JPH02206875A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 この発明は、イメージスキャナで原稿から読み取った文
書や図面などのイメージデータを光ディスクなどの媒体
にファイリングしておいて必要に応じて検索して利用す
る電子ファイル装置に関し、特に、文書管理情報および
検索用キーワード情報からなる登録簿の作成、変更を容
易化するための技術改良に関するものである。

従来の技術 代表的な電子ファイル装置では、文書の登録作業は概路
次のような手順で行われる。１つの文書として管理され
る何ページかの原稿を準備し、文書単位登録の開始を指
示した上で、前記原稿の各ページをイメージスキャナで
順次読み取らせる。

イメージスキャナから出力される各ページのイメージデ
ータは、ファイルメモリとしての光ディスクの所定エリ
アに順次書き込まれる。その次に、前記文書の管理情報
および検索用キーワード情報を前記光ディスクの所定エ
リア（登録簿）に書き込む。

発明が解決しようとする課題 従来の電子ファイル装置では、光ディスクの前記登録簿
に検索用キーワード情報を記入する際に、キーワード塩
やキーワード属性を決めるとともに、記入する文字の種
類（半角英数、半角数字、全角等）、最大文字数等を決
め、それらを事前にセットする必要があった。特にキー
ワード属性や文字数に関するセット内容は一度登録して
しまうと、後で変更することができなかった。このこと
の根本的な原因は、ファイルメモリとして使う光ディス
クが書き換え不可能な媒体だという点にある。

そのため、不必要またはあまシ使用頻度の高くないキー
ワードを登録していたシ、文字数が多すぎたシ少なすぎ
たシした場合でも、それらを削除したυ変更したりする
ことができない。またキーワード属性でも半角英数字で
充分なところを、全角を指定するということがよくあっ
た。

この発明は前述した従来の問題点に鑑みなされたもので
、その目的は、前記キーワード情報を適正化してからフ
ァイルメモリの登録簿に正式に書き込めるようにした電
子ファイル装置を提供することにある。

課題を解決するための手段 そこでこの発明では、文書管理情報および検索用キーワ
ード情報を含む登録簿情報をまず書き換え可能なバッフ
ァメモリ上に作成し、そのあとで書き換え不可能なファ
イルメモリに適宜変更して本登録する構成とした。

作用 本発明は上述の構成によって、前記キーワード情報は前
記バッファメモリ上で何度も書き換えることができ、こ
の段階でキーワードを適宜変更して適切化し、その上で
前記ファイルメモリに書き込む（本登録）ことができる
。

実施例 第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の・
・−ドウエア構成を示すものであって、１１はデータ処
理および装置全体の制御を行なう中央処理装置（ＣＰＵ
）、１２は主記憶装置、１３はオペレーティングシステ
ムや文書登録処理プログラムを格納するとともに前述の
バッファメモリとして使われる磁気ディスク装置である
。オペレーティングシステムや文書登録処理プログラム
は、この磁気ディスク装置１３から主記憶装置１２にロ
ードされる。

１８はオペレータとの対話などに利用されるデイスプレ
ィ装置であシ、入力手段としてのキーボード１９および
ポインティングデバイスとしてのマウス加が付属してい
る。１７はデイスプレィ制御装置であシ、デイスプレィ
装置１８の制御とともにキーボード１９およびマウス加
に関連した制御を行なうものである。

１５は前述のファイルメモリとして光デイスク装置であ
って、記録媒体である光ディスク１６に対してデータの
記録再生を行なう。１４は光デイスク装置１５の制御装
置である。乙は原稿を光電的に読み取るイメージスキャ
ナ、乙はプリンタ、２１はこれらに対するデータの入出
力を制御する入出力制御装置である。

以上の・・−ドウエア構成は基本的に従来装置と同じで
あシ、また光デイスク装置１５に登録されている文書情
報を検索して利用する処理なども従来装置と同じである
。

本発明による特徴は、文書を検索する際に必要となって
くるキーワード情報の削除、変更処理にあり、以下では
この特徴部分を抽出し、第２図のフローチャートに従っ
て詳しく説明する。

