JPS6031634A - ワ−ドプロセツサ等の文書名一覧表示方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 技術分野 この発明は、ワードプロセッサやパーソナルコンピュー
タその他の文書作成機能を有するデータ処理袋Ｒ（以下
、ワードプロセッサ等という）において、登録済み文書
をサーチするための操作を簡略化し、サーチの時間とオ
ペレーションの手間を著しく短縮することによって、ワ
ードプロセッサ等の操作能率を向上させた文書名一覧表
示方法に係り、特に備考欄付きの文書名一覧表示と備考
欄なしの文書名一覧表示とが、簡単なキー操作だけで即
時に切換えられるようにして、迅速な文書サーチを可能
にした文書名一覧表示方法に関する。

従来技術 ワードプロセッサ等においては、文書更新や文書印刷等
１文書の作成から印刷までの一連の操作において、すで
に登録済みの文書を探したい場合がしばしば発生する。

この場合には１表示装置に文書名一覧表示を行って、必
要とする文書をサーチすることになる。

このような文書名一覧は、通常フロッピー等の外部記憶
装置に保持されており、文書台帳とよばれる。

従来から行われている文書名一覧表示には、大別して２
種類あり、いわゆる備考欄の表示があるものと、ないも
のとに分けることができる。なお、文書台帳に、備考欄
に関する情報が格納されていない場合には、備考欄の表
示を行うことができないので、ここでは説明を省略する
。

すなわち１文書台帳には備考欄に関する情報も格納され
ているが、備考欄付きの文書名一覧表示と、備考欄のな
い文書名一覧表示とのコ種類の表示が可能な場合につい
て説明する。

一般に、登録済みの文書の数が少ない場合には、文書名
を見ただけでその内容が判別できる。

しかし、登録済みの文書の数が多くなると１文書名だけ
ではその内容を判別することは困難である。

そこで、それぞれの文書の特徴や、用紙のサイズ。

用紙の方向、文字間ピッチ、行ピッチ等が理解できる備
考欄の必要性が増大する。

以下の説明では１便宜上、主として文書を更新する場合
の文書名一覧表示について述べるが、新規の文書作成そ
の他の場合も、基本的には同じである。

第１図は、作業選択メニューにおいて文書更新を選択し
た場合のガイダンス表示の一例である。

この第１図の表示状態で、サーチしたい文書を指定する
には％　「０」を選択して直接文書名を入力するか、「
／」を選択して備考欄のない文書名一覧を表示させるか
、「、２」を選択して備考欄付きの文書名一覧を表示さ
せるか、の３つの方法がある。

この場合に、サーチしたい文書名が分っている「Ｏ」を
選択したときは、格別問題はない。

問題となるのは、「／」を選択したカー　目的の文書を
探すことができず、改めて「、２」を選択する場合であ
る。

第一図は備考欄の表示がな゛い文書名一覧の表示例、第
３図は備考欄付きの文書名一覧の表示例である。

この第２図や第３図に示すような文書名一覧を表示する
には、登録されている全文書の情報を格納した文書台帳
から、その情報を読込み、読込んだデータをもとにして
画面−表示用のデータを作成し、表示装置の画面上へ表
示させることになる。

ここで１例えば、第１図の表示状態で「／」を選択し、
第２図の文書名一覧を表示させたとする。

表示装置では、オペレータが見やすい大きさの文字を表
示する必要から、７画面に同時に表示可能な文書名の数
は予め決っている。例えば、第２図の表示例のように５
つであるとすれば、乙番目以降の文書名を見るためには
、キー操作ζこよって／文書ずつスクロールアップさせ
る必要がある。

仮りに、目的の文書がＳＯ番目であれば、ｌＩ左回のキ
ー操作が必要となる。

この場合に１文書名を見ただけで目的の文書が見つけら
れれば、次の処理を行うことができる。

しかし、一般的には、文書名を見ただけで、左０を超え
る文書の中から目的の文書を見つけることは、困難な場
合が多い。

この場合ｌこは、再度第１図の表示状態に戻し、改めて
「コ」を選択して、第３図の備考柚付き文書名一覧を表
示させなければならない。

そして、先の第２図の表示によるサーチで、り０番目の
文書が目的の文書らしいと見当がついていたとすれば、
さらに１１．１回のスクロール操作を行って、その備考
欄を見ることになる。

