JPH04153879A - 文書管理情報の自動検索方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概要］ 電子ファイリングシステム等における、登録される文書
に付加する文書管理情報の自動検索方式文書と文書管理
情報との対応付けを自動的に行なうことを目的とし、 文書の登録時に、文字認識装置を利用してその文書の内
容からキー値を読み取り、このキー値に対応する文書管
理情報を別に設けられた記録媒体に格納されたファイル
の中から自動的に検索するように構成される。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、電子ファイリングシステム等における文書を
登録する際の文書管理情報の効率的な入力方法に関する
。

〔従来の技術〕

最近、文書をイメージスキャナ等の入力装置によって読
み取り、記録媒体に格納された文書ファイルに登録し、
必要に応じて更新してデータベースとして保存し、利用
者の検索、参照等の利用に供するように構成された電子
ファイリングシステムが開発され使用されている。

電子ファイリングシステムの運用においては、文書を文
書ファイルに入力するときに、予め文書管理情報ファイ
ルに格納されている文書管理情報を利用することは、利
用者にとって有用である。

文書管理情報ファイルは文書ファイルを格納する記録媒
体とは別のフロッピーなどの記録媒体に格納されている
。文書の登録時にその文書に対応する文書管理情報を文
書管理情報ファイルから探し出してその文書の原稿に付
加した後文書ファイルに格納するという方法がとられて
いる。これによって大量に入力される文書および文書管
理情報のそれぞれに関する作業を分散化し、システム利
用効率の向上を計っている。

〔発明が解決しようとする：Ｊ、ａ） 上述したような従来の電子ファイリングシステムにおい
ては、入力する文書とその文書に付加すべき文書管理情
報との対応付けを利用者が直接確認することによって行
なっていた。この対応付けの確認作業は多くの手間と時
間を必要とするため、大量の文書を入力する際には作業
効率の低下の要因となっていた。

本発明は上記従来技術の欠点を除去し、電子ファイリン
グシステム等に入力される文書および文書管理情報の対
応付けを容易に行なうことのできる方式を提供すること
を目的とする。

〔課題を解決するための手段〕

本発明による文書管理情報の自動検索方式は、文書ファ
イルに登録される文書に付加された文書管理情報の自動
検索方式において、文書の内容から文書の内容を示すキ
ー値を読み取る文字認識装置と、予めキー値と文書管理
情報とを対応付けて作成され、文書ファイルとは別の記
録媒体に格納された文書管理情報ファイルとを具備し、
文書の登録時に、その文書の内容から文字認識装置によ
ってキー値を読み出し、このキー値に対応する文書管理
情報を文書管理情報ファイルから自動的に検索し、検索
された文書管理情報を文書とともに文書ファイルに登録
するように構成される。

〔作用〕

文書の原稿をスキャナ等により入力し、文書ファイルに
登録する際、文字認識装置により、文書の内容からキー
値が読み取られる。このキー値に対応する文書管理情報
が文書管理情報ファイルから検索される。そして検索さ
れた文書管理情報は文書の原稿とともに文書ファイルに
登録される。

従って利用者は入力する文書と文書管理情報の対応付け
を行なう必要がない。

〔実施例〕

以下、本発明の実施例について、図面を参照して詳細に
説明する。

第１図および第２図は、それぞれ、本発明による文書管
理情報ファイルの自動検索方式の構成および動作を示す
。

第１図において文書１．２および３の原稿工。

２、および３はスキャナ４により読み取られ、入力され
る（第２図Ｓｌ）。

つぎに、入力した原稿１，２および３の内容から文書管
理情報ファイルを検索する際のキーとなる識別ＩＤを文
字認識装置５を利用して検出する（第２図３２）。識別
ＩＤ６は、６′に示すように、文書１，２．３について
それぞれ１００３．１００１゜１００２であるとする。

文字認識装置５で検出された識別ＩＤＣはフロッピーデ
ィスク７ヘアドレス情報として入力される。フロッピー
ディスク７には文書管理情報ファイル８が格納されてい
る。

文書管理情報ファイル８には、予め、文書の識別ＩＤと
文書管理情報とが対応付けられて格納されている。

すなわち、文書１の識別ＩＤ１００３に対応して文書管
理情報３、文書２の識別ＩＤ１００Ｉに対応して文書管
理情報１、文書３の識別ＩＤ１００２に対応して文書管
理情報２がそれぞれ格納される。

識別ＩＤ６をフロッピーディスク７に入力することによ
り、それに対応する文書管理情報が読み出される（Ｓ３
）。

つぎに文書１，２．３の各入力原稿および文書管理情報
は、文書ファイル１０を格納する記憶媒体９に入力され
る。文書ファイルｌＯは、各文書について、原稿を記録
する原稿部と、文書管理情報を記録する文書管理情報部
とを有する。

第１図に示すように、文書１の原稿部には、原稿１が格
納され、その文書管理情報部には文書管理情報ファイル
８から読み出された文書管理情報３が格納される。文書
２の原稿部には、原稿２が格納され、その文書管理情報
部には文書管理情報１が格納される。そして、文書３の
原稿部には、原稿３が格納され、その文書管理情報部に
は文書管理情報２が格納される（Ｓ４．、Ｓ５）。

上述のように、利用者は原稿と文書管理情報の内容の対
応付けを行なう必要がなくなり、より効率的に文書の入
力作業を行なうことができる。

上述の実施例では、原稿の内容から識別ＩＤを認識して
いるが、複数文書の原稿を一括して入力デバイスから入
力する際の、文書と文書の区切りを示す用紙に識別ＩＤ
を記載しておき、これを文字認識装置によって認識して
利用してもよい。

上記各実施例において、原稿の内容から識別ＩＤを認識
する際に文字認識装置というハードウェアを使用してい
るが、原稿の内容から識別ＩＤを認識する機能をソフト
ウェアによって代替してもよい。

〔発明の効果〕

本発明によれば、入力された文書のキー値（識別ＩＤ）
を検出し、このキー値によって文書管理情報ファイルか
ら文書管理情報を検索し、この文書管理情報を文書の原
稿に付加し文書ファイルに記録する一連の動作を自動的
に行なうことができるので、利用者は原稿と文書管理情
報の内容の対応付けを行なう必要がなくなり、より効率
的に文書の入力作業を行なうことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の構成を示す図、第２図は第図のシステ
ムの動作を示す図である。 １．２．３・・・原稿　　　４・・・スキャナ５・・・
文字認識装置　　　６・・・識別ＩＤ７・・・フロッピ
ーディスク ８・・・文書管理情報ファイル

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、文書ファイルに登録される文書に付加された文書管
   理情報の自動検索方式において、 文書の内容から文書の内容を示すキー値を読み取る文字
   認識手段と、 予め前記キー値と文書管理情報とを対応付けて作成され
   、前記文書ファイルとは別の記録媒体に格納された文書
   管理情報ファイルとを具備し、 文書の登録時に、その文書の内容から前記文字認識手段
   によってキー値を読み出し、 このキー値に対応する文書管理情報を前記文書管理情報
   ファイルから自動的に検索し、検索された文書管理情報
   を文書とともに前記文書ファイルに登録することを特徴
   とする文書管理情報の自動検索方式。