JPH03161873A - データベース構築機能を有する電子フアイリング装置 - Google Patents

データベース構築機能を有する電子フアイリング装置

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JPH03161873A
JPH03161873A JP1301774A JP30177489A JPH03161873A JP H03161873 A JPH03161873 A JP H03161873A JP 1301774 A JP1301774 A JP 1301774A JP 30177489 A JP30177489 A JP 30177489A JP H03161873 A JPH03161873 A JP H03161873A
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一正 笛木
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Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 奮栗上史臭艮分立 この発明は、パーソナルコンピュータやオフィスコンピ
ュータ、ＤＴＰ　（デスク・トップ・パブリッシング）
．ＤＰＳ（データ・プロセツシング・システム），その
他各種のイメージデータ処理機能を備えた電子ファイリ
ング装置の改良に係り、特に、イメージデータの格納・
検索，表示，印刷処理が可能なデータベース構築機能を
有する電子ファイリングシステムにおいて、複数個の文
書を同時に登録することが可能で，しかも，各文書が複
数枚の頁から形威されているときでも、それら複数の頁
を一つの文書として登録することができるようにして、
文書登録時の操作性を向上させた電子ファイリング装置
に関する。
ｋ来食薮先 −３− 従来の電子ファイリングシステムにおいては、イメージ
データをファイリングする際、各文書毎に、イメージス
キャナによってイメージデータを入力し、そのデータを
二次記憶手段に記憶させると同時に、記憶されたイメー
ジデータに関する文書タイ１・ル等の検索情報をデータ
ベースにも入力している。
そして、一文書が複数頁から構或されている場合のよう
に、関連したイメージデータの入力時には、検索情報の
関連付けは、オペレータによって行う必要があるので、
簡単かつ迅速な登録処理が行えなかった。
このような不都合に対応する一つのファイルシステムの
入力方法として、データベースの自動構築をＯＣＲ　（
光学的文字読取り装置）を用いて行う方式が考えられて
いる。
この方式では、予め指定されたエリアをＯＣＲによって
認識し、その認識結果を検索情報として登録する処理方
法を用いることになる。
ところで、多くの文書は，複数枚のイメージデ−４− ータからなり、それらのイメージデータは、一つの関連
付けられたデータとして格納・検索できる形式でファイ
リングされていることが望ましい。
しかしながら、このような複数枚のイメージデータの全
てに，常に検索情報として必要なデータが書込まれてい
るとは限らないので，この種の文書に関しては、文書の
一枚毎のデータの関連付けを自動的に行うことはできな
い。
以上を要約すれば、通常の文書は、複数枚からなること
が多く、しかも、検索情報の構築に必要なデータが，そ
れら全てのイメージデータには記載されていない、とい
うケースが大半である。
また、検索情報の構築に必要なデータが記載されている
場合でも、同一を指示する検索情報用データが記載され
ていない限り，それら複数枚のイメージデータは、それ
ぞれ独立した文書として処理されてしまう。
しかし、複数頁からなる文書は、一つの文書として処理
できるようにデータベースが構築された方が望ましいこ
とは明らかである。
一５一 ところが、従来の電子ファイリング装置では、一回の登
録処理では、一文書の登録のみが可能であり、また，Ｏ
ＣＲによって各文書を認識する方式でも、検索情報の構
築に必要なデータが、関連する全てのイメージデータに
付加されていることは希であるので、オペレータの負担
が増加して、文書登録時の処理能率が低下する、という
不都合があった。
が　　しようとする この発明では，従来の電子ファイリング装置におけるこ
のような不都合，すなわち、一回の登録処理では、複数
個の文書を登録することができず、かつ、一文書が複数
頁から構威されているときは、それらを関連付けて一文
書として登録するために、オペレータが多くの操作を要
求されるので処理能率が低下する、という不都合を解決
し、一回の登録処理によって、複数頁からなる複数個の
文書でも、簡単かつ正確に登録することができるように
