JP3042953B2 - 文書管理方法 - Google Patents
文書管理方法Info
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- JP3042953B2 JP3042953B2 JP5315947A JP31594793A JP3042953B2 JP 3042953 B2 JP3042953 B2 JP 3042953B2 JP 5315947 A JP5315947 A JP 5315947A JP 31594793 A JP31594793 A JP 31594793A JP 3042953 B2 JP3042953 B2 JP 3042953B2
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Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、例えばオフィス内で文
書（電子文書及びその印刷物）を管理するための文書管
理方法に関する。
書（電子文書及びその印刷物）を管理するための文書管
理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、オフィス内のワードプロセッサ等
によって作成された電子文書と、その印刷物とを併せて
管理する方法は存在しないため、電子文書と、その印刷
物とを別々に管理していた。
によって作成された電子文書と、その印刷物とを併せて
管理する方法は存在しないため、電子文書と、その印刷
物とを別々に管理していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】従って、従来の文書管
理方法では、電子文書と、その印刷物との管理が別々で
あるため、電子文書と、その印刷物との関連を知るため
の調査に多くの時間と労力が掛かると言う問題点があっ
た。
理方法では、電子文書と、その印刷物との管理が別々で
あるため、電子文書と、その印刷物との関連を知るため
の調査に多くの時間と労力が掛かると言う問題点があっ
た。
【０００４】本発明は上記事情に鑑みてなされたもの
で、電子文書と、その印刷物との関連を知るための調査
に多くの時間と労力が掛からないようにした文書管理方
法を提供することを目的とするものである。
で、電子文書と、その印刷物との関連を知るための調査
に多くの時間と労力が掛からないようにした文書管理方
法を提供することを目的とするものである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】上述の目的を達成するた
めに本発明の文書管理方法は、文書が印刷された際に、
印刷した文書の文書名を含む印刷情報を記憶装置に格納
するステップと、ユーザにより入力された印刷した文書
の保管場所を含む印刷物の管理情報を記憶装置に格納す
るステップと、ユーザにより入力された印刷した文書の
電子文書が記憶されているメモリの場所を含む電子文書
の管理情報を記憶装置に格納するステップと、ユーザに
より前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管理
情報、及び電子文書の管理情報の取り出しが要求された
際に、前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管
理情報、及び電子文書の管理情報を取り出し、印刷した
文書の文書名、印刷した文書の保管場所、及び印刷した
文書の電子文書が記憶されているメモリの場所を出力手
段に出力させるステップとを有することを特徴とする。
めに本発明の文書管理方法は、文書が印刷された際に、
印刷した文書の文書名を含む印刷情報を記憶装置に格納
するステップと、ユーザにより入力された印刷した文書
の保管場所を含む印刷物の管理情報を記憶装置に格納す
るステップと、ユーザにより入力された印刷した文書の
電子文書が記憶されているメモリの場所を含む電子文書
の管理情報を記憶装置に格納するステップと、ユーザに
より前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管理
情報、及び電子文書の管理情報の取り出しが要求された
際に、前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管
理情報、及び電子文書の管理情報を取り出し、印刷した
文書の文書名、印刷した文書の保管場所、及び印刷した
文書の電子文書が記憶されているメモリの場所を出力手
段に出力させるステップとを有することを特徴とする。
【０００６】
【０００７】
【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施の形態を図
面に基づき説明する。図１は、本発明の一実施の形態に
係る文書管理方法を実施するための情報処理システムの
構成を示すブロック図であり、同図中、１は情報処理シ
ステム全体を制御する中央処理装置で、該中央処理装置
１には、入力装置２、情報読取装置３、補助記憶装置
４、記憶装置５、表示装置（出力手段）６及び印刷装置
（出力手段）７がそれぞれ接続されている。
面に基づき説明する。図１は、本発明の一実施の形態に
係る文書管理方法を実施するための情報処理システムの
構成を示すブロック図であり、同図中、１は情報処理シ
ステム全体を制御する中央処理装置で、該中央処理装置
１には、入力装置２、情報読取装置３、補助記憶装置
４、記憶装置５、表示装置（出力手段）６及び印刷装置
（出力手段）７がそれぞれ接続されている。
【０００８】入力装置２は、各種の情報（データ）を入
