JPH06180746A - 電子ファイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 原稿枚数を判断して低速電子ファイル処理装
置又は高速電子ファイル処理装置を使い分け、長期間に
おける使用コストを低減する。またファイルの管理数が
増大した場合の検索時間及び印字時間の削減を図る。 【構成】 イメージデータを画面表示するＣＲＴ１４
と、原稿情報をイメージデータとして読み取るスキャナ
２２と、イメージデータをハードコピーとして出力する
ＬＢＰ２０と、イメージデータを光情報記憶媒体に格納
するＯＤＤ１６と、ＯＤＤ１６からイメージデータを読
み出し、又は書き込むための入力装置２４とを有する。
さらにＯＤＤ１６にイメージデータの登録を低速処理で
行う低速電子ファイル処理装置１０と、ＯＤＤ１６にイ
メージデータの登録を高速処理で行う高速電子ファイル
処理装置１２とを備える。登録する原稿枚数によって低
速電子ファイル処理装置１０又は高速電子ファイル処理
装置１２とを選択的に用いて原稿情報のイメージデータ
を登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、低速及び高速電子ファ
イル処理装置を備えるとともに、ファイルアクセス時間
を短縮するためのファイル管理処理を行う電子ファイル
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】図４は、従来の個人用電子ファイル装置
の構成を示すブロック図であり、この例はＣＲＴ（ブラ
ウン管表示装置）１、電子ファイル処理装置２、ＯＤＤ
（光ディスクドライブ）３、ＨＤＤ（ハードディスクド
ライブ）４、ＬＢＰ（プリンタ）５と、Ａ３，Ａ４の原
稿を光学的に読み取るスキャナ６とを有している。

【０００３】次に、この従来の構成における動作につい
て説明する。図５は、この従来の電子ファイル装置で処
理する際の操作者の判断を示すフローチャートである。
図５において、入力して登録する原稿が２０〜３０枚か
否かを判断し、２０〜３０枚以上の場合は、この電子フ
ァイル装置での登録を行わない。すなわち、原稿をバイ
ンダなどにファイルすることになる（ステップ（図中、
Ｓと記載する）１０，１１，１２）。原稿が２０〜３０
枚未満の場合は、この電子ファイル装置で登録を行う
（ステップ１４）。

【０００４】この電子ファイル装置では、スキャナ６で
読み取った原稿情報であるイメージデータを電子ファイ
ル処理装置２で処理している。この際、ＣＲＴ１で入力
及び出力の操作状況を画面表示し、またスキャナ６で読
み取った原稿情報を画面表示している。この後にＯＤＤ
３、ＨＤＤ４で格納し、適宜、ＬＢＰ５でハードコピー
として出力している。

【０００５】この場合、複数のファイルを管理している
が、各ファイルに付加したファイル名をキーワードとし
て目的のファイルのファイル管理データの検索を行なっ
ている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記従来
例の電子ファイル装置では、入力、出力処理である登録
作業の処理速度が遅く、多量の登録文書の入力、出力処
理に多大な時間を要している。したがって、原稿が多量
の場合、当該電子ファイル装置での入力、出力処理を断
念してバインダなどに収納することが多い。これはファ
イル管理データを検索する際のキーワードにファイル名
を利用しているため、目的のファイル名を持つファイル
管理データをファイル管理データテーブルの中から順番
に検索する処理を行うためである。したがって、管理す
るファイルの数が多い場合に目的とするファイルにおけ
るファイル管理データの検索時間が多大になるという問
題があった。

【０００７】本発明は、このような従来の技術における
課題を解決するものであり、第１の目的として原稿枚数
を判断し、低速電子ファイル処理装置と高速電子ファイ
ル処理装置を使い分けることができ、長期間における使
用コストが低減する電子ファイルシステムを提供する。

【０００８】第２の目的として、コマンドによって指示
した登録場所にイメージデータを登録し、かつ、読み出
すことができ、ファイルの管理数が増大した場合の検索
時間を短縮できる電子ファイルシステムを提供する。

