JP2006133854A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザによる機密を要する文書に対する意識を高め、機密文書の流出を抑制することが可能な文書管理システムを提供する。
【解決手段】 文書データの閲覧を行うユーザが使用するユーザ端末と通信回線で接続され、文書データが蓄積された文書データベースを有する文書管理サーバを備える文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、ユーザ端末からユーザによる文書データの閲覧要求を受け取った場合に、閲覧要求された文書データの少なくとも一部とともに、ユーザに対して機密性を認識させる情報をユーザ端末に表示させる。文書管理サーバは、文書データの内容を印刷媒体に印刷可能な印刷装置に接続されているとともに、ユーザ端末からユーザによる文書データの印刷要求を受け取った場合に、印刷要求された文書データの少なくとも一部とともに、印刷要求したユーザを特定するユーザ情報を印刷媒体に印刷する。
【選択図】 図６

Description

本発明は、コンピュータ上に蓄積された文書データの閲覧等を管理する文書管理システムに関する。

従来より、コンピュータ上で文書を管理する文書管理システムとして、管理文書毎に機密レベルを設定し、この機密レベルに応じて閲覧可能なユーザおよび文書を複写可能なユーザを制限するものが提案されている（特許文献１参照）。さらに、印刷可能な閲覧用文書と印刷不可能な閲覧用文書を用意し、利用者権限に基づいて閲覧可能な内容、文書を異ならせる文書管理システムも提案されている（特許文献２参照）。
特開平７−８４８５２号公報 特開２００１−１４２８７４号公報

しかしながら、上記特許文献１、２に記載された文書管理システムでは、閲覧権限を有するユーザにおいては文書の閲覧・印刷ともに自由に行うことができ、さらに印刷された文書が複写されて第三者へ渡ること等による機密文書の漏洩という点においては防止を抑制できていないという問題点があった。

本発明は上記点に鑑み、ユーザによる機密を要する文書に対する意識を高め、機密文書の流出を抑制することが可能な文書管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１に記載の発明では、文書データの閲覧を行うユーザが使用するユーザ端末と通信回線で接続され、文書データが蓄積された文書データベースを有する文書管理サーバを備える文書管理システムであって、文書管理サーバは、ユーザ端末からユーザによる文書データの閲覧要求を受け取った場合に、閲覧要求された文書データの少なくとも一部とともに、ユーザに対して機密性を認識させる情報をユーザ端末に表示させることを特徴としている。

このように、ユーザ端末に文書を表示させる際に、ユーザに文書の機密性を認識させる情報を表示することで、ユーザの当該文書に対する機密意識を高めることができ、文書の外部漏洩を抑制することが可能となる。

また、請求項２と３に記載の発明では、文書管理サーバは、文書データの内容を印刷媒体に印刷可能な印刷装置に接続されているとともに、ユーザ端末からユーザによる文書データの印刷要求を受け取った場合に、印刷要求された文書データの少なくとも一部とともに、印刷要求したユーザを特定するユーザ情報を印刷媒体に印刷することを特徴としている。このように、文書を印刷する際に、文書とともにユーザを特定するユーザ情報を印刷することで、印刷された文章を安易に複写することや、印刷した文書を他人に譲渡する等の行為を抑制することができ、文書の外部漏洩を抑制することが可能となる。

また、請求項４に記載の発明では、文書データベースに蓄積された文書データのそれぞれには、閲覧可能なユーザが予め設定されており、文書管理サーバは、ユーザ端末からユーザによる文書データの閲覧要求を受け取った場合に、閲覧要求された文書データの一部をユーザ端末に表示させるとともに、ユーザが閲覧要求された文書データに設定された閲覧可能なユーザである場合には、閲覧要求された文書データの全文をユーザ端末に表示させ、ユーザが文書データに設定された閲覧可能なユーザでない場合には、文書データの全文をユーザ端末に表示させないことを特徴としている。

これにより、例えば新技術に関する文書等のように機密性は高いが一方で他のユーザにも内容の概要が周知されることで別のアイデアが生まれるといった波及効果が期待できるような文書について、機密性を保ちつつ、内容の一部のみを広く閲覧可能にして周知性にも配慮した文書管理が可能となる。

