JP2004185154A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】回覧文書に含まれる知識やノウハウは、予め決められた回覧経路に含まれる者だけに留まっている。
【解決手段】提供部４００は、第１の回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。設定部３００は、第１の回覧経路に含まれるいずれかの回覧対象者の指示に応じて第１の回覧経路とは異なる第２の回覧経路を生成する。提供部４００は、第１の回覧経路と第２の回覧経路とに基づいて文書ファイルを提供する。これにより、回覧中の文書ファイルを新たに生成した回覧経路でも回覧させることができ、回覧文書に含まれる知識やノウハウを組織内で共有することができる。
【選択図】 図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は文書管理技術に関し、とくに予め決められた回覧経路に基づいて文書を回覧するための技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ＦＡＸなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。
【０００３】
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの回覧文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである。回覧の順序は、回覧経路として回覧文書ごとに定義され、システムは、その回覧経路に基づいて担当者宛に回覧文書を送信する。
【０００４】
また、複数の組織にまたがって回覧を行う場合、ワークフローシステムは、組織毎に個別の回覧経路を保持し、組織毎の回覧経路に基づいて担当者宛に回覧文書を送信するユニットと、異なる組織間の回覧を中継するユニットとを備えている（特許文献１）。
【０００５】
【特許文献１】
特開平９−３０５６５７号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
回覧文書には、例えば知識やノウハウなど貴重な情報を含むものがある。回覧文書は予め決められた回覧経路に基づいて提供されるので、それらの貴重な情報が回覧経路に含まれる特定の人員だけに留まってしまうことが多い。
【０００７】
本発明者はこうした点に着目して、本発明をなしたものであり、その目的は、回覧文書の再利用を可能にする技術、知識やノウハウなどを組織内で共有するための技術、回覧方法に自由度を持たせる技術の提供にある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、文書ファイルを格納する手段と、文書ファイルの回覧経路である第１回覧経路を指定する手段と、第１回覧経路に含まれ、かつ第１回覧経路を指定したユーザとは異なるいずれかの回覧対象者の指示に基づいて、第１回覧経路とは異なる第２回覧経路を新たに生成する生成手段と、第１回覧経路および第２回覧経路のそれぞれの回覧対象者に文書ファイルを提供する提供手段とを備える。これにより、例えば、文書ファイルの内容が所定のグループの業務に関係する場合、そのグループのメンバーを含む新たな回覧経路に基づいて、その文書ファイルを回覧することができる。このように、予め決められた人だけでなく、情報をその他の人と共有することで、例えば業務の効率化を高めたり、グループ全体の知識やノウハウを高めたりすることができる。
【０００９】
「文書ファイル」は、回覧文書であり、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。実際のシステムでは、このデジタルデータが回覧対象者のコンピュータ（以下、単に「クライアント」という）に送信され、クライアント側で解析され表示または音声として出力される。このように「回覧文書」とは、従来の紙ベースの文書を単に画像ファイルにしたものだけでなく、所定のアプリケーションで生成されたファイルや音声ファイルなどのデジタルデータも含むものである。回覧経路に含まれるユーザを「回覧対象者」という。文書ファイルを当該文書管理装置に登録し、回覧経路などを設定した文書ファイルの回覧に係る責任者を以下、単に「回覧責任者」という。とくに新たな回覧の責任者を「再回覧責任者」といい、新たに生成された回覧経路を「分岐回覧経路」という。
【００１０】
生成手段は、文書ファイルを複製して元の文書ファイルとは別の文書ファイルとして新たに格納手段に格納し、提供手段は複製した文書ファイルを第２回覧経路に含まれる回覧対象者に提供してもよい。これにより、第１回覧経路に基づいて回覧する文書ファイルと第２回覧経路に基づいて回覧する文書ファイルとは独立して扱うことができ、例えば個々の回覧経路に属する回覧対象者が文書ファイルに対して独自の書き込みを行うことができる。
