JPH01183780A - データの登録方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、電子的に文書管理などを行おうとするオフィ
スシステムにおいて用いられる各種データの登録方法に
関する。

従来の技術 従来、ワードプロセッサによって作成された文書を回覧
し、回覧される各人が前記文書を肯定的に決済する（以
下、このような行為を承認と称する）場合において、先
ず前記作成された文書を印字出力し、この後に文書を回
覧して、回覧された各人が承認印を押印するようにして
いる。

発明が解決しようとする課題 前述のような方法では、前記ワードプロセッサで作成さ
れた文書が多数枚に亘る場合において、印字出力のため
にむやみに時間を必要とし、また記録用紙を大量に用い
られなければならないという問題点がある。

本発明の目的は、ワードプロセッサなどによって作成さ
れた文書に対して、特定の人名などに対応する特定デー
タの登録を行うことができるようにしたデータの登録方
法を提供することである。

課題を解決するための手段 本発明は、人名をその一部とするデータを登、録するに
当たり、人名を記憶した記憶手段から上記データ中の人
名を抽出することによって、データの登録を行うデータ
の登録方法であって、自他識別性を有する１つまたは複
数種類の識別データと、各識別データが割当てられる人
名とを対応付けて記憶手段に記憶し、 入力手段から識別データを入力したとき、前記記憶され
た識別データ中から入力識別データを検索し、該入力識
別データから対応する人名を抽出するようにしたことを
特徴とするデータの登録方法である。

作　　用 本発明においては、記憶手段には予め自他識別性を有す
る１つまたは複数種類の識別データと、各識別データが
割当てられる人名とが対応付けて記憶される。入力手段
から識別データが入力されると、前記記憶手段に記憶さ
れる識別データ中から入力識別データが検索される。記
憶手段に記憶された識別データ中から入力識別データが
検索されたときには、該検索された識別データから対応
する人名が抽出される。このようにして抽出された人名
に対応して特定データが記憶手段に登録される。

これによって、記憶手段への特定の人名に対応する特定
データの登録が行われることになり、したがってたとえ
ばワードプロセッサなどによって作成された文書を肯定
的に決済する行為を行う場合において、入力手段から識
別データを入力することによって前記行為を行うことが
できるようになる。したがって前記作成された文書を印
字出力する必要がなくなる。

実施例 第１図は、本発明の一実施例に従うワードプロセッサ１
の基本的な構成を示すブロック図である。

ワードプロセッサ１には、キー人力部２、およびＣＲＴ
（陰極線管）などによって構成される表示部３が設けら
れている。前記キー人力部２および表示部３は制御部４
に接続されており、該制御部４には、さらにその作業領
域として用いられるメモリ５、およびフロッピーディス
クユニットなどによって実現される記憶手段である補助
記憶装置６が接続されている。

、操作者は、表示部３を目視しながらキー人力部２を操
作することによって、文書ファイルの編集ならびに補助
記憶装置６に装填されるフロッピーディスクなどの記憶
媒体に対する文書ファイルの登録などを行うことができ
る。ただし、前記文書ファイルは、データ形式でメモリ
５および補助記憶装置６に装填される記憶媒体に記憶さ
れる文書である。

制御部４には、さらに印字装置７が接続されており、操
作者がキー人力部２を操作することによって、既に作成
されてメモリ５内に格納されている文書ファイル、また
は補助記憶装置６のフロッピーディスクから読出されて
メモリ５に転送されている文書ファイルの印字出力を指
示すると、印字装置７では前記印字出力が指示された文
書の印字動作が開始される。

制御部４には、またワードプロセッサ１によって作成さ
れた文書ファイルが回覧されて、肯定的に決済される（
以下、このような行為を承認と称する）べき各人（以下
、前記各人を承認者と称する）が所有し、承認者と１対
１に対応付けられる識別情報が形成されるＩＤカードの
識別情報を読取るための入力手段である識別装置８が接
続されている。