また、請求項５に記載の発明では、文書データは特許出願に係る明細書、必要な図面、要約書を含む特許出願書類であり、文書データの一部には、要約書と、図面のうち代表的なものとの少なくとも一方が含まれ、文書データの全文には、明細書の全文及びすべての図面が含まれていることを特徴としている。

これにより、機密性が要求される特許出願書類の管理を適切に行うことができるとともに、要約書を広く閲覧可能とすることで、全ユーザが発明の概要を知ることができ、新たな発明が生まれることを期待できる。なお、本発明の「明細書」には、特許請求の範囲が含まれているものとする。

また、請求項６に記載の発明では、ユーザが文書データに設定された閲覧可能なユーザでない場合には、ユーザが、文書データの管理権限を有する文書管理者に対し、文書データの全文閲覧の許可を申請できる閲覧許可申請手段を有することを特徴としている。これにより、ユーザが文書データに設定された閲覧可能なユーザでない場合であっても、必要に応じて、文書データの全文を閲覧することが可能となる。

以下、本発明の一実施形態について図１〜図９に基づいて説明する。本実施形態の文書管理システムは、特許出願に係る特許出願書類（特許明細書、必要な図面、要約書）を管理するものとして構成されている。

図１は、本実施形態の文書管理システムの全体構成を示す概念図である。図１に示すように、文書管理システムは、文書管理サーバ１０、ユーザ端末２０、プリンタ等の印刷装置３０を備えている。これらは、通信ネットワーク４０にて接続されている。なお、通信ネットワーク４０としては、例えばＬＡＮ回線のようなネットワークを用いることができる。

文書管理サーバ１０としては、例えばパーソナルコンピュータやワークステーションといったコンピュータを用いることができる。文書管理サーバ１０は、例えばハードディスクのような記憶装置を備えている。記憶装置には、文書データが蓄積されて構成された文書データベースと、文書管理システムを利用するユーザに関するユーザ情報が格納されている。また、記憶装置には、文書管理に関する各種処理を実行するプログラムが格納されている。

文書データには、文書本体（特許明細書、全図面）、文書の一部からなる要約書（及び代表図面）、書誌的事項（整理番号、出願番号、出願日、発明の名称、発明者名等）、当該文書の閲覧制限レベル等が含まれている。「明細書」には、特許請求の範囲が含まれている。文書の閲覧制限レベルについては後述する。また、ユーザ情報には、文書管理システムを利用可能な各ユーザに関する情報（氏名、所属部署、ユーザＩＤ、パスワード等）等が含まれている。

ユーザ端末２０は、文書管理サーバ１０に蓄積されている文書を閲覧するユーザが用いるものである。ユーザ端末２０として、例えばキーボード、マウス等の入力装置と、ディスプレイ等の出力装置を備えたパーソナルコンピュータを用いることができる。印刷装置３０は、文書を紙媒体に印刷するものである。

文書管理サーバ１０の文書データベースへの文書データの格納は、知的財産部門の担当者がユーザー端末２０から行ったり、あるいは、特許事務所等が特許庁へ出願した出願書類を知的財産部門へ電話回線等を介して電子的に送信したタイミングで自動的に登録するものとする。

一方、当該文書の閲覧制限レベルは、当該文書の作成者（すなわち発明者）が、知的財産部門へ発明の届出を行うときに、その発明の機密性に応じて閲覧制限レベルを設定する。この閲覧制限レベルは、後に変更することもできるものとする。閲覧制限レベルを変更できる者は、文書作成者はもちろんのこと、後述するワークフロー関係者であれば可能とする。なお、本実施形態の文書作成者およびワークフロー関係者が本発明の「文書データの管理権限を有する文書管理者」に相当する。

図２は、文書の閲覧制限レベルの内容を示している。図２に示すように、閲覧制限レベルは、文書の機密レベルに応じて複数段階（本例では５段階）に設定されており、レベル毎に閲覧可能なユーザ範囲が異なっている。具体的には、文書の機密性が高くなる程、閲覧可能なユーザ範囲が狭くなり、文書の機密性が低くなる程、閲覧可能なユーザ範囲が広くなる。本実施形態では、文書の機密性が高い順に閲覧制限レベル１→２→３→４→５となっている。なお、本実施形態では、文書の全文については閲覧制限レベルに応じた閲覧制限をし、文書の一部については、すべてのユーザが閲覧可能としている。

