JPS61204766A - 電子伝票システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 発明の目的 産業上の利用分野 本発明は、電子計算機を用いて行う事務処理システムに
おいて伝票のペーパーレス化を実現する電子伝票システ
ムに関する。

従来の技術 従来、オフィス業務の伝票処理をする場合、まず伝票の
起票者が、該当の原紙伝票をキャビネットから取り出し
、これに必要なデータ項目を記入する起票処理を行ない
、起票担当者の捺印後、査閲依願のため承認者である上
司のメールボックスへ起票伝票を投函する。上司は、自
己のメールボックスから伝票を取り出し、査閲後記入内
容に誤りがあった場合、伝票のコメント欄にコメントを
記入して起票担当者へ返却する。また、伝票記入内容に
誤りが無い場合は、査閲欄に捺印後、さらに上司のメー
ルボックスへ投函する。同様の処理によって、最終承認
者の捺印後、最終伝票が電子計算機に入力される。

発明が解決しようとする問題点 従来のオフィス業務の伝票処理は、上述のように、電子
計算機へ人力されるまでの一連の処理、すなわち、伝票
の保管、伝票の取り出し、伝票の起票、採番、上司への
査閲、承認処理及び伝票の返却、登録、廃棄、発行処理
は全て伝票用紙の形式で人手によりオフィス内のメール
を経て処理されていたので、原紙伝票の保管スペースが
必要であり、伝票の印刷コストがかさむという問題があ
る。

また、上司のメールボックスには、未処理の伝票が溜ま
り、検索処理に時間が掛かり、緊急度の高い処理が遅延
するという問題もある。

さらに伝票そのものが回覧されるため、伝票の汚損紛失
の恐れもある。

また、最終承認後の伝票の電子計算機への入力作業が発
生し、省力化が図れないという問題もある。

発明の構成 問題点を解決するための手段 上記従来技術の問題点を解決する本発明の電子伝票シス
テムは、伝票処理に用いる原紙伝票を登録してお（原紙
伝票ファイルと、端末操作者毎に割当てられ処理中の伝
票を格納する複数個のオペレーター・メールボックスと
、　端末操作者が指定する伝票を原紙伝票ファイル又は
そのオペレーター・メールボックスから読み出して端末
画面上に表示しつつ端末操作者の伝票記入処理を許容す
る入出力手段と、端末操作者のチェック要求に基づき記
入処理済み伝票の内容の論理チェックを行う論理チェッ
ク手段と、端末操作者の承認要求に基づき、その伝票に
対し承認処理を行うべき端末操作者の識別子が登録され
ている伝票配布先リストを参照しつつその伝票に対し承
認処理を行うべき端末操作者のオペレーター・メールボ
ックスに配布し、承認処理を行うべき端末操作者がなけ
れば、その伝票を最終承認済伝票としてその記入内容を
データベースに格納する承認要求伝票配布手段を備える
ことにより、オフィス業務に伴う一連の伝票処理手続き
（伝票の起票、査　閲、承認、データベースへの保存）
を全て電子計算機システム上で行なうペーパーレス化を
実現するように構成されている。

以下、本発明の作用を実施例と共に詳細に説明する。

実施例 第１図は、本発明の電子伝票システムの構成の一例を示
す機能ブロック図である。この電子伝票システム１は、
記録媒体上に、原紙伝票ファイル２、ｎ個のオペレータ
ー・メールボックス３ａ。

３ｂ・・・３　ｎ　＋　チェック用メールボックス４゜
承認用メールボックス５．伝票本体ファイル６及びデー
タベース７を備えている。

原紙伝票ファイル２には、この電子伝票システム１で扱
う全種類の原紙伝票が予め格納されている。

オペレーター・メールボックス３ａ、３ｂ・・・３ｎは
、この電子伝票システム１の端末装置を操作する者（「
端末操作者」）すべてに対し各々１個ずつ割り当てられ
、それぞれには該当の端末操作者が検討、訂正、査閲承
認すべき伝票（［処理中伝票Ｊ）が格納されている。

