JPS6151247A - 文書記憶方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （イ）産業上の利用分野 本発明は、ワードプロセッサ（略してワープロと呼ばれ
る）なる呼称の文書作成装置における文書記憶方式に関
する。

（ロ）従来の技術 従来の漢字混り文を作成する日本語ワードプロセッサで
は、フロッピーディスク等の小容量の外部記憶装置を使
用していたため、文書の検索は比較的容易であった。

ところが外部記憶装置の大容量化に伴い、゛蓄積した文
書の検索が必須となり、この場合文書名をブラウン管等
の表示装置に表示させ、操作者（オペレータ）に選択さ
せる方法が多く採用されているが、これは文書の数が多
くなったとき非常に煩方式があるが、キーワードの付与
が統制語キーワード、フリーキーワードのいずれにして
もシステム側、操作者側の負担が大きく、実務上困難に
近かった。

（ハ）　発明が解決しようとする問題点本発明は、漢字
混りの文書作成又は保存時にキーワードを文書データフ
ァイルから抽出し、蓄積する機能を備え、キーワードの
付与なる操作者の負担を軽減する。

に）　問題点を解決する手段 本発明は、漢字混り文の文書作成時又は記憶装置への保
存時、キーワードを文書名、日付、文書内容等操作者が
当該文書についてキーボード等の入力手段により入力し
た情報の中から自動的に抽出し、前記記憶装置に蓄積す
るものである。

（ホ）　作用 本発明において、漢字混り文の文書作成時又は記憶装置
の保存時、キーワードを文書名、日付、文書内容等操作
者が当該文書についてキーボード等の入力手段により入
力した情報の中から自動的に抽出し、前記記憶装置に蓄
積する方式であり、自動付与されたキーワードはブジウ
ン管等の表示装置に表示して操作者に知らしめることが
可能で、更に操作者によってキーワードの付与も可能と
なる。

（へ）実施例 図面に従って本発明を説明すると、第１図は本発明の文
書記憶方式を説明するためのブロック図、第２図（イ）
〜（ハ）は第１図における各ファイルの内容：１ を示す状態図、第３図及び第４図は各々第１図における
キーワード自動付与部及びキーワードマニュアル付与部
の処理の流れを示すフローチャート、第５図はキーワー
ドマニュアル付与時の画面の状態図を示す。

図面において、（１）は入力手段としてのキーボートコ
（２）はかな・漢字変換部、（３）はキーワード自動付
与部、（４）はキーワードマニュアル付与部、（５）は
。

文書編集部、（５）は印字部、（６）は表示装置として
のＣＲＴディスプレイ、（７）は印字部、（８）は印字
用紙、（９）はキーワードファイルαＯ）、ディレクト
リファイル（１１）及び文書ファイル（１２）を有する
記憶装置を示す。

前記キーワード自動付与部（３）は、前記キーワードフ
ァイルα０に登録されているキーワードについて、文書
内から当該キーワードの有無を調べ、キーワードファイ
ル（１１へ文書番号を登録する。

一方前記キーワードマニュアル付与部（４）は、当該文
書に付与するキーワードをキーボード（１）からかな・
漢字変換部（２）によつてかな漢字変換したデータが入
力され、キーワードファイル（１１にキーワードと文書
番号を登録する。前記キーワードファイル（Ｌｌは前記
キーワードと文書番号の対応テーブルで、ディレクトリ
ファイル（１Ｂは文書名、日付等の文書の固有情報テー
ブル、文書ファイルα２は文書のテキストデータファイ
ルで、第２図（イ）〜（ハ）にその１状態を示す。キー
ワードファイル（１０）には、「キーワード」として、
例えば予算、計画、経理部、「文書番号（文書階）」と
して１及び２．５及び２．３の如く対応させておく。デ
ィレクトリファイル０１）は文書陽として１．２．３、
「日付」として８４．５．８４．６，８４．７（いずれ
も１９８４年５月、６月、７月を指す）を付しておき、
「ユーザー」として山田、佐藤、田中を示しである。文
書ファイル（１２））よ、１文書陽」として１．２．３
、文書内容は「・・・予算・・・」、「・・・予算・・
・計画」「経理部、・・・」なる文書が蓄積されている
。