【００１１】
また生成手段は、元の文書ファイルへのリンクを新たに格納手段に格納し、提供手段はそのリンクに基づいて特定される元の文書ファイルを第２回覧経路に含まれる回覧対象者に提供してもよい。これにより、格納手段の記憶容量を節約できる。
【００１２】
この装置は、文書ファイルのファイル属性を検出する手段を更に備え、生成手段はファイル属性に応じて、第２回覧経路に基づいて回覧する文書ファイルのファイル属性を決定してもよい。「ファイル属性」は、例えば編集の可否、再回覧の可否などの文書ファイルの性質を示す情報である。このファイル属性は、例えば回覧責任者に設定される。
【００１３】
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。
【００１４】
【発明の実施の形態】
図１は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００は、ＬＡＮ１６を介して接続された第１クライアント１４ａおよび第２クライアント１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１４」という）に、予め設定された回覧経路に基づいて文書ファイルを提供する。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばＦＡＸ機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ＦＡＸサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰなどに組み込まれてもよいし、単独の装置であってもよい。文書管理装置１００は、こうした機能を利用して、例えばネットワーク１２やＬＡＮ１６を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得したりする。文書管理装置１００は何らかの機能を利用して文書ファイルを取得すればよい。
【００１５】
図２は、図１の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組み合わせによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
【００１６】
入力部１０２は、例えばファクシミリ機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などのいずれかの機能を用いて回覧すべき文書ファイルを受け付ける。入力部１０２は、受け付けた文書ファイルを、その文書ファイルの提供元を特定する情報（以下、単に「提供元情報」という）とともに格納処理部２００に出力する。提供元情報は例えば、ファクシミリ画像の発信元電話番号、電子メールの送信元アドレス、ＦＴＰで文書ファイルを受け付けたときの送信元のＩＰアドレス、スキャナにより取り込んだ文書ファイルであることを示す情報などである。
【００１７】
経路情報格納部１０４は、複数の回覧対象者ごとに回覧順序を定めた回覧経路（以下、単に「経路情報」という）をその識別情報（以下、単に「経路ＩＤ」という）に対応付けて保持する。経路選択情報格納部１０６は、文書ファイルの提供元情報に基づいて回覧経路を選択するための情報（以下、単に「経路選択情報」という）を保持し、例えば提供元情報と経路ＩＤとを対応付けて保持する。格納処理部２００は、経路選択情報格納部１０６を参照して、入力部１０２から供給された提供元情報に対応付けられた経路ＩＤを特定し、経路ＩＤに対応付けられた経路情報を経路情報格納部１０４から読み込む。そして、格納処理部２００は、その経路情報に基づいて入力部１０２から供給された文書ファイル毎に個別の回覧経路（以下、単に「個別経路情報」という）を初期値として作成する。その後、格納処理部２００は、文書ファイルを文書ファイル格納部１１０に格納し、その文書ファイルに対応付けて個別経路情報を回覧状況格納部１０８に格納する。
【００１８】
提供部４００は、回覧状況格納部１０８に保持されている個別経路情報に基づいて、回覧対象者に文書ファイルを順次提供する。このように、提供元情報に基づいて格納処理部２００が個別経路情報を生成することで、例えば得意先からＦＡＸ画像として届いた注文書を、予め登録した回覧経路で自動的に回覧させることができる。本実施の形態において、提供部４００はウェブページを提供するサーバとしての機能（以下、単に「ウェブサーバ機能」という）を有し、文書ファイルを、例えばＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式でクライアント１４に提供する。ウェブサーバ機能を使い文書ファイルを擬似的に回覧できるように、回覧対象者毎に文書ファイルへのアクセス権が設定されており、提供部４００は、アクセス権を有する回覧対象者が操作するクライアント１４に対して文書ファイルを提供する。このアクセス権は、回覧状況格納部１０８に個別経路情報とともに保持されており、回覧対象者が文書ファイルを閲覧もしくは所定の作業を完了した場合に、次の回覧対象者へアクセス権が移動される。本実施の形態において、アクセス権の移動処理は、後述する処理部２５０が、管理部５００からの指示に基づいて行う。
