JP2005285104A - 承認管理システムおよびその方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 簡易なシステムでありながら、申請およびその承認に関する情報を確実に管理することを可能とする承認管理システムおよびその方法を提供する。
【解決手段】 申請者端末２００は、ホストサーバ１００に対して申請データを送信する。ホストサーバ１００は、管理ＩＤと対応づけて申請データを申請ＤＢ１１０に記録し、申請者端末２００に対して申請書印刷許可を送信する。申請者端末２００は、申請書（紙文書）を印刷する。承認者端末３００のユーザがその申請書の内容を承認した場合には、申請書の内容を承認した後、ホストサーバ１００に対して承認情報を送信する。ホストサーバ１００は、管理ＩＤと対応づけて申請データ（承認情報が記録されたもの）をマスターＤＢ１５０に記録し、承認者端末３００に対して承認済申請書の印刷許可を送信する。承認者端末３００は、承認済申請書（紙文書）を印刷する。
【選択図】 図２

Description

この発明は、承認管理システムおよびその方法に関するものであり、特に、簡易なシステムでありながら、申請およびその承認に関する情報を確実に管理することに関する。

会社等の所定の組織内においては、申請者による申請事項に対して、承認者による承認を行うことによって組織の意志決定内容の管理を確実にするのが一般的である。申請事項には、一例として、納品する商品の単価、出金依頼、生産計画、販売計画等が含まれる。

申請者による申請事項が複数になる場合や、複数の申請者が存在する場合、あるいは、申請事項の修正が行われる場合等には、申請および承認処理のために要する時間が多くなり、作業効率が低下してしまうという問題がある。

申請および承認処理を効率的に行うことを可能にするものとして、近年、コンピュータを用いた電子承認システムが利用されるようになっている。例えば、特許文献１は、イントラネットに接続されたパソコン端末を用いて社員が経費使用の申請や承認を行う技術である。具体的には、申請者が、経費の事前申請データを入力することを通じて事前申請および事前承認の段階を設け、事後精算の段階における事後精算データを、前記事前申請データと関連付ける技術等を含んでいる。この技術によれば、無条件に経費の使用を認めるのではなく、事前承認というステップをとることで、効果的な経費発生がされるように管理することができる。

特開２００２−７３９３７号公報（第１図）。

しかしながら、上記従来技術の構成では、電子承認に関する大掛かりなシステムが必要となり、システム管理が困難であるという課題を有していた。

本発明は、一つの特徴として、簡易なシステムでありながら、申請およびその承認に関する情報を確実に管理することを可能とする承認管理システムおよびその方法を提供することを目的とする。本発明は、以下のような特徴を含んでいる。

１）本発明のコンピュータシステムは、ネットワーク化されたコンピュータシステムであって、
前記コンピュータシステムは、
（ａ）複数のユーザがアクセス可能なオンライン・ネットワーク、
（ｂ）当該オンライン・ネットワークに接続され、第１ユーザによって申請されるとともに第２ユーザによって承認される必要のある申請データを含むデータベースを記録するためのサーバ装置、
（ｃ）前記申請データを入力する前記第１ユーザによって操作され、前記オンライン・ネットワークを介して前記サーバ装置のデータベースに当該申請データを記録する第１コンピュータ、
（ｄ）前記サーバ装置に記録された前記申請データにアクセスし、前記申請データに対して承認情報を付加する前記第２ユーザによって操作され、前記オンライン・ネットワークを介して前記サーバ装置のデータベースに当該承認情報を記録する第２コンピュータ、
を含んでおり、前記コンピュータシステムは、さらに、
（ｅ）前記第１ユーザによる申請データの入力時において、前記データベースに申請データが記録された場合に前記サーバ装置の指示によって当該申請データが書き込まれる、前記オンライン・ネットワークとは独立の記録媒体であって、当該記録媒体は、前記申請作業に続く承認作業のために前記第１ユーザから第２ユーザに対して提出可能とされており、前記第２ユーザによる承認情報の入力時において、前記データベースに承認情報が付加された場合に前記サーバ装置の指示によって当該承認情報が書き込まれるものであるとともに、前記データベースにおける同一の申請データおよび／または承認情報との対応づけが可能な識別情報が併せて書き込まれるものである記録媒体、
を含むコンピュータシステムである。

２）本発明の承認管理システムまたは承認管理装置は、
（ａ）申請者端末から送信される申請データを取得する申請データ取得手段、
（ｂ）前記申請データ取得手段が申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成する管理ＩＤ生成手段、
（ｃ）前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録する申請データ記録手段、
（ｄ）前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力する申請書印刷許可手段、
（ｅ）前記申請書に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得する承認情報取得手段、
（ｆ）前記承認情報取得手段が承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加する承認情報付加手段、
（ｇ）前記承認情報付加手段によって承認情報が付加されたものに限り、前記申請データ記録手段に記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録する承認済申請データ記録手段、
（ｈ）前記承認済申請データ記録手段が申請データを記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請書の印刷許可を出力する承認済申請書印刷許可手段、
を備えたことを特徴としている。

３）本発明の承認管理システムまたは承認管理装置は、
（ａ）申請者端末から送信される申請データを取得する申請データ取得手段、
（ｂ）前記申請データ取得手段が申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成する管理ＩＤ生成手段、
（ｃ）前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録する申請データ記録手段、
（ｄ）前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請情報を前記システムとは独立に可搬可能な記録媒体へ記録することを認める記録許可を出力する申請情報記録許可手段、
（ｅ）前記申請情報に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得する承認情報取得手段、
（ｆ）前記承認情報取得手段が承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加する承認情報付加手段、
（ｇ）前記承認情報付加手段によって承認情報が付加されたものに限り、前記申請データ記録手段に記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録する承認済申請データ記録手段、
（ｈ）前記承認済申請データ記録手段が申請データを記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請情報を前記記録媒体へ記録することを認める記録許可を出力する承認済申請情報記録許可手段、
を備えたことを特徴とする。

６）本発明の承認管理システムまたは承認管理装置において、
前記申請書および承認済申請書は、互いに添付可能な状態とされていること、
を特徴としている。

７）本発明の承認管理システムまたは承認管理装置において、
（ｂ）前記管理ＩＤ生成手段は、さらに、
前記申請データ記録手段が記録した申請データについて、前記申請者端末からの修正要求情報および修正後の申請データを取得した場合には、前記管理ＩＤとは区別可能な新たな管理ＩＤを生成し、
（ｃ）前記申請データ記録手段は、
前記修正後の申請データを前記新たな管理ＩＤと対応づけて前記申請データ記録部に記録し、
（ｄ）前記申請書印刷許可手段は、
（ｃ）前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記新たな管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力すること、
を特徴としている。

