JP2621853B2 - 文書検索装置及び文書検索方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技術分野〕 本発明は、文書記憶媒体から目的とする文書を取出す
ときに用いられる文書検索装置及び文書検索方法に関す
る。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

既に作成して外部記憶媒体に保存してある文書を参照
したり再利用したりする場合、利用者が管理している範
囲であれば、その目的とする文書は見出すことは容易で
あろう。しかしながら、増大する文書数に併なって管理
する作業も方法も大変になる。そして管理が不徹底の文
書を探すことは困難である。

これらの外部記憶媒体に保存された文書から目的とす
る文書を取り出す場合、媒体の特定な情報を参考して且
つ個人の記憶を頼って逐一文書内容を確認して、この手
間を繰り返しながら目的とする文書を見出す。従ってこ
の作業にかなりの時間と労力を費すことになる。

〔発明の目的〕

本発明は上記事情に基づいてなされたものであり、増
大する文書数や文書を保存する媒体量に対し、文書を管
理するための新規な手段を提供すると共に、目的とする
文書を取り出す場合、その候補文書を選出する文書検索
装置文書検索方法を提供することを目的とする。

〔発明の概要〕

本発明は上記目的を実現するため、文書毎の文書ヘッ
ダ情報が格納される文書ヘッダ読込みバッファと、文書
ヘッダ情報スタックバッファとを設け、キーボード等を
介して入力される検索キー設定項目に対応した上記文書
ヘッド読込みバッファ内の文書ヘッダデータとの比較を
行い、該当する項目があれば項目その他の情報を保存バ
ッファヘスタックし、ある媒体に格納された全ての文書
に対する検索を終え検索結果の出力（表示／印刷）や利
用者の応答入力に対応した処理を行なう構成とした。

このことより、多数の文書から目的とする文書を見出
すことが比較的簡単に且つ短時間で可能となる。

〔発明の実施例〕

以下、図面を使用して本発明に関し詳細に説明する。
第１図は本発明の実施例を示すブロック図である。図に
おいて、１はキーボードユニット（KB）である。このキ
ーボードユニット１を介して任意項目の検索キーと検索
条件の設定入力が行なわれる。２は検索結果が表示され
るディスプレイユニット（CRT）,3は検索結果が印刷さ
れるプリンタユニット（PRT），そして４は多数の作成
文書が格納されるフロッピーディスク（FD）等文書フィ
ルムユニットである。

５は検索項目入力処理部（KKI）である。検索項目入
力処理部５はキーボードユニット１を介して入力された
検索キーや検索条件を解析し記憶するもので、その結果
は文書検索処理部（SFP6）へ渡される。文書検索処理部
６は文書ヘッダバッファ（HBUF7）に記憶された文書毎
の文書ヘッダ情報を上記検索キーに従がい検索するもの
で、ここで検索され、抽出された文書ヘッダ情報は保存
バッファ（STBF6）ヘスタックされる。９は検索終了処
理部（DSR）である。検索終了処理部９は文書検索処理
部６とディスプレイユニット2,プリンタ等３出力装置と
のインタフェースを司どるもので、ある媒体（文書ファ
イルユニット４として装填される、例えばフロッピーデ
ィスクFD）の全ての文書に対する検索が終了することで
起動され、その検索結果の表示や印刷，更には利用者の
応答入力に対応した処理を行なう。

10は文書編集機構（EDIT）であり、文書の校正等、編
集処理を司どる部分である。本発明とは直接関係しない
ためここでの説明は省略する。

第２図は処理対象として扱われる文書構造の概略を示
す図である。第３図、第４図は、本発明実施例の動作を
説明するために利用した図であり、利用者インターフェ
ースをわかり易くするためのディスプレイ画面の一例で
ある。ここでの表示項目は、機能改良又は拡張により変
えられる様になっている。第５図は本発明実施例の動作
を示すフローチャートである。

以下、本発明実施例の動作につき詳細に説明する。本
発明機構が起動されることで検索キーデータの入力を促
すための画面をディスプレイユニット２に表示する。こ
の表示画面は第３図に示す様な形式となっており、利用
者は任意の項目の検索キーと検索条件の設定をキーボー
ドユニット１から入力する。この検索項目はシステムで
決められた情報からその有効性により決定を行うもので
ある。

