JPH09224050A - 電子文書回覧装置及び電子文書回覧システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 実際のオフィス等で文書を回覧するように柔
軟性に富んだ電子文書回覧装置を提供することを目的と
する。 【解決手段】 文書情報１００を電子化して電子文書に
変換する電子文書作成手段２００と、回覧に必要な項目
事項で構成される回覧リストを電子化して回覧シートを
作成する回覧シート作成手段３００と、回覧シートを電
子文書に貼り付ける回覧シート貼付手段４００と、回覧
シートが貼り付けられた電子文書を回覧する回覧手段５
００とで構成される。このような構成によれば、柔軟性
に富みユーザにとって使いやすい電子文書回覧を行うこ
とができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子文書回覧装置及
び電子文書回覧システムに関し、特に文書情報の流通、
管理を行う電子文書回覧装置及び電子文書回覧システム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ＬＡＮ（構内情報通信網）などに
接続されたパソコンやワークステーションのユーザ間の
コミュニケーション機能として電子掲示板システムや電
子メールが知られている。電子掲示板システムは１人か
ら不特定多数への連絡、情報提供などに使われている。
また、電子メールはユーザへのメール配信やメッセージ
の交換などに使われている。いずれのシステムにしろ同
報機能が主に行われていて、稟議書のような形のコミュ
ニケーション機能を行うことは困難である。

【０００３】したがって、稟議書などのような文書がネ
ットワーク上のパーソナルコンピュータやワークステー
ション間でユーザ同士がコミュニケーションを行うシス
テムとして、あたかも実際のオフィスで回覧している文
書のように実現できれば便利である。

【０００４】このようなシステムとして、文書が紙媒体
の文書のように電子的に取り扱えるような電子文書回覧
が行われている。電子文書回覧を目的としたものとし
て、例えば、特開平６ー３３４６８４号公報のように電
子文書の中に回覧状況を示し、かつ回覧者の判断を示す
領域を設定するというものがある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上記のような
従来システムでは、回覧文書となる文書がすでに別のシ
ステムで作成されている場合に、同一の文書を新たに回
覧システム用の文書として作りなおす必要がある。

【０００６】一方、回覧経路と実際の表示内容とを併せ
て１つの電子文書としているため、文書毎に回覧経路を
設定する必要がある。本発明はこのような点に鑑みてな
されたものであり、ユーザにとって使いやすく、柔軟性
に富んだ電子文書回覧装置を提供することを目的とす
る。

【０００７】また、本発明の他の目的は、ユーザにとっ
て使いやすく、柔軟性に富んだ電子文書回覧システムを
提供することである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明では上記課題を解
決するために、文書情報の流通、管理を行う電子文書回
覧装置において、前記文書情報の文書データを作成する
文書データ作成手段と、合成される前記文書情報の属性
を含み前記文書情報内の関係を規定する文書関係データ
を作成する文書関係データ作成手段とから構成され前記
文書情報から電子文書を作成する電子文書作成手段と、
回覧に必要な回覧リストの回覧リストデータを作成する
回覧リストデータ作成手段と合成される前記回覧リスト
の属性を含み前記回覧リスト内の関係を規定する回覧関
係データを作成する回覧関係データ作成手段とから構成
され前記回覧リストから回覧シートを作成する回覧シー
ト作成手段と、前記回覧関係データを介し前記文書関係
データと前記回覧リストデータとを関連付けて前記回覧
シートを前記電子文書に貼り付ける回覧シート貼付手段
と、前記回覧シートが貼り付けられた前記電子文書を前
記回覧シートの属性に従って回覧する回覧手段と、を有
することを特徴とする電子文書回覧装置が提供される。

【０００９】ここで、電子文書作成手段は、文書データ
を作成する文書データ作成手段と、文書関係データを作
成する文書関係データ作成手段とから構成され、文書情
報から電子文書を作成する。回覧シート作成手段は、回
覧リストデータを作成する回覧リストデータ作成手段と
回覧関係データを作成する回覧関係データ作成手段とか
ら構成され、回覧リストから回覧シートを作成する。回
覧シート貼付手段は、回覧関係データを介し文書関係デ
ータと回覧リストデータとを関連付けて回覧シートを電
子文書に貼り付ける。回覧手段は、回覧シートが貼り付
けられた電子文書を、回覧シートの属性に従って電子文
書を所定の場所に回覧する。

【００１０】また、文書情報の流通、管理を行う電子文
書回覧システムにおいて、ネットワークと、前記ネット
ワークに接続され、前記文書情報から作成された電子文
書を保存する共有ファイルシステムと、前記電子文書を
前記ネットワーク上で配信する場合に必要な回覧シート
の属性の制御を行う回覧シート制御部と、前記属性を利
用して回覧状況を管理する回覧進行管理部と、前記電子
文書を編集する文書編集操作部と、前記電子文書の配信
制御を行う文書配信制御部とで構成される複数の電子文
書回覧処理装置とを有することを特徴とする電子文書回
覧システムが提供される。