先ずキーボード（１）の操作により、かな漢字変換Ｗ＋
２＞を介して文書編集部（５）で文書を作成し、キーワ
ード自動付与部（３）Ｋより、キーワードファイル叫に
既に登録されているキーワードが当該文書内にあるか否
かサーチし、ある場合は当該文書の番号をキーワードフ
ァイル（ｉｔ）の当該キーワードの対応する位置に書込
む。このようにキーワード７アイル（ＩＩに登録されて
いるキーワード全数についてキーワードファイルａ０を
読み出し、終了後抽出したキーワードはＣＲＴディスプ
レイ（６）上に画面表示される。操作者は表示されたキ
ーワードの適否を判断して追加又は削除するようキーボ
ード（１）により指示する。

これらの操作は、キーボー直１）の所定キーを押圧し、
キーワードマニュアル付与部（４）により行い、前述の
削除するキーワードがあれば、キーワードファイル（１
１）内の該当キーワードの文書番号を抹消し、一方追加
するキーワードがあれば、前記キーワードファイルａ〔
にキーワード及び文書番号（文書Ｎｎ）を書き込む。

この手順を示したのが、第３図及び第４図で第３図はキ
ーワード手動付与を行う場合のフローチャート、第４図
はキーワードマニュアル付与を行う場合のフローチャー
トを示す。前記キーソードマニュアル付与部（３）は前
記処理を行った後、ブイレフ）ＩＪファイル（１１）に
固有情報を蓄積させ、文書ファイルα邊に文書を登録す
る。

従って予めキーボード（１）の操作により入力されたキ
ーワードについては、再度入力する手間を省き、新規の
キーワードについてのみ操作者は入力すれば良い。

次に検索時には、第２図の（イ）〜（ハ）に示した各キ
ーワード（１０）、ディレクトリファイルａ０及び文書
ファイル（１りの中に蓄積された文書名、日付、ユーザ
ー名、キーワードのいずれかでサーチ可能となり、所定
文書を選択できる。

（ト）　発明の効果 本発明によれば、文書の保存時にキーワードを文書中か
ら自動的に抽出することにより、キーワードの個々の付
与を省力化できると共に標準化が可能となり、従来の様
にフリーキーワードによる文１（）・検索の労力を軽減
でき、特に外部メモリとしての記憶′４！ｅ置の容量が
増大し、蓄積された文書の数が多くなった場合、本発明
の方式は日本語ワー悠 ドプロセノサにとって極めて有効である。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の文書記憶方式を採用したー構成を示す
ブロック図、第２図は第１図における記憶装置の各ファ
イルの状態図、第３図及び第４図は本発明を説明するた
めのフローチャート、第５図は本発明を説明するための
ＣＲＴディスプレイの一画面例を示す。 主な図番の説明 （１）・・・キーボード、　（２）・・・かな漢字変換
部、（３）・・・キーワード自動付与部、　（４）・・
・キーワードマニュアル付与部、　（５）・・・文書編
集部、　（６）・・・ＣＲＴディスプレイ、　（７）・
・・印字部、　（９）・・・記憶装置、α０）・・・キ
ーワードファイル、　αＤ・・・ディレクトリファイル
、　０・・・文書ファイル。 出願人　三洋電機株式会社　外１名 代理人　弁理士　　佐　野　静　夫 第２図 （イ）　　　　　　　　　　　　　（０）　　　　　　
　　　　　　　　　　　　（ハ）第５図 館３図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）文書の内容を規定するキーワードにより、予め記
   憶装置に蓄積された文書の中から作業対象文書を検索す
   る文書作成装置において、文書の作成時又は前記記憶装
   置への保存時前記キーワードを文書名、日付、文書内容
   等操作者が当該文書についてキーボード等の入力手段に
   より入力した情報の中から自動的に抽出し、前記記憶装
   置に蓄積することを特徴とした文書記憶方式。