JPH11288423A

JPH11288423A - 文書管理システム

Info

Publication number: JPH11288423A
Application number: JP10108494A
Authority: JP
Inventors: Takanari Nakane; 崇成中根
Original assignee: Shachihata Inc
Current assignee: Shachihata Inc
Priority date: 1998-04-02
Filing date: 1998-04-02
Publication date: 1999-10-19

Abstract

(57)【要約】【課題】文字、数字、記号、図、絵、写真等のデータを
入力して作成した電子文書を、その電子文書のレイアウ
トも含めてデータベースだけで効率よく管理することが
できる操作性の優れた文書管理システムを提供する。【解決手段】所定の入力領域に文字、数字、記号、図、
絵、写真等のデータを入力して作成した電子文書を管理
する文書管理データベースを備えてなる文書管理システ
ムであって、前記電子文書の各入力領域に入力されたデ
ータを前記文書管理データベースの対応するフィールド
に複写すると同時に、前記電子文書全体をオブジェクト
として前記文書管理データベースの所定のフィールドに
複写する文書登録部を設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文字、数字、記
号、図、絵、写真等のデータを入力して作成した電子文
書を管理する文書管理データベースを備えてなる文書管
理システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータネットワークや、ワ
ードプロセッサ、表計算等のアプリケーションソフトを
用いて作成した電子文書にビットマップ形式の印影イメ
ージデータを電子的に捺印する電子印鑑の普及に伴い、
企業内における報告書、承認願、稟議書、伝票等といっ
た様々な書類を電子化し、その電子化された文書をネッ
トワーク上でやりとりをして従来の書類の回覧処理や承
認処理等をペーパーレス化することができるようによう
になってきている。そして、回覧処理や承認処理等が済
んだ電子文書を管理する方法としては、電子文書を文書
ごとにファイルに記憶して、そのファイルを記憶装置に
格納してファイル単位で管理する方法と、電子文書に入
力されているデータを記憶装置に格納されたデータベー
スに登録して管理する方法がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】そして、前記した二通
りの電子文書の管理の方法については、それぞれ次のよ
うなことが言える。まず、前者の管理方法については、
電子文書全体をそのままの状態で管理するので、回覧処
理や承認処理等が済んだ電子文書のレイアウトを紙の書
類のようにいつでも見ることができる。ところが、回覧
処理や承認処理等が済んだ特定の電子文書の内容を後か
ら知りたい場合には、記憶装置に格納された複数のファ
イルの中から特定の電子文書のファイルを検索すれば良
いのだが、記憶装置に格納された複数のファイルの中か
ら特定のファイルを検索するには、そのファイルのファ
イル名をキーにして検索することしかできないため、特
定の電子文書のファイルのファイル名がわからない場合
には、記憶装置に格納された複数のファイルの内容を一
件ずつ調べて特定の電子文書を探し出さなければならな
いという問題があった。特に、記憶装置には通常、回覧
処理や承認処理等が済んだ電子文書を記憶したファイル
以外にも様々な内容を記憶したファイルが複数格納され
ているので、回覧処理や承認処理等が済んだ特定の電子
文書を記憶したファイルのファイル名や、特定の電子文
書を記憶したファイルが記憶装置内のどの位置に格納さ
れているかがわからないと、特定の電子文書のファイル
を探し出すのにかなりの時間がかかってしまうという問
題があった。このため、この管理方法で回覧処理や承認
処理等が済んだ電子文書を管理する際には、特定の電子
文書を後から少しでも探し出し易くするために、電子文
書を記憶するファイルのファイル名やそのファイルを記
憶装置内のどの位置に格納するか等を考慮しなければな
らなかった。

【０００４】又、前記した二通りの管理方法のうち後者
の管理方法については、回覧処理や承認処理等が済んだ
複数の電子文書に入力されているデータを一つのデータ
ベースに文書ごとに登録して管理し、データーベースに
登録された電子文書のデータを検索キーとすることがで
きるので、回覧処理や承認処理等が済んだ特定の電子文
書の内容を後から知りたい際にその特定の電子文書を短
時間で容易に探し出すことができる。又、回覧処理や承
認処理等が済んだ電子文書全体をオブジェクトとしてデ
ータベースに登録しておけば、データベース上で回覧処
理や承認処理等が済んだ電子文書のレイアウトを見るこ
ともできる。ところが、従来の電子文書をデータベース
で管理する方法では、電子文書に入力されているデータ
をデータベースに登録する作業は自動化することはでき
ても、電子文書全体をオブジェクトとしてデータベース
に登録する作業は全て手入力でしかできないため、デー
タベース上で電子文書のレイアウトを見れるように回覧
処理や承認処理等が済んだ電子文書を管理する場合、回
覧処理や承認処理等が済んだ電子文書をデータベースに
登録する作業に時間がかかってしまうという問題があっ
た。このため、回覧処理や承認処理等が済んだ電子文書
全体のレイアウトも残しておきたい場合には、現状で
は、前記したように電子文書を文書ごとにファイル単位
で管理するか、電子文書に入力されているデータをデー
タベースに登録して管理する共にその電子文書を文書ご
とにファイル単位でも管理するというように一つの電子
文書を二通りの方法にて管理するしかなく、電子文書を
データベースだけで管理することは困難で、結局は電子
文書を文書ごとにファイル単位で管理しておかなければ
ならない必要があった。