このように、従来の文書名一覧表示方法では。

目的とする文書を見つけるまでに何回ものキー操作と、
多くの時間さが必要であり、ワードプロセッサ等の操作
能率が低下するという不都合があった。このような不都
合は、特に、登録済みの文書の数が増えて、文書フロッ
ピーが何枚もある場合には、無視することができない。

目　的 そこで、この発明の文書名一覧表示方法では。

従来の表示方法におけるこのような不都合を解決し、備
考欄付きの表示と備考欄なしの表示さのコ種石の表示が
、７回のキー操作だけで交互に、かつ即時に切換えられ
るようにして、迅速な文書のサーチを可能にすることで
ワードプロセッサ等の操作能率を向上させることを目的
とする。

構　成 そのために、この発明の文書名一覧表示方法においては
、ワードプロセッサ等へ、文書名の情報と、これに付随
するいわゆる備考欄の情報とを格納する第１の記憶手段
と、この第１の記憶手段から文書名の情報が格納される
第一の記憶手段と、同じく第１の記憶手段から文書名を
除くその他の付随情報が格納される第３の記憶手段と、
第一の記憶手段に格納されている情報と、第２および第
３の記憶手段に格納されている情報との表示切換えを指
示する表示切換え入力手段とを付加し、文書名一覧を表
示するに際して１表示切換え入力手段を操作することに
より、第２の記憶手段に格納された文書名の情報のみの
表示と、第一および第３の記憶手段に格納された文書名
およびこれに付随する備考欄の情報の同時表示とが即時
に切換えられるように制御している。

次に、図面を参照しながら、この発明のワードプロセッ
サ等の文吉名一覧表示方法の一実施例を詳細に説明する
。

第９図は、この発明の文書名一覧表示方法を実施する場
合に使用されるワードプロセッサの構成図で、文書名一
覧表示に関与する部分を抜き出した機能ブロック図であ
る。図面において、／は操作部、コは次工程判定回路、
３は文書名格納エリア、ダは文Ｖ　ＮＩＬ格納エリア、
夕は文書台帳、乙は文書名探索回路、７は文書陽探索回
路、ｇは文１情報読込み回路％　９は順次比較回路、１
０は文書情報格納エリア、／／は備考欄情報読込エリア
、／２は文書名情報格納エリア、／３は備考欄情報読込
み回路、／グは表示用データ作成回路％　７５′は文書
情報読込み回路、／６は順次比較回路、／７は表示装置
Ｗ％　７ｇは順次比較回路を示す。

各部の機能は１次のとおりである。

操作部ｌは、キーボード等で構成され、文字その他の入
力を行う。

次工程判定回路コは、操作部／からの入力データをもと
に次に行うべき処理を選択し、それぞれの命令を発する
。

文書名格納エリア３は、入力された文書名を格納すむま
た、必要に応じてその情報を出力する。

文書陽格納エリアｌは、入力された文ＷＮｎを格納し、
必要に応じてその情報を出力する。

文書台帳Ｓは、現在登録されている全文書の文書名１文
９　Ｎｎ　、備考などの情報を保持しており、要求に応
じて、それらの情報を出力する。この文書台帳Ｓは１通
常フロッピー等の外部記憶装置が使用される。

文書名探索回路６は１文書台帳Ｓから文書名に関する情
報、文書名格納エリア３から文書名情報　′をそれぞれ
受取り１両者を比較して、指定された文書名が文書台帳
ｓ内に存在するか否かを調査する。

文書陽探索回路７は１文書台帳５から文書陽に関する情
報５文書名格納エリアｔから文書１ｔＬ情報を受取り１
両者を比較して、指定された文８Ｎｎが文書台帳Ｓ内に
存在するか否かをサーチする。

文書情報読込み回路ｇは１文書台帳５から文書に関する
全情報を読込む。

順次比較回路ワは、次工程判定回路−から出力される各
種読込み命令に対して、すべての環境条件などからその
命令を文書情報読込み回路ｇへ渡すべきかどうかを判断
し、必要であれば、読込み回路ｇに読込み命令を出す。

