JPH08339435A - 文書管理装置 - Google Patents
文書管理装置Info
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- JPH08339435A JPH08339435A JP14644195A JP14644195A JPH08339435A JP H08339435 A JPH08339435 A JP H08339435A JP 14644195 A JP14644195 A JP 14644195A JP 14644195 A JP14644195 A JP 14644195A JP H08339435 A JPH08339435 A JP H08339435A
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Abstract
(57)【要約】
【目的】 文書編集装置で作成した文書データを登録す
るとき、その登録した文書データを許可無く改訂するこ
とを禁止できるようにする。 【構成】 画像読取装置３によって文書情報の画像を読
み取ってイメージデータに変換し、制御装置５がその変
換されたイメージデータを記録装置４に記録して文書と
して登録する時、イメージデータの記録と共に、その登
録時に指定された文書情報の元文書データを特定する元
文書特定データを記録し、元文書データに改訂禁止であ
ることを示すマークを付加して改訂禁止にする。
るとき、その登録した文書データを許可無く改訂するこ
とを禁止できるようにする。 【構成】 画像読取装置３によって文書情報の画像を読
み取ってイメージデータに変換し、制御装置５がその変
換されたイメージデータを記録装置４に記録して文書と
して登録する時、イメージデータの記録と共に、その登
録時に指定された文書情報の元文書データを特定する元
文書特定データを記録し、元文書データに改訂禁止であ
ることを示すマークを付加して改訂禁止にする。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】この発明は、文書ファイル装置，
電子ファイリング装置等の文書管理装置に関する。
電子ファイリング装置等の文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、電子ファイリング装置等の文書管
理装置に文書データを保存するとき、文書データの作成
自体はワードプロセッサやＣＡＤ等の文書編集装置で行
なった場合、その文書データを一旦記録紙にプリントア
ウトしてその記録紙の画像をスキャナによって読み取っ
て登録する作業が広く行なわれている。そして、登録し
た文書データは元の文書データとは無関係に保管し、登
録した文書データの更新は元の文書データとは独立して
行なっていた。
理装置に文書データを保存するとき、文書データの作成
自体はワードプロセッサやＣＡＤ等の文書編集装置で行
なった場合、その文書データを一旦記録紙にプリントア
ウトしてその記録紙の画像をスキャナによって読み取っ
て登録する作業が広く行なわれている。そして、登録し
た文書データは元の文書データとは無関係に保管し、登
録した文書データの更新は元の文書データとは独立して
行なっていた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書管理装置では、登録した文書データを元の文書デー
タとは無関係で保管し、文書データの更新をするときに
は元の文書データとは独立して行なっていたので、登録
した文書データのみが改訂されてしまって元の文書デー
タの内容と一致しなくなってしまうことがあり、元の文
書データと登録した文書データとを一元的に管理するこ
とができないという問題があった。
文書管理装置では、登録した文書データを元の文書デー
タとは無関係で保管し、文書データの更新をするときに
は元の文書データとは独立して行なっていたので、登録
した文書データのみが改訂されてしまって元の文書デー
タの内容と一致しなくなってしまうことがあり、元の文
書データと登録した文書データとを一元的に管理するこ
とができないという問題があった。
【０００４】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、文書編集装置で作成した文書データを登録する
とき、その登録した文書データを許可無く改訂すること
を禁止できるようにすることを目的とする。
であり、文書編集装置で作成した文書データを登録する
とき、その登録した文書データを許可無く改訂すること
を禁止できるようにすることを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、文書編集装置によって作成された元文書
データに基づいて原稿に印刷された文書情報の画像を読
み取ってイメージデータに変換する画像読取手段と、そ
の手段によって変換されたイメージデータを記録装置に
記録して文書として登録及び管理する文書登録管理手段
を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時に、
上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指定さ
れた上記文書情報の元文書データを特定する元文書特定
データを記録する手段と、上記元文書データに改訂禁止
であることを示すマークを付加して改訂禁止にする改訂
禁止手段を設けたものである。
達成するため、文書編集装置によって作成された元文書
データに基づいて原稿に印刷された文書情報の画像を読
み取ってイメージデータに変換する画像読取手段と、そ
の手段によって変換されたイメージデータを記録装置に
記録して文書として登録及び管理する文書登録管理手段
を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時に、
