JP2010011338A - 画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】セキュリティを保持しながら格納された文書の検索が容易な文書ボックスを有する画像形成装置を提供する。
【解決手段】画像形成装置は、文書ボックスと表示部とを有する。ユーザが検索手段を用いて文書ボックスから所望の文書を検索するときは、表示部に、ユーザのアクセス権に応じて、ユーザのアクセス可能な文書のみを検索可能な検索画面が表示される。
【選択図】図６

Description

この発明は、文書ボックスを有する画像形成装置に関し、特に、文書ボックスの検索が容易な画像形成装置に関する。

近年、ハードディスクの大容量化、低コスト化に伴い、画像形成装置に保存、管理されるドキュメントが肥大化している。また、複合機も機能および速度が増加していることから、１台あたりの使用人数も増大しているため、扱われるドキュメントの数が多くなっている。そのため、保存されているドキュメントからユーザが所望するドキュメントを容易に検索できるシステムが要求される。また、使用人数が多いため、セキュリティを用いたドキュメント管理も必要となる。

このような要求に応えるために、多くの記憶領域の中から画像データを選んで出力／送信などの処理を行う際に、パスワードを知らないユーザに画像データの情報を知られることなく、目的の画像データを見つけて、処理を行うことを可能とした画像処理装置がたとえば、特開２００３−８５１７９号公報（特許文献１）に開示されている。同公報によれば、画像処理装置は、画像データの検索条件を入力する検索条件入力手段と、ボックスにパスワードが設定されている場合、入力パスワードと設定パスワードを比較し検索許可の有無を決定するパスワード照会手段と、両パスワードが一致したボックス又はパスワードが設定されていないボックスから検索条件に一致する画像データを検索する検索手段と、検索された画像データに関する情報を表示する検索結果表示手段と、検索結果から選択された画像データの印刷出力・送信を制御する制御手段とを備える。

また、操作者が行なう視覚的な画像検索を支援する画像処理装置が、たとえば、特開２００７−０８００９９号公報（特許文献２）に開示されている。同公報によれば、 画像検索が可能な画像処理装置であって、元画像を構成する複数の部分画像の重要度に応じて、重要度の高い部分画像の割合が大きくなるように元画像を縮小した縮小画像を画像検索の結果として表示手段に表示させ、操作者からの指示により縮小画像の元画像を表示手段に表示させる画像処理手段を備えている。
特開２００３−８５１７９号公報（要約） 特開２００７−０８００９９号公報（要約）

特許文献１では、セキュリティに関するドキュメントの検索技術であるが、ボックスごとにパスワードが必要となるために、異なるボックス間で検索を行う場合に操作が面倒であるという問題がある。また、特許文献２では、重要度の高い部分を拡大して表示するが、拡大表示した部分がユーザが重要視する部分か判断できず、また、拡大表示を行った分だけ他の画像領域が減少するため、重要視した部分が全体のどの位置にあるのかが分かりにくい。

この発明は、上記のような問題点に着目してなされたもので、セキュリティを保持しながら格納された文書の検索が容易な文書ボックスを有する画像形成装置を提供することを目的とする。

この発明に係る、画像形成装置は、表示手段と、文書を読取る読み取り手段と、読み取り手段によって読取られた文書を格納する格納手段と、格納手段に格納された文書を印刷する印刷手段と、格納手段に前記文書を格納するとき、文書にアクセス可能な人を特定するアクセス権を設定するためのアクセス権設定手段と、格納手段に格納された文書を検索する検索手段と、ユーザが検索手段を用いて格納手段から所望の文書を検索するときは、表示手段に、ユーザごとに異なる検索画面を表示するよう表示手段を制御する制御手段を含む。

好ましくは、制御手段は検索画面をユーザのアクセス権に応じて異ならせる。

さらに好ましくは、格納手段に格納された文書と関連する他の文書との間にリンクを設定するリンク設定手段を含む。

格納手段に、ユーザに所望のフォルダを設定させるフォルダ設定手段を含んでもよい。

この発明の一つの実施の形態においては、フォルダの中から共通の単語を抽出して分類する分類手段を含み、検索画面には分類手段で分類された単語を表示するようにしてもよい。

この発明によれば、ユーザが文書ボックスのような格納手段から所望の文書を検索するときは、ユーザごとに異なる検索画面を表示するようにしたため、ユーザがアクセス可能な文書を容易に知ることができる。

その結果、セキュリティを保持しながら格納された文書の検索が容易な画像形成装置を提供できる。

以下、この発明の実施の形態を、図面を参照して説明する。図１はこの発明の一実施の形態にかかる画像形成装置の全体構成を示すブロック図である。以下、この発明の実施の形態を、図面を参照して説明する。図１はこの発明の一実施の形態にかかる画像形成装置としてデジタル複合機を用いた場合のデジタル複合機の構成を示すブロック図である。