力したり情報処理システムを操作するものである。情報
読取装置３は、磁気テープやフロッピーディスク等の外
部記憶媒体から情報（プログラム）を読み取るものであ
る。補助記憶装置４は、フロッピーディスク等からなる
もので、本実施例で用いる電子文書を格納するものであ
る。記憶装置５は、半導体ＲＡＭ（ランダムアクセスメ
モリ）や磁気ディスク等からなるもので、情報読取装置
３により読み取った本実施例を実行するためのプログラ
ム、印刷した文書の印刷情報、該印刷物の管理情報及び
電子文書の管理情報等が格納される。前記印刷した文書
の印刷情報とは、その印刷した文書の文書名、印刷日
時、印刷者氏名、これまでの印刷回数及び印刷部数等で
ある。また、前記印刷物の管理情報とは、その印刷物の
保管場所（例えば、２７階フロアの１番キャビネットの
２番フォルダの中等）、保管責任者氏名及び保管枚数等
である。更に、電子文書の管理情報とは、その電子文書
が格納されているフロッピーディスク等の補助記憶装置
４の保管場所、保管責任者氏名及びフロッピーディスで
あればその枚数等である。
力したり情報処理システムを操作するものである。情報
読取装置３は、磁気テープやフロッピーディスク等の外
部記憶媒体から情報（プログラム）を読み取るものであ
る。補助記憶装置４は、フロッピーディスク等からなる
もので、本実施例で用いる電子文書を格納するものであ
る。記憶装置５は、半導体ＲＡＭ（ランダムアクセスメ
モリ）や磁気ディスク等からなるもので、情報読取装置
３により読み取った本実施例を実行するためのプログラ
ム、印刷した文書の印刷情報、該印刷物の管理情報及び
電子文書の管理情報等が格納される。前記印刷した文書
の印刷情報とは、その印刷した文書の文書名、印刷日
時、印刷者氏名、これまでの印刷回数及び印刷部数等で
ある。また、前記印刷物の管理情報とは、その印刷物の
保管場所（例えば、２７階フロアの１番キャビネットの
２番フォルダの中等）、保管責任者氏名及び保管枚数等
である。更に、電子文書の管理情報とは、その電子文書
が格納されているフロッピーディスク等の補助記憶装置
４の保管場所、保管責任者氏名及びフロッピーディスで
あればその枚数等である。
【０００９】表示装置６は、ＣＲＴディスプレイ装置等
からなり、文書情報（印刷した文書の印刷情報＋印刷物
の管理情報＋電子文書の管理情報）を表示画面に表示出
力するものである。印刷装置７は、前記文書情報を紙等
に印字出力するものである。
からなり、文書情報（印刷した文書の印刷情報＋印刷物
の管理情報＋電子文書の管理情報）を表示画面に表示出
力するものである。印刷装置７は、前記文書情報を紙等
に印字出力するものである。
【００１０】次に、上記構成の情報処理システムにより
実施する本発明の文書管理方法の動作を、図１及び図２
を用いて説明する。図２は、本発明の文書管理方法の動
作の流れを示すフローチャートである。
実施する本発明の文書管理方法の動作を、図１及び図２
を用いて説明する。図２は、本発明の文書管理方法の動
作の流れを示すフローチャートである。
【００１１】まず、図２のステップＳ２００で中央処理
装置１は、磁気テープやフロッピーディスク等の外部記
憶媒体からプログラムを情報読取装置３を介して記憶装
置５に読み込む。次いで、ステップＳ２０１に進んで中
央処理装置１は、ユーザによりワードプロセッサ等で作
成された電子文書が、印刷装置７を用いて紙等に印刷処
理されたか否かを判別する。印刷処理されたと判別され
た場合はステップＳ２０２に進んで中央処理装置１は、
その印刷された文書の印刷情報を前記ワードプロセッサ
等から取り出して、記憶装置５に格納（記録）する。
装置１は、磁気テープやフロッピーディスク等の外部記
憶媒体からプログラムを情報読取装置３を介して記憶装
置５に読み込む。次いで、ステップＳ２０１に進んで中
央処理装置１は、ユーザによりワードプロセッサ等で作
成された電子文書が、印刷装置７を用いて紙等に印刷処
理されたか否かを判別する。印刷処理されたと判別され
た場合はステップＳ２０２に進んで中央処理装置１は、
その印刷された文書の印刷情報を前記ワードプロセッサ
等から取り出して、記憶装置５に格納（記録）する。
【００１２】次いでステップＳ２０３に進み中央処理装
置１は、ユーザにより入力装置２から前記印刷された紙
等の印刷物の管理情報が入力されたか否かを判別する。
印刷物の管理情報が入力されないと判別された場合は前
記ステップＳ２０１へ戻り、また、印刷物の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０４に進ん
で中央処理装置１は、その入力された印刷物の管理情報
を記憶装置５に格納する。次にステップＳ２０５に進み
中央処理装置１は、ユーザにより入力装置２から前記電
子文書の管理情報が入力されたか否かを判別する。電子
文書の管理情報が入力されないと判別された場合は前記
ステップＳ２０１へ戻り、また、電子文書の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０６に進ん
で中央処理装置１は、その入力された電子文書の管理情
報を記憶装置５に格納した後、前記ステップＳ２０１へ
戻る。これにより、電子文書とその印刷物との関連付け
が行われたことになる。
置１は、ユーザにより入力装置２から前記印刷された紙
等の印刷物の管理情報が入力されたか否かを判別する。
印刷物の管理情報が入力されないと判別された場合は前
記ステップＳ２０１へ戻り、また、印刷物の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０４に進ん
