JP4772592B2 - 業務フロー管理装置、業務フロー管理方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、業務フロー管理装置、業務フロー管理方法、プログラムに関する。

業務フローとは、業務の流れを意味し、業務フローシステムはその流れを自動化するシステムを指している。現在、業務フローシステムに関するソフトウェアは多数市販されており、例えば、職員の出欠管理や案件の経費管理などで用いられている。多くの業務フローシステムに含まれる機能に「文書の審査・承認」機能がある。従来、業務フローの中での電子文書・紙文書の混在を可能とするために、紙文書をプリンタに出力する際、ユニークなＩＤ情報を紙文書に印刷することを指示し、ＩＤ情報が印刷された紙文書により審査・承認作業を行なった後、紙文書に印刷された文書情報及びＩＤ情報をスキャナに取り込み、取り込まれた文書情報及びＩＤ情報を処理して紙文書から電子文書に変換する業務フローシステムが開示されている。
特開２００４−２６５１４０号公報

ところで、特許文献１記載の業務フローシステムは、紙文書に記入した情報がスキャナで読み取られるまでのタイムラグが発生する。また、特許文献１記載の業務フローシステムは、セキュリティ機能が設けられていないため、悪意のある利用者が紙文書に記入することも可能である。さらに、業務フローでは、担当者の変更や業務順序の変更などイレギュラーな処理が発生することもある。特許文献１記載の業務フローシステムは、このようなイレギュラーな処理に対応する機能を備えていない。

本発明は、このような背景に鑑みてなされたものであり、紙運用と電子運用とを混在させた業務フロー管理装置において、業務順序の管理、紙から取得した情報と電子的に取得した情報との一元的な管理とを可能とすることを目的とする。また、業務順序の管理、紙から取得した情報と電子的に取得した情報との一元的な管理とを可能にする業務フロー管理方法、プログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するための業務フロー管理装置は、業務の実行順序、前記業務の進捗状態、前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像、前記帳票上の座標を示すドットパターン、前記帳票における記入領域の座標、前記記入領域への記入内容、を記憶する記憶部と、前記印刷画像に基づき印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得する記入内容取得部と、前記軌跡の座標を、前記帳票の前記記入領域に記入された文字ないしは記号として認識する認識部と、前記業務の実行順序の変更を記入する記入領域に、文字ないしは記号が記入された場合、前記文字ないしは記号が指示する業務を次に実行すべき業務とする実行順序管理部とを備える。

また、本発明の業務フロー管理方法は、業務の実行順序、前記業務の進捗状態、前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像、前記帳票上の座標を示すドットパターン、前記帳票における記入領域の座標、前記記入領域への記入内容、を記憶する記憶部と、前記印刷画像に基づき印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得する記入内容取得部と、前記軌跡の座標を、前記帳票の前記記入領域に記入された文字ないしは記号として認識する認識部と、前記業務の実行順序の変更を記入する記入領域に、文字ないしは記号が記入された場合、前記文字ないしは記号が指示する業務を次に実行すべき業務とする実行順序管理部と、を備えるものである。

また、本発明のプログラムは、所定の実行順序で実行される一連の業務の進捗を管理するコンピュータに、前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像と前記帳票上の座標の代わりとなるドットパターンを印刷装置に出力するステップと、前記印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得するステップと、前記軌跡の座標を基に、前記帳票に記入された文字ないしは記号を認識するステップと、前記記入領域に前記業務の実行順序の変更を指示する文字ないしは記号が記入された場合、前記記入された文字ないしは記号に従い実行順序を変更するステップとを実行させるものである。

本発明によれば、紙運用と電子運用とを混在させた業務フロー管理装置において、業務順序の管理、紙から取得した情報と電子的に取得した情報との一元的な管理とを可能とする。

以下、図面を参照しながら最良の実施形態について説明する。

＝＝全体構成例＝＝
本実施の形態にかかる業務フロー管理システムについて説明する。図１は、業務フロー管理システム１の構成図である。業務フロー管理システム（業務フロー管理装置）１は、行政機関や民間企業で実行される業務の全部若しくは一部を自動化するシステムである。行政機関や民間企業では、個人はある部門に所属し、部門内での役職が付けられている。そして、単一の案件を、部門や役職ごとに分担して業務を実行する。業務フローとは、ある案件を実行するために、複数の部門や人が実行する業務の流れである。例えば、決裁をする際には、起案部門で案件を起案し、審査部門で承認し、承認された案件を合議部門で供覧し、供覧した案件を決裁部門で決裁するという流れで業務が進行する。業務フロー管理システム１は、このような担当者から担当者への業務の引継ぎを管理する。

