JP2005322062A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】手間と時間のかかる電子印合成欄フォーマット作成のためのプログラム開発の負担を軽減する。
【解決手段】サーバー１と多数の担当者甲、乙、丙、…のそれぞれのＰＣ２とがネットワーク３を介して接続されたコンピュータシステムにおいて、サーバー１に設けられたデータベース４に、各担当者からのチェック済みの入力を登録するデータエリア５と、各案件を示す文書を保持する文書エリア６と、ベース文書を保持するベース文書エリア７とを設け、ベース文書は各ワークフローについて共通化された電子印合成欄フォーマットを有し、各々のワークフローについて必要な担当者からのチェック済み入力の登録が揃ったときその各担当者の電子印をその合成欄に合成するとともに、このベース文書を案件を示す文書に結合させる。
【選択図】図１

Description

この発明は、コンピュータを用いた電子的ワークフローシステムに関し、とくに検討・承認・決済などの手順を経るワークフロー（仕事の手続き）に好適なワークフローシステムに関する。

企業やＮＰＯあるいは公的機関など一定規模の組織にあっては、通常、その組織としての意思決定をなす必要のある案件について、関連部署ないし関連する担当者の間で順次その案件の検討・承認などを経るという手続きがなされる。伝統的には、こうした手続きは、その案件が記載された文書（紙）が各担当者の間を回覧されて、順次、検討印や承認印が押されていくというようになされてきた。

ところが、こうした紙のやり取りによる手続きは、近時のコンピュータおよびネットワーク技術の進展と普及により、そうした案件のデータがコンピュータないしコンピュータネットワーク上の仮想空間中で回覧させられ、検討・承認等は、担当者としてのアクセス権限のある各コンピュータユーザによってなされていくという電子的なシステムにとって替わられつつある。

従来の電子的ワークフローシステムでは、案件を表わす文書データに電子印用矩形枠などのフォーマットが予め組み込まれており、この文書データが各担当者の間に回覧されて「検討済み」や「承認」などの入力がなされると、それらの各入力が順次登録されていき、ワークフローが完了すると、その「検討済み」や「承認」などの入力に対応してチェック済みを表わす電子的なマーク（電子承認印など）が上記フォーマットで規定される矩形枠などに合成される。

そのため、ワークフローごとに電子印などを合成する枠などのフォーマットを定める必要があり、担当者の数や枠の位置などが異なっていればそれに合わせてプログラムを組まなければならない。たとえば、ワークフローＡでは、検討者甲と承認者乙の検討・承認が必要であるとすると、図３（ａ）に示すような文書３１が必要となる。この文書３１にはワークフローＡとして手続きが行われる案件イの内容が記載されているとともに、甲、乙の検討・承認印が表わされる２つの枠（欄）４１が設けられる。また、案件ロはワークフローＢとして扱われるとすると、図３（ｂ）に示す文書３２が用いられる。このワークフローＢでは、技術部門の検討者丙、技術部門の承認者丁、工場部門の検討者戊、工場部門の承認者己の４人の担当者の押印が必要であるとすると、この文書には４つの印をそれぞれ配置する４つの枠（欄）４２が設けられる。このようにワークフローＡ、Ｂのそれぞれに応じて異なるフォーマットを有する文書を用意する必要がある。

そこで、システム完成後に担当者の数などが異なる新たなワークフローが生じた場合には、異なる押印枠フォーマットを持つ新たな文書データを用意しなければならない。そのため、システム設計者によるプログラムの追加設計が必要となり、こうした新たなワークフローには容易に対応できないことになる。

この発明の課題は、システム完成後でも追加設計の必要なく新たなワークフローに容易に対応することができるように改善したワークフローシステムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、この発明によるワークフローシステムにおいては、案件の内容を表わす文書データを保持する保持部と、該文書データに関連して各担当者によってなされたチェック済みの入力を登録する登録部と、担当者の可能な最大数に対応した数のチェック済みマークの表示欄を備えるベース文書データを保持する保持部と、上記のベース文書データにおいて、上記の登録されたチェック済み入力に対応した表示欄のみをアクティブにした上で該表示欄の各々にチェック済みマークを合成し、このベース文書データを上記の文書データに結合させる文書合成部とが備えられていることが特徴となっている。