した電子ファイリング装置を提供することを目的とする
。
−６− ？（型ｕ４汲まｊＩ■及逗どＬ填 この発明では、第工に、 イメージスキャナと、該イメージスキャナによって入力
されたイメージデータを一時的に記憶するイメージメモ
リ手段と、前記イメージデータを恒久的に記憶する二次
記憶手段と、該二次記憶手段に記憶されたイメージデー
タを管理するデータベースと、表示手段と、ＣＰＵ等の
中央処理装置とを具備し、イメージデータの格納・検索
，表示，印刷処理が可能なデータベース構築機能を備え
た電子ファイリングシステムにおいて、 前記イメージメモリ手段上のデータの一部を記号として
認識することが可能な記号認識手段と、キー入力される
複数個の文書タイトル，検索情報，予め付けられた各文
書を認識するための文書認識記号等を記憶するタイトル
，検索情報等記憶手段と、 を備え、 イメージデータの登録開始前に、各文書の所定位置に，
予め各文書を認識するための記号を付し−７− ておき、 複数個の文書の登録に際して、前記記号認識手段による
認識結果と前記タイトル，検索情報等記憶手段に記憶さ
れた文書認識記号との一致を検出することによって各文
書毎にデータベースを構築するように構威している。
第２に、上記のデータベース構築機能を有する電子ファ
イリング装置において、 記号認識手段は，文字・コード等の光学的読取り手段と
、読取った文字・コード等をファイリングシステム内で
処理可能なコードデータに変換する変換手段とから構威
され、 該記号認識手段による認識結果とタイトル，検索情報等
記憶手段に記憶された文書認識記号との一致を検出する
ことによって各文書毎にデータベースを構築するように
構成している。
失一嵐一握 次に、この発明のデータベース構築機能を有する電子フ
ァイリング装置について、図面を参照しながら、その実
施例を詳細に説明する。
−８− 理解を容易にするために、最初に、この発明のデータベ
ース構築機能を有する電子ファイリング装置による自動
分類の手順について述べる。
第２図は、この発明の電子ファイリング装置について、
データベース構築時の手順を説明する図である。
この第２図に示すように、まず、ｒイメージ入力」を行
う。後出の第１図のイメージスキャナ１によって，処理
対象とする文書を入力する。
次に、「イメージ記録」を行う。入力された文書のイメ
ージデータは、イメージメモリ４に一時的に記憶される
が、その後，二次記憶装ｗ５に記録される。
さらに、「記号識別』を行う。記号識別手段８によって
、文書の予め指定されたエリアを認識する。
最後に、「データベース構築」を行う。先の記号識別の
認識結果に基いて、二次記憶装置５に記録されたイメー
ジデータに対するデータベースを構築する。
−９− 以上の手順を具体的にいえば、あるエリア（通常は、文
書の余白部分のような本文に関係のない所定エリア）に
アルファベットや数字等の記号を書込んでおき、それを
記号識別手段により認識して、同じ記号が付けられてい
るイメージデータを、一つの文書単位としてデータベー
スを構築する。
このような手順により、従来のデータベース構築機能を
有する電子ファイリング装置のように、一文書毎に登録
操作を行う必要がなくなり、迅速な登録が可能になる。
第ｌ図は、この発明のデータベース構築機能を有する電
子ファイリング装置について，その要部構或の一実施例
を示す機能ブロック図である。図面において、１はイメ
ージスキャナ、２はキーボード、３は中央処理装置、４
はイメージメモリ、５は二次記憶装置、６は印刷装置、
７はデータベース部、８は記号識別手段，９は表示装置
を示す。
イメージスキャナ１は、イメージデータを光学的に読取
り、電気的な信号に変換する。
キーボード２は、編集等のための各種制御キー一ｌ〇一 や、文字コード等を入力する入力手段であり、この発明
では、文書名としてのタイトルや、検索情報、および各
文書の所定位置に予め付記する記号、すなわち、各文書
を認識するための記号を入力する。
中央処理装置３は、電子ファイリングシステムの全体を
制御する機能を有しており、ＣＰＵ等の制御手段やプロ
グラムＲＯＭ、システムメモリ等から構成されている。
この中央処理装置３は、文書登録時には、キーボード２
から入力された文書タイトルや、検索情報、各文書を認
識するための記号等を一時保持して、登録に必要な処理
を行う。
イメージメモリ４は、イメージスキャナ１によって変換
された電気信号を、一時的に記憶するメモリである。
二次記憶装置５は、イメージメモリ４上の電気信号を恒
久的に記録するメモリで、光ディスク等の大容量の記憶
手段である。
印刷装置６は、イメージメモリ４または二次記−１１一 憶装置５内に記憶されたイメージデータを、用紙に印刷
してハードコピーを作成する印刷手段である。
