JP2000315211A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 適切なキーワードを付加することができる
し、検索時に関係ない文書が多数抽出されてしまうとい
う問題も解決することができる文書管理方法などを提供
する。 【解決手段】 各利用者がユーザキーワードテーブルに
収集したい情報のキーワードを登録しておき、ステップ
Ｓ１：システム制御部がキーワードテーブルに登録され
たキーワード一覧を表示させ、ステップＳ２：文書を登
録する利用者がその中からキーワードを選択し、ステッ
プＳ３：システム制御部１がそのキーワードを取得し、
登録しようとする文書に関連付けてその文書を登録し、
その文書を文書登録者のフォルダに格納し、ステップＳ
４：さらに、前記ユーザキーワードテーブルを読み出
し、登録した文書に付加したキーワードを含んでいるレ
コードをそのユーザキーワードテーブルから抽出し、そ
のレコードのそれぞれから利用者情報を取得し、ステッ
プＳ５：その利用者情報のフォルダにも前記文書を登録
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、専用の文書管理装
置や各種情報処理装置などの、キーワードを付けて文書
を登録することができる文書管理システムおよび文書管
理方法に係わり、特に、適切なキーワードを付けること
ができる文書管理システムおよび文書管理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来より、文書管理システムあるいは文
書管理方法では、文書検索に備えて、文書名、登録者、
登録日、キーワードなどから成るインデックス（索引）
情報（文書属性情報，文書プロパティ情報）を文書デー
タに付加して登録している。そして、検索時には、文書
名、登録者、登録日、キーワードなどを検索条件として
指定し、インデックス情報を検索し、該当するインデッ
クス情報が見つかると、それらを表示し、利用者にそれ
らの中から所望の文書（インデックス情報）を指示さ
せ、指示された文書の中味である文書データを記憶装置
から読み出し、出力させる。しかし、このような文書管
理方法では、本人以外の利用者が登録した文書を検索す
る場合、前記利用者（文書登録者）がその利用者の主
観、自由裁量でキーワードを付加するため、その文書を
検索しようとする他の利用者（登録者でない利用者）か
ら見てキーワードが必ずしも適切でなくて、検索された
文書中に所望の文書がないというような問題がある。ま
た、前記のような登録方法では登録の際、文字入力のた
めに時間を要するので、登録時にキーワードなどの付加
を行わず、検索時には、利用者に任意のキーワードを指
定させ、文書データ中にそのキーワードを含む文書を検
索する、いわゆる全文検索を行い、該当する文書が見つ
かると、その文書名などを表示し、利用者にそれらのな
かから所望の文書を指示させ、指示された文書の文書デ
ータを記憶装置から読み出し、出力させる方法なども提
供されるに至っている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】前記のように、文書属
性情報として文書登録者が自由裁量でキーワードなどを
付加する従来技術では、その文書を検索しようとする他
の利用者から見てキーワードが必ずしも適切でなくて、
検索された文書中に所望の文書がないというような問題
があるし、キーワードなどの文字列を入力するために時
間を要する。また、全文検索によった従来技術では、関
係ない文書が多数抽出されてしまうし、検索時間も長く
なってしまう。本発明の課題は、このような従来技術の
問題を解決し、文書を検索する利用者から見ても適切な
キーワードを付加することができ、且つ関係ない文書が
多数抽出されてしまうこともなくなると共に、検索せず
に所望の文書を収集することも可能になる文書管理シス
テムおよび文書管理方法を提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】前記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明では、キーワードを付けて文
書を登録することができる文書管理システムにおいて、
文書登録に先立って収集したい複数の情報の複数のキー
ワードを記憶しておくキーワード記憶手段と、文書を登
録するとき、前記キーワード記憶手段に記憶された複数
のキーワードからキーワードを抽出し、抽出したキーワ
ードを文書に付けて登録する文書登録手段とを備えた。
また、請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明に
おいて、利用者情報に関連付けて文書データを記憶して
おく文書記憶手段を備え、キーワード記憶手段には利用
者情報に関連付けてキーワードを記憶しておき、文書を
登録するとき、前記文書に付けたキーワードに関連付け
られた利用者情報を前記キーワード記憶手段から取得
し、取得した前記利用者情報に関連付けて前記文書の文
書データを前記文書記憶手段に記憶させる構成にした。
また、請求項３記載の発明では、請求項１記載の発明に
おいて、利用者情報に関連付けて文書属性情報を記憶し
ておく文書属性記憶手段を備え、キーワード記憶手段に
は利用者情報に関連付けてキーワードを記憶しておき、
文書を登録するとき、前記文書に付けたキーワードに関
連付けられた利用者情報を前記キーワード記憶手段から
取得し、取得した前記利用者情報に関連付けて前記文書
の文書属性情報を前記文書属性記憶手段に記憶させる構
成にした。また、請求項４記載の発明では、キーワード
を付けて文書を登録することができる文書管理方法にお
いて、文書登録に先立って収集したい複数の情報の複数
のキーワードを記憶しておき、文書を登録するとき、記
憶された前記複数のキーワードからキーワードを抽出
し、抽出したキーワードを文書に付けて登録する方法に
した。