従来、業務の引継ぎ方法には、申請書や依頼表などの紙面を回覧する方法と、業務に関する情報をサーバなどに記憶しネットワークを用いて各担当者に業務を割り振る方法とがある。

本実施の形態における業務フロー管理システム１は、紙面を利用した情報の記入（紙運用と記す）と、ネットワークや入出力インターフェイスなど電子的手段を利用した情報の入力（電子運用と記す）との２つの入力方式を利用することができる。

紙運用時には、電子ペン５と呼ばれる特殊なペンと電子ペーパ６と呼ばれる特殊な紙を利用する。電子ペーパ６には、ドットパターンと呼ばれるパターンが印刷されている。ドットパターンは、紙面を所定サイズの格子に区切った場合に、その位置を特定できるようにドット（点）をユニークに配列したものであり、紙面には、膨大な領域に形成されたドットパターンの一部が割り当てられる。電子ペンは、紙面のドットパターンを読み取り、読み取ったドットパターンに基づいてペン先の位置情報を作成する。業務フロー管理システム１は、ペン先の位置情報を基に、紙面に記入された文字や記号を認識する。

業務フロー管理システム１は、電子運用時の業務フローを管理する基盤装置２、紙運用時の業務フローを管理する電子ペン管理装置３、電子ペン５で読み取った情報を電子ペン管理装置３に送信するクライアント４とから構成される。

基盤装置２は、案件ＩＤ、帳票の印刷画像、業務の実行順序、業務の担当者などの案件情報と、業務の進捗状態と、業務の実行時にディスプレイ等に表示する入力画面とを記憶している。入力画面には、担当者が担当している業務が表示される。担当者は、入力画面を介してアクセス権を持つ案件の閲覧や更新を行なうことができる。ある担当者に割り当てた業務が完了すると、基盤装置２は、完了した業務のアクセス権を次の担当者に割り当てる。電子運用における、業務フローの管理は、基盤装置２のみで実行することができる。

電子ペン管理装置３は、例えば、ＥＰＬＳ（Enterprise Paper Look-up Service）やＡＳＨ（Application Service Handler）基盤の機能を含み、膨大な領域に形成されたドットパターンと、利用者が所有する電子ペン５の電子ペンＩＤを記憶している。電子ペン管理装置３は、基盤装置２から帳票の印刷画像を取得し、取得した印刷画像を基に、帳票の記入領域の座標情報を決定する。そして、電子ペン管理装置３は、ドットパターンの一部を案件に割り当て、案件に割り当てたドットパターンを帳票の印刷画像とともにプリンタに出力する。電子ペン管理装置３は、帳票に記入された軌跡の座標、帳票に記入された文字、記入に利用した電子ペン５の電子ペンＩＤを電子ペン５から取得し、使用期限内に使用権限を持つ担当者が業務を実行したか否かを判断する。電子ペン管理装置３は、基盤装置２にアクセスし業務の進捗状況を更新する。

クライアント４は、無線ないしは専用のクレードルを用いて、電子ペン５と通信を行う。クライアント４は、帳票に記入された軌跡の座標、記入に利用した電子ペン５の電子ペンＩＤを、電子ペン５から取得し、軌跡の座標を基に帳票に記入された文字を認識する。また、クライアント４は、ドットパターンを用いて、電子ペン５で記入された帳票を識別する。クライアント４は、帳票に記入された軌跡の座標、電子ペンＩＤ、帳票の識別情報、帳票に記入された文字を、電子ペン管理装置３に送信する。また、クライアント４は、利用者の認証情報を記憶し、利用者の認証を行なう。

＝＝＝基盤装置２＝＝＝
図２は、基盤装置２のハードウェア構成を示す図である。基盤装置２は、ハードディスクなどの記憶装置１４に記憶されたプログラムをメモリ１３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ１１により実行する。また、基盤装置２は、各種キーボードやボタン類、ディスプレイなどの入出力インターフェイス１４と、広域ネットワークに接続するための通信インターフェイス１５を備えている。

