JPH04138537A - 電子フアイリング装置のキヤビネツト検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産東上生Ｕ光災 この発明は、光ディスク等の大容量の記憶媒体を有する
電子ファイリングシステムのキャビネット検索装置に係
り、特に、各キャビネットに、検索条件としてのキーワ
ードを付加しておき、キャビネットの選択に際して、キ
ーワードを限定することにより、所望の文書が登録され
ているキャビネットを迅速かつ容易に見付は出すことが
できるようにして、文書検索の操作性を向上させたキャ
ビネット検索装置に関する。

！米夏丘生 従来、光ディスク等の大容量の記憶媒体を有する電子フ
ァイリング装置では、システムにファイルされているキ
ャビネットが複数個存在している場合、自分が探し出そ
うとしている文書がどのキャビネットにファイルされて
いるか、ユーザが簡単に知ることを可能にする手段は付
加されていなかった。

そのため、ユーザは、自分が欲しい文書についての検索
条件によって、順次キャビネット内の文書検索を行ない
、そのキャビネットに該当する文書が存在していなけれ
ば、他のキャビネットについて、同様の検索操作を繰り
返えす、という方法を用いる以外に文書を検索すること
はできなかった。

すなわち、従来の電子ファイリング装置では、キャビネ
ット内の文書に対する検索方法に関しては、多種類の方
法が採用されているが、どのキャビネットに、どの文書
が登録されているか、ということに関する検索方法につ
いては、余り考慮されていない。

したがって、キャビネット名程度の情報によって、文書
を登録した人の記憶などを頼りに検索するほかに対策が
ない。

ところが、多くのキャビネットを扱うシステムでは、似
たようなキャビネット名が付与されたものが増えるので
、目的とする文書をどのキャビネットに登録したのか分
らなくなった場合には、その文書を探し出すのに非常に
多くの手間がかかつてしまい、ファイリング操作の能率
が低下する。

という不都合が生じている。

が解　しようとする この発明では、従来の文書の登録・検索機能を備えた電
子ファイリング装置におけるこのような不都合、すなわ
ち、目的とする文書がどのキャビネットに登録されてい
るか分らなくなった場合に、その文書を探し出すのに多
くの手間がかかり、作業能率が低下する、という不都合
を解決し、キャビネットにキーワードを付与しておき、
キーワードによるキャビネットの検索を可能にすること
によって１文書が登録されたキャビネットおよびその文
書の検索を容易にした電子ファイリング装置のキャビネ
ット検索装置を提供することを目的とする。

を　　　る二めの この発明では、第１に、 光ディスクやハードディスク等の大容量の記憶媒体と、
該記憶媒体の各キャビネットにファイル単位で文書を登
録する登録手段と、登録されている文書を検索する検索
手段とを具備し、文書の登録・検索機能を備えた電子フ
ァイリングシステムにおいて、 該システムにファイルされているキャビネットを選択す
るためのモードを設定するキャビネット選択モード設定
手段と、 キャビネット選択画面を表示するキャビネット選択画面
表示手段と、 キャビネットのキーワードを記憶するキャビネットのキ
ーワードファイルと、 該キャビネットのキーワードファイルに記憶されたキャ
ビネットキーワードを検索するキャビネットキーワード
検索手段。

とを備え、 キャビネットキーワードによってキャビネットの検索を
行なうことができる構成にしている。

第２に、 上記第１のキャビネット検索装置において、キャビネッ
トのキーワードを登録するためのモードを設定するキャ
ビネットキーワード登録モード設定手段と、 キャビネットキーワード登録画面を表示するキーワード
登録画面表示手段と、 キャビネットキーワード表を表示するキャビネットキー
ワード表の表示手段、 とを備え、 キャビネットを選択するためのキーワードの登録を行な
うことができる構成にしている。