案件の内容を表わす文書データとは別に、チェック済みマークの表示欄を備えるベース文書データを保持しており、この表示欄は、検討印や承認印を入力する可能性のある最大担当者数に対応した数だけ確保されている。そして、各担当者によりチェック済みの入力がなされて登録され、必要な登録がすべてなされてワークフローが完了したとき、その登録されたチェック済み入力に対応した表示欄のみがアクティブにされ、それら表示欄の各々にチェック済みマークが合成され、このベース文書データが文書データに結合される。このように、チェック済みマーク表示欄を各ワークフローに対して共通化し、そのフォーマットを、案件が記載される文書データとは別のベース文書に記載しているため、新たなワークフローが発生した場合などでも、対応が容易であり、新規にプログラムを組む手間などが不要となる。

つぎに、この発明を実施したワークフローシステムについて図面を参照して説明する。

図１において、サーバー（サーバーとして機能するＰＣ：パーソナルコンピュータ）１に多数のＰＣ（クライアントとして機能するパーソナルコンピュータ）２がネットワーク３を介して接続されている。各ＰＣ２は甲、乙、丙、丁、戊、己などの各担当者がそれぞれ使用するものとなっている。

サーバー１には、データベース４が構築されており、このデータベース４には、担当者および各担当者が入力した検討済み、承認済みなどのチェック済みの入力を登録するデータエリア５、案件記載の文書を保持する文書エリア６、ベース文書を保持するベース文書エリア７が設けられている。

ワークフローシステムは、こうしたコンピュータハードウェアおよびソフトウェアを利用し、データベース４を管理し、ワークフローごとに決められ各担当者のＰＣ２に案件記載の文書を送り、各担当者による検討済みや承認済みなどの入力を受け取って登録し、各ワークフローの完了に必要なすべてのチェック済み入力が揃ったかどうかを判別する機能などを備えるソフトウェアを主な構成要素としている。

なお、この説明では、サーバー、クライアントとして機能する多数のＰＣをネットワークを介して接続したシステムを用いているが、一つのコンピュータシステムに多数の担当者がユーザとしてログインする構成の場合でも同様である。

データベース４の文書エリア６に保管される文書は、たとえば図２（ａ）、（ｂ）に示すような案件イ、案件ロなどの各案件を記載した文書１１、１２である。この文書１１、１２等とは異なるベース文書１３は、図２（ｃ）に示されているように、チェック済みを入力する担当者の考えられる最大数に対応した数の電子印表示枠（欄）２０を表わすフォーマットを備えている。

たとえば、案件イは担当者甲により検討された後、担当者乙によって承認されるという手順を経るワークフローＡに乗せられるものであるとする。また、案件ロは、ワークフローＢにおいて４人の担当者丙、丁、戊、己に順次回覧されてそれぞれの検討・承認を経る必要のあるものである。なお、ワークフローごとに担当者および回覧順序が決められているときは、そのデータがデータベース４のデータエリア５に登録され、その決められた順番で各担当者に案件を示す文書１１、１２が回覧される。

この案件イは、作成者によって作成された文書１１に記載されており、この文書１１がデータベース４の文書エリア６に登録されると、まず、ワークフローＡの担当者甲に回付される。甲は、文書１１に記載された案件イの内容を読み、検討を加えた後、検討済みの入力をする。この入力はデータベース４のデータエリア５に登録される。つぎに担当者乙に回付され、乙がこの文書１１に記載された案件イの内容を読んで、承認済みを入力すると、それがデータベース４のデータエリア５に登録される。このワークフローＡでは、二人の担当者甲、乙によるチェック済みの入力が揃えば完了であるから、これらが揃ったことの判断がなされ、ベース文書１３における電子印表示枠（欄）２０の左側２つの枠がアクティブにされ、これらのそれぞれに「甲」の電子印と「乙」の電子印が合成される。こうして、図２（ｄ）に示すような、２つの電子印が表示された表示欄２１が現れているベース文書１４が作成される。このベース文書１４は文書１１と合成されるので、結果的には図３（ａ）で示した文書３１と同様な文書が完成することとなり、各ＰＣ２などで閲覧することができるようになる。