【０００５】また、請求項５記載の発明では、請求項４
記載の発明において、収集したい複数の情報の複数のキ
ーワードを利用者情報に関連付けて記憶しておき、文書
を登録するとき、記憶されている前記複数のキーワード
を参照して前記文書に付けたキーワードに関連付けられ
た利用者情報を取得し、取得した前記利用者情報に関連
付けて前記文書の文書データまたは文書属性情報を記憶
させる方法にした。前記のような手段にしたので、請求
項１記載の発明では、文書登録に先立って収集したい複
数の情報の複数のキーワードが記憶され、文書登録時に
は、記憶されている前記複数のキーワードから所望のキ
ーワードが抽出され、抽出されたキーワードが文書に付
けられて登録される。請求項２および請求項４記載の発
明では、請求項１記載の発明において、利用者情報に関
連付けて収集したい情報のキーワードが記憶され、文書
登録時には、登録した文書に付けたキーワードに関連付
けられた利用者情報が前記利用者情報のなかから取得さ
れ、取得された利用者情報に関連付けられた記憶手段に
も前記文書の文書データが記憶される。請求項３および
請求項５記載の発明では、請求項１記載の発明におい
て、利用者情報に関連付けて収集したい情報のキーワー
ドが記憶され、文書登録時には、登録した文書に付けた
キーワードに関連付けられた利用者情報が前記利用者情
報のなかから取得され、取得された前記利用者情報に関
連付けられた記憶手段にも前記文書の文書属性情報が記
憶される。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の各実施例の文書
管理装置の構成ブロック図である。図示したように、こ
の実施例の文書管理装置は、プログラムを内蔵したメモ
リおよびそのプログラムに従って動作するＣＰＵを有し
て文書管理装置全体を管理・制御するシステム制御部
１、キーボードやマウスなどから成る操作部２、メッセ
ージや文書データなどを表示する表示部３、各種データ
を一時的に記憶するＲＡＭ４、ハードディスク装置また
は読み書き可能な光ディスク装置などから構成され、文
書記憶手段、文書属性記憶手段およびキーワード記憶手
段などとして働く外部記憶装置（以下、記憶装置と略
す）５、原稿上の画像を読み取るスキャナ６、記録紙上
に文書データなどを出力するプロッタ７、ＬＡＮなどネ
ットワークに接続されたパーソナルコンピュータなどか
ら登録される文書データなどを受信したりする通信制御
部８、文書データなどを入力するためのフロッピーディ
スク装置９などを備えている。なお、システム制御部１
は、文書にキーワードを付けてその文書を登録する文書
登録手段としても動作する。前記のような構成の文書管
理装置を用いて、本発明の文書管理システムおよび文書
管理方法では、複数の利用者が文書を登録したり、検索
・参照したりする。また、本発明の実施例では、文書登
録に備えて、登録する文書に付けるキーワードが登録さ
れたキーワードテーブル（図２参照）、および各利用者
の収集したい情報のキーワードが利用者情報（例えばユ
ーザ名）に関連付けて登録されたユーザキーワードテー
ブル（図３参照）をキーワード記憶手段でもある記憶装
置５に予め用意しておく。なお、キーワードテーブルへ
のキーワード登録は各利用者が行い、その際、各利用者
は収集したい情報のキーワードを登録してもよい。この
ようにした場合は、キーワードテーブルへの登録時に、
利用者情報を指定して登録することにより、ユーザキー
ワードテーブルにも自動的に登録される。

