JPS59105141A - 電子的文書の管理方法 - Google Patents
電子的文書の管理方法Info
- Publication number
- JPS59105141A JPS59105141A JP57214520A JP21452082A JPS59105141A JP S59105141 A JPS59105141 A JP S59105141A JP 57214520 A JP57214520 A JP 57214520A JP 21452082 A JP21452082 A JP 21452082A JP S59105141 A JPS59105141 A JP S59105141A
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- Japan
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- Pending
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-
- G—PHYSICS
- G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
- G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
- G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
- G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
- G06F16/901—Indexing; Data structures therefor; Storage structures
- G06F16/9017—Indexing; Data structures therefor; Storage structures using directory or table look-up
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- Engineering & Computer Science (AREA)
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- General Physics & Mathematics (AREA)
- Document Processing Apparatus (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。
め要約のデータは記録されません。
Description
【発明の詳細な説明】
〔発明の利用分野〕
本発明は電子化された文書データを大量に登録、保管す
る装置における該電子的文書の管理方法に関する。
る装置における該電子的文書の管理方法に関する。
ワードプロセッサ等で作成された電子的文書の保管用記
録媒体として、一般にフロッピーディスクが用いられて
いる。通常、フロッピーディスクの容量は１Ｍバイト以
下であり、Ａ４判１ページに１ 、６００文字入力した
として、フロッピーディスク１枚に約３００ページ、１
文書あたり５ページと１−て約ω個の文書が格納される
。この程度の文書数では平面的なファイル構成でも、保
管、検索にさして不便は生じないかも知れない。しかし
ながら、今後、ますます増大すると思われる電子的文書
をフロッピーディスクベー゛スで保管するのは整理上不
便であり、今後は磁気ディスク、磁気テープ更に光ディ
スク等が用いられるであろう。このような大容量の文書
ファイルを用いた場合には、従来の文書ヘッダ中に検索
キーワードを挿入し７ただけの平面的なファイル構成で
は、登録後の検索に多大の時間を要し実用的でない。
録媒体として、一般にフロッピーディスクが用いられて
いる。通常、フロッピーディスクの容量は１Ｍバイト以
下であり、Ａ４判１ページに１ 、６００文字入力した
として、フロッピーディスク１枚に約３００ページ、１
文書あたり５ページと１−て約ω個の文書が格納される
。この程度の文書数では平面的なファイル構成でも、保
管、検索にさして不便は生じないかも知れない。しかし
ながら、今後、ますます増大すると思われる電子的文書
をフロッピーディスクベー゛スで保管するのは整理上不
便であり、今後は磁気ディスク、磁気テープ更に光ディ
スク等が用いられるであろう。このような大容量の文書
ファイルを用いた場合には、従来の文書ヘッダ中に検索
キーワードを挿入し７ただけの平面的なファイル構成で
は、登録後の検索に多大の時間を要し実用的でない。
本発明の目的は、上記の問題点を解決して、検索を容易
にするとともに登録の煩雑さを解消した電子的文書の管
理方法を提供することにある。
にするとともに登録の煩雑さを解消した電子的文書の管
理方法を提供することにある。
本発明の要点は、文書の管理ファイルを電子的に階層化
した整理棚で分割し、各欄毎にキーワードで棚の属性を
示すことにより検索を容易にするとともに登録の煩雑さ
を解消して、大容量化する文書に対しても効率よ（整理
を行うことができるようにするものである。
した整理棚で分割し、各欄毎にキーワードで棚の属性を
示すことにより検索を容易にするとともに登録の煩雑さ
を解消して、大容量化する文書に対しても効率よ（整理
を行うことができるようにするものである。
第１図は本発明に適するシステム構成例を示したもので
ある。電子化された文書データは、回線制御部１又は文
書入力部２を通してシステム制御部：うへ入力され、該
システム制御部３の制御のもとに管理用ファイル部６０
文書管理ファイルを操作表示部４に表示し、該管理ファ
イルへ文書管埋データ（キーワード、文書屋、格納アド
レス等）を登録するとともに、入力された文書データを
文書ファイル部５に格納する。文書データの検索に対し
ては、管理用ファイル部６０文書管理データにより、操
作表示部４を通してディスプレイと対話することによっ
て文書検索を行う。検索された文書データは、必要なら
ばハードコピ一部７にお〜・てプリントアウトする。こ
こで、本発明は管理用ファイル部６に係わり、その文書