チェック用メールボックス４には、記入内容の論理チェ
ックを行うべき１又は複数枚の伝票（「チェック要求伝
票」）が格納される。

承認用メールボックス５には、記入内容が査閲承認され
るべき１又は複数枚の伝票（「承認要求伝票」）が格納
される。

伝票本体ファイル６は、チェレフ用メールボックス４又
は承認用メールボックス５に格納されている伝票の中か
ら、格納＋１［に読み出されたｌ伝票が格納されるファ
イルである。

また、データベース７にはデータ記入内容の論環チェッ
クを行うための情報が予め格納されており、さらに、全
承認者が査閲承認した伝票（「最終承認済伝票」）の記
入内容も記録される。

さらに、この電子伝票システムｌは、端末操作者が指定
する伝票を原紙伝票ファイル２又はオペレーター・メー
ルボックス３から読み出し、端末画面上に表示し、端末
画面を介して端末操作者が伝票を記入作成することを許
容する入出力部１０と、チェック用メールボックス４か
ら取り出した伝票の記入内容の論理チェックを行う伝票
チェック部２０と、承認用メールボックス５から取り出
した伝票の配布先を承認者ルートテーブル３１を参照し
つつ決定する承認要求伝票配布部３０と、伝票を指定メ
ールボックスに転送（「メール転送」）するメール転送
処理部４０とを備えている。

なお承認者ルートテーブル３１には、承認要求伝票が配
布されるべきオペレーター・メールボックス名が予め配
布ルート順に登録されている。

以下、この電子伝票システムの動作を、概要及び各部に
おける動作に分けて順次説明する。

■、システム動作の概要 端末操作者には、実際の起票処理を行う入力操作員、入
力操作員に起票指示を行う入力センター者、作成された
伝票を査関し誤りがなければ伝票の承認欄に署名する（
「承認処理」）承認者がある。伝票は入力操作員から入
力センター者、承認者へと配布される。

この電子伝票システム１における流れを示したのが第２
図である。

（１）入力操作員は、原紙伝票ファイル２から該当の原
紙伝票を取り出し、起票処理を行うためのチェック用メ
ールボックスに伝票をメール転送する。

（２）伝票チェック部２０が起動され、チェック用メー
ルボックス４から伝票を取り出し記入内容の論理チェッ
クを行い、誤りがなければ論理チェック後の伝票を、誤
りがあればその伝票とエラー伝票を、入力操作員のオペ
レーター・メールボックス３ａにメール転送する。

（２）入力操作員は、オペレーター・メールボックス３
ａから伝票を取り出し、誤りがなくなるまで（１）、　
　（２）を繰り返す。

（３）入力操作員は、論理エラーのなくなった伝票を入
力センター者のオペレーター・メールボックス３ｂにメ
ール転送する。

（４）入力センター者は、オペレーター・メールボック
ス３ｂから伝票を取り出し、確認後、承認要求のため承
認用メールボックス５にメール転送する。

（５）承認要求伝票配布部３０が起動され、承認用メー
ルボックス５から伝票が取り出され、承認者ルートテー
ブル３１に従って、登録オペレーター・メールボックス
３Ｃにメール転送される。

（６）承認者Ａは、オペレーター・メールボックス３Ｃ
より情報を取り出し査閲後、誤りがなければ承認欄に署
名後、承認用メールボックス５にメール転送する。

（７）承認者ルートテーブル３１に従って、承認者ＢＳ
Ｃと最終承認されるまで、（５）、（６）が繰え返され
、最終承認された時点で、伝票内容がデータベース７に
登録され、正式伝票８として出力される。