上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指定さ
れた上記文書情報の元文書データを特定する元文書特定
データを記録する手段と、上記元文書データに改訂禁止
であることを示すマークを付加して改訂禁止にする改訂
禁止手段を設けたものである。
【０００６】また、上記画像読取手段と文書登録管理手
段を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時
に、上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指
定された上記文書情報の元文書データを記録した記録媒
体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記元文書
データのファイル管理情報に書き込み及び更新禁止属性
を付加して改訂禁止にする改訂禁止手段を設けるとよ
い。
段を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時
に、上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指
定された上記文書情報の元文書データを記録した記録媒
体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記元文書
データのファイル管理情報に書き込み及び更新禁止属性
を付加して改訂禁止にする改訂禁止手段を設けるとよ
い。
【０００７】さらに、上記画像読取手段と文書登録管理
手段を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時
に、上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指
定された上記文書情報の元文書データを記録した記録媒
体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記元文書
データのファイル名を上記文書編集装置で扱えないファ
イル名に変更して改訂禁止にする改訂禁止手段を設ける
とよい。
手段を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時
に、上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指
定された上記文書情報の元文書データを記録した記録媒
体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記元文書
データのファイル名を上記文書編集装置で扱えないファ
イル名に変更して改訂禁止にする改訂禁止手段を設ける
とよい。
【０００８】また、文書編集装置によって作成された元
文書データのイメージデータを展開するメモリと、その
メモリに展開されたイメージデータを記録装置に記録し
て文書として登録及び管理する文書登録管理手段を備え
た文書管理装置において、上記文書の登録時に、上記イ
メージデータの記録と共に、その登録時に指定されたそ
のイメージデータの元文書データを特定する元文書特定
データを記録する手段と、上記元文書データに対して改
訂禁止であることを示すマークを付加して改訂禁止にす
る改訂禁止手段を設けるとよい。
文書データのイメージデータを展開するメモリと、その
メモリに展開されたイメージデータを記録装置に記録し
て文書として登録及び管理する文書登録管理手段を備え
た文書管理装置において、上記文書の登録時に、上記イ
メージデータの記録と共に、その登録時に指定されたそ
のイメージデータの元文書データを特定する元文書特定
データを記録する手段と、上記元文書データに対して改
訂禁止であることを示すマークを付加して改訂禁止にす
る改訂禁止手段を設けるとよい。
【０００９】さらに、上記メモリと文書登録管理手段を
備えた文書管理装置において、上記文書の登録時に、上
記イメージデータの記録と共に、その登録時に指定され
たそのイメージデータの元文書データを記録した記録媒
体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記元文書
データのファイル管理情報に書き込み及び更新禁止属性
を付加して改訂禁止にする改訂禁止手段を設けるとよ
い。
備えた文書管理装置において、上記文書の登録時に、上
記イメージデータの記録と共に、その登録時に指定され
たそのイメージデータの元文書データを記録した記録媒
体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記元文書
データのファイル管理情報に書き込み及び更新禁止属性
を付加して改訂禁止にする改訂禁止手段を設けるとよ
い。
【００１０】さらにまた、上記メモリと文書登録管理手
段を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時
に、上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指
定されたそのイメージデータの元文書データを記録した
記録媒体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記
元文書データのファイル名を上記文書編集装置で扱えな
いファイル名に変更して改訂禁止にする改訂禁止手段を
設けるとよい。
段を備えた文書管理装置において、上記文書の登録時
に、上記イメージデータの記録と共に、その登録時に指
定されたそのイメージデータの元文書データを記録した
記録媒体の種類とファイル名とを記録する手段と、上記
元文書データのファイル名を上記文書編集装置で扱えな
いファイル名に変更して改訂禁止にする改訂禁止手段を
設けるとよい。
【００１１】そしてまた、上記のような文書管理装置に
おいて、上記改訂禁止手段によって改訂禁止にされた元
文書データの改訂禁止状態を解除する改訂禁止解除手段