以下、用語の定義について説明する。

この発明において、
「申請書」とは、承認を得るための申請事項が表示されるもの一般を含む概念である。申請事項には、例えば商品の単価登録（単価設定、または単価変更等）、または仕入依頼（仕入先、または納期、または品番、または数量、または納め先等）、または生産依頼（生産元、または品番、または納期、または数量等）、またはそれらの情報の修正等が含まれる。なお、申請書の形態には、印刷された紙文書、または伝票、またはファクシミリ用紙、または所定事項を表示することが可能なプラスチック等の媒体が含まれる。実施形態では、図１２に示す申請リストが、この「申請書」の概念に対応する。

「承認済申請書」とは、承認された申請事項が表示されるもの一般を含む概念である。承認された申請事項の表示には、例えば承認された旨が併せて表示された申請事項、または登録された旨が併せて表示された申請事項、または確定された旨が併せて表示された申請事項、または所定の保存場所に保存された旨が併せて表示された申請事項、または所定の記録媒体に記録された旨が併せて表示された申請事項、または修正不能である旨が併せて表示された申請事項等が含まれる。なお、承認済申請書の形態には、印刷された紙文書、または伝票、またはファクシミリ用紙、または所定事項を表示することが可能なプラスチック等の媒体が含まれる。実施形態では、図１５に示すマスター更新リストが、この「承認済申請書」の概念に対応する。

本発明の特徴は、上記のように広く示すことができるが、その構成や内容は、それらの特徴および効果とともに、図面を考慮に入れた上で以下の開示によりさらに明らかになるであろう。

以上のように、本発明は、簡易なシステムでありながら、申請、承認に関する情報を確実に管理することができる。

本発明の実施形態としての「外部媒体併用型電子承認システム」について説明する。この外部媒体併用型電子承認システムは、申請情報およびその申請に対する承認情報を確実に管理することを可能とするシステムである。

ここで、「外部媒体併用型電子承認システム」が管理する申請情報とは、承認または了承等を得ることによって内容が決定または確定等する申請または要求等の情報一般に対応する。申請情報の一例として、商品の単価登録（単価設定、または単価変更等）、または仕入依頼（仕入先、または納期、または品番、または数量、または納め先等）、または生産依頼（生産元、または品番、または納期、または数量等）、またはそれらの情報の修正等が挙げられる。

以下に説明する「外部媒体併用型電子承認システム」は、上記のような例示を含めた申請情報一般を対象とすることができるが、以下の実施形態では、申請情報として、商品の「単価登録（単価設定）」を例に挙げて説明する。

以下、外部媒体併用型電子承認システムの概略、装置のハードウェア構成、特許請求の範囲に記載した用語と実施形態との対応を説明し、次に実施形態の説明等を行う。

目次
１．外部媒体併用型電子承認システムの概要
２．ハードウェア構成等
３．装置機能の説明
４．第１実施形態
５．第２実施形態
６．第３実施形態
７．実施形態による効果
８．その他の実施形態等
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
−−１．外部媒体併用型電子承認システムの概要−−
図１は、実施形態による外部媒体併用型電子承認システムの概略である。外部媒体併用型電子承認システムは、「承認管理システム」としてのホストサーバ１００、ホストサーバ１００とＬｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ（ＬＡＮ）４００で接続される申請者端末２００および承認者端末３００、承認者端末３０１、承認者端末３０２で構成される。なお、ホストサーバ１００と、申請者端末２００または承認者端末３００（承認者端末３０１、３０２も同様。以下同じ。）との接続は、ＬＡＮ４００に限らず、インターネット、または専用回線、または電話回線等を採用してもよい。実施形態では、ホストサーバ１００、申請者端末２００、承認者端末３００のそれぞれは、例示として同一の組織（例えば同一社内）に属する者が使用するものとしている。ただし、これに限らず、ホストサーバ１００、申請者端末２００、承認者端末３００のそれぞれを、複数の組織に属する者が使用するようにしてもよい。また、実施形態では、説明の便宜上、申請者端末２００、承認者端末３００をそれぞれ１つ備えるシステムを例示するが、それらの端末が複数備えたシステムであっても実施形態と同様に実施可能である。

申請者端末２００は、商品の単価を設定して申請するユーザが管理する。一方、承認者端末３００は、その申請内容を検討して承認の有無を決定するユーザが管理する。ホストサーバ１００は、それらの申請および承認に関する情報を管理する処理を実行する。

ホストサーバ１００は、申請データベース（以下、データベースを「ＤＢ」とする）１１０、管理番号ＤＢ１３０、マスターＤＢ１５０を記録する。各ＤＢの記録内容については後述する。各ＤＢは、ホストサーバ１００のハードディスク（またはメモリ）に記録するものとするが、これに限らず、ホストサーバ１００とは物理的に独立の装置類に記録するようにしてもよい。

図２に基づいて外部媒体併用型電子承認システムの第１実施形態による処理の概要を説明する。（１）（図中、丸数字で示す記号に対応。以下同じ。）申請者端末２００は、ホストサーバ１００に対し、ユーザの操作に応じて申請データを送信する。（２）ホストサーバ１００は、管理ＩＤを生成する。（３）ホストサーバ１００は、管理ＩＤと対応づけて申請データを申請ＤＢ１１０に記録する。（４）ホストサーバ１００は、申請者端末２００に対し、申請書印刷許可を送信する。（５）申請者端末２００は、申請書（紙文書）を印刷する。

承認者端末３００のユーザは、印刷された申請書を受け取る。承認者端末３００のユーザがその申請書の内容を承認した場合には、申請書に押印（捺印、またはサイン等を含む。以下同じ。）する。（６）承認者端末３００のユーザは、申請書の内容を承認した後、ホストサーバ１００に対し、ユーザの操作に応じて承認情報を送信する。（７）ホストサーバ１００は、承認された申請内容に対応する申請データに承認情報を記録する。（８）ホストサーバ１００は、管理ＩＤと対応づけて申請データ（承認情報が記録されたもの）をマスターＤＢ１５０に記録する。（９）ホストサーバ１００は、承認者端末３００に対し、マスターＤＢ１５０に記録した申請データの内容を示す承認済申請書の印刷許可を送信する。（１０）承認者端末３００は、承認済申請書（紙文書）を印刷する。（１１）承認者端末３００のユーザは、申請書に承認済申請書を添付して所定の場所に保管する。図２の各処理の詳細は、フローチャートを用いて後述する。

