JPH0495164A - 電子ファイリング装置の文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 技術分野 本発明は電子ファイリング装置の文書管理システムに関
し、特に単なるページの集合体あるいは一文書として登
録されている文書を複数の文書に細分化すべく再定義す
る際の文書管理システムに関するものである。

従来技術 従来、電子ファイリング装置において、スキャナから入
力された複数ページからなる多くの文書を、夫々文書と
してファイルに登録する場合、文書名、キーワード、ペ
ージ数等の管理情報を付して光デイスクファイルに記録
するようになっている。

この様な電子ファイリング装置において、ファイルに登
録されているある１文書を更に複数の文書に細分化して
再定義し直す必要が生じることがある。この場合、当該
文書のページの削除、複写等のページ編集処理を繰返し
行うことによって、複数文書に細分化し新たな文書とし
てファイルに登録する方式となっている。

この様な従来の電子ファイリング装置において、−文書
として登録された文書の細分化をなす場合の再定義方式
では、再定義の対象となる文書のぺ−ジに対して複写や
削除という作業を行わなければならず、よって作業工数
の増加は勿論、入力された文書原稿を記憶しておく光デ
イスク部の記憶領域に対して無駄な領域を増大させてし
まうとい゛う欠点がある。

発明の目的 そこで、本発明はこの様な従来技術の欠点を解決すべく
なされたものであって、その目的とするところは、登録
文書の細分化に際してページの複写や削除等の処理をな
くして、処理工数の削減及び光デイスク部の記憶領域の
無駄をなくした電子ファイリング装置の文書管理システ
ムを提供することにある。

発明の構成 本発明によれば、複数ページからなる文書を入力する文
書入力部と、この入力された文書を格納するファイル部
と、この入力された文書の文書名を記憶するデータベー
ス部とを含む電子ファイリング装置の文書管理システム
であって、前記文書を複数文書に細分化すべく再定義し
なおすために、これ等複数文書に対応する文書名、キー
ワード、ページ数を入力する細分化指示入力部と、これ
等入力された文書名、キーワード、ページ数の細分化指
示情報を格納する文書細分化指示ファイル部とを有する
ことを特徴とする文書管理システムが得られる。

実施例 以下に本発明の実施例を図面を参照しつつ詳細に説明す
る。

第１図は本発明の実施例の概念を示すシステムブロック
図である。図において、１は単なるペジの集合体あるい
は１文書として光デイスク部に格納された文書を示す。

２は文書細分化指示ファイルであり、本発明の特徴部分
である。この文書細分化指示ファイル２には、光デイス
ク部に登録されている文書１を細分化する際の再定義の
ためのデータ３が格納される。

すなわち、細分化される個々の細分化文書の文書、キー
ワード及びページ数からなる細分化指示情報である。４
はこの細分化指示情報３に従って文書１を細分化した場
合の複数文書のイメージを示すものである。

第２図は本発明の実施例が適用される電子ファイリング
装置のシステム構成図である。本電子ファイリング装置
は、文書管理用の文書名、キーワード、ページ数等を入
力するキーボード７と、このキーボード７から入力され
た当該文書管理用のデータをデータベース９として格納
すると共に、文書細分化用の指示データ２をも格納する
磁気ディスク８と、文書をイメージデータとして入力す
るイメージスキャナ１４と、このイメージデータを格納
すると共に、文書細分化指示データ２のバックアップ用
データ２′をも格納する光ディスク１１と、イメージデ
ータを可視表示するモニタ５と、プリンタ１５と、これ
等各部を制御する制御部６からなっている。

第３図は文書の登録及び細分化用再定義の処理を示す動
作フロー図である。先ず、登録すべき文書が１文書とし
て登録すべきかどうかが判定され（ステップ３１）、そ
うであれば、当該文書の文書名、キーワード、ページ数
等の文書管理データが入力される（ステップ３２）。