閲覧制限レベル１の文書の閲覧可能ユーザは、対象文書の起案から完成に至る過程で関係したワークフロー関係者（作成者（すなわち発明者）、知的財産部門への発明の届出を検討・承認する検討者・承認者、さらには知的財産部門）のみとしている。閲覧制限レベル２の文書の閲覧可能ユーザは、レベル１の閲覧可能ユーザと、予め指定された特定のユーザとしている。閲覧制限レベル３の文書の閲覧可能ユーザは、レベル１の閲覧可能ユーザと、文書起案者が所属する部署（グループ）に所属するユーザとしている。閲覧制限レベル４の文書の閲覧可能ユーザは、レベル１の閲覧可能ユーザと、対象文書に関係する複数の部署に所属するユーザとしている。閲覧制限レベル５の文書の閲覧可能ユーザは、すべてのユーザとしている。

図３、図４は、ユーザ端末２０における文書の全文を閲覧可能なユーザを選択する画面を示している。図３における左側の枠内には選択可能なユーザの一覧が表示され、右側の枠内には選択済みのユーザの一覧が表示される。左枠の選択可能ユーザ一覧から追加を希望するユーザを選択し、さらに「追加＞」ボタンを選択することで右枠に選択済みユーザ一覧に追加することができる。右枠の選択済みユーザ一覧から削除を希望するユーザを選択し、「＜削除」ボタンを選択することで選択済みユーザ一覧から削除することができる。また、「個別選択」ボタンを選択することで、特定の個人を個々に選択することができる。

文書を閲覧制限レベル１に設定する場合には、左枠の選択可能ユーザ一覧から「ワークフロー関係者」を選択する。文書を閲覧制限レベル２に設定する場合には、左枠の選択可能ユーザ一覧から「ワークフロー関係者」と選択し、さらに、「個別選択」ボタンを押して対象文書の閲覧を許可する特定の個人を選択する。文書を閲覧制限レベル３に設定する場合には、左枠の選択可能ユーザ一覧から「ワークフロー関係者」と「文書作成者関連部署」を選択する。文書を閲覧制限レベル４に設定する場合には、左枠の選択可能ユーザ一覧から「ワークフロー関係者」と、対象文書に関係する部署（Ａグループ等）を選択する。文書を閲覧制限レベル５に設定する場合には、左枠の選択可能ユーザ一覧から「全社員」を選択する。

なお、図３に示した文書の全文を閲覧可能なユーザを選択する画面について、そのユーザ選択時においては、図４のように右枠の選択済みユーザ一覧に、予め「ワークフロー関係者」および「作成者所属部署」を初期表示させておいてもよい。基本的に、その部署から知的財産部門へ届出される発明の大半の案件の全文閲覧可能な者は、ワークフロー関係者や自部署のメンバーのためである。このように、予め、特許出願明細書の全文の閲覧設定先を、予め、よく指定されるユーザを初期表示させておくことで、文書作成者の知的財産部門への届出時における、入力作業の手間を省略することができる。

次に、文書データの閲覧について説明する。文書データの閲覧は、文書閲覧を希望するユーザがユーザ端末２０から行う。まず、ユーザがユーザ端末２０からユーザＩＤおよびパスワードを入力し、文書管理サーバ１０に送信する。文書管理サーバ１０は、ユーザ端末２０から受け取ったユーザＩＤおよびパスワードを予め登録されているユーザ情報と照合してユーザの認証を行う。文書管理サーバ１０は、認証の結果がＯＫであればユーザ端末２０に対して閲覧を許可し、ユーザ端末２０のディスプレイに文書検索画面を表示させる。