文書情報読込エリア１０は、文書情報読込み回路ｔによ
り２文書台帳Ｓから読込んだ全文書情報を格納する。ま
た、必要に応じてその情報を出力する。

備考欄情報格納エリア／／は１文書情報格納エリア／θ
から（＋ｉｆｉ　考１１９１情報読込み回路／３によっ
て読込んだ情報を格納する。また、必要に応じてその情
報を出力する。

文書名情報格納エリア７．２−は、文書情報格納エリア
／θから文書名情報読込み回路／Ｓによって読込んだ情
報を格納する。また、必要に応じてその情報を出力する
。

備考欄情報読込み回路１３は、文書情報格納エリア１０
から（ＩＨＩ考欄情報１文字間ピッチ、行ピッチなどの
情報を読込む。

表示用データ作成回路／４’は、文書名情報格納エリア
／コ、備考４閾情報格納エリア／／から受取った情報を
もとにして表示用のデータを作成し、表示装置／７にそ
のデータを送る。

文書名情報読込み回路／Ｓは、文書情報格納エリア／θ
から文書名１文書陽などの情報を読込む。

順次比較回路／Ａは、次工程判定回路−から出力される
各種読込み命令について判断し、備考欄情報の読込み命
令であると判断したときは、備考欄情報読込み回路１３
へ読込み命令を与える。

表示装Ｍ／７は１文字、ケイ線その他を可視的に表示す
る。

順次比較回路／ｇは１次工程判定回路コから出力される
各種読込み命令について判断し１文書名情報の読込み命
令であると判断したときは、文書名情報読込み回路／Ｓ
へ読込み命令を与える。

この第７図の回路における文書名一覧表示のための内部
処理は、次のようにして行われる。

まず、文書情報読込み回路ｇによって文書台帳Ｓから文
書情報を読込み、その情報を文書情報読込か備考欄を含
む文書名一覧表示要求かを判断し。

その判断結果によってそれぞれの読込み回路１３と／Ｓ
により必要な情報を文書情報格納エリア１０から読込ん
で、それぞれの格納エリア／／または／コへそれらの情
報を格納する。

その後、それぞれの情報格納エリア／／と／ツから表示
用データ作成回路／グへ情報を提供し。

作成された表示用データを表示装置１７へ渡して。

指定された文書名一覧を画面表示させる。

第Ｓ図（１）〜（４）は、第７図の回路における動作を
説明するためのフローチャートである。図面の■〜■は
、それぞれ対応する位置への接続を示す。

次の第６図は、ワードプロセッサζこおける作業選択メ
ニューの一表示例である。

才た、第７図は１文書名人力の状態におけるガイダンス
表示の一例である。

第６図の作業選択メニューの表示状態で、紀３図（１）
のフローがスタートスる。

この状態で、「コ」の文書更新が込択され、操作部／か
ら１．２」番選択の入力があった後、実行キー人力があ
ると、表示装置／７の表示は、第７図に示すような文書
名人力の状態に切換わる。

この状態での操作はコ通りで％第１は、更新しようとす
る文書名を入力して、その実行キーを入力する操作、第
一は単に実行キーを入力する操作である。

第１の操作の場合には、第３図（３）の■のフローに移
り、入力された文書名を文書名格納エリア３へ格納し、
文書名探素回路乙によって、その文書がすでに文書台帳
Ｓに登録されているかどうかサーチする。

もし１台帳Ｓ内にあることが分れば１次の編県処理に移
る。

また、もし、見つからなかったときは、エラー処理をし
た後、第５図（１）の■へ戻る。すなわち。

第７図の表示が行われ、文書名人力の状態となる。

次に、第一の操作が行われた場合、すなわち単に実行キ
ーが入力されたときは、表示画面が変化する。このフロ
ーは第５図（１）に示されている。

第３図は備考欄のない文書名一覧の表示例、第９図と第
１θ図はそれぞれ備考欄付き文書名一覧の表示例である
。

単に実行キーが入力きれると、第３図の表示に切換えら
れ１文ｖｔｈの入力を待つ状態に移行する。

ここで、文書階の入力を行わず（実行キー人力の代りに
）、備考相表示要求キー（表示切換え要求キー）を入力
すると、表示画面は第９図に示すように切換わり％備考
欄付き文書名一覧が表示される。この状態でも、文書阻
の入力を待つ。