図１を参照して、デジタル複合機１０は、デジタル複合機１０全体を制御する制御部（制御手段）１１と、画像データ等の書き込みや読出しを行うためのＤＲＡＭ１２と、デジタル複合機１０の有する情報を表示する表示画面を含み、デジタル複合機１０におけるユーザとのインターフェースとなる操作部１３と、原稿を搬送し、その搬送された原稿を読み取り位置でスキャナで読取る画像読み取り部（読み取り手段）１５を含む原稿送り装置１４と、画像読み取り部１５で読取られた原稿等から画像を形成し、用紙に出力する画像形成部（印刷手段）１６と、画像データ等を格納するハードディスク（格納手段）１７と、公衆回線２０に接続されるＦＡＸ通信部１８と、ネットワーク２１と接続するためのネットワークＩＦ（インターフェース）部１９とを備える。操作部１３は図示のない表示部を有し表示部は表示手段として作動する。また、ハードディスク１７には文書ボックス１７ａが設けられる。

デジタル複合機１０は、画像読み取り部１５により読取られた原稿の画像データを用いて、ＤＲＡＭ１２を介して画像形成部１６において画像を形成することにより、複写機として作動する。また、デジタル複合機１０は、ネットワークＩＦ部１９を通じて、ネットワーク２１に接続されたパソコン２２から送信された画像データを用いて、ＤＲＡＭ１２を介して画像形成部１６において画像を形成することにより、プリンターとして作動する。さらに、デジタル複合機１０は、ＦＡＸ通信部１８を通じて、公衆回線２０から送信された画像データを用いて、ＤＲＡＭ１２を介して画像形成部１６において画像を形成することにより、また、画像読み取り部１５により読取られた原稿の画像データを、ＦＡＸ通信部１８を通じて公衆回線２０に画像データを送信することにより、ファクシミリ装置として作動する。すなわち、デジタル複合機１０は、画像処理に関し、複写（コピー）機能、プリンター機能、ＦＡＸ機能等、複数の機能を有する。さらに、各機能に対しても、さらに詳細に設定可能な機能を有する。

なお、図１において、太線の矢印は画像データの流れを示しており、細線の矢印は制御信号または制御データの流れを示している。

次に、デジタル複合機の動作について説明する。図２はデジタル複合機で文書原稿を読取って文書ボックス１７ａに格納する場合の制御部１１の有するＣＰＵの基本的動作を示すフローチャートであり、図３は図２で示した情報入力ステップの詳細を示すフローチャートである。図２および図３を参照して、デジタル複合機１０は、まず、原稿送り装置１４の画像読み取り装置１５で画像を読み取り（ステップＳ１１、以下ステップを省略する）、操作部１３で読取った画像の情報を入力する（Ｓ１２）。入力された情報はハードディスク１７の文書ボックス１７ａに格納される（Ｓ１３）。図２のＳ１２で示した情報入力ステップにおいては、まず読取った文書名と、入力者（管理者）名とを入力し、文書に対するアクセス権を設定する（Ｓ２１〜Ｓ２３）。ユーザが文書をフォルダに収容したいときは、文書を格納するフォルダを作成してその名称を入力するか、既存のフォルダを指定する（Ｓ２４）。読み込んだ文書に関連する文書等が文書ボックス１７ａに存在すれば、必要に応じてリンクを設定する（Ｓ２５）。これらの情報がユーザから入力されると、制御部１１は入力された情報からカテゴリを設定する（Ｓ２６）。Ｓ２５に示すようにリンクの機能を持つことで、すばやく所望のドキュメントを探し出すことが可能になる。これにより、他のユーザの文書に対しても、アクセス権限があれば、リンクを張ることですばやく所望の文書に辿り着くことができる。

ここでカテゴリとは、ユーザが入力した文書名やフォルダ名において共通する単語を制御部１１が抽出して分類したもので、ユーザが文書ボックス１７ａに格納された文書を検索するときに参考となるものである。このカテゴリはユーザが文書を入力するときにユーザに表示してもよい。したがって、制御部１１はアクセス権設定手段、分類手段、およびフォルダ設定手段として作動する。このようにして入力されたデータに基づいて作成された文書ボックス１７ａの文書情報を図４に示す。

