JPH0444133A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （産業上の利用分野） 本発明は、記憶装置に格納されている文書・画像データ
を検索して表示または印刷する電子ファイリング装置に
関する。

（従来の技術） 従来、この種の電子ファイリング装置では、検索情報と
してキーワードを文書・画像データとともに入力して外
部記憶媒体に登録しておぎ、指定されたキーワードを検
索することで所望の文書・画像データを取り出すように
している。

（発明が解決しようとする課題） 上述した従来の電子ファイリング装置において文書・画
像データを検索しようとする場合に、容易に検索できる
ように用意すべき検索情報のキワードの検討を検索実行
前に行う。そしてキワードを用いて検索情報を検索する
が、検索情報の登録が不完全・不充分であることがしば
し発生し、ユニザはキーワード毎に検索コマンドを入力
して調査しなければならず、検索時間がかかる上に煩わ
しい操作を強いられてきた。

また、キーワードの入力時に重複するキーワドの入力を
禁止すると、検索のために数千性から数十万作の文書・
画像データ毎のユニークなキーワードを覚えておく必要
があり、その分ユーザに負担がかかってしまう。

本発明の課題は、上述した従来の問題に鑑みなされたも
のて、簡単な操作で、高速に、アクセス歴のある文書・
画像データを検索できるよう、文書・画像データ名及び
文書・画像データのアクセス情報の履歴を一覧表示でき
るようにした電子ファイリング装置を提供することにあ
る。

（課題を解決するための手段） 本発明は、上述の課題を達成するため、文書・画像デー
タに対応させて検索情報を登録する電子ファイリング装
置であって、文書・画像データ検索時にアクセスされた
文書・画像データ名及び文書・画像データのアクセス情
報を外部記憶媒体に登録するアクセス情報登録手段と、
外部記憶媒体に記憶されている文書・画像データ名及び
文書・画像データのアクセス情報を読み出すアクセス情
報読み出し手段と、読み出された文書・画像ブタ名及び
文書・画像データのアクセス情報の履歴を一覧表示する
アクセス情報履歴一覧表示処理手段とを有し、アクセス
した文書・画像データ名及び文書・画像データのアクセ
ス情報の履歴を一覧表示するようにした。

（作用） 本発明は、上述の構成によって、文書・画像データの検
索時にアクセス歴のある文書・画像データ名及び文書・
画像データのアクセス情報の履歴が一覧表示され、どの
文書・画像データが、いつアクセスされたかを迅速容易
に確認することが出来るため、アクセス歴のある文書・
画像ブタの検索時に絞り込みの検索を行うことができ、
検索時間を短縮することがてきる。

（実施例） 以下本発明の一実施例について、図面を参照しなから説
明する。

第１図は本発明の一実施例の電子ファイリング装置を示
すブロック図である。

出図において、実線のブロックが本発明により追加した
手段であり、破線のブロックは電子ファイリング装置が
従来から具備していた手段を示しており、（１）はキー
ボード（１４）等の入力装置より文書・画像データを入
力制御する文書・画像データ入力手段、（２）は入力さ
れた文書・画像データを主記憶装置（１２）へ登録する
文書・画像データ登録手段、（３）は主記憶装置（１２
）に記憶されている文書・画像データを読み出す文ＩＪ
・画像データ読み出し手段、（４）はアクセスした文書
・画像データ名及び文書・画像ブタのアクセス情報を主
記憶装置（１２）へ登録するアクセス情報登録手段、（
５）は主記憶装置（１２）に記憶されている文書・画像
データ名及び文書・画像データのアクセス情報を読み出
すアクセス情報読み出し手段、（６）はアクセス情報読
み出し手段（５）により読み出された文書・画像データ
名及び文書・画像データのアクセス情報及びそのアクセ
ス履歴をデイスプレィ装置（１３）ｔこ一覧表示したり
、プリン・り（１７）に一覧表示制御を行うアクセス情
報履歴一覧表示処理手段である。

第２図は、本発明の一実施例による電子ファイリング装
置のハードウェア構成を示すものであって、（１１）は
データ処理及び装置全体の制御を行う中央処理装置、（
１２）は中央処理装置（１１）を制御するためのプログ
ラムやデータを格納するための主記憶装置、（１３）は
文書・画像データ名や文書・画像データの印刷件数一覧
などを表示するデイスプレィ装置、（１４）は文書・画
像データ名などの入力手段としてのキーボード、（１５
）はデイスプレィ装置（１３）の制御などを行うデイス
プレィ制御装置である。（１６）は文書・画像などを読
み取るスキャナ、（１７）は文書・画像データ等を印刷
するプリンタ、（１８）はスキャナ（１６）及びプリン
タ（１７）に対する入出力制御を行う入出力制御装置で
ある。（１９）は外部記憶媒体としての光ディスク（２
０）の記録再生を行う光デイスク装置、（２１）は光デ
イスク装置（１９）を制御する光デイスク制御装置、（
２２）は文書・画像データ名及びアクセス情報のテーブ
ルである。