ステップ３１で、１文書として登録しないと判定された
場合や、ステップ３２で文書管理データが入力されると
、イメージスキャナ１４により登録すべき文書原稿が読
取られ（ステップ３３）、このイメージデータが光ディ
スク１１に格納される（ステップ３４）。

すべての文書原稿か入力され終ると（ステップ３５）、
文書再定義の必要性の判断がなされる（ステップ３６）
。再定義必要であれば、キーボード７より、細分化後の
複数の文書の文書名、キーワード、ページ数等の再定義
用指示データが入力される（ステップ３７）。

この入力された再定義用指示データは磁気ディスク８内
にデータベースと共に文書細分化指示情報２として格納
されることになる（ステップ３８）。尚、バックアップ
用情報２゛として光ディスク１１へも格納される。

第４図は登録文書の検索時の動作フロー図である。検索
対象となる文書の文書名、キーワード、ページ数がキー
ボード７より入力される（ステップ４１）。このとき、
文書細分化ファイル２が存在するかどうかが調べられ（
ステップ４２）、有ればその文書細分化指示ファイル２
を参照して光ディスク１１の検索か行われる（ステップ
４３）。

文書細分化指示ファイル２がなければ、そのままデータ
ベース９を参照しつつ光ディスク１１の検索が行われる
ことになる（ステップ４４）。しかる後に、検索された
文書がモニタ５にイメージ表示されるのである。

この様に、文書細分化ファイル２を設けて、以前に格納
されている文書を新たに細分化して再定義することが容
易となるので、例えば、最初に単なるページの集合体か
らなる文書としてファイルに格納しておいても、後で文
書細分化指示を文書細分化ファイル２に格納すれば、当
該文書が、複数の文書に細分化されて正式に登録されて
いることと等価に扱えることになる。

更に、正式に１文書としてファイルに登録されている文
書でも、後から細分化された複数文書としたい場合にも
同様に、文書細分化指示ファイル２を用いれば、複数文
書か登録されていることと等価となるものである。

発明の効果 以上述べた如く、本発明によれば、単なるページの集合
体あるいは１文書としてファイルに格納された文書に対
して、後から文書細分化指示ファイルに細分化指示を登
録しておくことにより、文書の複写や削除等の処理を行
う必要がなくなり、また光デイスク媒体においてより少
い記録領域で文書の細分化を図ることができるという効
果がある。

また、登録時に文書のタイトル、キーワード等を入力す
る必要がなくなるので、登録が容易になる他、光ディス
クに登録されたページ数を確認した後に文書の句切りを
指示することができ、ページ数の指定誤り等の誤指示、
誤操作がなくなるという効果もある。

更には、検索かめったに行われない文書については、登
録時に文書のタイトル等を付ける必要がなく、必要にな
ったときに初めて文書タイトル等を入力すれば良いこと
になり、作業の効率化が図れることになる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の実施例の概念を示すシステム図、第２
図は本発明の実施例が適用される電子ファイリング装置
のシステム構成図、第３図は文書の登録及び再定義時の
処理動作を示すフローチャート、第４図は文書検索時の
処理動作を示すフローチャートである。 主要部分の符号の説明 １・・・・・・入力文書 ２・・・・・・文書細分化指示ファイル３・・・・・・
文書細分化指示データ ４・・・・・・細分化文書 ６・・・・・・制御部 ７・・・・・・キーボード ８・・・・・・磁気ディスク １１・・・・・・光ディスク １４・・・・・・スキャナ

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）複数ページからなる文書を入力する文書入力部と
   、この入力された文書を格納するファイル部と、この入
   力された文書の文書名を記憶するデータベース部とを含
   む電子ファイリング装置の文書管理システムであって、
   前記文書を複数文書に細分化すべく再定義しなおすため
   に、これ等複数文書に対応する文書名、キーワード、ペ
   ージ数を入力する細分化指示入力部と、これ等入力され
   た文書名、キーワード、ページ数の細分化指示情報を格
   納する文書細分化指示ファイル部とを有することを特徴
   とする文書管理システム。