【０００７】図４に、本発明の第１の実施例の動作フロ
ーを示す。以下、図４などに従って、この実施例の文書
登録時の動作を説明する。まず、利用者が操作部２によ
り文書登録を指示する。そうすると、システム制御部１
は記憶装置５からキーワードテーブルを読み出し、図２
に示したようなキーワード一覧を表示部３に表示させる
（ステップＳ１）。なお、キーワード一覧中のキーワー
ド表示順はアルファベット順または５０音順にすること
が可能である。利用者はこのように表示されたキーワー
ド一覧をスクロールさせたりして文書に付加したいキー
ワードを探し、マウスなどを用いて一つまたは複数のキ
ーワードを選択する（ステップＳ２）。こうして、シス
テム制御部１は選択されたキーワードを取得すると、そ
のキーワードを文書属性情報の一つとして登録しようと
する文書に関連付け、その文書を登録する（ステップＳ
３）。これにより、登録された文書は例えば記憶装置５
内の文書登録者のフォルダ（コンテナなどとも呼ばれ
る）に保管（記憶）される。なお、前記文書は登録に先
立ってこの文書管理装置に一時ファイルとして格納され
ているものとする。例えば、その文書を、操作部２やス
キャナ６などを用いて、ワード処理手段としても動作す
るシステム制御部１により作成したり、フロッピーディ
スク装置９により入力したり、通信制御部８を介して入
力したりするのである。続いて、システム制御部１は図
３に示したようなユーザキーワードテーブルを記憶装置
５から読み出し、登録した文書に付加したキーワードを
含んでいるレコード（エントリ，図３に示した例におけ
るそれぞれの行）を抽出する。そして、抽出した一つま
たは複数のレコードのそれぞれから利用者情報（ユーザ
名）を取得する（ステップＳ４）。

【０００８】さらに、システム制御部１は、取得した利
用者情報のフォルダに前記文書を登録する（ステップＳ
５）。つまり、前記文書は記憶装置５内の登録者以外の
フォルダにも記憶（格納）される。なお、前記において
は、登録操作を操作部２により行うものとしたが、ネッ
トワークおよび通信制御部８を介して登録コマンドと登
録する文書データとを受信して前記のような文書登録を
行うこともできる。こうして、この実施例によれば、登
録される文書のキーワードにその文書を参照する利用者
側の考えているキーワードが反映されるので、前記利用
者側から見ても適切なキーワードを付加することができ
るし、そのようなキーワードの付けられた文書がそのよ
うなキーワードの文書を見たいと欲している利用者側の
フォルダなどにも登録されるので、参照したい文書を容
易に参照することができる。また、前記キーワードテー
ブルに収集したい情報のキーワードを登録するようにし
た場合は、ユーザキーワードテーブルを設けない構成も
可能である。この場合は、収集したい文書が自分のフォ
ルダなどに自動的に登録されるということは不可能にな
るが、文書を検索しようとする利用者から見ても適切な
キーワードを付加することができるし、文書検索の際、
全文検索の場合のように、関係ない文書が多数抽出され
てしまうという問題も解決することができる。