と、その手段によって改訂禁止状態を解除された元文書
データが改訂作業中であることを示すマークをその元文
書データの文書管理データに付与する手段を設けるとな
およい。
おいて、上記改訂禁止手段によって改訂禁止にされた元
文書データの改訂禁止状態を解除する改訂禁止解除手段
と、その手段によって改訂禁止状態を解除された元文書
データが改訂作業中であることを示すマークをその元文
書データの文書管理データに付与する手段を設けるとな
およい。
【００１２】
【作用】この発明による文書管理装置は、文書編集装置
によって作成された元文書データに基づいて原稿に印刷
された文書情報の画像を読み取って、そのイメージデー
タを文書として登録する時に、指定された文書情報の元
文書データを特定する元文書特定データを記録し、元文
書データに改訂禁止であることを示すマークを付加して
改訂禁止にするので、原稿から読み取って文書として登
録したイメージデータの元文書データの改訂及び更新を
禁止することができ、文書のイメージデータとその元文
書データがそれぞれ別に管理されている場合でも、文書
登録後の元文書データの内容が変更されて登録文書の内
容と不一致を起こすようなことを防ぎ、一元的な文書管
理を行なえる。
によって作成された元文書データに基づいて原稿に印刷
された文書情報の画像を読み取って、そのイメージデー
タを文書として登録する時に、指定された文書情報の元
文書データを特定する元文書特定データを記録し、元文
書データに改訂禁止であることを示すマークを付加して
改訂禁止にするので、原稿から読み取って文書として登
録したイメージデータの元文書データの改訂及び更新を
禁止することができ、文書のイメージデータとその元文
書データがそれぞれ別に管理されている場合でも、文書
登録後の元文書データの内容が変更されて登録文書の内
容と不一致を起こすようなことを防ぎ、一元的な文書管
理を行なえる。
【００１３】また、文書の登録時に、イメージデータの
記録と共に、その登録時に指定された文書情報の元文書
データを記録した記録媒体の種類とファイル名を記録
し、元文書データのファイル管理情報に書き込み及び更
新禁止属性を付加して改訂禁止にすれば、元文書データ
の構成が既知でない場合についてもその改訂及び更新を
禁止することができる。
記録と共に、その登録時に指定された文書情報の元文書
データを記録した記録媒体の種類とファイル名を記録
し、元文書データのファイル管理情報に書き込み及び更
新禁止属性を付加して改訂禁止にすれば、元文書データ
の構成が既知でない場合についてもその改訂及び更新を
禁止することができる。
【００１４】さらに、文書の登録時に、イメージデータ
の記録と共に、その登録時に指定された文書情報の元文
書データを記録した記録媒体の種類とファイル名を記録
し、元文書データのファイル名を文書編集装置で扱えな
いファイル名に変更して改訂禁止にすれば、文書登録後
は文書編集装置によって元文書データの参照を不可能に
することができ、文書登録後に元文書データの内容が変
更されないようにすることができる。
の記録と共に、その登録時に指定された文書情報の元文
書データを記録した記録媒体の種類とファイル名を記録
し、元文書データのファイル名を文書編集装置で扱えな
いファイル名に変更して改訂禁止にすれば、文書登録後
は文書編集装置によって元文書データの参照を不可能に
することができ、文書登録後に元文書データの内容が変
更されないようにすることができる。
【００１５】また、文書編集装置によって作成された元
文書データのイメージデータをメモリに展開し、そのイ
メージデータを記録装置に記録して文書として登録する
時に、指定されたイメージデータの元文書データを特定
する元文書特定データを記録し、元文書データに改訂禁
止であることを示すマークを付加して改訂禁止にすれ
ば、記録媒体等から読み込んで文書として登録したイメ
ージデータの元文書データの改訂及び更新を禁止するこ
とができ、文書のイメージデータとその元文書データが
それぞれ別に管理されている場合でも、文書登録後の元
文書データの内容が変更されて登録文書の内容と不一致
を起こすようなことを防ぎ、一元的な文書管理を行なえ
る。
文書データのイメージデータをメモリに展開し、そのイ
メージデータを記録装置に記録して文書として登録する
時に、指定されたイメージデータの元文書データを特定
する元文書特定データを記録し、元文書データに改訂禁
止であることを示すマークを付加して改訂禁止にすれ
ば、記録媒体等から読み込んで文書として登録したイメ
ージデータの元文書データの改訂及び更新を禁止するこ
とができ、文書のイメージデータとその元文書データが
それぞれ別に管理されている場合でも、文書登録後の元
文書データの内容が変更されて登録文書の内容と不一致
を起こすようなことを防ぎ、一元的な文書管理を行なえ
る。
【００１６】さらに、文書の登録時に、イメージデータ
の記録と共に、その登録時に指定されたイメージデータ
の元文書データを記録した記録媒体の種類とファイル名
とを記録し、元文書データのファイル管理情報に書き込
み及び更新禁止属性を付加して改訂禁止にすれば、元文
書データの構成が既知でない場合についてもその改訂及
び更新を禁止することができる。
の記録と共に、その登録時に指定されたイメージデータ
の元文書データを記録した記録媒体の種類とファイル名
とを記録し、元文書データのファイル管理情報に書き込
み及び更新禁止属性を付加して改訂禁止にすれば、元文
書データの構成が既知でない場合についてもその改訂及
び更新を禁止することができる。
【００１７】さらにまた、文書の登録時に、イメージデ
ータの記録と共に、その登録時に指定されたイメージデ
ータの元文書データを記録した記録媒体の種類とファイ
ル名とを記録し、元文書データのファイル名を文書編集
装置で扱えないファイル名に変更して改訂禁止にすれ
ば、文書登録後は文書編集装置によって元文書データの
参照を不可能にすることができ、文書登録後に元文書デ