【００１１】ここで、回覧シート制御部は、電子化され
た文書に貼付される回覧シートの属性の制御を行う。回
覧管理進行部は、回覧シートの属性を利用して回覧シー
トが貼付された電子文書の回覧状況を管理する。文書編
集操作部は、電子文書の編集を行う。文書配信制御部
は、電子文書の配信に必要な排他制御等の一貫性保持の
ための制御を行う。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて説明する。図１は本発明の電子文書回覧装置
の原理図である。電子文書回覧装置は、文書情報１００
を電子文書化する電子文書作成手段２００と、回覧する
場合に必要な回覧シートを作成する回覧シート作成手段
３００と、回覧シートを電子文書に貼り付ける回覧シー
ト貼付手段４００と、回覧シート付き電子文書を回覧す
る回覧手段５００とで構成される。

【００１３】また、電子文書作成手段２００は、文書情
報の文書データを作成する文書データ作成手段２１０
と、文書情報内の関係を規定する文書関係データを作成
する文書関係データ作成手段２２０とで構成される。

【００１４】さらに、回覧シート作成手段３００は、回
覧に必要な回覧リストデータを作成する回覧リストデー
タ作成手段３１０と、回覧リスト内の関係を規定する回
覧関係データを作成する回覧関係データ作成手段３２０
とで構成される。

【００１５】文書情報１００は、アプリケーションソフ
トで作成されたテキスト、グラフ、表及び図形等の種々
の文書情報、またはイメージスキャナで読み取られた画
像データなどの文書情報である。

【００１６】電子文書作成手段２００は、文書情報１０
０を電子化して電子文書に変換する。ここで電子文書と
は、従来の文書を電子上の文書として表現したオブジェ
クトで、画面上であたかも紙を扱っているようにページ
単位で表示でき、そのページの上に書き込める。なお、
電子文書作成手段２００を構成する文書データ作成手段
２１０と文書関係データ作成手段２２０との詳細な説明
は後述する。

【００１７】回覧シート作成手段３００は、回覧に必要
な回覧シートを作成する。回覧シートは回覧者名、コメ
ント欄、回覧を見たかどうかを表す電子印鑑の押印場所
等のような各項目要素（回覧リスト）で構成されている
オブジェクトである。なお、回覧シート作成手段３００
を構成する回覧リストデータ作成手段３１０と回覧関係
データ作成手段３２０との詳細な説明は後述する。

【００１８】回覧シート貼付手段４００は、作成された
回覧シートを電子文書に貼り付ける。そして、回覧手段
５００は回覧シートの属性に従って電子文書を回覧す
る。すなわち、回覧シートと電子文書とは、両方ともオ
ブジェクトで表現されるので、回覧シートは貼付対象と
なる電子文書の情報にアクセスでき、適切な電子文書に
貼り付くことができる。さらに、回覧シートが一定の属
性を保持していることを条件に回覧を見終えたかどうか
等の回覧動作がチェックされる。

【００１９】次に、文書データ作成手段２１０と文書関
係データ作成手段２２０とについて詳しく説明する。図
２は、文書データフレームと文書関係データフレームと
を示す図である。文書データ作成手段２１０は、文書デ
ータを文書データフレームとして作成し、文書関係デー
タ作成手段２２０は文書関係データを文書関係データフ
レームとして作成する。

【００２０】文書データフレーム２１１は、文書データ
等の実質的なデータを含むデータ列２１２と文書関係デ
ータフレームへのポインタを含む保持フレ−ム列２１３
とを有している。データ列２１２には文書情報の作成者
や作成日時等といった作成環境２１２ａ、文書情報の作
成に用いた作成アプリケーション名２１２ｂ、作成アプ
リケーションに依存するアプリケーションデータ２１２
ｃ、等が含まれる。また、保持フレーム列２１３には複
数のポインタＰ１、Ｐ２・・・を含ませることができ、
それぞれのポインタを介して重畳される他の文書情報の
文書関係データフレームへ関連付けられる。

【００２１】文書関係データフレーム２２１は、実質的
なデータを含むデータ列２２２と文書情報へのポインタ
を含む保持フレ−ム列２２３とを有している。データ列
２２２には文書情報の配置位置２２２ａ、配置サイズ２
２２ｂ、等が含まれる。また、保持フレーム列２２３は
単一のポインタＰを含んでおり、このポインタＰを介し
て対応する文書情報の文書データフレームへ関連付けら
れている。

【００２２】次に、回覧リストデータ作成手段３１０と
回覧関係データ作成手段３２０とについて詳しく説明す
る。図３は、回覧リストデータフレームと回覧関係デー
タフレームとを示す図である。回覧リストデータ作成手
段３１０は、回覧リストデータを回覧リストデータフレ
ームとして作成し、回覧関係データ作成手段３２０は、
回覧関係データを回覧関係データフレームとして作成す
る。