基盤装置２は、記憶装置１２に記憶されたプログラムをメモリ１３に読み出し、ＣＰＵ１１が実行することによって、図３に示すように、利用者情報管理部２１、案件情報管理部２２、運用切替部２３、業務フロー管理部２４の機能を実現する。また、記憶装置１２には、利用者情報データベース２５、案件情報データベース２６、進捗情報データベース２７が構築されている。

利用者情報管理部２１は、業務フロー管理システム１の利用者の部署や役職などの利用者についての情報を管理している。また、利用者情報管理部２１は、利用者情報データベース２５に記憶している利用者の認証情報を必要に応じてクライアント４に送信する。
案件情報管理部２２は、案件名、各業務の期限情報や案件へのアクセス権限、入力画面へのリンク情報などの案件情報を管理している。

運用切替部２３は、電子運用から紙運用への切替処理及び紙運用から電子運用への切替処理を行なう。電子運用から紙運用へ切り替える場合、運用切替部２３は、依頼された案件が紙運用へ切り替えることが可能な状態であるかどうかを判断し、切替可能と判断すると、案件情報データベース２６の運用状態を紙運用に更新し、案件情報データベース２６及び進捗情報データベース２７から該当する案件の情報を読み出し、電子ペン管理装置３に送信する。また、紙運用から電子運用へ切り替える場合、運用切替部２３は、依頼された案件の運用状態を電子運用に更新する。

業務フロー管理部２４は、進捗履歴と業務の引継ぎとを管理する。特に、紙運用時において、業務フロー管理部２４は、電子ペン管理装置３から進捗情報を取得し、電子ペン管理装置３と同期を取りながら、進捗情報データベース２７を更新する。なお、電子運用時においては、業務フロー管理部２４は、担当者からの入力を基に業務の完了を判断する。

＝＝＝基盤装置２のデータ構成＝＝＝
図４は、利用者情報データベース２５の構成例である。利用者情報データベース２５は、図４に示すように、利用者ＩＤ欄、利用者名欄、利用者の所属部署コード欄、利用者の役職欄、認証情報欄、利用者が所有する電子ペン５の電子ペンＩＤ欄を備えている。

図５は、案件情報データベース２６の構成例である。案件情報データベース２６は、図５に示すように、案件ＩＤ欄、案件名欄、期限情報欄、運用状態欄、入力画面へのリンク情報欄、案件を帳票に印刷するときの印刷画像へのリンク情報、案件に添付されるファイルへのリンク情報などを備えている。

図６は、進捗情報データベース２７の構成例である。進捗情報データベース２７は、図６に示すように、案件ＩＤ欄、実行順序欄、実行内容欄、担当者情報欄、進捗状態欄、処理結果欄を備えている。

＝＝＝電子ペン管理装置３＝＝＝
図７は、電子ペン管理装置３のハードウェア構成を示す図である。電子ペン管理装置３は、ハードディスクなどの記憶装置（記憶部）５２に記憶されたプログラムをメモリ５３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ５１により実行する。また、電子ペン管理装置３は、広域ネットワークに接続するための通信インターフェイス（記入内容取得部）５４を備えている。

電子ペン管理装置３は、記憶装置５２に記憶されたプログラムをメモリ５３に読み出し、ＣＰＵ５１が実行することによって、図３に示すように、電子ペン管理部３１、ドットパターン生成部（ドットパターン管理部）３２、実行結果判断部３３、同期処理部３４、実行順序管理部３５の機能を実現する。また、記憶装置５２には、電子ペン管理データベース３６、ドットパターンデータベース３７、同期管理データベース３８、認証データベース３９が構築されている。

電子ペン管理部３１は、電子ペン５を利用する利用者の登録、登録内容のメンテナンスを行ない、電子ペン５の電子ペンＩＤを管理する。

ドットパターン生成部３２は、帳票の識別を実現するためのユニークなドットパターンを発行し、発行したドットパターンを管理する。ドットパターン生成部３２は、ドットパターンＩＤを同期管理データベース３８に登録する。

実行結果判断部３３は、電子ペン５から入力したドットパターンと案件を判別し、案件情報として取得した使用期限と現在の日付を比較し期限管理を行なう。また、実行結果判断部３３は、電子ペンＩＤから電子ペン５の利用者を特定し、案件の使用権限と利用者とを比較し、電子ペンＩＤを用いた認証処理を行なう。実行結果判断部３３は、使用期限内に使用権限を持つ担当者が業務を実行した場合、業務が完了したと判断する。なお、業務によっては、代理担当者を設定してもよい。