−−２．ハードウェア構成等−−
２−１．機能ブロック
図３は、外部媒体併用型電子承認システムに含まれるホストサーバ１００の機能ブロック図を示す。ホストサーバ１００は、申請者端末２００によって入力される申請データを取得する申請データ取得手段５００、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成する管理ＩＤ生成手段５０２、申請データを管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部５０６に記録する申請データ記録手段５０４、管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を申請者端末２００に対して出力する申請書印刷許可手段５０８を備える。申請者端末２００は、申請書印刷許可手段５０８による出力を条件として申請書５５０を印刷する。

ホストサーバ１００は、さらに、承認者端末３００によって入力される承認情報を取得する承認情報取得手段５１０、申請データに承認情報を付加する承認情報付加手段５１２、申請データを承認済申請データ記録部５１６に記録する承認済申請データ記録手段５１４、管理ＩＤを含めた承認済申請書の印刷許可を承認者端末３００に対して出力する承認済申請書印刷許可手段５１８を備えている。承認者端末３００は、承認済申請書印刷許可手段５１８による出力を条件として承認済申請書５５１を印刷する。

２−２．ホストサーバ
図４は、図３のホストサーバ１００をＣＰＵを用いて実現した場合のハードウェア構成の一例である。ホストサーバ１００は、ＣＰＵ１０、キーボード／マウス１１、メモリ１２、ディスプレイ１３、ハードディスク１４、スピーカ１５、ＬＡＮ４００等に接続するための通信回路１６、プリンタ１８を備えている。

ＣＰＵ１０は、ホストサーバ１００全体を制御する。メモリ１２は、ＣＰＵ１０のワーク領域等を提供する。ハードディスク１４は、申請ＤＢ１１０、管理番号ＤＢ１３０、マスターＤＢ１５０、およびＣＰＵ１０を動作させるためのプログラムを記録する。キーボード／マウス１１の操作により生成される操作情報はＣＰＵ１０に入力され、ＣＰＵ１０が生成した画像情報、音声情報は、ディスプレイ１３またはプリンタ１８、スピーカ１５にそれぞれ出力される。

２−３．申請者端末
図５は、外部媒体併用型電子承認システムに含まれる申請者端末２００をＣＰＵを用いて実現した場合のハードウェア構成の一例である。申請者端末２００は、ＣＰＵ２０、キーボード／マウス２１、メモリ２２、ディスプレイ２３、ハードディスク２４、スピーカ２５、ＬＡＮ４００等に接続するための通信回路２６、プリンタ２８、メモリカードドライブ２７を備えている。

ＣＰＵ２０は、申請者端末２００全体を制御する。メモリ２２は、ＣＰＵ２０のワーク領域等を提供する。ハードディスク２４は、ＣＰＵ２０を動作させるためのプログラム等を記録する。キーボード／マウス２１の操作により生成される操作情報はＣＰＵ２０に入力され、ＣＰＵ２０が生成した画像情報、音声情報は、ディスプレイ２３またはプリンタ２８、スピーカ２５にそれぞれ出力される。

２−４．承認者端末
図６は、外部媒体併用型電子承認システムに含まれる承認者端末３００（３０１、３０２も同様）をＣＰＵを用いて実現した場合のハードウェア構成の一例である。承認者端末３００は、ＣＰＵ３０、キーボード／マウス３１、メモリ３２、ディスプレイ３３、ハードディスク３４、スピーカ３５、ＬＡＮ４００等に接続するための通信回路３６、プリンタ３８、メモリカードドライブ３７を備えている。

ＣＰＵ３０は、承認者端末３００全体を制御する。メモリ３２は、ＣＰＵ３０のワーク領域等を提供する。ハードディスク３４は、ＣＰＵ３０を動作させるためのプログラム等を記録する。キーボード／マウス３１の操作により生成される操作情報はＣＰＵ３０に入力され、ＣＰＵ３０が生成した画像情報、音声情報は、ディスプレイ３３またはプリンタ３８、スピーカ３５にそれぞれ出力される。

本実施形態では、申請者端末２００または承認者端末３００がホストサーバ１００に対して所定のデータを送信したり、申請者端末２００または承認者端末３００がホストサーバ１００にアクセスして所定の閲覧画面データを受信するためのソフトウェアとして専用のプログラムを利用する。ただし、専用のプログラムに限らず、例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＦｒｏｎｔＰａｇｅ（商標）等を使用してもよい。

本実施形態では、ホストサーバ１００、申請者端末２００、承認者端末３００のそれぞれのオペレーティングシステム（ＯＳ）の例として、マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＸＰ、ＮＴ、２０００、９８等を用いることとする。本実施形態のプログラムは、ＯＳと共働して各機能を実現しているが、これに限らず、プログラム単独で各機能を実現するようにしてもよい。

２−５．データベース等
本発明の実施形態として、本システムのデータベース等の構成例について説明する。図７は、ホストサーバ１００がハードディスク１４（またはメモリ１２、以下同様）に記録する申請ＤＢ１１０の構成例である。申請ＤＢ１１０には、申請内容となる単価登録毎に、対象製品の「品番」、「単価」、後述する管理番号（管理Ｎｏ．）、版番号（版Ｎｏ．、または追番号、またはバージョン番号）、連続番号（連続Ｎｏ．）、申請が承認されたか否かを示す「承認区分」、単価の登録がされた日付を示す「データ入力日」の各情報が記録されるカラムがある。申請情報として、その他、「工場コード」、「仕入れ先ワークセンターコード」、「契約担当者コード」、「購買担当者コード」、「通貨コード」、「単価変更理由コード」、「変更年月日」、「登録ユーザコード」の各情報が記録されるカラムがある。

版番号は、同一の管理番号で管理される申請内容（単価登録）が修正された場合に増加（カウントアップ）される枝番号と同様の概念である。連続番号は、一回の申請で複数の単価登録がされた場合に、複数の単価登録のそれぞれを特定するための枝番号と同様の概念である。