【０００９】本発明の第２の実施例では、収集したい複
数の情報の複数のキーワードを利用者情報に関連付けて
記憶しておき、文書を登録するとき、記憶されている前
記キーワードを参照して前記文書に付けたキーワードに
関連付けられた利用者情報を取得し、取得した前記利用
者情報に関連付けて前記文書の文書属性情報を記憶する
ことができる。以下、図５などに従って、この実施例の
文書登録時の動作を説明する。まず、利用者が操作部２
により文書登録を指示する。そうすると、システム制御
部１は記憶装置５からキーワードテーブルを読み出し、
図２に示したようなキーワード一覧を表示部３に表示さ
せる（ステップＳ11）。なお、キーワード一覧中のキー
ワード表示順はアルファベット順または５０音順にする
ことが可能である。利用者はこのように表示されたキー
ワード一覧をスクロールさせたりして文書に付加したい
キーワードを探し、一つまたは複数のキーワードを選択
する（ステップＳ12）。こうして、システム制御部１は
選択されたキーワードを取得すると、そのキーワードを
登録しようとする文書に関連付け、その文書を登録する
（ステップＳ13）。これにより、登録された文書は例え
ば記憶装置５内の文書登録者のフォルダ（コンテナなど
とも呼ばれる）に保管される。なお、前記文書は登録に
先立ってこの文書管理装置に一時ファイルとして格納さ
れているものとする。例えば、その文書を、操作部２や
スキャナ６などを用いて、ワード処理手段としても動作
するシステム制御部１により作成したり、フロッピーデ
ィスク装置９により入力したり、通信制御部８を介して
入力したりするのである。

【００１０】続いて、システム制御部１は図３に示した
ようなユーザキーワードテーブルを記憶装置５から読み
出し、登録した文書に付加したキーワードを含んでいる
レコードを抽出する。そして、抽出した一つまたは複数
のレコードのそれぞれから利用者情報（ユーザ名）を取
得する（ステップＳ14）。さらに、システム制御部１
は、取得した利用者情報のフォルダに前記文書の文書属
性情報を登録する（ステップＳ15）。なお、文書属性情
報としては、図６に示すように、例えば文書番号、文書
名、一つまたは複数のキーワード、登録者名、登録年月
日などを設定する。また、このなかのキーワードは前記
のようにして設定したものである。この後、文書収集側
（参照側）の利用者は自分のフォルダに収集された文書
属性情報を見て、その文書を出力したいと思ったなら
ば、文書番号などを指定して文書登録者のフォルダから
その文書データを引き出す（ステップＳ16）。なお、前
記においては、登録操作を操作部２により行うものとし
たが、ネットワークおよび通信制御部８を介して登録コ
マンドと登録する文書データとを受信して前記のような
文書登録を行うこともできる。こうして、この実施例に
よれば、登録される文書のキーワードにその文書を参照
する利用者側の考えているキーワードが反映されるの
で、前記利用者側から見ても適切なキーワードを付加す
ることができるし、そのようなキーワードの付けられた
文書の文書属性情報がそのようなキーワードの文書を見
たいと欲している利用者側のフォルダなどにも登録され
るので、参照したい文書を容易に参照することができる
し、文書データが二重に記憶されないで済むので、第１
の実施例に比べ、記憶装置５を効率的に用いることがで
きる。