図５は、ユーザ端末２０における文書検索画面を示している。図５に示すように、文書検索画面では、検索項目として「キーワード検索」、「整理番号検索」、「日付検索」、「発明者検索」があり、各検索項目に任意の検索式を入力可能になっている。「キーワード」検索には、閲覧を希望する文書中に含まれる文言を入力する。「整理番号検索」には、閲覧を希望する文書の整理番号を入力する。「日付検索」には、閲覧を希望する文書の出願日（特定の日付あるいは期間）を入力する。「発明者検索」には、閲覧を希望する文書の文書作成者である発明者名を入力する。

ユーザは、図５に示したユーザ端末２０の文書検索画面で任意の検索項目に検索式を入力した後、「検索実行」ボタンを選択する。これにより、ユーザ端末２０から文書管理サーバ１０に文書検索項目と入力された検索式を含む検索要求情報が送信される。文書管理サーバ１０では、ユーザ端末２０から受け取った検索要求情報に基づいて、文書データベースから該当する文書の検索を実行する。このとき、各文書に設定されている閲覧制限レベルに関わらず、文書データベースに含まれるすべての文書が検索対象となる。文書管理サーバ１０は、検索要求情報に該当するすべての文書の書誌的事項をユーザ端末２０に送信し、ユーザ端末２０のディスプレイに文書検索結果の一覧表示画面を表示させる。

図６は、ユーザ端末２０における文書検索結果の一覧表示画面である。図６に示すように、ユーザ端末２０は、文書管理サーバ１０から受け取った文書の書誌的事項の一覧を画面表示する。文書一覧表示画面では、各文書の整理番号、出願番号、出願日、発明の名称、発明者名等の書誌的事項が表示される。ここで、ユーザがユーザ端末２０の画面に表示されている文書一覧から閲覧を希望する特定の文書を選択する選択操作を行うことで、ユーザ端末２０から文書管理サーバ１０に選択された文書（以下「選択文書」という）を特定する情報を含む文書選択情報が送信される。文書管理サーバ１０は、ユーザ端末２０から受け取った文書選択情報に選択文書の一部である要約書をユーザ端末２０に送信し、ユーザ端末２０のディスプレイに文書一部表示画面を表示させる。

図７は、ユーザ端末２０における文書一部表示画面を示している。本実施形態では、ユーザ端末２０のディスプレイに、要約書に加えて、選択文書に含まれる図面のうち代表的な図面についても表示される。図７に示すように、ユーザ端末２０における文書一部表示画面の左側領域が要約書が表示される要約書表示領域となっており、右側領域が代表図が表示される代表図表示領域となっている。

図７に示すように、文書管理サーバ１０は、ユーザ端末２０のディスプレイに文書一部表示画面を表示させる際に、ユーザに対して選択文書の機密性に関する意識を高める情報を表示させる。本実施形態では、文書の機密性に関する意識を高める情報として「関係者外秘」からなる透かし文字を要約書表示領域と代表図表示領域に表示させている。

ユーザは、選択文書の印刷を希望する場合には、図７の文書一部表示画面における「印刷」ボタンを選択する。これにより、ユーザ端末２０から文書管理サーバ１０に選択文書の印刷する旨の印刷要求情報が送信される。文書管理サーバ１０は、ユーザ端末２０から印刷要求情報受け取った場合には、印刷装置３０にて選択文書の要約書と代表図を紙媒体に印刷させる。

図８は、選択文書が印刷された紙媒体の印刷内容を示している。図８に示すように、文書管理サーバ１０は、紙媒体の印刷を行う際に、要約書等のデータに加えてユーザＩＤから特定されるユーザ名（印刷者名）及び印刷日時を紙媒体に印刷するようにしている。

ユーザは、選択文書の全文の閲覧を希望する場合には、図７の文書一部表示画面における「全文表示」ボタンを選択する。これにより、ユーザ端末２０から文書管理サーバ１０に選択文書の全文閲覧要求する旨の全文閲覧要求情報が送信される。文書管理サーバ１０は、ユーザ端末２０から全文閲覧要求情報を受け取った場合には、ユーザＩＤから特定されるユーザが選択文書の閲覧制限レベルにより全文閲覧を許可されているユーザであるか否かを判定する。なお、文書管理サーバ１０の機能のうち、ユーザ端末２０の画面でユーザによる全文閲覧申請を可能とするとともにユーザ端末２０からの全文閲覧要求情報を受け取る機能が、本発明の閲覧許可申請手段に相当している。