【００２３】回覧リストデータフレーム３１１は、回覧
リストデータ等の実質的なデータを含むデータ列３１２
と回覧関係データフレームへのポインタを含む保持フレ
ーム列３１３とを有している。データ列３１２には回覧
リストの作成者や作成日時等といった作成環境３１２
ａ、回覧リストの作成に用いた作成アプリケーション名
３１２ｂ、作成アプリケーションに依存するアプリケー
ションデータ３１２ｃ、等が含まれる。また、保持フレ
ーム列３１３には複数のポインタｐ１、ｐ２・・・を含
ませることができ、それぞれのポインタを介して重畳さ
れる文書情報の文書関係データフレームへ関連付けられ
る。

【００２４】回覧関係データフレーム３２１は、実質的
なデータを含むデータ列３２２と文書情報へのポインタ
を含む保持フレーム列３２３とを有している。データ列
３２２には回覧リストの貼付位置３２２ａ、貼付サイズ
３２２ｂ、回覧リストがどのような役割をもっているか
の貼付役割３２２ｃ、等が含まれる。また、保持フレー
ム列３２３は単一のポインタｐを含んでおり、このポイ
ンタｐを介して対応する文書情報の文書データフレーム
へ関連付けられる。

【００２５】図４は、電子文書に回覧シートが貼り付い
た構成及びデータフレーム並びに関係データフレームの
関係を示す。文書２３０ａ、文書２３０ｂ及び文書２３
０ｃを複合した電子文書２３０に回覧シート３３０が貼
り付く。

【００２６】親となる文書２３０ａの文書データフレー
ム２１１ａは、子となる文書２３０ｂの文書関係データ
フレーム２２１ｂを介して、文書データフレーム２１１
ｂと関連付けられている。同様に文書２３０ｂの文書デ
ータフレーム２１１ｂは文書２３０ｃの文書関係データ
フレーム２２１ｃを介して、文書データフレーム２１１
ｃと関連付けられている。

【００２７】さらに、回覧シート３３０の回覧リストデ
ータフレーム３１１ａは、回覧関係データフレーム３２
１ａを介し、文書２３０ｃの文書データフレーム２１１
ｃと関連付けられている。

【００２８】上記で説明したデータフレームと関係デー
タフレームとの関係はポインタによって対応関係が付け
られ、データフレームのポインタをたどることによっ
て、関係データフレームを介して重畳されている他のデ
ータフレームへアクセスすることができる。

【００２９】次に、上記で説明した電子文書を稟議書と
した場合の構成について説明する。図５は、回覧シート
が貼り付いた稟議書の構成を示す図である。稟議書２３
０の上に付箋状の回覧シート３３０が載っている。回覧
シート３３０のさらにその上には、印やチェックボック
ス等の回覧リスト３１０ａが配置できるようになってい
る。そして、回覧シート３３０はその印やチェックボッ
クスの状態を調べて、文書を配信するかどうかを決定
し、稟議書を目的とする名前のユーザに回覧する。

【００３０】次に、回覧シートの構成について説明す
る。図６は、回覧シートの構成を示す第１の例である。
回覧シート３３０ａは３つの階層に分かれている。この
階層は第１階層が係長、第２階層が課長及び第３階層が
部長という構成となっている。そして、第１階層は各係
長（牛田、馬田、猫田）の電子印鑑の押印場所とコメン
ト欄とで構成される。同様に第２階層は各課長（犬田、
猿田）の、そして第３階層は部長（象田）の電子印鑑の
押印場所とコメント欄とでそれぞれ構成される。

【００３１】このような回覧シート３３０ａが電子文書
に貼り付けられ、回覧開始が指示されると、牛田、馬
田、猫田の順に同報され、この３者が見た後で第２階層
の犬田、猿田に回覧される。そして、この２者が見た後
で第３階層の象田が見ることで回覧が終了する。その
後、回覧シートは剥がすことができる。また、コメント
欄はあってもなくても構わない。

【００３２】図７は、回覧シートの構成を示す第２の例
である。回覧シート３３０ｂは、第１の例の電子印鑑の
押印場所がチェックボックスで構成されている場合であ
る。すなわち、第１階層は各係長（牛田、馬田、猫田）
の賛成か反対かを示すチェックボックスとコメント欄と
で構成される。同様に第２階層は各課長（犬田、猿田）
の、そして第３階層は部長（象田）の賛成か反対かを示
すチェックボックスとコメント欄とでそれぞれ構成され
る。

【００３３】よって、図６の第１の例のような印鑑状の
オブジェクトの有無ではなく、チェックボックスやコメ
ント用のフィールド内の文字列を利用して回覧の進行を
制御できる。また、このような回覧シート３３０ｂが電
子文書に貼り付けられ、回覧開始が指示されると、牛
田、馬田、猫田の順に同報され、この３者が見た後で第
２階層の犬田、猿田に回覧される。そして、この２者が
見た後で第３階層の象田が見ることで回覧が終了する。
その後、回覧シートは剥がすことができる。また、賛成
か反対かを示すチェックボックスにより上司は部下の判
断を参考にしながら自分の判断を下すことができる。

【００３４】図８は、回覧シートを電子文書に貼り付け
た場合の貼付構成を示す第１の例である。表示画面１上
に電子化された回覧文書２３１と回覧シート３３０ａと
が表示されている。このように第１の例は、回覧シート
が回覧文書の最初のページのように見える場合である。