案件ロはたとえば甲により発案され、甲が案件ロを記載した文書１２を作ったとすると、この案件ロはワークフローＢにおいて４人の担当者丙、丁、戊、己のチェックを受ける必要があるので、案件ロが記載された文書１２の回覧が丙、丁、戊、己の順でなされる。それぞれの担当者によって入力されたチェック済みのデータはデータベース４のデータエリア５に登録され、これらがすべて揃うと、ワークフローＢの完了が判断されて、ベース文書１３における電子印表示枠（欄）２０の左側４つの枠がアクティブにされ、これらのそれぞれに「丙」、「丁」、「戊」、「己」の４つの電子印が合成される。これにより、図２（ｅ）に示すような、４つの電子印が表示された表示欄２２が現れているベース文書１５が作られることになり、このベース文書１５は文書１２と合成されるので、結果的には図３（ｂ）で示した文書３２と同様な文書が完成する。こうして合成された文書は、各ＰＣ２などで閲覧可能となる。

このように、異なる担当者数のワークフローつまり電子印の表示数が異なるワークフローでも、電子印表示欄２０のフォーマットを共通化しているため、それぞれのワークフローごとに文書における電子印表示欄フォーマットのプログラムする必要がなくなる。さらに、最大電子印表示数の範囲内ならば、新たなワークフローが発生しても、ただちに対応することができる。

なお、ここでは電子印の合成と、電子印の合成されたベース文書の、案件を示す文書への結合は、ワークフローの完了をトリガーとしてなされるように構成しているが、各担当者によるチェック済みの入力に応じて順次電子印を合成し、案件を示す文書へと結合した状態でつぎの担当者に回覧するように構成することもできる。また、作成者の電子印を欄２０の一つ（たとえば最左方の一つ）に割り当てることも可能である。さらに、担当者の数が少ないことにより電子印表示枠２０として表示しない領域が生じる場合には、その領域を案件の内容などを表示する領域として利用することもできる。

この発明によれば、チェック済みマーク表示欄のフォーマットを各ワークフローについて共通化し、案件が表示される文書データとは別のベース文書データにおいて形成しているため、新たなワークフローが発生しても、新たなフォーマットのための手間と時間のかかるプログラム作成が不要となり、容易にこれに対応することができる。

この発明の一実施例を示すブロック図。 同実施例で用いる文書およびベース文書を例示する図。 従来用いられている文書を例示する図。

符号の説明

１ サーバー
２ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
３ ネットワーク
４ データベース
５ データエリア
６ 文書エリア
７ ベース文書エリア
１１、１２ 案件を表わす文書
１３ ベース文書
１４、１５ ワークフローごとに合成されたベース文書
２０ 電子印表示欄
２１、２２ 合成された電子印が現れている表示欄
３１、３２ 従来の文書
４１、４２ 従来の電子印が現れている表示欄

Claims (1)

1. 案件の内容を表わす文書データを保持する保持部と、該文書データに関連して各担当者によってなされたチェック済みの入力を登録する登録部と、担当者の可能な最大数に対応した数のチェック済みマークの表示欄を備えるベース文書データを保持する保持部と、上記のベース文書データにおいて、上記の登録されたチェック済み入力に対応して、その入力の数に応じた数の表示欄のみをアクティブにした上で該表示欄の各々にチェック済みマークを合成し、このベース文書データを上記の文書データに結合させる文書合成部とを有することを特徴とするワークフローシステム。

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