管理ファイルを電子的に階層化して文１−管理データを
登録するものである。
ある。電子化された文書データは、回線制御部１又は文
書入力部２を通してシステム制御部：うへ入力され、該
システム制御部３の制御のもとに管理用ファイル部６０
文書管理ファイルを操作表示部４に表示し、該管理ファ
イルへ文書管埋データ（キーワード、文書屋、格納アド
レス等）を登録するとともに、入力された文書データを
文書ファイル部５に格納する。文書データの検索に対し
ては、管理用ファイル部６０文書管理データにより、操
作表示部４を通してディスプレイと対話することによっ
て文書検索を行う。検索された文書データは、必要なら
ばハードコピ一部７にお〜・てプリントアウトする。こ
こで、本発明は管理用ファイル部６に係わり、その文書
管理ファイルを電子的に階層化して文１−管理データを
登録するものである。
第２図に本発明による文書管理ファイルの構成例を示１
−０ここでは、文１管理ファイルは大棟、中棚、小組の
３階層に分割され、各小組について一腹数個のキーワー
ドを割当てるとしている。そして、該当するキーワード
を有する文書屋が該当する棚に登録される。
−０ここでは、文１管理ファイルは大棟、中棚、小組の
３階層に分割され、各小組について一腹数個のキーワー
ドを割当てるとしている。そして、該当するキーワード
を有する文書屋が該当する棚に登録される。
第３図は本発明による文書登録の処理フロー例を示す図
である。まず、操作に先立って、文書ファイル部５に記
録媒体をセットする。次に回線制御部１又は文書入力部
２を通して入力された文書データを操作表示部４のディ
スプレイ等に表示すると同時に、゛８埋用ファイル部６
０文書管理ファイルにより、入力文書中の文字列に対し
て該文書管理ファイル上の棚に概に登録されているキー
ソードの検索を行い、当該入力文書中に登録済キーワー
ドが存在するかどうか調べる。その結果、登録済キーワ
ードが存在ず几ば、該当する棚を操作表示部４のディス
プレイ等に表示する。オペレータは該ディスプレイを見
て、当該入力文書を登録するに適した棚かどうか判断す
る。そして、登録ＯＫが指示されると、該棚に入力文書
１Ｐｔｘを登録し、文書ファイル部５に該文書データを
格％’Ｊ’３する。この時、文書ファイル部５の記録媒
体上のアドレスも上記文１：燕とともに該当棚に登録す
る。これらの処理はシステム制御部３０制御下で自動的
に行う。
である。まず、操作に先立って、文書ファイル部５に記
録媒体をセットする。次に回線制御部１又は文書入力部
２を通して入力された文書データを操作表示部４のディ
スプレイ等に表示すると同時に、゛８埋用ファイル部６
０文書管理ファイルにより、入力文書中の文字列に対し
て該文書管理ファイル上の棚に概に登録されているキー
ソードの検索を行い、当該入力文書中に登録済キーワー
ドが存在するかどうか調べる。その結果、登録済キーワ
ードが存在ず几ば、該当する棚を操作表示部４のディス
プレイ等に表示する。オペレータは該ディスプレイを見
て、当該入力文書を登録するに適した棚かどうか判断す
る。そして、登録ＯＫが指示されると、該棚に入力文書
１Ｐｔｘを登録し、文書ファイル部５に該文書データを
格％’Ｊ’３する。この時、文書ファイル部５の記録媒
体上のアドレスも上記文１：燕とともに該当棚に登録す
る。これらの処理はシステム制御部３０制御下で自動的
に行う。
一方、文書管理ファイル上のキーワードの検索の結果、
該当するキーワードが存在しない場合、あるいは、キー
ワードが存在しても新たな分類を行いたい場合には、文
書管理ファイル上に新規の棚を作成する。そして、入力
文書中よりキーワードを抽出するか、あるいは操作表示
部４のキーボード等よりキーワードを入力して、新規に
作成した棚へ当該キーワードを登録し、入力文書データ
を文書ファイル部５に格納する。この時、文書煮、アド
レスを新規に作成した棚へ登録することは、前記登録済
キーソー６ドが存在する場合と同様である。
該当するキーワードが存在しない場合、あるいは、キー
ワードが存在しても新たな分類を行いたい場合には、文
書管理ファイル上に新規の棚を作成する。そして、入力
文書中よりキーワードを抽出するか、あるいは操作表示
部４のキーボード等よりキーワードを入力して、新規に
作成した棚へ当該キーワードを登録し、入力文書データ
を文書ファイル部５に格納する。この時、文書煮、アド
レスを新規に作成した棚へ登録することは、前記登録済
キーソー６ドが存在する場合と同様である。
第４図（ａ）はＴＥＸＴ−Ａに対し、第２図に示した文
書管理ファイルの小組（１２２）へ登録する場合を示す
図で、これはキーワードの検索結果、既に登録されたキ
ーワードが文キ１．中に発見されず、操作表示部４より
ｋｅｙ ａａ 、 ｋｅｙ ａｂ 、 ｋｅｙ ａｃを
キーワードとして選択指定し、新たに作成した小組（１
２２）へ登録する場合を示している。第４図（ｂ）ぼＴ
ＥＸＴ−Ｂに対し、キーワードの探索結果、ｋｅｙ３．
ｋｅｙｌ。
書管理ファイルの小組（１２２）へ登録する場合を示す
図で、これはキーワードの検索結果、既に登録されたキ
ーワードが文キ１．中に発見されず、操作表示部４より
ｋｅｙ ａａ 、 ｋｅｙ ａｂ 、 ｋｅｙ ａｃを
キーワードとして選択指定し、新たに作成した小組（１
２２）へ登録する場合を示している。第４図（ｂ）ぼＴ
ＥＸＴ−Ｂに対し、キーワードの探索結果、ｋｅｙ３．
ｋｅｙｌ。
ｋｅｙ Ｚ３が検出され、第２図に示したｋｅｙ ３
、 ｋｅｙ １のキーソードを有する小組（１１１）と
ｋｅｙ ２３のキーワードを有する小組（１１３）が該
当する棚として選ばれ、各々へＴＥＸＴ−Ｂが登録され
る場合を示し第１図 第２図 第３図 昌 第４ 図 （α） ＴＥＸＴ−ハ 千Ｅン、丁−１３（し）
、 ｋｅｙ １のキーソードを有する小組（１１１）と
ｋｅｙ ２３のキーワードを有する小組（１１３）が該
当する棚として選ばれ、各々へＴＥＸＴ−Ｂが登録され
る場合を示し第１図 第２図 第３図 昌 第４ 図 （α） ＴＥＸＴ−ハ 千Ｅン、丁−１３（し）
Claims (2)
- （１） 電子的にコード化された文書データを管理す
る方法において、文書を管理するファイルを、小棚、該