【００３５】図９は、回覧シートを電子文書に貼り付け
た場合の貼付構成を示す第２の例である。表示画面１上
に電子化された回覧文書２３２と回覧シート３３０ａと
が表示されている。このように第２の例は、回覧シート
が付箋のように貼り付いて見える場合である。

【００３６】図１０は、回覧シートを電子文書に貼り付
けた場合の貼付構成を示す第３の例である。表示画面１
上に電子化された回覧文書２３３と回覧シート３３０ａ
とが表示されている。このように第３の例は、回覧シー
トが回覧文書中に埋め込んであって文書の一部分のよう
に見える場合である。

【００３７】以上説明したように、電子文書の回覧の操
作が回覧シートを貼り付けるという実際の回覧に似た操
作で実施できるため、パソコン等に不慣れなユーザでも
容易に使用でき、既存の電子文書の内容に編集を加える
ことなく回覧することができる。

【００３８】さらに、回覧シートの作成や回覧シートの
貼付方法は多様な表現が可能であるので、様々な用途に
使える。例えば、伝票の回覧のようにいつも形式化され
ているものならば、図１０の第３の例のように回覧シー
トを回覧文書中に埋め込むことは適した方法といえる。

【００３９】次に、本発明の電子文書回覧システムにつ
いて説明する。図１１は電子文書回覧システムの原理図
である。電子文書回覧システムは、ネットワーク８０上
に電子文書回覧を実行する電子文書回覧処理装置１０ａ
〜１０ｎが配置されている。そして、電子文書回覧処理
装置１０ａ〜１０ｎによって共有され、電子文書を保存
する共有ファイルシステム７０がネットワーク８０に接
続される。

【００４０】電子文書回覧処理装置１０ａは、回覧シー
トの属性の制御を行う回覧シート制御部２０ａと、実際
の回覧状況を管理する回覧進行管理部３０ａと、文書の
編集を行う文書編集操作部４０ａと、各ユーザが共有フ
ァイルシステム７０を利用する場合に必要な制御を行う
文書配信制御部５０ａと、文書配信制御部５０ａとのイ
ンターフェースをとる配信システムインタフェース６０
ａとで構成される。

【００４１】電子文書回覧処理装置１０ｎも同様に、回
覧シート制御部２０ｎと、回覧進行管理部３０ｎと、文
書編集操作部４０ｎと、文書配信制御部５０ｎと、配信
システムインタフェース６０ｎとで構成される。ここ
で、電子文書回覧処理装置１０ｎの構成は、電子文書回
覧処理装置１０ａと同様なので、以下の説明は電子文書
回覧処理装置１０ａのみを説明する。

【００４２】回覧シート制御部２０ａは、文書に貼付さ
れる回覧シートの属性の編集や回覧経路の設定等を行
い、変更された属性を保持する。回覧管理進行部３０ａ
は、回覧シートの属性を利用して回覧シートが貼付され
た電子文書の回覧状況を管理する。

【００４３】文書編集操作部４０ａは、ユーザが画面等
で文書に編集を加えた場合に動作する。そして、ユーザ
が画面上で指示した位置やキーボードからの入力などを
判断し、画面上の表示と内部状態を更新する。

【００４４】文書配信制御部５０ａは、共有ファイルシ
ステムに共有される電子文書へのアクセスの実行と、そ
の際のアクセス権管理や排他制御を始めとする文書の一
貫性保持のための制御を行う。

【００４５】次に、電子文書回覧システムの構成と動作
についてさらに詳しく説明する。図１２は、電子文書回
覧システムの主要部を含めた全体ブロック図である。電
子文書回覧処理装置１０ａは、回覧シートの属性を保持
する回覧シート属性保持部２１ａと、回覧経路を設定す
る回覧経路設定部２２ａと、回覧シートを編集する回覧
シート編集部２３ａと、回覧進行管理部３０ａと、文書
編集操作部４０ａと、文書配信制御部５０ａと、配信シ
ステムインタフェース６０ａとで構成される。

【００４６】次に、回覧シート属性保持部２１ａについ
て説明する。図１３は、回覧シートのデータ構造を示
す。データ構造は回覧シート属性保持部２１ａで保持さ
れる。対象文書２１ｂは実際に回覧される文書、すなわ
ちこの回覧シートが貼り付いている文書である。オーナ
２１ｃは回覧を実施したり、止めたりできる者（あるい
はグループ）の名前である。この者以外は回覧を勝手に
止めたり変更したりできない。回覧中２１ｄは回覧が現
在、回覧中であるかどうかを示すフラグである。現階層
２１ｅは回覧が現在どこの階層まで進んでいるかを示す
値である。済条件２１ｆは回覧を見たことを示す条件で
ある。ユーザの印が回覧シートの上にあるかどうかが回
覧が済んだかどうかという条件になる。例えば、決裁者
Ａの印が回覧シート上にあれば決裁者Ａはこの回覧を見
たことになる。子オブジェクト集合２１ｇは回覧シート
上に載る印やコメント等のオブジェクト集合へのポイン
タである。回覧階層構造２１ｈは回覧経路や同報グルー
プの構造を表しており、ユーザへの回覧が済んだかどう
かを記憶するためのポインタである。