同期処理部３４は、実行結果判断部３３の判断結果を受けて、同期管理データベース３８の進捗状況を更新し、同期管理データベース３８の内容を、基盤装置２の案件情報データベース２６に反映して、基盤装置２と電子ペン管理装置３とのデータベースの同期を取る。

実行順序管理部３５は、電子ペン５から入力した軌跡の座標情報と文字認識結果とを基に、実行順序の変更を記入する記入領域に、実行順序の変更を指示する文字ないしは記号が記入された場合、記入された指示に従い、実行順序を変更する。図８に、実行順序の変更を指示する記号の一例を示す。図８に示す帳票は、本人の承認サイン、所属長の承認サイン、経理の承認サインを入力する記入領域１０１〜１０３が業務フロー順に並べて記入されている。そして各サインを記入する記入領域１０１〜１０３の周囲には、実行順序の変更を記入する記入領域１０４が設けられている。

実行順序管理部３５は、実行順序の変更を記入する記入欄１０４に、矢印１０５が記入されているとき、この矢印１０５の始点１０６の座標と終点１０７の座標から、この矢印がどの記入領域からどの記入領域に向かっているかを判断する。図８の例では所属長の承認サインの記入領域１０２から起案者の承認サインの記入領域１０１に向かっている。実行順序管理部３５は、矢印１０５の指示に従い、次に実行する業務を、所属長の担当する業務から起案者の担当する業務に切り替える。

＝＝＝電子ペン装置のデータ構成＝＝＝
図９は、電子ペン管理データベース３６の構成例である。電子ペン管理データベース３６は、図９に示すように、電子ペンＩＤ欄、利用者ＩＤ欄、利用者の所属部署欄、利用者の役職欄を備えている。

図１０は、ドットパターンデータベース３７の構成例である。ドットパターンデータベース３７には、図１０に示すように、案件に割り当てたドットパターンデータと、ドットパターンＩＤ欄を備えている。

図１１は、同期管理データベース３８の構成例である。同期管理データベース３８は、図１１に示すように、案件ＩＤ欄、ドットパターンＩＤ欄、使用期限欄、使用権限欄、帳票の印刷画像へのリンク情報、記入領域情報へのリンク情報を備えている。記入領域情報は、記入領域の座標情報と、この記入領域に記入される記入内容からなる。

記入領域には、業務で利用する記入領域、実行順序の変更に利用する記入領域、運用状態の切替に利用する記入領域がある。業務で利用する記入領域とは、例えば、図８における、起案者の承認サイン、所属長の承認サイン、経理の承認サインを入力する記入領域１０１〜１０３である。また、実行順序の変更で利用する記入領域とは、記入領域１０１〜１０３の周囲の記入領域１０４である。さらに、運用状態の切替で利用する記入領域とは、記入領域１０８である。

図１２は、認証データベース３９の構成例である。認証データベース３９は、図１２に示すように、利用者ＩＤ欄、筆跡情報などのペン利用時に認証情報を備えている。なお、認証データベース３９は、基盤装置に設けてもよい。

＝＝＝クライアント４＝＝＝
図１３は、クライアント４のハードウェア構成を示す図である。クライアント４は、ハードディスクなどの記憶装置６２に記憶されたプログラムをメモリ６３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ６１により実行する。また、クライアント４は、各種キーボードやボタン類、ディスプレイなどの入出力インターフェイス６４と、広域ネットワーク及び狭域ネットワークに接続するための通信インターフェイス６５を備えている。

クライアント４は、記憶装置６２に記憶されたプログラムをメモリ６３に読み出し、ＣＰＵ６１が実行することによって、図３に示すように、認証処理部４１、電子ペン情報取得部４２、文字認識部（認識部）４３、帳票識別部４４の機能を実現する。

認証処理部４１は、利用者の認証情報を電子ペン管理装置３から取得し、電子ペンＩＤを電子ペン５から取得する。認証処理部（認証部）４１は、電子ペンＩＤに対応する電子ペン５を利用している利用者の認証情報と電子ペン管理装置３から取得した利用者の認証情報とを比較して、正しい所有者が電子ペン５を使用しているかを判断する。ここで、利用される認証情報は、特に限定しないが、筆跡情報や筆圧情報であれば電子ペン５から取得できる。