【００１９】
設定部３００は、回覧責任者からの指示に基づいて経路情報および経路選択情報を生成し、それぞれ経路情報格納部１０４ならびに経路選択情報格納部１０６に格納する。また、設定部３００は、格納処理部２００により生成された個別経路情報を回覧責任者からの指示に基づいて更新する。これにより、回覧責任者は個別経路情報を自由にカスタマイズできる。この設定作業のために、設定部３００は、例えば回覧責任者のクライアント１４に設定用画面を表示させ、その画面を介して種々の設定を受け付けてもよいし、文書管理装置１００に設けられた操作パネル等を介して種々の設定を受け付けてもよい。
【００２０】
管理部５００は、文書ファイル毎に回覧状況を管理する。検出部５０２は、提供部４００により提供された文書ファイルを検出し、閲覧管理部６００および期限管理部７００に出力する。閲覧管理部６００は、その文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧状況を管理する。期限管理部７００は、文書ファイル毎に各回覧対象者の閲覧期限等の期限に係る管理をする。通知部５０４は、閲覧管理部６００または期限管理部７００からの指示に基づいて、指定された宛先へ通知を行う。処理部２５０は、管理部５００の指示に応じて例えば、印刷処理、文書ファイルの他メディアへの保存、通知、文書ファイル格納部１１０から文書ファイルの削除、回覧状況の変更、アクセス権の移動などの処理を行う。
【００２１】
図３（ａ）は、図１のクライアント１４に表示される新着文書一覧画面１５０の一例を示す図である。この新着文書一覧画面１５０は、例えばユーザが文書管理装置１００にログインしたときに最初に表示される。これにより、ユーザが新着の文書ファイルを見落とすことを防止できる。件名欄１５２には、文書ファイルのタイトルが表示される。文書属性欄１５４には、文書ファイルの属性とその属性に対応付けられたアイコン１６０が表示される。ここで、「属性」とは、文書ファイルの種類、緊急度や重要度、その他文書ファイルを特徴づける任意の情報をしめす。差出人欄１５６には、その文書ファイルの差出人の情報が表示される。到着日欄１５８には、その文書ファイルが到着した日時が表示される。この他、回覧責任者の情報や、文書ファイルのデータ量、文書ファイルが閲覧可能になってからの期間などが表示されてもよい。
【００２２】
図３（ｂ）は、新着文書一覧画面１５０の件名欄１５２にあるいずれかの文書ファイルを選択したときに表示される文書表示画面１７０の一例を示す図である。回覧文書領域１７２には、回覧すべき文書が表示され、例えば、回覧文書が編集可能に設定されている場合に書き込み可能になる。処理メニュー１７４は、表示中の文書ファイルに対する処理を指示するためのコンポーネントである。例えば、次の回覧対象者への転送、回覧文書の印刷、回覧文書の保存などを文書管理装置１００に対して指示することができる。これらの指示内容が、図２の処理部２５０によって処理される。メモ記入領域１７６は、回覧文書に対するコメントを記入するための領域である。完了ボタン１７８は、処理メニュー１７４で選択した処理メニューの実行を指示するためのボタンである。例えば、次の回覧対象者へ回覧を進める場合、ユーザは、処理メニュー１７４で「回覧」を選択し完了ボタン１７８を押下する。
【００２３】
図４は、分岐経路作成画面３５０の一例を示す図である。所定の回覧経路に基づいて提供された回覧文書を、他の回覧経路で新たに回覧することを設定する場合に、設定部３００がこの分岐経路作成画面３５０を図１のクライアント１４に提供する。
【００２４】
タイトル入力欄３５２は、分岐回覧経路におけるタイトルを入力するための領域である。候補者リスト３５４は、分岐回覧経路の回覧対象者の候補者や既に登録されている経路情報のリストを表示する。再回覧責任者は、分岐回覧経路に登録する回覧対象者の追加チェックボックス３５８をチェックして、追加ボタン３５６を押下する。これにより、選択された候補者が分岐回覧経路の回覧対象者として回覧対象者リスト３６０に追加される。また、再回覧責任者が削除チェックボックス３６４を選択して削除ボタン３６２を押下することで、回覧対象者から削除される。
【００２５】
回覧方法指定ボタン群３６８は、回覧を順次行うか、一斉に行うかを指定するためのラジオボタンである。ファイル属性指定ボタン群３７０は、分岐回覧経路で回覧する文書ファイル（以下、単に「再回覧文書ファイル」という）を書込可能にするか否かを指定するためのラジオボタンである。登録ボタン３６６は、分岐回覧経路を新たに登録するためのボタンである。