データベース部７は、二次記憶装置５内に記録されたイ
メージデータに関する検索情報を管理する。
記号識別手段８は、イメージメモリ４」二のデータの一
部を取出して、データベースで処理できるようなコード
データに変換する機能を有している。
表示装置９は、イメージメモリ４上のイメージデータや
、データベース部７内のデータ等を表示する表示手段で
ある。
なお，９録のために記入した各文書を認識するための記
号は、イメージメモリ４から二次記憶装置５へ転送・書
込みに際して削除する。
また、このシステムから付脱自在の光ディスク等へ書込
むときは、データベース部７内の管理情報も同時に転送
・書込みを行うことはいうまでもない。
ここで、従来の文書登録の動作を説明する。
−１２ 現在使用されている一般的な自動登録では、登録文書の
検索情報の入力は、登録操作の前に行う必要がある。
そのため、文書登録の際に、ドキュメントフイーダにセ
ットできるのは、一つの文書に限定される。なお，ここ
で、一つの文書とは、一頁に限らず、複数頁からなる文
書であってもよい。
第４図は、従来のデータベース構築機能を有する電子フ
ァイリング装置において、文書の登録時の主要な処理の
流れを示すフローチャートである。
図面において，＃１〜＃６はステップを示す。
ステップ＃エで、登録文書について、その文書のタイト
ルと、各種の検索キーとを入力する。
次のステップ＃２で、フイーダに原稿がセットされてい
るか否かについて判断する。
このステップ＃２の原稿がセットされているか否かの判
断で、原稿がセットされていれば、次のステップ＃４へ
進み、セットされている原稿をフイードする。
ステップ＃５で、その原稿をスキャンする。
ー１３− ステップ＃６へ進み、光ディスクへの書込み、およびデ
ータベースの構築を行う。
そして、フローは，再びステップ＃２へ戻り、フイーダ
に原稿がセットされているか否か判断し、もし、原稿が
セットされていれば、以下、ステップ＃４〜＃６の処理
を同様に繰返えす。
もし、このステップ＃２で、フイーダに原稿がセットさ
れていないことが判断されると、ステップ＃３へ進んで
、登録処理を終了する。
このように、従来のデータベース構築機能を有する電子
ファイリング装置では、複数頁からなる一つの文書につ
いてのみ、その登録が可能であり、複数個の文書を登録
するためには、その都度、別個に登録操作を行う必要が
あった。
これに対して、この発明のデータベース構築機能を有す
る電子ファイリング装置では、すでに説明したように、
一回の登録操作で、複数個の文書を登録することができ
る。
次に，この発明のデータベース構築機能を有する電子フ
ァイリング装置について、フローチャー−１４− トを参照しながら、複数の文書を登録する処理について
説明する。
第３図は、この発明の電子ファイリング装置において、
複数文書の登録時の主要な処理の流れを示すフローチャ
ートである。図面において、＃１１〜＃２０はステップ
を示す。
まず，ステップ＃工１で、複数個の登録文書Ａ，Ｂ，Ｃ
，・・について，その各文書のタイ１〜ルと、各種の検
索キーとを入力する。なお、登録文書の数は、何個でも
よい。
次のステップ＃１２で、フイーダに原稿がセットされて
いるか否かについて判断する。
このステップ＃１２の原稿がセットされているか否かの
判断で、原稿がセットされていれば、次のステップ＃１
４へ進み、セットされている原稿をフイードする。
ステップ＃工５で、その原稿をスキャンする。
次のステップ＃１６で、マークを認識する。
ステップ＃ｌ７へ進み，認識したマークについて判断す
る。
−１５一 このステップ＃工７のマークの判断で、登録文書Ａであ
れば、ステップ＃１８へ進み、文書Ａとして、光ディス
クへの書込み、およびデータベースの構築を行う。
そして、フローは、再びステップ＃１２へ戻り、同様の
処理を、予め入力されたタイトルに対応する文書の登録
が終了するまで繰返えす。
すなわち、次の登録文書Ｂについて、以上のステップ＃
工２〜ステップ＃１７の処理を行い、このステップ＃１
７のマークの判断で、登録文書Ｂであれば、ステップ＃
１９へ進み，文書Ｂとして、光ディスクへの書込み、お
よびデータベースの構築を行う。
以下、同様の処理を繰返えし、この第３図の場合には，
ステップ＃１７のマークの判断で、登録文書Ｃであれば
、ステップ＃２０へ進み、文書Ｃとして，光ディスクへ
の書込み，およびデータベースの構築を行う。
以上の処理を繰返えし、ステップ＃１２で、フイーダに
原稿がセットされていないことが判断さ−１６− れると、ステップ＃工３へ進んで，登録処理を終了する
。
このように、この発明のデータベース構築機能を有する
電子ファイリング装置では、イメージデータの登録開始
前に、登録したい複数個の文書について、各文書の所定
