JPH0721201A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書タイトル情報の変更作業を簡単に行なえ
るようにする。 【構成】 制御部１は入力部２からタイトル形式変更指
示とその内容を得て、タイトル形式及び文書タイトル情
報変更回路部８によってその情報とタイトル形式・タイ
トル表示形態記録部３より得たタイトル形式を新しいタ
イトル形式とタイトル表示形態に変換して再び記録し、
タイトル形式・タイトル表示形態記録部３から得た変更
されたタイトル形式と入力部２からの文書タイトル情報
の変更方法により文書タイトル情報変更データを作成
し、文書タイトル情報変更データ記憶部７に記憶し、文
書タイトル情報変更データ記憶部７より得た文書タイト
ル情報変更データを基にして、タイトル形式及び文書タ
イトル情報変更部８によって既存の文書の文書タイトル
情報を新しいものに変換して再び記録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、文書の画像情報に検
索等のための文書タイトル情報を付加して記録する電子
ファイリング装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子ファイリング装置では、文書
の画像情報の登録時、タイトル形式を予め設定し、その
設定されたタイトル形式にあわせた内容を文書の画像情
報の文書タイトル情報としてセットしていた。

【０００３】近年、文書の画像情報を登録して必要なと
きに随時検索して利用することのできる電子ファイリン
グ装置が多用されている。このような電子ファイリング
装置には、文書の画像情報を容易に検索できるようにす
るための便利な検索項目タイプのものとして次のような
ものがあった。

【０００４】（１）画像情報に付される別名をツリー状
の階層構造を有するように構成することにより、別名に
よる画像情報の検索を効率良く行なうことができるよう
にした画像情報検索装置（特開昭６３−５５６６９号公
報参照）。

【０００５】（２）タブレットからの手書きメモまたは
文書データの内容の一部をそのまま検索キーとし、か
つ、検索キーに階層構造と順序関係とをもたせることに
より、文書データの登録，検索を簡単に行なえるように
した文書検索方法（特開平３−６６６４号公報参照）。

【０００６】また、文書の画像情報を登録するときの作
業負担を軽減させるために、登録すべき画像情報に対し
て自動的にタイトルを付加する自動タイトル登録機能を
備えた装置もあった。

【０００７】これらの装置及び方法では、文書の画像情
報の登録の際のキャビネット作成時にはタイトル形式を
設定しなければならない。また、途中でタイトル形式を
変更する場合、タイトル形式の変更と同時にタイトル表
示形態を変更させることが考えられているが、既に登録
されている文書の内容については文書タイトル情報の変
更等の別の機能を新たに実行させなければならない。

【０００８】また、タイトル形式を予め設定しなくても
よい機能を備えた装置もあった。 （３）文書の分類とキーワード付けといった情報整理作
業を、文書の登録後に繰り返し行なうことにより、矛盾
のない分類体系を効率良く構築する情報記憶検索装置
（特開平４−８６９４７号公報参照）。

【０００９】このような装置においては参照表などの項
目がないため、ユーザはある程度のグルーピングができ
るようになるまではその都度キーワード等の文字列をキ
ー入力していかなければならない。

【００１０】次に、従来の電子ファイリング装置におけ
るタイトル形式の変更と文書タイトル情報の変更につい
て説明する。図３は従来の電子ファイリング装置の主要
部の構成を示すブロック図、図４はそのタイトル形式変
更の処理を示すフローチャートの図、図５はその文書タ
イトル変更処理を示すフローチャートの図である。

【００１１】この電子ファイリング装置は、文書の登
録，タイトル形式及び文書タイトル情報の変更にかかわ
る主要部として、制御部１０，入力部１１，タイトル形
式・タイトル表示形態記録部１２，文書タイトル情報記
録部１３，画像及び文書タイトル情報等表示部１４，及
び画像記録部１５を備えており、制御部１０の制御によ
って画像記録部１５に文書の画像情報を記録し、その文
書に対して入力された文書タイトル情報を文書タイトル
情報記録部１３に記録することによって文書の登録を行
なう。

