JPH10254856A - 文書検索装置及び文書検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書情報を保存し、検索、表示等を行う文書
検索装置において、大量の文書情報を保存でき、かつわ
ずらわしい作業を必要とすることなく、高速で検索を行
うことができるようにする。 【解決手段】 文書登録を行う場合、文書のタイトルを
キーボード４で入力して文書データベース６に文書を保
存するとともに、スキャナ２で読み取った画像を光磁気
ディスク装置１２に保存する。また文書検索を行う場合
は、キーボード４によりタイトルを指定して指示し、検
索部９により検索結果をＣＲＴ３に表示する。その際、
文書へのアクセスに応じてデータベース制御部１０によ
り文書情報の保存先を高速読み書き可能なハードディス
ク１１と大容量の光磁気ディスク装置１２とで切り替え
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書情報をその文
書の属性情報とともに保存し、検索、表示、修正、印刷
等を行う文書検索装置、特に文書情報として画像情報を
含む文書検索装置及び文書検索方法に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】文書情報を保存し、検索、表示等を行う
従来の文書検索装置にあっては、文書情報を単一の記憶
装置に保存するか、あるいは管理者が各文書または文書
の集合に対して明示的にその記憶場所を指定するように
している。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記のよう
にすべての文書情報を単一の記憶装置に保存する場合、
特にデータサイズの大きな画像を記憶させる場合には、
記憶装置の空き容量がすぐになくなってしまい、大量の
文書を保存できなかったり、大量の文書を記憶させるに
は装置が高額なものになったり、あるいは磁気テープの
ような大容量であるが低速の記憶装置に記憶させる場合
には、文書情報の獲得に時間がかかっていた。

【０００４】また、管理者が各文書または文書の集合に
対して明示的にその記憶場所を指定する場合は、管理者
にとってわずらわしい作業であるだけでなく、必ずしも
適切な配置がなされず、頻繁にアクセスされる文書が低
速の記憶装置に保存されて文書情報の獲得に時間がかか
ることもあった。

【０００５】一方、通常のオフィスで利用される大容量
の文書記憶装置では、文書全体をみると、一定期間でア
クセスされる文書は偏っており、例えば１ヶ月の間にユ
ーザからアクセスされる文書は全体のうちの一部であ
り、またアクセスされる文書は多くの場合、頻繁にアク
セスされている。すなわち、例えば１年間アクセスされ
ない文書はその後もアクセスされる可能性が低く、１ヶ
月の間に何回もアクセスされる文書はその後もアクセス
される可能性が高い。

【０００６】本発明は、上記のような問題点に着目して
なされたもので、大量の文書情報を保存でき、かつ管理
者のわずらわしい作業を必要とすることなく、高速で検
索を行うことが可能な文書検索装置及び文書検索方法を
提供することを目的としている。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明に係る文書検索装
置及び文書検索方法は、次のように構成したものであ
る。

【０００８】（１）文書情報とともにその文書の属性情
報を保存し、該属性情報によって前記保存されている文
書情報を検索する文書検索装置であって、前記文書情報
を保存する複数の記憶装置と、それらの記憶装置間で任
意の文書情報を複写あるいは移動させる移動手段とを備
え、文書へのアクセスにより文書情報を保存する記憶装
置を変更するようにした。

【０００９】（２）上記（１）の装置において、各文書
のアクセス情報を保存する記憶手段を有し、該アクセス
情報に従って文書情報を保存する記憶装置を変更するよ
うにした。

【００１０】（３）上記（１）または（２）の装置にお
いて、文書情報は画像情報を含むようにした。

【００１１】（４）上記（１）または（３）の装置にお
いて、各文書に対して一定期間内にアクセスされた回数
に従って文書情報を保存する記憶装置を変更するように
した。

【００１２】（５）上記（１）の装置において、アクセ
スされた回数が所定回数より多い文書情報は高速の記憶
装置に保存するようにした。

【００１３】（６）上記（１）ないし（５）何れかの装
置において、文書表示用の画像を作成する画像作成手段
を有し、その文書へのアクセスまたはアクセス情報に従
って文書情報を表示するようにした。

