JPH07306932A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 登録時に付された文書のタイトル情報を、そ
のタイトル情報の内容を判断して文書の表示を行った
り、また印刷指示情報のデフォルト設定等に用いること
により、検索の効率化を図る電子ファイリング装置を提
供する。 【構成】 ユーザーから登録する画像情報やタイトル情
報の入力を受け付けたり、登録された文書の検索支持を
受け付けたりするためのコンソール部と、登録されたタ
イトル情報の内容を判断し、指定された情報で画像の表
示を行う等の制御を行う中央処理装置と、前記コンソー
ル部から受け取った画像情報や、タイトル情報などを記
録するための外部記録装置と、画像情報やタイトル情報
などを表示するための表示装置と、画像情報やタイトル
情報などを印刷するための印刷装置とを備えた電子ファ
イリング装置において、画像登録時にユーザーが検索の
ために付すタイトル情報を画像の表示時にも使用した。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書登録時に登録すべき
文書に任意の文書情報を付加して登録する機能を有し、
これらの文書情報によって文書を管理すると共に、該文
書情報によって検索を行う機能を備えた電子ファイリン
グ装置であって、ユーザーが画像登録時に設定した文書
情報の内容を文書検索時のみに使用するのではなく検索
した文書の表示や印刷時にも利用した機能を有する電子
ファイリング装置に関する。

【０００２】

【従来技術】電子ファイリング装置は文章や図面等の画
像情報を光ディスク等に記憶し、該記憶された画像情報
から所望のデータを検索によって得ることができるた
め、近年、特に普及してきた。また、このような電子フ
ァイリング装置は従来より様々なものが提案されてい
る。従来、電子ファイリングのタイトルは、登録した文
書の検索時に膨大な文書の中から該当する１文書を検索
するためのキーワードとして用いられており、このよう
なタイトルをより簡単にセットするために、特開平３−
２９２５６９号公報や特開平３−２７６２６０号公報に
よって開示されたものがある。また検索時に確実に検索
実行するために、二重タイトル設定を防止するために特
開昭６２−４２２７２号公報によって開示されたもの
や、検索結果の一部を画像で表示することにより検索時
に対象となる文書を絞りやすくするための特開平１−１
５０９７３号公報や３−１７４６６０号公報によって開
示された技術がある。

【０００３】図３は従来の電子ファイリング装置の概略
を示す図であって、文書タイトル情報記録部１、画像記
録部２、入力部３、制御部４、画像及び文書タイトル情
報表示部５、タイトル形式・タイトル表示形態記録部
６、タイトル二重チェック比較回路７からなり、文書登
録及び文書検索は図４（ａ）、（ｂ）に示したフローチ
ャートの手順により行われる。先ず、文書登録時には図
４（ａ）に示すように入力部３から文書登録の指示を受
け、画像を画像記録部２に記録し（ステップ４０１）、
文書の画像入力が全て完了すると入力部３より当該文書
に対するタイトルが入力される（ステップ４０２）。

【０００４】その際、文書タイトル情報記録部１より登
録済みの文書タイトル情報を得、タイトル二重チェック
比較回路７において入力部３より入力されたタイトルが
既に登録済み文書に存在しているものか否かをチェック
し（ステップ４０３）、登録されていないものであれ
ば、文書タイトル情報記録部１へタイトル情報を記録す
る。また、文書検索時には図４（ｂ）に示すように、入
力部３より検索条件を入力し（ステップ５０１）、該検
索条件で文書の検索が行われ、画像及び文書タイトル情
報等が表示部５に一覧表示される（ステップ５０２）。
次に、入力部３より画像表示を行いたい文書の選択が行
われ、タイトル形式・タイトル表示形態記録部６から得
た表示方法により画像及び文書タイトル情報等が表示部
５に表示される（ステップ５０３）。更に、次の文書が
存在する場合には、上記ステップ５０３を繰り返し、順
次文書を表示していくものである。