実施形態では、申請情報として商品の「単価登録」を例に挙げたが、その他の例として仕入依頼（仕入注文）、生産依頼（生産注文）等を採用することもできる。そのような複数の申請情報を扱う場合、申請ＤＢ１１０には、図７に示すものに替えて（または加えて）、例えば「契約仕入単価」、「購入単位数」、「見積書発行年月日」、「外注材料費」、「外注費」、「生産工場コード」、「仕様変更前品目コード」、「仕様変更番号」、「発注リードタイム区分」等を記録することができる。

図８は、ホストサーバ１００がハードディスク１４（またはメモリ１２、以下同様）に記録するマスターＤＢ１５０の構成例である。マスターＤＢ１５０には、承認された単価登録の内容である対象製品の「品番」および「単価」を含む情報、管理番号、版番号、連続番号、データ入力日の各情報が記録されるカラムがある。なお、本システムの運用によっては、マスターＤＢ１５０に記録される情報と、後述する申請リストおよび（または）マスター更新リストの内容との両者を、管理番号等以外の情報によって対応づける場合、あるいは対応づけが不要である場合もある。そのような場合、マスターＤＢ１５０には、管理番号、版番号、連続番号、データ入力日の全てまたは一部の情報を記録しないこととしてもよい。

図９は、ホストサーバ１００がハードディスク１４（またはメモリ１２、以下同様）に記録する管理番号ＤＢ１３０の構成例である。管理番号ＤＢ１３０には、外部媒体併用型電子承認システム上で単価登録の申請データを一意に特定可能な「管理番号」、その管理番号がシステム上で割り当てられたか否かを示す「履歴」の各情報が記録されるカラムがある。具体的には、履歴に「１」が記録されている管理番号は既にシステム上で使用されているもの（使用済み）であり、一方、履歴に「０」が記録されている管理番号はシステム上で使用可能なものである（未使用である）ことを示す。管理番号ＤＢ１３０中、管理番号は０００１、０００２、０００３、０００４・・・と順番に記録されている。なお、実施形態では、一定数の管理番号をあらかじめデータベース上に記録することとした。ただし、これに限らず、ＣＰＵ１０が、ハードディスク１４等に「次回取得管理番号」として１つの管理番号を記録しておくようにしてもよい。この場合、申請データが入力されると、ＣＰＵ１０は、申請データに対応する管理番号として「次回取得管理番号」をセットするとともに、その「次回取得管理番号」をカウントアップ（例えば、１増加）する。カウントアップした「次回取得管理番号」は、次に入力される申請データに対応する管理番号として使用される。

−−３．装置機能の説明−−
図１に示す申請者端末２００、承認者端末３００、ホストサーバ１００、および、図３に示すホストサーバ１００の各構成が有する機能の一部と、実施形態における各機能との対応として、例えば以下の内容を挙げることができる。

「申請者端末」は、申請者端末２００に対応する。申請データは、図１０ステップＳ１０１で入力等される申請データに対応する。申請データ取得手段は、申請データを取得する機能を有するものであり、例えば図１０のステップＳ１５０の処理を行うホストサーバ１００のＣＰＵ１０に対応する。

「管理ＩＤ」は、図１０のステップＳ１５４の処理によってＣＰＵ１０にセットされる管理番号、または管理番号と連続番号との組み合わせ、または管理番号と版番号との組み合わせ、または管理番号と連続番号と版番号との組み合わせに対応する。「管理ＩＤ生成手段」は、管理ＩＤを生成する機能を有するものであり、例えば図１０のステップＳ１５４等の処理によって管理番号等の生成を行うＣＰＵ１０に対応する。

「申請データ記録部」は、申請ＤＢ１１０に対応する。「申請データ記録手段」は、申請データを記録する機能を有するものであり、例えば図１０のステップＳ１６０の処理を行うＣＰＵ１０に対応する。

「申請書」は、図１０のステップＳ１０７で印刷される申請リストに対応する。「申請書印刷許可手段」は、申請書の印刷許可を出力する機能を有するものであり、例えば図１０のステップＳ１６２において申請データ登録完了報告を送信するＣＰＵ１０に対応する。

「承認者端末」は、承認者端末３００に対応する。「承認情報」は、例えば図１３のステップＳ２０３において入力される承認情報に対応する。「承認情報取得手段」は、承認情報を取得する機能を有するものであり、例えば図１３のステップＳ２５０において承認に関するフラグ情報を取得するＣＰＵ１０に対応する。「承認情報付加手段」は、承認情報を付加する機能を有するものであり、例えば図１３のステップＳ２５６において承認区分のカラムの「０」の情報を「１」に書き換える処理を行うＣＰＵ１０に対応する。

「承認済申請データ記録部」は、マスターＤＢ１５０に対応する。「承認済申請データ記録手段」は、承認済申請データを記録する機能を有するものであり、例えば図１３のステップＳ２５８の処理を行うＣＰＵ１０に対応する。

「承認済申請書」は、図１３のステップＳ２０９で印刷されるマスター更新リストに対応する。「承認済申請書印刷許可手段」は、承認済申請書の印刷許可を出力する機能を有するものであり、例えば図１３のステップＳ２６０において承認済申請データを送信するＣＰＵ１０に対応する。

「修正要求情報」は、申請データの修正を要求する情報であり、例えば図１７のステップＳ３０９で送信される修正申請データに対応する。

−−４．第１実施形態−−
図２に示した実施形態としての外部媒体併用型電子承認システムの第１実施形態として、以下、申請情報登録処理プログラム、承認処理プログラム、再申請情報登録処理プログラムの順に説明する。

４−１．申請情報登録処理
申請者端末２００のユーザがホストサーバ１００にアクセスし、単価登録の申請内容を入力する処理を説明する。図１０は、申請者端末２００のＣＰＵ２０およびホストサーバ１００のＣＰＵ１０が実行する申請情報登録処理プログラムのフローチャートである。申請情報登録処理プログラムによる処理の開始前に、申請者端末２００のユーザにより、外部媒体併用型電子承認システムに含まれる単価承認システムの中の「申請情報登録メニュー」が選択されているものとする。

申請者端末２００のＣＰＵ２０は、ユーザによるキーボード／マウス２１の操作によって、「品番」および「単価」の各情報を含む申請データが入力されたか否かを判断する（図１０ステップＳ１０１）。図１１Ａは、申請データの入力が行われる際に申請者端末２００のディスプレイ２３に表示される画面例を示す。ここでは、例示として品番「ＴＨ１」、単価「１２０」（円）の各情報が、申請者端末２００のメモリ２２（またはハードディスク２４、以下同じ）に入力されたものとする。