【０００５】そこで、本発明は前記した問題点を解決し
て、電子文書に入力されているデータをデータベースに
登録する作業と、電子文書全体をオブジェクトとしてデ
ータベースに登録する作業をそれぞれ同時に自動的に行
なえるようにして、電子文書を文書ごとにファイル単位
で管理する必要性をなくし、電子文書に入力されている
データと電子文書のレイアウトの両方をデータベースだ
けで効率よく管理することができる操作性の優れた文書
管理システムを提供するものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は上記課題を解決
するために、所定の入力領域に文字、数字、記号、図、
絵、写真等のデータを入力して作成した電子文書を管理
する文書管理データベースを備えてなる文書管理システ
ムであって、前記電子文書の各入力領域に入力されたデ
ータを前記文書管理データベースの対応するフィールド
に複写すると同時に、前記電子文書全体をオブジェクト
として前記文書管理データベースの所定のフィールドに
複写する文書登録部を備えてなることを特徴とする文書
管理システムである。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理システム
の実施の形態を図面を用いて説明する。図１は本発明の
文書管理システムの実施例の構成を示すブロック図であ
り、本実施例のシステムは、互いにネットワーク３７に
て接続された管理端末１、文書作成端末２、第１承認端
末３、第２承認端末４とから構成される。管理端末１、
文書作成端末２、第１承認端末３、第２承認端末４はパ
ーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処
理装置であり、ネットワーク３７は光ファイバーケーブ
ル、同軸ケーブル等のケーブルを用いて結ばれる、ＬＡ
Ｎ（ローカルエリアネットワーク）、インターネット、
イントラネットといったネットワークシステムである。

【０００８】管理端末１はネットワーク管理者が使用す
るもので、各利用者の印影イメージデータや、回覧処理
や承認処理等が済んだ電子文書を管理するものであり、
入力装置５、表示装置６、処理装置７、記憶装置１０か
ら構成される。入力装置５は、各利用者の印鑑の印影を
ビットマップ形式やＴＩＦＦ形式等のイメージデータと
して記憶したＦＤやＣＤ−ＲＯＭから各利用者の印影イ
メージデータを取り込むためのＦＤドライブ、ＣＤ−Ｒ
ＯＭドライブや、各利用者のユーザー情報や処理装置７
に対する各種の指令等を入力するキーボード、マウス等
からなるものである。表示装置６は、各種の表示データ
を画面表示するＣＲＴディスプレイ装置等からなるもの
である。

【０００９】処理装置７は、各種の処理を実行するマイ
クロプロセッサや、このマイクロプロセッサを動作させ
るための各種のプログラムやデータを格納したＲＯＭ、
ＲＡＭ等からなるものであり、各種の表示データを前記
表示装置６に供給する処理や、各利用者の印影イメージ
データとユーザー情報からなる電子印鑑データを作成
し、この各利用者の電子印鑑データから電子印鑑データ
ファイル１１を作成する処理や、前記電子印鑑データフ
ァイル１１を記憶装置１０に格納する処理や、前記記憶
装置１０に格納された電子印鑑データファイル１１から
各利用者の印影イメージデータを読み込む処理等を行う
ものである。

【００１０】記憶装置１０は、ハードディスク装置や光
磁気ディスク装置等の静的記憶装置からなるもので、前
記電子印鑑データファイル１１と、回覧処理や承認処理
等が済んだ電子文書が登録される文書管理データベース
１２を格納するものであり、この文書管理データベース
１２は、管理端末１が接続しているネットワーク上にあ
る他のパーソナルコンピュータ、ワークステーション等
の端末装置からのアクセスが可能となっている。尚、本
実施例では文書管理データベース１２は管理端末１に存
在するものとしているが、この文書管理データベース１
２は、文書作成端末２、第１承認端末３、第２承認端末
４、あるいは、管理端末１、文書作成端末２、第１承認
端末３、第２承認端末４が接続しているネットワーク上
にある他のパーソナルコンピュータ、ワークステーショ
ン等に存在していれば良いものである。

【００１１】文書作成端末２は、各利用者が回覧処理や
承認処理等を必要とする電子文書をワードプロセッサ、
表計算等のアプリケーションソフトを用いて作成し、こ
の電子文書に印影イメージデータを電子的に捺印して第
１承認端末３に送信するものであり、入力装置１３、表
示装置１４、処理装置１５、記憶装置２０から構成され
る。入力装置１３は、ワードプロセッサ、表計算等のア
プリケーションソフトを用いて電子文書を作成するため
に文字、数字、記号等を入力したり、処理装置１５に対
する各種の指令等を入力するキーボードやマウス等から
なるものである。表示装置１４は、各種の表示データを
画面表示するＣＲＴディスプレイ装置等からなるもので
ある。

【００１２】処理装置１５は、各種の処理を実行するマ
イクロプロセッサや、このマイクロプロセッサを動作さ
せるための各種のプログラムやデータを格納したＲＯ
Ｍ、ＲＡＭ等からなるものであり、各種の表示データを
前記表示装置１４に供給する処理や、前記入力装置１３
にて入力される文字、数字、記号、及び指令等に基づい
て電子文書を作成する処理や、前記管理端末１の記憶装
置１０に格納された電子印鑑データファイル１１からネ
ットワーク３７を介して読み込んだ印影イメージデータ
を作成した電子文書に電子的に捺印する処理や、作成し
た電子文書に印影イメージデータが電子的に捺印された
時に改ざん防止のための文書保護を施す処理や、捺印済
の文書保護が施された電子文書を第１承認端末に送信す
る処理等を行うものである。

【００１３】記憶装置２０は、ハードディスク装置や光
磁気ディスク装置等の静的記憶装置からなるもので、承
認願、稟議書、報告書等の複数の定型文書のレイアウト
を記憶した文書レイアウトファイル２１を格納するもの
である。尚、この記憶装置２０は処理装置１５に直接接
続されて文書作成端末２に含まれたものとなっている
が、この記憶装置２０は処理装置１５が接続しているネ
ットワーク上にある他のパーソナルコンピュータ、ワー
クステーション等に存在していれば良いものであり、
又、文書レイアウトファイル２１は必ず必要とするもの
ではない。

