JP2005301575A - 押印文書作成システム、文書回覧システム、押印文書作成方法及び文書回覧方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、押印文書の押印枠を含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、既存の文書を取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、テンプレートと合体させる文書合体手段と、押印者が押印する際にコメントを書き込むコメント書き込み手段とを有し、テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、コメント書き込み手段にて書き込まれたコメントが次の押印者に閲覧可能である。
【選択図】図75
Description
特許文献2には、通信回線を介して互いに接続され、電子文書の送受信を行う複数のコンピュータ端末機と、利用者毎に識別可能な固有の印鑑イメージを形成するための印鑑イメージ形成用データが記録された電子印鑑と、コンピュータ端末機に設けられ、電子印鑑に記録されたデータを読み取る読取装置とを備え、コンピュータ端末機が操作入力にしたがって電子印鑑の印鑑イメージ形成用データを読み込んで印鑑イメージを形成し、該印鑑イメージを電子文書の検印装置に書き込むようにした電子文書回覧検印システムが開示されている。
特許文献3には、回覧案件データと承認者登録データと承認順序データとを蓄積し、回覧案件データに対する承認依頼を行って当該承認依頼に対する返答を承認者から受け取るという処理を同承認順序データに基づいて所定の承認順序で行う回覧承認システム及び回覧承認方法が開示されている。
図15において、初期設定とは、連動させる電子印鑑認証サーバ、文書管理サーバをそのURLを記述することにより定義することをいう。押印文書の押印欄に押印すると、ここで定義した各サーバと交信し、認証や文書管理を実行する。
図15において、エディタは、新規作成で透明レイヤを広げ押印欄を形成し、押印欄テンプレートを作成する。メニューバーから「印鑑」のメニューを選択し、一連から五連まで必要な連数を選択し、レイヤ上に配置する。印鑑欄毎にプロパティを開き、ワークフローなどを設定することもできる。名称を付け保存するが、その名称が電子印鑑認証サーバのアプリケーションデータベース、文書管理サーバのアプリケーションデータベースと共通の名称となる。押印欄テンプレートの名称は、それを用いて作成した文書を保存するフォルダの名称とも一致するものとなり、当該テンプレートを用いて作成した電子文書は、文書管理サーバの当該名称フォルダの泣かん文書ファイルとして保存される。この際、テキスト文字抽出用の枠を設定し、電子文書の抽出したい文字列を取り囲むように配置する。
図15において、ライタは、エディタで作成した押印欄テンプレートを電子文書に重ね合わせて、押印欄以外は修正ができないファイル(bwbファイル)へ変換するソフトである。既存電子文書を作成したソフトにおいて、印刷と同じ操作を行い、現実のプリンタの代わりにBWBドライバと呼ぶ擬似的・仮想的なプリンタを選択し、印刷を実行し、適切な名称(拡張子がbwbのファイル名)を付けて保存する。押印のために回覧するファイルは、このbwbファイルとなる。この印刷処理は、ファイルの変換と捉えることもできる処理である。この印刷(変換)をする際、テキスト文字抽出用の枠がある場合には、この枠内にあるテキスト文字を取り出し押印用のbwb文書に添付し、文書管理サーバへ送信された際、テキスト文字検索部に、関連付けされ保存される。このbwbファイルは、押印欄以外は修正のできない形式に変換されるので、回覧中に変更されることはない。プリンタで印刷できる形式のファイル(一般的なワープロや、表計算ソフトの文書ファイル)であればなんでも、押印欄を貼り付けて押印文書にすることができる。応用範囲は広く、簡便に押印欄を作成できるので、現在使っている電子文書や電子帳票に押印欄を貼り付けて押印文書にでき、資産を活用しながら、押印責任の明確な文書の作成保存ができる。
20 文書管理サーバ
30,35 パソコン
40 タブレット
50 電子印鑑
51 内蔵ICチップ
52 押印ボタン
53 押印面
60 押印文書作成手段
80 押印文書閲覧手段
90 インターネット
100 データベース部
110 ユーザマスタ
120 アプリケーションマスタ
170 サーバ設定管理部
180 電子印鑑登録管理部
190 電子印鑑認証部
210 文書管理データベース
220 押印状況管理手段
230 電子メール配信手段
240 押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの通信手段
610 テンプレート作成手段
611 テキスト作成手段
612 図形作成手段
613 押印欄作成手段
614 レイアウト調整手段
615 ワークフロー設定手段
616 擬似印刷手段
617 テンプレート保存手段
820 押印文書表示手段
830 押印イベント取得手段
840 印影表示手段
850 電子印鑑認証サーバとの通信手段
Claims (16)
- 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、
押印文書の押印枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
押印者が押印する際にコメントを書き込むコメント書き込み手段と
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、前記コメント書き込み手段にて書き込まれたコメントが次の押印者に閲覧可能であることを特徴とする押印文書作成システム。 - 請求項1に記載した押印文書作成システムであって、前記押印枠は、その属性としてさらに、複数の押印者を利用者の組織にしたがって複数のグループ別とした承認ルートグループに関する情報をもつ押印文書作成システム。
- 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成し、それをコンピュータネットワーク上の文書管理サーバにて管理し、回覧する押印文書回覧システムであって、
管理される電子押印文書は、押印枠を有するテンプレートと既存の電子文書とを合体させ、該押印枠は承認順位に関する情報をその属性として有しており、
前記文書管理サーバは、押印枠が属性として有する承認順位に関する情報に従い、承認すべきユーザに対して、押印手続きを促し、押印者が押印の際に付記したコメントを次の押印者が閲覧可能なように管理する押印文書回覧システム。 - 請求項3に記載した押印文書回覧システムであって、
前記文書管理サーバは、誰がいつどの文書に押印したかに関する押印履歴情報を管理する押印履歴情報管理部を有する押印文書回覧システム。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムにおける押印文書作成方法であって、
空の情報を有するテンプレートを名前をつけて保存する空テンプレート保存ステップと、
既存の電子文書のサンプルイメージを擬似印刷手段により出力するサンプルイメージ印刷ステップと、