【００１２】この電子ファイリング装置におけるタイト
ル形式の変更は、まず、ユーザの指示によってタイトル
形式変更機能を起動する。その処理は、図４のフローチ
ャートに示すように、設定変更指示ありか否かを判断し
て、その指示があればタイトル項目追加・削除項目長・
項目名変更処理を行ない、タイトル表示形態変更再表示
処理を行ない、終了か否かを判断して、終了ならこの処
理を終える。

【００１３】さらに詳述すると、制御部１０は、入力部
１１からタイトル形式変更指示とその内容を得ると、タ
イトル形式・タイトル表示形態記録部１２から得た元の
タイトル形式とそのタイトル形式の変更指示内容とを合
わせて新しいタイトル形式とタイトル表示形態を作成
し、タイトル形式・タイトル表示形態記録部１２に新た
に記録する。

【００１４】また、タイトル形式の変更にともなって、
文書タイトル情報を変更するユーザからの指示によっ
て、文書タイトル情報変更機能を起動し、文書タイトル
情報記録部１３から文書タイトル情報を得て新たなタイ
トル形式に基づいて更新し、その更新した文書タイトル
情報を文書タイトル情報記録部１３に記録する。

【００１５】つまり、その文書タイトル情報変更処理
は、図５のフローチャートに示すように、文書検索の後
に文書タイトル変更する文書を選択し、一文書のタイト
ル情報を表示し、変更指示ありか否かを判断して、その
指示があれば一文書タイトル情報を変更し、次文書あり
か否かを判断して、あれば再び一文書のタイトル情報表
示の処理に戻って次文書の文書タイトル情報の変更処理
を繰り返し、変更すべき文書がなければこの処理を終了
する。

【００１６】さらに詳述すると、制御部１０は、入力部
１１から得た検索条件で該当文書の検索を行ない、入力
部１１によってその中から文書タイトル情報を変更すべ
き文書の選択が行なわれると、その選択された文書の画
像情報及び文書タイトル情報等の文書タイトル情報を一
文書づつ画像及び文書タイトル情報等表示部１４に表示
する。

【００１７】そして、その表示された文書の文書タイト
ル情報の変更内容が入力部１１から入力されると、文書
タイトル情報記録部１３の該当する文書の文書タイトル
情報の内容を更新し、次に選択されている文書があるか
否かを判断して、次の文書タイトル情報を表示する動作
を繰り返し行なう。

【００１８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た装置や方法等では、より良い検索のための項目タイプ
のものや、より良い登録方法等の機能を搭載したもので
はあったが、キャビネットを作成するときに、充分考慮
してタイトル形式を設定しなければならなかったり、ま
た、柔軟に文書タイトル情報を設定することはできる
が、ユーザが全て手入力しなければならなかったので、
文書の画像情報の登録時のタイトル付けに手間がかかっ
てしまうという問題があった。

【００１９】すなわち、従来の電子ファイリング装置で
は、タイトル入力時に参照表などが表示される便利な登
録，検索を行なえるようにするには、タイトル形式を予
め設定し、そのタイトル形式にあわせた内容を文書タイ
トル情報として登録していかなければならないので、文
書の画像情報の登録時のタイトル付けに手間がかかると
いう問題があった。

【００２０】また、一度登録された文書の文書タイトル
情報を変更するには、一文書づつ登録時と同じような操
作を繰り返して変更しなければならなかったので、複数
文書の文書タイトル情報を変更するときの作業を能率良
く行なえないという問題もあった。

【００２１】すなわち、従来の電子ファイリング装置で
は、タイトル形式を変更する機能と文書タイトル情報を
変更する機能とは全く別のものとして機能するので、タ
イトル形式の変更を避けるためには、タイトル形式を新
規に設定するときに充分に検討しなければならないので
大変であり、万が一タイトル形式を変更する場合には極
力最小限度の変更に止めなければならなくなり、どうし
ても既存文書の文書タイトル情報を変更しなければなら
ないときには一文書づつ変更しなければならなかったの
で、その作業が煩雑であるという問題もあった。