第３に、 上記第２のキャビネット検索装置において。

文書登録時に、キャビネットキーワード表を表示して、
キーワードの登録を行なうことができる構成にしている
。

失」Ｌ舊 次に、この発明の電子ファイリング装置のキャビネット
検索装置について１図面を参照しながら、その実施例を
詳細に説明する。

第１図は、この発明の電子ファイリング装置のキャビネ
ット検索装置について、その要部構成の一実施例を示す
機能ブロック図である。図面において、１は電子ファイ
ル処理装置、１０はそのシステム制御部で、１０Ａはキ
ーワード制御部、１０Ｂはキーワード検索部、ＩＯＣは
キーワードバッファ、２はＣＲＴやＬＣＤ等からなるデ
イスプレィ装置、３はキーボード、４は光デイスク装置
。

５は外部記憶装置で、５Ａはそのキーワードファイルを
示す。

この第１図に示したこの発明のキャビネット検索装置で
は、外部記憶装置１５内に設けられたキーワードファイ
ル５Ａに、キャビネットのキーワードが格納され、この
キーワードによって、キャビネットの検索を行なうよう
に構成されている。

なお、この第１図のキャビネット検索装置は、キャビネ
ットの検索機能を有する点を除けば、従来の電子ファイ
リング装置と基本的に同様の構成である。

第１図に示したキャビネット検索装置の各部の機能は、
概路次のとおりである。

システム制御部１０は、デイスプレィ装置２への出力、
キーボード３からの入力等の管理を行なう機能を有する
制御部である。

この発明のキャビネット検索装置では、このシステム制
御部１０が、後出の第３図や第４図に示すフローに従っ
て、キャビネットキーワードの検索や登録の制御を行な
う。

キーワード制御部１０Ａは、システム制御部１０を介し
て外部記憶装置５内に格納されているキーワードファイ
ル５Ａの読み出し、書き込み、キーワードの表示、登録
等を管理する機能を有している。

キーワード検索部１０Ｂは、入力された検索条件に従っ
て、キーワードファイルを検索する。

キーワードバッファＩＯＣは、キーワードファイルから
読み込まれたデータを格納するメモリである。

光デイスク装置４は、システムにファイルされている着
脱可能な光ディスクに対して、その読み出し、書き込み
のための駆動を行なう。

外部記憶装置５は、ハードディスク等からなる大容量の
記憶装置で、キャビネット検索のために、各キャビネッ
ト毎のキーワードファイル５Ａが格納されている。

このように、この発明のキャビネット検索装置では、各
キャビネット毎に、キーワードファイル５Ａを設けてい
るので、従来の登録文書の検索と同様に、検索条件を入
力すれば、所望のキャビネットを迅速かつ容易に検索す
ることができる。

第２図は、この発明のキャビネット検索装置で使用する
キャビネットキーワード表ファイルの一構成例を示す図
である。図面において、Ｎはキーワード総数、その下欄
は、文字データからなるキーワードを示す。

この発明のキャビネット検索装置では、各キャビネット
毎に、この第２図に示すようなレイアウト構成のキャビ
ネットキーワード表に対応するファイルが、外部記憶装
置ｉ５内のキーワードファイル５Ａに設けられている。

キーワード表ファイルには、キーワード総数Ｎと、その
数に対応するキャビネットキーワードが配列されており
、キーワードの内容は、この第２図に示すように、すべ
て一定の長さの文字データである。

このように、この発明のキャビネット検索装置では、キ
ーワード表ファイルに、キャビネット毎の文字データを
登録して、キャビネット検索のためのキーワードデータ
としている。

そして、キャビネットのキーワード検索操作では、検索
条件として文字データを入力させ、その条件によって第
２図のキャビネット毎のキーワードのファイルについて
、全キャビネットに対する検索を行なう。

このキャビネットの検索は、目的とする文書が登録され
ているキャビネットが分らない場合に、適宜行なう。

検索の操作手順は、まず、キャビネットを選択するため
のモードを設定すると、システムにファイルされている
キャビネットを選択するためのキャビネット選択画面が
表示される。