【００２６】
図５は、図２の設定部３００の内部構成図である。設定用インターフェイス部３０２は、例えば図４を用いて説明した分岐経路作成画面３５０などの本装置の種々の設定に必要な画面を図１のクライアント１４に表示させるための画面ファイルを生成する。例えば、その画面ファイルは、クライアント１４のブラウザで表示可能なＨＴＭＬ形式のファイルであってよい。第１経路作成部３０４は、回覧責任者が登録する回覧経路すなわち元の文書ファイルの個別経路情報を作成、もしくは更新する。
【００２７】
第２経路作成部３０６は、再回覧文書の分岐回覧経路を作成する。第２経路作成部３０６は、選択部３０８、判定部３１０、属性設定部３１２、複製部３１４、および登録処理部３１６を有する。選択部３０８は、現在回覧中の文書ファイルの中から、再回覧責任者に再回覧することが指定された文書ファイルを選択する。判定部３１０は、文書ファイル格納部１１０を参照して、選択された文書ファイルの再回覧が可能か否かを判定する。再回覧可能な場合、属性設定部３１２は、元の文書ファイルのファイル属性、および再回覧の設定として入力された属性に基づいて、再回覧文書のファイル属性を設定する。登録処理部３１６は、属性設定部３１２に指示されたファイル属性で再回覧文書ファイルと分岐回覧経路に基づいて決まる個別経路情報（以下、単に「再回覧個別経路情報」という）を回覧状況格納部１０８に登録する。複製部３１４は、再回覧文書ファイルのファイル属性に応じて、文書ファイル格納部１１０から元の文書ファイルを読み込み、複製して登録処理部３１６に供給する。
【００２８】
例えば、元の文書ファイルのファイル属性が編集不可能に設定され、かつ再回覧文書も編集不可能に設定することが指示された場合、登録処理部３１６は再回覧個別経路情報に元の文書ファイルを識別する情報を対応づけて回覧状況格納部１０８に格納する。つまり、元の文書ファイルとリンクが張られる。また、元の文書ファイルのファイル属性が編集可能に設定され、かつ再回覧文書も編集可能に設定することが指示された場合、登録処理部３１６は、複製部３１４に元の文書ファイルを複製することを指示し、複製された文書ファイルを識別する情報と再回覧個別経路情報とを対応づけて回覧状況格納部１０８に格納する。再回覧文書を編集可能に設定する場合に、登録処理部３１６は、元の文書ファイルを複製して新たな文書ファイルとして回覧状況格納部１０８に登録する。また、編集不可能に設定する場合に、元の文書ファイルの属性が編集不可能であれば登録処理部３１６は元の文書ファイルへのリンクを再回覧個別経路情報に対応づける。これにより、効率的にメモリ容量を使うことができる。
【００２９】
図６は、文書ファイル格納部１１０のデータ構造の一例を示す図である。文書ファイル格納部１１０は、本図に示すテーブルに加えて、文書ファイル本体および後述するコメントファイルを格納する。文書ＩＤ欄８００は、文書ファイルの識別情報を保持する。経路ファイル欄８０２は、経路情報を識別する情報を保持する。この経路情報が、図２の回覧状況格納部１０８に保持されている個別経路情報および再回覧個別経路情報とリンクされている。文書ファイル名欄８０４は、文書ファイルのファイル名を保持する。コメントファイル名欄８０６は、コメントファイルのファイル名を保持する。コメントファイルは、文書ファイルに関連付けられ、例えば回覧中に回覧対象者が加えたコメントなどが書き込まれたファイルである。図３（ｂ）のメモ記入領域１７６に書き込まれたコメントがコメントファイルに保持される。
【００３０】
編集フラグ欄８０８は、編集可能であるか否かを指定するフラグを保持する。本図において、「１」は編集可を示し、「０」は編集不可を示す。再回覧フラグ欄８１０は、再回覧を許可するか否かを指定するフラグを保持する。このフラグは、例えば元の文書ファイルの回覧責任者のみが設定することができる。本図において、「１」は再回覧可を示し、「０」は再回覧不可を示す。再回覧文書ＩＤ欄８１２は、再回覧文書ファイルの識別情報（以下、単に「再回覧文書ＩＤ」という）を保持する。登録処理部３１６は、再回覧した場合に、再回覧文書ＩＤを再回覧文書ＩＤ欄８１２に書き込む。また、複数の回覧経路で再回覧された場合、再回覧文書ＩＤ欄８１２には複数の再回覧文書ＩＤが書き込まれる。これにより、元の文書ファイルの回覧責任者も再回覧状況を把握できる。
【００３１】