【００２２】また、文書タイトル情報を未入力のままと
りあえず登録しておくようにすると、登録されたものが
多量に山積みになって登録されることになり、結局電子
ファイリング装置としての検索機能を充分に発揮できな
くなってしまうという問題もあった。

【００２３】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、文書タイトル情報の変更作業を簡単に行なえる
ようにすることを目的とする。また、文書タイトル情報
を未入力のままにしないようにすることも目的とする。

【００２４】

【課題を解決するための手段】この発明は上記の目的を
達成するため、文書の画像情報や該画像情報のタイトル
形式及び文書タイトル情報の変更指定を入力する入力手
段と、その手段によって入力された新しいタイトル形式
と文書タイトル情報の変更指定に基づいて既存の文書タ
イトル情報の変更等の制御をする制御手段と、上記入力
手段によって入力された画像情報や文書タイトル情報を
記録する記録手段と、その手段に記録された文書タイト
ル情報等を表示する表示手段を備えた電子ファイリング
装置において、上記制御手段が、上記入力手段によって
入力される指定情報に基づいて既存の文書のタイトル形
式と共に文書タイトル情報を変更する手段を有するよう
にしたものである。

【００２５】また、上記文書タイトル情報の変更内容を
デフォルトで保持する手段を設けるとよい。さらに、上
記文書タイトル情報と予め設定された基準に基づいて文
書の分類が乱雑であるか否かを判断し、乱雑な文書につ
いては文書タイトル情報による文書の再分類を促す警告
を出力する手段を設けるとよい。さらにまた、上記入力
手段によって入力される指定情報に基づいて既存の複数
の文書タイトル情報を同時に変更する手段を設けるとよ
い。

【００２６】

【作用】この発明による電子ファイリング装置は、入力
される指定情報に基づいて既存の文書のタイトル形式と
共に文書タイトル情報を変更するので、記録されている
既存の文書のタイトル形式を変更する場合、指定情報に
よってタイトル形式だけでなく文書タイトル情報をも自
動的に変更することができる。

【００２７】また、文書タイトル情報の変更内容をデフ
ォルトで保持するようにすれば、複数の変更内容から必
要なものを素早く指定することができる。さらに、文書
タイトル情報と予め設定された基準に基づいて文書の分
類が乱雑であるか否かを判断し、乱雑な文書については
文書タイトル情報による文書の再分類を促す警告を出力
するようにすれば、文書タイトル情報を未入力のままに
させないようにすることができる。さらにまた、入力さ
れる指定情報に基づいて既存の複数の文書タイトル情報
を同時に変更するようにすれば、複数の文書のタイトル
情報の変更作業を一度に行なえる。

【００２８】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図１はこの発明の一実施例である電子
ファイリング装置の主要部の構成を示すブロック図であ
る。この電子ファイリング装置は、制御部１，入力部
２，タイトル形式・タイトル表示形態記録部３，文書タ
イトル情報記録部４，画像及び文書タイトル情報表示部
５，画像記録部６，文書タイトル情報変更データ記憶部
７，及びタイトル形式及び文書タイトル情報変更部８か
らなる。

【００２９】この電子ファイリング装置は、ユーザの指
定情報に基づいてタイトル形式だけでなく登録済みの文
書のタイトル情報をも自動的に変更する機能を備えてい
る。また、タイトル形式の変更に規則性のある場合にタ
イトル変更指定の内容をデフォルトで持ち、任意の変更
内容を指定する機能も備えている。

【００３０】さらに、予め設定された基準基づいて文書
の分類が乱雑なときには文書の再分類を警告する機能を
備えている。そして、ユーザの指定などによってタイト
ル形式を変更しなくても複数の文書の再タイトルづけを
一度に行なう機能も備えている。

【００３１】制御部１はＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等から
なるマイクロコンピュータを内蔵し、この装置全体のコ
ントロール（制御）を司る中枢部であり、この発明によ
る文書タイトル変更に係る各種の処理を行なう。