このキャビネット選択画面の表示状態で、キャビネット
検索を指示する。

具体的には、次の■〜■の操作によって、キャビネット
の検索を行なう。

■　キャビネットのキーワード入力画面を表示する。

■　目的の文書に関連したキーワードを入力する。

■　入力されたキーワードの条件で、キャビネットの検
索を行なう。

■　該当するキャビネットが存在しているかどうか判断
する。

■　該当するキャビネットが存在しているときは、その
該当するキャビネットを表示する。

以上のような操作によって、目的とする文書が登録され
ているキャビネットを容易に見付は出すことができる。

以上のように、この発明のキャビネット検索装置では、
キャビネット毎のキーワードを使用している。

そこで、次に、キャビネットのキーワードの登録につい
て説明する。

キャビネットのキーワードの登録処理は、必要に応じて
、キャビネットキーワード設定のモードを選択すること
により、キーワード登録専用のメユニー画面を表示して
、この表示画面に従ってキャビネットを選択し、キーワ
ードを登録する方法と、通常の文書登録時のタイトル設
定に際して、同じくキャビネットキーワード設定のモー
ドを選択することによって登録する方法、とが可能であ
る。

そして、いずれの登録方法でも、次の■〜■の操作によ
って、キャビネットキーワードの登録を行なう。

■　第１図の外部記憶装置５内に設けられたキャビネッ
トのキーワードファイル５Ａからキーワードデータを読
み出し、第２図に関連した説明したキャビネットキーワ
ード表を画面上に表示する。

■　文字データから構成されるキーワードの入力を行な
う。

■　入力されたキーワードを、第１図のキャビネットの
キーワードファイル５Ａに登録する。

以上のような操作によって、各キャビネットに付与する
キーワードが登録される。

ここで、この発明のキャビネット検索装置について、フ
ローチャートを参照しながら、キーワードによるキャビ
ネットの検索と、キーワードの登録の動作について説明
する。

第３図は、この発明の電子ファイリング装置のキャビネ
ット検索装置において、キャビネット検索時の主要な処
理の流れを示すフローチャートである１図面において、
＃１〜＃５はステップを示す。

ステップ＃１で、キーワード入力画面を表示する。

次のステップ＃２で、キーワードを入力し、ステップ＃
３へ進んで、検索を行なう。

ステップ＃４で、該当するキャビネットがあるかどうか
判断する。

もし、該当するキャビネットがあれば、ステップ＃５へ
進み、該当するキャビネットを画面上に表示して、この
第３図のフローを終了する。

これに対して、該当するキャビネットがなければ、再び
先のステップ＃２へ戻り、以下同様の処理を繰り返えす
。

以上のステップ＃１〜＃５の処理によって、この発明の
キャビネット検索装置によるキャビネット検索が実行さ
れる。

また、キャビネットのキーワードの登録は、次のように
して行なう。

すでに述べたように、専用メニューでキャビネットを選
択し、その後に１次の第４図の処理フローに従った登録
を行なう方法と１通常の文書登録時のタイトル設定の際
、キャビネットキーワード設定のモードを選択した後、
第４図の処理フローに従った登録を行なう方法とがある
。

第４図は、この発明の電子ファイリング装置のキャビネ
ット検索装置において、キャビネットのキーワード登録
時の主要な処理の流れを示すフローチャートである０図
面において、＃１１〜＃１３はステップを示す。

ステップ＃１１で、第２図に示したキャビネットキーワ
ード表を表示する。

次のステップ＃１２で、キーワード（文字データ）を入
力する。

ステップ＃１３で、入力されたキーワードを、キャビネ
ットキーワード表ファイルに登録して、この第４図のフ
ローを終了する。

以上のステップ＃１１〜＃１３の処理によって、この発
明のキャビネット検索装置によるキャビネットのキーワ
ード登録が実行される。

このように、この発明のキャビネット検索装置では、各
キャビネット毎に、検索に必要なキーワードを付与し、
このキーワードによって、所望の文書が登録されている
キャビネットを素早く検索することができるようにして
いる。

