JP2009032212A - 機密文書閲覧承認ファイルシステム - Google Patents

Abstract

【課題】事前にファイルやディレクトリにアクセス権を指定していなくても、容易に機密文書の閲覧の申請・承認が出来るようにする。
【解決手段】機密文書の閲覧申請・閲覧承認をファイルシステムに付加する。クライアントとサーバとをネットワーク接続してなる機密文書閲覧承認ファイルシステムであって、サーバは、利用者による機密文書の閲覧申請があるのを受け付ける閲覧申請部と、機密文書の所在を特定するノード管理部と、機密文書の閲覧を承認すべき承認者に対して、閲覧承認手続きを促す閲覧承認部とを有し、機密ファイルの利用者からの閲覧したい旨の申請をすることに対して、承認者が機密文書（又は機密文書グループ）ごとに閲覧を承認することにより、申請を承認された利用者だけの閲覧を許可する。
【選択図】図２

Description

本発明は、会社又は団体内でファイルサーバーなどに機密文書として管理する電子ファイルにアクセスし、閲覧することに制限をかけて機密性を保持するための技術に関する。

機密文書の管理にあっては、会社または団体内で職位ごとに参照可能なファイルやディレクトリを設定することにより、閲覧可能な利用者を制限するのが通常である。
従来の一般的な技術では、機密文書はファイルサーバー上に電子ファイルとして保管されていて、アクセス制限がかけられている。参照権限を持たない利用者は通常はまったく閲覧することができない。各機密文書のファイル単位でまたはファイルが属するディレクトリ単位で、閲覧することができる利用者または利用者を束ねたグループを、事前に登録することによってのみ、閲覧を許可している。

特許文献１には、機密文書ごとにしかるべき者の承認を得れば紙などへの出力を許可することによって、利用者の利便性を向上させる技術が開示されている。
特許文献２には、機密部分を不可視化して印刷し後に復元して利用する文書処理手法において、電子文書に対する編集と復元処理の整合が採れるようにする技術が開示されている。
特許文献３には、ユーザによる機密を要する文書に対する意識を高め、機密文書の流出を抑制する技術が開示されている。
特許文献４には、押印文書をサーバに保管しデータベース化すると共に、電子印鑑毎に設定された機密閲覧権限に従って閲覧する技術が開示されている。
特許文献５には、通達等の文字情報、図形情報および組織内の集計を必要とするデータを、公官庁、会社の組織機関間、その組織内の個人間、およびその組織とその個人間において、送受信し、同一の情報を安価なシステムで統括的に結合処理することができるようにするとともに機密文書は特定人にのみ通信できるようにした通知・報告・通達・集計等の文書ネットワークシステムが開示されている。
特開２００７−４５１２号公報 特開２００７−１１４２２号公報 特開２００６−１３３８５４号公報 特開２００５−３０９９９７号公報 特開２００１−２４３４１４号公報

従来の技術では、ファイル単位やファイルが属するディレクトリ単位であらかじめユーザやユーザを束ねたグループを登録しておいて、ファイルシステムは、利用者または利用者が属しているグループが、閲覧しようとするファイルやファイルが属するディレクトリに登録されているかチェックし、閲覧させる仕組みになっている。このため、事前にユーザ、グループ、ファイル、ディレクトリを関係付けなければならない。
また、上記特許文献１に記載の技術では、個別の機密文書ごとに閲覧の要求・承認を行うものであり、あるディレクトリの下の機密文書全てといったような複数の機密文書に対して、同時に閲覧の要求・承認をすることができない。

