JPH01226271A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 この発明は、イメージスキャナで原稿から読み取った文
書や図面などのイメージデータを光デイ２″−ノ゛ スフなどの媒体にファイリングしておいて必要に応じて
検索して利用する電子ファイル装置に関し、特に、文書
の登録作業を容易化するだめの技術改良に関する。

従来の技術 代表的な電子ファイル装置では、文書の登録作業は概路
次のような手順で行なわれる。１つの文書として管理さ
れる何ページかの原稿を準備し、文書単位登録の開始を
指示しだ上で、前記原稿の各ページをイメージスキャナ
で順次読み取らせる。

イメージスキャナから出力される各ページのイメージデ
ータは、ファイルメモリとしての光ディスクの所定エリ
ア（実体域）に順次書き込まれる。

その光ディスクには管理情報を記録するエリア（登録簿
）もあり、１つの文書に属する複数ページのイメージデ
ータが光ディスクの実体域に記録されると、同時にその
文書の管理情報が同じ光ディスクの登録簿に記録される
。

文書管理情報には、個々の文書を識別するだめのファイ
ル番号や文書番号の他、個々の文書を構３　・＼−７ 成する各ページのイメージデータの所在（実体域におけ
るアドレス）が最低限含才れている。各ページのアドレ
スには、そのページの原稿のサイズや、その原稿を読み
取った際の解像度などの情報を付帯させるのが普通で、
これらページごとの管理情報をページ管理情報と称する
。光ディスクの登録簿に記録されているある文書管理情
報を読み取り、その中のあるページ管理情報のアドレス
に従って実体域を再生すれば、該当ページのイメージデ
ータを読み出すことができ、そのイメージデータを表示
したり印刷する際に前記サイズや解像度の情報を利用し
てデータを処理する。

以上のように、１つの文書についてのイメージデータと
管理情報とが同時並行的に光ディスクに記録される。こ
の次の段階で、文書検索用のキーワードを入力する。各
文書に付与されたキーワードは整理されて検索装置の索
引ファイルに登録される。

発明が解決しようとする課題 前記のように従来の装置では、１文書として扱う複数の
原稿を予め捷とめ、それら原稿を次々とイメージスキャ
ナにかけると、全ページデータと文書管理情報とが光デ
ィスクに記録される。多数の文書を次々とファイルに登
録する場合、１文書ごとに原稿入力作業を区切り、キー
ボードを操作して］文書の終了を指示するとともにキー
ワードを入力し、そのあと次の文書の原稿入力を開始す
る。これはあ捷り能率的な作業手順とは言えない。

多量の原稿を自動送り装置によって連続してイメージデ
ータにかけてし甘う方が能率も良いし、スキャナの独占
的な使用時間が短くなるのに、このような方法で複数文
書を登録することはできない。

丑だ、１つの文書の原稿を入力し終ったあとで、必要の
ない原稿をも登録してしまったり、あるいは必要な原稿
を登録し忘れていることに気が付いた場合、当然ながら
修正の入力操作を行なうことになる。しかし、この段階
ではイメージデータだけでなく文書管理情報も光ディス
クに既に記録されている。現状の光ティスフのように書
き換えができなかったり、まだは容易でない媒体をファ
イ５　・＼−２ ルメモリとして使用していると、前記の修正処理が面倒
になるし時間もかかる。

この発明は上述した従来の問題点に鑑みなされたもので
、その目的は、多量の原稿をもとに多数の文書をファイ
ルに次々と登録する作業を能率よく合理的に進めること
ができるようにした電子ファイル装置を提供することに
ある。

課題を解決するだめの手段 そこでこの発明では、入力される各ページのイメージデ
ータをファイルメモリに順次書き込むと同時に、そのペ
ージごとの書き込みアドレスを含んだページ管理情報を
別のバッファメモリに順次書き込む一次登録手段と、一
次登録済みの任意の複数ページのイメージデータを任意
の配列で表示させる編集表示手段と、表示されている任
意の複数ページを１つの文書と定義する旨の文書組みの
入力を受けて、前記バッファメモリから読み取った該当
ページのページ管理情報を含んだ文書管理情報を前記フ
ァイルメモリに書き込む二次登録手段とを設けた。

６　・＼−７ 作用 多量の原稿を文書の区切りや順番に関係なくイメージス
キャナにかける。すると前記一次登録手段によって、各
原稿（ページ）のイメージデータが前記ファイルメモリ
に次々と書き適寸れ、同時に各ページの書き込みアドレ
スを含んだ前記ページ管理情報が前記バッファメモリに
書き込まれる。

前記編集表示手段によれば、前記バッファメモリ上のペ
ージ管理情報をもとに任意の複数ページのイメージデー
タを前記ファイルメモリから読み出して任意の配列でデ
イスプレィ上に表示することができる。この編集表示手
段を使って１つの文書にまとめる複数ページをデイスプ
レィ上にまとめ、それらを１つの文書として定義する文
書組みの入力操作を行なうと、前記二次登録手段によっ
て前記文書管理情報が生成されて前記ファイルメモリに
書き適才れる。

実施例 第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置のハ
ードウェア構成を示すものであって、１１７　・＼−２ はデータ処理および装置全体の制御を行なう中央処理装
置（ＣＰＵ）　、１２は主記憶装置、１３はオペレーテ
ィングシステムや文書登録処理プログラムを格納すると
ともに前述のバッファメモリとして使われる磁気ディス
ク装置である。オペレーティングシステムや文書登録処
理プログラムは、この磁気ディスク装置１３から主記憶
装置１２にロードされる。