【００４７】図１４は、回覧階層構造を示す図である。
回覧階層構造２１ｈは第１回覧階層、第２回覧階層〜最
終回覧階層とで構成される。各回覧階層にはその回覧階
層に所属する人の名前と、回覧を見たかどうかを示す
「済マーク」で構成される。回覧の流れとしては、例え
ば、第１回覧階層で文書の受信者Ａ、Ｂ、Ｃが回覧をこ
の順に見終わり、第２回覧階層のＤに移るといったよう
な流れで回覧される。

【００４８】次に、回覧経路設定部２２ａについて説明
する。図１５は、回覧経路設定を行う場合の手順をフロ
ーチャートで示した図である。回覧シートが回覧中でな
い場合は、回覧経路設定部２２ａでこのフローチャート
のような回覧経路設定の編集が行われる。 〔Ｓ１〕回覧経路設定に必要なコマンドがユーザにより
入力される。コマンドの種類としては、階層更新コマン
ド、名前追加コマンド、名前削除コマンド及び終了コマ
ンドがある。これらのコマンドがステップＳ２以降で順
次処理される。 〔Ｓ２〕コマンドが階層更新コマンドかどうかを判断す
る。階層更新コマンドの場合はステップＳ３へ、そうで
ない場合はステップＳ４へ行く。 〔Ｓ３〕注目階層を更新する。ここで注目階層とは制御
される階層のことをいう。例えば、第２階層に所属する
人の名前を変更する場合、この第２階層が注目階層とな
る。よって、ここでの処理は階層が１つ追加され、その
追加された階層が注目階層となる。 〔Ｓ４〕コマンドが名前追加コマンドかどうかを判断す
る。名前追加コマンドの場合はステップＳ５へ、そうで
ない場合はステップＳ８へ行く。 〔Ｓ５〕注目階層がＮＵＬＬ（空白）かどうかを判断す
る。ＮＵＬＬの場合はステップＳ６へ、そうでない場合
はステップＳ７へ行く。 〔Ｓ６〕階層が新たに作成され、その作成された階層が
注目階層となる。 〔Ｓ７〕注目階層に名前を追加する。 〔Ｓ８〕コマンドが名前削除コマンドかどうかを判断す
る。名前削除コマンドの場合はステップＳ９へ、そうで
ない場合はステップＳ１２へ行く。 〔Ｓ９〕注目階層から名前を削除する。 〔Ｓ１０〕注目階層から名前が全て削除されたかどうか
を判断する。全て削除された場合はステップＳ１１へ、
そうでない場合はステップＳ１へ行く。 〔Ｓ１１〕注目階層を削除してＮＵＬＬにする。 〔Ｓ１２〕コマンドが終了コマンドかどうかを判断す
る。終了コマンドの場合は終了し、そうでない場合はス
テップＳ１へ行く。

【００４９】以上説明したように、注目階層がＮＵＬＬ
の場合、名前を回覧に追加すると階層が１つ追加され、
それが注目階層となる。さらに名前を追加すると同一の
階層に名前が増えていく。このように注目階層を変更す
ることで、所定の階層に名前を追加していくことができ
る。逆に名前を削除することもでき、階層中から名前が
なくなると、その階層は消滅する。よって、回覧途中で
回覧経路を増やしたり、削減したりできるので効率よく
回覧を実施することができる。

【００５０】次に、回覧シートを貼り付けた文書を開く
ことにより、回覧シートの動作が始まる様子を説明す
る。図１６は、回覧処理の流れを示すフローチャートで
ある。 〔Ｓ２０〕回覧シートオブジェクトがメモリにロードさ
れ、回覧シートがオープンする。 〔Ｓ２１〕回覧処理に必要なコマンドがユーザにより入
力される。回覧シートが文書に貼り付いていない場合は
何も実施しない。 〔Ｓ２２〕対象文書があるかどうかを判断する。対象文
書が存在する場合はステップＳ２３へ、そうでない場合
はステップＳ２１へ行く。 〔Ｓ２３〕回覧中かどうかを判断する。回覧中であれば
ステップＳ２４へ、そうでない場合はステップＳ３０へ
行く。回覧シートが貼り付いていたら回覧シートは自分
の属性である「回覧中」を確認して回覧中であれば回覧
動作を実施する。回覧動作は具体的には階層構造をなす
ユーザ名に対して、文書配信制御部を使って回覧シート
が貼り付けられた文書を配信することである。 〔Ｓ２４〕コマンドが中止コマンドかどうかを判断す
る。中止コマンドの場合はステップＳ２５へ、そうでな
い場合はステップＳ２７へ行く。 〔Ｓ２５〕作業者がオーナであるかどうかを判断する。
オーナである場合はステップＳ２６へ、そうでない場合
はステップＳ２１へ行く。 〔Ｓ２６〕回覧中フラグをＦＡＬＳＥにして、回覧状態
を不活性化状態にする。 〔Ｓ２７〕現階層の名前の人がすべて回覧が済んだかど
うかを判断する。済んだ場合はステップＳ２８へ、そう
でない場合はステップＳ２１へ行く。 〔Ｓ２８〕次の階層があるかどうかを判断する。ある場
合はステップＳ２９へ、ない場合はステップＳ３３へ行
く。 〔Ｓ２９〕次の階層へ文書を配信する。 〔Ｓ３０〕コマンドが開始コマンドかどうかを判断す
る。開始コマンドの場合はステップＳ３１へ、そうでな
い場合はステップＳ２１へ行く。 〔Ｓ３１〕作業者がオーナであるかどうかを判断する。
オーナである場合はステップＳ３２へ、そうでない場合
はステップＳ２１へ行く。 〔Ｓ３２〕回覧中フラグをＴＲＵＥにして、回覧状態を
活性化状態にする。 〔Ｓ３３〕回覧中フラグをＦＡＬＳＥにして、回覧状態
を不活性化状態にする。