上記課題を解決するために、本発明に係る機密文書閲覧承認ファイルシステムは、複数のクライアントコンピュータと、一つ又は複数のサーバコンピュータとをネットワーク接続してなる。
サーバコンピュータは、前記複数のクライアントコンピュータのうちの一つから利用者による機密文書又は機密文書グループの閲覧申請があるのを受け付ける閲覧申請部と、該閲覧申請部が受付けた機密文書又は機密文書グループの所在を特定するノード管理部と、該ノード管理部の特定した機密文書又は機密文書グループの閲覧を承認すべき承認者に対して、その機密文書又は機密文書グループの閲覧承認手続きを促す閲覧承認部とを有し、前記複数のクライアントコンピュータの一つから、通常は閲覧できない機密ファイルへの利用者からの閲覧したい旨の申請をすることに対して、前記複数のクライアントコンピュータのうちの他の一つから承認者が機密文書ごとに又は機密文書グループごとに閲覧を承認することにより、申請を承認された利用者だけの閲覧を許可する。
また、前記ノード管理部が管理する機密文書又は機密文書グループに対して承認者のレベルを設定し、機密文書、利用者、承認者を関連付けて承認方法を決定する。
さらに、申請の履歴、承認の履歴または閲覧の履歴を保管する。
より望ましくは、予め、機密文書のファイルまたはファイルが属しているディレクトリに、閲覧のために必要な承認者のレベルを設定しておく。また、予め、利用者、承認者、閲覧のために必要な承認者のレベルを関連付けしておく。機密文書を閲覧できない利用者が、閲覧をするためには、機密文書のファイルの指定またはファイルの属するディレクトリの指定をして閲覧の要求をおこなう。ファイルシステムは指定された機密文書ファイルまたはファイルの属するディレクトリに設定された閲覧のために必要な承認者のレベルを取得する。ファイルシステムの利用者は、利用者および承認者のレベルに関連付けられた承認者を取得する。ファイルシステムは、承認者に閲覧の要求があった旨を通知する。通知を受けた承認者は、要求を行った利用者が閲覧しても良いか否かを判定して、承認の結果をファイルシステムに通知する。ファイルシステムは承認の結果を受信する。承認の結果が閲覧可であれば、ファイルシステムは、閲覧を要求した利用者と要求した際に指定した機密文書ファイルまたはファイルの属するディレクトリを関連付けて閲覧を可能とし、利用者に閲覧可を通知する。承認の結果が閲覧不可であれば、利用者にそのまま通知する。閲覧可の場合、利用者は機密文書を閲覧する。上記の閲覧の要求、閲覧の承認、閲覧のプロセスを保管する。

以上、説明したように、本発明によれば、各機密文書のファイル単位でまたはファイルが属するディレクトリ単位で、閲覧することができる利用者または利用者を束ねたグループを事前に登録しなくても、閲覧の要求、申請を行うことにより、機密文書の閲覧を可能とすることができる。

以下、本発明を実施する場合の一形態を図面を参照して具体的に説明する。

図１は、本発明に係る機密文書閲覧承認ファイルシステムの一実施の形態を示すシステム構成図である。ここで示すシステムは、クライアント（コンピュータ）１と、サーバ（コンピュータ）２がネットワーク３によって接続されている。クライアント１は、ＣＰＵ１１Ａ、メモリ１１Ｂからなる端末装置１１と、ネットワーク接続のための通信ポート１３から構成されている。サーバ２は、ＣＰＵ２１Ａ、メモリ２１Ｂからなる端末装置２１と、通信ポート２３とから構成されている。ネットワーク３は、会社または団体内のイントラネットとすることができる。または、必要なセキュリティシステムを介して、一般のインターネットをも含めるネットワークとすることも可能である。図１には、便宜的に一つのクライアントコンピュータと一つのサーバコンピュータのみを示したが、実際は、多数のクライアントコンピュータと複数のサーバコンピュータが存在し得る。

図２は、本発明に係る機密文書閲覧承認ファイルシステムの一実施の形態を示すシステム機能ブロック図である。ここで示すシステムは、ファイルとディレクトリが格納されているノード管理部２０１と、閲覧申請部２０２と閲覧承認部２０３と、利用者管理テーブル２０４と承認者管理テーブル２０５と、ファイル別承認者レベル管理テーブル２０６とディレクトリ別承認者レベル管理テーブル２０７と、利用者・承認者・承認者レベル関連付けテーブル２０８と、利用者・ファイル別承認結果テーブル２０９と、利用者・ディレクトリ別承認結果テーブル２１０と、利用者・ファイル別閲覧履歴テーブル２１１と、利用者・ディレクトリ別閲覧履歴テーブル２１２から構成されている。ノード管理部２０１が管理しているファイル又はディレクトリであれば、このシステムを構成するネットワーク上のいずれの場所に存在するファイル又はディレクトリであっても、このシステムによる閲覧申請、閲覧承認の対象とし得る。つまり、ノード管理部２０１は、このシステム内のコンピュータに散在する機密文書であっても、一つの場所に集中して管理する機密文書であっても、一括して閲覧承認の対象とする働きを有する。閲覧申請部２０２と、閲覧承認部２０３とは、単一のサーバコンピュータが（又は二つ以上のサーバコンピュータが連動して）図１７において後述するプログラムに従って働いて機能するものである。閲覧申請部２０２と閲覧承認部２０３とが機能して、機密文書閲覧承認システムが働くとき、必要に応じて、２０４から２１２までの各テーブルを参照することとなる。