【００１４】第１承認端末３は、第１承認者が受信した
電子文書の承認を行い、この電子文書を第２承認端末４
に送信するものであり、入力装置２２、表示装置２３、
処理装置２４から構成される。入力装置２２は、各利用
者のユーザー情報を入力したり、処理装置２４に対する
各種の指令等を入力するキーボード、マウス等からなる
ものである。表示装置２３は、文書作成端末２からネッ
トワーク３７を介して送信されてきた電子文書や、各種
の表示データを画面表示するＣＲＴディスプレイ装置等
からなるものである。

【００１５】処理装置２４は、各種の処理を実行するマ
イクロプロセッサや、このマイクロプロセッサを動作さ
せるための各種のプログラムやデータを格納したＲＯ
Ｍ、ＲＡＭ等からなるものであり、各種の表示データを
前記表示装置２３に供給する処理や、文書作成端末２か
らネットワーク３７を介して送信された文書保護が施さ
れた電子文書を受信する処理や、前記管理端末１の記憶
装置１０に格納された電子印鑑データファイル１１から
ネットワーク３７を介して読み込んだ印影イメージデー
タを、受信した電子文書に電子的に捺印する瞬間にその
電子文書の文書保護を解除する処理や、文書保護が解除
された電子文書に読み込んだ印影イメージデータを電子
的に捺印する処理や、文書保護が解除された電子文書に
印影イメージデータが電子的に捺印された時に改ざん防
止のための文書保護を施す処理や、捺印済の文書保護が
施された電子文書を第２承認端末４に送信する処理等を
行うものである。

【００１６】第２承認端末４は、最終承認者が受信した
電子文書の承認を行い、承認が済んだ電子文書を管理端
末１の記憶装置１０に格納された文書管理データベース
１２に登録するものである。この第２承認端末４は、前
記した第１承認端末３と同様の構成で、入力装置２９、
表示装置３０、処理装置３１から構成されているもので
あるが、第１承認端末３とでは、第２承認端末４の処理
装置３１が、承認処理が済んだ電子文書を管理端末１の
記憶装置１０に格納された文書管理データベース１２に
登録する処理を行う点が異なる。

【００１７】次に、管理端末１における各利用者の印影
イメージデータを管理するための処理の手順について説
明する。図２は管理端末１の処理の流れを示すフローチ
ャートである。管理端末１では、まず、ネットワーク管
理者は入力装置５のＦＤドライブに各利用者の印影イメ
ージデータを記憶したＦＤをセットし、そのＦＤに記憶
された印影イメージデータの中から特定の利用者の印影
イメージデータを取り込んで入力する（ステップＳ
１）。次に、入力装置５のキーボードで前記印影イメー
ジデータに対応するユーザー情報を入力する（ステップ
Ｓ２）。尚、前記ユーザー情報は本実施例ではユーザー
名とパスワードとする。そして、処理装置７は入力され
た印影イメージデータ、ユーザー情報を読み込んで図６
に示すような利用者の電子印鑑データを作成する（ステ
ップＳ３）。ここで、図６に示す電子印鑑データは一つ
の印影イメージデータに対して一つのユーザー情報をも
たせたものであるが、利用者の印影イメージデータがサ
イズ、書体、種類等の異なる複数である場合、図１０に
示す電子印鑑データのように複数の印影イメージデータ
に対して一つのユーザー情報をもたせることもできるの
で、一つのユーザー情報にて一つ、又は、複数の印影イ
メージデータを管理することができる。

【００１８】そして、前記ステップＳ１からステップＳ
３までを各利用者分について繰り返し行うことにより各
利用者の電子印鑑データが作成される。そして、入力装
置５のキーボードやマウスで電子印鑑データ作成終了の
指令を入力すると（ステップＳ４）、処理装置７の電子
印鑑データファイル作成部８は各利用者の電子印鑑デー
タから電子印鑑データファイル１１を作成し、この電子
印鑑データファイル１１を記憶装置１０に格納する（ス
テップＳ５）。尚、本実施例では各利用者の印影イメー
ジデータを入力する手段として、各利用者の印影イメー
ジデータを記憶したＦＤをＦＤドライブにセットして、
このＦＤから印影イメージデータを取り込んで入力する
ものとしているが、イメージスキャナやデジタルカメラ
等を使って各利用者の印影イメージデータを入力するこ
とも可能である。

【００１９】次に、本実施例における電子文書の作成か
ら、電子文書の承認処理、及び、承認済の電子文書を文
書管理データベースに登録するまでの手順について説明
する。尚、ここでは、文書作成端末２を使用する者は担
当者、第１承認端末３を使用するものは担当者の上長で
ある課長、第２承認端末４を使用するものは課長の上長
で最終承認者である部長とする。まず、担当者が使用す
る文書作成端末２での処理の手順から説明する。図３は
文書作成端末２の処理の流れを示すフローチャートであ
り、まず、担当者が入力装置１３のキーボードやマウス
で文書作成開始の指令を入力すると文書作成部１６が起
動する（ステップＳ１０１）。次に、記憶装置２０に格
納された文書レイアウトファイル２１にある複数の定型
文書のレイアウトの中から作成したいレイアウトを選択
して読み込み指令を入力すると（ステップＳ１０２）、
文書作成部１６は選択したレイアウトを読み込んで、そ
のレイアウトが表示装置１４のＣＲＴディスプレイ上に
表示される（ステップＳ１０３）。そのレイアウトの例
を図７に示す。