第２図は、前記ワードプロセッサ１のさらに詳しい構成
を示すブロック図である。制御部４には、文書ファイル
編集手段１０が設けられており、該文書ファイル編集手
段１０は、ライン１１を介してキー人力部２に接続され
るとともに、メモリ５とはライン１２を介して接続され
、また登録手段１３にライン１４を介して接続されてい
る。また表示部３および印字装置７とは、ライン１５を
介して接続されている。

キー人力部２の操作によって文書ファイルの編集が開始
されると、文書ファイル編集手段１ｏはライン１２を介
してメモリ５にアクセスしながら、メモリ５内の記憶領
域にキー人力部２がら入力される文書ファイルを格納し
ていく０文書ファイルのＩＪＦ成状況は、文書ファイル
ｉ集手段１０がらライン１５を介して表示データが表示
部３に与えられることによって、該表示部３を目視する
ことによって確認することができる。前記文書ファイル
の作成状況はまた、印字装置７によって印字出力される
ことによっても確認することができる。

前述のようにして、文書ファイルが編集されて作成され
ると、操作者は次に、前記作成された文書ファイルを補
助記憶装置６に装填される記憶媒体に登録する。このよ
うな指示がキー人力部２の操ｆヤによって行われると、
文書ファイル編集手段１０では、メモリ５内に記憶され
る文書ファイｔＧをライン１４を介して登録手段１３に
与える。登録手段１３では、前記与えられた文書ファイ
ルを、ライン１６を介して補助記憶装置６に与え、これ
によって補助記憶装置６では、記憶媒体に対する文書フ
ァイルの書込みが行われる。

承認を必要とする文書の作成に当たって、操作者は、キ
ー人力部２を操作することによって、承認音名を文書フ
ァイルとともに登録することができる。このような場合
には、補助記憶装置６に装填される記憶媒体には、前記
登録される承認音名もまた記憶されることになる。

前述のようにして作成された文書ファイルは、記憶媒体
のまま、すなわち印字装置７によって印字出力されるこ
となく回覧される０文書ファイルが回覧される各人は、
キー人力部２を操作して、表示部３に前記記＋ｔｔａ体
２に格納された文書ファイルを表示させることにより、
文書ファイルの内容を見ることができる。制御部４には
文書ファイル再生手段１７が設けられており、該文書フ
ァイル再生手段１７は、補助記憶装置６とライン１８を
介して接続されており、またメモリ５には、ライン１つ
を介してアクセスすることができる。このような文書フ
ァイル再生手段１７の出力は、表示部３および印字装置
７に与えられている。

キー人力部２からライン２０を介して、記憶媒体に格納
されている文書ファイルの表示が指示されると、文書フ
ァイル再生手段は、補助記憶装置６からライン１８を介
して前記文書ファイルおよびそれに関連するデータをそ
の内部に取込み、ライン１９を介して前記取込まれた文
書ファイルをメモリ５に書込みながら、該メモリ５の記
憶傾城に表示すべき文書ファイルを展開していく。この
ようにして、メモリ５に表示すべき文書ファイルおよび
それに関連するデータが書込まれると、文書ファイル再
生手段１７では、メモリ５から前記書込まれた文書ファ
イルおよびそれに関するデータを、表示部３および印字
装置７に、表示データに変換して出力する。これによっ
て操作者は、表示部３を目視することによって、回覧さ
れた文書を読取ることができる。

このようにして、表示部３に表示される文書を承認する
場合において操作者は、識別装置８に自己が保有するＩ
Ｄカードを装填する。これによってＩＤカードに形成さ
れる識別データは、制御部４内のデータ変換手段２１に
与えられ、該データ変換手段２１において、制御部４内
での処理が行える形式のデータに変換される。このよう
にして変換された識別データは、ライン２２を介して識
別データ比較手段２３に与えられる。

識別データ比較手段２３では、文書ファイルのｆヤ成時
において登録された承認音名に対応する識別データが、
補助記憶装置６からライン２４を介して読込まれる。こ
の読込まれた識別データが、識別データ変換手段２１か
らライン２２を介して与えられる識別データと一致した
場合において、識別データ比較手段２３は、ライン２５
を介して承認登録手段２６に識別データを与える。

