JP4505253B2 - 既存の電子文書を有効活用する押印文書作成回覧システム及び方法 - Google Patents
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特許文献2には、通信回線を介して互いに接続され、電子文書の送受信を行う複数のコンピュータ端末機と、利用者毎に識別可能な固有の印鑑イメージを形成するための印鑑イメージ形成用データが記録された電子印鑑と、コンピュータ端末機に設けられ、電子印鑑に記録されたデータを読み取る読取装置とを備え、コンピュータ端末機が操作入力にしたがって電子印鑑の印鑑イメージ形成用データを読み込んで印鑑イメージを形成し、該印鑑イメージを電子文書の検印装置に書き込むようにした電子文書回覧検印システムが開示されている。
特許文献3には、回覧案件データと承認者登録データと承認順序データとを蓄積し、回覧案件データに対する承認依頼を行って当該承認依頼に対する返答を承認者から受け取るという処理を同承認順序データに基づいて所定の承認順序で行う回覧承認システム及び回覧承認方法が開示されている。
前記電子印鑑は、
前記タブレットとやり取りする回路と、
個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、
押印時にクリックする押印ボタンと、
現実の紙の上に押印することも可能な押印面と
を有し、
前記タブレットは、
前記電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを前記クライアントコンピュータに通知する装置
を有し、
前記押印文書作成手段は、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
を有し、
前記押印文書閲覧手段は、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
押印者が押印する際に当該押印文書についてのコメントを書き込むコメント書き込み手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
を有し、
前記電子印鑑認証サーバは、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、
前記コメント書込み手段にて書き込まれたコメントが、前記文書管理サーバに送信され、前記文書管理サーバの管理する押印文書とともに保存され、他の押印者にも当該コメントが閲覧可能であることを特徴とするものである。
前記コメント書込み手段にて書き込まれたコメントは、該コメントを記入した押印者の印鑑ID番号に付加して前記文書管理サーバに送信され、当該押印文書と共に保存されることを特徴とするものである。
前記押印文書閲覧手段は、さらに押印者が当該押印文書を差し戻すことを選択する差し戻し選択手段をさらに有し、それにより、次の押印者へのファイルの回付が中止されることを特徴とするものである。
前記差し戻し選択手段により差し戻しが選択された場合に、前記文書管理サーバは次の押印者の押印受付を停止し、それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知することを特徴とするものである。
差し戻された文書は前記文書管理サーバに差し戻しのマークが入り保存されることを特徴とするものである。
前記押印文書作成手段のテンプレート作成手段が、押印欄と共に差し戻し用の押印欄作成メニューを有し、前記押印文書に最初から差し戻し押印欄を追加し、前記押印文書閲覧手段にて前記差し戻し押印欄に押印すると差し戻し処理が行われ、次の押印者へのファイルの回付が中止されることを特徴とするものである。
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが次の押印者の押印受付を停止し、それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知することを含むものである。
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが前記差し戻された文書に差し戻しのマークを付して保存することを含むものである。
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで押印文書を作成すべく、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
からなり、前記押印文書作成手段により作成された押印文書を承認する者が用いる押印文書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する押印文書作成回覧システムにおける押印文書作成回覧方法であって、
前記押印文書閲覧手段にて、最初の押印者がパソコンに届いた押印文書を開き、押印することにより電子印鑑認証サーバで認証判定が開始され、許可された時点で表示される確認メッセージの画面を示す確認メッセージ表示ステップと、
該確認メッセージ表示ステップにて表示されたコメントと記載された枠の中に当該押印者がコメントを書き込むことから文書管理を開始する文書管理開始ステップと、
当該押印文書に印影と認証履歴とを書き込む印影認証履歴書込みステップと、
前記文書管理サーバから文書番号を受信し、当該押印文書に書き込む文書番号書込みステップと、
各情報が書き込まれた当該押印文書を前記文書管理サーバに送信し、前記文書管理データベースに保存する押印文書保存ステップと
を有するものである。