位置に、予め各文書を認識するための記号を付しておく
。
また、複数個の文書の登録に際して、各文書毎に、予め
文書タイトルと、各種の検索情報とを入力しておく。
そして、記号認識手段による認識結果によって，各文書
毎にデータベースを構築する。
したがって、一文書が複数頁からなる場合でも、相互に
関連を有する状態で登録されると共に、複数個の文書を
同時に登録することが可能になる。
なお，以上の実施例では、イメージメモリ手段上のデー
タの一部を記号として認識することが可能な認識手段は
、イメージメモリ手段上の特定のエリアのデータを切出
し、切出されたデータをファイリングシステム内で処理
可能なコードデータ−１７− に変換する機能を有している場合について説明した。
しかし、このデータの一部を記号として認識することが
可能な認識手段としては、ＯＣＲを使用することも可能
である。
しかも、このような文書毎の認識のための記号は、必ず
しもアルファベットや数字等の文字の記号に限定するこ
とは必要はなく、バーコード等の記号でもよい。
この場合には、その認識手段としては、パーコードリー
ダーと、バーコードリーダー用ソフトウエアとを使用す
ることになる。
血映立羞果 この発明のデータベース構築機能を有する電子ファイリ
ング装置によれば，ファイリング対象の文書が、複数個
であっても、また、各文書がそれぞれ複数枚から構威さ
れていても、それらを一つのまとまったデータとして格
納・検索することが可能になる。
すなわち，各文書の特定位置（例えば左上隅の−１８ー ような余白部）に、同一文書について同一の記号を書込
んだ状態で登録操作を行えば、それらの文書は一つの文
書として登録されるので、二次記憶装置への書込み終了
後のデータベースの更新は一回のみで実現される。
しかも、複数個の一般的な文書（複数枚のページから構
威されている）を、同時に自動登録することができるの
で，登録時の操作が著しく簡略化される，等の多くの優
れた効果が奏せられる。
【図面の簡単な説明】
第ｌ図は、この発明のデータベース構築機能を有する電
子ファイリング装置について，その要部Ｉ！ｌｒａ．の
一実施例を示す機能ブロック図、第２図は、この発明の
電子ファイリング装置について，データベース構築時の
手順を説明する図、第３図は，この発明の電子ファイリ
ング’３ＡＥにおいて、複数文書の登録時の主要な処理
の流れを示すフローチャート、 第４図は、従来のデータベース構築機能を有する電子フ
ァイリング装置において、文書の登録時の主要な処理の
流れを示すフローチャート。 図面において、ｌはイメージスキャナ、２はキーボード
、３は中央処理装置、４はイメージメモリ、５は二次記
憶装置、６は印刷装置、７はデータベース部、８は記号
識別手段、９は表示装置。

Claims (1)

  1. 【特許請求の範囲】 １、イメージスキャナと、該イメージスキャナによつて
    入力されたイメージデータを一時的に記憶するイメージ
    メモリ手段と、前記イメージデータを恒久的に記憶する
    二次記憶手段と、該二次記憶手段に記憶されたイメージ
    データを管理するデータベースと、表示手段と、ＣＰＵ
    等の中央処理装置とを具備し、イメージデータの格納・
    検索、表示、印刷処理が可能なデータベース構築機能を
    備えた電子ファイリングシステムにおいて、 前記イメージメモリ手段上のデータの一部 を記号として認識することが可能な記号認識手段と、 キー入力される複数個の文書タイトル、検 索情報、予め付けられた各文書を認識するための文書認
    識記号等を記憶するタイトル、検索情報等記憶手段と、 を備え、 イメージデータの登録開始前に、各文書の 所定位置に、予め各文書を認識するための記号を付して
    おき、 複数個の文書の登録に際して、前記記号認 識手段による認識結果と前記タイトル、検索情報等記憶
    手段に記憶された文書認識記号との一致を検出すること
    によつて各文書毎にデータベースを構築することを特徴
    とする電子ファイリング装置。 ２、特許請求の範囲第１項記載のデータベース構築機能
    を有する電子ファイリング装置において、 記号認識手段は、文字・コード等の光学的 読取り手段と、読取つた文字・コード等をファイリング
    システム内で処理可能なコードデータに変換する変換手
    段とから構成され、 該記号認識手段による認識結果とタイトル、検索情報等
    記憶手段に記憶された文書認識記号との一致を検出する
    ことによつて各文書毎にデータベースを構築することを
    特徴とする電子ファイリング装置。
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