【００１１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
請求項１記載の発明では、文書登録に先立って収集した
い複数の情報の複数のキーワードが記憶され、文書登録
時には、記憶されている前記複数のキーワードから所望
のキーワードが抽出され、抽出されたキーワードが文書
に付けられるので、文書を検索・収集しようとする利用
者から見ても適切なキーワードを付加することができ、
且つ全文検索の場合のように関係ない文書が多数抽出さ
れてしまうという問題も解決することができ、したがっ
て、参照したい文書を容易に参照することができる。ま
た、請求項２および請求項４記載の発明では、請求項１
記載の発明において、利用者情報に関連付けて収集した
い情報のキーワードが記憶され、文書登録時には、登録
した文書に付けたキーワードに関連付けられた利用者情
報が前記利用者情報のなかから取得され、取得された利
用者情報に関連付けられたフォルダなど記憶手段にも前
記文書の文書データが記憶されるので、見たいと欲して
いる文書が見たいと欲している利用者側のフォルダなど
にも登録されることになり、したがって、検索を行わな
くても参照したい文書を参照することができる。また、
請求項３および請求項５記載の発明では、請求項１記載
の発明において、利用者情報に関連付けて収集したい情
報のキーワードが記憶され、文書登録時には、登録した
文書に付けたキーワードに関連付けられた利用者情報が
前記利用者情報のなかから取得され、取得された前記利
用者情報に関連付けられた記憶手段にも前記文書の文書
属性情報が記憶されるので、請求項２または請求項４記
載の発明と同様の効果を得られると共に、文書データが
二重に記憶されないで済むので、記憶装置を効率的に用
いることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の各実施例の文書管理装置の構成ブロッ
ク図である。

【図２】本発明の各実施例の文書管理装置要部のデータ
構成図である。

【図３】本発明の各実施例の文書管理装置要部の他のデ
ータ構成図である。

【図４】本発明の第１の実施例を示す文書管理装置の動
作フロー図である。

【図５】本発明の第２の実施例を示す文書管理装置の動
作フロー図である。

【図６】本発明の第２の実施例を示す文書管理装置要部
のデータ構成図である。

【符号の説明】

１ システム制御部 ２ 操作部 ３ 表示部 ４ ＲＡＭ ５ 外部記憶装置 ７ プロッタ ８ 通信制御部 ９ フロッピーディスク装置

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 キーワードを付けて文書を登録すること
   ができる文書管理システムにおいて、文書登録に先立っ
   て収集したい複数の情報の複数のキーワードを記憶して
   おくキーワード記憶手段と、文書を登録するとき、前記
   キーワード記憶手段に記憶された複数のキーワードから
   キーワードを抽出し、抽出したキーワードを文書に付け
   て登録する文書登録手段とを備えたことを特徴とする文
   書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書管理システムにおい
   て、利用者情報に関連付けて文書データを記憶しておく
   文書記憶手段を備え、キーワード記憶手段には利用者情
   報に関連付けてキーワードを記憶しておき、文書を登録
   するとき、前記文書に付けたキーワードに関連付けられ
   た利用者情報を前記キーワード記憶手段から取得し、取
   得した前記利用者情報に関連付けて前記文書の文書デー
   タを前記文書記憶手段に記憶させる構成にしたことを特
   徴とする文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１記載の文書管理システムにおい
   て、利用者情報に関連付けて文書属性情報を記憶してお
   く文書属性記憶手段を備え、キーワード記憶手段には利
   用者情報に関連付けてキーワードを記憶しておき、文書
   を登録するとき、前記文書に付けたキーワードに関連付
   けられた利用者情報を前記キーワード記憶手段から取得
   し、取得した前記利用者情報に関連付けて前記文書の文
   書属性情報を前記文書属性記憶手段に記憶させる構成に
   したことを特徴とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 キーワードを付けて文書を登録すること
   ができる文書管理方法において、文書登録に先立って収
   集したい複数の情報の複数のキーワードを記憶してお
   き、文書を登録するとき、記憶された前記複数のキーワ
   ードからキーワードを抽出し、抽出したキーワードを文
   書に付けて登録することを特徴とする文書管理方法。
5. 【請求項５】 請求項４記載の文書管理方法において、
   収集したい複数の情報の複数のキーワードを利用者情報
   に関連付けて記憶しておき、文書を登録するとき、記憶
   されている前記キーワードを参照して前記文書に付けた
   キーワードに関連付けられた利用者情報を取得し、取得
   した前記利用者情報に関連付けて前記文書の文書データ
   または文書属性情報を記憶させることを特徴とする文書
   管理方法。