ータの内容が変更されないようにすることができる。
ータの記録と共に、その登録時に指定されたイメージデ
ータの元文書データを記録した記録媒体の種類とファイ
ル名とを記録し、元文書データのファイル名を文書編集
装置で扱えないファイル名に変更して改訂禁止にすれ
ば、文書登録後は文書編集装置によって元文書データの
参照を不可能にすることができ、文書登録後に元文書デ
ータの内容が変更されないようにすることができる。
【００１８】そしてまた、改訂禁止にされた元文書デー
タの改訂禁止状態を解除し、その改訂禁止状態を解除さ
れた元文書データが改訂作業中であることを示すマーク
をその元文書データの文書管理データに付与すれば、元
文書データを登録された文書のイメージデータとの対応
関係が正しいときにのみ改訂禁止状態を解除することが
でき、文書改訂時に改訂前文書に対して不正な改訂及び
更新が施されることを防ぐことができる。また、文書の
改訂中はその文書の検索時などのときに、その文書が改
訂中であることを知らせることができるので、２重に改
訂されることを防ぐことができる。
タの改訂禁止状態を解除し、その改訂禁止状態を解除さ
れた元文書データが改訂作業中であることを示すマーク
をその元文書データの文書管理データに付与すれば、元
文書データを登録された文書のイメージデータとの対応
関係が正しいときにのみ改訂禁止状態を解除することが
でき、文書改訂時に改訂前文書に対して不正な改訂及び
更新が施されることを防ぐことができる。また、文書の
改訂中はその文書の検索時などのときに、その文書が改
訂中であることを知らせることができるので、２重に改
訂されることを防ぐことができる。
【００１９】
【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図１はこの発明の一実施例である文書
管理装置の構成を示すブロック図である。この文書管理
装置は、入力装置１，表示装置２，画像読取装置３，記
憶装置４，メモリ装置５，及び制御装置６からなる。入
力装置１は、文書情報の画像の読み取り，文書登録，そ
の他各種の操作情報を入力するキーボード又はマウス等
の入力手段である。
体的に説明する。図１はこの発明の一実施例である文書
管理装置の構成を示すブロック図である。この文書管理
装置は、入力装置１，表示装置２，画像読取装置３，記
憶装置４，メモリ装置５，及び制御装置６からなる。入
力装置１は、文書情報の画像の読み取り，文書登録，そ
の他各種の操作情報を入力するキーボード又はマウス等
の入力手段である。
【００２０】表示装置２は、文書情報のイメージデー
タ，文書の管理情報，その他の各種メッセージ，各種の
操作画面を表示するＣＲＴ，ＬＣＤ等のディスプレイで
ある。画像読取装置３は、文書編集装置によって作成さ
れた元文書データに基づいてレーザ方式，インクジェッ
ト方式等のプリンタによって原稿に印刷された文書情報
の画像を読み取るスキャナ等の画像読取手段である。
タ，文書の管理情報，その他の各種メッセージ，各種の
操作画面を表示するＣＲＴ，ＬＣＤ等のディスプレイで
ある。画像読取装置３は、文書編集装置によって作成さ
れた元文書データに基づいてレーザ方式，インクジェッ
ト方式等のプリンタによって原稿に印刷された文書情報
の画像を読み取るスキャナ等の画像読取手段である。
【００２１】記録装置４は、フロッピディスク，光ディ
スク，光磁気ディスク等の記録媒体に記録された文書情
報の元文書データを読み込む手段と、文書情報のイメー
ジデータを文書としてその管理情報と共に記録する手段
を兼ねるフロッピディスク装置，ハードディスク装置，
光ディスク装置，光磁気ディスク装置等の記憶装置であ
る。
スク，光磁気ディスク等の記録媒体に記録された文書情
報の元文書データを読み込む手段と、文書情報のイメー
ジデータを文書としてその管理情報と共に記録する手段
を兼ねるフロッピディスク装置，ハードディスク装置，
光ディスク装置，光磁気ディスク装置等の記憶装置であ
る。
【００２２】メモリ装置５は、文書情報の元文書データ
のイメージデータを展開するメモリである。制御装置６
は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，及びＲＡＭ等からなるマイクロコ
ンピュータを内蔵し、この文書管理装置全体の制御を司
ると共に、この発明に係る文書登録，文書管理等の各種
の処理を行なう。
のイメージデータを展開するメモリである。制御装置６
は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，及びＲＡＭ等からなるマイクロコ
ンピュータを内蔵し、この文書管理装置全体の制御を司
ると共に、この発明に係る文書登録，文書管理等の各種
の処理を行なう。
【００２３】すなわち、上記画像読取装置３が、文書編
集装置によって作成された元文書データに基づいて原稿
に印刷された文書情報の画像を読み取ってイメージデー
タに変換する画像読取手段に相当する。また、上記メモ
リ装置５が、文書編集装置によって作成された元文書デ
ータのイメージデータを展開するメモリに相当する。
集装置によって作成された元文書データに基づいて原稿
に印刷された文書情報の画像を読み取ってイメージデー
タに変換する画像読取手段に相当する。また、上記メモ
リ装置５が、文書編集装置によって作成された元文書デ
ータのイメージデータを展開するメモリに相当する。
【００２４】上記制御装置６が、画像読取装置３によっ
て読み取られたイメージデータ、又はメモリ装置５に展
開された元文書データのイメージデータを記録装置４に
記録して文書として登録及び管理する文書登録管理手段
と、文書の登録時に、イメージデータの記録と共に、そ
の登録時に指定された文書情報の元文書データを特定す
る元文書特定データを記録する手段と、元文書データに
改訂禁止であることを示すマークを付加して改訂禁止に
する改訂禁止手段の機能を果たす。
て読み取られたイメージデータ、又はメモリ装置５に展