で中央処理装置１は、その入力された印刷物の管理情報
を記憶装置５に格納する。次にステップＳ２０５に進み
中央処理装置１は、ユーザにより入力装置２から前記電
子文書の管理情報が入力されたか否かを判別する。電子
文書の管理情報が入力されないと判別された場合は前記
ステップＳ２０１へ戻り、また、電子文書の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０６に進ん
で中央処理装置１は、その入力された電子文書の管理情
報を記憶装置５に格納した後、前記ステップＳ２０１へ
戻る。これにより、電子文書とその印刷物との関連付け
が行われたことになる。
【００１３】一方、前記ステップＳ２０１において印刷
処理されないと判別された場合はステップＳ２０７に進
んで中央処理装置１は、ユーザにより前記ステップＳ２
０２、ステップＳ２０４及びステップＳ２０６において
記録した各情報の取り出しが要求されているか否かを判
別する。各情報の取り出しが要求されていないと判別さ
れた場合は前記ステップＳ２０１へ戻り、また、各情報
の取り出しが要求されていると判別された場合ステップ
Ｓ２０８に進んで中央処理装置１は、記憶装置５に格納
した文書の印刷情報と印刷物の管理情報と電子文書の管
理情報とからなる文書情報を取り出して表示装置６また
は印刷装置７に出力した後、前記ステップＳ２０１へ戻
る。
処理されないと判別された場合はステップＳ２０７に進
んで中央処理装置１は、ユーザにより前記ステップＳ２
０２、ステップＳ２０４及びステップＳ２０６において
記録した各情報の取り出しが要求されているか否かを判
別する。各情報の取り出しが要求されていないと判別さ
れた場合は前記ステップＳ２０１へ戻り、また、各情報
の取り出しが要求されていると判別された場合ステップ
Ｓ２０８に進んで中央処理装置１は、記憶装置５に格納
した文書の印刷情報と印刷物の管理情報と電子文書の管
理情報とからなる文書情報を取り出して表示装置６また
は印刷装置７に出力した後、前記ステップＳ２０１へ戻
る。
【００１４】以上のような処理を行うことにより、電子
文書と印刷物との関連を調べる時に、多くの時間と手数
が掛かると言う従来の不都合を解消することができるも
のである。
文書と印刷物との関連を調べる時に、多くの時間と手数
が掛かると言う従来の不都合を解消することができるも
のである。
【００１５】尚、本発明において印刷物とは、電子文書
の情報を紙に出力したものに限られるものではなく、電
子文書の情報をＯＨＰシート等に出力したものも含むも
のである。また、電子文書を作成する手段としては、上
述したワードプロセッサの他に、ＤＴＰソフト或はエデ
ィタ等を使用してもよい。更に、電子文書を、補助記憶
装置４ではなく記憶装置５に格納するようにしてもよ
い。
の情報を紙に出力したものに限られるものではなく、電
子文書の情報をＯＨＰシート等に出力したものも含むも
のである。また、電子文書を作成する手段としては、上
述したワードプロセッサの他に、ＤＴＰソフト或はエデ
ィタ等を使用してもよい。更に、電子文書を、補助記憶
装置４ではなく記憶装置５に格納するようにしてもよ
い。
【００１６】
【発明の効果】以上詳述したように本発明の文書管理方
法によれば、文書が印刷された際に、印刷した文書の文
書名を含む印刷情報を記憶装置に格納し、ユーザにより
入力された印刷した文書の保管場所を含む印刷物の管理
情報を記憶装置に格納し、ユーザにより入力された印刷
した文書の電子文書が記憶されているメモリの場所を含
む電子文書の管理情報を記憶装置に格納し、ユーザによ
り前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管理情
報、及び電子文書の管理情報の取り出しが要求された際
に、前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管理
情報、及び電子文書の管理情報を取り出し、印刷した文
書の文書名、印刷した文書の保管場所、及び印刷した文
書の電子文書が記憶されているメモリの場所を出力手段
に出力させるので、電子文書と印刷物との関連を調べる
時に、多くの時間と手数が掛かるという従来の不都合を
解消することができ、この種の文書管理に要する時間を
大幅に短縮することができるという効果を奏する。
法によれば、文書が印刷された際に、印刷した文書の文
書名を含む印刷情報を記憶装置に格納し、ユーザにより
入力された印刷した文書の保管場所を含む印刷物の管理
情報を記憶装置に格納し、ユーザにより入力された印刷
した文書の電子文書が記憶されているメモリの場所を含
む電子文書の管理情報を記憶装置に格納し、ユーザによ
り前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管理情
報、及び電子文書の管理情報の取り出しが要求された際
に、前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷物の管理
情報、及び電子文書の管理情報を取り出し、印刷した文
書の文書名、印刷した文書の保管場所、及び印刷した文
書の電子文書が記憶されているメモリの場所を出力手段
に出力させるので、電子文書と印刷物との関連を調べる
時に、多くの時間と手数が掛かるという従来の不都合を
解消することができ、この種の文書管理に要する時間を
大幅に短縮することができるという効果を奏する。
【図１】本発明の一実施の形態に係る文書管理方法を実
施するための情報処理システムの構成を示すブロック図
である。
施するための情報処理システムの構成を示すブロック図
である。
【図２】本発明の一実施の形態に係る文書管理方法の動