【００２０】このレイアウトは承認願のレイアウトであ
り、文字、数字、記号等のデータが入力される起案日入
力領域３８、起案部署入力領域３９、担当者入力領域４
０、件名入力領域４１、内容入力領域４２と、印影イメ
ージデータが電子的に捺印される捺印領域４３、４４、
４５と、捺印領域４３に印影イメージデータを電子的に
捺印する指令を入力するための捺印ボタン４６と、捺印
領域４４に印影イメージデータを電子的に捺印する指令
を入力するための捺印ボタン４７と、捺印領域４５に印
影イメージデータを電子的に捺印する指令を入力するた
めの捺印ボタン４８と、電子文書を他の端末にネットワ
ーク３７を介して送信する指令を入力するための送信ボ
タン４９と、承認済の電子文書を管理端末１の記憶装置
１０に格納された文書管理データベース１２に登録する
指令を入力するための登録ボタン５０から構成されてい
る。

【００２１】ここで、本実施例では、前記捺印領域４
３、４４、４５に印影イメージデータを電子的に捺印す
る指令を入力する手段として捺印ボタン４６、４７、４
８をそれぞれ設けているがこれらの捺印ボタンは必ず設
ける必要はなく、例えば、入力装置１３のマウスで捺印
領域４３をクリックして選択することにより、捺印領域
４３に印影イメージデータを捺印する指令が入力される
ようにしても良く、印影イメージデータを電子的に捺印
する指令を入力することができるのであればその手段は
問わない。又、本実施例では、電子文書を作成する際、
記憶装置２０に格納された文書レイアウトファイル２１
の中にあるレイアウトを使って電子文書を作成するもの
としているが、担当者が入力装置１３のキーボードやマ
ウスで文書のレイアウトを行って電子文書を作成しても
良い。

【００２２】次に、担当者は、表示装置１４のＣＲＴデ
ィスプレイ上に表示されているレイアウトの起案日入力
領域３８、起案部署入力領域３９、担当者入力領域４
０、件名入力領域４１、内容入力領域に４２、入力装置
１３のキーボードやマウスで文字、数字、記号等のデー
タを入力して電子文書を作成し（ステップＳ１０４）、
電子文書の作成が完了したら入力装置１３のマウスで表
示装置１４のＣＲＴディスプレイ上に表示されている電
子文書の捺印ボタン４７を押下して、担当者の捺印領域
４３に印影イメージデータを電子的に捺印する指令を入
力する（ステップＳ１０５）。すると、処理装置１５の
電子印鑑部１７が起動して、電子印鑑部１７は図８に示
す印影イメージデータ読み込み画面を作成して、その印
影イメージデータ読み込み画面が表示装置１４のＣＲＴ
ディスプレイ上に表示される（ステップＳ１０６）。そ
して、担当者はＣＲＴディスプレイ上に表示されている
印影イメージデータ読み込み画面のユーザー名入力領域
５１とパスワード入力領域５２に入力装置１３のキーボ
ードやマウスでユーザー名とパスワードをそれぞれ入力
し、入力し終えたらＯＫボタン５３を押下する（ステッ
プＳ１０７）。

【００２３】すると、電子印鑑部１７は入力されたユー
ザー名とパスワードを読み込んで、そのユーザー名とパ
スワードをネットワーク３７を介して管理端末１の処理
装置７の電子印鑑データ検索部９に送出する（ステップ
Ｓ１０８）。すると、電子印鑑データ検索部９はそのユ
ーザー名、パスワードを読み込んで、そのユーザー名と
パスワードを有する電子印鑑データを記憶装置１０に格
納されている電子印鑑データファイル１１の中から検索
する（ステップＳ１０９）。そして、担当者の電子印鑑
データが検索されると（ステップＳ１０９のＹｅｓ）、
電子印鑑データ検索部９はその電子印鑑データから担当
者の印影イメージデータを読み込んで、その印影イメー
ジデータをネットワーク３７を介して文書作成端末２の
処理装置１５の電子印鑑部１７に送出する（ステップＳ
１１０）。

【００２４】すると、電子印鑑部１７はその印影イメー
ジデータを読み込んで表示装置１４のＣＲＴディスプレ
イ上に表示させる（ステップＳ１１１）。ここで、担当
者の印影イメージデータが一つの場合は図１１に示すよ
うな画面が表示装置１４のＣＲＴディスプレイ上に表示
され、担当者の印影イメージデータが複数の場合は図１
２に示すような画面が表示装置１４のＣＲＴディスプレ
イ上に表示される。そして、担当者の印影イメージデー
タが一つの場合は、入力装置１３のマウスで図１１の画
面上にあるＯＫボタン５５を押下すると、電子印鑑部１
７は図１１の画面上にある印影イメージデータを捺印領
域４４に電子的に捺印し（ステップＳ１１２）、担当者
の印影イメージデータが複数の場合は、まず入力装置１
３のマウスで図１２の画面上にある複数の印影イメージ
データの中から捺印したい印影イメージデータをクリッ
クして選択し、選択した後に図１２の画面上にあるＯＫ
ボタン５５を押下すると、電子印鑑部１７は図１２の画
面上の選択した印影イメージデータを捺印領域４３に電
子的に捺印する（ステップＳ１１２）。そして、表示装
置１４のＣＲＴディスプレイ上には図９に示すように捺
印領域４３に担当者の印影イメージデータが捺印された
電子文書が表示される。尚、前記ステップＳ１０９の段
階で、ユーザー名、パスワードの誤入力等が原因で担当
者の電子印鑑データが検索されなかった場合（ステップ
Ｓ１０９のＮｏ）、表示装置１４のＣＲＴディスプレイ
上には印影イメージデータが検索されなかったことを示
すエラーメッセージが表示され（図示せず）、再度ステ
ップＳ１０６からの処理を行なうこととなる。

