JPH08101785A

JPH08101785A - 文書及びデータ管理システム装置

Info

Publication number: JPH08101785A
Application number: JP6236163A
Authority: JP
Inventors: Mutsuo Kabaya; 睦男蒲谷
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1994-09-30
Filing date: 1994-09-30
Publication date: 1996-04-16

Abstract

(57)【要約】【目的】文書及びデータを管理する手順を設定し、維
持する文書及びデータ管理システム装置を提供する。【構成】作成又は改訂した文書データと共に当該文書
データを管理する文書管理データを登録する文書データ
登録手段と、文書管理データにより決定された所望の監
査者及びその監査ルートに基づいて検印を実行する文書
データ監査手段と、文書データ検印手段により検印が実
行された文書データに管理番号を付与する管理番号付与
手段と、管理番号付与手段により管理番号が付与された
文書データを前記文書管理データに基づいて、所望の配
布先に配布を行なう文書データ配布制御手段と、文書デ
ータを配布先の受領すべきものが受領したことを配布文
書データとして文書管理データに付加する受領管理デー
タ付加手段とからなる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は，文書又は図面等のドキ
ュメントを管理する装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来，電子ファイリング装置において
は，文書又は図面等をスキャナ等により入力し，ファイ
ル番号その他の文書等に関する文書管理データを付加し
て登録し，必要に応じて登録された文書等を検索し，
又，印刷するものが提案されている。それらにより，文
書等の保管，検索等が容易且つ迅速に行なうことが可能
である。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら，このよ
うな電子ファイリング装置は，文書の保管及び検索につ
いては容易に行なうことができるが，文書等を管理する
点で多くの問題があった。即ち，従来の電子ファイリン
グ装置は登録の対象となる文書等を単なるイメージとし
てしかとらえておらず，その文書等の持つ意味や重要性
までを管理データとして持たせてはおらず，従来の電子
ファイリング装置は単に文書を保管するホルダーとして
の意味しか持っていなかった。

【０００４】より具体的にいうと，会社等で用いる文書
等の中には検印や承認が必要なものがあり，検印や承認
がある文書等とない文書等ではその持つ意味や重要性が
まったく異なる。又，文書等には，内容の改訂が必要な
場合があり，改訂後，それ以前の文書等により作業を進
めた場合，大きな問題となる。又，この文書が現時点で
有効なものであるのかの判断が，従来の電子ファイルで
は判断が困難である。これらの欠点を補うためには，文
書等の改訂等がある毎に全ての登録文書等の内容を確認
し，有効／無効の判断をし，そのデータをその都度入力
する必要がある等の問題があった。

【０００５】また，従来の電子ファイリング装置におい
ては，配布された文書データが配布先で配布文書を確認
すべき人物により受理されたかが配布元には連絡されな
かったり，その都度の確認が必要であり，配布文書デー
タの管理面で，その質の低下，管理工程数の増加となる
等の問題があった。

【０００６】更に，文書データの管理を行う上では，内
容の改ざん，無断流用を禁止しなければならない。従来
の電子ファイリング装置においては，文書の原本に対す
る内容の保護は考慮されているが，配布文書データは対
象とされていないことが多く，対象となる場合も，配布
元からのコントロールによるものである。そのため，配
布文書データによる機密漏れや，配布元でのコントロー
ルが困難になる等の問題があった。

【０００７】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり，品質保証の国際規格として適用されている「Ｉ
ＳＯ９０００」に従った品質管理を実践するための文書
及びデータを管理する手順を設定し，維持する文書及び
データ管理システム装置を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するために，文書データを登録し，管理する文書管
理システム装置において，作成又は改訂した文書データ
と共に文書データを管理する文書管理データを登録する
文書データ登録手段と，文書管理データにより決定され
た所望の監査者及びその監査ルートに基づいて監査を実
行する文書データ監査手段と，文書データ監査手段によ
り監査が実行された文書データに管理番号を付与する管
理番号付与手段と，管理番号付与手段により管理番号が
付与された文書データを文書管理データに基づいて，所
望の配布先に配布を行なう文書データ配布制御手段と，
文書データを配布先の受領すべき者が受領したことを配
布文書データ受領情報として文書データの文書管理デー
タに付加する受領管理データ付加手段を具備する。