図４を参照して、文書ボックス１７ａに格納された文書は、従来のようなユーザごとに区切られたものではなく、データベースのように、入力された複数のデータが一括して格納されている。たとえば、ユーザ（管理者）Ａは見積書１、契約書１、納品書１を管理し、それらをＡ会社１フォルダに格納している。見積書１と納品書１にはアクセス権の制限は設定されていないが、契約書１にはＡのみがアクセス可能であるようにアクセス権が設定されている。また、見積書１と納品書１には管理者Ｂに対するリンクが設定されている。ここでは、管理者ごとにリンクが設定されているが、これに限らず、特定の文書とリンクを設定してもよい。ユーザＢは請求書１を管理しており、請求書１はＢ請求書のフォルダに格納され、この文書にアクセスできるのはユーザＡ，Ｂ，Ｃである。この文書はカテゴリ１の「せ」とカテゴリ２の「会社１」に分類されている。

文書名としては、見積書、契約書、納品書、請求書、領収書が存在するため、これらの最初の一文字を用いてカテゴリ１として「み」、「け」、「の」、「せ」、「り」というように分類されている。また、会社名もカテゴリ２として抽出されており、それぞれの文書が各カテゴリに分類されている。

次に、このようなデータベース状の構成の文書ボックスを用いたデジタル複合機１０において、ユーザが所望の文書を検索するために操作部１３から文書ボックスにアクセスする場合の処理について説明する。図５は制御部１１がこの場合に行う処理を示すフローチャートである。図５を参照して、ユーザが文書ボックスにアクセスするときは、まず、自分を特定する情報を入力してログインし、予め定められたパスワードを入力する（Ｓ３１，３２）。そして所望の文書を有している可能性のあるユーザ名を指定する（Ｓ３３）。このようにするのは、この実施の形態においては、文書の検索は、個人のスペースごとに文書を保持する本棚のような部分があり、その中を個別に検索するようにしているためである。このようにしてアクセスする個人名を入力すると、その個人のスペースに保持されている文書が表示される（Ｓ３４）。この状態で、ユーザが所望の文書を検索できるよう検索画面を表示する（Ｓ３５）。したがって、制御部１１は検索手段として作動する。

図６はユーザＢが自分の管理スペースにログインした場合の表示部への画面表示例を示す図である。図６に示すように、この実施の形態においては、ユーザが自分を含む各ユーザの管理スペースへ訪問して検索を行ったり、他のユーザの管理スペースで保存されたドキュメントを持ち出したりすることを操作部１３に設けた表示部上で行う。すなわち、ユーザ１人に対して１つの管理スペースを持ち、その管理スペース上に保存したいドキュメントを配置する。その管理スペースにあるドキュメントには、ユーザにより特定のユーザに公開したり、全体に公開したり、管理者のみの権限にすることを可能とする。

上記のように、ユーザが文書を検索するときは、個人の管理スペースを特定する。すると、特定された人の有する文書を検索するための画面が予め分類されたカテゴリに分けて表示部に表示される。図６に示すように、ここでは、分類として「カテゴリ１」、「カテゴリ２」が表示されるとともに、他ユーザとのリンクとして「他ユーザ」がそれぞれ本棚状に表示されている。カテゴリ１の本棚は図４で示したように文書名の最初の一文字を用いて本棚がさらに分類されている。また、またカテゴリＢは会社名によって分類されている。

文書ボックスの内容がこのように分かりやすく表示されるため、これにアクセスしたユーザは容易に所望の文書の検索が可能になる。

次に、図６の表示内容について説明する。図４からユーザＢに対しては、見積書１、納品書１、請求書１、領収書１、見積書２、納品書２、請求書２、領収書２に対してアクセス権が与えられている。したがって、カテゴリ１としては、「せ」、「の」、「み」、「り」が検索可能である。また、カテゴリ２としては、「会社１」と「会社２」とが検索可能である。また、リンク情報からユーザＢはユーザ（管理者）Ａ，Ｃ，Ｄとリンクが設定されているため、ユーザＡ，Ｃ，Ｄが他ユーザとして表示される。

他の例として、ユーザＡの管理スペースにユーザＣがログインした場合について図７を参照して説明する。図４を参照してユーザＡは見積書１、契約書１、納品書１を管理し、これは全て会社１に関係し、これらのうち、見積書１と納品書１とはアクセス権の制限がなく、これらはユーザＢにリンクされている。一方、Ｃはこれらについて他の設定はされていない。したがって、カテゴリ１として「の」と「み」のみが、また、カテゴリ２として、会社１のみが検索可能である。

以上のようにこの実施の形態においては、個人の管理スペースを特定してユーザがログインした時点でアクセス可能な文書を制限して、自分にアクセス権のある文書のみが表示された中から所望の文書を検索できるため、従来のように、文書ボックスの一つ一つについてパスワード等を入力して所望の文書を検索する必要がなく、容易に所望の文書の検索が可能になる。