この第３図と第９図の表示状態における操作は、殆んど
同じであり、大別すると３つの操作に分けられる。

第１は、更新しようとする文書の文書階を入力して実行
キーを入力する操作、第一は、次画面または前画面要求
キーを入力する操作、第３は、表水切換え要求キーを入
力する操作である。

この発明の文書名一覧表示方法は、この第３図と第９図
との表示を切換えるための制御に関するものであり、こ
こでは第３の操作として説明する。

まず、第１の操作の場合、すなわち文書隘を入力して実
行キーを入力したときは、第３図（１）の最下段のフロ
ーから、第Ｓ図（４）の■のフローに移る。

そして、その文書阻をを文書ｔＪｎ格納エリアダへ格納
し、文書阻探索回路７によって、その文書陽が文書台帳
５にすでに登録されているか否かをサーチする。

もし、見つかったときは、次の編集処理に移る。

才だ、もし、見つからなかったときは、エラー処理をし
た後、第Ｓ図（１）の■のフローに戻り、再び文＠階入
力待ちの状態となる。画面表示も、元の第３図または第
９図のように切換わる。

次に、第２の操作が行われた場合、すなわち第３図また
は第９図の表示状態で１次画面表示要求キーまたは前両
面表示要求キーを入力したときは。

第Ｓ図（１）から第左図（２）の■のフローに移る。

まず、次画面表示要求キーが入力されると、次工程判定
回路コを通して、文書情報読込み回路ｇへ読込み命令が
出力される。

この場合ζこは、一旦、１阻次比較回路９によって、実
際に読込む必要があるか否かの判断が行われる。

例えば、現在表示中の文書群の後には、もう登録文舊が
ない場合１次画面表示要求があっても、表示すべき次画
面のデータが存在しないので、このような要求は無意味
である。このような判断は、文書情報格納エリア１０か
ら受取る現表示中文書情報によって行われる。

残存データがないときは、エラー処理をして次の入力待
ちに戻る。

残存データがあるときは、文書情報読込み回路ｇへ読込
み命令が出力され、先に説明したような文書名一覧表示
のための内部処理が行われる。

次に、前画面表示要求キーが入力された場合にも、先の
次画面表示要求キーの入力の場合と同様に、順次比較回
路りで、文書台帳５から情報を読込む必要があるかどう
か判断する。

例えば、第３図や第９図の表示例の場合には、文書Ｎ［
ｌが７番から表示されているため、それ以前の文書は存
在しない。この場合には、エラー処理をして１次の入力
待ちに戻る。

これに対して、第１０図の表示例の場合には、前に文書
群が存在するので、先に説明したような文書名一覧表示
のための一連の内部処理を行う。

なお、この第２の操作で、次画面表示要求キーや前画面
表示要求キーの入力後の文書名一覧表示は、キー人力前
と同じ種類の表示になる。例えば。

キー人力前が備考欄なしの一覧表示であれば、入力後も
備考欄なしの一覧表示である。

最後に、第３の操作の場合、すなわちこの発明の文書名
一覧表示方法によって１表示切換え要求キーが入力され
た場合について説明する。

この表示切換え要求キーが入力されると、第Ｓ図（２）
のフローに示すように、才ず１次工程判定回路ユにおい
て、次に表示すべき一覧表示が、備考欄付き文書名一覧
表示であるのか、あるいは備考欄なしの文書名一覧表示
であるのか、の判断を行う。

そして、現在、備考欄付き文書名一覧を表示中であれば
１文書名情報読込み回路／Ｓにだけ読込み命令を与える
。

反対に、現在、備考欄なしの文書名一覧を表示中であれ
ば１文書名情報読込み回路／Ｓと備考欄情報読込み回路
／３の両方に、読込み命令が与えられる。

その後の内部処理は、先に説明したのと同様である。

また１表示画面上での変化は、第３図の備考欄なしの表
示状態で表示切換え要求キーが入力されると、第９図の
表示状態に切換わり、第９図や第１Ｏ図の備考欄付きの
表示状態でキー人力があると％第Ｓ図の表示状態となる
。