電子ペン情報取得部４２は、無線や専用のクレードルを介して電子ペン５からの情報を取得する。帳票識別部４４は、帳票に印刷されたドットパターンの配置から帳票のＩＤを識別する。

文字認識部４３は、帳票に記入された軌跡の座標を電子ペン５から取得し、記入された線の傾き、曲率、面積などの特徴量を算出する。この特徴量の組合せを特徴ベクトルと呼ぶ。文字情報データベース４５は、文字（若しくは記号）と、この文字に対応した特徴ベクトルを記憶している。この特徴ベクトルは、学習により取得したものである。文字認識部４３は、帳票に記入された文字（若しくは記号）と文字情報記憶部４５に記憶した特徴ベクトルとの対応付けから、どの文字（若しくは記号）が記入されたかを認識する。

本実施の形態における文字情報記憶部４５は、特に、飛び決裁、引き戻し、差し戻しなどの実行順序の変更を指示する記号の特徴ベクトルを記憶している。このような記号の例として、図８に示す矢印１０５がある。

図１４に文字情報データベース４５の構成例を示す。文字情報データベース４５は、図１４に示すように、文字ないしは記号の識別情報欄と、この文字ないしは記号の特徴ベクトルとを備えている。文字情報データベース４５は、アルファベットや漢字、ひらがななどの文字のほかに、実行順序の変更を指示する記号（例えば、図８の矢印１０５）や運用状態の切替を指示する記号（例えば、図８のチェックマーク）などが登録されている。

＝＝＝切替処理＝＝＝
次いで、図１５のフローチャートを参照して、業務フロー実行中における紙運用と電子運用の切替処理について説明する。図１５の例では、起案、承認、合議、決裁、審査の手順で進捗する業務フローの途中で紙運用から電子運用、さらには、電子運用から紙運用に切り替えられる。

基盤装置２は、電子運用により起案業務を実行し実行結果を進捗情報データベース２７に反映する（ステップＳ１１）。また、基盤装置２は、電子運用により承認業務を実行し実行結果を進捗データベースに反映する（ステップＳ１２）。

基盤装置２は、承認業務から合議業務に引き継ぐ際に、紙運用へ切り替える（ステップＳ１３）。この処理の詳細は、図１８を参照しながら説明する。

次いで、電子ペン管理部３１及びクライアント４は、紙運用による合議業務を行なう（ステップＳ１４）。紙運用時の業務手順の詳細は、合議業務において、担当者は、電子ペン５を用いて帳票に記入する。電子ペン５は、クライアント４に記入内容を送信する。クライアント４は、認証処理、文字認識処理を施し、電子ペン５から入力した軌跡の座標、記入された文字、認証結果などを電子ペン管理装置３に送信する。電子ペン管理装置３は、必要に応じて、使用期限、使用制限等を確認し、業務の進捗状況を同期管理データベース３８に登録する。電子ペン管理装置３は、同期管理データベース３８の登録内容を、基盤装置２の案件情報データベース２６及び進捗情報データベース２７に反映させる。

図１６は、紙運用時における同期管理データベース３８の遷移例である。同期管理データベース３８は、紙運用時に利用者Ａによる承認が行なわれた後、同期管理データベース３８が更新される。このとき、案件ＩＤ、帳票の印刷画像、入力領域の座標情報は更新しないが、使用権限、使用期限が更新され、それに伴い新たにドットパターンが発行される。同期管理データベース３８の遷移は、基盤装置２の案件情報データベース２６及び進捗情報データベース２７に反映される。

紙運用時においても、基盤装置２の案件データベース及び進捗情報データベース２７が更新されるため、利用者は、クライアント４を介して、基盤装置２にアクセスすることで、案件の進捗状態を参照することができる。図１７は、利用者Ａにより承認が行なわれる以前の進捗状態の表示画面と、承認が完了した後の進捗状態の表示画面である。承認が行なわれる以前の表示画面には、利用者Ｘを起案者とし、利用者Ａの処理が未処理であることが表示されている。そして、利用者Ａの業務が完了した後の表示画面では、利用者Ａが担当する業務が完了し、業務を完了した日付が表示されている。