【０００９】また，配布文書データ受領情報に基づい
て，配布元へ受領通知を行う受領通知制御手段を具備す
るようにしてもよい。

【００１０】さらに，受領管理データ付加手段は配布文
書データ受領情報を文書データの文書管理データに付加
する前は，配布先の受領すべき者以外には閲覧すること
を禁止するよう特定人以外の者は文書データの呼出しが
できない閲覧禁止制御情報を付加してもよい。さらにま
た，配布文書データ受領情報を前記文書データの文書管
理データに付加した後は，当該文書データを特定人以外
の者にも閲覧を行える文書データファイルへ転送するよ
うにしてもなおよい。

【００１１】また，受領管理データ付加手段は，文書デ
ータの一部につき特定人以外への閲覧を制限する閲覧制
限制御情報を文書管理データに付加するようにしてもよ
い。さらにまた，閲覧制限制御情報に基づいて，文書デ
ータの閲覧を制御する閲覧制御手段を具備してもなおよ
い。

【００１２】

【実施例】本発明の一実施例を図面を参照して説明す
る。図１は本発明のシステム構成図である。１は入力部
であり，文書作成者はこの入力部１に対し，文書データ
或いは文書管理データの入力を行なう。２は検索部であ
り，文書データの検索結果を文書データの管理者に通知
するためのものである。３は承認部であり，入力された
文書データの認証や，各管理者の検印の認証を行なうた
めのものである。４は通知部であり，承認部３により承
認すべき文書データがある場合，該当する管理者に承認
を求めるよう通知するためのものである。５は文書管理
部であり，入力部１からの文書データの管理要求を受け
る。又，承認部３により承認された訂正文書データにつ
いて，その管理要求を承認部３より受けて，文書データ
メモリ６及び文書管理データメモリ７のデータを更新す
るためのものである。ここでは，文書管理データの制御
のほか，管理番号の設定，管理番号の子番号の設定等を
行なっている。文書データメモリ６は，文書データを記
憶するためのもので，文書データメモリ６内に記憶され
た文書データは，配布者以外の者でも，閲覧が可能な文
書データである。又，８は印刷部であり，印刷要求を受
付け，その要求を文書管理部５へ送るためのものであ
り，又，文書管理部５から印刷すべきデータ（管理番
号，管理番号の子番号も含む）を受取り，印刷を実行す
るためのものである。９は配布管理部であり，文書管理
部５からの受領要求により配布者へ配布通知を行なうた
めのものであり，又，受領確認を受け付けるためのもの
でもある。詳細については，後述する。

【００１３】次にこの発明の一実施例のデータの構造に
ついて説明する。図２は「ａ，文書データの構造」，
「ｂ，文書管理データの構造」，「ｃ，文書管理データ
内の構造」についてそれぞれ示している。文書データは
複数のイメージデータ１００からなっている。文書管理
データは，文書データに対応する構造で，登録されてい
る（１１０）。文書管理データ１１０内のそれぞれのデ
ータは，文書番号データ１２０，イメージ管理データ１
３０，一般的検索データ１４０，文書の作成者名データ
１５０，承認レベルデータ１６０，分類データ１７０，
配布先リスト１８０，検印リスト１９０，管理番号デー
タ２００，子番号リスト２１０，改訂箇所リスト２２
０，機密レベルデータ２３０，保管期限データ２４０，
文書廃棄データ２５０からなる。