以上のような・・−ドウーア構成、文書・画像データの
記録再生、キーワードによる文書・画像データの検索、
文書・画像データ名による文書・画像データの検索、文
書・画像データ名の一覧表示などの動作については従来
の電子ファイリング装置と同様である。従って、それら
に関する詳細な説明は省略し、本発明の特徴である文書
・画像データ名及び文書・画像データのアクセス情報の
履歴の一覧表示、及び、一覧印刷に関連した手段に関し
て以下に説明する。この文書・画像データ名及び文書・
画像データのアクセス情報の履歴の一覧表示に伺いて、
文書・画像データ検索時の動作の概略フローチャートを
第３図Ｐこ示し、これを用いて以下説明する。

ステップ１において、中央処理装置（１１）の制御によ
り文書・画像データ登録画面のデータがデイスプレィ制
御装置（１５）に転送され、デイスプレィ装置（１３）
に文書・画像データ登録画面が表示される。

ステップ２において、オペレータによりキボード（１４
）から対象の文書・画像指定情報が入力される。この文
書・画像指定情報は、中央処理装置（１１）の制御によ
り主記憶装置（１２）に格納される。

ステップ３において、オペレータの指定により文書・画
像データ名及び文書・画像データのアクセス情報がアク
セス情報読み出し手段（５）の制御により、主記憶装置
（１２）から読み出される。尚、登録情報の文書・画像
データ名及び文書・画像データのアクセス情報は光ディ
スク（２０）に記憶されており、電子ファイリング装置
起動時に、これらの情報は光デイスク制御装置（２１）
の制御により光ディスク（２０）から読み出され、中央
処理装置（１１）の制御により主記憶装置（１２）の文
書・画像データ名及びアクセス情報のテーブル（２２）
に格納される。

ステップ４において、主記憶装置（１２）から読み取ら
れた文書・画像データ名及び文書・画像データのアクセ
ス情報及びそのアクセス履歴がアクセス情報履歴一覧表
示処理手段（６）の制御によりデイスプレィ装置（１３
）に一覧表示される。この際、オペレータは、文書・画
像データ毎の一覧表示された情報を参照して、過去にア
クセスした検索すべき文書・画像データ名を容易に知る
ことができる。

ステップ５において、文書・画像データ名を直接入力し
て、最小回数の入力により迅速な検索を行うことができ
る。

ステップ６において、アクセス情報登録手段（４）の制
御で、最新のアクセスによる文書・画像データの文書・
画像データ名及び文書・画像データのアクセス情報が主
記憶装置（１２）内のアクセス情報バッファ（２３）に
格納される。

ステップ７において、中央処理装置（１１）の制御によ
り、アクセス情報バッファ（２３）に格納されている文
書・画像データ名及び文書・画像データのアクセス情報
と、主記憶装置（１２）の所定エリアに格納されている
文書・画像指定情報が光デイスク制御装置（２１）に転
送され、また、文書・画像データ名及び文書・画像デー
タのアクセス情報の登録指示が光デイスク制御装置（２
１）に与えられる。光デイスク制御装置（２１）は光デ
イスク装置（１９）を制御し、該当文書・画像データ名
及び文書・画像データのアクセス情報を指定の文書・画
像と対応付けて光ディスク（２０）に登録させる。

尚、本実施例は、光ディスクを記録媒体として用いた電
子ファイリング装置であったが、光ティスフ以外の記録
媒体を用いた同様の電子ファイリング装置においても、
本発明を適用できる。

（発明の効果） 以上の説明から明らかなように、本発明は文書・画像デ
ータの検索時に、アクセス歴のある文書・画像データ名
及び文書・画像データのアクセス情報の履歴が一覧表示
され、どの文書・画像データがいつアクセスされたかを
迅速容易に確認することが出来るため、アクセス歴のあ
る文書・画像データの検索時には絞り込みの検索を行う
ことができ、検索時間を短縮することができるという効
果を有するものである。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の電子ファイリング装置を示
すブロック図、第２図は本発明の一実施例による電子フ
ァイリング装置のノ・−ドウエア構成図、第３図は同装
置における文書・画像データ検索時の動作の概略フロー
チャートである。 （１）　＝ （２）　： （３）　： （４）　＝ （５）　＝ （６璽 文書・画像データ入力手段 文書・画像データ登録手段 文書・画像データ読みだし手段 アクセス情報登録手段 アクセス情報読み出し手段 アクセス情報履歴一覧表示処理手段 ：中央処理装置 （１２）：主記憶装置 （１３）：ディスプレイ装置 （１４）：キーボード （１５）：ディスプレイ制御装置 （１６）：　スキャナ （１７）：　　プリンタ （１８）：入出力制御装置 （１９）：光デイスク装置 （２２）：文書・画像データ名及びアクセス情報のテー
ブル （２３）： アクセス情報バッファ 特　　許 代　　理 願　　人

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １）文書・画像データに対応させて検索情報を登録する
   電子ファイリング装置であって、 文書・画像データ検索時にアクセスされた文書・画像デ
   ータ名及び文書・画像データのアクセス情報を外部記憶
   媒体に登録するアクセス情報登録手段と、 外部記憶媒体に記憶されている文書・画像 データ名及び文書・画像データのアクセス情報を読み出
   すアクセス情報読み出し手段と、 読み出された文書・画像データ名及び文書・画像データ
   のアクセス情報の履歴を一覧表示するアクセス情報履歴
   一覧表示処理手段とを有し、 アクセスした文書・画像データ名及び文書・画像データ
   のアクセス情報の履歴を一覧表示することを特徴とする
   電子ファイリング装置。