図７は、図５の設定部３００における処理のフローチャートの一例である。図５の選択部３０８は、再回覧責任者に指示された文書ファイルを選択する（Ｓ１０）。判定部３１０は、文書ファイル格納部１１０を参照してその文書ファイルが再回覧可能に設定されているか否かを判定する（Ｓ１２）。再回覧可能に設定されている場合（Ｓ１２のＹ）、判定部３１０は、再回覧文書ファイルを編集不可能に設定するか否かを再回覧責任者に問い合わせる（Ｓ１４）。編集不可能に設定することが指示された場合（Ｓ１４のＮ）、図５の属性設定部３１２は、元の文書ファイルが編集可能に設定されているか否かを判定する（Ｓ１６）。元の文書ファイルが編集可能に設定されている場合（Ｓ１６のＹ）、複製部３１４は元の文書ファイルを複製し（Ｓ１８）、登録処理部３１６は、複製した文書ファイルを文書ファイル格納部１１０に格納する。そして、登録処理部３１６は、複製した文書ファイルに対応付けて再回覧個別経路情報を回覧状況格納部１０８に登録する（Ｓ２０）。
【００３２】
Ｓ１６で、元の文書ファイルが編集不可に設定されている場合（Ｓ１６のＮ）、登録処理部３１６は、元の文書ファイルに対応付けて再回覧個別経路情報を回覧状況格納部１０８に登録する（Ｓ２０）。Ｓ１４で、再回覧文書を編集可能に設定することが指示された場合（Ｓ１４のＹ）、複製部３１４は元の文書ファイルを複製する（Ｓ１８）。Ｓ１２で、元の文書ファイルが再回覧不可に設定されている場合（Ｓ１２）、分岐回覧経路の作成処理を終了する（Ｓ１２のＮ）。
【００３３】
以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
【００３４】
こうした変形例として、元の回覧文書ファイルが編集可能であるか否かに応じて、図４のファイル属性指定ボタン群３７０で指定できるファイル属性が決められてもよい。例えば、元の回覧文書ファイルが編集不可能に設定されている場合、ファイル属性指定ボタン群３７０の「可」を指定するラジオボタンは選択できないように表示される。また、元の回覧文書ファイルが編集可能に設定されている場合、ファイル属性指定ボタン群３７０の「可」、「不可」のいずれか一方のラジオボタンを選択できるように表示される。こうすることで、著作権的な観点から、元の回覧文書ファイルが作者の意志を反して改変されることを防止できる。
【００３５】
【発明の効果】
本発明によれば、回覧文書の再利用を可能にし、回覧文書に含まれる知識やノウハウを組織内で効率的に共有することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の内部構成図である。
【図３】図１のクライアントに表示される表示画面の一例を示す図である。
【図４】図１のクライアントに表示される分岐経路作成画面の一例を示す図である。
【図５】図２の設定部の内部構成図である。
【図６】図２の文書ファイル格納部に保持されるテーブルのデータ構造の一例を示す図である。
【図７】図５の設定部における処理のフローチャートの一例である。
【符号の説明】
１０ 文書管理システム、１０２ 入力部、１０４ 経路情報格納部、１０６経路選択情報格納部、１０８ 回覧状況格納部、１１０ 文書ファイル格納部、２００ 格納処理部、３００ 設定部、３０２ 設定用インターフェイス部、３０４ 第１経路作成部、３０６ 第２経路作成部、３０８ 選択部、３１０ 判定部、３１２ 属性設定部、３１４ 複製部、３１６ 登録処理部、４００ 提供部、５００ 管理部、５０２ 検出部、５０４ 通知部、６００ 閲覧管理部、７００ 期限管理部。

Claims (4)

1. 文書ファイルを格納する格納手段と、
   前記文書ファイルの回覧経路である第１回覧経路を指定する手段と、
   前記第１回覧経路に含まれるいずれかの回覧対象者の指示に基づいて、前記第１回覧経路とは異なる第２回覧経路を新たに生成する生成手段と、
   前記第１回覧経路および前記第２回覧経路のそれぞれの回覧対象者に前記文書ファイルを提供する提供手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記生成手段は、前記文書ファイルを複製して元の文書ファイルとは別の文書ファイルとして新たに前記格納手段に格納し、前記提供手段は前記複製した文書ファイルを前記第２回覧経路に含まれる回覧対象者に提供することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記生成手段は、元の文書ファイルへのリンクを新たに前記格納手段に格納し、前記提供手段は前記リンクに基づいて特定される元の文書ファイルを前記第２回覧経路に含まれる回覧対象者に提供することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記文書ファイルのファイル属性を検出する手段を更に備え、前記生成手段は前記ファイル属性に応じて、前記第２回覧経路に基づいて回覧する文書ファイルのファイル属性を決定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。

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