【００１４】ここで，文書番号データ１２０とは，シス
テム装置がその分用のために付する番号データであり，
通常，登録順に通し番号により付与される。イメージ管
理データ１３０とは，文書のイメージが文書データメモ
リ６のどの部分に記憶されているかを示すアドレスデー
タである。一般的検索データ１４０とは，文書名，登録
日等の従来のファイリング装置が文書検索のために用い
るデータである。文書の作成者名１５０とは，文書を作
成した人に関するデータである。これにより，文書の作
成者の所属等を割出し，検印ルート等を決定するのに用
いられる。承認レベル１６０には，承認をすべき人の役
職のレベルが記憶される。例えば，「部長」，「課長」
等である。分類データ１７０には，登録する文書の種類
についてのついてのデータが記憶される。例えば，「仕
様書」，「企画書」，「議事録」等である。配布先リス
ト１８０は図３のａに示すように，登録された配布先リ
スト数に関するデータ２６０と，それぞれに登録された
配布先１からｎまでの配布先に関するデータ２７０が記
憶されている。検印リスト１９０は図３のｂに示すよう
に，登録された検印りスト数に関するデータ２８０と，
それぞれに登録された検印者１からｎまでの検印者に関
するデータ２９０が記憶されている。

【００１５】管理番号データ２００とは，登録した文書
を管理するための番号である。管理番号の一例として，
「Ｅ９３−３３０１」等が考えられる。子番号リスト２
１０とは，登録した文書を印刷する際に，その印刷した
文書に付する管理番号の付加番号である。詳細には，図
３のｃに示すように，子番号３００と，子番号取得者に
関するデータ３１０と，更に子番号が付された場合，そ
の子番号が記憶されている番地を指定する次ポインタに
関するデータ３２０とからなる。更なる子番号リストと
しては，子番号３３０と取得者データ３４０と，更なる
子番号はないということを示すＮＵＬＬ３５０からな
る。又，子番号の一例としては，「Ｅ９３−３３０１−
１」「Ｅ９３−３３０１−１−１」等が考えられる。改
訂箇所リスト２２０は図４のａに示すように，改訂され
た版番号に関するデータ３６０と，その改訂日時に関す
るデータ３７０と，改訂されたページの枚数３８０と，
改訂ページ及び改訂の理由に関するデータ３９０が記憶
されている。改訂の理由には，設計の変更，標準の変更
等が考えられる。次ポインタに関するデータ４００及び
ＮＵＬＬ４１０に関しては，子番号リスト２１０の次ポ
インタに関するデータ３２０とＮＵＬＬ３５０と同意で
ある。機密レベルデータ２３０とは，「一般文書」，
「社外秘文書」，「マル秘文書」，「極秘文書」等のレ
ベルに関するデータを記憶される。保管期間データ２４
０とは，文書をいつまで保管するかに関するデータが記
憶される。例えば，某年某月某日迄とか，登録日から１
年間とか，期間の指定の仕方は自由である。文書廃棄デ
ータ２５０とは，文書が廃棄されたことを示すデータで
ある。たとえ，廃棄処分となった文書でも，文書データ
は文書データメモリ６に残っているので，文書廃棄デー
タ２５０の内容により，その文書が廃棄処分となってい
るかどうかを確認するためのものである。

【００１６】配布文書データ受領データ２５１とは，配
布文書の受領確認者が配布の受領をしたことを確認した
かどうかのデータである。即ち，受領確認者が配布文書
を受領した際，受領印を押印するかわりに，受領確認の
データを入力し，そのデータを配布文書データ受領デー
タ２５１として，格納するものである。

【００１７】閲覧禁止制御データ２５２には，閲覧制限
をする場合にその「項目名」と，「制限あり」というデ
ータを格納する。又，閲覧制限項目が，イメージデータ
である場合は，そのイメージデータのエリアを指定し
て，そのエリアデータを覧禁止制御データ２５２とする
こともできる。

【００１８】図４のｂは承認者リストであり，これは承
認即ち検印を必要とする者のリストである。その役職に
該当する氏名及びそのものに関するデータ（例えば，デ
ータの送り先）等が登録されている。

