JPH03288266A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、記憶装置に格納・されている文書・画像デー
タを検索して表示または印刷する電子ファイリング装置
に関する。

従来の技術 従来、この種の電子ファイリング装置では、検索情報と
してキーワードを入力し、文書・画像データとともに、
外部記憶媒体に登録しておくことで、検索時には、指定
されたキーワードをもとに、所望の文書・画像データを
取り出すことができるようになっている。

発明か解決しようとする課題 このような従来の電子ファイリング装置においては、印
刷履歴のある文書・画像データを検索しようとする場合
に、次のような問題が発生する。

それは、あらかじめ設定しておいた検索情報が完全なも
のではなく、印刷履歴に関する検索情報を所有していて
いないことにある。この場合、ユーザはキーワードごと
に検索コマンドを入力して調査しなければならず、検索
に時間がかかるうえ、煩わしい操作を強いられてきた。

また、キーワードの入力時に、重複するキーワードの入
力を禁止すると、検索のために数千外から数十万作の文
書・画像データに対応するユニークなキーワードを覚え
ておく必要があり、その分ユーザに負担がかかつてしま
う。

本発明は、上記課題を解決するもので、簡単な操作で、
高速に、文書・画像データごとの印刷件数を調べられる
よう、文書・画像データ名とともに、文書・画像データ
ごとの印刷件数を一覧表示できるようにした電子ファイ
リング装置を提供することを目的とする。

課題を解決するための手段 本発明は上記目的を達成するために、文書・画像データ
登録時に入力された文書・画像データとともに、文書・
画像データの印刷された件数を外部記憶媒体に登録する
印刷件数登録手段と、外部記憶媒体に記憶されている文
書・画像データとその印刷件数を読み出す印刷件数読み
だし手段と、印刷行為にともなって文書・画像データの
印刷件数を増加させる印刷件数計数手段と、読みたされ
た文書・画像データおよびその印刷件数を一覧表示する
文書・画像データ印刷件数一覧処理手段とを備えるもの
とする。

作用 本発明は上記構成により、文書・画像データの検索時に
、文書・画像データ名とその印刷件数が覧表示され、ど
の文書・画像データが何件印刷しているかを迅速容易に
確認することができる。

実施例 以下、本発明の一実施例の電子ファイリング装置につい
て、図面を参照しなから説明する。

第１図は本発明の一実施例の電子ファイリング装置の構
成を示すブロック図である。

図において、実線のブロックが本発明により追加した手
段であり破線のブロックは電子ファイリング装置か従来
から具備していた手段を示している。図中の１はキーボ
ードなとの入力装置１４からの文書・画像データを入力
制御する文書・画像データ入力手段、２は入力された文
書・画像データを主記憶装置１２へ登録制御する文書・
画像データ登録手段、３は主記憶装置１２に記憶されて
いる文書・画像データを読み出す文書・画像データ読み
だし手段、４は主記憶装置１２に記憶されている文書・
画像データの印刷件数を読みだす文書・画像データ印刷
件数読みだし手段、５は文書・画像データの印刷件数読
みだし手段４により読みだされた文書・画像データの印
刷件数を文書・画像データの印刷によりカウント・アッ
プする文書・画像データの印刷件数計数手段、７は文書
・画像、データの印刷件数読みだし手段４により読みだ
された文書・画像データの印刷件数をデイスプレィ装置
１３に一覧表示したり、プリンタ１７に一覧表示制御を
行う文書・画像データの印刷件数一覧表示処理手段であ
る。

第２図は、本発明の一実施例の電子ファイリング装置の
ハードウェアの構成を示すブロック図であって、１１は
データ処理および装置全体の制御を行なう中央処理装置
、１２は中央処理装置１１を制御するためのプログラム
やデータを格納するだめの主記憶装置、１３は文書・画
像データ名および文書・画像データの印刷件数一覧なと
を表示するデイスプレィ装置、１４は文書・画像データ
名なとの入力手段としてのキーボード、１５はデイスプ
レィ装置１３の制御などを行なうデイスプレィ制御装置
である。１６は文書・画像などを読み取るスキャナ、１
７は文書・画像データを印刷するプリンタ、１８はスキ
ャナ１６およびプリンタ１７に対する入出力制御を行な
う入出力制御装置である。１９は外部記憶媒体としての
光ディスク２０の記録再生を行なう光デイスク装置、２
１は光デイスク装置１９を制御する光デイスク制御装置
である。

上記構成要素によるハードウェアの構成と、文書・画像
データの記録再生、文書・画像データ名による文書・画
像データの検索および文書・画像データ名の一覧表示な
どの動作に付いては従来の電子ファイリング装置と同様
である。したがって、それらに関する詳細な説明は省略
し、本発明の特徴である文書・画像データの印刷件数一
覧表示、および、一覧印刷に関連した手段について説明
する。

この文書・画像データの印刷件数の一覧表示について、
文書・画像データ登録時の動作の概略フローチャートを
第３図に示し、これを用いて説明する。

図示のようにステップ１において、中央処理装置１１の
制御により文書・画像データ登録画面のデータがデイス
プレィ制御装置１５に転送され、デイスプレィ装置１３
に文書・画像データ登録画面が表示される。

ステップ２において、オペレータによりキーボード１４
から対象の文書・画像指定情報が入力される。この文書
・画像指定情報は、中央処理装置１１の制御により主記
憶装置１２に格納される。