【０００９】第３の目的として、登録場所及び印刷範囲
を指示するコマンドによって指示した登録場所にイメー
ジデータを登録し、かつ、ハードコピーを出力でき、フ
ァイルの管理数が増大した場合の検索時間及び印字時間
を短縮できる電子ファイルシステムを提供する。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、第１の目的に対応する請求項１の発明の電子ファイ
ルシステムは、原稿情報をイメージデータとして読み取
る読み取り手段と、イメージデータをハードコピーとし
て出力する印字手段と、イメージデータを画面表示する
表示手段と、イメージデータを格納するための光情報記
憶媒体を備える光情報格納手段と、光情報格納手段から
イメージデータを読み出し、又は書き込むための読み出
し書き込み手段と、光情報格納手段にイメージデータの
登録を低速処理で行う低速電子ファイル処理装置と、光
情報格納手段にイメージデータの登録を高速処理で行う
高速電子ファイル処理装置とを備え、登録する原稿枚数
を考慮し、低速電子ファイル処理装置又は高速電子ファ
イル処理装置を選択的に用いて登録する構成である。

【００１１】第２の目的に対応する請求項２の発明は、
請求項１記載の電子ファイルシステムにおいて、低速電
子ファイル処理装置を通じてイメージデータを登録する
際にファイルパス名とともに、予め割り当てたメディア
内の登録場所を指示するコマンドを挿入して、指示した
登録場所にイメージデータの登録を行い、かつ、コマン
ドを入力して読み出す構成である。

【００１２】第３の目的に対応する請求項３の発明は、
請求項１記載の電子ファイルシステムにおいて、低速電
子ファイル処理装置を通じてイメージデータを登録する
際にファイルパス名とともに、予め割り当てた少なくと
もメディア内の登録場所とともに印刷範囲を指示するコ
マンドを挿入して、指示した登録場所にイメージデータ
の登録を行い、かつ、印刷範囲を指定するコマンドを入
力して印字手段からハードコピーを出力する構成であ
る。

【００１３】

【作用】このような構成の請求項１では、登録する原稿
枚数を予め判断し、低速電子ファイル処理装置又は高速
電子ファイル処理装置を選択的に用いて登録し、長期間
における使用コストを低減している。

【００１４】請求項２では、予め割り当てたメディア内
の登録場所を指示するコマンドを挿入して、指示した登
録場所にイメージデータの登録を行い、かつ、コマンド
を入力して読み出している。

【００１５】請求項３では、指示した登録場所にイメー
ジデータの登録を行い、かつ、印刷範囲を指定するコマ
ンドを入力して印字手段からハードコピーを出力してい
る。この場合、ヘッダ情報の検索を使用頻度が高いもの
から順に行い、検索されたヘッダ情報に基づていファイ
ルアクセスを行う。すなわち、検索時間及び印字時間が
短縮される。

【００１６】

【実施例】次に、本発明の電子ファイルシステムの実施
例を図面を参照して詳細に説明する。

【００１７】図１は、本発明の電子ファイルシステムの
実施例の構成を示すブロック図である。図１において、
この電子ファイルシステムは、低速電子ファイル処理装
置１０と、並列処理によって高速入力及び出力処理が出
来る高速電子ファイル処理装置１２とが設けられてい
る。

【００１８】さらに、この電子ファイルシステムでは、
高速電子ファイル処理装置１２に接続されるＣＲＴ（ブ
ラウン管表示装置、請求項における表示手段に対応す
る）１４、低速又は高速での読み出し、又は書き込みが
出来るＯＤＤ（光ディスクドライブ、請求項における光
情報格納手段に対応する）１６とを有している。

【００１９】また、ＨＤＤ（ハードディスク）１８と、
高速でハードコピーを出力するＬＢＰ（高速プリンタ、
請求項における印字手段に対応する）２０と、サイズが
Ａ０，Ａ２，Ａ３，Ａ４等の原稿情報を光学的に読み取
るスキャナ２２（請求項における読み取り手段に対応す
る）と、登録、表示などの操作を行う入力装置２４（請
求項における読み出し書き込み手段に対応する）とが設
けられている。