【００２５】又、捺印領域４３に担当者の印影イメージ
データが電子的に捺印された時に処理装置１５の文書保
護部１８が起動して、文書保護部１８は印影イメージデ
ータが捺印された電子文書に改ざん防止の文書保護を施
す（ステップＳ１１３）。従って、図９に示す電子文書
には文書保護が施されていることとなる。この文書保護
は、文字、数字、記号等のデータが入力される起案部署
入力領域３８、起案日入力領域３９、担当者入力領域４
０、件名入力領域４１、内容入力領域４２と、印影イメ
ージデータが電子的に捺印される捺印領域４３、４４、
４５をそれぞれ編集不可能にすることであり、これによ
り、各入力領域に入力されたデータや捺印領域に電子的
に捺印された印影イメージデータを変更したり削除した
りコピーしたりすることが不可能となる。

【００２６】そして、担当者の印影イメージデータの捺
印が完了したら、担当者は入力装置１３のキーボードや
マウスで表示装置１４のＣＲＴディスプレイ上に表示さ
れている捺印済の電子文書の送信ボタン４９を押下し
て、この電子文書を第１承認端末３に送信する指令を入
力する（ステップＳ１１４）。すると、処理装置１５の
通信部１９が起動して、通信部１９は捺印済の文書保護
が施された電子文書をネットワーク３７を介して第１承
認端末３に送信する（ステップＳ１１５）。

【００２７】ここで、表示装置１４のＣＲＴディスプレ
イ上に図１１、又は、図１２の画面が表示されている段
階であって（前記ステップＳ１１１の段階）、その画面
上のＯＫボタン５５を押下する前に印影情報ボタン５４
を押下すると、表示装置１４のＣＲＴディスプレイ上に
は図１３に示すような印影情報設定画面が表示される。
この印影情報設定画面では、捺印しようとする印影イメ
ージデータの色を設定したり、付加情報、日付／時間、
利用番号といったデータを捺印した印影イメージデータ
と共に表示させるかどうかの設定を行うことができ、図
１３では付加情報を「特許部」、日付／時間を「９８／
０３／０１」として表示すると共に、捺印回数をカウン
トする利用番号も表示するように設定し、又、印影、付
加情報、日付、時間、利用番号の色をそれぞれ「朱」に
設定した例を示している。そして、これらの設定が終了
した後、ＯＫボタン５７を押下すると表示装置１４のＣ
ＲＴディスプレイ上には図１１又は図１２に示す画面が
表示されるので、この後は前記した手順で印影イメージ
データを捺印すれば良い。尚、図９に示す電子文書の捺
印領域４３に捺印された印影イメージデータは、印影情
報設定画面にて付加情報、日付／時間、利用番号をそれ
ぞれ「なし」に設定したものである。

【００２８】又、図１３の印影情報設定画面のコメント
ボタン５６を押下すると、表示装置１４のＣＲＴディス
プレイ上には図１４に示すようなコメント画面が表示さ
れる。このコメント画面にはコメント欄と添付ファイル
欄があり、例えば、担当者が課長あるいは部長に伝えた
い用件としてコメント欄に「至急回覧をお願いしま
す。」と入力すると、その入力したコメントが捺印する
印影イメージデータに付加される。又、作成した電子文
書に添付する資料等を、文書作成端末２、あるいは、ネ
ットワーク上にある他の端末装置でワードプロセッサ、
表計算、データベース、プレゼンテーション等のアプリ
ケーションソフトを用いて作成してファイルに記憶して
ある場合、コメント画面上のファイルボタン５９を押下
すると表示装置１４のＣＲＴディスプレイ上にはファイ
ル選択画面（図示せず）が表示されるので、その画面の
中から添付する資料等が記憶されたファイルを選択する
ことにより、その選択したファイルがコメント画面の添
付ファイル欄に表示され、その表示されたファイルが捺
印する印影イメージデータに付加される。

【００２９】そして、コメント、及び、ファイルの付加
が終了した後、ＯＫボタン５８を押下すると表示装置１
４のＣＲＴディスプレイ上には図１３に示す画面が表示
され、更に図１３の画面上のＯＫボタン５７を押下する
と表示装置１４のＣＲＴディスプレイ上には図１１又は
図１２に示す画面が表示されるので、この後は前記した
手順で印影イメージデータを捺印すれば良い。そして、
図９に示す電子文書の捺印領域４３に捺印された印影イ
メージデータにコメントやファイルが付加されている場
合、この印影イメージデータをマウスでダブルクリック
して選択すると図１４に示すコメント画面が表示されコ
メントを見ることができる。又、コメント画面の添付フ
ァイル欄に表示されているファイルをマウスでダブルク
リックして選択するとそのファイルに記憶された添付資
料等が表示され、その添付資料等の内容を見ることがで
きる。尚、印影イメージデータに付加されたコメント
は、印影イメージデータが捺印された時点で編集は不可
能となる。

【００３０】次に、課長が使用する第１承認端末３での
処理の手順について説明する。図４は第１承認端末３の
処理の流れを示すフローチャートである。まず、課長は
入力装置２２のキーボードやマウスで処理装置２４の通
信部２８を起動させる指令を入力して通信部２８を起動
させる（ステップＳ２０１）。すると、通信部２８は文
書作成端末２よりネットワーク３７を介して送信されて
きた電子文書を受信し、その電子文書が表示装置２３の
ＣＲＴディスプレイ上に表示される（ステップＳ２０
２）。この表示装置２３のＣＲＴディスプレイ上に表示
された電子文書は図９に示したものであり、この電子文
書には文書保護が施されている。尚、この電子文書の捺
印領域４３に捺印された担当者の印影イメージデータを
入力装置２２のマウスでダブルクリックして選択する
と、表示装置２３のＣＲＴディスプレイ上には図１４に
示すコメント画面が表示され、担当者の印影イメージデ
ータにコメントが付加されている場合、課長は担当者か
らのコメントを見ることができる。又、担当者の印影イ
メージデータにファイルが付加されている場合、コメン
ト画面の添付ファイル欄にはファイルが表示されている
ので、この添付ファイル欄に表示されたファイルを入力
装置２２のマウスでダブルクリックして選択すると、表
示装置２３のＣＲＴディスプレイ上にはファイルに記憶
された添付資料等が表示され、課長は電子文書の添付資
料等の内容を見ることができる。そして、コメントや添
付資料等を見た後は、コメント画面のＯＫボタン５８を
押下すると表示装置２３のＣＲＴディスプレイ上には受
信した図９に示す電子文書が表示される。

