JPH07146854A - 文書管理方式 - Google Patents
文書管理方式Info
- Publication number
- JPH07146854A JPH07146854A JP5315947A JP31594793A JPH07146854A JP H07146854 A JPH07146854 A JP H07146854A JP 5315947 A JP5315947 A JP 5315947A JP 31594793 A JP31594793 A JP 31594793A JP H07146854 A JPH07146854 A JP H07146854A
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Abstract
(57)【要約】
【目的】 電子文書と、その印刷物との関連を知るため
の調査に多くの時間と労力が掛からないようにした文書
管理方式を提供する。 【構成】 電子文書を印刷する際にその印刷情報を記録
し（ステップＳ２０２）、前記電子文書の印刷物を管理
するための印刷物管理情報を前記印刷情報と共に記録し
（ステップＳ２０４）、前記電子文書を管理するための
電子文書管理情報を前記印刷情報及び前記印刷物管理情
報と共に記録し（ステップＳ２０６）、前記印刷情報，
印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情報を
取り出して表示装置または印刷装置に出力する（ステッ
プＳ２０８）。
の調査に多くの時間と労力が掛からないようにした文書
管理方式を提供する。 【構成】 電子文書を印刷する際にその印刷情報を記録
し（ステップＳ２０２）、前記電子文書の印刷物を管理
するための印刷物管理情報を前記印刷情報と共に記録し
（ステップＳ２０４）、前記電子文書を管理するための
電子文書管理情報を前記印刷情報及び前記印刷物管理情
報と共に記録し（ステップＳ２０６）、前記印刷情報，
印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情報を
取り出して表示装置または印刷装置に出力する（ステッ
プＳ２０８）。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、例えばオフィス内で文
書（電子文書及びその印刷物）を管理するための文書管
理方式に関する。
書（電子文書及びその印刷物）を管理するための文書管
理方式に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、オフィス内のワードプロセッサ等
によって作成された電子文書と、その印刷物とを併せて
管理する方法は存在しないため、電子文書と、その印刷
物とを別々に管理していた。
によって作成された電子文書と、その印刷物とを併せて
管理する方法は存在しないため、電子文書と、その印刷
物とを別々に管理していた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】従って、従来の文書管
理方法では、電子文書と、その印刷物との管理が別々で
あるため、電子文書と、その印刷物との関連を知るため
の調査に多くの時間と労力が掛かると言う問題点があっ
た。
理方法では、電子文書と、その印刷物との管理が別々で
あるため、電子文書と、その印刷物との関連を知るため
の調査に多くの時間と労力が掛かると言う問題点があっ
た。
【０００４】本発明は上記事情に鑑みてなされたもの
で、電子文書と、その印刷物との関連を知るための調査
に多くの時間と労力が掛からないようにした文書管理方
式を提供することを目的とするものである。
で、電子文書と、その印刷物との関連を知るための調査
に多くの時間と労力が掛からないようにした文書管理方
式を提供することを目的とするものである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明は、電子文書とその印刷物とを合わせて管理す
る文書管理方式において、前記電子文書を印刷する際に
その印刷情報を記録する第１ステップと、前記電子文書
の印刷物を管理するための印刷物管理情報を前記第１ス
テップで記録した印刷情報と共に記録する第２ステップ
と、前記電子文書を管理するための電子文書管理情報を
前記第１ステップで記録した印刷情報及び前記第２ステ
ップで記録した印刷物管理情報と共に記録する第３ステ
ップと、前記第１〜第３ステップで記録した印刷情報，
印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情報を
取り出して出力装置に出力する第４ステップとを具備し
たことを特徴とするものである。
に本発明は、電子文書とその印刷物とを合わせて管理す
る文書管理方式において、前記電子文書を印刷する際に
その印刷情報を記録する第１ステップと、前記電子文書
の印刷物を管理するための印刷物管理情報を前記第１ス
テップで記録した印刷情報と共に記録する第２ステップ
と、前記電子文書を管理するための電子文書管理情報を
前記第１ステップで記録した印刷情報及び前記第２ステ
ップで記録した印刷物管理情報と共に記録する第３ステ
ップと、前記第１〜第３ステップで記録した印刷情報，
印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情報を
取り出して出力装置に出力する第４ステップとを具備し
たことを特徴とするものである。
【０００６】
【作用】電子文書を印刷する際にその印刷情報を記録
し、次に前記電子文書の印刷物を管理するための印刷物
管理情報を前記印刷情報と共に記録し、次いで前記電子
文書を管理するための電子文書管理情報を前記印刷情報
及び印刷物管理情報と共に記録し、その後前記印刷情