また、このアクセスも、使用するユーザの権限があることが条件で、権限がない場合には図７に示すように、そのユーザのスペースにアクセスした際には隠されており、その文書があることも分からない状態になる。

また、見せても良いデータと見せてはいけないデータを分けて管理することができ、強いセキュリティを保つことができる。

なお、上記実施の形態に代えて、各ユーザの管理スペースへのアクセスを、仮想空間上のキャラクタ（以下、アバター）を用いて行なうようにしてもよい。ここで仮想空間とは、インターネット上で「Second Life」と呼ばれるWebサイトがあるが、これと同様にユーザ１人に対して１人のアバターを作成し、アバターを操作することで仮想空間上の各ユーザの自宅へ訪問して検索を行ったり、自宅で保存されたドキュメントを持ち出したりすることをパネル上の画像で行うものである。仮想空間上には、アバター１人に対して１つの管理スペースを持ち、その管理スペース上に保存したいドキュメントを配置するようにしてもよい。この場合、各ユーザは、自分の管理スペースが自宅となり、自宅に本棚を持つ構成となる。自宅がユーザのホームページとなり、そこを中心にして作業を行う。ユーザは、自宅に本棚を置くことができ、本棚がカテゴリに対応した数だけ配置され、そこから探して所望のドキュメントを持ち出して使用する。この際に、ドキュメントの確認のために一定箇所を拡大して、データを確認することを可能としてもよい。他のユーザのデータにアクセスしたい場合には、そのユーザの自宅を訪問し、アクセスしたいデータを検索、使用する。また、他のユーザのデータに関しても自宅の本棚にリンクを張ることにより、自宅から他のユーザのドキュメントも参照可能とする。また、他のユーザに見てもらいたいデータに関しては、広告のような形で通知することも可能とする。これらの広告は、該当のユーザがログインした際に表示される。

また、上記実施の形態においては、デジタル複合機上での文書ボックスへのアクセスについて説明したが、これに限らず、ネットワーク２１を経由してパソコン２２からログイン可能としてもよい。

また、ドキュメントの情報には、ユーザの入力以外にも、指定フォーマットによるドキュメントとの比較による分類をしてもよいし、モノクロかカラーのように、多く使用している色の情報を用いて分類しても良い。

以上、図面を参照してこの発明の実施形態を説明したが、この発明は、図示した実施形態のものに限定されない。図示した実施形態に対して、この発明と同一の範囲内において、あるいは均等の範囲内において、種々の修正や変形を加えることが可能である。

この発明の一実施形態に係る画像形成装置としてのデジタル複合機の全体構成を示すブロック図である。 画像形成装置において文書ボックスに文書を格納する場合の手順を示すフローチャートである。 この発明の一実施形態に係る画像形成システムの全体構成を示すブロック図である。 文書ボックスの内部構成を示す図である。 文書ボックスへのアクセス手順を示すフローチャートである。 文書ボックスヘアクセスした場合の画面表示例を示す図である。 文書ボックスヘアクセスした場合の画面表示例を示す図である。

符号の説明

１０ デジタル複合機、１１ 制御部、１２ ＤＲＡＭ、１３ 操作部、１４ 原稿送り装置、１５ 画像読み取り部、１６ 画像形成部、１７ ハードディスク、２０ 公衆回線、２１ ネットワーク。

Claims (6)

1. 表示手段と、
   文書を読取る読み取り手段と、
   前記読み取り手段によって読取られた文書を格納する格納手段と、
   前記格納手段に格納された文書を印刷する印刷手段と、
   前記格納手段に前記文書を格納するとき、前記文書にアクセス可能な人を特定するアクセス権を設定するためのアクセス権設定手段と、
   前記格納手段に格納された文書を検索する検索手段と、
   ユーザが前記検索手段を用いて前記格納手段から所望の文書を検索するときは、前記表示手段に、ユーザごとに異なる検索画面を表示するよう前記表示手段を制御する制御手段を含む、画像形成装置。
2. 前記制御手段は前記検索画面をユーザのアクセス権に応じて異ならせる、請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記格納手段に格納された文書と関連する他の文書との間にリンクを設定するリンク設定手段を含む、請求項１または２に記載の画像形成装置。
4. 前記格納手段に、ユーザに所望のフォルダを設定させるフォルダ設定手段を含む、請求項１から３のいずれかに記載の画像形成装置。
5. 前記フォルダの中から共通の単語を抽出して分類する分類手段を含む、請求項４に記載の画像形成装置。
6. 前記制御部は、前記検索画面に前記分類手段で分類された単語を表示する、請求項５に記載の画像形成装置。

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