JPH05197757A - ファイリングシステム装置の検索データ管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書レベルの情報の一部として、頁レベルの
情報を付加することにより、文書単位での検索時におけ
る文書連続表示の高速化を可能にする。 【構成】 文書の管理情報と頁の管理データ等の階層型
の文書管理情報を有する管理・検索システムのファイリ
ングシステム装置において、頁の階層に位置する頁の管
理データの一部を文書の管理情報に付加し、連続表示モ
ードの設定時に、前記文書の管理情報に付加された頁の
階層に位置する連続表示用の頁の管理データにより、複
数文書の連続表示を行う。 【効果】 頁情報のアクセスが省略されので、文書単位
の連続表示検索の高速化が可能になる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、ファイリングシステ
ム装置の検索データ管理方法に係り、特に、文書レベル
の情報（文書の管理情報）の一部として、頁レベルの情
報（頁の管理データの一部）を付加することにより、文
書単位での検索時における文書連続表示の高速化を可能
にした検索データ管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般的に、光ファイリングシステムで
は、イメージデータの管理情報（文書管理情報）には、
１つのイメージに対応する頁、複数の頁を集めた文書、
複数の文書を集めたキャビネット、という階層的な構成
が採用されている。この従来のシステムでは、例えば、
文書単位での検索を行う場合でも、画面表示を伴うとき
は、必ず最下層に位置する頁情報の階層まで下りてアク
セスしなればならない。そのため、文書の表示検索時に
は、少なくとも２階層にまたがるアクセスが必要とな
り、処理速度が遅くなる、という不都合があった。

【０００３】図４は、従来の光ファイリング装置につい
て、その要部構成の一例を示す機能ブロック図である。
図において、１はイメージスキャナ、２はデータ処理
部、３は光ディスク装置、４はハードディスク装置、５
はキーボード、６はＣＲＴやＬＣＤ等からなる表示装置
を示し、また、〜はデータの流れを示す。

【０００４】従来の光ファイリング装置では、イメージ
スキャナ１から入力されたイメージデータは、のよう
な経路で伝達されて、光ディスク装置３のような記録メ
ディアに登録される。その際、管理情報として、検索用
データも、のような経路で伝達されて、キーボード５
等の入力手段の指示によって同時に作成され、ハードデ
ィスク装置４などの管理データ格納エリアに登録され
る。

【０００５】データ処理部２は、ＣＰＵ等の制御部を有
しており、イメージデータや管理データの処理を行う。
表示装置６は、ＣＲＴやＬＣＤ等から構成されており、
入力されたイメージデータや、検索情報等を表示する。
なお、ハードディスク装置４などに記憶された文書管理
情報と、光ディスク装置３などに記憶されたイメージデ
ータとは、フラグ等の情報によって関連づけられている
（図４の）。

【０００６】図５は、従来の光ファイリング装置におい
て、その検索情報の構成と文書検索時の処理の流れを示
す図である。図における符号は図４と同様であり、ま
た、５Ａは検索要求、４Ａは文書インデックス、４Ｂは
頁インデックスを示し、〜は順序を示す。

【０００７】この図５に示すように、従来の光ファイリ
ング装置では、イメージデータの管理情報は、１枚の画
像（イメージ）に対応する頁、複数の頁をまとめた文
書、というように階層的に構成されている。すなわち、
先の図４のハードディスク装置４内には、文書管理情報
のための管理情報の格納エリアが設けられており、文書
管理情報は、図５に示すように、文書インデックス４Ａ
（文書の管理情報）と、頁インデックス４Ｂ（頁の管理
データ）とから構成されている。

【０００８】所望文書の検索方法は多様であるが、表示
検索を高速化するために、文書単位での検索に際して、
各文書を代表する１頁（例えば先頭頁など）を次々と連
続的に表示して表示検索する方法の場合には、まず、文
書インデックス４Ａのレベルでの検索を行い、次に、各
文書の表示のために、頁情報を頁インデックス４Ｂのレ
ベルで検索して表示させ、さらに、次の文書の表示を行
うために、再び、文書インデックス４Ａのレベルへ戻
る、という処理を繰り返えす必要がある。その結果、２
つの階層にまたがった検索を行う方式では、頁単位での
表示検索に比べて、処理速度が低下する、という不都合
がある。