【００１４】（７）文書情報とともにその文書の属性情
報を保存し、該属性情報によって前記保存されている文
書情報を検索する文書検索方法であって、前記文書情報
を保存する記憶装置を複数用意し、それらの記憶装置間
で任意の文書情報を複写あるいは移動できるようにし、
文書へのアクセスにより文書情報を保存する記憶装置を
変更するようにした。

【００１５】（８）上記（７）の方法において、各文書
のアクセス情報を記憶手段に保存し、該アクセス情報に
従って文書情報を保存する記憶装置を変更するようにし
た。

【００１６】（９）上記（７）または（８）の方法にお
いて、文書情報は画像情報を含むようにした。

【００１７】（１０）上記（７）または（９）の方法に
おいて、各文書に対して一定期間内にアクセスされた回
数に従って文書情報を保存する記憶装置を変更するよう
にした。

【００１８】（１１）上記（７）ないし（１０）何れか
の方法において、文書へのアクセスまたはアクセス情報
に従ってその文書情報を表示するようにした。

【００１９】

【発明の実施の形態】

（実施例１）図１は本発明の実施例の構成を示すブロッ
ク図である。同図において、１は文書ファイリング部、
２は画像を入力するスキャナ、３は入力したコマンドや
検索結果や画像を表示するＣＲＴ（表示手段）、４は上
記コマンド等を入力するキーボード、５は検索結果を印
字出力するプリンタ、６は文書データベース、７は文書
のタイトルや画像を登録する登録部、８は文書操作部、
９は検索部、１０はデータベース制御部、１１はハード
ディスク、１２はジュークボックスタイプの光磁気ディ
スク装置、１３は制御プログラム等を保存するＲＯＭ、
１４は文書ファイリング部全体を制御するＣＰＵ、１５
はＣＰＵ１４の作業領域として動作するＲＡＭである。

【００２０】上記構成の文書検索装置は、文書情報（画
像情報を含む）とともにその文書の属性情報を保存し、
該属性情報によって文書情報を検索して出力するように
なっている。

【００２１】また、文書情報を保存する複数の記憶装置
としてハードディスク１１や光磁気ディスク装置１２が
設けられており、それらの間で任意の文書情報を複写あ
るいは移動させることがデータベース制御部（移動手
段）１０により可能となっている。そして、文書へのア
クセスや記憶手段に保存したアクセス情報により文書情
報の保存先を変更できるようになっている。

【００２２】上記ハードディスク１１は高速でデータの
読み書きが可能であるが、価格に比較して記憶容量は少
ない。一方、ジュークボックスタイプの光磁気ディスク
装置１２は大容量の記憶装置であるが、データの読み書
きには時間がかかる。

【００２３】新しく文書を登録する場合、キーボード４
で新しく登録する文書のタイトル及び画像の登録を指示
し、スキャナ２で画像を入力すると、その画像と文書の
タイトルが登録部７に送られる。そして、データベース
制御部１０を介して文書のタイトルは文書データベース
６に登録され、画像は光磁気ディスク装置１２で保存さ
れる。

【００２４】すなわち、登録部７が文書登録のためのコ
マンドと画像情報をデータベース制御部１０に送ると、
データベース制御部１０は画像を光磁気ディスク装置１
２に保存するとともに、画像を保存したファイル名とコ
マンドを文書データベース６に送る。文書データベース
６はデータベース制御部１０から送られたコマンドを実
行し、指定されたタイトルとともに画像のファイル名を
関連付けて文書として登録する。

【００２５】文書を検索する場合は、キーボード４でタ
イトルを指定して検索実行を指示する。これにより、検
索部９がコマンドをデータベース制御部１０に送り、デ
ータベース制御部１０は検索部９から送られたコマンド
を文書データベース６が実行できるコマンドに変換して
検索を実行し、検索結果を獲得する。

【００２６】上記の検索結果は、各文書の文書データベ
ース内での文書ＩＤとタイトルとファイル名である。そ
して、データベース制御部１０はその検索結果を検索部
９に送る。また検索部９はＣＲＴ３に検索結果を表示す
る。