承認登録手段２６は、この識別データに対応する承認者
の承認が終了したことを示すデータをライン２７を介し
て補助記憶装置６に与える。これによって与えられた識
別データに対応する承認音名を表すデータに承認終了者
であることを示す属性が付加される。

識別データ比較手段２３における前述の比較動−作は、
メモリ５の一部の記憶領域を作業領域として用いながら
行われる。このようにして、補助記憶装置６の記°憶媒
体に承認終了者であることを示す属性が登録された後で
は、表示部３において文口中の所定の領域に、承認終了
者名が表示される。

またこのような状態で、キー人力部２が操作され文書の
印字出力が指示されると、印字装置７では文書が承認終
了者名および承認終了者印とともに印字される。

文書ファイルの作成時において、作成される文書の承認
をするべき承認者名が、キー人力部２がら文書ファイル
編集手段１０および登録手段１３を介して、補助記憶装
置６に装填される記憶媒体に書込まれる０文書の承認時
においては、前述のように識別データを比較することに
よって、文書ファイルが回覧された人が承認者であるが
どうかが判断されるため、承認者名と識別データとは予
め対応付けられていなければならない、このために本実
施例においては、補助記憶装置６に装填される記憶媒体
に、予め承認者名と識別データとを対応付けるデータが
書込まれている。

このような対応関係を表すデータの書込みに当たっては
、先ず識別装置８にＩＤカードを装填し、さらにキー人
力部２を操作することによって、前記装填されるＩＤカ
ードに対応する人名を入力する。このとき、キー人力部
２の出力は、ライン２８を介して制御部４内の承認音名
対応手段２９に与えられ、また該承認音名対応手段２つ
には、識別装置８の出力がデータ変換手段２１を介して
与えられる。

このようにして、ＩＤカードに形成される識別情報と、
キー人力部２から与えられる承認者名とが対応付けられ
ると、その対応関係を示すデータがライン３０を介して
登録手段１３に与えられる。

登録手段１３は、前記対応関係を示すデータをライン１
６を介して補助記憶装置６に与え、これによって補助記
憶装置６に装填される記憶媒体には、識別情報と承認者
名との対応関係を示すデータが書込まれることになる。

承認音名対応手段２つにおける識別情報と、承認者名と
の対応関係を示すデータの作成は、メモリ５に対しライ
ン３１を介して、アクセスしながらその一部の記憶領域
を作−業領域として用いて行われる。

制御部４には、さらに周辺機器制御手段３２が設けられ
ており、該周辺機器制御手段３２によってキー人力部２
、表示部３、メモリ５、補助記憶装置６、印字装置７お
よび識別装置８の動作が制御されている。

第３図は、文書ファイルの作成および作成された文書フ
ァイルの回覧時における手順を示すフローチャートであ
る。ステップｎ１において操作者は、表示部３を目視し
ながらキー人力部２を操作することによって文書ファイ
ルを作成する０文書ファイルの作成が終了するとステッ
プｎ２において、承認者名の登録、および文書中におけ
る承認者名の表示位置の登録が行われる。

次にステップｎ３において、承認者名の登録が行われた
文書ファイルが、補助記憶装置６に装填される記憶媒体
に記憶される。

ステップｎ４では、前記作成された文書ファイルが記憶
媒体のまま、すなわち文書ファイルの形式で回覧される
。前記文書ファイルが格納された記憶媒体が回覧された
人は、自己が保有するワードプロセッサ１の補助記憶装
置６に前記記憶媒体を装填する１次に、キー人力部２を
操作して文書の表示を指示すると、表示部３には承認す
べき文書が表示され、操作者はこれを目視することによ
り、その内容を確認してＩＤカードを識別装置８に装填
することによって承認を行う。

このときステップｎ５において、識別データ比較手段２
３では、前記装填されるＩＤカードに形成される識別デ
ータと、補助記憶装置６に装填される記憶媒体に登録さ
れている承認者名に対応する識別データとの比較が行わ
れる。

記憶媒体に登録される承認者名は複数であってもよく、
この場合にはステップｎ５では、その全ての承認者名に
対応する識別データと、識別装置８からデータ変換手段
２１を介して与えられる識別データとの比較が行われる
。この比較の結果、入力される識別データが、いずれの
識別データとも一致せず、したがって承認者ではないと
判断されると、記憶媒体には承認終了者として登録され
ない、この後、ステップｎ４に戻って文書ファイルの回
覧が継続される。