但し、上記（１）、（３）、（４）、（６）の処理はす
べて入出力部１０を介して行われ、メール転送はメール
転送処理部４０により行われる。

■、各部の動作 Ａ、入出力処理 第３図は入出力部１０による入出力処理の一例を示すフ
ローチャートである。

入出力部１０は、端末操作者からの処理要求により処理
を開始し、まずステップ５０において処理要求が起票処
理か否かを判定し、起票処理要求の基中（端末操作者が
入力操作員の場合）にはステップ５１に進む、入出力部
１０は、ステップ５１において、原紙伝票ファイル２に
格納されている原紙伝票の一覧表を端末画面上に表示し
、ステップ５２において、端末操作員によって選択され
た原紙伝票を原紙伝票ファイル２から読み出し端末画面
上に表示し、ステップ５３において、原紙伝票毎に既採
番した最新番号が記録されている採番管理テーブル１１
を参照して選択原紙伝票に付する伝票番号を決定する。

入出力部１０は、ステップ５４において、端末操作者が
端末画面上に表示された伝票に対するデータ入力を受は
付け、端末操作者からの記入終了指示によりステップ５
５に進み、記入済み伝票の指定メールボックスへのメー
ル転送をメール転送処理部４０に要求して起票処理を終
了する。入出力部１０は、ステップ５６において、次の
入出力処理を行うか否かを判定する。

一方、ステップ５０において、端末操作者の処理要求が
起票処理でなければ、ステップ５７に進み、端末操作者
のオペレーター・メールボックス３に格納されている処
理中伝票の一覧表を端末画面に表示し、次のステップ５
８において、端末操作者が選択した処理中伝票をオペレ
ーター・メールボックス３から読み出し端末画面に表示
する。

入出力部１０の処理は、次に起票処理時と同様に、ステ
ップ５４に進み、ここで処理中伝票の記入内容の変更、
追加を受は付けたのち、ステップ５５において、メール
転送処理部４０にメール転送を要求し入出力処理を要求
する。

Ｂ、伝票チェック処理 第４図は、伝票チェック部２０による伝票チェック処理
の一例を示すフローチャートである。

伝票チェック部２０は、所定周期で自動的に伝票チェッ
ク処理を開始する。

伝票チェック部２０は、まずステップ６０において、チ
ェック用メールボックス４から１伝票を取り出し伝票本
体ファイル６に格納する。伝票チェック部２０はステッ
プ６１において、伝票本体ファイル６とデータベース７
を参照し、伝票の記入内容の論理チェックと商品名や単
価などの所定項目の自動挿入処理を行い伝票本体ファイ
ル６にその結果を格納する。伝票チェック部２０は、ス
テップ６２において論理チェック時のエラーがあるか否
かを判定し、エラーがなければステップ６３に進み、伝
票本体ファイル６に格納されているチェック済伝票の入
力操作員のオペレーター・メールボックス３へのメール
転送をメール転送処理部４０に要求して伝票チェック処
理を終了する。

一方、ステップ６２において、エラーがある場合は、伝
票チェック部２０はステップ６４に進み、伝票本体ファ
イル６に格納されているチェｙり済伝票とエラー伝票を
入力操作員のオペレーター・メールボックス３にメール
転送するようにメール転送処理部４０に要求して伝票チ
ェック処理を終了する。

Ｃ・承認処理 第５図は、承認要求伝票配布部３０による承認要求伝票
配布処理の一例を示すフローチャートである。

承認要求伝票配布部３０は、伝票チェック部２０と同様
に、所定間隔で自動的に承認要求伝票配布処理を開始す
る。承認要求伝票配布部３０は、まずステップ７０にお
いて、承認用メールボックス５から１伝票を取り出し、
伝票本体ファイル６に格納する。承認要求伝票配布部３
０は、ステップ７１において、伝票本体ファイル６を参
照し、伝票に返却コメントが記入されているか否かを判
定し、返却コメントが記入されていなければ、ステップ
７２に進む。承認要求伝票配布部３０は、ステップ７２
において承認者ルートテーブル３１を参照して次の承認
者が存在するか否かを判定し、存在すればステップ７３
に進み、次の承認者のオペレーター・メールボックスへ
のメール転送をメール転送処理部４０に要求して承認要
求伝票配布処理を終了する。