【００５１】以上説明したように、回覧中の場合には回
覧を中止するコマンドを受け付けることができる。ま
た、回覧中でない場合は 回覧を開始するコマンドを受
け付けることができる。ただし、このような回覧の開
始、中止コマンドが実行できるのは回覧シートの属性と
して設定されている回覧のオーナに限られる。

【００５２】また、実際の回覧はメールシステム等を利
用して、回覧者に回覧文書が存在することや、回覧文書
が存在するディレクトリ名を配信したり、あるいはその
回覧文書の参照を配信してもよい。

【００５３】回覧文書の存在とディレクトリ名を配信し
た場合は、回覧者または配信の受信者がそのディレクト
リ中の回覧文書にアクセスする。また、回覧文書の参照
が配信された場合は、回覧者または配信の受信者は配信
された参照を聞くことで参照先の回覧文書にアクセスす
る。

【００５４】さらに、回覧者のパソコン等の装置上で回
覧文書が配信される特定ディレクトリの見張りを実施す
る監視プログラムを動作させておいてもよい。特定ディ
レクトリ中の文書が増えた場合は、監視プログラムは増
えたファイルが回覧文書であるかどうかを調べる。そし
て、回覧文書である場合は、回覧文書中の回覧リストに
記載されている回覧者に回覧文書が存在することを報告
する。その報告を受けたユーザは特定ディレクトリ中の
回覧文書にアクセスする。

【００５５】次に、回覧される文書が稟議書である場合
の回覧処理について説明する。図１７は、稟議書回覧処
理の流れを示すフローチャートである。 〔Ｓ４０〕ｕｓｅｒパラメ−タに現階層中の最初の名前
を設定する。 〔Ｓ４１〕ｏｂｊパラメ−タを子オブジェクト集合の最
初のオブジェクトとして設定する。 〔Ｓ４２〕回覧中フラグをＴＲＵＥにして回覧状態を活
性化状態にする。 〔Ｓ４３〕ｏｂｊの作成者がｕｓｅｒかどうかを判断す
る。ｕｓｅｒの場合はステップＳ４４へ、そうでない場
合はステップＳ４５へ行く。 〔Ｓ４４〕ｕｓｅｒの済フラグをＴＲＵＥにして回覧済
みであることを示す。 〔Ｓ４５〕ｏｂｊが最後のオブジェクトかどうか判断す
る。最後のオブジェクトの場合はステップＳ４７へ、そ
うでない場合はステップＳ４６へ行く。 〔Ｓ４６〕ｏｂｊを次のｏｂｊに設定する。 〔Ｓ４７〕ｕｓｅｒの済フラグがＦＡＬＳＥかどうか判
断する。ＦＡＬＳＥの場合はステップＳ４８へ、そうで
ない場合はステップＳ４９へ行く。 〔Ｓ４８〕回覧中フラグをＦＡＬＳＥにして回覧状態を
不活性化状態にする。 〔Ｓ４９〕ｕｓｅｒが最後の現階層中の名前かどうかを
判断する。最後の現階層中の名前である場合はステップ
Ｓ５１へ、そうでない場合はステップＳ５０へ行く。 〔Ｓ５０〕次のｕｓｅｒをｕｓｅｒとして設定する。 〔Ｓ５１〕回覧中フラグがＴＲＵＥかどうかを判断す
る。ＴＲＵＥの場合はステップＳ５２へ、そうでない場
合は終了する。 〔Ｓ５２〕次の階層を現階層として設定する。 〔Ｓ５３〕現階層の名前すべてに対象文書の参照を配信
する。

【００５６】以上説明したように、稟議書が回覧される
場合、オブジェクトにはその作成者の名前が属性として
備わっており、あるユーザが作ったオブジェクトが回覧
シート上にある場合、つまり、回覧シートの子オブジェ
クト集合に含まれる場合、そのユーザは回覧を見終えた
ものと見なされる。