全文閲覧許可判定の結果、ユーザが選択文書の全文閲覧を許可されているユーザに該当すると判定された場合には、文書管理サーバ１０は、ユーザ端末２０の選択文書の全文（特許明細書）を送信し、ユーザ端末２０のディスプレイに選択文書全文を表示させる。一方、全文閲覧許可判定の結果、ユーザが選択文書の全文閲覧を許可されているユーザに該当しないと判定された場合には、文書管理サーバ１０は、ユーザ端末２０のディスプレイに選択文書は閲覧制限されている旨の閲覧制限報知画面を表示させ、ユーザに対して選択文書は閲覧制限されている旨の報知を行う。

図９は、ユーザ端末２０における閲覧制限報知画面を示している。ユーザは、ユーザ端末２０の閲覧制限報知画面において、閲覧を請求する理由を特記事項として入力し、「閲覧申請」ボタンを選択することで、文書管理サーバ１０に選択文書の全文閲覧を希望する旨の全文閲覧要求情報が送信される。ユーザ端末２０から文書管理サーバ１０に送信された閲覧申請は、選択文書の作成者等の管理権限を有するユーザが個別に全文閲覧を許可するか否かを判断するものとする。

以上のように、ユーザ端末２０に文書を表示させる際に、ユーザに文書の機密性を意識させる情報を表示することで、ユーザの当該文書に対する機密意識を高めることができ、文書の外部漏洩を抑制することが可能となる。また、文書を印刷する際に、文書の他に印刷者名のような印刷を要求したユーザを特定するユーザ情報を印刷することで、印刷された文章を安易に複写することや、印刷した文書を他人に譲渡する等の行為を抑制することができ、文書の外部漏洩を抑制することが可能となる。

また、文書の重要性に応じて文書全文について閲覧制限を行い、同時に、文書の一部については全ユーザに閲覧を許可することで、例えば新技術に関する文書等のように機密性は高いが一方で他のユーザにも内容の概要が周知されることで別のアイデアが生まれるといった波及効果が期待できるような文書について、機密性を保ちつつ、内容の一部のみを広く閲覧可能にして周知性にも配慮した文書管理が可能となる。

（他の実施形態）
なお、上記実施形態では、対象文書を特許明細書として説明したが、これに限らず、機密性を要求される文書であれば、本発明の文書管理システムは適用可能である。

また、上記実施形態では、ユーザ端末２０のディスプレイにユーザに文書の機密性を意識させる情報として「関係者外秘」からなる文字を表示させたが、これに限定されるものではなく、ユーザに文書の機密性を意識させることができる任意の文字や記号等を表示させることができる。

また、上記実施形態において、文書が機密性を喪失した場合には、閲覧時における透かし文字による文書の機密管理意識を促進させる表示、印刷時における印刷ユーザ名の表示を解除するよう構成してもよい。この解除は手動で行うようにしてもよく、自動で行うようにしもよい。例えば、対象文書が特許明細書の場合には、出願公開日の経過により、これらの表示を自動的に解除するようにできる。これにより、システムに接続したユーザは、検索結果のうち、どの案件がいまだ機密性を有しているか、または、出願が公開されたことで機密解除されたのかを一目にて把握することができる。さらに、透かし文字の表示解除と同時に、全文閲覧権限を解除し、すべてのユーザに対して全文をも閲覧可能とするように設定してもよい。出願公開後は、全文をも全ユーザへ閲覧可能とすることで、社内における詳細な発明内容をさらに周知化させることができ、技術開発の更なる促進を図ることが期待できる。

また、上記実施形態では、文書の機密レベルに関わらず、閲覧時における透かし文字による文書の機密管理意識を促進させる表示、印刷時における印刷ユーザ名の表示を行ったが、これらの表示を機密レベルが高い文書（例えば機密レベル４以上）に対してのみ行うようにしてもよい。そして、文書が機密性を喪失した場合には、文書の機密レベルを再設定して機密レベルを下げることで、透かし文字による表示等を解除することができる。