前記押印文書保存ステップにおいて、前記文書管理開始ステップにて書き込まれたコメントは、該コメントを記入した押印者の印鑑ID番号に付加して前記文書管理サーバに送信され、当該押印文書と共に保存される
ことを特徴とするものである。
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで押印文書を作成すべく、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
からなり、前記押印文書作成手段により作成された押印文書を承認する者が用いる押印文書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する押印文書作成回覧システムにおける押印文書作成回覧方法であって、
前記押印文書閲覧手段にて、最初の押印者がパソコンに届いた押印文書を開き、押印することにより電子印鑑認証サーバで認証判定が開始され、許可された時点で表示される確認メッセージの画面を示す確認メッセージ表示ステップと、
該確認メッセージ表示ステップにて表示された差し戻しのチェックボックスにチェックマークを入れ、コメント欄に理由を記載することから差し戻し処理を開始する差し戻し処理開始ステップと、
次の押印者へのファイルの回付を中止する差し戻し処理を実行する差し戻し処理ステップと
を有するものである。
前記差し戻し処理ステップが実行する差し戻し処理は、
前記文書管理サーバが次の押印者の押印受付を停止する処理と、
それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知する処理と
を含むことを特徴とするものである。
前記差し戻し処理ステップが実行する差し戻し処理は、
当該差し戻された文書を前記文書管理サーバに、差し戻しのマークを入れて保存する差し戻し文書保存処理
を含むことを特徴とするものである。
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで押印文書を作成すべく、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
からなり、前記押印文書作成手段により作成された押印文書を承認する者が用いる押印文書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する押印文書作成回覧システムにおける押印文書作成回覧方法であって、
前記押印文書作成手段のテンプレート作成手段が、押印欄と共に差し戻し用の押印欄作成メニューを有し、前記押印文書に最初から差し戻し押印欄を追加する差し戻し押印欄作成ステップと、
前記押印文書閲覧手段にて前記差し戻し押印欄に押印することで差し戻し処理を開始する差し戻し処理開始ステップと、
次の押印者へのファイルの回付を中止する差し戻し処理を実行する差し戻し処理実行ステップと
を有するものである。
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが次の押印者の押印受付を停止し、それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知する差し戻し通知処理を含むことを特徴とするものである。
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが前記差し戻された文書に差し戻しのマークを付して保存する差し戻し文書保存処理を含むことを特徴とするものである。
図15において、初期設定とは、連動させる電子印鑑認証サーバ、文書管理サーバをそのURLを記述することにより定義することをいう。押印文書の押印欄に押印すると、ここで定義した各サーバと交信し、認証や文書管理を実行する。
図15において、エディタは、新規作成で透明レイヤを広げ押印欄を形成し、押印欄テンプレートを作成する。メニューバーから「印鑑」のメニューを選択し、一連から五連まで必要な連数を選択し、レイヤ上に配置する。印鑑欄毎にプロパティを開き、ワークフローなどを設定することもできる。名称を付け保存するが、その名称が電子印鑑認証サーバのアプリケーションデータベース、文書管理サーバのアプリケーションデータベースと共通の名称となる。押印欄テンプレートの名称は、それを用いて作成した文書を保存するフォルダの名称とも一致するものとなり、当該テンプレートを用いて作成した電子文書は、文書管理サーバの当該名称フォルダの中に文書ファイルとして保存される。この際、テキスト文字抽出用の枠を設定し、電子文書の抽出したい文字列を取り囲むように配置する。
図15において、ライタは、エディタで作成した押印欄テンプレートを電子文書に重ね合わせて、押印欄以外は修正ができないファイル(bwbファイル)へ変換するソフトである。既存電子文書を作成したソフトにおいて、印刷と同じ操作を行い、現実のプリンタの代わりにBWBドライバと呼ぶ擬似的・仮想的なプリンタを選択し、印刷を実行し、適切な名称(拡張子がbwbのファイル名)を付けて保存する。押印のために回覧するファイルは、このbwbファイルとなる。この印刷処理は、ファイルの変換と捉えることもできる処理である。この印刷(変換)をする際、テキスト文字抽出用の枠がある場合には、この枠内にあるテキスト文字を取り出し押印用のbwb文書に添付し、文書管理サーバへ送信された際、テキスト文字検索部に、関連付けされ保存される。このbwbファイルは、押印欄以外は修正のできない形式に変換されるので、回覧中に変更されることはない。プリンタで印刷できる形式のファイル(一般的なワープロや、表計算ソフトの文書ファイル)であればなんでも、押印欄を貼り付けて押印文書にすることができる。応用範囲は広く、簡便に押印欄を作成できるので、現在使っている電子文書や電子帳票に押印欄を貼り付けて押印文書にでき、資産を活用しながら、押印責任の明確な文書の作成保存ができる。