【００５７】そして、同一の決裁レベル中のすべてのユ
ーザは回覧を見終えたなら、次の階層の名前に配信され
る。これを繰り返し実行して、最後の階層のユーザが見
終えた場合に稟議書の回覧が終了する。

【００５８】また、回覧シートには回覧が実際に回って
いく者以外に、回覧を回している者（オーナ）が属性と
して設定される。回覧を見る誰かが稟議を拒絶した場合
は、オーナに通知が行くように設定できる。また、回覧
実施者がもはや回覧を継続する必要なしと判断して、回
覧を不活性状態（回覧中フラグがＦＡＬＳＥの状態）に
すると回覧は終わる。さらに、回覧実施者は回覧シート
の内容を変更して再び活性化状態（回覧中フラグがＴＲ
ＵＥの状態）にすることができる。

【００５９】次に、文書配信制御部について説明する。
文書配信制御部５０ａは文書の閲覧や編集のためにその
内容を取り出そうとする場合に動作する。文書配信制御
部５０ａは、取り出そうとする文書に関するアクセス権
を検査し、ユーザの権限でアクセス可能かどうかを判断
する。取り出すべき文書にアクセスする権限をユーザが
持っていない場合は、取り出しに失敗した旨をユーザに
通知する。また、アクセス権が実行された場合に次の対
象項目に前記アクセス権を与えるようにして動的にアク
セス権を制御することができる。

【００６０】例えば、回覧シート上に回覧氏名として高
橋、山川があり、それぞれにアクセス権として閲覧権が
与えられ、高橋には押印権も与えられているものとす
る。まず、高橋が回覧を見終えた後、押印する。すると
高橋から押印権がなくなり、次の回覧者である山川に押
印権が移動し、高橋は閲覧権だけになる。このようにア
クセス権を動的に変化させることが可能である。

【００６１】次に、回覧進行管理部と文書配信制御部と
が協調して働く動作について説明する。ユーザが回覧シ
ートを貼付した文書を開こうとすると、文書配信制御部
５０ａは通常のアクセス権管理の他に回覧進行管理部３
０ａにもアクセス権のチェックを依頼する。そして、回
覧進行管理部３０ａは、現在の回覧の進行状況や現在ア
クセスしようとしているユーザ名を参照してアクセス権
を判断する。この判断については後述する。

【００６２】ユーザが回覧の閲覧権及び押印権を得て文
書を開くと、回覧への押印が可能になる。なお、閲覧権
を得られなった場合にはそもそも文書を開くことができ
ない。また、押印権を得られなかった場合には文書への
編集が拒否されるため文書編集操作部４０ａは起動しな
い。ユーザが回覧への押印を行うと文書編集操作部４０
ａは、編集対象が回覧シートであることを判別して、回
覧シート編集部２３ａと回覧進行管理部３０ａに編集要
求が発生したことを通知する。そして、回覧シート編集
部２３ａは表示上で押印された状態を示すようにし、現
回覧者の状態を承認済み状態にする。

【００６３】一方、回覧進行管理部３０ａは、回覧順序
を１つ先に進める。このことにより同時に旧回覧者のア
クセス権は閲覧権のみになり、新回覧者のアクセス権に
押印権が追加される。このように回覧進行管理部３０ａ
と文書配信制御部５０ａとが協調して働くことで自動的
にアクセス権の変更が実現できる。

【００６４】図１８は、回覧進行管理部がアクセス権を
判断する場合の手順を示すフローチャートである。 〔Ｓ６０〕回覧実行中かどうか判断される。実行中の場
合はステップＳ６２へ、そうでない場合はステップＳ６
１へ行く。 〔Ｓ６１〕アクセス権として閲覧権と押印権とを確認す
る。 〔Ｓ６２〕閲覧権が回覧シートに含まれるかどうかを判
断する。含まれる場合はステップＳ６３へ、含まれない
場合は終了する。 〔Ｓ６３〕アクセス権として閲覧権を確認する。 〔Ｓ６４〕閲覧者が回覧順番通りかどうかを判断する。
回覧順番通りの場合はステップＳ６５へ、そうでない場
合は終了する。 〔Ｓ６５〕アクセス権として押印権を確認する。

【００６５】以上説明したように、回覧進行管理部３０
ａは、回覧シートに含まれるメンバーのみが回覧文書を
閲覧可能であり回覧順序が回ってきた人のみが編集（承
認のための押印）が可能なようなアクセス許可を文書配
信制御部５０ａに知らせる。承認のための押印が押され
ると文書編集操作部４０ａが回覧進行管理部３０ａに押
印の事実を知らせ、回覧は１段階進行する。すなわち、
回覧シート中の次の順番の人に文書の押印権が移行す
る。

【００６６】

【発明の効果】以上説明したように本発明では、電子文
書と回覧シートとをそれぞれオブジェクト単位で構成し
た。これにより、別のシステムで作成されている文書を
新たに回覧システム用の文書として作りなおす必要がな
い。