【００２７】オペレータが検索結果の文書の画像を表示
したい場合は、キーボード４で画像を表示したい文書を
指定して画像表示を指示する。これにより、文書操作部
８はその検索結果から指定された文書を特定してファイ
ル名を判別する。そして、画像がハードディスク１１に
ある場合はハードディスク１１から画像を獲得して表示
する。

【００２８】また画像が光磁気ディスク装置１２にある
場合は、光磁気ディスク装置１２から画像を獲得して表
示するとともに、画像を光磁気ディスク装置１２からハ
ードディスク１１に移動させ、文書データベース６に記
憶されているこの文書のファイル名を更新する。

【００２９】またオペレータが検索結果の文書をプリン
トしたい場合は、キーボード４でプリントしたい文書を
指定してプリントを指示する。これにより、文書操作部
８は検索結果から指定された文書を特定してファイル名
を判別する。そして、画像がハードディスク１１にある
場合はハードディスク１１から画像を獲得してプリンタ
５にてプリントする。

【００３０】また、画像が光磁気ディスク装置１２にあ
る場合は、光磁気ディスク装置１２から画像を獲得して
プリントするとともに、画像を光磁気ディスク装置１２
からハードディスク１１に移動させ、文書データベース
６に記憶されているこの文書のファイル名を更新する。

【００３１】図２は本実施例のデータベース制御部１０
の文書情報（画像情報）を移動させる動作を示すフロー
チャートである。このフローチャートの処理は、前述の
制御プログラムに従ってＣＰＵ１４により実行されるも
のである。

【００３２】まず、ステップＳ１０１で文書の画像情報
がハードディスク１１にあるか否かを判別し、ハードデ
ィスク１１にある場合は何もしないで動作を終了する。
ハードディスク１１にない場合は、ステップＳ１０２で
ハードディスク１１に空き容量があるか否かを判別す
る。

【００３３】ハードディスク１１に空き容量がある場合
は、ステップＳ１０３で画像情報をハードディスク１１
に移動する。空き容量がない場合は、ステップＳ１０４
で最も以前にハードディスク１１に保存された文書情報
を光磁気ディスク装置１２に移動し、その文書のファイ
ル名を変更して再びステップＳ１０２に戻る。

【００３４】本実施例では、画像が表示されたりプリン
トされたりすると画像がハードディスク１１に移動する
ので、次回からは高速でその文書の画像を表示したり、
プリントすることができる。もちろん、すでにハードデ
ィスク１１に画像が保存されている場合は、高速で画像
を表示したりプリントすることができる。

【００３５】したがって、大量文書を保存できる一方、
多くの場合で高速に画像を表示したり、プリントするこ
とができる。しかも、自動的に行われるので管理者のわ
ずらわしい作業も必要ない。

【００３６】なお、本実施例ではハードディスク１１の
空き容量がなくなるまでハードディスク１１に画像を保
存しているが、予め使用可能なハードディスク１１の容
量を定めておき、その容量と比較して空き容量があるか
否かを判別するようにしてもよい。

【００３７】さらに、ジュークボックスタイプの光磁気
ディスク装置１２は比較的低価格な大容量記憶装置であ
れば他のものでもよく、例えば磁気テープ装置、ＣＤ−
ＲＯＭ等でもよい。

【００３８】また、本実施例では文書情報は画像データ
であったが必ずしも画像データでなくてもよく、画像デ
ータとその文字認識データのように複数の種類のデータ
であってもよい。

【００３９】（実施例２）また、特にアクセスされた回
数が所定回数を越えて多い文書情報は、高速の記憶装置
に保存するようにしてもよい。このようにすることで、
より速い文書の検索を行うことができる。この場合、頻
度の高い情報を２重に保存するようにしてもよい。これ
により、例えば保存した一方のディスクがクラッシュし
ても、すぐにアクセスすることができる。

【００４０】（実施例３）上記実施例では、ハードディ
スク１１の空き容量がない場合に、最も以前にハードデ
ィスク１１に保存された文書の文書情報を削除している
が、各文書にアクセス情報を備え、画像の表示やプリン
トの指示があった場合にアクセス情報を更新し、最も以
前にアクセスされた文書の文書情報を削除するようにし
てもよい。このような実施例では、文書情報が単に保存
されるだけでなく、アクセス情報を判別してハードディ
スク１１から削除する文書情報を決定しているので、さ
らに多くの場合、高速に文書情報が出力、表示される。