一方、ステップ７１において、返却コメントが記入され
ていれば、承認要求伝票配布部３０は、ステップ７５に
進み、伝票本体を入力センター者のオペレーター・メー
ルボックスへのメール転送をメール転送処理部４０に要
求し、ステップ７６において、記入されている返却コメ
ントを全承認者のオペレーター・メールボックスへのメ
ール転送をメール転送処理部４０に要求して処理を終了
する。

゛さらに、ステップ７３において、次の承認者が存在し
ない場合は、承認要求伝票配布部３ｏは、ステップ７６
に進み、その伝票を最終承認済伝票として、伝票記入内
容をデータベースファイル７に展開し、ステップ７７に
おいて最終承認済伝票を正式データ８に出力して処理を
終了する。

以上メール転送処理部４０を独立して設置する構成を例
示したが、メール転送機能を各部に分散させる構成とし
てもよい。

発明の効果 以上詳細に説明したように、本発明の電子伝票システム
は、原紙伝票ファイル、オペレーター・メールボックス
、入出力手段、論理チェック手段。

承認要求伝票配布手段とを備えるペーパーレス構成であ
るから、原紙伝票の保管スペース及び印刷コストの削減
を図ることができる。

また、メール転送をファイル間で行う構成であるから、
伝票配布過程における伝票の汚損紛失の危惧を完全に除
去することができる。

さらに、処理すべき伝票の一覧が表示される構成である
ので、伝票検索が容易にでき、緊急度に応じた処理を図
ることができる。

また、最終承認済伝票がデータベースに自動的に格納さ
れる構成であるから、データベースへの二次入力作業が
不要となり、大幅な省力化が図られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の一実施例の電子伝票システムの構成
を示す機能ブロック図、第２図は電子伝票システム１に
おける伝票の流れを示す図、第３図は第１図の入出力部
１０の動作の一例を説明するフローチャート、第４図は
第１図の伝票チェック部２０の動作の一例を説明するフ
ローチャート、第５図は第１図の承認要求伝票配布部３
０の動作の一例を示すフローチャートである。 １・・電子伝票システム、２・・原紙伝票ファイル、３
ａ、３ｂ・・・３ｎ・・オペレーター・メールボックス
、４・・チェック用メールボックス、５・・承認用メー
ルボックス、６・・伝票本体ファイル、７・・データベ
ース、８・・正式伝票、１０・・入出力部、１１・・採
番管理テーブル、２０・・伝票チェック部、３０・・承
認要求伝票配布部、３１・・承認者ルートテーブル、４
０・・メール転送処理部。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 電子計算機を用いる事務処理システムにおいて、事務処
   理に用いる原紙伝票を登録しておく原紙伝票ファイルと
   、 端末操作者毎に割当てられ処理中の伝票を格納する複数
   個のオペレーター・メールボックスと、端末操作者が指
   定する伝票を前記原紙伝票ファイル又は前記オペレータ
   ー・メールボックスから読み出して端末画面上に表示し
   つつ端末操作者の伝票記入処理を許容する入出力手段と
   、 端末操作者のチェック要求に基づき、前記入出力手段を
   介して端末操作者が記入処理した伝票の内容に対して論
   理チェックを行う論理チェック手段と、 端末操作者の承認要求に基づき、その伝票に対して承認
   処理を行うべき端末操作者の識別子が登録されている伝
   票配布先リストを参照しつつその伝票の承認処理を行う
   べき端末操作者のオペレーター・メールボックスに配布
   し、承認処理を行うべき端末操作者がなければ、その伝
   票を最終承認済伝票としてその記入内容をデータベース
   に格納する承認要求伝票配布手段とを有することを特徴
   とする電子伝票システム。