【０００９】このような不都合を解決するために、一連
の連続したイメージデータ（画像情報）を記録する際、
インデックスコードに連続する頁情報を付加して記録す
ることによって、インデックスコードを入力するだけ
で、イメージデータの記録・検索が可能であるようにし
た検索装置も知られている（特開昭６２−１６８２６８
号公報）。しかし、この装置では、複数の連続した頁の
表示検索は可能であるが、文書を高速検索するために、
各文書からそれぞれ見出し的な頁（代表的な１頁）を連
続表示する検索方法には不適切であり、表示検索の速度
が低下する、という不都合があった。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】この発明では、従来の
検索データ管理方法において生じる不都合、すなわち、
各文書からそれぞれ見出し的な１頁を連続表示して検索
する場合に処理速度が低下する、という不都合を解決
し、文書インデックスから直接見出し的な１頁をアクセ
スすることができるようにして、連続表示の高速化を可
能にした検索データ管理方法を提供することを目的とす
る。

【００１１】

【課題を解決するための手段】この発明では、第１に、
イメージデータを記憶する光ディスク装置等の記憶メデ
ィアと、文書の管理情報（文書インデックス）と頁の管
理データ（頁インデックス）等の階層型の文書管理情報
を記憶するハードディスク等の記憶装置とから構成され
るイメージファイル管理・検索システムを備えたファイ
リングシステム装置において、頁の階層に位置する頁の
管理データの一部を文書の管理情報に付加し、複数文書
の各１頁を連続的に表示して検索するモードを設定する
連続表示モード設定手段を備え、連続表示モードの設定
時に、前記文書の管理情報に付加された頁の階層に位置
する連続表示用の頁の管理データによって、複数の文書
の連続表示を行う検索データ管理方法である。

【００１２】第２に、上記第１のファイリングシステム
装置の検索データ管理方法において、文書の管理情報に
付加する頁の管理データの一部として、１頁目のアドレ
スを連続表示用の頁の管理データとする検索データ管理
方法である。

【００１３】第３に、上記第２のファイリングシステム
装置の検索データ管理方法において、１頁目が削除され
たとき、２頁目のアドレスを連続表示用の頁の管理デー
タとする検索データ管理方法である。

【００１４】第４に、上記第１のファイリングシステム
装置の検索データ管理方法において、文書の管理情報に
付加する頁の管理データの一部として、オペレータが文
書毎に指定した頁のアドレスを連続表示用の頁の管理デ
ータとする検索データ管理方法である。

【００１５】第５に、上記第４のファイリングシステム
装置の検索データ管理方法において、連続表示用の頁が
削除されたとき、オペレータに対して代りの頁の指定を
うながして頁のアドレスを変更する検索データ管理方法
である。

【００１６】第６に、上記第１のファイリングシステム
装置の検索データ管理方法において、文書の管理情報に
付加する頁の管理データの一部として、オペレータが体
系毎に指定した頁のアドレスを連続表示用の頁の管理デ
ータとする検索データ管理方法である。

【００１７】

【作用】この発明では、文書の管理情報（文書インデッ
クス）と頁の管理データ（頁インデックス）等からなる
の階層型文書管理情報のイメージファイル管理・検索シ
ステムを備えたファイリングシステム装置において、文
書インデックスに、各文書毎の代表的な１頁（見出し的
な頁）のアドレス情報を付加する（後出の図１参照）こ
とにより、頁インデックスのレベルを経由する必要なし
に、文書インデックスからの直接のアクセスが可能とな
り、文書の迅速な表示が行えるようにしている（請求項
１の発明）。

【００１８】また、多くの場合に、各文書の１頁目は、
表紙で見出し的な意味があるので、わざわざ頁を指定す
るのは煩わしい。そこで、１頁目の登録時に、文書イン
デックス内に１頁目のアドレスの情報を記憶させる（請
求項２の発明）。頁削除の際には、その頁が１頁目のと
きは、２頁目のアドレスを文書インデックスに登録する
（請求項３の発明）。

【００１９】しかし、文書によっては、必ずしも１頁目
が見出し的な頁とは限らない。そこで、１文書分の頁の
登録終了後に、その内の何頁目を代表の頁とするか、に
ついての入力を指示し、そのアドレスを文書インデック
スに登録する（請求項４の発明）。頁削除の際に、その
頁が代表する頁のときは、オペレータに対して代表する
頁の指定をうながし、入力された頁のアドレスを文書イ
ンデックスに登録する（請求項５の発明）。

【００２０】さらに、一般的に、文書体系毎に、決った
頁が見出しに相当するケースが多く存在している。この
ような場合には、１文書分の頁の登録終了後に、その文
書の体系毎に決められた頁に従って、その頁のアドレス
を文書インデックスに登録する（請求項６の発明）。