【００３１】そして、課長はその電子文書の内容を確認
したら、入力装置２２のマウスで表示装置２３のＣＲＴ
ディスプレイ上に表示された電子文書の捺印ボタン４７
を押下して、課長の捺印領域４４に印影イメージデータ
を電子的に捺印する指令を入力する（ステップＳ２０
３）。すると、処理装置２４の電子印鑑部２５が起動し
て、電子印鑑部２５は図８に示す印影イメージデータ読
み込み画面を作成して、その印影イメージデータ読み込
み画面が表示装置２３のＣＲＴディスプレイ上に表示さ
れる（ステップＳ２０４）。そして、課長は、ＣＲＴデ
ィスプレイ上に表示されている印影イメージデータ読み
込み画面のユーザー名入力領域５１とパスワード入力領
域５２に、入力装置２２のキーボードやマウスでユーザ
ー名とパスワードをそれぞれ入力して、入力し終えたら
ＯＫボタン５３を押下する（ステップＳ２０５）。

【００３２】すると、電子印鑑部２５は入力されたユー
ザー名とパスワードを読み込んで、そのユーザー名とパ
スワードをネットワーク３７を介して管理端末１の処理
装置７の電子印鑑データ検索部９に送出する（ステップ
Ｓ２０６）。すると、電子印鑑データ検索部９はそのユ
ーザー名とパスワードを読み込んで、そのユーザー名と
パスワードを有する電子印鑑データを記憶装置１０に格
納されている電子印鑑データファイル１１の中から検索
する（ステップＳ２０７）。そして、課長の電子印鑑デ
ータが検索されると（ステップＳ２０７のＹｅｓ）、電
子印鑑データ検索部９はその電子印鑑データから課長の
印影イメージデータを読み込んで、その印影イメージデ
ータをネットワーク３７を介して第１承認端末３の処理
装置２４の電子印鑑部２５に送出する（ステップＳ２０
８）。

【００３３】すると、電子印鑑部２５はその印影イメー
ジデータを読み込んで表示装置２３のＣＲＴディスプレ
イ上に表示させる（ステップＳ２０９）。ここで、課長
の印影イメージデータが一つの場合は図１１に示すよう
な画面が表示装置２３のＣＲＴディスプレイ上に表示さ
れ、課長の印影イメージデータが複数の場合は図１２に
示すような画面が表示装置２３のＣＲＴディスプレイ上
に表示される。そして、課長の印影イメージデータが一
つの場合は入力装置２２のマウスで図１１の画面上にあ
るＯＫボタン５５を、課長の印影イメージデータが複数
の場合は捺印したい印影イメージデータを選択した後に
図１２の画面上にあるＯＫボタン５５を押下すると、電
子印鑑部２５が課長の印影イメージデータを捺印領域４
４に電子的に捺印する瞬間に処理装置２４の文書保護解
除部２６が起動して、文書保護解除部２６は受信した電
子文書に施されている文書保護を解除する（ステップＳ
２１０）。そして、電子印鑑部２５が捺印領域４４に課
長の印影イメージデータを電子的に捺印すると（ステッ
プＳ２１１）、処理装置２４の文書保護部２７が起動し
て電子文書に再度文書保護が施される（ステップＳ２１
２）。この時、表示装置２２のＣＲＴディスプレイ上に
は、捺印領域４３に担当者の印影イメージデータ、捺印
領域４４に課長の印影イメージデータがそれぞれ捺印さ
れた電子文書が表示される。尚、前記ステップＳ２０７
の段階で、ユーザー名、パスワードの誤入力等が原因で
課長の電子印鑑データが検索されなかった場合（ステッ
プＳ２０７のＮｏ）、表示装置２３のＣＲＴディスプレ
イ上には印影イメージデータが検索されなかったことを
示すエラーメッセージが表示され、再度ステップＳ２０
４からの処理を行なうこととなる。

【００３４】このように、第１承認端末３が受信した電
子文書に施されている文書保護は、課長が電子文書の空
欄の捺印領域４４に印影イメージデータを電子的に捺印
する瞬間にのみ解除され、課長の印影イメージデータが
捺印されるとその電子文書に再度文書保護が施されるの
で、第１承認端末３で受信した電子文書の各入力領域に
入力されているデータや捺印領域に捺印されている印影
イメージデータの変更、削除、コピー等をすることは不
可能である。

【００３５】そして、課長の印影イメージデータの捺印
が完了したら、課長は入力装置２２のキーボードやマウ
スで表示装置２３のＣＲＴディスプレイ上に表示されて
いる捺印済の電子文書の送信ボタン４９を押下して、こ
の電子文書を第２承認端末４に送信する指令を入力する
（ステップＳ２１３）。すると、処理装置２４の通信部
２８が起動して、通信部２８は捺印済の文書保護が施さ
れた電子文書をネットワーク３７を介して第２承認端末
４に送信する（ステップＳ２１４）。