Ｓ１０１において申請データが入力されたと判断した場合には、ＣＰＵ２０は、入力された申請データをホストサーバ１００に送信する（Ｓ１０３）。ＣＰＵ２０による申請データの入力完了の有無の判断は、例えば図１１Ａのリスト「出力」ボタンのクリック動作の有無等によって行う。

ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、申請データを受信し（Ｓ１５０）、メモリ１２に記録する（Ｓ１５２）。ＣＰＵ１０は、管理番号ＤＢ１３０を参照して管理番号をセットする（Ｓ１５４）。具体的には、ＣＰＵ１０は、図９に示す管理番号ＤＢ１３０に記録されている「管理番号」の中で「履歴」のカラムが「０」となっているものを昇順で取得する。図９の場合、ＣＰＵ１０は、管理番号「０００５」をメモリ１２に記録する。ＣＰＵ１０は、記録した管理番号に対応する「履歴」のカラムを「１」に書き換える。

ＣＰＵ１０は、承認区分「０」をメモリ１２にセットする（Ｓ１５６）。ＣＰＵ１０は、版番号の初期値「００」をメモリ１２にセットする（Ｓ１５８）。ＣＰＵ１０は、メモリ１２に記録した申請データを、管理番号、承認区分、版番号と対応づけて申請ＤＢ１１０に記録する（Ｓ１６０）。ここでは、品番「ＴＨ１」および単価「１２０」の申請データに、管理番号「０００５」、承認区分「０」、版番号「００」が対応づけられて記録される。なお、ここでは申請データが１種類のみであるから、「連続番号」として「０００１」が記録される。１回の申請情報登録処理において２種類の申請データが登録される場合には、連続番号はそれぞれ「０００１」と「０００２」とが記録される。

ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０に記録された申請データに関する情報（管理番号、版番号、連続番号、データ入力日、品番、単価の各情報）を含んだ、申請データ登録完了報告を申請者端末２００に送信して処理を終了する（Ｓ１６２）。ＣＰＵ１０が送信する申請データ登録完了報告には、申請者端末２００に対して、登録された申請データに関する情報の印刷権限を設定（付与）するための情報が含まれる。印刷権限の設定は、例えば、コンピュータシステムにおける一般的なユーザ権限の設定に関する技術を用いて実行すればよい。

ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告を受信したか否かを判断する（Ｓ１０５）。申請データ登録完了報告を受信したと判断した場合には、ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告に基づき、プリンタ２８を介して「申請リスト」を印刷する（Ｓ１０７）。ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告をディスプレイ２３に出力して処理を終了する（Ｓ１０９）。

図１２は、Ｓ１０７の処理によって印刷される「申請リスト」（紙文書）の例示である。申請リストには、管理番号、版番号、連続番号、データ入力日、品番、単価等の各情報が明記される。実施形態では、申請リストとして図１２に示す「単価登録申請書（登録用）」を例示した。この申請リストは、後述する「マスター更新リスト」（図１５参照）と対応づけて保管するためのものである。図１０のＳ１０７の処理において、この「マスター更新リスト」と対応づけて保管する書類以外に、申請者が所属する部署に保管する申請リストとして「単価登録申請書（部署控）」、および／または購入先に提出する書類として「単価連絡書（購入先控）」を印刷するようにすることもできる。

図１１Ｂは、Ｓ１０９の処理によって申請者端末２００のディスプレイ２３に表示される申請データ登録完了報告の画面例を示す。

４−２．承認処理
外部媒体併用型電子承認システムでは、紙文書と併用して電子承認（コンピュータシステムによる承認情報の記録等を含む）を行う。したがって、以下に説明する承認処理を行う前提として、承認者端末３００のユーザ（承認者）は、既に申請リストに表示される申請内容を承認しているものとする。具体的には、承認者は、申請者端末２００のユーザ（申請者）から上述の申請情報登録処理後に印刷される申請リスト（図１０ステップＳ１０７、図１２参照）を受領する。そして、承認者は、申請リストに表示される申請内容を検討した上で承認を決定し、例えば申請リストの検印箇所に押印する。紙文書における以上の処理の後、承認者端末３００のユーザはホストサーバ１００にアクセスし、単価登録の申請内容を承認したことを記録する処理を行う。なお、承認処理プログラムによる処理の開始前に、承認者端末３００のユーザにより、外部媒体併用型電子承認システムに含まれる単価承認システムの中の「承認メニュー」が選択されているものとする。

図１３は、承認者端末３００のＣＰＵ３０およびホストサーバ１００のＣＰＵ１０が実行する承認処理プログラムのフローチャートである。承認者端末３００のＣＰＵ３０は、ユーザによるキーボード／マウス３１の操作によって、「管理番号」が入力されたか否かを判断する（図１３ステップＳ２０１）。なお、同一の管理番号で複数の単価登録がされている場合に、それら複数の単価登録の一部に対して承認するときには、管理番号と連続番号とを組み合わせて入力する（例えば、図７の品番ＴＫ５の場合、管理番号として「０００６０００１」を入力する）。管理番号が入力されたと判断した場合には、ＣＰＵ３０は、承認情報が入力されたか否かを判断する（ステップＳ２０３）。図１４は、承認処理が行われる際に承認者端末３００のディスプレイ３３に表示される画面例を示す。ユーザによるキーボード／マウス３１によって図１４の「管理番号」のボックスに承認済みの申請情報の管理番号が入力されると、その管理番号に対応する申請情報が表示される。この際、承認者は、上述の検印済みの申請リストの内容と、ディスプレイ３３に表示される申請情報の内容とが一致することを確認するのが好ましい。図１４の画面において、ユーザによるキーボード／マウス３１によって更新ボタン（レ点マーク）のクリック動作等が行われたことにより、その管理番号に対応する申請情報に対する承認情報が入力されたものと判断する。ここでは、例示として管理番号「０００５」の情報および承認されたことを示すフラグ情報が、承認者端末３００のメモリ３２（またはハードディスク３４、以下同じ）に入力されたものとする。

ステップＳ２０３において承認情報が入力されたと判断した場合には、ＣＰＵ３０は、メモリ３２に記録された管理番号の情報および承認に関するフラグ情報をホストサーバ１００に送信する（ステップＳ２０５）。

ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、管理番号の情報および承認に関するフラグ情報を受信する（ステップＳ２５０）。ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０を検索することにより、受信した管理番号に対応する申請データを参照する（ステップＳ２５２）。ここでは、図７の申請ＤＢ１１０における、管理番号０００５に対応する申請データ（品番：ＴＨ１、単価：１２０（円）に関する内容）が参照される。

ＣＰＵ１０は、参照した申請データの承認区分のカラムが「０」であるか否かを判断する（ステップＳ２５４）。「０」でない場合、すなわち、既に承認済み「１」である場合は、ＣＰＵ１０は承認者端末３００に対してエラー報告を送信する（ステップＳ２５５）。一方、承認区分のカラムが「０」である場合は、ＣＰＵ１０は、その承認区分のカラムの「０」の情報を「１」（”承認済”に対応）に書き換える（ステップＳ２５６）。

ＣＰＵ１０は、ステップＳ２５６で承認区分のカラムを「１」に書き換えた申請データ（承認済申請データ）をマスターＤＢ１５０（図８参照）に記録する（ステップＳ２５８）。

図１６は、ステップＳ２５６およびＳ２５８の前後における、申請ＤＢ１１０およびマスターＤＢ１５０の記録内容の例である。図１６Ａは、ステップＳ２５６の処理の前の申請ＤＢ１１０およびマスターＤＢ１５０の記録内容である。管理番号０００５の申請データの承認区分は「０」となっている。一方、図１６Ｂは、ステップＳ２５６およびＳ２５８の処理の後の申請ＤＢ１１０およびマスターＤＢ１５０の記録内容である。管理番号０００５の申請データの承認区分は「１」とされており（ステップＳ２５６の処理による）、その管理番号０００５の申請データの内容（品番、単価、管理番号、版番号、連続番号、データ入力日）がマスターＤＢ１５０に記録される（ステップＳ２５８の処理による）。

ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０（またはマスターＤＢ１５０）に記録された承認済申請データに関する情報（管理番号、版番号、連続番号、データ入力日、品番、単価の各情報）を承認者端末３００に対して送信して処理を終了する（ステップＳ２６０）。ＣＰＵ１０が送信する承認済申請データに関する情報には、承認者端末３００に対して、マスターＤＢ１５０に記録された承認済申請データに関する情報の印刷権限を設定（付与）するための情報が含まれる。

ＣＰＵ３０は、承認済申請データを受信したか否かを判断し（ステップＳ２０７）、受信したと判断した場合には、その承認済申請データの内容に基づいてプリンタ３８を介して「マスター更新リスト」を印刷する（Ｓ２０９）。ＣＰＵ３０は、報告内容をディスプレイ３３に出力して処理を終了する（Ｓ２１１）。報告内容とは、申請データの承認が完了したことの報告、またはＳ２５５の処理によって受信する「エラー報告」のいずれかである。

図１５は、Ｓ２０９の処理によって印刷される「マスター更新リスト（単価登録更新プルーフ）」（紙文書）の例示である。マスター更新リストには、承認された申請内容（マスターＤＢ１５０に更新された内容）として、管理番号、版番号、連続番号、データ入力日、品番、単価等の各情報が明記される。

以上の処理により、承認者端末３００のユーザは、上述の申請情報登録処理を介して印刷された「申請リスト（検印済み）（図１２参照）」と、Ｓ２０９の処理によって印刷された「マスター更新リスト（図１５参照）」とを取得する。「申請リスト（検印済み）」は、申請内容と、その申請内容に対して承認がされた事実とを紙文書上で示すものである。一方、「マスター更新リスト」は、そのリストに含まれる申請内容が、承認された申請データとしてマスターＤＢ１５０に記録された事実を紙文書上で示すものである。紙文書としての両者には、同一の「管理番号」等が印刷される。したがって、申請および承認に関する紙文書の保管に際しては、「申請リスト（検印済み）」および「マスター更新リスト」の両紙文書を対応づけて保管するのが好ましい。具体的には、図２４Ａに例示するように、同一の管理番号で対応づけられる一対の紙文書（「申請書および承認済申請書は、互いに添付可能な状態」に対応）として、申請リスト（検印済み）７００とマスター更新リスト７０１とを例えばステープラー、または糊等で添付してたうえで、所定の保管場所７０５に保管する。

申請者端末２００のユーザは、ホストサーバ１００にアクセスして「管理番号」に基づく検索を実行して承認の有無をディスプレイ２３上で確認するか、あるいは「申請リスト（検印済み）」および「マスター更新リスト」の両紙文書の保管を確認する等の手段により、申請した内容が承認されたことを把握することができる。

実施形態では、ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０に記録された申請データについて、承認処理によって承認済申請データとなった後も継続して記録することとしたが、これに限られるものではない。その他の実施形態として、ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０から、承認処理によって承認済申請データとなった申請データを消去してもよい。また、ＣＰＵ１０は、承認前の申請データであっても、例えばデータ入力日から所定期間（例えば３ヶ月）以上経過したものは申請ＤＢ１１０から消去するようにしてもよい。

実施形態では、申請データの内容がマスターＤＢ１５０に記録されたことを条件として、承認者端末３００におけるマスター更新リストの印刷が行われる（図１３ステップＳ２５８、Ｓ２６０、Ｓ２０９参照）。その他の実施形態として、ステップＳ２５６において承認区分の情報が書き換えられたことを条件として、承認者端末３００におけるマスター更新リストの印刷が行われるようにすることもできる。この場合、ＣＰＵ１０は、ステップＳ２５６の後、Ｓ２６０、Ｓ２５８の順に処理を実行する。

４−３．再申請情報登録処理
申請者端末２００のユーザがホストサーバ１００にアクセスし、単価登録の申請内容を修正する処理を説明する。この処理により、申請者は、例えば承認者から申請内容の承認がされなかった場合や、申請内容の修正提案を受けた場合に、修正した申請データを入力することができる。図１７は、申請者端末２００のＣＰＵ２０およびホストサーバ１００のＣＰＵ１０が実行する再申請情報登録処理プログラムのフローチャートである。なお、再申請情報登録処理プログラムによる処理の開始前に、申請者端末２００のユーザにより、外部媒体併用型電子承認システムに含まれる単価承認システムの中の「再申請情報登録メニュー（申請データ更新メニュー）」が選択されているものとする。