【００２０】なお、この電子ファイルシステムにおいて
低速電子ファイル処理装置１０は、高速電子ファイル処
理装置１２を通じてＣＲＴ１４、ＯＤＤ１６、ＨＤＤ１
８、ＬＢＰ２０、スキャナ２２、入力装置２４とにそれ
ぞれ接続されている。低速電子ファイル処理装置１０と
高速電子ファイル処理装置１２とは、いずれか一方を入
力装置２４で選択する。この場合、選択した低速電子フ
ァイル処理装置１０又は高速電子ファイル処理装置１２
にＣＲＴ１４、ＯＤＤ１６、ＨＤＤ１８、ＬＢＰ２０、
スキャナ２２が接続されることになる。

【００２１】次に、この実施例の構成における動作につ
いて説明する。図２は、この実施例における動作の処理
手順を示すフローチャートである。図２において、入力
して登録する原稿が２０〜３０枚以内か否かを操作者が
判断する（ステップ２０）。このステップ２０で原稿枚
数が２０〜３０枚以内のＹｅｓの場合は、低速電子ファ
イル処理装置１０の処理でＯＤＤ１６又はＨＤＤ１８に
登録を行う。この場合の登録処理では低速電子ファイル
処理装置１０を入力装置２４で選択して行う（ステップ
２１）。

【００２２】次に、ＯＤＤ１６又はＨＤＤ１８のファイ
ル位置にコマンドを入力装置２４から入力する（ステッ
プ２２）。この後、ＯＤＤ１６又はＨＤＤ１８のファイ
ル位置にコマンドとともにスキャナ２２で読み取った原
稿情報をＯＤＤ１６又はＨＤＤ１８に格納する（ステッ
プ２３）。

【００２３】なお、ステップ２０で原稿枚数が２０〜３
０枚以上のＮｏの場合、高速電子ファイル処理装置１２
を入力装置２４で選択する（ステップ２４）。そしてＣ
ＲＴ１４で表示しながら登録処理を行う。この場合、ス
キャナ２２で読み取った原稿情報であるイメージデータ
を高速電子ファイル処理装置１２を通じてＯＤＤ１６又
はＨＤＤ１８に格納する（ステップ２５）。

【００２４】続いて、ステップ２３で格納したＯＤＤ１
６又はＨＤＤ１８の原稿情報を読み出す場合は、低速電
子ファイル処理装置１０を入力装置２４で選択する（ス
テップ２６）。次に、ファイル位置のコマンドを入力装
置２４から入力してＯＤＤ１６又はＨＤＤ１８から読み
出す（ステップ２７，２８）。

【００２５】なお、この実施例では原稿枚数が２０〜３
０枚以上か否かを判断しているが、この枚数は低速電子
ファイル処理装置１０、高速電子ファイル処理装置１２
の処理能力によって変更すれば良い。

【００２６】図３は、複数ファイルの管理データを格納
する管理データテーブルを示す図である。この管理デー
タテーブルは、低速電子ファイル処理装置１０に格納さ
れる。図３において、ファイル作成時には、作成された
ファイルの管理データが作成され、この管理データテー
ブル内に加えられる。

【００２７】この場合、管理データテーブル内では、追
加された管理データの相対位置、すなわち、管理データ
テーブルの先頭からの値を新しく作成したファイルの登
録場所を指示するコマンド（識別番号）として「識別番
号（１）、識別番号（２）…識別番号（ｎ−１）、識別
番号（ｎ）が割り付けられる。

【００２８】そしてこのファイルに対して処理を行なう
時には、割り付けられた登録場所を指示するコマンド
（識別番号）（１）〜（ｎ）を利用して、管理データテ
ーブルの中から直接目的のファイル管理データを検索し
て見つける。

【００２９】例えば新しいファイルを作成した場合に、
図３に示すファイル管理データがファイル管理データテ
ーブル内の２番目に置かれた場合、このファイルには登
録場所を指示するコマンド（識別番号）として「識別番
号２」を割り当てる。

【００３０】この後に、このファイルに対して処理を行
う時には、識別番号（１）〜（ｎ）から、次式（１）に
基づいて、目的とするファイル管理データテーブル内の
ファイル管理データの位置を直接求める。 Ｌ＝（ｎ−１）×ｍ …（１） Ｌ：目的のファイル管理データのテーブル先頭からのオ
フセット ｎ：目的のファイルに割り当てられた識別番号 ｍ：ファイル管理データ一つ分の大きさ