【００３６】尚、第１承認端末３においても前記した文
書作成端末２と同様に図１３に示す印影情報画面にて課
長の印影イメージデータの色の設定や付加情報、日付／
時間、利用番号についての設定をすることができ、又、
図１４に示すコメント画面にて課長の印影イメージデー
タにコメントやファイルを付加することができる。

【００３７】次に、部長が使用する第２承認端末４での
処理の手順について説明する。図５は第２承認端末の処
理の流れを示すフローチャートである。ここで、図５に
示すフローチャートにおけるステップＳ３０１からステ
ップＳ３１２までの処理は、図４に示した第１承認端末
３の処理の流れを示すフローチャートにおけるステップ
Ｓ２０１からステップＳ２１２までの処理と全く同一の
ものであり、部長は受信した電子文書の内容を確認した
後に、前記した第１承認端末３と同一の手順で受信した
電子文書の部長の捺印領域４５に部長の印影イメージデ
ータを電子的に捺印して承認処理を行えば良く、捺印が
済むと表示装置３０のＣＲＴディスプレイ上には、図１
５に示すように捺印領域４３に担当者の印影イメージデ
ータ、捺印領域４４に課長の印影イメージデータ、捺印
領域４５に部長の印影イメージデータがそれぞれ捺印さ
れた承認済の電子文書が表示される。

【００３８】尚、第２承認端末４にて受信した電子文書
に施された文書保護は、第１承認端末３と同様に、部長
が電子文書の空欄の捺印領域４５に印影イメージデータ
を電子的に捺印する瞬間にのみ解除され、部長の印影イ
メージデータが捺印されるとその電子文書に再度文書保
護が施されるので、第２承認端末４で受信した電子文書
の各入力領域に入力されているデータや捺印領域に捺印
されている印影イメージデータの変更、削除、コピー等
をすることは不可能である。そして、第２承認端末４に
おいても前記した文書作成端末２、及び、第１承認端末
３と同様に図１３に示す印影情報画面にて部長の印影イ
メージデータの色の設定や付加情報、日付／時間、利用
番号についての設定をすることができ、又、図１４に示
すコメント画面にて部長の印影イメージデータにコメン
トやファイルを付加することができ、更に、第２承認端
末４においても、捺印領域４３に捺印された担当者の印
影イメージデータ、又は、捺印領域４４に捺印された課
長の印影イメージデータを入力装置２９のマウスでダブ
ルクリックして選択すると、表示装置３０のＣＲＴディ
スプレイ上には図１４に示すコメント画面が表示され、
担当者、又は、課長の印影イメージデータにコメントや
ファイルが付加されている場合、部長は担当者、又は、
課長からのコメントやファイルの内容を見ることができ
る。

【００３９】次に、ステップＳ３１３からの処理の手順
について説明する。部長は受信した電子文書の承認処理
を終えたら、表示装置３０のＣＲＴディスプレイ上に表
示されている承認済の電子文書の登録ボタン５０を入力
装置２９のマウスで押下して、承認済の電子文書を管理
端末１の記憶装置１０に格納された文書管理データベー
ス１２に登録する指令を入力する（ステップＳ３１
３）。すると、処理装置３１の文書登録部３６が起動し
て（ステップＳ３１４）、文書登録部３６は承認済の電
子文書の各入力領域に入力されているデータをネットワ
ーク３７を介して管理端末１の記憶装置１０に格納され
た文書管理データベース１２に登録すると共に、承認済
の電子文書全体をオブジェクトとしてネットワーク３７
を介して管理端末１の記憶装置１０に格納された文書管
理データベース１２に登録する（ステップＳ３１５）。

【００４０】この文書管理データベース１２は図１６に
示すように、図１５に示した承認済の電子文書の、起案
日入力領域３８に入力されたデータが入力される起案日
フィールド６０と、起案部署入力領域３９に入力された
データが入力される起案部署フィールド６１と、担当者
入力領域４０に入力されたデータが入力される担当者フ
ィールド６２と、件名入力領域４１に入力されたデータ
が入力される件名フィールド６３と、内容入力領域４２
に入力されたデータが入力される内容フィールド６４
と、承認済の電子文書全体がオブジェクトとして入力さ
れる画像フィールド６５とから構成されており、これら
各フィールドへのデータの入力処理は全て文書登録部３
６により実行される。つまり、文書登録部３６は、起案
日入力領域３８に入力されたデータを起案日フィールド
６０に、起案部署入力領域３９に入力されたデータを起
案部署フィールド６１に、担当者入力領域４０に入力さ
れたデータを担当者フィールド６２に、件名入力領域４
１に入力されたデータを件名フィールド６３に、内容入
力領域４２に入力されたデータを内容フィールド６４に
それぞれ複写する処理を行い、又、これと同時に承認済
の電子文書全体をオブジェクトとして画像フィールド６
５に複写する処理を行い、これにより、承認済の電子文
書のデータベースへの登録が自動的に完了する。以上
が、本実施例における電子文書の作成から、電子文書の
承認処理、及び、承認済の電子文書を文書管理データベ
ース１２に登録するまでの手順である。

【００４１】尚、本実施例では、承認済の電子文書を管
理端末１の記憶装置１０に格納された文書管理データベ
ース１２に登録する指令を入力する手段として登録ボタ
ン５０を設けているがこの登録ボタン５０は必ず設ける
必要はなく、例えば、最終承認者である部長の捺印領域
４５に印影イメージデータが電子的に捺印されることに
より承認済の電子文書を文書管理データベース１２に登
録する指令が入力されるようにしても良く、承認済の電
子文書を文書管理データベース１２に登録する指令を入
力することができるのであればその手段は問わない。