申請者端末２００のＣＰＵ２０は、ユーザによるキーボード／マウス２１の操作によって入力された「管理番号」の情報をホストサーバ１００に送信する（Ｓ３０１）。なお、同一の管理番号で複数の単価登録がされている場合に、それら複数の単価登録の一部を再登録する場合には、管理番号と連続番号を組み合わせて入力すればよい（例えば、図７の品番ＴＫ５の場合、管理番号として「０００６０００１」を入力する）。

図１８Ａは、管理番号の入力が行われる際に申請者端末２００のディスプレイ２３に表示される画面例を示す。ここでは、例示として管理番号「０００６」が入力されたものとする。

ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０を検索することにより、受信した管理番号に対応する申請データを参照する（ステップＳ３５０）。ここでは、図７の申請ＤＢ１１０における、管理番号０００６（連続番号０００１）に対応する申請データ（品番：ＴＫ５、単価：１５０（円）に関する内容）が参照される。

ＣＰＵ１０は、参照した申請データの承認区分のカラムが「０」であるか否かを判断する（ステップＳ３５２）。「０」でない場合、すなわち、例えば誤りによって申請者と承認者との間の連絡が不足した結果、既に承認済み「１」が記録されている場合、ＣＰＵ１０は、申請者端末２００に対してエラー報告を送信する（ステップＳ３５３）。

ステップＳ３５２において承認区分が「０」である場合には、ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０に記録された情報に基づいて、申請者端末２００に対して申請データを送信する（ステップＳ３５４）。ＣＰＵ２０は、受信した情報が申請データまたはエラー報告にいずれであったかを判断する（ステップＳ３０３）。受信した情報がエラー報告の場合には、ＣＰＵ２０は、ステップＳ３１５の処理によってエラー報告をディスプレイ２３に表示する。

一方、受信した情報が申請データの場合には、ＣＰＵ２０は、申請データをディスプレイ２３に表示する（ステップＳ３０５）。図１８Ｂは、ステップＳ３０５における申請者端末２００のディスプレイ２３に表示される画面例を示す。ＣＰＵ２０は、ユーザによるキーボード／マウス２１の操作による修正後の申請データ（品番、単価に関する情報）の入力があったか否かを判断する（Ｓ３０７）。修正後の申請データの入力があったと判断した場合には、ＣＰＵ２０は、修正された申請データをホストサーバ１００に対して送信する（Ｓ３０９）。ここで送信される修正申請データには、申請データの修正命令に関する情報（修正コマンド）が含まれる。

ＣＰＵ１０は、修正申請データを受信し、その修正申請データに基づいて申請ＤＢ１１０を更新する（Ｓ３５６）。ここでは、管理番号０００６の申請データ（品番：ＴＫ５、単価：１５０）が、修正申請データ（品番：ＴＫ５、単価１４５）に更新された例を示す。ＣＰＵ１０は、版番号「Ｎ」を「Ｎ＋１」に増加（カウントアップ）する（Ｓ３５８）。ここでは、ＣＰＵ１０は、図７に示す申請ＤＢ１１０の管理番号０００６に対応する版番号「００」を「０１」に書き換える（「前記管理ＩＤとは区別可能な新たな管理ＩＤを生成」に対応）。ＣＰＵ１０は、申請者端末２００に対して申請データ登録完了報告を送信して処理を終了する（Ｓ３６０）。ＣＰＵ１０が送信する申請データ登録完了報告には、申請者端末２００に対して、登録された申請データに関する情報の印刷権限を設定（付与）するための情報が含まれる。

ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告を受信したか否かを判断し（Ｓ３１１）、受信したと判断した場合には、Ｓ３０７で入力された修正申請データの内容に基づき、プリンタ２８を介して「申請リスト」を印刷する（Ｓ３１３）。Ｓ３１３の処理によって印刷される「申請リスト」（紙文書）は、図１２に示すものと同様である。ただし、ここでの申請リストには、修正された単価登録と、旧申請リストよりも「版番号」がカウントアップされたものが表示される。この場合、旧申請リストはユーザによって破棄されるのが一般的である。ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告をディスプレイ２３に出力して処理を終了する（Ｓ３１５）。

図１８Ｃは、Ｓ３１５の処理によって申請者端末２００のディスプレイ２３に表示される申請データ登録完了報告の画面例を示す。

−−５．第２実施形態−−
図１に示した実施形態としての外部媒体併用型電子承認システムの第２実施形態を説明する。第２実施形態は、第１実施形態による申請情報登録処理を前提としたうえで、一つの申請情報に対して２人の承認が必要な場合を説明するものである。具体的には、図１の申請者端末２００のユーザがシステムに入力した申請情報を、例えば承認者端末３００のユーザと承認者端末３０１のユーザとが承認を行うことを条件として申請情報の承認プロセスが完成する。以下の例では、承認者端末３００のユーザが行うべき承認を第１承認、承認者端末３０１のユーザが行うべき承認を第２承認とする。第１承認は例えば申請者の所属部署の下位承認者（例えば係長）が行うべきものであり、第２承認は例えば同所属部署の上位承認者（例えば課長または部長）が行うべきものである。第２実施形態は、複数の承認者による承認を行う点で、第１実施形態とは異なるものである。したがって、以下の説明では、承認処理として、第１実施形態と相違する部分を中心に説明する。

図１９は、ホストサーバ１００がハードディスク１４に記録する申請ＤＢ１１２の構成例である。第１実施形態と違い、第２実施形態では、上述の第１承認者の承認の有無を示す「第１承認区分」、第２承認者の承認の有無を示す「第２承認区分」の各情報が記録されるカラムがある。

図２０は、ホストサーバ１００のＣＰＵ１０が実行する承認処理プログラムのフローチャートである。ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、承認者端末３００または承認者端末３０１から、管理番号の情報および承認に関するフラグ情報を受信する（ステップＳ４０１）。ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０を検索することにより、受信した管理番号に対応する申請データを参照する（ステップＳ４０３）。ＣＰＵ１０は、承認タイプが第１承認または第２承認のいずれであるかを判断する（Ｓ４０５）。具体的には、ＣＰＵ１０は、Ｓ４０１の処理において管理番号等を送信した端末が第１承認者が利用する承認者端末３００または第２承認者が利用する承認者端末３０１のいずれであるかを判断する。この判断では、ＣＰＵ１０は、例えば送信情報に含まれる端末のユーザＩＤ（システム内部で使用されるユーザーの識別番号）を利用することができる。