【００３１】このように原稿枚数が２０〜３０枚以上か
否かを判断して、低速電子ファイル処理装置１０又は高
速電子ファイル処理装置１２を使い分けている。したが
って、原稿枚数が２０〜３０枚未満の場合は低コストの
低速電子ファイル処理装置１０が利用できるため、処理
コストが嵩む高速電子ファイル処理装置１２を使用しな
いですみ長期間における使用コストが低減することにな
る。

【００３２】しかも低速電子ファイル処理装置１０に格
納する際に入力したコマンドを指定して読み出してい
る。すなわち、式（１）に示すようにエリアを直接アク
セスすることによって、ファイルの管理数が増大した場
合の検索時間が削減でき、またＬＢＰ２０でのハードプ
リンタの出力が高速で得られるようになる。

【００３３】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように請求項１
では、登録する原稿枚数を予め判断し、低速電子ファイ
ル処理装置又は高速電子ファイル処理装置を選択的に用
いて登録しているので、長期間における使用コストを低
減できるという効果を有する。請求項２では、予め割り
当てたメディア内の登録場所を指示するコマンドを挿入
して、指示した登録場所にイメージデータの登録を行
い、かつ、コマンドを入力して読み出しているので、フ
ァイルの管理数が増大した場合の検索時間を短縮できる
という効果を有する。請求項３では、指示した登録場所
にイメージデータの登録を行い、かつ、印刷範囲を指定
するコマンドを入力して印字手段からハードコピーを出
力しているので、ファイルの管理数が増大した場合の検
索時間及び印字時間を短縮できるという効果を有する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子ファイルシステムの実施例におけ
る構成を示すブロック図である。

【図２】実施例における動作の処理手順を示すフローチ
ャートである。

【図３】実施例における複数のファイルの管理データを
格納するテーブルを示す図である。

【図４】従来の個人用電子ファイル装置の構成を示すブ
ロック図である。

【図５】従来の個人用電子ファイル装置で原稿を処理す
る際のユーザの判断を示すフローチャーである。

【符号の説明】

１０ 低速電子ファイル処理装置 １２ 高速電子ファイル処理装置 １４ ＣＲＴ １６ ＯＤＤ １８ ＨＤＤ ２０ ＬＢＰ ２２ スキャナ ２４ 入力装置

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 原稿情報をイメージデータとして読み取
   る読み取り手段と、 イメージデータをハードコピーとして出力する印字手段
   と、イメージデータを画面表示する表示手段と、イメー
   ジデータを格納するための光情報記憶媒体を備える光情
   報格納手段と、上記光情報格納手段からイメージデータ
   を読み出し、又は書き込むための読み出し書き込み手段
   と、上記光情報格納手段にイメージデータの登録を低速
   処理で行う低速電子ファイル処理装置と、上記光情報格
   納手段にイメージデータの登録を高速処理で行う高速電
   子ファイル処理装置とを備え、登録する原稿枚数を考慮
   し、上記低速電子ファイル処理装置又は高速電子ファイ
   ル処理装置を選択的に用いて登録することを特徴とする
   電子ファイルシステム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子ファイルシステムに
   おいて、低速電子ファイル処理装置を通じてイメージデ
   ータを登録する際にファイルパス名とともに、予め割り
   当てたメディア内の登録場所を指示するコマンドを挿入
   して、指示した登録場所にイメージデータの登録を行
   い、かつ、コマンドを入力して読み出すことを特徴とす
   る電子ファイルシステム。
3. 【請求項３】 請求項１記載の電子ファイルシステムに
   おいて、低速電子ファイル処理装置を通じてイメージデ
   ータを登録する際にファイルパス名とともに、予め割り
   当てた少なくともメディア内の登録場所とともに印刷範
   囲を指示するコマンドを挿入して、指示した登録場所に
   イメージデータの登録を行い、かつ、印刷範囲を指定す
   るコマンドを入力して印字手段からハードコピーを出力
   することを特徴とする電子ファイルシステム。