開された元文書データのイメージデータを記録装置４に
記録して文書として登録及び管理する文書登録管理手段
と、文書の登録時に、イメージデータの記録と共に、そ
の登録時に指定された文書情報の元文書データを特定す
る元文書特定データを記録する手段と、元文書データに
改訂禁止であることを示すマークを付加して改訂禁止に
する改訂禁止手段の機能を果たす。
【００２５】さらに、上記制御装置６は、上記改訂禁止
にされた元文書データの改訂禁止状態を解除する改訂禁
止解除手段と、改訂禁止状態を解除された元文書データ
が改訂作業中であることを示すマークをその元文書デー
タの文書管理データに付与する手段の機能も果たす。
にされた元文書データの改訂禁止状態を解除する改訂禁
止解除手段と、改訂禁止状態を解除された元文書データ
が改訂作業中であることを示すマークをその元文書デー
タの文書管理データに付与する手段の機能も果たす。
【００２６】次に、この文書管理装置における文書登録
処理について説明する。図２はその文書登録処理を示す
フローチャートである。この文書登録処理は、ステップ
（図中「Ｓ」で示す）１の文書読み取り・記録処理で、
画像読取装置から読み取った画像のイメージデータ又は
記録装置から読み込んだ元文書データのイメージデータ
をメモリ装置５に展開し、必要があれば画像データ圧縮
を施した後にそのイメージデータを文書として記録装置
４に記録する処理を必要頁分行なう。
処理について説明する。図２はその文書登録処理を示す
フローチャートである。この文書登録処理は、ステップ
（図中「Ｓ」で示す）１の文書読み取り・記録処理で、
画像読取装置から読み取った画像のイメージデータ又は
記録装置から読み込んだ元文書データのイメージデータ
をメモリ装置５に展開し、必要があれば画像データ圧縮
を施した後にそのイメージデータを文書として記録装置
４に記録する処理を必要頁分行なう。
【００２７】ステップ２の文書検索情報登録処理で、入
力装置から入力された検索用文書タイトルデータ等の管
理情報が入力されると、その管理情報をイメージデータ
と対応させて記録装置４に記録する。ステップ３で、表
示装置に登録した文書の元文書データが有るか否かを確
認させるメッセージを表示し、いずれかを指示する入力
を待ち、その指示入力に基づいて登録した文書の元文書
データが有るか否かを判断する。この元文書データは、
ワードプロセッサ等の文書編集装置によって作成された
文字コードデータ等の文書情報である。
力装置から入力された検索用文書タイトルデータ等の管
理情報が入力されると、その管理情報をイメージデータ
と対応させて記録装置４に記録する。ステップ３で、表
示装置に登録した文書の元文書データが有るか否かを確
認させるメッセージを表示し、いずれかを指示する入力
を待ち、その指示入力に基づいて登録した文書の元文書
データが有るか否かを判断する。この元文書データは、
ワードプロセッサ等の文書編集装置によって作成された
文字コードデータ等の文書情報である。
【００２８】ステップ３の判断で元文書データがなけれ
ば、この文書登録処理を終了する。また、ステップ３の
判断で元文書データがあれば、ステップ４へ進んで表示
装置に元文書データを特定する元文書特定データの入力
画面を表示し、入力された元文書特定データが指示する
元文書データが存在するか否かをチェックする。
ば、この文書登録処理を終了する。また、ステップ３の
判断で元文書データがあれば、ステップ４へ進んで表示
装置に元文書データを特定する元文書特定データの入力
画面を表示し、入力された元文書特定データが指示する
元文書データが存在するか否かをチェックする。
【００２９】ステップ４の判断で存在しなければステッ
プ３の処理へ戻り、存在すればステップ５へ進んで元文
書データの改訂禁止化処理、すなわち元文書データに改
訂禁止であることを示すマークを付加して改訂禁止にす
る処理によって元文書データの原稿サイズや頁数等の情
報を保存する制御データ内に改訂禁止フラグ項目を設定
し、その項目に改訂禁止のマークを記録する。
プ３の処理へ戻り、存在すればステップ５へ進んで元文
書データの改訂禁止化処理、すなわち元文書データに改
訂禁止であることを示すマークを付加して改訂禁止にす
る処理によって元文書データの原稿サイズや頁数等の情
報を保存する制御データ内に改訂禁止フラグ項目を設定
し、その項目に改訂禁止のマークを記録する。
【００３０】それと共に記録装置上の元文書特定データ
テーブルの本登録文書の管理情報の文書番号の項目に
「元文書有り」のステータスと元文書特定データを記録
し、この文書登録処理を終了する。この場合の文書登録
処理では、元文書特定データとして、文書編集装置での
元文書データの文書番号、例えば文書番号「１００」を
登録する。
テーブルの本登録文書の管理情報の文書番号の項目に
「元文書有り」のステータスと元文書特定データを記録
し、この文書登録処理を終了する。この場合の文書登録
処理では、元文書特定データとして、文書編集装置での
元文書データの文書番号、例えば文書番号「１００」を
登録する。
【００３１】次に、上記元文書特定データとして元文書
データを記録した記録媒体の種類とファイル名とを記録
し、システムコールを用いて元文書特定データを改訂禁
止にする場合の処理について説明する。この場合、上記
制御装置６は、文書の登録時に、イメージデータの記録
と共に、その登録時に指定された文書情報の元文書デー
タを記録した記録媒体の種類とファイル名とを記録する
手段と、元文書データのファイル管理情報に書き込み及
び更新禁止属性を付加して改訂禁止にする改訂禁止手段
の機能を果たす。
データを記録した記録媒体の種類とファイル名とを記録
し、システムコールを用いて元文書特定データを改訂禁
止にする場合の処理について説明する。この場合、上記
制御装置６は、文書の登録時に、イメージデータの記録
と共に、その登録時に指定された文書情報の元文書デー
タを記録した記録媒体の種類とファイル名とを記録する