小棚の集合体である中棚、該中棚の集合体である天棚の
ように電子的に階層化し、登録すべき文書内の文字列よ
りキーワードを抽出して該当する棚へ文書と同時にキー
ワードを登録し、各欄のキーワード設定後は、入力文書
内の文字列に対して登録済キーワードを検索し、登録す
べき棚を自動的に選択して登録することを特徴とする電
子的文書の管理方法。 - （２）文書をディスプレイに表示し、複数個の文字列の
集合をキーワードとして抽出することを特徴とする特許
請求の範囲第１項記載の電子的文書の管理方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP57214520A JPS59105141A (ja) | 1982-12-06 | 1982-12-06 | 電子的文書の管理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP57214520A JPS59105141A (ja) | 1982-12-06 | 1982-12-06 | 電子的文書の管理方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPS59105141A true JPS59105141A (ja) | 1984-06-18 |
Family
ID=16657077
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP57214520A Pending JPS59105141A (ja) | 1982-12-06 | 1982-12-06 | 電子的文書の管理方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPS59105141A (ja) |
Cited By (7)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPS62219167A (ja) * | 1986-03-20 | 1987-09-26 | Fujitsu Ltd | Ｃａｄ図面管理処理方法 |
| JPH01269125A (ja) * | 1988-04-21 | 1989-10-26 | Fuji Xerox Co Ltd | キ−ワ−ド作成装置 |
| JPH02118863A (ja) * | 1988-10-28 | 1990-05-07 | Nec Corp | 複数文書一括処理方式 |
| JPH04138537A (ja) * | 1990-09-29 | 1992-05-13 | Ricoh Co Ltd | 電子フアイリング装置のキヤビネツト検索装置 |
| JPH08202691A (ja) * | 1995-01-23 | 1996-08-09 | Fujitsu Ltd | 文書作成装置 |
| US7591781B2 (en) | 2002-07-15 | 2009-09-22 | Olympus Corporation | Endoscope system with insertion direction changing guides |
| US10065021B2 (en) | 2007-05-17 | 2018-09-04 | Medgenesis Therapeutix, Inc. | Convection-enhanced delivery catheter with removable stiffening member and method for using same |
Citations (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPS5119458A (ja) * | 1974-08-08 | 1976-02-16 | Yashica Co Ltd | |
| JPS57182279A (en) * | 1981-05-02 | 1982-11-10 | Canon Inc | Character processor |
-
1982
- 1982-12-06 JP JP57214520A patent/JPS59105141A/ja active Pending
Patent Citations (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPS5119458A (ja) * | 1974-08-08 | 1976-02-16 | Yashica Co Ltd | |
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Cited By (7)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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| JPS62219167A (ja) * | 1986-03-20 | 1987-09-26 | Fujitsu Ltd | Ｃａｄ図面管理処理方法 |
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| JPH08202691A (ja) * | 1995-01-23 | 1996-08-09 | Fujitsu Ltd | 文書作成装置 |
| US7591781B2 (en) | 2002-07-15 | 2009-09-22 | Olympus Corporation | Endoscope system with insertion direction changing guides |
| US10065021B2 (en) | 2007-05-17 | 2018-09-04 | Medgenesis Therapeutix, Inc. | Convection-enhanced delivery catheter with removable stiffening member and method for using same |
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