【０００５】

【発明が解決しようとする問題点】しかしながら、上述
したような従来の電子ファイリング装置において、タイ
トルの加工或いは工夫は、単に検索のためのタイトル工
夫であり、タイトルはあくまでも膨大な文書から該当す
る文書を検索するためのキーワードでしかなかった。ま
たタイトルの画像表示の工夫としては特開昭５７−７６
６５８号公報によって開示されたものがあるが、タイト
ルと画像とを表示装置に同時に表示したに過ぎず、この
先行技術においても登録したタイトルはあくまでも文書
の情報でしかなかった。

【０００６】したがって、タイトルによる検索を行い、
抽出された文書は、その印刷フォーマットやデフォルト
設定を再度設定しなくてはならず、検索効率或いは出力
効率が悪いという問題点があった。即ち、上述したよう
に文書検索のタイトルが記憶された多数の文書から所望
の文書を抽出するためのみに使用されており、あるタイ
トル、例えば、”ａ”というタイトルで検索実行した際
には、検索された文書が全て”Ａ”という設定で印刷
し、或いは表示するものであるにも拘わらず、表示や印
刷時の設定は検索とは独立して行われなくてはならなか
った。

【０００７】

【発明の目的】本発明は上述したような従来の問題点に
鑑みなされたものであって、登録時に付された文書のタ
イトル情報を、文書の検索のためのキーワードとしてだ
けでなく、そのタイトル情報の内容を判断して、該当文
書表示時に、その内容にあった文書の表示を行ったり、
また印刷時においてもタイトル情報の内容を判断してそ
の内容に該当する印刷指示情報のデフォルト設定や印刷
を行えるようにすることにより、検索の効率化を図る電
子ファイリング装置を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題解決するための手段】この目的を達成するため
に、本発明に係る電子ファイリング装置の第一の手段
は、ユーザーから登録する画像情報やタイトル情報の入
力を受け付けたり、登録された文書の検索支持を受け付
けたりするためのコンソール部と、登録されたタイトル
情報の内容を判断し、指定された情報で画像の表示を行
う等の制御を行う中央処理装置と、前記コンソール部か
ら受け取った画像情報や、タイトル情報などを記録する
ための外部記録装置と、画像情報やタイトル情報などを
表示するための表示装置と、画像情報やタイトル情報な
どを印刷するための印刷装置とを備えた電子ファイリン
グ装置において、画像登録時にユーザーが検索のために
付すタイトル情報を画像の表示時にも使用したことを特
徴とする。

【０００９】また、本発明にかかる電子ファイリング装
置の第二の手段は、前記第一の手段に加え、登録時にユ
ーザーが指定したタイトル情報を印刷指示時や印刷時に
も使用したことを特徴とする。更に、本発明にかかる電
子ファイリング装置の第三の手段は、前記第一の手段及
び第二の手段に加え、タイトル形式設定時に検索だけに
使用するタイトル形式だけでなく、画像表示や印刷など
にも使用できるようなタイトル形式を設定可能としたこ
とを特徴とする。なおさらに、本発明にかかる電子ファ
イリング装置の第四の手段は、前記第一、第二及び第三
の手段に加え、画像表示や印刷などにも使用するタイト
ル形式は、タイトル形式設定時のみでなく任意に指示内
容の変更を行えるようにしたことを特徴とする。

【００１０】

【作用】上記電子ファイリング装置の第一の手段によ
り、文書の登録時に付したタイトル情報の内容を判断
し、その内容に適した画像の表示を行うことによって画
像表示時にその画像にあった表示仕様に変えたり、或い
はそのキャビネットにあった画像表示のデフォルト設定
を行うことができる。上記文書ファイリング装置の第二
の手段により、文書の登録時に付したタイトル情報の内
容を判断して、その内容に該当するような印刷指示のデ
フォルト情報を表示したり、その内容に該当する印刷の
付随情報をセットすることによって、印刷指示を行う際
に、一文書毎に印刷指示を設定しなければならなかった
り、印刷毎に付随情報のセットを行うことなく、変更の
ある必要最低限の印刷指示のみでたくさんの文書を一度
の容易に印刷することが可能となる。