キーボードユニット１から入力された検索データは、
検索項目入力処理部５に渡され、ここで検索キーや、検
索条件を解析し記憶しておく。利用者は、複数の項目に
対しての検索キーの指定が可能であり、誤入力等の場合
は再入力も可能である。検索キーの設定が終了すると検
索項目入力処理部５は文書検索処理部６に制御を渡す。
文書検索処理部６は文書毎に文書ヘッダーを文書ヘッダ
バッファ７に読み込み、検索キー設定項目に対応したバ
ッファ７内の文書ヘッダデータと比較や検出処理を行
い、該当する項目があれば項目その他の情報を保存バッ
ファ８にスタックし、更にその情報をディスプレイユニ
ット２に表示する。この表示画面を第４図に示す。この
検索処理は各文書に対し第５図に示すフローチャートに
基づき行なわれる。

ある一つの媒体の全ての文書に対しての検索が終了す
ることで文書検索処理部６から検索終了処理部９に制御
が渡される。検索終了処理部９は検索結果のディスプレ
イユニット２への表示や利用者の応答入力に対応した処
理を行う。例えば媒体を変えて同一検索キーで検索を行
う場合は文書検索処理部６に制御を渡し、利用者が検索
キーを再度入力する場合は検索項目入力処理部５に制御
を渡す。もしくは保存バッファ８に保存されている文書
ヘッダ情報から、その情報を様式化したプリント出力を
行い、さらに特定の一文書の指定を文書編集機構10に指
示し、且つ制御を移すことで利用者はそのまま編集作業
を行うことも可能にする。

尚、ワードプロセッサでは外部記憶媒体として現在フ
ロッピーディスクが最も普及しているが、磁気ディスク
や磁気テープ、カセットも文書ファイル装置４として扱
われることは言う迄もない。処理を行う上での通信先の
媒体に対しても可能となり得る。本発明はカタログリス
トの出力を文書ファイルそのものに拡張することで管理
手段の機能として有効であろう。

〔発明の効果〕

以上説明の様に本発明によれば、検索の結果得られた
文書の表示において、検索された文書の文書名と共に、
少なくとも当該文書の文書ヘッダ情報の中の検索キーワ
ード情報または検索条件情報に該当した項目情報を表示
するため、多数の文書中から目的とする文書を見出すこ
とが容易、且つ短時間で可能となる。

（３）文書の媒体が複数でも統一した検索データを繰り
返し利用可能であるため、この手作業は軽減される。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の実施例を示すブロック図、第２図は処
理対象として扱われる文書構造の概略を示す図、第３図
・第４図は本発明実施例の動作を説明するために引用し
た図であり、いずれもディスプレイ画面の一例を示す。
第５図は本発明実施例の動作を示すフローチャートであ
る。 １……キーボードユニット（KB）、２……ディスプレイ
ユニット（CRT）、３……プリンタ（PRT）、４……文書
ファイルユニット（FD）、５……検索項目入力処理部
（KKI）、６……文書検索処理部（SFB）、７……文書ヘ
ッダバッファ（HBUF）、８……保存バッファ（STBF）、
９……検索終了処理部（DSR）、10……文書編集機構（E
DIT）。

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数の検索項目から任意項目の検索キーワ
   ード情報と検索条件情報の設定が行われる検索項目情報
   入力部と、 該検索項目情報入力部を介して入力される検索キーワー
   ド情報や検索条件情報を解析し記憶する検索項目情報入
   力処理部と、 文書毎の文書ヘッダ情報が読出され、この文書ヘッダ情
   報がそれぞれ記憶される文書ヘッダ記憶部と、 該文書ヘッダ記憶部を検索し該当する文書ヘッダ情報が
   記憶される保存バッファと、 上記検索キーワード情報または検索条件情報に対応した
   上記文書ヘッダ記憶部内の文書ヘッダ情報中の項目情報
   との比較を行い該当する項目情報があればその項目名と
   その項目情報と文書名等の所定の情報を上記保存バッフ
   ァへスタックする文書検索処理部と、 少なくとも上記文書検索処理部による検索の結果得られ
   た検索キーワード情報または検索条件情報に該当する文
   書の項目情報及び文書名を上記保存バッファから読出
   し、表示する表示部と を具備することを特徴とする文書検索装置。
2. 【請求項２】複数の検索項目から任意項目の検索キーワ
   ード情報と検索条件情報の入力に応じて、該検索キーワ
   ード情報や検索条件情報を解析し、 文書毎の文書ヘッダ情報を読出して、上記解析した検索
   キーワード情報または検索条件情報に対応した上記文書
   ヘッダ情報中の項目情報との比較を行い、該当する項目
   情報があればその項目名とその項目情報と文書名等の所
   定の情報を記憶し、 少なくとも検索の結果得られた検索キーワード情報また
   は検索条件情報に該当する文書の項目情報及び文書名を
   表示する ことを特徴とする文書検索方法。