報，印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情
報を取り出して出力装置に出力する。
し、次に前記電子文書の印刷物を管理するための印刷物
管理情報を前記印刷情報と共に記録し、次いで前記電子
文書を管理するための電子文書管理情報を前記印刷情報
及び印刷物管理情報と共に記録し、その後前記印刷情
報，印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情
報を取り出して出力装置に出力する。
【０００７】
【実施例】以下、本発明の一実施例を図面に基づき説明
する。図１は、本発明の一実施例に係わる文書管理方式
を適用した情報処理システムの構成を示すブロック図で
あり、同図中、１は情報処理システム全体を制御する中
央処理装置で、該中央処理装置１には、入力装置２、情
報読取装置３、補助記憶装置４、記憶装置５、表示装置
６及び印刷装置７がそれぞれ接続されている。
する。図１は、本発明の一実施例に係わる文書管理方式
を適用した情報処理システムの構成を示すブロック図で
あり、同図中、１は情報処理システム全体を制御する中
央処理装置で、該中央処理装置１には、入力装置２、情
報読取装置３、補助記憶装置４、記憶装置５、表示装置
６及び印刷装置７がそれぞれ接続されている。
【０００８】入力装置２は、各種の情報（データ）を入
力したり情報処理システムを操作するものである。情報
読取装置３は、磁気テープやフロッピーディスク等の外
部記憶媒体から情報（プログラム）を読み取るものであ
る。補助記憶装置４は、フロッピーディスク等からなる
もので、本実施例で用いる電子文書を格納するものであ
る。記憶装置５は、半導体ＲＡＭ（ランダムアクセスメ
モリ）や磁気ディスク等からなるもので、情報読取装置
３により読み取った本実施例を実行するためのプログラ
ム、印刷した文書の印刷情報、該印刷物の管理情報及び
電子文書の管理情報等が格納される。前記印刷した文書
の印刷情報とは、その印刷した文書の文書名、印刷日
時、印刷者氏名、これまでの印刷回数及び印刷部数等で
ある。また、前記印刷物の管理情報とは、その印刷物の
保管場所（例えば、２７階フロアの１番キャビネットの
２番フォルダの中等）、保管責任者氏名及び保管枚数等
である。更に、電子文書の管理情報とは、その電子文書
が格納されているフロッピーディスク等の補助記憶装置
４の保管場所、保管責任者氏名及びフロッピーディスで
あればその枚数等である。
力したり情報処理システムを操作するものである。情報
読取装置３は、磁気テープやフロッピーディスク等の外
部記憶媒体から情報（プログラム）を読み取るものであ
る。補助記憶装置４は、フロッピーディスク等からなる
もので、本実施例で用いる電子文書を格納するものであ
る。記憶装置５は、半導体ＲＡＭ（ランダムアクセスメ
モリ）や磁気ディスク等からなるもので、情報読取装置
３により読み取った本実施例を実行するためのプログラ
ム、印刷した文書の印刷情報、該印刷物の管理情報及び
電子文書の管理情報等が格納される。前記印刷した文書
の印刷情報とは、その印刷した文書の文書名、印刷日
時、印刷者氏名、これまでの印刷回数及び印刷部数等で
ある。また、前記印刷物の管理情報とは、その印刷物の
保管場所（例えば、２７階フロアの１番キャビネットの
２番フォルダの中等）、保管責任者氏名及び保管枚数等
である。更に、電子文書の管理情報とは、その電子文書
が格納されているフロッピーディスク等の補助記憶装置
４の保管場所、保管責任者氏名及びフロッピーディスで
あればその枚数等である。
【０００９】表示装置６は、ＣＲＴディスプレイ装置等
からなり、文書情報（印刷した文書の印刷情報＋印刷物
の管理情報＋電子文書の管理情報）を表示画面に表示出
力するものである。印刷装置７は、前記文書情報を紙等
に印字出力するものである。
からなり、文書情報（印刷した文書の印刷情報＋印刷物
の管理情報＋電子文書の管理情報）を表示画面に表示出
力するものである。印刷装置７は、前記文書情報を紙等
に印字出力するものである。
【００１０】次に、上記構成の情報処理システムに適用
した本発明の文書管理方式の動作を、図１及び図２を用
いて説明する。図２は、本発明の文書管理方式の動作を
示すフローチャートである。
した本発明の文書管理方式の動作を、図１及び図２を用
いて説明する。図２は、本発明の文書管理方式の動作を
示すフローチャートである。
【００１１】まず、図２のステップＳ２００で中央処理
装置１は、磁気テープやフロッピーディスク等の外部記
憶媒体からプログラムを情報読取装置３を介して記憶装
置５に読み込む。次いで、ステップＳ２０１に進んで中
央処理装置１は、ユーザによりワードプロセッサ等で作
成された電子文書が、印刷装置７を用いて紙等に印刷処
理されたか否かを判別する。印刷処理されたと判別され
た場合はステップＳ２０２に進んで中央処理装置１は、
その印刷された文書の印刷情報を前記ワードプロセッサ
等から取り出して、記憶装置５に格納（記録）する。
装置１は、磁気テープやフロッピーディスク等の外部記
憶媒体からプログラムを情報読取装置３を介して記憶装
置５に読み込む。次いで、ステップＳ２０１に進んで中
央処理装置１は、ユーザによりワードプロセッサ等で作
成された電子文書が、印刷装置７を用いて紙等に印刷処
理されたか否かを判別する。印刷処理されたと判別され
た場合はステップＳ２０２に進んで中央処理装置１は、
その印刷された文書の印刷情報を前記ワードプロセッサ
等から取り出して、記憶装置５に格納（記録）する。
【００１２】次いでステップＳ２０３に進み中央処理装
置１は、ユーザにより入力装置２から前記印刷された紙
等の印刷物の管理情報が入力されたか否かを判別する。