図１５のフローチャートの説明に戻る。ステップＳ１３において、合議業務が完了すると、電子ペン管理装置３及びクライアント４は、決裁業務を行なう（ステップＳ１５）。決裁業務も合議業務と同様、利用者の認証、電子ペン５で記入された文字の認識、案件情報データベース２６と同期管理データベース３８の登録内容を、基盤装置２の案件情報データベース２６及び進捗情報データベース２７に反映させる。

電子ペン管理装置３は、クライアント４から取得したペン先の軌跡の座標情報から、運用状態の切替を指示する記入領域に文字ないしは記号が記入されていると判断すると、紙運用から電子運用への切替を行う（ステップＳ１６）。切り替える手順としては、電子ペン管理装置３の同期管理データベース３８から、該当する案件の情報を削除する。

次いで、基盤装置２は、審査業務を開始し、入出力インターフェイスを用いて、担当者からの入力を受け付け、担当者による審査業務の実行結果を進捗情報データベース２７に反映する（ステップＳ１７）。これで案件の処理が完了する。

＝＝＝電子運用から紙運用への切替＝＝＝
電子運用から紙運用への切替処理を図１８のフローチャートを参照して詳細に説明する。基盤装置２は、切替依頼と紙運用へ切り替えたい案件ＩＤを、利用者から、入力する（ステップＳ２１）。基盤装置２は、依頼された案件が紙運用へ切り替えることが可能かどうか判断する（ステップＳ２２）。判定条件としては、２つの業務が並列して実行中で、片方が待ち状態になっていないか、業務フローが運用切り替え不可能な条件に当てはまっていないかなどのルート条件、また、担当者の電子ペン５が利用可能かなどの運用条件が挙げられる。

そして、ステップＳ２１で切替可能と判断すると、基盤装置２は、案件情報データベース２６の運用状態を紙運用に更新する（ステップＳ２３）。基盤装置２は、案件情報データベース２６及び進捗情報データベース２７から該当する案件の情報を読み出し、電子ペン管理装置３に送信する。電子ペン管理装置３は、基盤装置２から取得したデータを同期管理データベース３８に登録する（ステップＳ２４）。なお、このとき、電子ペン管理装置３は、基盤装置２から取得した期限情報及び担当者情報を基に、帳票の使用期限、使用権限等を求め、同期装置データベース３８に登録してもよい。電子ペン管理装置３は、登録した案件にドットパターンを発行する（ステップＳ２５）。電子ペン管理装置３は、同期管理データベース３８から、該当案件の印刷画像を読み出す（ステップＳ２６）。電子ペン管理装置３は、案件に割り当てたドットパターンと帳票の印刷画像とをプリンタに出力する（ステップＳ２７）。プリンタは、ドットパターンと帳票とを紙面に印刷する（ステップＳ２８）。

＝＝＝印刷処理＝＝＝
本実施の形態における業務フロー管理システム１では、帳票の印刷時に電子運用ないしは紙運用で既に完了した業務を帳票とともに印刷する。図１９は、ステップＳ２７において印刷された画像の一例である。印刷処理では、帳票とドットパターンとともに、既に完了した処理の結果を帳票の記入領域に印刷する。図１９の例では、起案、承認、承認、決裁、審議からなる業務フローにおいて、利用者Ａ、利用者Ｂ、利用者Ｃが処理を完了しており、その後の処理が未処理であることを帳票とともに印刷している。なお、帳票には、既に完了した業務の全ての情報を出力するのではなく、従来の紙文書の回覧による業務フローで必要な情報のみ印刷する。また、紙面には、帳票とともに、ドットパターンが印刷されている。

＝＝＝業務順序の変更＝＝＝
本実施の形態における業務フロー管理システム１では、実行順序の管理機能を備える。電子ペン管理装置３の実行順序管理部３５は、必ずしも、実行順序に従い業務の引継ぎを行なうわけではなく、飛び決裁、引き戻し、差し戻しなどと呼ばれる実行順序の変更を行なう。飛び決裁とは、代理権限を持っている利用者が、担当者の代わりに決裁を行なう処理である。引き戻しとは、既に業務を完了した担当者が、自分で業務を引き戻す処理である。担当者は、引き戻した内容を修正後再度提出することができる。差し戻しとは、業務を過去の担当者に、他の担当者が業務を差し戻す処理である。担当者は、差し戻された内容を修正後再度提出することができる。