【００１９】次にこの発明の一実施例の動作を説明す
る。図５は入力部１の処理を示すフロー図である。ま
ず，文書作成者からの入力要求（Ｓ５１０）に対し，文
書イメージ（データ）１００の登録処理を行なう（Ｓ５
２０）。次に，登録した文書を検索するための検索デー
タの登録処理を行なう（Ｓ５３０）。次に，登録した文
書の作成者１５０，承認レベル１６０，分類１７０，配
布者リスト１８０等の文書管理データ１１０の登録を行
なう（Ｓ５４０）。その後，承認部３に対して，登録し
た文書の承認要求を出す（Ｓ５５０）。

【００２０】図６は，承認部３の処理を示すフロー図で
ある。入力部１の承認のための審査要求（Ｓ６１０）に
対し，まず，検印リスト１９０を作成し，文書管理デー
タ１１０内に登録する。検印リストは，文書作成者デー
タ１５０と，承認レベルデータ１６０に基づき，図４の
ｂの承認者リストから検印者の名前をピックアップする
ことにより作成される。例えば，文書の作成者が「１課
の者」である，承認レベルが「部長，課長」であれば，
検印リストは，「１番，１課課長小林一郎（４４０）
→２番，部長田中明（４３０）→３番，社長山田太
郎（４２０）」という形で作成される。

【００２１】次に，作成した検印リスト１９０に基づい
て，通知部５へ検印の要求を出す（Ｓ６３０）。その要
求に応じて，通知部４は各検印者に検印を要求する。承
認部３は，通知部４から検印済みの情報を受け取り，検
印リスト１９０の内容を更新する。次に，検印済みの検
印者について，予め登録してあるその検印者にあった検
印イメージを文書のイメージデータの所定の位置に合成
する（Ｓ６５０）。又，この段階で必要に応じて，機密
レベル２３０の登録も行なう（Ｓ６６０）。次に検印リ
ストを調べ，全ての承認が終了したか同かを確認する
（Ｓ６７０）。検印リストに未だ未検印者が残っている
場合は，再度，通知部５へ検印要求を出す。以後，全て
の承認が終了するまで，Ｓ６３０からＳ６７０までの動
作を繰り返す。すべての承認が終了した場合は，文書管
理部５へこの文書を管理させるべく管理要求を出す（Ｓ
６８０）。

【００２２】図７は，文書管理部５の処理を示すフロー
図である。承認部３の文書管理要求（Ｓ７１０）に対
し，まず，図４のｃの管理番号リスト及び分類１７０よ
り管理番号を発生させ，その番号をその文書の管理番号
として取得する（Ｓ７２０）。それにより，図４のｃの
管理番号リストを更新する（Ｓ７３０）。その後，管理
番号を文書管理データ１１０内の管理番号欄２００に登
録する（Ｓ７４０）。又，その際，図４のｃの管理番号
リストに分類ごとに「仕様書用ＭＡＸ値」４５０，「企
画書用ＭＡＸ値」４６０，「議事録用ＭＡＸ値」４７０
等のいずれかのＭＡＸ値を更新する。次に，文書のイメ
ージデータを呼び出し，そのイメージデータの所定の位
置にその管理番号２００を合成して，再び，登録する。
その後，管理番号２００を合成したイメージデータを配
布すべく，配布管理部９に要求を出す（Ｓ７６０）。

【００２３】図８は配布管理部９の処理を示すフロー図
である。文書管理部５の配布要求（Ｓ８１０）に対し，
まず，配布先リスト１８０より，配布すべき者２７０に
配布すべき文書があることを通知する（Ｓ８２０）。配
布者がその文書を受領すると配布管理部９はその受領を
確認する（Ｓ８３０）。受領確認により，配布先リスト
１８０を更新し，受領した者と，未だ受領していない者
とを区別するようにする（Ｓ８４０）。