該サンプルイメージ出力手段により出力された既存の電子文書のサンプルイメージを、前記空テンプレート保存ステップにて保存されたテンプレートと合体させる空押印文書作成ステップと、
該空押印文書作成ステップにて合体させた空押印文書を参照しつつ、前記空テンプレートに対して、押印枠を含む図形要素を作成し、保存するテンプレート完成ステップと、
電子文書の作成を欲する元の文書を読み込み擬似的に印刷出力する元文書印刷ステップと、
該元文書印刷ステップにて出力された既存の電子文書を前記完成させたテンプレートと合体させる押印文書作成ステップと、
該押印文書作成ステップにて合体させた押印文書に押印者が押印する際にコメントを付記するコメント付記ステップと
を有する押印文書作成方法。 - 請求項5に記載した押印文書作成方法であって、
前記テンプレート完成ステップにて作成する押印枠は、単に押印する位置を特定するのみならず、その属性として承認順位に関する情報を有することを特徴とする押印文書作成方法。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成し、それをコンピュータネットワーク上の文書管理サーバにて管理し、回覧する文書回覧システムにおける文書回覧方法であって、
前記電子押印文書の有する承認順位に関する情報に従って、当該電子押印文書を押印すべき利用者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき利用者が押印手続きをする際にコメントを付記するコメント付記ステップと、
該コメント付記ステップにて付記されたコメントを次の押印者に閲覧可能とするコメント閲覧ステップと
を有する文書回覧方法。 - 請求項7に記載した文書回覧方法であって、
前記コメント閲覧ステップにおける閲覧は、コメント文を関係者に電子メールにて配信することによりなされる文書回覧方法。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成し、それをコンピュータネットワーク上の文書管理サーバにて管理し、回覧する文書回覧システムにおける文書回覧方法であって、
前記電子押印文書の有する承認順位に関する情報に従って、当該電子押印文書を押印すべき利用者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき利用者が押印手続きをする際にワークフローの変更をするワークフロー変更ステップと、
該ワークフロー変更ステップにて書き換えられたワークフローに関する情報を前記電子押印文書に保存するワークフロー情報書き込みステップと
を有する文書回覧方法。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、
押印文書の押印枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
押印者が押印する際にワークフローに関する情報を変更するワークフロー変更手段と
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、前記ワークフロー変更手段にて変更されたワークフローが前記押印枠の属性として保存される押印文書作成システム。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、
押印文書の押印枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
押印者が押印する際に文書の差し戻しを選択する差し戻し選択手段と
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、前記差し戻し選択手段にて差し戻しが選択されると次の押印者以降の押印ができなくなる押印文書作成システム。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、
押印文書の押印枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
押印者が押印する際に文書の差し戻しを選択する差し戻し選択手段と
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、前記差し戻し選択手段にて差し戻しが選択されると次の押印者以降の押印ができなくなり、かつ、それまでに押印された全ての印影を削除する押印文書作成システム。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、
押印文書の押印枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
押印者が押印する際にコメントの付記と共に文書の差し戻しを選択する差し戻し選択手段と
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、前記差し戻し選択手段にて差し戻しが選択されると次の押印者以降の押印ができなくなり、押印文書作成者に差し戻しの旨及び前記コメントが通知される押印文書作成システム。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、
押印文書の押印枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
押印者が押印する際にコメントの付記と共に文書の差し戻しを選択する差し戻し選択手段と
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、前記差し戻し選択手段にて差し戻しが選択されると次の押印者以降の押印ができなくなり、全ての押印者に対して差し戻しの旨及び前記コメントが通知される押印文書作成システム。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成する押印文書作成システムであって、
押印文書の押印枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
押印者が押印する際にコメントの付記と共に文書の差し戻しを選択する差し戻し選択手段と
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、押印すべき複数の利用者がどの順序で押印手続きをするかに関する承認順位の情報をもち、前記差し戻し選択手段にて差し戻しが選択されると次の押印者以降の押印ができなくなり、差し戻された文書であることのマークがされて保存される押印文書作成システム。 - 既存の電子文書を取り込んで、電子押印文書を作成し、それをコンピュータネットワーク上の文書管理サーバにて管理し、回覧する文書回覧システムにおける文書回覧方法であって、
前記電子押印文書の有する承認順位に関する情報に従って、当該電子押印文書を押印すべき利用者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき利用者が押印手続きをする際に差し戻しをする差し戻しステップと、
該差し戻しステップにて差し戻された情報を押印者に通知する差し戻し通知ステップと
を有する文書回覧方法。
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