まず、キーワード項目が設定されているかどうかを判定
しく２０１Ｌ設定されていない場合は、キーワード項目
数、キーワード項目名、キーワード項目ＩＤ、キーワー
ド項目属性を設定する（　２０２　）。次に登録する文
書や図面等をイメージスキャナ乙で読み取り（２０３）
、そのイメージデータを磁気ディスク装置１３に記憶さ
せる（　２０４　）。

この作業を原稿がなくなるまで行う（２０５）。次に、
磁気ディスク装置１３に格納した文書に対するキーワー
ド情報を前記のキーワード項目設定に基づいて、マウス
加またはキーボード１９によって入力し、その入力内容
（キーワード情報）を磁気ディスク装置１３に記憶させ
る（　２０６　）。

このように作成したキーワード情報を書き換え可能な媒
体である磁気ディスク装置１３にまず格納するので、さ
きほど入力したものだけでなく、以前に入力したキーワ
ード情報についても削除、追加や変更を自由に何回でも
行うことができる（２０７）。

キーワード情報の変更等がすべて終了した時点でキーワ
ード項目の変更があるかどうかを確認する（　２０８　
）。キーワード項目名の変更はすぐに行えるが、キーワ
ード属性、文字数の変更は、登録されているキーワード
情報との絡みもあるため、チエツクルーチンが必要とな
ってくる。

キーワード項目文字数を変更する場合の処理を第３図に
示している。キーワード項目文字数を小さくしたい場合
、既登録キーワードの文字数と変更後の文字数をチエツ
クし、変更後の文字数がすべての既登録キーワードよシ
大きいときに文字数の変更を行う。または、最初にキー
ワード項目文字数を最大値に設定し、登録されているキ
ーワード文字数の最大値をキーワード項目文字数にして
も良い。

また、キーワード属性を全角文字から半角文字に変更す
る場合の処理を第４図に示している。まず既登録キーワ
ード情報をすべてチエツクし、全角→牛角の変換が可能
かどうかを調べる。できない場合はエラーメツセージを
出し、できる場合は変換処理を実行する。全角→半角変
換を行うと、占有メモリ量が半分となり、メモリを効率
的に利用できる。

以上のようにして磁気ディスク装置１３においてキーワ
ード項目の変更、削除、追加を自由に何回でも行うこと
ができ、適切なキーワード情報を作成することができた
なら、磁気ディスク装置１３に格納されている前記イメ
ージデータおよび登録簿情報（文書管理情報とキーワー
ド情報を含む）をファイルメモリである光ディスク１６
に転記する（第２図のステップ２１０．２１１）。

発明の効果 以上詳細に説明したように、この発明による電子ファイ
ル装置では、キーワード情報を書き換え可能なバッファ
メモリ上で作成してから書き換え不可能なファイルメモ
リに転記する構成としたので、キーワード項目名、属性
、文字数等をバッファメモリ上で自由に何回でも変更す
ることができるので、適切なキーワード情報を効率よく
設定することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の概
略構成図、第２図は同装置における文書登録処理のフロ
ーチャート、第３図はキーワード文字数の変更処理のフ
ローチャート、第４図はキーワード属性の変更処理のフ
ローチャートである。 １３・・・磁気ディスク装置（バッファメモリ）、１６
・・・光ディスク（ファイルメモリ）。 第１図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 入力される各ページのイメージデータを書き換え可能な
   バッファメモリに順次書き込む画像登録手段と、前記イ
   メージデータを文書単位にまとめる文書管理情報および
   各文書の検索用キーワード情報を含む登録簿情報を前記
   バッファメモリに書き込む登録簿作成手段と、前記バッ
   ファメモリに書き込まれた前記イメージデータおよび前
   記登録簿情報を適宜変換して書き換え不可能なファイル
   メモリに転記する本登録手段とを備えた電子ファイル装
   置。