印刷物の管理情報が入力されないと判別された場合は前
記ステップＳ２０１へ戻り、また、印刷物の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０４に進ん
で中央処理装置１は、その入力された印刷物の管理情報
を記憶装置５に格納する。次にステップＳ２０５に進み
中央処理装置１は、ユーザにより入力装置２から前記電
子文書の管理情報が入力されたか否かを判別する。電子
文書の管理情報が入力されないと判別された場合は前記
ステップＳ２０１へ戻り、また、電子文書の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０６に進ん
で中央処理装置１は、その入力された電子文書の管理情
報を記憶装置５に格納した後、前記ステップＳ２０１へ
戻る。これにより、電子文書とその印刷物との関連付け
が行われたことになる。
置１は、ユーザにより入力装置２から前記印刷された紙
等の印刷物の管理情報が入力されたか否かを判別する。
印刷物の管理情報が入力されないと判別された場合は前
記ステップＳ２０１へ戻り、また、印刷物の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０４に進ん
で中央処理装置１は、その入力された印刷物の管理情報
を記憶装置５に格納する。次にステップＳ２０５に進み
中央処理装置１は、ユーザにより入力装置２から前記電
子文書の管理情報が入力されたか否かを判別する。電子
文書の管理情報が入力されないと判別された場合は前記
ステップＳ２０１へ戻り、また、電子文書の管理情報が
入力されたと判別された場合はステップＳ２０６に進ん
で中央処理装置１は、その入力された電子文書の管理情
報を記憶装置５に格納した後、前記ステップＳ２０１へ
戻る。これにより、電子文書とその印刷物との関連付け
が行われたことになる。
【００１３】一方、前記ステップＳ２０１において印刷
処理されないと判別された場合はステップＳ２０７に進
んで中央処理装置１は、ユーザにより前記ステップＳ２
０２、ステップＳ２０４及びステップＳ２０６において
記録した各情報の取り出しが要求されているか否かを判
別する。各情報の取り出しが要求されていないと判別さ
れた場合は前記ステップＳ２０１へ戻り、また、各情報
の取り出しが要求されていると判別された場合ステップ
Ｓ２０８に進んで中央処理装置１は、記憶装置５に格納
した文書の印刷情報と印刷物の管理情報と電子文書の管
理情報とからなる文書情報を取り出して表示装置６また
は印刷装置７に出力した後、前記ステップＳ２０１へ戻
る。
処理されないと判別された場合はステップＳ２０７に進
んで中央処理装置１は、ユーザにより前記ステップＳ２
０２、ステップＳ２０４及びステップＳ２０６において
記録した各情報の取り出しが要求されているか否かを判
別する。各情報の取り出しが要求されていないと判別さ
れた場合は前記ステップＳ２０１へ戻り、また、各情報
の取り出しが要求されていると判別された場合ステップ
Ｓ２０８に進んで中央処理装置１は、記憶装置５に格納
した文書の印刷情報と印刷物の管理情報と電子文書の管
理情報とからなる文書情報を取り出して表示装置６また
は印刷装置７に出力した後、前記ステップＳ２０１へ戻
る。
【００１４】以上のような処理を行うことにより、電子
文書と印刷物との関連を調べる時に、多くの時間と手数
が掛かると言う従来の不都合を解消することができるも
のである。
文書と印刷物との関連を調べる時に、多くの時間と手数
が掛かると言う従来の不都合を解消することができるも
のである。
【００１５】尚、本発明において印刷物とは、電子文書
の情報を紙に出力したものに限られるものではなく、電
子文書の情報をＯＨＰシート等に出力したものも含むも
のである。また、電子文書を作成する手段としては、上
述したワードプロセッサの他に、ＤＴＰソフト或はエデ
ィタ等を使用してもよい。更に、電子文書を、補助記憶
装置４ではなく記憶装置５に格納するようにしてもよ
い。
の情報を紙に出力したものに限られるものではなく、電
子文書の情報をＯＨＰシート等に出力したものも含むも
のである。また、電子文書を作成する手段としては、上
述したワードプロセッサの他に、ＤＴＰソフト或はエデ
ィタ等を使用してもよい。更に、電子文書を、補助記憶
装置４ではなく記憶装置５に格納するようにしてもよ
い。
【００１６】
【発明の効果】以上詳述したように本発明の文書管理方
式によれば、電子文書を印刷する際にその印刷情報を記
録し、次に前記電子文書の印刷物を管理するための印刷
物管理情報を前記印刷情報と共に記録し、次いで前記電
子文書を管理するための電子文書管理情報を前記印刷情
報及び印刷物管理情報と共に記録し、その後前記印刷情
報，印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情
報を取り出して出力装置に出力するので、電子文書と印
刷物との関連を調べる時に、多くの時間と手数が掛かる
と言う従来の不都合を解消することができ、この種の文
書管理に要する時間を大幅に短縮することができるとい
う効果を奏する。
式によれば、電子文書を印刷する際にその印刷情報を記
録し、次に前記電子文書の印刷物を管理するための印刷
物管理情報を前記印刷情報と共に記録し、次いで前記電
子文書を管理するための電子文書管理情報を前記印刷情
報及び印刷物管理情報と共に記録し、その後前記印刷情
報，印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情
報を取り出して出力装置に出力するので、電子文書と印
刷物との関連を調べる時に、多くの時間と手数が掛かる
と言う従来の不都合を解消することができ、この種の文