ステップｎ５において、識別データ比較手段２３でいず
れかの承認者名に対応する識別データと、入力される識
別データとが一致するとステップｎ６に進む、ステップ
ｎ６では、承認登録手段２６によって、記憶媒体内の前
記一致が確認された識別データに対応する承認者名を表
すデータに、承認終了者であることを示す属性が付され
る。

次にステップｎ７では、操作者は必要に応じて文書の印
字出力を指示し、これによって印字装置７では、文書が
承認終了者名および承認終了者印とともに印字出力され
る。この後、さらに文書の回覧が必要な場合にはステッ
プｎ４に戻る。

以上のように本実施例においては、文書を承認しうる各
人はＩＤカードを保有している。前記ＩＤカードには識
別情報が付されており、この識別情報と、ＩＤカードの
保有者との対応関係を表すデータが、予め補助記憶装置
６に装填される記憶媒体に記憶される０文書の作成に当
たっては、記憶媒体に文書ファイルとともに、該文書を
承認するべき承認者名が記憶される。このようにして作
成された文書ファイルは、記憶媒体の形式のままで承認
者に回覧される。

承認者は、前記文書ファイルが格納された記憶媒体を補
助記憶装置６に装填し、表示部３に表示させることによ
って文書の内容を確認し、自己が持つＩＤカードを識別
装置８に装填することによって承認を行う、このとき識
別データ比較手段２３においては、前記装填されるＩＤ
カードに形成される識別情報と、文書の作成時において
登録される承認者名に対応する識別情報との比較が行わ
れ、いずれか１つの承認者名に対応する識別情報との一
致が検出されると、その承認者名に対して承認終了者で
あることを表す属性が付加される。このような状態では
、表示部３には承認終了者名が所定の位置に表示されて
いる。

さらに、承認が終了した文書の印字出力に当たっては、
印字装置７では承認終了者名とともに承認終了者印が印
字出力される。

したがって、ワードプロセッサ１によって作成された文
書は、記憶媒体の形式のままで回覧され、また印字出力
されることなくその内容の承認を受けることが可能とな
り、記録用紙を大量に必要とすることはない。また、印
字装置７における印字出力に要する時間が必要とされな
いため、事務作業の効率を格段に向上することができる
ようになる。

発明の効果 以上のように本発明に従えば、たとえばワードプロセッ
サなどによって作成された文書に対して、特定の人名な
どに対応する特定データの登録が可能となり、したがっ
て前記作成された文書を肯定的に決済する場合において
、記録用紙などを必要とすることがなくなる。これによ
って、事務作業の効率が格段に向上される。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に従うワードプロセッサ１の
基本的な構成を示すブロック図、第２図は前記ワードプ
ロセッサ１のさらに詳しい構成を示すブロック図、第３
［Ｊはワードプロセッサ１による文書ファイルの作成お
よび前記作成された文書ファイルの回覧時における手順
を示すフロチャートである。 １・・・ワードプロセッサ、２・・・キー人力部、３・
・・表示部、４・・・制御部、６・・・補助記憶装置、
８・・・識別装置、１０・・・文書ファイル編集手段、
１３・・・登録手段、１７・・・文書ファイル再生手段
、２１・・・データ変換手段、２３・・・識別データ比
較手段、２６・・・承認登録手段、２９・・・承認者名
対応手段代理人　　弁理士　画数　圭一部 第１ｒＡ 第２図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 　人名をその一部とするデータを登録するに当たり、人
   名を記憶した記憶手段から上記データ中の人名を抽出す
   ることによって、データの登録を行うデータの登録方法
   であって、自他識別性を有する１つまたは複数種類の識
   別データと、各識別データが割当てられる人名とを対応
   付けて記憶手段に記憶し、 入力手段から識別データを入力したとき、前記記憶され
   た識別データ中から入力識別データを検索し、該入力識
   別データから対応する人名を抽出するようにしたことを
   特徴とするデータの登録方法。