【００３２】つまり、入力された新しいタイトル形式と
文書タイトル情報の変更指定に基づいて既存の文書タイ
トル情報の変更等の制御をする制御手段と、入力される
指定情報に基づいて既存の文書のタイトル形式と共に文
書タイトル情報を変更する手段と、文書タイトル情報の
変更内容をデフォルトで保持する手段に相当する。

【００３３】さらに、文書タイトル情報と予め設定され
た基準に基づいて文書の分類が乱雑であるか否かを判断
し、乱雑な文書については文書タイトル情報による文書
の再分類を促す警告を出力する手段と、入力される指定
情報に基づいて既存の複数の文書タイトル情報を同時に
変更する手段にも相当する。

【００３４】入力部２はユーザが各種の操作情報を入力
するための入力装置であり、マウスやキーボード等の外
部より送られて来るタイトル形式の変更の指示や変更内
容、また、文書タイトル情報の変更指示や変更方法など
を受け取る部分である。つまり、文書の画像情報や該画
像情報のタイトル形式及び文書タイトル情報の変更指定
を入力する入力手段に相当する。

【００３５】タイトル形式・タイトル表示形態記録部３
は、検索情報データである文書タイトル情報の形式であ
るタイトル形式や、文書タイトル情報を表示するときの
形式であるタイトル表示形態などを記録するメモリであ
る。文書タイトル情報記録部４は、１つ１つの文書群に
付けられた検索方法である文書タイトル情報を記録する
メモリである。つまり、入力された文書タイトル情報を
記録する記録手段である。

【００３６】画像及び文書タイトル情報表示部５は、登
録された文書や検索された文書となる画像情報や、検索
情報である文書タイトル情報などを表示するＣＲＴ，Ｌ
ＣＤ等のディスプレイ装置である。つまり、記録された
文書タイトル情報等を表示する表示手段である。

【００３７】画像記録部６は、ハードディスク（Ｈ
Ｄ），光ディスク，又はフロッピディスク（ＦＤ）等の
記録媒体に文書の中身である画像情報を記録するメモリ
である。つまり、入力された文書の画像情報を記録する
記録手段である。

【００３８】文書タイトル情報変更データ記憶部７は、
ユーザからの指定である文書タイトル情報の変更指示や
変更方法などを一時的に記憶しておくメモリである。タ
イトル形式及び文書タイトル情報変更部８は、入力部２
から得たタイトル形式や文書タイトル情報の変更内容よ
り、タイトル形式や登録されている既存の文書の文書タ
イトル情報を実際に変換する部分である。

【００３９】次に、この電子ファイリング装置における
タイトル形式及び文書タイトル情報の変更処理について
説明する。図２はその処理を示すフローチャートであ
る。まず、タイトル形式変更及び文書タイトル変更処理
を起動すると、タイトル設定変更指示ありか否かを判断
して、指示があるまで待機し、指示があればタイトル項
目追加・削除項目長・項目名変更処理を行ない、タイト
ル表示形態変更再表示処理を行ない、文書タイトル変更
指示ありか否かを判断する。

【００４０】文書タイトル変更指示がなければそのまま
終了か否かを判断する処理へ進むが、文書タイトル変更
指示があれば、文書タイトル変更指示に該当する文書全
ての文書タイトル情報の変更処理を行なって、終了か否
かを判断する。ここで、終了でなければ最初の処理に戻
るが、終了ならこの処理を終える。

【００４１】さらに詳述すると、始めに、制御部１によ
って入力部２より入力されたタイトル形式変更の指示と
その内容を得ると、タイトル形式及び文書タイトル情報
変更回路部８によって、その情報とタイトル形式・タイ
トル表示形態記録部３より得たタイトル形式を新しいタ
イトル形式とタイトル表示形態に変換し、再びタイトル
形式・タイトル表示形態記録部３に記録する。