図３は、機密文書閲覧承認ファイルシステムに格納されている利用者管理テーブル２０４の例である。利用者管理テーブル３０１には、利用者ＩＤ３０２、利用者名３０３の組が格納されている。会社の例で言えば、この利用者管理テーブル３０１には、コンピュータにアクセスする可能性のあるすべての従業員のテーブルが予め格納される。

図４は、機密文書閲覧承認ファイルシステムに格納されている承認者管理テーブル２０５の例である。承認者管理テーブル４０１には、承認者ＩＤ４０２、承認者名４０３の組が格納されている。会社の例で言えば、機密文書に閲覧承認を与える資格を有する可能性のある管理職（上司）が予め承認者管理テーブルに格納される。

図５は、機密文書閲覧承認ファイルシステムに格納されているファイル別承認者レベル管理テーブル２０６の例である。ファイル別承認者レベル管理テーブル５０１には、ファイル名５０２、承認者レベル５０３の組が格納されている。承認者レベルとは、ファイルごとにその機密度に従い、どのレベルの職位（取締役、部長、課長など）の承認が必要かが予め決められてファイルに対応付けて格納されている。

図６は、機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されているディレクトリ別承認者レベル管理テーブル２０７の例である。ディレクトリ別承認者レベル管理テーブル６０１には、ディレクトリ名６０２、承認者レベル６０３の組が格納されている。そのディレクトリの機密度に従い、どのレベルの職位の承認が必要であるかが予め決められてディレクトリに対応付けて格納されている。

図７は、機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されている利用者・承認者・承認者レベル関連付けテーブル２０８の例である。利用者・承認者・承認者レベル関連付けテーブル７０１には、利用者ＩＤ７０２、承認者ＩＤ７０３、承認者レベル７０４の組が格納されている。会社の組織などにあっては、文書利用者が機密文書にアクセスする際のその承認者レベルは、その文書が技術文書であるか、経営文書であるかなどの文書の性質の違いによっても異なるし、文書利用者が開発部であるのか、営業部であるのかなどの部署の違いによっても異なる可能性のあるものである。したがって、文書利用者と承認者と承認者レベルとをセットで登録しておく必要がある。その関連付けをしているのがこのテーブルである。

図８は、機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されている利用者・ファイル別承認結果テーブル２０９の例である。利用者・ファイル別承認結果テーブル８０１には、利用者ＩＤ８０２、ファイル名８０３、承認結果８０４の組が格納されている。承認結果とは、この機密文書承認閲覧ファイルシステムの動作した結果、承認された結果を格納するものである。このテーブルは、後述する図１７のフローチャートのステップ１７０２において参照される。すでに承認がされたのに気づかずに再度閲覧申請をした利用者が承認手続を経ずに早く閲覧することを可能ならしめるためにこのテーブルが役立つ。

図９は、機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されている利用者・ディレクトリ別承認結果テーブル２１０の例である。利用者・ディレクトリ別承認結果テーブル９０１には、利用者ＩＤ９０２、ディレクトリ名９０３、承認結果９０４の組が格納されている。このテーブルもまた、図１７のステップ１７０２において参照されて、承認手続のショートカットに役立つ。

図１０は、機密文書ファイルシステムに格納されている利用者・ファイル別閲覧履歴テーブル２１１の例である。利用者・ファイル別閲覧履歴テーブル１００１には、履歴ＩＤ１００２、利用者ＩＤ１００３、ファイル名１００４の組が格納されている。