【００４１】また、アクセス情報を更新するのは画像を
表示した時とプリントした時だけとは限らず、例えば文
書画像に修正を加えた時、文書の属性情報にコメントを
加えた時、ある一定以上の大きさで画像を表示した時、
あるいは文書のアノテーションを変更した時等にアクセ
ス情報を更新するようにしてもよい。

【００４２】（実施例４）上述の実施例では文書データ
ベース６を一人で利用していたが、文書データベース６
がネットワーク上に存在している場合、複数のユーザで
利用するようにしてもよい。その場合は、文書データベ
ース６を利用するいずれかのユーザのアクセスによって
文書情報を保存する記憶装置を変更してもよい。

【００４３】このように、グループで文書を共有する場
合でも、期間を限ると同じ文書を複数のユーザで頻繁に
アクセスすることは多いので、多く場合文書情報は高速
で出力される。

【００４４】（実施例５）上述の実施例ではその文書へ
のアクセスによって文書情報を保存する記憶装置を変更
するようにしたが、アクセス情報として各文書ごとに過
去何回かのアクセスされた日付データを保存し、その文
書へのアクセスがあったときに、一定期間内のアクセス
回数が所定回数以上であれば、保存する記憶装置を変更
するようにしてもよい。

【００４５】特に、ネットワーク上の文書データベース
６をグループで共有する場合には、グループ全体として
一定期間内にアクセスされた回数が多い文書に対して文
書情報を高速の記憶装置に保存することにより、多くの
場合文書情報が高速で出力される。

【００４６】（実施例６）上述の実施例ではアクセス情
報に従って文書情報を保存する記憶装置を変更するよう
にしたが、このように文書情報を移動させるのではなく
複写するようにしてもよい。

【００４７】特に、ネットワーク上の文書データベース
６をグループで共有する場合には、ユーザごとに頻繁に
アクセスする文書が異なる場合もあるので、ユーザが文
書にアクセスしたときに、その文書の文書情報がそのユ
ーザのコンピュータのハードディスクに複写されるよう
にしてもよい。その場合、文書データベース６にはその
ユーザのコンピュータのハードディスクに複写されてい
る文書の情報が登録される。

【００４８】このような実施例では、各ユーザごとに頻
繁にアクセスする文書が異なる場合でも、多くの場合高
速で文書情報が出力される。

【００４９】また、すでにそのユーザのコンピュータの
ハードディスクに文書情報が保存されている場合は、新
たにその文書の文書情報がネットワーク上で通信される
ことはないので、全体としてネットワーク上の通信量を
削減することができる。

【００５０】また、そのユーザにとって頻繁にアクセス
する文書の文書情報が自動的にユーザのコンピュータの
ハードディスクに保存されるので、共有の文書データベ
ース６の文書情報の記憶装置が壊れたり、ネットワーク
から切断された場合でも必要な文書の文書情報にアクセ
スすることができる。

【００５１】（実施例７）上述の実施例ではアクセス情
報によって文書情報を保存する記憶装置を変更するよう
にしたが、画像から表示用の画像を作成する画像作成手
段と、表示用の画像を保存する保存手段を備え、アクセ
ス情報に従って画像から表示用の画像を作成し、高速の
記憶装置に表示用の画像を保存するようにしてもよい。
この表示用の画像は一般に低解像度なので、データ容量
は小さい。

【００５２】この場合には、さらに多くの文書の表示用
の画像を高速の記憶装置に保存するので、多く場合高速
で画像が表示される。なお、文書データベース６のファ
イル情報には、表示用の画像が作成されているか否か、
また作成されている場合はそのファイル名の情報が記憶
される。

【００５３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
複数の記録装置に文書情報を記憶する手段と、複数の記
憶装置間で文書情報を複写または移動する手段を備え、
文書へのアクセスによって文書情報を記憶する装置を変
更することによって、大量の文書の文書情報を保存しつ
つ、高速で文書情報を表示、出力することができ、さら
に管理者のわずらわしい作業が不要になる。