手段と、元文書データのファイル管理情報に書き込み及
び更新禁止属性を付加して改訂禁止にする改訂禁止手段
の機能を果たす。
【００３２】この場合の文書登録処理では、元文書特定
データとして、文書編集装置での元文書データの元文書
格納ドライブと元文書データファイル名を登録する。図
３は、元文書特定データテーブルのデータフォーマット
の一例を示す図である。この元文書特定データテーブル
には、文書番号に対応させて元文書データの状況と元文
書格納ドライブと元文書データファイル名を記録してい
る。
データとして、文書編集装置での元文書データの元文書
格納ドライブと元文書データファイル名を登録する。図
３は、元文書特定データテーブルのデータフォーマット
の一例を示す図である。この元文書特定データテーブル
には、文書番号に対応させて元文書データの状況と元文
書格納ドライブと元文書データファイル名を記録してい
る。
【００３３】例えば、文書番号「２」は元文書データ有
りで、その元文書データを記録した記録媒体の種類がフ
ロッピディスクであることを示すと共に、元文書格納ド
ライブがフロッピディスクドライブＡであることを示す
「Ａ：（ＦＤ）」と、元文書データのファイル名がワー
ドプロセッサで作成された文字コードであることを示す
「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＷＰ」とが登録されている。
りで、その元文書データを記録した記録媒体の種類がフ
ロッピディスクであることを示すと共に、元文書格納ド
ライブがフロッピディスクドライブＡであることを示す
「Ａ：（ＦＤ）」と、元文書データのファイル名がワー
ドプロセッサで作成された文字コードであることを示す
「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＷＰ」とが登録されている。
【００３４】さらに、この場合の改訂禁止化処理は、シ
ステムコールを用いて元文書データのファイル管理情報
のファイル属性を、書き込み及び更新禁止属性に相当す
るリードオンリにして改訂禁止にする。
ステムコールを用いて元文書データのファイル管理情報
のファイル属性を、書き込み及び更新禁止属性に相当す
るリードオンリにして改訂禁止にする。
【００３５】次に、この文書管理装置において、システ
ムコールを用いて元文書特定データを改訂禁止にする他
の処理例について説明する。この場合、上記制御装置６
は、元文書データのファイル名を文書編集装置で扱えな
いファイル名に変更して改訂禁止にする改訂禁止手段の
機能を果たす。
ムコールを用いて元文書特定データを改訂禁止にする他
の処理例について説明する。この場合、上記制御装置６
は、元文書データのファイル名を文書編集装置で扱えな
いファイル名に変更して改訂禁止にする改訂禁止手段の
機能を果たす。
【００３６】この場合の文書登録処理では、システムコ
ールを用いて元文書データのファイル拡張子を変更し
て、そのファイル名を文書編集装置で扱えないファイル
名に変更して改訂禁止にする。したがって、元文書特定
データテーブルの元文書データファイル名には、変更前
の拡張子を記録しておき、変更する拡張子を固定のもの
とするとよい。例えば、図３に示した文書番号「２」の
元文書データファイル名「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＷＰ」の
拡張子「ＷＰ」を「ＲＯ」に変更し、「／ＢＵＮＳＨＸ
Ｘ．ＲＯ」で更新登録する。
ールを用いて元文書データのファイル拡張子を変更し
て、そのファイル名を文書編集装置で扱えないファイル
名に変更して改訂禁止にする。したがって、元文書特定
データテーブルの元文書データファイル名には、変更前
の拡張子を記録しておき、変更する拡張子を固定のもの
とするとよい。例えば、図３に示した文書番号「２」の
元文書データファイル名「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＷＰ」の
拡張子「ＷＰ」を「ＲＯ」に変更し、「／ＢＵＮＳＨＸ
Ｘ．ＲＯ」で更新登録する。
【００３７】次に、この文書管理装置における文書改訂
可処理について説明する。図４は、その文書改訂可処理
を示すフローチャートである。この処理は、ステップ
（図中「Ｓ」で示す）１１の文書検索処理で改訂しよう
とする文書を検索して選択する。この文書検索は、選択
したい文書の文書タイトル情報を指定し、その文書タイ
トル情報が一致する文書を検索して選択することによっ
て行なう。
可処理について説明する。図４は、その文書改訂可処理
を示すフローチャートである。この処理は、ステップ
（図中「Ｓ」で示す）１１の文書検索処理で改訂しよう
とする文書を検索して選択する。この文書検索は、選択
したい文書の文書タイトル情報を指定し、その文書タイ
トル情報が一致する文書を検索して選択することによっ
て行なう。
【００３８】ステップ１２で選択された文書の文書番号
に基づいて元文書特定データテーブルを参照し、「元文
書有り」ステータスがあるか否かを調べて、元文書デー
タが登録されているか否かを判断する。この判断で登録
されていなければこの文書改訂可処理を終了するが、登
録されていれば、ステップ１３へ進んで元文書特定デー
タによって特定される元文書データが存在するか否かを
チェックする。
に基づいて元文書特定データテーブルを参照し、「元文
書有り」ステータスがあるか否かを調べて、元文書デー
タが登録されているか否かを判断する。この判断で登録
されていなければこの文書改訂可処理を終了するが、登
録されていれば、ステップ１３へ進んで元文書特定デー
タによって特定される元文書データが存在するか否かを
チェックする。
【００３９】この判断で、元文書データが存在しなけれ
ばステップ１２へ戻るが、存在すればステップ１４へ進
んで改訂可能化処理を行ない、改訂禁止にされた元文書
データの改訂禁止状態を解除し、それと共に元文書特定