【００４２】そして、承認済の電子文書の中から特定の
電子文書の内容を知りたい場合には、管理端末１が接続
しているネットワーク上にある端末装置を使って、文書
管理データベース１２に登録された電子文書の中から特
定の電子文書を検索すれば良く、検索する際には、検索
に使用する端末装置の表示装置に図１６の画面を表示さ
せ、その画面上の起案日フィールド６０、起案部署フィ
ールド６１、担当者フィールド６２、件名フィールド６
３、内容フィールド６４に入力されたデータをキーにし
て検索する。つまり、特定の電子文書を検索するための
検索キーとしては、電子文書の内容である起案日、起案
部署、担当者、件名、内容の５種類のデータを検索キー
とすることができ、又、これら５種類の検索キーを組み
合わせて検索することも可能である。尚、文書管理デー
タベース１２の各フィールドに入力されたデータのコピ
ー、変更、削除等の編集は不可能となっているので、各
フィールドに入力されたデータの内容は見ることしかで
きず、データが第三者により変更されたり削除されたり
するといった改ざんの心配は全くないものである。又、
図１６の画面上において、画像フィールド６５に表示さ
れている承認済の電子文書はオブジェクトとして画像フ
ィールド６５に入力されているので、入力装置のマウス
にて画像フィールド６５に表示されている承認済の電子
文書をクリックして選択し、その電子文書を作成したア
プリケーションソフトを起動させる指令を入力するとそ
のアプリケーションソフトが起動するので、表示装置の
画面全体に図１５に示す承認済の電子文書を表示させる
ことが可能であり、これにより、文書管理データベース
１２上で承認済の電子文書のレイアウトを見ることがで
きる。又、この状態で捺印領域４３、４４、４５に捺印
された担当者、課長、部長の印影イメージデータを入力
装置のマウスでダブルクリックして選択すると、表示装
置には図１４に示すコメント画面が表示されるので、各
印影イメージデータにコメントやファイルが付加されて
いる場合、そのコメントやファイルの内容を見ることが
できる。

【００４３】以上、本発明の実施の形態として、各利用
者の印影イメージデータと承認処理が済んだ電子文書を
管理する端末を１台、電子文書を作成する端末を１台、
電子文書の承認を行う承認端末を２台とした文書管理シ
ステムの実施例を説明してきたが、本発明では電子文書
を作成する端末、及び、電子文書の承認を行う端末の台
数はそれぞれ限定されるものではなく、ネットワークに
て接続されている端末を使用するのであれば、承認者が
３人、４人といったような場合は承認端末を３台、又は
４台とすれば良く、又、文書作成端末も２台、あるいは
３台とすることが可能である。

【００４４】

【発明の効果】以上の通り、本発明の文書管理システム
は、電子文書の各入力領域に入力されたデータをデータ
ベースに自動的に登録すると同時に、その電子文書全体
をオブジェクトとしてデータベースに自動的に登録する
ものとしたので、従来のように手入力で電子文書全体を
オブジェクトとしてデータベースに登録する作業を行な
わなくても簡単にデータベース上で電子文書のレイアウ
トを見れるようにすることができるものである。又、本
発明の文書管理システムは、データベース上で電子文書
のレイアウトを見ることができるので、従来のように電
子文書を文書ごとにファイル単位で管理する必要がな
く、電子文書をデータベースだけで効率良く管理するこ
とができるものである。更に、本発明の文書管理システ
ムは、電子文書をデータベースだけで管理するものと
し、電子文書を文書ごとにファイル単位で管理しておく
必要性をなくしたので、電子文書を管理する際に、従来
のように、特定の電子文書を後から少しでも探し出し易
くするために電子文書を記憶するファイルのファイル名
やそのファイルを記憶装置内のどの位置に格納するか等
を考慮しなくても、特定の電子文書をレイアウトも含め
て短時間で容易に探し出すことができる状態で管理する
ことができるものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書管理システムの実施例を示すブロ
ック図。

【図２】管理端末１の処理の流れを示すフローチャー
ト。

【図３】文書作成端末２の処理の流れを示すフローチャ
ート。

【図４】第１承認端末３の処理の流れを示すフローチャ
ート。

【図５】第２承認端末４の処理の流れを示すフローチャ
ート。

【図６】一つの印影イメージデータに一つのユーザー情
報をもたせた電子印鑑データの一例を示す図。

【図７】文書レイアウトの一例を示す図。

【図８】印影イメージデータ読み込み画面の一例を示す
図。

【図９】印影イメージデータが捺印された電子文書の一
例を示す図。

【図１０】複数の印影イメージデータに一つのユーザー
情報をもたせた電子印鑑データの一例を示す図。

【図１１】一つの印影イメージデータを表示する画面の
一例を示す図。

【図１２】複数の印影イメージデータを表示する画面の
一例を示す図。

【図１３】印影情報設定画面の一例を示す図。

【図１４】コメント画面の一例を示す図。

【図１５】承認済の電子文書の一例を示す図。

【図１６】文書管理データベース１２の表示画面の一例
を示す図。

【符号の説明】

１管理端末２文書作成端末３第１承認端末４第２承認端末８電子印鑑データファイル作成部９電子印鑑データ検索部１１電子印鑑データファイル１２文書管理データベース１６文書作成部１７、２５、３２電子印鑑部１８、２７、３４文書保護部１９、２８、３５通信部２１文書レイアウトファイル２６、３３文書保護解除部３６文書登録部３７ネットワーク

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】所定の入力領域に文字、数字、記号、
図、絵、写真等のデータを入力して作成した電子文書を
管理する文書管理データベースを備えてなる文書管理シ
ステムであって、前記電子文書の各入力領域に入力され
たデータを前記文書管理データベースの対応するフィー
ルドに複写すると同時に、前記電子文書全体をオブジェ
クトとして前記文書管理データベースの所定のフィール
ドに複写する文書登録部を備えてなることを特徴とする
文書管理システム。