【００５４】また、各文書のアクセス情報を保存する手
段を備え、文書のアクセス情報に従って文書情報を記憶
する装置を変更することにより、さらに多くの場合に高
速で文書情報を表示、出力することができる。

【００５５】また、グループとして文書データベースを
共有する場合でも、グループとして頻繁にアクセスする
文書を高速に出力、表示することができる。

【００５６】さらに、ユーザごとに頻繁にアクセスする
文書の文書情報をそのユーザのコンピュータの記憶装置
に複写する場合でも、頻繁にアクセスする文書の文書情
報の出力、表示が高速になるだけでなく、ネットワーク
上の通信量を削減したり、共有の文書データベースの文
書情報を保存する記憶装置の破壊や切断に対応すること
ができる。

【００５７】また、アクセスされた回数が所定回数より
多い文書情報は高速の記憶装置に保存することで、より
速い検索が可能となる。

【００５８】また、表示用の画像を作成する場合には、
さらに多くの文書の文書情報を高速の記憶装置に保存で
きるので、さらに多くの場合で文書情報が高速に表示さ
れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施例の構成を示すブロック図

【図２】 実施例の動作を示すフローチャート

【符号の説明】

１ 文書ファイリング部 ２ スキャナ ３ ＣＲＴ（表示手段） ４ キーボード ５ プリンタ ６ 文書データベース ７ 登録部 ８ 文書操作部 ９ 検索部 １０ データベース制御部（移動手段） １１ ハードディスク（記憶装置） １２ 光磁気ディスク装置（記憶装置） １３ ＲＯＭ １４ ＣＰＵ １５ ＲＡＭ

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報とともにその文書の属性情報を
   保存し、該属性情報によって前記保存されている文書情
   報を検索する文書検索装置であって、前記文書情報を保
   存する複数の記憶装置と、それらの記憶装置間で任意の
   文書情報を複写あるいは移動させる移動手段とを備え、
   文書へのアクセスにより文書情報を保存する記憶装置を
   変更することを特徴とする文書検索装置。
2. 【請求項２】 各文書のアクセス情報を保存する記憶手
   段を有し、該アクセス情報に従って文書情報を保存する
   記憶装置を変更することを特徴とする請求項１記載の文
   書検索装置。
3. 【請求項３】 文書情報は画像情報を含むことを特徴と
   する請求項１または２記載の文書検索装置。
4. 【請求項４】 各文書に対して一定期間内にアクセスさ
   れた回数に従って文書情報を保存する記憶装置を変更す
   ることを特徴とする請求項１または３記載の文書検索装
   置。
5. 【請求項５】 アクセスされた回数が所定回数より多い
   文書情報は高速の記憶装置に保存することを特徴とする
   請求項１記載の文書検索装置。
6. 【請求項６】 文書表示用の画像を作成する画像作成手
   段を有し、その文書へのアクセスまたはアクセス情報に
   従って文書情報を表示することを特徴とする請求項１な
   いし５いずれか記載の文書検索装置。
7. 【請求項７】 文書情報とともにその文書の属性情報を
   保存し、該属性情報によって前記保存されている文書情
   報を検索する文書検索方法であって、前記文書情報を保
   存する記憶装置を複数用意し、それらの記憶装置間で任
   意の文書情報を複写あるいは移動できるようにし、文書
   へのアクセスにより文書情報を保存する記憶装置を変更
   するようにしたことを特徴とする文書検索方法。
8. 【請求項８】 各文書のアクセス情報を記憶手段に保存
   し、該アクセス情報に従って文書情報を保存する記憶装
   置を変更するようにしたことを特徴とする請求項７記載
   の文書検索方法。
9. 【請求項９】 文書情報は画像情報を含むことを特徴と
   する請求項７または８記載の文書検索方法。
10. 【請求項１０】 各文書に対して一定期間内にアクセス
    された回数に従って文書情報を保存する記憶装置を変更
    するようにしたことを特徴とする請求項７または９記載
    の文書検索方法。
11. 【請求項１１】 文書へのアクセスまたはアクセス情報
    に従ってその文書情報を表示するようにしたことを特徴
    とする請求項７ないし１０いずれか記載の文書検索方
    法。