【００２４】図９は印刷部８の処理を示すフロー図であ
る。印刷要求者からの印刷要求（Ｓ９１０）に対し，ま
ず，検索部２が文書データメモリ６内の該当文書を検索
する（Ｓ９２０）。次に，文書管理部５へ子番号の取得
の要求をする（Ｓ９３０）。子番号を取得したら，検索
し，呼び出した文書のイメージの所定の位置にその子番
号を合成する（Ｓ９４０）。次に，配布者リスト１８０
を更新した（Ｓ９５０）後，その文書を印刷する（Ｓ９
６０）。

【００２５】図１０は検索部２の処理を示すフロー図で
ある。検索要求者からの検索要求（Ｓ１０１０）に対
し，まず，検索データに基づいて，検索要求に該当する
文書を検索する（Ｓ１０２０）。次に，検索した文書の
文書廃棄データ２５０を参照する（Ｓ１０３０）。文書
が廃棄されているかどうかを調査し（Ｓ１０４０），廃
棄されてない場合は，その文書は検索該当文書として処
理する（Ｓ１０５０）。廃棄されている場合は，該当文
書とはせず，その旨を通知する（Ｓ１０６０）。従っ
て，この場合は原則として印刷要求等はできない。

【００２６】図１１は文書管理部５の別の処理を示すフ
ロー図である。印刷部８からの子番号の取得要求（Ｓ１
１１０）に対し，まず，子番号リスト２１０に基づい
て，付与すべき子番号を決定する（Ｓ１１２０）。次
に，決定した子番号及びその子番号の取得者に関するデ
ータを子番号リスト２１０に登録する（Ｓ１１３０）。
その後，その子番号を取得者に通知する（Ｓ１１４
０）。

【００２７】次に，受領文書受付部１０の構造について
説明する。第１２図は，受領文書受付部１０の構成図で
ある。受領文書受付部１０は，受信文書データ・テンポ
ラリー・ファイル１２１０，宛先管理部１２２０，宛先
者データ・バッファ１２３０，受領管理データ入力部１
２４０，受領文書管理部１２５０，通知制御部１２６０
等からなる。受信文書データ・テンポラリー・ファイル
１２１０は，文書送付者から送付された文書データを，
一時的に格納するためのものである。宛先管理部１２２
０は，受信文書データ・テンポラリー・ファイル１２１
０に格納された文書データの宛先を制御するためのもの
であり，宛先管理部１２２０の制御により，各々の宛先
者データ・バッファ１２３０へ文書データを送付するた
めのものである。宛先者データ・バッファ１２３０は，
受信文書データ・テンポラリー・ファイル１２１０か
ら，送付された文書データを格納するためのものであ
り，受領確認者ごとに宛先者データ・ファイルが存在す
る。受領管理データ入力部１２４０は，受領確認者が文
書データの受領を確認したことを入力するためのもので
あり，閲覧の制限項目がある場合はそのデータを入力す
るためのものでもある。受領文書管理部１２５０は，受
領管理データ入力部１２４０で入力されたデータを文書
管理部５へ送るためのものである。又，文書送付者へ受
領情報を送付するため通知制御部１２６０へ該当データ
を送るためのものである。更に，受領印のイメージデー
タを生成し，文書データメモリ６内の文書データに合成
するためのものである。通知制御部１２６０は，文書送
付者に受領済であることを知らせるためのものである。

【００２８】第１３図は配布文書の受付に関する動作フ
ロー図である配布文書を受け付ける場合，まず文書送付
者が受信文書データ・テンポラリー・ファイル１２１０
へ送付し，受信文書データ・テンポラリー・ファイルは
その受付及び保管を行う（Ｓ１３１０）。宛先管理部１
２２０は，文書データの付加されている配布情報に基づ
いて，該当する確認者への振り分け送付を行う（Ｓ１３
２０）。その後，各確認者のデータ・バッファ１２３０
へ文書データを転送／書き込みを行う（Ｓ１３３０）。