１８はオペレータとの対話などに利用されるデイスプレ
ィ装置であり、入力手段としてのキーボード１９および
ポインティングデバイスとしてのマウス２０が付属して
いる。１７はデイスプレィ制御装置でｓｂ、デイスプレ
ィ装置１８の制御とともにキーボード１９およびマウス
２０に関連した制御を行なうものである。

１５は前述のファイルメモリとして光デイスク装置であ
って、記録媒体である光ディスク１６に対してデータの
記録再生を行なう。１４は光デイスク装置１５の制御装
置である。２３は原稿を光電的に読み取るイメージスキ
ャナ、２２はプリンタ、２１はこれらに対するデータの
入出力を制御する入出力制御装置である。

以上のハードウェア構成は基本的に従来装置と同じであ
シ、また光デイスク装置１５に登録されている文書情報
を検索して利用する処理なども従来装置と同じである。

本発明による特徴は文書をファイルに登録する際の処理
にあり、以下ではこの特徴部分を抽出し、第２図のフロ
ーチャートに従って詳しく説明する。

まず、これから登録しようとする原稿をまとめてイメー
ジスキャナ２３のＡＤＦ　（オートドキュメントフィー
ダ）上にセットする。キーボード１９マたはマウス２０
によって「読み取部」を指示すると、入出力制御装置２
１よりスキャナ２３に起動がかがシ、原稿の読み取りが
開始される。原稿の１ページの読み取りが開始される。

原稿の１ページの読み取りが終了すると、そのイメージ
データが光デイスク装置１５によシ光ディスク１６のイ
メージデータエリア（実体域）に記録される。このイメ
ージデータの光ディスク１６における記録アドレスと、
この９　・＼−・ イメージデータの原稿サイズや解像度などの情報を含ん
だページ管理情報が生成され、それは磁気ディスク装置
１３に記録される。第２図のステップ２０１→２０２→
２０３→２０４に示すように、スキャナ２３のＡＤＦに
セットした原稿がなくなるまで前記の処理が繰り返され
る。これが一次登録の処理である。

すべての原稿をイメージスキャナ２３で読み取ったなら
ば編集表示処理に進む（ステップ２０５→２０６）。キ
ーボード１９マたはマウス２０で「表示」を指示すると
、前記の一次登録された各原稿のイメージデータが入力
順に第３図に示す配列でデイスプレィ装置１８に表示さ
れる。この表示上で各ページの削除や移動それに挿入、
差し換えといった編集を行なうことができる。例えばペ
ージ１とページ２０間に他のページを挿入したい場合は
、マウス２０によシページ１を指定し、さらに「挿入」
を指定し、挿入したい原稿をスキャナ２３にセットして
読み取らせる。すると、その原稿のイメージデータにつ
いてステップ２０５→２０６の一次登録の１０ヘーノ 処理を経た上で、そのページのイメージが表示上の指定
箇所に割シ込んでくる。このような表示上の編集作業に
よって１つの文書にすベキ複数ページを所定の順番に並
べてひと１とめにする。その作業ができたら、キーボー
ド１９またはマウス２０によって、１つの文書の先頭ペ
ージと最後のページを指定して「文書組み」の指令を与
える（ステップ２０７）。そうすると、１文書に属する
と指定された各ページのページ管理情報（磁気ディスク
装置１３に記録されている）と文書番号等からなる文書
管理情報が生成され、それが光ディスク１６（前記イメ
ージデータが記録されているもの）の管理情報エリア（
登録簿）に記録される（ステップ２０８）。これが二次
登録の処理であ漫、登録しようとする文書ごとにこれを
繰シ返す（ステップ２０９）。

なお、ファイルメモリの記録媒体は光ディスクに限定さ
れるものではない。

発明の効果 以上詳細に説明したように、この発明による電子ファイ
ル装置では、イメージスキャナで読み取った各ページの
イメージデータをファイルメモリに書き込む一次登録の
段階では各ページ管理情報を別のバッファメモリに書き
込んでおき、最終的な文書組みの入力を受けて各文書の
管理情報を前記ファイルメモリに書き込むようにしだの
で、入力の誤シがあってファイルメモリの管理情報を修
正するという事態はほとんど発生しなくなり、面倒な修
正作業を行なわなくて済むようになる。寸だ、文書組み
の作業を前記編集表示手段による表示上で行なうことが
でき、多数の文書をファイルに次々と登録する作業を誤
りなく、しかも能率よく合理的に進めることができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の概
略構成図、第２図は同装置における文書登録処理のフロ
ーチャート、第３図は同文書登録処理における編集表示
時の表示例の概念図である。 １３−磁気ディスク装置（バッファメモ’Ｊ）、１５・
光デイスク装置（ファイルメモリ）。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 入力される各ページのイメージデータをファイルメモリ
   に順次書き込むと同時に、そのページごとの書き込みア
   ドレスを含んだページ管理情報を別のバッファメモリに
   順次書き込む一次登録手段と、一次登録済みの任意の複
   数ページのイメージデータを任意の配列で表示させる編
   集表示手段と、表示されている任意の複数ページを１つ
   の文書と定義する旨の文書組みの入力を受けて、前記バ
   ッファメモリから読み取った該当ページのページ管理情
   報を含んだ文書管理情報を前記ファイルメモリに書き込
   む二次登録手段とを備えた電子ファイル装置。