【００４２】また、タイトル形式を変更したことによっ
て、文書タイトル情報を変更しなければならないが、こ
のとき、ユーザからの文書タイトル情報の変更方法に対
する指示があるか否かを見る。

【００４３】そのタイトル形式を変更したことによって
変わる文書タイトル情報とは、例えば、ある項目を削除
した場合の文書タイトル情報のその項目の内容を全て削
除することや、文書タイトル情報の長さを再編成するこ
となどである。また、ユーザからの文書タイトル情報の
変更例としては、タイトル項目を追加した場合、その追
加項目は別の項目の内容が一定の内容の場合のみデータ
をセットすることなどである。

【００４４】その後、制御部１を介して、タイトル形式
・タイトル表示形態記録部３より得た変更されたタイト
ル形式と、入力部２より得たユーザからの文書タイトル
情報の変更方法より、文書タイトル情報変更データを作
成して、文書タイトル情報変更データ記憶部７に記憶す
る。

【００４５】そして、制御部１０を介して文書タイトル
情報変更データ記憶部７より得た文書タイトル情報変更
データを基にして、タイトル形式及び文書タイトル情報
変更回路部８は登録されている既存の文書の文書タイト
ル情報を新しいものに変換し、制御部１を介して再び文
書タイトル情報記録部４に記録する。

【００４６】また、予め制御部１に文書タイトル情報の
変更内容をデフォルトで保持するようにし、上述の文書
タイトル情報の変更方法の指示を簡単な選択指示によっ
て行なえる。

【００４７】さらに、制御部１によって予め設定された
基準に基づいて登録されている文書の分類が乱雑である
か否かを判断して、乱雑な場合には、文書タイトル情報
等による文書の再分類を促すための警告表示等を行な
う。

【００４８】そして、複数の文書の文書タイトル情報の
変更を行なう場合、入力部２から入力される指定情報に
基づいて、制御部１は登録されている文書のなかから変
更対象の文書の文書タイトル情報を同時に変更する。

【００４９】このようにして、タイトル形式と共に文書
タイトル情報の変更を行なえば、タイトル形式と一緒に
ユーザによって指定された法則に基づいて登録されてい
る既存の文書の文書タイトル情報の変更も行なうことに
よって、キャビネット作成時にそのタイトル形式を充分
思案しなくてもとりあえずタイトル形式の設定を行なっ
て登録し、その後登録文書が増えていって検索情報がよ
り必要になってきたときにタイトル形式を変更しても、
その変更作業を簡単に行なえる。

【００５０】また、項目タイプの種類やタイトル形式の
変更種類には限りがあるので、文書タイトル情報の変更
の指定内容をデフォルトでもつようにすれば、その指定
作業を容易にすることができる。

【００５１】例えば、「項目タイプＡを項目タイプＢに
変更するときは、Ｃという方法で既存文書の文書タイト
ル情報を変更する」というような指定をする場合、この
指定内容を予めデフォルトで持つことによって複雑な文
書タイトル情報の変更方法の指定でもより簡単に素早く
行なうことができ、タイトル形式やタイトル情報の変更
が煩わしいと感じることなく作業を進められる。

【００５２】さらに、文書の分類が乱雑であると判断し
て警告を促すようにすれば、電子ファイリング装置内に
設定した基準に基づいて分類が乱雑になっている文書の
再分類を行なわせることができる。例えば、未入力項目
が多い文書がある場合や、未分類ボックスに登録されて
いる文書が多い場合に、それらの文書の再分類を促すこ
とができる。

【００５３】したがって、文書の文書タイトル情報を充
分に設定し、文書タイトル情報のいい加減な文書を登録
することがなくなり、文書の検索を行なうときにより電
子ファイリング装置としての機能を発揮させることがで
きる。

【００５４】そして、複数の文書の文書タイトル情報の
再セットを一度に行なうようにすれば、例えば、複数の
文書の再分類の必要が生じたとき、タイトル形式の変更
を行なわなくてもユーザの指定した内容の通りに複数の
文書の文書タイトル情報の変更を一度に行なうことによ
って、煩雑な操作を行なわなくてもタイトル情報のいい
加減な登録文書を即座になくして、より電子ファイリン
グ装置としての機能を発揮させることができる。