このように、この発明の文書名一覧表示方法では、表示
切換え要求キーの７回の操作だけで、備考欄なしの文書
名一覧表示とを、即時に切換えることができる。すなわ
ち１文書阻がｍ番目の文書の備考欄を見たい場合には、
備考欄なしの文書名一覧の表示中でも、１回のキー操作
だけで、備考欄付きの表示に切換えることが可能となる
。

なあ、この実施例では、第を図の備考欄なしの表示は３
０′３Ｃ書、第９図と第１Ｏ図の備考欄付きの表示はそ
れぞれ／Ｓ文書である。そのため、第３図の表示状態で
、文書Ｎ１が１６番目以降の文書について’ｒｔｆｉｔ
考欄付き表示を行いたいときには、まず表示切換え要求
キーを入力して、第９図の表示に切換え１次に次画面表
示要求キーを入力して、第１Ｏ図の表示に切換える必要
がある。

すなわち、この場合には％　コ回のキー操作を必要とす
るが、これは第３図の備考欄なしの表示が３ｇ文書ある
ためで、この第に図が／Ｓ文書の場合には、１回だけで
よいことは明らかである。

以上に詳細に説明したとおり、この発明の文書名一覧表
示方法では、ワードプロセッサ等へ１文書名とこれに伺
随するいわゆる備考欄の情報とを格納する第１の記憶手
段と、この第１の記憶手段から文書名の１■報が格納さ
れる第２の記憶手段と、同じく第１の記憶手段から文書
名を除くその他の付随情報が格納される第３の記憶手段
と、第２の記憶手段に格納されている情ｔｆＴｌ（！：
　ｓ　”ｎ−２および第３の記憶手段に格納されている
情報との表示切換えを指示する表示切換え入力手段とを
付加し、文書名一覧を表示するに際して、表示切換え入
力手段を操作することにより、第２の記憶手段に格納さ
れた文書名の情報のみの表示と、第２および第３の記憶
手段ｌこ格納された文書名およびこれに伺随する備考欄
の情報の同時表示とが即時に切換えられるように制御し
ている。

効　果 したがって、この発明の文書名一覧表示方法によれば１
文書処理、すなわち文書更新に限らず。

文書印刷や編集等の各種操作において、必要に応じて表
示切換え要求キーを／回縁作するだけで、即時に備考欄
付きの表示を行うことができる。

その結果、目的とする文書のサーチに要する時間トオペ
レーションの数が著しく節減され、特に登録済みの文書
数が増えれば増える程、その効果は顕著で、ワードプロ
セッサ等の操作能率が向上される。

例えば、先に従来例として第１図から第３図に関連して
説明したＳＯ番目の文書を見つけるケースでは、作業選
択入力が２回１行送り入力が９ｇ回の合計９２回の操作
が要求される。これに対して、第３図から第７θ図の表
示例で説明したこの発明の表示方法で行うとすれば、実
行キー人力が／回５次両面表示要求キー人力が３回１表
示切換え要求キー人力が１回の合計３回の操作で可能と
なり、目的の文書を見つけるための時間とオペレーショ
ンの数の減少は明らかである。