【００６７】また、回覧シートの経路設定を変更するだ
けで多様な文書回覧に容易に対応できる。さらに、電子
文書と回覧シートとの回覧操作が実際の回覧動作に類似
した形で行えるので、回覧シートの貼付操作は物理的な
操作との関連が類推でき、ユーザにとって使いやすい。

【００６８】さらにまた、回覧シートの表現に多様性を
持たせた。これにより、柔軟性に富んだ電子文書回覧を
行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子文書回覧装置の原理図である。

【図２】文書データフレームと文書関係データフレーム
とを示す図である。

【図３】回覧リストデータフレームと回覧関係データフ
レームとを示す図である。

【図４】電子文書に回覧シートが貼り付いた構成及びデ
ータフレーム並びに関係データフレームの関係を示す図
である。

【図５】回覧シートが貼り付いた稟議書の構成を示す図
である。

【図６】回覧シートの構成を示す第１の例である。

【図７】回覧シートの構成を示す第２の例である。

【図８】回覧シートを電子文書に貼り付けた場合の貼付
構成を示す第１の例である。

【図９】回覧シートを電子文書に貼り付けた場合の貼付
構成を示す第２の例である。

【図１０】回覧シートを電子文書に貼り付けた場合の貼
付構成を示す第３の例である。

【図１１】本発明の電子文書回覧システムの原理図であ
る。

【図１２】電子文書回覧システムの主要部を含めた全体
ブロック図である。

【図１３】回覧シートのデータ構造を示す図である。

【図１４】回覧階層構造を示す図である。

【図１５】回覧経路設定を行うフローチャートである。

【図１６】回覧処理の流れを示すフローチャートであ
る。

【図１７】稟議書回覧処理の流れを示すフローチャート
である。

【図１８】回覧進行管理部がアクセス権を判断する手順
を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１００ 文書情報 ２００ 電子文書作成手段 ２１０ 文書データ作成手段 ２２０ 文書関係データ作成手段 ３００ 回覧シート作成手段 ３１０ 回覧リストデータ作成手段 ３２０ 回覧関係データ作成手段 ４００ 回覧シート貼付手段 ５００ 回覧手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｇ０６Ｆ 19/00

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報の流通、管理を行う電子文書回
   覧装置において、 前記文書情報の文書データを作成する文書データ作成手
   段と、合成される前記文書情報の属性を含み前記文書情
   報内の関係を規定する文書関係データを作成する文書関
   係データ作成手段とから構成され、前記文書情報から電
   子文書を作成する電子文書作成手段と、 回覧に必要な回覧リストの回覧リストデータを作成する
   回覧リストデータ作成手段と、合成される前記回覧リス
   トの属性を含み前記回覧リスト内の関係を規定する回覧
   関係データを作成する回覧関係データ作成手段とから構
   成され、前記回覧リストから回覧シートを作成する回覧
   シート作成手段と、 前記回覧関係データを介し前記文書関係データと前記回
   覧リストデータとを関連付けて前記回覧シートを前記電
   子文書に貼り付ける回覧シート貼付手段と、 前記回覧シートが貼り付けられた前記電子文書を前記回
   覧シートの属性に従って回覧する回覧手段と、 を有することを特徴とする電子文書回覧装置。
2. 【請求項２】 文書情報の流通、管理を行う電子文書回
   覧システムにおいて、 ネットワークと、 前記ネットワークに接続され、前記文書情報から作成さ
   れた電子文書を保存する共有ファイルシステムと、 前記電子文書を前記ネットワーク上で配信する場合に必
   要な回覧シートの属性の制御を行う回覧シート制御部
   と、前記属性を利用して回覧状況を管理する回覧進行管
   理部と、前記電子文書を編集する文書編集操作部と、前
   記電子文書の配信制御を行う文書配信制御部とで構成さ
   れる複数の電子文書回覧処理装置と、 を有することを特徴とする電子文書回覧システム。
3. 【請求項３】 前記回覧シート制御部は、回覧シートの
   属性を保持する回覧シート属性保持部と、回覧経路を設
   定する回覧経路設定部と、回覧シートを編集する回覧シ
   ート編集部とで構成されることを特徴とする請求項２記
   載の電子文書回覧システム。
4. 【請求項４】 前記回覧シート属性保持部で保持される
   属性は、実際に回覧される文書である対象文書と、回覧
   の実施と中止及び変更を行う回覧実施者と、回覧中であ
   るかどうかを示すフラグと、回覧が現在どこの階層まで
   進んでいるかを示す値と、回覧を見たことを示す条件
   と、承認マークやコメント記入欄のオブジェクト集合
   と、回覧経路や同報グループの構造を表す回覧階層構造
   とで構成されることを特徴とする請求項２記載の電子文
   書回覧システム。
5. 【請求項５】 前記文書配信制御部は、複数のユーザが
   利用することができる前記共有ファイルシステムへの利
   用権限であるアクセス権を設定し、前記アクセス権が実
   行された場合には、次の対象項目に前記アクセス権を与
   えるようにして動的にアクセス権を制御することを特徴
   とする請求項２記載の電子文書回覧システム。