また、上記実施形態では、文書データの機密性に応じて設定された機密レベルに基づいて文書データを閲覧可能なユーザを制限したが（図２参照）、さらに、図１０に示すように、文書データに記載された技術に関して何らかの契約や特別な理由が存在する場合には、これらのケースに応じて文書データの一部および全文を閲覧可能なユーザを設定可能に構成し、この閲覧制限を機密レベルに応じて設定した閲覧制限に優先させるように構成してもよい。例えば文書データに記載された技術に関して共同契約、機密保持契約、委託研究契約等が存在するまでは、これらの契約が解除されるまで文書の閲覧可能なユーザを対象文書の起案から完成に至る過程で関係するワークフロー関係者のみに制限することができる。

上記実施形態の文書管理システムの概念図である。 文書の機密レベルに応じた閲覧制限レベルの内容を示す説明図である。 ユーザ端末における文書の全文を閲覧可能なユーザを選択する画面を示す説明図である。 ユーザ端末における文書の全文を閲覧可能なユーザを選択する画面を示す説明図である。 ユーザ端末における文書検索画面を示す説明図である。 ユーザ端末における文書検索結果の一覧表示画面を示す説明図である。 ユーザ端末における文書一部表示画面を示す説明図である。 選択文書が印刷された紙媒体の印刷内容を示す説明図である。 ユーザ端末における閲覧制限報知画面を示す説明図である。 特別な理由がある場合の閲覧制限レベルの内容を示す説明図である。

符号の説明

１０…文書管理サーバ、２０…ユーザ端末、３０…印刷装置、４０…通信ネットワーク。

Claims (6)

1. 文書データの閲覧を行うユーザが使用するユーザ端末と通信回線で接続され、文書データが蓄積された文書データベースを有する文書管理サーバを備える文書管理システムであって、
   前記文書管理サーバは、前記ユーザ端末からユーザによる文書データの閲覧要求を受け取った場合に、前記閲覧要求された文書データの少なくとも一部とともに、ユーザに対して機密性を認識させる情報を前記ユーザ端末に表示させることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書管理サーバは、文書データの内容を印刷媒体に印刷可能な印刷装置に接続されているとともに、前記ユーザ端末からユーザによる文書データの印刷要求を受け取った場合に、印刷要求された前記文書データの少なくとも一部とともに、印刷要求したユーザを特定するユーザ情報を印刷媒体に印刷することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 文書データの閲覧を行うユーザが使用するユーザ端末および文書データの内容を印刷媒体に印刷可能な印刷装置と通信回線で接続され、文書データが蓄積された文書データベースを有する文書管理サーバを備える文書管理システムであって、
   前記文書管理サーバは、前記ユーザ端末からユーザによる文書データの印刷要求を受け取った場合に、印刷要求された前記文書データの少なくとも一部とともに、印刷要求したユーザを特定するユーザ情報を印刷媒体に印刷することを特徴とする文書管理システム。
4. 前記文書データベースに蓄積された文書データのそれぞれには、閲覧可能なユーザが予め設定されており、
   前記文書管理サーバは、前記ユーザ端末からユーザによる文書データの閲覧要求を受け取った場合に、前記閲覧要求された文書データの一部を前記ユーザ端末に表示させるとともに、
   前記ユーザが前記閲覧要求された文書データに設定された閲覧可能なユーザである場合には、前記閲覧要求された文書データの全文を前記ユーザ端末に表示させ、前記ユーザが前記文書データに設定された閲覧可能なユーザでない場合には、前記文書データの全文を前記ユーザ端末に表示させないことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
5. 前記文書データは特許出願に係る明細書、必要な図面、要約書を含む特許出願書類であり、前記文書データの一部には、前記要約書と、前記図面のうち代表的なものとの少なくとも一方が含まれ、前記文書データの全文には、前記明細書の全文及びすべての前記図面が含まれていることを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. 前記ユーザが前記文書データに設定された閲覧可能なユーザでない場合には、前記ユーザが、前記文書データの管理権限を有する文書管理者に対し、前記文書データの全文閲覧の許可を申請できる閲覧許可申請手段を有することを特徴とする請求項４または５に記載の文書管理システム
   

Images