書管理に要する時間を大幅に短縮することができるとい
う効果を奏する。
【図１】図１は、本発明の一実施例に係わる文書管理方
式を適用した情報処理システムの構成を示すブロック図
である。
式を適用した情報処理システムの構成を示すブロック図
である。
【図２】同文書管理方式の動作を示すフローチャートで
ある。
ある。
１ 中央処理装置 ２ 入力装置 ３ 情報読取装置 ４ 補助記憶装置 ５ 記憶装置 ６ 表示装置 ７ 印刷装置
Claims (1)
- 【請求項１】 電子文書とその印刷物とを合わせて管理
する文書管理方式において、前記電子文書を印刷する際
にその印刷情報を記録する第１ステップと、前記電子文
書の印刷物を管理するための印刷物管理情報を前記第１
ステップで記録した印刷情報と共に記録する第２ステッ
プと、前記電子文書を管理するための電子文書管理情報
を前記第１ステップで記録した印刷情報及び前記第２ス
テップで記録した印刷物管理情報と共に記録する第３ス
テップと、前記第１〜第３ステップで記録した印刷情
報，印刷物管理情報，電子文書管理情報からなる文書情
報を取り出して出力装置に出力する第４ステップとを具
備したことを特徴とする文書管理方式。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5315947A JP3042953B2 (ja) | 1993-11-22 | 1993-11-22 | 文書管理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP5315947A JP3042953B2 (ja) | 1993-11-22 | 1993-11-22 | 文書管理方法 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH07146854A true JPH07146854A (ja) | 1995-06-06 |
| JP3042953B2 JP3042953B2 (ja) | 2000-05-22 |
Family
ID=18071518
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP5315947A Expired - Fee Related JP3042953B2 (ja) | 1993-11-22 | 1993-11-22 | 文書管理方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3042953B2 (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US6631495B2 (en) | 1997-06-12 | 2003-10-07 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Electronic document identification, filing, and retrieval system |
| JP2007028582A (ja) * | 2005-07-15 | 2007-02-01 | Toshiba Corp | 文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム |
-
1993
- 1993-11-22 JP JP5315947A patent/JP3042953B2/ja not_active Expired - Fee Related
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US6631495B2 (en) | 1997-06-12 | 2003-10-07 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Electronic document identification, filing, and retrieval system |
| JP2007028582A (ja) * | 2005-07-15 | 2007-02-01 | Toshiba Corp | 文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム |
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JP3042953B2 (ja) | 2000-05-22 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
Free format text: PAYMENT UNTIL: 20080310 Year of fee payment: 8 |
|
| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
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| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
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| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
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| FPAY | Renewal fee payment (event date is renewal date of database) |
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