成を示すブロック図である。クライアント端末４０の構成を示すブロック図である。電子決裁・文書管理サーバ１０の記憶装置１２０に備えるデータベースを示す図である。案件文書データベース１２２のデータ構成を示す図である。決裁フローデータベース１２３のデータ構成を示す図である。手段データベース１２４のデータ構成を示す図である。帳票データベース１２５のデータ構成を示す図である。認証サーバ２０の記憶装置２２０に備えるデータベースを示す図である認証情報データベース２２１のデータ構成を示す図である。デジタルペンサーバ３０の記憶装置３２０に備えるデータベースを示す図である。ドットパターンデータベース３２１のデータ構成を示す図である。ドット管理データベース３２２のデータ構成を示す図である。端末入力による決裁処理の流れを示す図である。デジタルペン入力による決裁処理の流れを示す図である。決裁処理用紙印刷処理の流れを示す図である。決裁処理用紙の例を示す図である。

符号の説明

１０・・・電子決裁・文書管理サーバ、２０・・・認証サーバ、３０・・・デジタルペンサーバ、４０・・・クライアント端末、５０・・・プリンタ、４１・・・認証装置、４２・・・デジタルペン、１０１・・・電子決裁・文書管理サーバの入出力部、１０２・・・電子決裁・文書管理サーバの通信部、１１０・・・電子決裁・文書管理サーバの情報処理部、１１１・・・電子決裁・文書管理サーバのログイン部、１１２・・・電子決裁・文書管理サーバの文書登録部、１１３・・・電子決裁・文書管理サーバの決裁ルート作成部、１１４・・・電子決裁・文書管理サーバのＣＳＶ作成部、１２１・・・ユーザデータベース、１２２・・・案件文書データベース、１２３・・・決裁フローデータベース、１２４・・・手段データベース、１２５・・・帳票データベース、２０１・・・認証サーバの入出力部、２０２・・・認証サーバの通信部、２１０・・・認証サーバの情報処理部、２２０・・・認証サーバの記憶装置、２１１個人判定部、２２１認証情報データベース、３０１・・・デジタルペンサーバの入出力部、
３０２・・・デジタルペンサーバの通信部、３１０・・・デジタルペンサーバの情報処理部、３２０・・・デジタルペンサーバの記憶装置、３１１・・・文字認識部、３１２・・・ドットパターン生成部、３１３・・・ＣＳＶ作成部、
４０１・・・クライアント端末の入出力部、４０２・・・クライアント端末の通信部、４１０・・・クライアント端末の情報処理部、４２０・・・クライアント端末の記憶装置、４１１・・・転送処理部、４１２・・・認証装置インタフェイス、４１３・・・デジタルペンインタフェイス。

Claims

端末と電子決裁サーバとデジタルペンサーバと認証サーバとがネットワークにより接続された電子決裁システムであって、
前記電子決裁サーバは、予めユーザＩＤとユーザの情報入力手段を示す情報とを対応付けて記憶する入力手段データベースと、
前記端末から前記ネットワークを介してユーザＩＤを受信すると、該ユーザＩＤと前記入力手段データベースの情報に基づいてユーザの情報入力手段がデジタルペン入力か端末入力かを判定する判定手段と、
を備えたことを特徴とする電子決裁システム。
判定手段の結果、前記ユーザの情報入力手段がデジタルペン入力の場合、前記電子決済サーバは、予め帳票データベースに記憶されている、案件毎の各項目の位置情報、属性情報、その他の帳票構成に必要な帳票構成情報を前記デジタルペンサーバに送信し、
前記デジタルペンサーバは、ドットパターンＩＤと該ドットパターンＩＤに対応する位置座標情報とを対応付けて記憶するドットパターンデータベースと、案件毎にドットパターンＩＤとユーザＩＤとを対応付けて記憶するドット管理データベースと、前記端末からのユーザＩＤ、前記帳票データベース、前記ドットパターンデータベース及び前記ドット管理データベースの情報に基づいて、ユーザ毎に該ユーザの記入すべき領域にドットパターンをデジタルペーパーに出力する手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子決裁システム。
前記ドットパターンが出力されたデジタルペーパーを出力する手段を備えたことを特徴とする請求項２に記載の電子決裁システム。
前記端末には生体認証装置が接続されており、前記認証サーバにはユーザＩＤと生体情報とを対応付けて記憶する認証情報データベースを有し、
前記認証サーバは、前記生体認証装置からのユーザの生体情報を受信すると、該受信した生体情報と前記認証情報データベースの情報に基づいて前記ユーザの認証を行い、該認証が成功した場合に、前記デジタルペン入力手段により入力された電子決裁に必要な情報を前記ネットワークを介して前記電子決裁サーバに送信することを特徴とする請求項１乃至請求項３に記載の電子決裁システム。