【００５５】したがって、この実施例の電子ファイリン
グ装置では、タイトル形式変更時やそれ以外の時でも自
由に既存文書のタイトル情報を変更することができ、し
かも一文書づつではなく、ユーザの指定した法則によっ
て一度に複数の文書の文書タイトル情報を変更すること
ができる。

【００５６】また、それによってキャビネットを作成す
るときに、タイトル形式を充分考慮しなくても気楽にタ
イトル形式を設定し、文書を登録しながら必要に応じて
タイトル形式も既存の文書の文書タイトル情報も変更す
ることができる。

【００５７】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る電子ファイリング装置によれば、入力される指定情報
に基づいて既存の文書のタイトル形式と共に文書タイト
ル情報を変更するので、指定情報によってタイトル形式
と共に文書タイトル情報をも自動的に変更することがで
きる。また、文書タイトル情報の変更内容をデフォルト
で保持するようにすれば、複数の変更内容から必要なも
のを素早く指定することができる。

【００５８】さらに、文書タイトル情報と予め設定され
た基準に基づいて文書の分類が乱雑ならば再分類を促す
警告を出力するようにすれば、文書タイトル情報を未入
力のままにさせないようにすることができる。さらにま
た、入力される指定情報に基づいて既存の複数の文書タ
イトル情報を同時に変更するようにすれば、複数の文書
のタイトル情報の変更作業を一度に行なえる。したがっ
て、文書タイトル情報を容易に且つ自在に変更すること
によって作業能率を向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例である電子ファイリング装
置の主要部の構成を示すブロック図である。

【図２】図１の電子ファイリング装置におけるタイトル
形式及び文書タイトル情報の変更処理のフローチャート
である。

【図３】従来の電子ファイリング装置の主要部の構成を
示すブロック図である。

【図４】その電子ファイリング装置におけるタイトル形
式変更の処理を示すフローチャートである。

【図５】同じくその電子ファイリング装置における文書
タイトル変更処理を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１：制御部 ２：入力部 ３：タイトル形式・タイトル表示形態記録部 ４：文書タイトル情報記録部 ５：画像及び文書タ
イトル情報表示部 ６：画像記録部 ７：文書タイトル情
報変更データ記憶部 ８：タイトル形式及び文書タイトル情報変更部

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の画像情報や該画像情報のタイトル
   形式及び文書タイトル情報の変更指定を入力する入力手
   段と、該手段によって入力された新しいタイトル形式と
   文書タイトル情報の変更指定に基づいて既存の文書タイ
   トル情報の変更等の制御をする制御手段と、前記入力手
   段によって入力された画像情報や文書タイトル情報を記
   録する記録手段と、該手段に記録された文書タイトル情
   報等を表示する表示手段とを備えた電子ファイリング装
   置において、 前記制御手段が、前記入力手段によって入力される指定
   情報に基づいて既存の文書のタイトル形式と共に文書タ
   イトル情報を変更する手段を有することを特徴とする電
   子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子ファイリング装置に
   おいて、 前記文書タイトル情報の変更内容をデフォルトで保持す
   る手段を設けたことを特徴とする電子ファイリング装
   置。
3. 【請求項３】 請求項１又は２記載の電子ファイリング
   装置において、 前記文書タイトル情報と予め設定された基準に基づいて
   文書の分類が乱雑であるか否かを判断し、乱雑な文書に
   ついては文書タイトル情報による文書の再分類を促す警
   告を出力する手段を設けたことを特徴とする電子ファイ
   リング装置。
4. 【請求項４】 請求項１乃至３のいずれか一項に記載の
   電子ファイリング装置において、前記入力手段によって
   入力される指定情報に基づいて既存の複数の文書タイト
   ル情報を同時に変更する手段を設けたことを特徴とする
   電子ファイリング装置。