20 文書管理サーバ
30,35 パソコン
40 タブレット
50 電子印鑑
51 内蔵ICチップ
52 押印ボタン
53 押印面
60 押印文書作成手段
80 押印文書閲覧手段
90 インターネット
100 データベース部
110 ユーザマスタ
120 アプリケーションマスタ
170 サーバ設定管理部
180 電子印鑑登録管理部
190 電子印鑑認証部
210 文書管理データベース
220 押印状況管理手段
230 電子メール配信手段
240 押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの通信手段
610 テンプレート作成手段
611 テキスト作成手段
612 図形作成手段
613 押印欄作成手段
614 レイアウト調整手段
615 ワークフロー設定手段
616 擬似印刷手段
617 テンプレート保存手段
820 押印文書表示手段
830 押印イベント取得手段
840 印影表示手段
850 電子印鑑認証サーバとの通信手段
Claims (16)
- 電子印鑑と、該電子印鑑を読み取るタブレットと、該タブレットが接続され、既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと該既存文書を取り込んで押印文書を作成する押印文書作成手段とを有するクライアントコンピュータと、前記タブレットが接続され、前記押印文書作成手段により作成された押印文書を承認する者が用いる押印文書閲覧手段を有するクライアントコンピュータと、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、該電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバとを有し、押印文書を作成・回覧する押印文書作成回覧システムであって、
前記電子印鑑は、
前記タブレットとやり取りする回路と、
個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、
押印時にクリックする押印ボタンと、
現実の紙の上に押印することも可能な押印面と
を有し、
前記タブレットは、
前記電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを前記クライアントコンピュータに通知する装置
を有し、
前記押印文書作成手段は、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
を有し、
前記押印文書閲覧手段は、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
押印者が押印する際に当該押印文書についてのコメントを書き込むコメント書き込み手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
を有し、
前記電子印鑑認証サーバは、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、
前記コメント書込み手段にて書き込まれたコメントが、前記文書管理サーバに送信され、前記文書管理サーバの管理する押印文書とともに保存され、他の押印者にも当該コメントが閲覧可能である
ことを特徴とする押印文書作成回覧システム。 - 請求項1に記載した押印文書作成回覧システムであって、
前記コメント書込み手段にて書き込まれたコメントは、該コメントを記入した押印者の印鑑ID番号に付加して前記文書管理サーバに送信され、当該押印文書と共に保存されることを特徴とする押印文書作成回覧システム。 - 請求項1又は2のいずれか一に記載した押印文書作成回覧システムであって、
前記押印文書閲覧手段は、さらに押印者が当該押印文書を差し戻すことを選択する差し戻し選択手段をさらに有し、それにより、次の押印者へのファイルの回付が中止されることを特徴とする押印文書作成回覧システム。 - 請求項3に記載した押印文書作成回覧システムであって、
前記差し戻し選択手段により差し戻しが選択された場合に、前記文書管理サーバは次の押印者の押印受付を停止し、それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知することを特徴とする押印文書作成回覧システム。 - 請求項3又は4のいずれか一に記載した押印文書作成回覧システムであって、
差し戻された文書は前記文書管理サーバに差し戻しのマークが入り保存されることを特徴とする押印文書作成回覧システム。 - 請求項1又は2のいずれか一に記載した押印文書作成回覧システムであって、
前記押印文書作成手段のテンプレート作成手段が、押印欄と共に差し戻し用の押印欄作成メニューを有し、前記押印文書に最初から差し戻し押印欄を追加し、前記押印文書閲覧手段にて前記差し戻し押印欄に押印すると差し戻し処理が行われ、次の押印者へのファイルの回付が中止されることを特徴とする押印文書作成回覧システム。 - 請求項6に記載した押印文書作成回覧システムであって、
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが次の押印者の押印受付を停止し、それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知することを含む押印文書作成回覧システム。 - 請求項6又は7のいずれか一に記載した押印文書作成回覧システムであって、