【００２１】

【実施例】次に、この発明のファイリングシステム装置
の検索データ管理方法について、図面を参照しながら、
その実施例を詳細に説明する。この実施例は、請求項１
から請求項６の発明に対応している。この発明の検索デ
ータ管理方法では、その検索情報の階層システムを次の
図１のように構成する。

【００２２】図１は、この発明の検索データ管理方法に
ついて、その文書検索時の処理の流れを示すフロー図で
ある。図における符号は図４と同様であり、また、〜
と′は順序を示す。

【００２３】先の図４に示した光ファイリング装置にお
いて、文書管理情報は、文書インデックス（文書の管理
情報）４Ａと頁インデックス（頁の管理データ）４Ｂと
に分けて管理されている。この発明の検索データ管理方
法でも、この図１に示すように、文書インデックス４Ａ
と頁インデックス４Ｂとに分けられている。

【００２４】しかし、この発明では、文書インデックス
４Ａに、文書単位の表示検索用の情報として、その文書
中のある１頁についてのアドレス情報が付加されてい
る。そして、複数文書の各１頁を連続的に表示して検索
するモード時には、図１に′で示すようなアクセスを
行う。

【００２５】したがって、従来のように、頁インデック
ス４Ｂを経由する（→→）必要なしに、直接、
′→のようなアクセスが可能となり、文書の迅速な
表示が可能になる（請求項１の発明）。以上のように、
この発明の検索データ管理方法では、文書管理情報の内
の文書インデックス４Ａに、頁インデックスの表示用頁
のアドレス情報を付加し、複数文書の各１頁を連続的に
表示して検索するモード時には、光ディスクなどのイメ
ージデータの見出し的な頁が直接アクセスできるように
している。

【００２６】図２は、この発明のファイリングシステム
装置の検索データ管理方法による文書登録時の主要な処
理の流れを示すフローチャートである。図において、＃
１〜＃３はステップを示す。

【００２７】ステップ＃１で、文書インデックスの登録
画面を表示する。次のステップ＃２で、頁のインデック
スのアドレス（従来と同様）と共に、表示用頁のアドレ
スを入力する。

【００２８】ステップ＃３で、登録終了の指示があった
かどうか監視し、登録終了の指示があったときは、この
図２のフローを終了する。以上のステップ＃１〜＃３の
処理によって、この発明のファイリングシステム装置の
検索データ管理方法における文書登録時の処理が行われ
る。次に、検索時の処理について説明する。

【００２９】図３は、この発明のファイリングシステム
装置の検索データ管理方法による検索時の主要な処理の
流れを示すフローチャートである。図において、＃１１
〜＃１５はステップを示す。

【００３０】ステップ＃１１で、連続表示モードが設定
されているかどうか判断する。もし、連続表示モードで
あれば、ステップ＃１２へ進み、先頭の文書について図
１の文書インデックス４Ａで指定された頁のアドレスに
より、その文書のイメージデータをアクセスして表示す
る。

【００３１】次のステップ＃１３で、次文書の要求があ
るかどうか監視し、もし、次文書の要求があれば、ステ
ップ＃１４で、次の文書で指定された頁のアドレスによ
り、その文書のイメージデータをアクセスして表示す
る。また、先のステップ＃１１で判断した結果、連続表
示モードでなければ、ステップ＃１５へ進み、指定され
たモードによる表示を行う。

【００３２】以上のステップ＃１１〜＃１５の処理によ
って、この発明のファイリングシステム装置の検索デー
タ管理方法における文書検索時の表示処理が行われる。
以上の実施例では、文書インデックスと頁インデックス
との構成を中心に説明した。

【００３３】次に、文書インデックス（文書の管理情
報）に付加する代表的な頁の管理データについて説明す
る。まず、１頁目の登録時に、文書インデックス内に１
頁目のアドレスの情報を記憶する（請求項２の発明）。

【００３４】この場合には、文書中の頁削除の際に、そ
の頁が１頁目のときは、２頁目のアドレスを文書インデ
ックスに登録する（請求項３の発明）。また、他の方法
として、１文書分の頁の登録終了後に、その内の何頁目
を代表の頁とするか、についての入力を指示し、そのア
ドレスを文書インデックスに登録する（請求項４の発
明）。

【００３５】この場合には、文書中の頁削除の際に、そ
の頁が代表する頁のときは、オペレータに対して代表す
る頁の指定をうながし、入力された頁のアドレスを文書
インデックスに登録する（請求項５の発明）。さらに、
１文書分の頁の登録終了後に、体系毎に決められた頁に
従って、その頁のアドレスを文書インデックスに登録す
る（請求項６の発明）。