【００２９】第１４図は受領印の付与に関するフロー図
である。配布された文書に受領印を付与する場合，ま
ず，該当する配布文書を各確認者のデータ・バッファ１
２３から呼び出す（Ｓ１４１０）。次に，呼び出した配
布文書について，確認者が内容確認し，内容を確認した
ということをデータ入力する（Ｓ１４２０）。確認者の
データ入力により，受領管理データ入力部１２４０へ受
領印の付与の要求を行う（Ｓ１４３０）。受領管理デー
タ入力部１２４０は，確認者からの受領印付与要求に応
じて，該当配布文書に受領印の付与を行う（Ｓ１４４
０）。受領印の付与とは，実際には，図２，ｃ，配布文
書データ受領データ２５１に受領を確認したというデー
タを格納することである。受領印が付与された後，該当
配布文書は文書データメモリ７へ，該当配布文書の管理
データは管理データメモリ６に格納される（Ｓ１４５
０）。その後，受領文書管理部１２５０から，通知制御
部１２６０を介して文書送付者へ受理済の連絡を行う
（Ｓ１４６０）。

【００３０】第１５図は受領印の付与に関する別のフロ
ー図である。本フロー図は，文書データの閲覧できる項
目の制限がある場合に，それを設定するためのものであ
る。配布された文書に受領印を付与する場合，まず，該
当する配布文書を各確認者のデータ・バッファ１２３か
ら呼び出す（Ｓ１５１０）。次に，呼び出した配布文書
について，確認者が内容確認し，内容を確認したという
ことをデータ入力する（Ｓ１５２０）。その際，文書デ
ータに対する制限項目があるか否かを判断する（Ｓ１５
３０）。制限項目がある場合は，受領印の内部情報とし
て制限項目を付与する（Ｓ１５４０）。即ち，図２，
ｃ，閲覧禁止制御データ２５２に「項目名」と「制限あ
り」というデータを格納することである。又，閲覧制限
項目が，イメージデータである場合は，そのイメージデ
ータのエリアを指定して，そのエリアデータを覧禁止制
御データ２５２とすることもできる。その後，或いは，
Ｓ１５４０において，制限項目がない場合は，受領管理
データ入力部１２４０は，確認者からの受領印付与要求
に応じて，該当配布文書に受領印の付与を行う（Ｓ１５
５０）。受領印の付与とは，実際には，図２，ｃ，配布
文書データ受領データ２５１に受領を確認したというデ
ータを格納することである。受領印が付与された後，該
当配布文書は文書データメモリ７へ，該当配布文書の管
理データは管理データメモリ６に格納される（Ｓ１５６
０）。その後，受領文書管理部１２５０から，通知制御
部１２６０を介して文書送付者へ受理済の連絡を行う
（Ｓ１５７０）。

【００３１】第１６図は文書データの参照に関するフロ
ー図である。文書データを参照する場合，該当する文書
データの検索を行う（Ｓ１６１０）。検索後，該当文章
データの呼出しを要求する（Ｓ１６２０）。そして，呼
出し要求された文書データの受領印に内部情報として参
照時の制限項目があるかを調べる（Ｓ１６３０）。制限
項目があるかどうかは，管理データ内の閲覧禁止制御デ
ータ２５２の内容を参照することにより，判断する。制
限項目がない場合は，そのまま，文書管理部５は該当文
書データの参照を可能とするよう文書データ６を制御す
る。制限項目がある場合は，その制限内容を文書管理部
５へ通知し（Ｓ１６４０），文書管理部５はそれに基づ
いて該当文書データの参照を可能とするよう文書データ
メモリ６を制御する（Ｓ１６５０）。

【００３２】第１７図は受領印付与の一例を示す図であ
る。本図では，受領印として，実際に紙に押印する印１
７１０を示しているが，それに限定されない。そのイメ
ージデータには，押印者の氏名，押印日時，制限項目が
ある場合，その項目内容等も，受領印データとしてイメ
ージ化することも考えられる。