【００１１】上記電子ファイリング装置の第三の手段に
より、キャビネットのタイトル形式の設定において、検
索のみに使用する項目とは別に印刷や表示などの他の作
業でもキーワードとして使用することができる項目を設
けることにより、他項目と区別することができ、また、
キーワードの印刷や表示の使用方法をセットすることに
よって、タイトル形式設定後、直ちに文書のタイトル情
報を検索以外のキーワードとして利用することができ
る。上記文書ファイリング装置の第四の手段により、キ
ーワードの使用方法を一旦設定した後であっても、適宜
変更することが可能なため、ユーザーが自由に設定を変
更することができる。

【００１２】

【実施例】以下、図面に示した実施例に基づいて、本発
明に係る電子ファイリング装置を詳細に説明する。図１
は本発明に係る電子ファイリング装置の概略構成を示し
た機能ブロック図であって、同図において１０は一つ一
つの文書に付されたタイトル情報を記録する文書タイト
ル情報記録部、１１は光ディスクやハードディスク等、
画像情報を記録するために用いられる画像記録部、１２
は設定されているタイトル項目がどのような内容の時に
キーワードとして使用されているかを記録する文書タイ
トル情報キーワード指定記録部である。

【００１３】また、１３はマウスやキーボード等の外部
より入力された文書登録や検索、印刷指示、文書タイト
ル情報に対応するキーワード設定情報等を受け取るため
の入力部、１４は各機能ブロックを制御する制御部、１
５及び１６は検索した文書の表示やタイトル情報などを
表示或いは印刷する画像及び文書タイトル情報表示部及
び印刷部である。

【００１４】更に、１７は文書タイトル情報の形式であ
るタイトル形式や文書タイトル情報を表示する際の形式
であるタイトル表示形態などを記録するためのタイトル
形式・タイトル表示形態記録部、１８は従来から用いら
れているものと同様に登録時に新たに設定したタイトル
が既に登録されたタイトルと同一であるか否かをチェッ
クするタイトル二重チェック比較回路、１９は表示部１
５への表示や印刷部１６への印刷等を行う際に該当する
文書のタイトルが表示や印刷のキーワードとして使用さ
れているか否かを前記文書タイトル情報キーワード指定
記録部１２より得、そのキーワード指定にあった加工を
行い前記表示部１５或いは印刷部１６へ展開する文書タ
イトル情報キーワード読み取り加工回路、２０は前記入
力部１３より得た検索情報と文書タイトル情報記録部１
０から該当する文書の一覧を検索する文書検索回路であ
る。

【００１５】このように構成した電子ファイリング装置
の動作を図２に示したフローチャートに基づいて説明す
る。まず、入力部１３より検索条件を入力し（ステップ
２０１）、該入力された文書の検索条件から、制御部１
４を介して文書検索回路２０が検索条件に該当する一覧
文書を得、画像及び文書タイトル情報表示部１５に表示
する（ステップ２０２）。

【００１６】更に、入力部１３より画像を表示したい文
書を得た後、文書タイトル情報キーワード指定記録部１
２より文書タイトル情報キーワード読み取り加工回路１
９へキーワード指定情報が送られ、その内容より該当す
る文書の画像の表示方法の加工、例えば、タイトルに
「報告書」とあれば、該タイトル、即ち、「報告書」の
表示倍率を２倍にして画面の一番上の中央部に表示する
等の処理を行い（ステップ２０３及び２０４）画像及び
文書タイトル情報表示部１５へ表示する（ステップ２０
６）。

【００１７】また、選択された文書のタイトルが、キー
ワードとして指定されていない場合は、タイトル形式・
タイトル表示形態記録部１７よりキャビネットのデフォ
ルトとして持っている画像の表示方法に従って画像及び
文書タイトル情報表示部１５へ表示される（ステップ２
０５及び２０６）。

【００１８】入力部１３より表示されている画像或いは
文書に対して印刷指示が入力した場合には、文書タイト
ル情報キーワード指定記録部１２より文書タイトル情報
キーワード読み取り加工回路１９へキーワード指定情報
が送られ、その内容に該当する画像或いは文書の印刷指
示デフォルト表示の加工或いは印刷指示の加工を行なう
（ステップ２０７〜２０９）。一方、入力部１３より印
刷指示が入力した場合であって、印刷に対するキーワー
ド指示がない場合には、キャビネットに対応する画像印
刷方法の加工により印刷が行われる（ステップ２１
１）。