データテーブルに元文書データが改訂作業中であること
を示す「元文書更新中」のステータスを書き込み、この
文書改訂可処理を終了する。
ばステップ１２へ戻るが、存在すればステップ１４へ進
んで改訂可能化処理を行ない、改訂禁止にされた元文書
データの改訂禁止状態を解除し、それと共に元文書特定
データテーブルに元文書データが改訂作業中であること
を示す「元文書更新中」のステータスを書き込み、この
文書改訂可処理を終了する。
【００４０】上記改訂可能化処理は、元文書データの制
御データ内の改訂禁止フラグ項目に改訂禁止が登録され
ている場合、その項目を改訂可能のデータに変更して改
訂禁止を解除する。また、システムコールを用いて元文
書データのファイル管理情報のファイル属性が、書き込
み及び更新禁止属性に相当するリードオンリで改訂禁止
にしている場合、そのファイル属性をリード・ライトに
して改訂禁止を解除する。
御データ内の改訂禁止フラグ項目に改訂禁止が登録され
ている場合、その項目を改訂可能のデータに変更して改
訂禁止を解除する。また、システムコールを用いて元文
書データのファイル管理情報のファイル属性が、書き込
み及び更新禁止属性に相当するリードオンリで改訂禁止
にしている場合、そのファイル属性をリード・ライトに
して改訂禁止を解除する。
【００４１】さらに、システムコールを用いて元文書デ
ータのファイル拡張子を変更して、そのファイル名を文
書編集装置で扱えないファイル名に変更して改訂禁止に
している場合、そのファイル拡張子を元に戻して改訂禁
止を解除する。例えば、図３に示した元文書特定データ
テーブルでは、文書番号「２」の元文書データファイル
名「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＲＯ」の拡張子「ＲＯ」を「Ｗ
Ｐ」に戻し、「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＷＰ」で更新登録す
る。
ータのファイル拡張子を変更して、そのファイル名を文
書編集装置で扱えないファイル名に変更して改訂禁止に
している場合、そのファイル拡張子を元に戻して改訂禁
止を解除する。例えば、図３に示した元文書特定データ
テーブルでは、文書番号「２」の元文書データファイル
名「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＲＯ」の拡張子「ＲＯ」を「Ｗ
Ｐ」に戻し、「／ＢＵＮＳＨＸＸ．ＷＰ」で更新登録す
る。
【００４２】そして、元文書特定データテーブルの状況
欄のデータを「元文書更新中」と変更する。例えば、図
３に示した元文書特定データテーブルでは、文書番号
「４」については改訂禁止が解除され、現在改訂作業中
であることを示す「元文書更新中」のデータが登録され
ている。
欄のデータを「元文書更新中」と変更する。例えば、図
３に示した元文書特定データテーブルでは、文書番号
「４」については改訂禁止が解除され、現在改訂作業中
であることを示す「元文書更新中」のデータが登録され
ている。
【００４３】
【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る文書管理装置によれば、文書編集装置で作成した文書
データを登録するとき、その登録した文書データを許可
無く改訂できないようにすることかでき、登録文書とそ
の元文書が別に管理されている場合に文書の一元管理を
容易に行なえる。
る文書管理装置によれば、文書編集装置で作成した文書
データを登録するとき、その登録した文書データを許可
無く改訂できないようにすることかでき、登録文書とそ
の元文書が別に管理されている場合に文書の一元管理を
容易に行なえる。
【図１】この発明の一実施例である文書管理装置の構成
を示すブロック図である。
を示すブロック図である。
【図２】図１に示した文書管理装置における文書登録処
理を示すフローチャートである。
理を示すフローチャートである。
【図３】図１に示した文書管理装置の元文書特定データ
テーブルのデータフォーマットの一例を示す図である。
テーブルのデータフォーマットの一例を示す図である。
【図４】図１に示した文書管理装置における文書改訂可
処理を示すフローチャートである。
処理を示すフローチャートである。
１：入力装置 ２：表示装置 ３：画像読取装置 ４：記録装置 ５：メモリ装置 ６：制御装置
Claims (7)
- 【請求項１】 文書編集装置によって作成された元文書
データに基づいて原稿に印刷された文書情報の画像を読
み取ってイメージデータに変換する画像読取手段と、該
手段によって変換されたイメージデータを記録装置に記
録して文書として登録及び管理する文書登録管理手段と
を備えた文書管理装置において、 前記文書の登録時に、前記イメージデータの記録と共
に、該登録時に指定された前記文書情報の元文書データ
を特定する元文書特定データを記録する手段と、前記元
文書データに改訂禁止であることを示すマークを付加し
て改訂禁止にする改訂禁止手段とを設けたことを特徴と
する文書管理装置。 - 【請求項２】 文書編集装置によって作成された元文書
データに基づいて原稿に印刷された文書情報の画像を読
み取ってイメージデータに変換する画像読取手段と、該
手段によって変換されたイメージデータを記録装置に記
録して文書として登録及び管理する文書登録管理手段と
を備えた文書管理装置において、 前記文書の登録時に、前記イメージデータの記録と共
に、該登録時に指定された前記文書情報の元文書データ
を記録した記録媒体の種類とファイル名とを記録する手
段と、前記元文書データのファイル管理情報に書き込み
及び更新禁止属性を付加して改訂禁止にする改訂禁止手
段とを設けたことを特徴とする文書管理装置。 - 【請求項３】 文書編集装置によって作成された元文書
データに基づいて原稿に印刷された文書情報の画像を読
み取ってイメージデータに変換する画像読取手段と、該