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが前記差し戻された文書に差し戻しのマークを付して保存することを含む押印文書作成回覧システム。 - タブレットとやり取りする回路と、個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、押印時にクリックする押印ボタンと、現実の紙の上に押印することも可能な押印面とを有する電子印鑑と、
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで押印文書を作成すべく、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
からなり、前記押印文書作成手段により作成された押印文書を承認する者が用いる押印文書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する押印文書作成回覧システムにおける押印文書作成回覧方法であって、
前記押印文書閲覧手段にて、最初の押印者がパソコンに届いた押印文書を開き、押印することにより電子印鑑認証サーバで認証判定が開始され、許可された時点で表示される確認メッセージの画面を示す確認メッセージ表示ステップと、
該確認メッセージ表示ステップにて表示されたコメントと記載された枠の中に当該押印者がコメントを書き込むことから文書管理を開始する文書管理開始ステップと、
当該押印文書に印影と認証履歴とを書き込む印影認証履歴書込みステップと、
前記文書管理サーバから文書番号を受信し、当該押印文書に書き込む文書番号書込みステップと、
各情報が書き込まれた当該押印文書を前記文書管理サーバに送信し、前記文書管理データベースに保存する押印文書保存ステップと
を有する押印文書作成回覧方法。 - 請求項9に記載した押印文書作成回覧方法であって、
前記押印文書保存ステップにおいて、前記文書管理開始ステップにて書き込まれたコメントは、該コメントを記入した押印者の印鑑ID番号に付加して前記文書管理サーバに送信され、当該押印文書と共に保存される
ことを特徴とする押印文書作成回覧方法。 - タブレットとやり取りする回路と、個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、押印時にクリックする押印ボタンと、現実の紙の上に押印することも可能な押印面とを有する電子印鑑と、
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで押印文書を作成すべく、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
からなり、前記押印文書作成手段により作成された押印文書を承認する者が用いる押印文書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する押印文書作成回覧システムにおける押印文書作成回覧方法であって、
前記押印文書閲覧手段にて、最初の押印者がパソコンに届いた押印文書を開き、押印することにより電子印鑑認証サーバで認証判定が開始され、許可された時点で表示される確認メッセージの画面を示す確認メッセージ表示ステップと、
該確認メッセージ表示ステップにて表示された差し戻しのチェックボックスにチェックマークを入れ、コメント欄に理由を記載することから差し戻し処理を開始する差し戻し処理開始ステップと、
次の押印者へのファイルの回付を中止する差し戻し処理を実行する差し戻し処理ステップと
を有する押印文書作成回覧方法。 - 請求項11に記載した押印文書作成回覧方法であって、
前記差し戻し処理ステップが実行する差し戻し処理は、
前記文書管理サーバが次の押印者の押印受付を停止する処理と、
それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知する処理と
を含むことを特徴とする押印文書作成回覧方法。 - 請求項11又は12のいずれか一に記載した押印文書作成回覧方法であって、
前記差し戻し処理ステップが実行する差し戻し処理は、
当該差し戻された文書を前記文書管理サーバに、差し戻しのマークを入れて保存する差し戻し文書保存処理
を含むことを特徴とする押印文書作成回覧方法。 - タブレットとやり取りする回路と、個々の電子印鑑を識別可能なID番号が組み込まれた内蔵ICチップと、押印時にクリックする押印ボタンと、現実の紙の上に押印することも可能な押印面とを有する電子印鑑と、
該電子印鑑の位置、前記ID、前記押印ボタンのクリックを読み取りクライアントコンピュータに通知する装置を有するタブレットと、
該タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
既存の文書を作成したアプリケーションプログラムからなる既存文書作成装置と、
該既存文書作成装置により作成された既存文書の電子ファイルと、
該既存文書を取り込んで押印文書を作成すべく、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書作成許可を取得するログイン手段と、
該ログイン手段にて押印文書作成許可を取得後に、用紙サイズの選択・カバーページの有無・有効期間・帳票形式・パスワードの設定に関する基本設定と、サーバーコンピュータの特定・会社名・アプリケーション名・自動採番・押印の同期に関するサーバー設定とを実行する初期設定手段と、