【図面の簡単な説明】

第１図は作業選択メニューにおいて文書更新を選択した
場合のガイダンス表示の一例、第２図は備考Ｍ；′４の
表示がない文書名一覧の表示例、第３図は備考欄付きの
文書名一覧の表示例、第７図はこの発明の文書名一覧表
示方法を実施する場合に使用されるワードプロセッサの
構成図で１文書名一覧表示に関与する部分を抜き出した
機能ブロック図、第３図（１）〜（４）は第４を図の回
路における動作を説明するためのフローチャート、第を
図はワードプロセッサにおける作業選択メニューの一表
示例、第７図は文書名人力の状態におけるガイダンス表
示の一例、第３図は備考欄のない文書名一覧の表示例、
第９図と第１Ｏ図はそれぞれ備考ａ付き文Ｉ°名一覧の
表示例である。 図面において、ｌは操作部、、２は次工程判定回路、３
は文書名格納エリア、グは文書陽格納エリア、夕は文書
台帳、６は文書名探索回路、７は文書名探索回路、ｇは
文書情報読込み回路、９は順次比較回路、１０は文書情
報格納エリア、／／は備考欄情報格納エリア、１２は文
書名情報格納エリア％　／３は備考欄情報読込み回路、
／ｌＩは表示用データ作成回路、１５は文書名情報読込
み回路、／乙は順次比較回路、／りは表示装置、７ｇは
順次比較回路を示す。 紳　跡跡跡　跡　部 （３） 、Ａ＝５　図 ；Ｉ＝５　図 ＊　本　作　業　選　択　メ　ニ　ュ　−　本　＊］　
文書新規作成 ２　文」更新 ５３　文書印刷 ４、　補助機能 り　終了 メ；−コー奇弓を人力して下さい。ニー〔文書更新〕 文書名ニー 碑　７　図 町＜り＜菌＜＜＜＜＜＜＜＜＜＜＜ 衿、 （≧ ［Ｆ］トの■Ｏ＋＋へｍ寸旧■トの００Ｑ＋＋＋＋＋−
へへへへへへへへへへ（１）Ｚ　ＯＯＯＯＯＯＯＯＯＯ
ＯＯＯＯＯＣＯに） ？へ Ｎｏ　文書名　用紙 ００１　全・十文字　Ａ４縦 ００２　２６０　Ａ４縦 ００３　ＵＮＤＥＲＥ：ＥＬＩＮＥ　Ａ４縦００４　イ
ンテント含　Ａ４縦 ００５　ＷＡＫＵのみ　Ａ４縦 ００６　ＫＥＩＳＥＮのみ　Ａ４縦 ００７、ＴＡＢ含　Ａ４縦 ００８　ＫＥＩＳＥＮ含　Ａ４縦 ００９　ＷＡＫＵ含　Ａ４縦 ０１０　ＢＵＧＮＯ４７Ａ４縦 ０１１　紙送りテスト　Ａ４縦 ０１２　印字テスト　Ａ４横 ０１３　ＫＥＩＳＥＮのみ２　Ａ４横 ０１４　ＷＡＫＵのみ２　Ａ４横 ０１５　２５２　Ａ４縦 〔文書更新〕 文書Ｎ［１： 〔ひらがな〕 ピンチ 行桁　備考 ５．３３．９ ５．３３．９ ５．３３．９ ５．３３．９ ５．３３．９ ５．３３．９ ５．３　３．９　ＴＡＢ＆マーンン変更５．３３．９ ５．３３．９ ５．３３．９ ５．３　３．９　３ＰＡＧＥの文書で改頁性５．３　３
．９　全倍角・ＵＮＤＥＲＬＩＮＰ３５．３　３．９　
ＫＥＩＳＥＮ印字テスト５．３　３．９ ５．３　３．９ オ　９　図 Ｎｏ　用紙 ０２３　Ａ−５Ａ５縦 ０２９　Ａ５頁付性　Ａ５縦 ０３０　Ｗ＆Ｓ　Ａ４縦 〔文書更新〕 文書Ｎ口： 〔ひらがな〕 ピンチ ５．３　３．９　１−３改頁あり ５．３　３．９　２ＰＡＧＥの文書 ５．３　３．９　０１〜０５のキー ５．３　３．９ ５．３　３．９ 婢　１０　図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 少なくとも表示装置と入力装置とを備え、表示装置に文
   字等を表示するとともに、入力装置の操作によってデー
   タ処理を行うワードプロセッサ等において、文書名とこ
   れに付随するその他の情報とを格納する第１の記憶手段
   と、この第１の記憶手段から文書名の情報が格納される
   第一の記憶手段と、同じく第１の記憶手段から文書名を
   除くその他の付随情報が格納される第３の記憶手段と、
   前記第一の記憶手段に格納されている情報と、前記第一
   および第３の記憶手段に格納されている情報との表示切
   換えを指示する表示切換え入力手段とを設け、文書名一
   覧を表示するに際して、前記表示切換え入力手段を操作
   することにより、前記第一の記憶手段に格納された情報
   のみの表示と、前記第一および第３の記憶手段に格納さ
   れた情報の同時表示とが即時に切換えられるように制御
   することを特徴とする文書名一覧表示方法。