【発明の効果】以上説明してきたように，この発明によ
れば，文書及びデータを管理する手順を設定し，これを
維持することができる。これらの文書は，その発行に先
立ち，権限を与えられた者がその適正について審査を
し，承認することができる。これにより，品質システム
が効率的に機能するために不可欠な活動を行なう部門に
おいて，適切な文書等の適正な版を利用することができ
る。又，廃止された文書等は，速やかに発行及び使用の
全ての部門から撤去することができる。又，文書の変更
は，最初に審査及び承認をした同一機能・組織が審査を
し，承認することができる。又，指定された書式は，審
査及び承認の根拠となる関係裏付け情報を利用すること
ができる。更に，変更の性質をその文書中で，又は適切
な添付書類で明確にすることができる。更にまた，最新
版の文書を明確にすることにより，適用すべきでない文
書の使用を防ぐことができる。これにより，品質保証の
国際規格として適用されている「ＩＳＯ９０００」に従
った品質管理を実践するための文書及びデータを管理す
る手順を設定し，維持することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の一実施例を示すシステム構成図である。

【図２】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の文書等のデータ構造を示す構造図の一実施例で
ある。

【図３】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の文書等のデータ構造の中の文書管理データの構
成をを示す構造図の一実施例である。

【図４】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の文書等のデータ構造の中の文書管理データの構
成をを示す構造図の一実施例である。

【図５】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図６】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図７】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図８】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図９】本発明が適用される文書及びデータ管理システ
ム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１０】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１１】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１２】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の受領文書受付部１０を示す構成図である。

【図１３】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１４】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１５】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１６】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の操作処理を示すフロー図である。

【図１７】本発明が適用される文書及びデータ管理シス
テム装置の受領印付与の一例である。

【符号の説明】

１入力部２検索部３承認部４通知部５文書管理部６文書データメモリ７文書管理データメモリ８印刷部９配布管理部１０受領文書受付部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データを登録し，管理する文書管理
システム装置において，作成又は改訂した文書データと
共に当該文書データを管理する文書管理データを登録す
る文書データ登録手段と，当該文書管理データにより決
定された所望の監査者及びその監査ルートに基づいて監
査を実行する文書データ監査手段と，前記文書データ監
査手段により監査が実行された文書データに管理番号を
付与する管理番号付与手段と，前記管理番号付与手段に
より管理番号が付与された文書データを前記文書管理デ
ータに基づいて，所望の配布先に配布を行なう文書デー
タ配布制御手段と，前記文書データを前記配布先の受領
すべき者が受領したことを配布文書データ受領情報とし
て該文書データの前記文書管理データに付加する受領管
理データ付加手段を具備することを特徴とする文書管理
システム装置。
【請求項２】請求項１の文書管理システム装置におい
て，前記配布文書データ受領情報に基づいて，配布元へ
受領通知を行う受領通知制御手段を具備することを特徴
とする文書管理システム装置。
【請求項３】請求項１の文書管理システム装置におい
て，前記受領管理データ付加手段は前記配布文書データ
受領情報を前記文書データの文書管理データに付加する
前は，前記配布先の受領すべき者以外には閲覧すること
を禁止するよう特定人以外の者は前記文書データの呼出
しができない閲覧禁止制御情報を付加することを特徴と
する文書管理システム装置。
【請求項４】請求項３の文書管理システム装置におい
て，前記配布文書データ受領情報を前記文書データの文
書管理データに付加した後は，当該文書データを特定人
以外の者にも閲覧を行える文書データファイルへ転送す
ることを特徴とする文書管理システム装置。
【請求項５】請求項１の文書管理システム装置におい
て，前記受領管理データ付加手段は，前記文書データの
一部につき特定人以外への閲覧を制限する閲覧制限制御
情報を文書管理データに付加することを特徴とする文書
管理システム装置。
【請求項６】請求項５の文書管理システム装置におい
て，前記閲覧制限制御情報に基づいて，当該文書データ
の閲覧を制御する閲覧制御手段を具備することを特徴と
する文書管理システム装置。