文書のタイトル・項目名のテキストを入力・編集するテキスト作成手段、多角形・円・楕円・直線を含む図形を作図する図形作成手段、図形としての押印枠を作成するとともに承認ルート・押印順序を設定しその情報を管理する押印枠のプロパティ情報をも作成する押印欄作成手段、テキスト・図形・押印枠のレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備え、タイトル・罫線・押印枠からなるテンプレートを、前記既存文書作成装置により前記既存電子文書を表示させた上に重ねて作成するテンプレート作成手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・文書管理サーバの情報を参照してワークフローに関する情報を生成し前記押印欄作成手段と協働して前記押印枠のプロパティ情報を設定するワークフロー設定手段と、
前記テンプレート作成手段が作成した罫線・押印枠・文字抽出枠を含むテンプレートを元の既存電子文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存するテンプレート保存手段と、
前記テンプレート作成手段が作成したテンプレートと表計算ソフト・ワードプロセッサソフトの既存文書との重ね合わせを実現すべく仮想的なプリンタとしてインストールされ、前記既存文書作成装置にて前記既存電子文書の印刷メニューからプリント先として指定され、前記テンプレート保存手段にて保存されたテンプレートファイルを重ね合わせ対象として選択して、押印文書ファイルとして出力する擬似印刷手段と、
前記電子印鑑認証サーバ・前記文書管理サーバとの通信手段と
からなる押印文書作成手段と
を有するクライアントコンピュータと、
前記タブレットが接続されたクライアントコンピュータであって、
前記電子印鑑認証サーバに問い合わせて押印文書閲覧許可を取得するログイン手段と、
押印を必要とする文書を表示する押印文書表示手段と、
前記クライアントコンピュータにつながる前記タブレット上で前記電子印鑑の押印ボタンをクリックするイベントを取得する押印イベント取得手段と、
前記電子印鑑認証サーバが持っている印影情報を取得し、それに基づいて前記クライアントコンピュータの押印文書に印影を表示する印影表示手段と、
前記電子印鑑IDを公開鍵を用いて暗号化してやりとりし、押印履歴情報・印影情報を前記クライアントコンピュータと前記電子印鑑認証サーバとの間でやり取りする電子印鑑認証サーバとの通信手段と
からなり、前記押印文書作成手段により作成された押印文書を承認する者が用いる押印文書閲覧手段
を有するクライアントコンピュータと、
このシステムを使用する者のうち、自分の組織に属するものの会社名・部署・名前・役職・電話・メールアドレス・有効期限・パスワードを含むマスタ情報を登録するユーザマスタと、押印権限に関する情報・組織内の決められた手続にしたがって回覧・押印する流れであるワークフローに関する情報・回覧順に関する情報を登録するアプリケーションマスタとを備えたデータベース部と、
サーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分であるサーバ設定管理部と、
前記電子印鑑ID番号と印影情報とを登録して管理する電子印鑑登録管理部と、
前記クライアントコンピュータから受信した電子印鑑ID番号とサーバに登録されている電子印鑑ID番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば会社コード・ユーザコード・サーバ番号・会社名・ユーザ名・認証種・受付日・受付時刻を含む情報である認証履歴をサーバへ書込み、前記クライアントコンピュータには押印許可を与え登録印影を送信する電子印鑑認証部と
を有し、該及び前記双方のクライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、
前記押印文書を様々な情報と関連付けて管理する文書管理データベースと、
前記押印文書に押印すべきワークフローがどこまで進んでいるかを管理する押印状況管理手段と、
次の押印すべき者に前記押印文書をメールに添付して送る電子メール配信手段と、
イントラネット又はインターネットを介して他のコンピュータと通信する通信手段と
を有し、前記電子印鑑認証サーバにて押印の当否を認証する押印文書を管理すべく前記コンピュータネットワークに接続された文書管理サーバと
を有する押印文書作成回覧システムにおける押印文書作成回覧方法であって、
前記押印文書作成手段のテンプレート作成手段が、押印欄と共に差し戻し用の押印欄作成メニューを有し、前記押印文書に最初から差し戻し押印欄を追加する差し戻し押印欄作成ステップと、
前記押印文書閲覧手段にて前記差し戻し押印欄に押印することで差し戻し処理を開始する差し戻し処理開始ステップと、
次の押印者へのファイルの回付を中止する差し戻し処理を実行する差し戻し処理実行ステップと
を有する押印文書作成回覧方法。 - 請求項14に記載した押印文書作成回覧方法であって、
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが次の押印者の押印受付を停止し、それまでに押印をした押印者に対して差し戻しの旨を通知する差し戻し通知処理を含むことを特徴とする押印文書作成回覧方法。 - 請求項14又は15のいずれか一に記載した押印文書作成回覧方法であって、
前記差し戻し押印欄に押印することで行われる差し戻し処理は、さらに前記文書管理サーバが前記差し戻された文書に差し戻しのマークを付して保存する差し戻し文書保存処理を含むことを特徴とする押印文書作成回覧方法。
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