【００１９】前記印刷指示デフォルト表示の加工或いは
印刷指示加工とは、例えば、前述したようにタイトルに
「報告書」とあった場合に、頁付けを行なったり、また
タイトルに「図面」と付されていた場合には印刷日を付
す等の処理を行い、画像及び文書タイトル情報印刷部１
６で印刷することをいう。即ち、検索に用いられるタイ
トルに応じて検索された文書の表示や印刷を制御するこ
とにより、検索結果を再加工することなく利用すること
ができ、また、表示或いは印刷のための設定を不要とす
ることが可能となる。

【００２０】上述したように、検索に用いられるタイト
ルを検索以外、例えば、表示や印刷等の情報源として用
いることにより、検索結果を表示し、また印刷する際に
改めてセッティングを行うことなく実施することができ
る。また、入力部１３より制御部１４を介して文書タイ
トル情報キーワード指定記録部１２に記憶したデータ及
びタイトル形式・タイトル表示形態記録部は適宜変更可
能であるため、タイトル形式はタイトル形式設定時のみ
でなく一旦タイトル形式を設定した後であっても指示内
容の変更を自由に行うことができるので、キーワードの
使用方法を十分に吟味しなくても、ユーザーが使用する
につれてユーザーに都合の良い状態に変更することが可
能であり、初期設定を気楽に行うことができる。

【００２１】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、従来検索
のためのキーワードとしてのみ使用されていた文書のタ
イトル情報に着目し、タイトル情報を検索以外の、例え
ば、画像の表示や印刷のためのキーワードとして使用す
ると共に、該キーワードの使用方法を柔軟に変更するこ
とができるようにしたため、文書タイトル情報を簡単に
また有意義に使用し、効率的に文書ファイリング装置を
用いて検索結果を表示し、印刷する上で優れた効果を発
揮する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る電子ファイリング装置の概略構成
を示した機能ブロック図。

【図２】本発明に係る電子ファイリング装置の動作を示
すフローチャート図。

【図３】従来の電子ファイリング装置の概略を示す図。

【図４】（ａ）は従来の電子ファイリング装置の文書登
録手順を示すフローチャート図、（ｂ）は従来の電子フ
ァイリング装置の文書検索手順を示すフローチャート
図。

【符号の説明】

１０・・・文書タイトル情報記録部、 １１・・・
画像記録部、１２・・・文書タイトル情報キーワード指
定記録部、１３・・・入力部、 １４・・・制御
部、１５・・・文書タイトル情報表示部、１６・・・文
書タイトル情報印刷部、１７・・・タイトル形式・タイ
トル表示形態記録部、１８・・・タイトル二重チェック
比較回路、１９・・・文書タイトル情報キーワード読み
取り加工回路、２０・・・文書検索回路。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ユーザーから登録する画像情報やタイト
   ル情報の入力を受け付けたり、登録された文書の検索支
   持を受け付けたりするためのコンソール部と、登録され
   たタイトル情報の内容を判断し、指定された情報で画像
   の表示を行う等の制御を行う中央処理装置と、前記コン
   ソール部から受け取った画像情報や、タイトル情報など
   を記録するための外部記録装置と、画像情報やタイトル
   情報などを表示するための表示装置と、画像情報やタイ
   トル情報などを印刷するための印刷装置とを備えた電子
   ファイリング装置において、画像登録時にユーザーが検
   索のために付すタイトル情報を画像の表示時にも使用し
   たことを特徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子ファイリング装置に
   於いて、登録時にユーザーが指定したタイトル情報を印
   刷指示時や印刷時にも使用したことを特徴とする電子フ
   ァイリング装置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の電子ファイリング
   装置に於いて、タイトル形式設定時に検索だけに使用す
   るタイトル形式だけでなく、画像表示や印刷などにも使
   用できるようなタイトル形式を設定可能としたことを特
   徴とする電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 請求項１、２又は３記載の電子ファイリ
   ング装置に於いて、画像表示や印刷などにも使用するタ
   イトル形式は、タイトル形式設定時のみでなく任意に指
   示内容の変更を行えるようにしたことを特徴とする電子
   ファイリング装置。