図２０のフローチャートを参照して紙運用時における実行順序の変更処理を説明する。利用者により、帳票に文字（若しくは記号）が記入される（ステップＳ３１）。電子ペン５は、帳票の紙面に印刷されたドットパターンを基に、ペン先の座標を算出する（ステップＳ３２）。電子ペン５は、ペン先の軌跡の座標を、クライアント４に送信する（ステップＳ３３）。クライアント４の文字認識部４３は、ペン先の軌跡の座標から特徴ベクトルを算出し、算出した特徴ベクトルと文字情報記憶部４５に記憶した特徴ベクトルとを対応付け、どの文字（若しくは記号）が記入されたかを認識する（ステップＳ３４）。

クライアントは、認識した文字（若しくは記号）を、電子ペン管理装置３に送信する（ステップＳ３５）。電子ペン管理装置３の実行順序管理部３５は、実行順序の変更を記入する記入領域に、実行順序の変更を指示する記号（例えば、図８の矢印）が記入されていた場合（ステップＳ３６）、電子ペン５のペン先の軌跡の座標から、矢印の始点と終点を読み出す。そして、実行順序管理部３５は、担当者（若しくは業務）を特定する記入領域（例えば、承認サインの記入欄）の座標情報を同期管理データベース３８から読み出す。実行順序管理部３５は、矢印の始点を含む記入領域と、矢印の終点を含む記入領域とを特定し、矢印の始点を含む記入領域に対応する担当者から、矢印の終点を含む記入領域に対応する担当者に業務を引き継ぐ（ステップＳ３７）。

以上説明したように、本発明にかかる業務フロー管理システム１は、電子ペンＩＤ、ドットパターンなどを管理する電子ペン管理装置３を備え、電子運用から紙運用に切り替えたときには、利用者情報や業務フローに関する情報を電子ペン管理装置３の同期処理部３４に登録する。電子ペン管理装置３は、電子ペン５で記入された内容をクライアント４から取得し、同期処理部３を更新するとともに、同期処理部３に記憶したデータと基盤装置２に記憶しているデータとの同期を取り、業務フロー管理システム１全体の情報を一元化する。

また、本発明にかかる業務フロー管理システム１は、電子ペンＩＤと利用者の識別情報、及び、ドットパターンと帳票とを対応付けている。これにより、電子ペン管理装置３は、担当者と実行された業務を判別して、担当者の使用制限や帳票の期限管理などが可能である。

また、本発明にかかる業務フロー管理システム１は、文字認識機能を用いて、システムに特有の記号を認識する。そして、この記号に従い、業務フローの実行順序を変更する。これにより、利用者は、パーソナルコンピュータなどを操作しなくとも、手書きでシステムの操作をすることができる。

以上、本実施形態について説明したが、上記実施形態は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更、改良され得ると共に、本発明にはその等価物も含まれる。

例えば、本実施の形態では、電子ペン管理装置３とクライアント４で分散して処理を実行する構成としたが、文字認識や認証処理など本実施の形態では、クライアント４側で実行している処理を電子ペン管理装置３で行なってもよい。同様に、本実施の形態は、使用制限や期限管理などを電子ペン管理装置３側で実行している処理をクライアント４で行なってもよい。

業務フロー管理システムの構成を示す図である。 基盤装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 業務フロー管理システムの機能を示す機能ブロック図である。 利用者管理データベースの構成例を示す図である。 案件情報データベースの構成例を示す図である。 進捗情報データベースの構成例を示す図である。 電子ペン管理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 実行順序の変更を指示するために帳票に記入される記号例を示す図である。 電子ペン管理データベースの構成例を示す図である。 ドットパターンデータベースの構成例を示す図である。 同期管理データベースの構成例を示す図である。 認証データベースの構成例を示す図である。 クライアントのハードウェア構成を示すブロック図である。 文字情報データベースの構成例を示す図である。 紙運用と電子運用との切替処理を説明するフローチャートである。 紙運用時における同期管理データベースの遷移例である。 承認が完了する以前と承認が完了した後の進捗状態表示画面例である。 電子運用から紙運用への切替処理を説明するフローチャートである。 印刷された帳票の構成例を示す図である。 実行順序の変更処理を説明するフローチャートである。