【００３６】以上のように、文書インデックス（文書の
管理情報）に付加する代表的な頁の管理データは、文書
の内容に応じて種々であり、この発明の検索データ管理
方法では、いずれでも実施することができる。

【００３７】

【発明の効果】請求項１の発明では、文書レベルの表示
検索を行う場合に、文書の管理情報にアクセスし、次に
頁情報にアクセスし、表示頁の情報を得て、イメージデ
ータを光ディスクから表示装置へ読み出すというプロセ
スの内、必要頁の情報を文書の管理情報に付加してい
る。したがって、頁情報のアクセスが省略され、文書単
位の連続表示検索の高速化が可能になる。

【００３８】請求項２の発明では、各文書には１頁目が
必ず存在している点に着目し、デフォルトを２頁以降に
した時のように、該当頁が存在しないかどうかの確認操
作を不要にしているので、オペレータの判断を省略でき
る。

【００３９】請求項３の発明では、１頁目が削除された
とき、自動的に２頁目のアドレスが連続表示用として文
書管理情報に記憶されるので、同様に、オペレータの判
断を省略できる。

【００４０】請求項４の発明では、文書の特性に合わせ
た頁の指定ができるので、検索時に文書内容（意味）の
把握が容易になる。

【００４１】請求項５の発明では、代表する頁が削除さ
れたとき、その旨が表示されるのでオペレータは容易に
気付くことができ、代りの代表の頁を入力することが可
能になる。

【００４２】請求項６の発明では、文書体系の特性に合
わせた頁の指定ができるので、検索時に文書内容（意
味）の把握が容易になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の検索データ管理方法について、その
文書検索時の処理の流れを示すフロー図である。

【図２】この発明のファイリングシステム装置の検索デ
ータ管理方法による文書登録時の主要な処理の流れを示
すフローチャートである。

【図３】この発明のファイリングシステム装置の検索デ
ータ管理方法による検索時の主要な処理の流れを示すフ
ローチャートである。

【図４】従来の光ファイリング装置について、その要部
構成の一例を示す機能ブロック図である。

【図５】従来の光ファイリング装置において、その検索
情報の構成と文書検索時の処理の流れを示す図である。

【符号の説明】

１ イメージスキャナ ２ データ処理部 ３ 光ディスク装置 ４ ハードディスク装置 ５ キーボード ６ 表示装置

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 イメージデータを記憶する光ディスク装
   置等の記憶メディアと、文書の管理情報（文書インデッ
   クス）と頁の管理データ（頁インデックス）等の階層型
   の文書管理情報を記憶するハードディスク等の記憶装置
   とから構成されるイメージファイル管理・検索システム
   を備えたファイリングシステム装置において、 頁の階層に位置する頁の管理データの一部を文書の管理
   情報に付加し、 複数文書の各１頁を連続的に表示して検索するモードを
   設定する連続表示モード設定手段を備え、 連続表示モードの設定時に、前記文書の管理情報に付加
   された頁の階層に位置する連続表示用の頁の管理データ
   によって、複数の文書の連続表示を行うことを特徴とす
   る検索データ管理方法。
2. 【請求項２】 請求項１のファイリングシステム装置の
   検索データ管理方法において、 文書の管理情報に付加する頁の管理データの一部とし
   て、１頁目のアドレスを連続表示用の頁の管理データと
   することを特徴とする検索データ管理方法。
3. 【請求項３】 請求項２のファイリングシステム装置の
   検索データ管理方法において、 １頁目が削除されたとき、２頁目のアドレスを連続表示
   用の頁の管理データとすることを特徴とする検索データ
   管理方法。
4. 【請求項４】 請求項１のファイリングシステム装置の
   検索データ管理方法において、 文書の管理情報に付加する頁の管理データの一部とし
   て、オペレータが文書毎に指定した頁のアドレスを連続
   表示用の頁の管理データとすることを特徴とする検索デ
   ータ管理方法。
5. 【請求項５】 請求項４のファイリングシステム装置の
   検索データ管理方法において、 連続表示用の頁が削除されたとき、オペレータに対して
   代りの頁の指定をうながして頁のアドレスを変更するこ
   とを特徴とする検索データ管理方法。
6. 【請求項６】 請求項１のファイリングシステム装置の
   検索データ管理方法において、 文書の管理情報に付加する頁の管理データの一部とし
   て、オペレータが体系毎に指定した頁のアドレスを連続
   表示用の頁の管理データとすることを特徴とする検索デ
   ータ管理方法。