図１１は、機密文書ファイルシステムに格納されている利用者・ディレクトリ別閲覧履歴テーブル１１２の例である。利用者・ディレクトリ別閲覧履歴テーブル１１０１には、履歴ＩＤ１１０２、利用者ＩＤ１１０３、ディレクトリ名１１０４の組が格納されている。これら二つの履歴テーブルに格納されたデータは、機密文書承認閲覧ファイルシステムの稼動実績を示す記録である。これを参照することにより、機密文書管理の社内ルールの見直しに役立てることができる。

図１２は、機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧申請部２０２で利用者が閲覧の要求をする時に表示される閲覧申請画面の例である。閲覧を要求するファイルシステムのノード表示１２０１と閲覧の要求するためのボタン１２０２が表示されている。

図１３は、機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧申請部２０２で利用者が閲覧できるときに表示される閲覧画面の例である。閲覧できるファイルシステムのノード表示１３０１と閲覧可能である旨を表示するメッセージ１３０２が表示されている。

図１４は、機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧承認部２０３で承認者が承認するときに表示される承認画面の例である。閲覧を要求する利用者を表示する閲覧要求者表示１４０１と、機密文書のディレクトリ名を表示する機密文書ディレクトリ名表示１４０２と、機密文書のファイル名を表示する機密文書ファイル名表示１４０３と、承認するためのボタン１４０４と、承認を却下するためのボタン１４０５が表示されている。

図１５は、機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧承認部２０３で利用者が承認要求に対して閲覧可と承認された旨の通知を受けたときに表示される承認画面の例である。閲覧を要求した機密文書のディレクトリ名を表示する機密文書ディレクトリ名表示１５０１と、機密文書ファイル名を表示する機密文書ファイル名表示１５０２と、閲覧可の旨を表示する１５０３が表示されている。

図１６は、機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧承認部２０３で利用者が承認要求に対して閲覧不可と承認却下されて旨の通知を受けたときに表示される承認画面の例である。閲覧を要求した機密文書のディレクトリ名を表示する機密文書ディレクトリ名表示１６０１と、機密文書ファイル名を表示する機密文書ファイル名表示１６０２と、閲覧不可の旨を表示する１６０３が表示されている。

図１７は、機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する、機密文書の閲覧申請・閲覧承認・閲覧を示すフローチャートである。
利用者は、閲覧したいファイルまたはディレクトリを指定する（ステップ１７０１）。指定されたファイルまたはディレクトリが利用者・ファイル別承認結果テーブルまたは利用者・ディレクトリ別承認結果テーブルに対応するデータがあるかないか、その承認結果が閲覧可か閲覧不可かをチェックする（ステップ１７０２）。閲覧可であれば、閲覧可能の旨を表示する（ステップ１７０３）。閲覧可のものがなければ、閲覧要求画面を表示する（ステップ１７０４）。

利用者が閲覧要求を申請し、ファイル別承認者レベル管理テーブルまたはディレクトリ別承認者レベル管理テーブルから指定したファイルまたはディレクトリから承認者レベルを取得し、利用者・承認者・承認レベル関連付けテーブルから該当する利用者ＩＤ、承認者レベルに該当する承認者を特定して、その承認者に承認要求があった旨を通知し、承認者に閲覧承認画面を表示する（ステップ１７０５）。

承認者が、承認するかしないかを判断して入力した結果を受けて、判断の結果を利用者・ファイル別承認結果テーブルまたは利用者・ディレクトリ別承認結果テーブルに格納する（ステップ１７０６）。
承認された場合は、閲覧要求したファイル名またはディレクトリ名を表示し、承認された旨を表示する（ステップ１７０７）。承認が却下された場合は、閲覧要求したファイル名またはディレクトリ名を表示し、却下された旨を表示する（ステップ１７０８）。

承認されたファイルまたはディレクトリに属するファイルを表示させ、利用者・ファイル別閲覧履歴テーブルまたは利用者・ディレクトリ別閲覧管理テーブルに格納する。（ステップ１７０９）。

少ない情報を事前に登録するだけで、機密文書の閲覧申請・承認の手続ができるので、社内の機密文書管理体制がまだ十分に熟さない時期に機密文書管理システムを導入できるという利便性がある。また、履歴を残すこととしたので、それを参照することにより社内の機密文書管理ルールの見直しに役立てることができる。