ステップ３において、オペレータが指定した文書・画像
データおよびその印刷件数が文書・画像データ読みだし
手段３および文書・画像データの印刷件数読みだし手段
４の制御により、主記憶装置１２から読みだされる。な
お、検索情報の文書・画像データおよびその印刷件数は
光ディスク２０に記憶されており、電子ファイリング装
置起動時に、これらの情報は光デイスク制御装置２１の
制御により光ディスク２０から読み出され、中央処理装
置１１の制御により主記憶装置１２０所定エリアに格納
されている。

ステップ４において、主記憶装置１２から読み取られた
文書・画像データおよびその印刷件数が文書・画像デー
タの印刷件数一覧処理手段７の制御によりデイスプレィ
装置１３に一覧表示される。このとき、オペレータは、
文書・画像データごとの印刷件数を参照して、印刷件数
を容易に知ることができる。

ステップ５において、文書・画像データが、オペレータ
により印刷される。

ステップ６で該当文書・画像データが新規印刷であると
判断された場合はステップ７８の処理に進み、既存と判
断された場合はステップ９の処理に進む。

ステップ７においては、文書・画像データの印刷件数計
数手段５の制御により、該当文書・画像データの印刷件
数は１とカウントされる。続いて、ステップ８において
、新規印刷された文書・画像データが文書・画像データ
の印刷件数登録手段２の制御により、主記憶装置１２内
の文書・画像データバッファ２３に格納される。

ステップ９においては、文書・画像データの印刷件数計
数手段５の制御により、文書・画像データの印刷件数読
みだし手段４により読みだされた値に１を加えた値を該
当文書・画像データの印刷件数とカウントされる。

ステップ１０において、文書・画像データの印刷件数登
録手段の制御で、該当文書・画像データの最新の印刷件
数が主記憶装置１２内の文書・画像データバッファ２３
に格納される。

ステップ１１において、中央処理装置１１の制御により
、文書・画像データバッファ２３に格納されている文書
・画像データおよびその印刷件数と、主記憶装置１２の
所定エリアに格納されている文書・画像指定情報が光デ
イスク制御装置２１に転送され、また、文書・画像デー
タおよびその印刷件数の登録指定が光デイスク制御装置
２１に与えられる。光デイスク制御装置２１は光デイス
ク装置１９を制御し、該当文書・画像データおよびその
印刷件数を指定の文書・画像と対応付けて光ティスフ２
０に登録させる。

以上、文書・画像データ登録時における文書・画像デー
タおよびその印刷件数の一覧表示について説明したが、
検索時も同様に文書・画像データおよびその印刷件数の
一覧表示か行なわれる。

なお、本実施例は、光ディスクを記録媒体として用いた
電子ファイリング装置であったが、光デイスク以外の記
録媒体を用いた同様の電子ファイリング装置においても
、本発明を適用できることは言うまでもない。

このように本発明の実施例の電子ファイリング装置によ
れば、文書・画像データとともにそれが印刷された件数
を計数して外部記憶媒体に登録する手段と、その件数を
一覧表にして表示する手段とを設けたことにより、該当
する文書・画像の印刷経歴に対応した検索が容易にでき
る効果がある。

発明の効果 以上の実施例から明らかなように、本発明は、文書・画
像データ登録時に入力された文書・画像データとともに
、文書・画像データの印刷された件数を外部記憶媒体に
登録する印刷件数登録手段と、外部記憶媒体に記憶され
ている文書・画像データとその印刷件数を読み出す印刷
件数読みだし手段と、印刷行為にともない文書・画像デ
ータの印刷件数を増加させる印刷件数計数手段と、読み
だされた文書・画像データおよびその印刷件数を一覧表
示する文書・画像データ印刷件数一覧処理手段を備え、
印刷した文書・画像データとともにその印刷件数を一覧
表示するという構成とすることにより、文書・画像デー
タの検索時に、文書・画像データ名とその印刷件数が一
覧表示され、どの文書・画像データが何件印刷している
かを迅速容易に確認することができるため、印刷履歴の
ある文書・画像データの検索時には、文書・画像データ
の印刷件数により、絞り込みの検索を行なうことができ
、検索時間を短縮することができるという効果を有する
ものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の電子ファイリング装置を示
すブロック図、第２図は本発明の一実施例の電子ファイ
リング装置の７１−ドウエアの構成を示すブロック図、
第３図は同装置における文書・画像データ登録時の動作
を示す概略フローチャートである。 １・・・・・・文書・画像データ入力手段、２・・・・
・・文書・画像データ登録手段、３・・・・・・文書・
画像データ読みだし手段、４・・・・・・文書・画像デ
ータの印刷件数読みだし手段、５・・・・・・文書・画
像データの印刷件数計数手段、６・・・・・・文書・画
像データの印刷件数登録手段、７・・・・・・文書・画
像データの印刷件数一覧処理手段、１２・・・・・・主
記憶装置（外部記憶媒体）、１３・・・・・・デイスプ
レィ装置。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 入力した文書・画像データに対応させて検索情報を登録
   するようにしてなる電子ファイリング装置において、文
   書・画像データ登録時に入力された文書・画像データと
   ともに、文書・画像データの印刷された件数を外部記憶
   媒体に登録する印刷件数登録手段と、外部記憶媒体に記
   憶されている文書・画像データとその印刷件数を読み出
   す印刷件数読みだし手段と、印刷行為にともない文書・
   画像データの印刷件数を増加させる印刷件数計数手段と
   、読みだされた文書・画像データおよびその印刷件数を
   一覧表示する文書・画像データ印刷件数一覧処理手段を
   設け、印刷した文書・画像データとともにその印刷件数
   をディスプレー装置に一覧表示する手段を有する電子フ
   ァイリング装置。