手段によって変換されたイメージデータを記録装置に記
録して文書として登録及び管理する文書登録管理手段と
を備えた文書管理装置において、 前記文書の登録時に、前記イメージデータの記録と共
に、該登録時に指定された前記文書情報の元文書データ
を記録した記録媒体の種類とファイル名とを記録する手
段と、前記元文書データのファイル名を前記文書編集装
置で扱えないファイル名に変更して改訂禁止にする改訂
禁止手段とを設けたことを特徴とする文書管理装置。 - 【請求項４】 文書編集装置によって作成された元文書
データのイメージデータを展開するメモリと、該メモリ
に展開されたイメージデータを記録装置に記録して文書
として登録及び管理する文書登録管理手段とを備えた文
書管理装置において、前記文書の登録時に、前記イメー
ジデータの記録と共に、該登録時に指定された該イメー
ジデータの元文書データを特定する元文書特定データを
記録する手段と、前記元文書データに対して改訂禁止で
あることを示すマークを付加して改訂禁止にする改訂禁
止手段とを設けたことを特徴とする文書管理装置。 - 【請求項５】 文書編集装置によって作成された元文書
データのイメージデータを展開するメモリと、該メモリ
に展開されたイメージデータを記録装置に記録して文書
として登録及び管理する文書登録管理手段とを備えた文
書管理装置において、前記文書の登録時に、前記イメー
ジデータの記録と共に、該登録時に指定された該イメー
ジデータの元文書データを記録した記録媒体の種類とフ
ァイル名とを記録する手段と、前記元文書データのファ
イル管理情報に書き込み及び更新禁止属性を付加して改
訂禁止にする改訂禁止手段とを設けたことを特徴とする
文書管理装置。 - 【請求項６】 文書編集装置によって作成された元文書
データのイメージデータを展開するメモリと、該メモリ
に展開されたイメージデータを記録装置に記録して文書
として登録及び管理する文書登録管理手段とを備えた文
書管理装置において、前記文書の登録時に、前記イメー
ジデータの記録と共に、該登録時に指定された該イメー
ジデータの元文書データを記録した記録媒体の種類とフ
ァイル名とを記録する手段と、前記元文書データのファ
イル名を前記文書編集装置で扱えないファイル名に変更
して改訂禁止にする改訂禁止手段とを設けたことを特徴
とする文書管理装置。 - 【請求項７】 請求項１乃至６のいずれか一項に記載の
文書管理装置において、前記改訂禁止手段によって改訂
禁止にされた元文書データの改訂禁止状態を解除する改
訂禁止解除手段と、該手段によって改訂禁止状態を解除
された元文書データが改訂作業中であることを示すマー
クを該元文書データの文書管理データに付与する手段と
を設けたことを特徴とする文書管理装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP14644195A JP3560388B2 (ja) | 1995-06-13 | 1995-06-13 | 文書管理装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP14644195A JP3560388B2 (ja) | 1995-06-13 | 1995-06-13 | 文書管理装置 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH08339435A true JPH08339435A (ja) | 1996-12-24 |
| JP3560388B2 JP3560388B2 (ja) | 2004-09-02 |
Family
ID=15407731
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP14644195A Expired - Fee Related JP3560388B2 (ja) | 1995-06-13 | 1995-06-13 | 文書管理装置 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3560388B2 (ja) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US7295230B2 (en) | 2002-07-03 | 2007-11-13 | Sanyo Electric Co., Ltd. | Camera with a temporary delete folder for storing images that are deleted when the memory becomes full |
-
1995
- 1995-06-13 JP JP14644195A patent/JP3560388B2/ja not_active Expired - Fee Related
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US7295230B2 (en) | 2002-07-03 | 2007-11-13 | Sanyo Electric Co., Ltd. | Camera with a temporary delete folder for storing images that are deleted when the memory becomes full |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JP3560388B2 (ja) | 2004-09-02 |
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Effective date: 20040203 Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 |
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