本発明に係る機密文書閲覧承認ファイルシステムの一実施の形態を示すシステム構成図である。 本発明に係る機密文書閲覧承認ファイルシステムの一実施の形態を示すシステム機能ブロック図である。 機密文書閲覧承認ファイルシステムに格納されている利用者管理テーブル２０４の例である。 機密文書閲覧承認ファイルシステムに格納されている承認者管理テーブル２０５の例である。 機密文書閲覧承認ファイルシステムに格納されているファイル別承認者レベル管理テーブル２０６の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されているディレクトリ別承認者レベル管理テーブル２０７の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されている利用者・承認者・承認者レベル関連付けテーブル２０８の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されている利用者・ファイル別承認結果テーブル２０９の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステムに格納されている利用者・ディレクトリ別承認結果テーブル２１０の例である。 機密文書ファイルシステムに格納されている利用者・ファイル別閲覧履歴テーブル２１１の例である。 機密文書ファイルシステムに格納されている利用者・ディレクトリ別閲覧履歴テーブル２１２の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧申請部２０２で利用者が閲覧の要求をする時に表示される閲覧申請画面の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧申請部２０２で利用者が閲覧できるときに表示される閲覧画面の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧承認部２０３で承認者が承認するときに表示される承認画面の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧承認部２０３で利用者が承認要求に対して閲覧可と承認された旨の通知を受けたときに表示される承認画面の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する閲覧承認部２０３で利用者が承認要求に対して閲覧不可と承認却下されて旨の通知を受けたときに表示される承認画面の例である。 機密文書承認閲覧ファイルシステム上で動作する、機密文書の閲覧申請・閲覧承認・閲覧を示すフローチャートである。

符号の説明

１ クライアント（コンピュータ）
２ サーバ（コンピュータ）
３ ネットワーク
１１，２１ 端末装置
１１Ａ，２１Ａ ＣＰＵ
１１Ｂ，２１Ｂ メモリ
１３，２３ 通信ポート
２０１ ノード管理部
２０２ 閲覧申請部
２０３ 閲覧承認部
２０４ 利用者管理テーブル
２０５ 承認者管理テーブル
２０６ ファイル別承認者レベル管理テーブル
２０７ ディレクトリ別承認者レベル管理テーブル
２０８ 利用者・承認者・承認者レベル関連付けテーブル
２０９ 利用者・ファイル別承認結果管理テーブル
２１０ 利用者・ディレクトリ別承認結果管理テーブル
２１１ 利用者・ファイル別閲覧履歴テーブル
２１２ 利用者・ディレクトリ別閲覧履歴テーブル

Claims (3)

1. 複数のクライアントコンピュータと、一つ又は複数のサーバコンピュータとをネットワークにて接続してなる機密文書閲覧承認ファイルシステムであって、
   前記サーバコンピュータは、
   前記複数のクライアントコンピュータのうちの一つから利用者による機密文書又は機密文書グループの閲覧申請があるのを受け付ける閲覧申請部と、
   該閲覧申請部が受付けた機密文書又は機密文書グループの所在を特定するノード管理部と、
   該ノード管理部の特定した機密文書又は機密文書グループの閲覧を承認すべき承認者に対して、その機密文書又は機密文書グループの閲覧承認手続きを促す閲覧承認部と
   を有し、
   前記複数のクライアントコンピュータの一つから、通常は閲覧できない機密ファイルへの利用者からの閲覧したい旨の申請をすることに対して、前記複数のクライアントコンピュータのうちの他の一つから承認者が機密文書ごとに又は機密文書グループごとに閲覧を承認することにより、申請を承認された利用者だけの閲覧を許可する機密文書閲覧承認ファイルシステム。
2. 請求項１に記載した機密文書閲覧承認ファイルシステムであって、
   前記ノード管理部が管理する機密文書又は機密文書グループに対して承認者のレベルを設定し、機密文書、利用者、承認者を関連付けて承認方法を決定することを特徴とする機密文書閲覧承認ファイルシステム。
3. 請求項１に記載した機密文書閲覧承認ファイルシステムであって、
   申請の履歴、承認の履歴または閲覧の履歴を保管することを特徴とする機密文書閲覧承認ファイルシステム。

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