符号の説明

１ 業務フロー管理システム
２ 基盤装置
３ 電子ペン管理装置
４ クライアント
５ 電子ペン
６ 電子ペーパ
２３ 運用切替部
２４ 業務フロー管理部
２５ 利用者情報データベース
２７ 案件情報データベース
２８ 進捗情報データベース
３１ 電子ペン管理部
３２ ドットパターン生成部
３３ 実行結果判断部
３４ 同期処理部
３５ 実行順序管理部
３６ 電子ペン管理データベース
３７ ドットパターンデータベース
３８ 同期管理データベース
３９ 認証データベース
４１ 認証処理部
４２ 電子ペン取得部
４３ 文字認識部
４４ 帳票識別部
４５ 文字情報データベース

Claims (6)

1. 業務の実行順序、前記業務の進捗状態、前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像、前記帳票上の座標を示すドットパターン、前記帳票における記入領域の座標、前記記入領域への記入内容、を記憶する記憶部と、
   前記印刷画像に基づき印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得する記入内容取得部と、
   前記軌跡の座標を、前記帳票の前記記入領域に記入された文字ないしは記号として認識する認識部と、
   前記業務の実行順序の変更を記入する記入領域に、文字ないしは記号が記入された場合、前記文字ないしは記号が指示する業務を次に実行すべき業務とする実行順序管理部と
   前記記入領域に記入された文字ないしは記号が、前記文字情報記憶部に記憶する前記業務の実行順序の変更を指示する文字ないしは記号に対応付けられている場合、前記文字ないしは記号が指示する業務を次に実行すべき業務とする実行順序管理部と
   を有することを特徴とする業務フロー管理装置。
2. 請求項１において、
   前記記憶部は、さらに、前記ドットパターンの識別情報、前記帳票の使用期限を記憶しており、
   前記記入内容取得部は、印刷されたドットパターンの識別情報を、前記電子ペンより取得しており、
   前記実行順序管理部は、前記印刷されたドットパターンの識別情報に対応する帳票の使用期限を前記記憶部から読み出し、前記使用期限が経過している場合、当該業務の処理を中断する
   ことを特徴とする業務フロー管理装置。
3. 請求項１において、
   前記記憶部は、さらに、前記帳票に記入すべき担当者が利用している電子ペンの識別情報を記憶しており、
   前記記入内容取得部は、前記帳票の記入に利用された電子ペンの識別情報を取得しており、
   前記帳票の記入に利用された電子ペンの識別情報と前記帳票に記入すべき担当者が利用している電子ペンの識別情報とを照合して、前記帳票に記入すべき担当者の認証を行なう認証部を
   備えることを特徴とする業務フロー管理装置。
4. 請求項１において、
   前記記憶部は、前記業務が紙面に印刷された帳票に担当者が記入する紙運用であるか、前記業務が入出力インターフェイスを用いて担当者が入力する電子運用であるかを示す運用状態を記憶し、
   前記運用状態の電子運用から紙運用への変更が指示されたとき、前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票に対して、ドットパターンを割り当てるドットパターン管理部を、
   備えることを特徴とする業務フロー管理装置。
5. 所定の実行順序で実行される一連の業務の進捗をコンピュータにより管理する業務フロー管理方法であって、前記コンピュータが、
   前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像と前記帳票上の座標の代わりとなるドットパターンを印刷装置に出力し、
   前記印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得し、
   前記軌跡の座標を基に、前記帳票に記入された文字ないしは記号を認識し、
   前記記入領域に前記業務の実行順序の変更を指示する文字ないしは記号が記入された場合、前記記入された文字ないしは記号に従い実行順序を変更する
   ことを特徴とする業務フロー管理方法。
6. 所定の実行順序で実行される一連の業務の進捗を管理するコンピュータに、
   前記業務の実行時に担当者が記入すべき帳票の印刷画像と前記帳票上の座標の代わりとなるドットパターンを印刷装置に出力するステップと、
   前記印刷された帳票に記入された軌跡の座標を、電子ペンより取得するステップと、
   前記軌跡の座標を基に、前記帳票に記入された文字ないしは記号を認識するステップと、
   前記記入領域に前記業務の実行順序の変更を指示する文字ないしは記号が記入された場合、前記記入された文字ないしは記号に従い実行順序を変更するステップと
   を実行させるプログラム。