作の流れを示すフローチャートである。
作の流れを示すフローチャートである。
４ 補助記憶装置 ５ 記憶装置 ６ 表示装置（出力手段） ７ 印刷装置（出力手段） Ｓ２０２ 文書が印刷された際に、印刷した文書の文
書名を含む印刷情報を記憶装置に格納するステップ Ｓ２０４ ユーザにより入力された印刷した文書の保
管場所を含む印刷物の管理情報を記憶装置に格納するス
テップ Ｓ２０６ ユーザにより入力された印刷した文書の電
子文書が記憶されているメモリの場所を含む電子文書の
管理情報を記憶装置に格納するステップ Ｓ２０８ ユーザにより前記記憶装置に格納された印
刷情報、印刷物の管理情報、及び電子文書の管理情報の
取り出しが要求された際に、前記記憶装置に格納された
印刷情報、印刷物の管理情報、及び電子文書の管理情報
を取り出し、印刷した文書の文書名、印刷した文書の保
管場所、及び印刷した文書の電子文書が記憶されている
メモリの場所を出力手段に出力させるステップ
書名を含む印刷情報を記憶装置に格納するステップ Ｓ２０４ ユーザにより入力された印刷した文書の保
管場所を含む印刷物の管理情報を記憶装置に格納するス
テップ Ｓ２０６ ユーザにより入力された印刷した文書の電
子文書が記憶されているメモリの場所を含む電子文書の
管理情報を記憶装置に格納するステップ Ｓ２０８ ユーザにより前記記憶装置に格納された印
刷情報、印刷物の管理情報、及び電子文書の管理情報の
取り出しが要求された際に、前記記憶装置に格納された
印刷情報、印刷物の管理情報、及び電子文書の管理情報
を取り出し、印刷した文書の文書名、印刷した文書の保
管場所、及び印刷した文書の電子文書が記憶されている
メモリの場所を出力手段に出力させるステップ
Claims (1)
- 【請求項１】 文書が印刷された際に、印刷した文書の
文書名を含む印刷情報を記憶装置に格納するステップ
と、 ユーザにより入力された印刷した文書の保管場所を含む
印刷物の管理情報を記憶装置に格納するステップと、 ユーザにより入力された印刷した文書の電子文書が記憶
されているメモリの場所を含む電子文書の管理情報を記
憶装置に格納するステップと、 ユーザにより前記記憶装置に格納された印刷情報、印刷
物の管理情報、及び電子文書の管理情報の取り出しが要
求された際に、前記記憶装置に格納された印刷情報、印
刷物の管理情報、及び電子文書の管理情報を取り出し、
印刷した文書の文書名、印刷した文書の保管場所、及び
印刷した文書の電子文書が記憶されているメモリの場所
を出力手段に出力させるステップとを有することを特徴
とする文書管理方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5315947A JP3042953B2 (ja) | 1993-11-22 | 1993-11-22 | 文書管理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5315947A JP3042953B2 (ja) | 1993-11-22 | 1993-11-22 | 文書管理方法 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH07146854A JPH07146854A (ja) | 1995-06-06 |
| JP3042953B2 true JP3042953B2 (ja) | 2000-05-22 |
Family
ID=18071518
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP5315947A Expired - Fee Related JP3042953B2 (ja) | 1993-11-22 | 1993-11-22 | 文書管理方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3042953B2 (ja) |
Families Citing this family (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH113352A (ja) | 1997-06-12 | 1999-01-06 | Fuji Xerox Co Ltd | 電子文書のファイル処理方法および装置 |
| US20070016844A1 (en) * | 2005-07-15 | 2007-01-18 | Kabushiki Kaisha Toshiba | Document management system, document management method and document management program |
-
1993
- 1993-11-22 JP JP5315947A patent/JP3042953B2/ja not_active Expired - Fee Related
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JPH07146854A (ja) | 1995-06-06 |
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Legal Events
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| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
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