ｌ肌立夏果 この発明の電子ファイリング装置のキャビネット検索装
置によれば、各キャビネットに検索条件としてのキーワ
ードを付加しておき、キャビネットを選択する前にキー
ワードにより検索を行なうことによって、キャビネット
を絞り込むことができる。

その結果、どのキャビネットに目的の文書が登録されて
いるのが分らなくなってしまった場合でも、−従来のよ
うに、キャビネット内の文書を逐一検索しながら探す必
要がなくなり、迅速かつ容易に目的の文書が格納されて
いるキャビネットを探し出すことが可能になる。

したがって、キャビネットの枚数が増え、同じようなキ
ャビネット名を持ったキャビネットが増えても、キーワ
ードによって容易に区別することができる（特許請求の
範囲第１項の発明に対応する効果）。

また、このキーワードは、任意の時点で登録することが
できるので、必要に応じて、その文書に最適なキーワー
ドを付与することができる（特許請求の範囲第２項の発
明に対応する効果）。

さらに１文書の登録時に、このキーワードを同時に登録
することによって、その文書の内容を覚えている間にキ
ーワードを登録することができるので、内容に対応した
キーワードを付与することが可能になる（特許請求の範
囲第３項の発明に対応する効果）、等の多くの優れた効
果が得られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、この発明の電子ファイリング装置のキャビネ
ット検索装置について、その要部構成の一実施例を示す
機能ブロック図、 第２図は、この発明のキャビネット検索装置で使用す、
るキャビネットキーワード表ファ゛イルの一構成例を示
す図。 第３図は、この発明の電子ファイリング装置のキャビネ
ット検索装置において、キャビネット検索時の主要な処
理の流れを示すフローチャート、第４図は、この発明の
電子ファイリング装置のキャビネット検索装置において
、キャビネットのキーワード登録時の主要な処理の流れ
を示すフローチャート。 図面に右いて、１は電子ファイル処理装置、１０はその
システム制御部で、ＩＯＡはキーワード制御部、ＩＯＢ
はキーワード検索部、１０Ｃはキーワードバッファ、２
はデイスプレィ装置、３はキーボード、４は光デイスク
装置、５は外部記憶装置で、５Ａはそのキーワードファ
イル。 特許出願人　株式会社　リ　　コ 同代理人弁理士　冨用俣京 漣 図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、光ディスクやハードディスク等の大容量の記憶媒体
   と、該記憶媒体の各キャビネットにファイル単位で文書
   を登録する登録手段と、登録されている文書を検索する
   検索手段とを具備し、文書の登録・検索機能を備えた電
   子ファイリングシステムにおいて、 該システムにファイルされているキャビネットを選択す
   るためのモードを設定するキャビネット選択モード設定
   手段と、 キャビネット選択画面を表示するキャビネット選択画面
   表示手段と、 キャビネットのキーワードを記憶するキャビネットのキ
   ーワードファイルと、 該キャビネットのキーワードファイルに記憶されたキャ
   ビネットキーワードを検索するキャビネットキーワード
   検索手段、 とを備え、 キャビネットキーワードによつてキャビネットの検索を
   行なうことを特徴とするキャビネット検索装置。 ２、上記特許請求の範囲第１項記載のキャビネット検索
   装置において、 キャビネットのキーワードを登録するためのモードを設
   定するキャビネットキーワード登録モード設定手段と、 キャビネットキーワード登録画面を表示するキーワード
   登録画面表示手段と、 キャビネットキーワード表を表示するキャビネットキー
   ワード表の表示手段、 とを備え、 キャビネットを選択するためのキーワードの登録を行な
   うことを特徴とするキャビネット検索装置。 ３、上記特許請求の範囲第２項記載のキャビネット検索
   装置において、 文書登録時に、キャビネットキーワード表を表示して、
   キーワードの登録を行なうことを特徴とするキャビネッ
   ト検索装置。