ＣＰＵ１０は、ステップＳ４０５の処理において第１承認であると判断した場合には、ステップＳ４０３で参照した申請データの第１承認の承認区分のカラムの「０」の情報を「１」に書き換えて処理を終了する（ステップＳ４０７）。

ＣＰＵ１０は、ステップＳ４０５の処理において第２承認であると判断した場合には、ステップＳ４０３で参照した申請データの第１承認の承認区分のカラム情報が「１」であり、かつ、第２承認の承認区分のカラム情報が「０」であるか否かを判断する（ステップＳ４０９）。ＣＰＵ１０は、第１承認区分のカラム情報が「１」であると判断した場合には、申請データの第２承認区分のカラムの「０」の情報を「１」に書き換える（ステップＳ４１３）。

ＣＰＵ１０は、ステップＳ４１３で承認区分のカラムを「１」に書き換えた申請データ（承認済申請データ）をマスターＤＢ１５０（図８参照）に記録する（ステップＳ４１５）。ＣＰＵ１０は、ステップＳ４０１で管理番号等を送信した承認者端末に対して、申請ＤＢ１１０（またはマスターＤＢ１５０）に記録された承認済申請データに関する情報を送信して処理を終了する（ステップＳ４１７）。ＣＰＵ１０が送信する承認済申請データに関する情報には、承認者端末３００（または３０１）に対して、マスターＤＢ１５０に記録された承認済申請データに関する情報の印刷権限を設定（付与）するための情報が含まれる。

ステップＳ４０９の処理において第１承認区分のカラム情報が「１」でないと判断した場合には、ＣＰＵ１０は、ステップＳ４０１で管理番号等を送信した承認者端末に対してエラー報告を送信して処理を終了する（ステップＳ４１１）。

第２実施形態によれば、上記承認処理プログラムによって、第１承認（または下位承認）が行われた後でないと第２承認（または上位承認）を行うことができないものとしている。したがって、第２実施形態による外部媒体併用型電子承認システムは、複数の承認者による承認が必要であり、かつ、特定の承認プロセスの順序が要求される場合であっても、承認情報およびそのプロセスを確実に管理することができる。

−−６．第３実施形態−−
図１に示した実施形態としての外部媒体併用型電子承認システムの第３実施形態を説明する。第３実施形態は、申請情報登録処理および承認処理において、紙媒体に替えてメモリカードを利用する点で第１実施形態とは相違する。具体的には、図１０のステップＳ１０７の処理によって出力される「申請リスト（図１２参照）」および図１３のステップＳ２０９の処理によって出力される「マスター更新リスト（図１５参照）」に替えて、第３実施形態では、それらの紙媒体に出力される情報と同様の情報を、本発明の「オンライン・ネットワークとは独立の記録媒体」の実施形態としてのメモリカードに記録する。

本発明の「オンライン・ネットワークとは独立の記録媒体」の実施形態は、メモリカードに限らず、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ＩＣカード等のコンピュータ可読の記録媒体を採用することができる。メモリカードは、例えばＳＤメモリーカード、mini ＳＤメモリーカード、コンパクトフラッシュ(商標)、マイクロドライブ、スマートメディア、マルチメディアカード等の、記憶媒体としてフラッシュメモリを採用しているカード型の記憶装置一般を含む。

６−１．第３実施形態の処理概要
図２１に基づいて外部媒体併用型電子承認システムの第３実施形態による処理の概要を説明する。記号（１）〜（３）（図中、丸数字で示す記号に対応。以下同じ。）の処理は図２に示す同一の記号の処理と同様である。（４）ホストサーバ１００は、申請者端末２００に対し、申請データをメモリカードへ書き込みことを許可する情報を送信する。（５）申請者端末２００は、メモリカード６００に申請データを書き込む。

承認者端末３００のユーザは、申請者端末２００のユーザから申請データが書き込まれたメモリカード６００を受け取る。承認者端末３００のユーザは、例えばそのメモリカード６００の記録内容を承認者端末３００のディスプレイ３３にて閲覧する。（６）承認者端末３００のユーザは、その申請内容を承認した場合には、ホストサーバ１００に対して承認情報を送信する。記号（７）（８）の処理は図２に示す同一の記号の処理と同様である。（９）ホストサーバ１００は、承認者端末３００に対し、マスターＤＢ１５０に記録した申請データに関する承認済情報をメモリカードへ書き込むことを許可する情報を送信する。（１０）承認者端末３００は、メモリカード６００に承認済情報を書き込む。（１１）承認者端末３００のユーザは、メモリカード６００を所定の場所に保管する。

以下の説明では、申請情報登録処理および承認処理として、第１実施形態と相違する部分を中心に説明する。

６−２．申請情報登録処理
図２２は、申請者端末２００のＣＰＵ２０およびホストサーバ１００のＣＰＵ１０が実行する第３実施形態としての申請情報登録処理プログラムのフローチャートである。

申請者端末２００のＣＰＵ２０は、申請データが入力されたか否かを判断する（図２２ステップＳ５０１）。図１１Ａは、申請データの入力が行われる際に申請端末２００のディスプレイ２３に表示される画面例を示す。Ｓ５０１において申請データが入力されたと判断した場合には、ＣＰＵ２０は、メモリカードドライブ２７にメモリカードが挿入されていたか否かを判断する（Ｓ５０２）。メモリカードが挿入されていたと判断した場合には、ＣＰＵ２０は、入力された申請データをホストサーバ１００に送信する（Ｓ５０３）。

ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、申請データを受信し（Ｓ５５０）、メモリ１２に記録する（Ｓ５５２）。ＣＰＵ１０は、管理番号ＤＢ１３０を参照して管理番号をセットする（Ｓ５５４）。ＣＰＵ１０は、承認区分「０」をメモリ１２にセットする（Ｓ５５６）。ＣＰＵ１０は、版番号の初期値「００」をメモリ１２にセットする（Ｓ５５８）。ＣＰＵ１０は、メモリ１２に記録した申請データを、管理番号、承認区分、版番号と対応づけて申請ＤＢ１１０に記録する（Ｓ５６０）。ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０に記録された申請データに関する情報（管理番号、版番号、連続番号、データ入力日、品番、単価の各情報）を含んだ、申請データ登録完了報告を申請者端末２００に送信して処理を終了する（Ｓ５６２）。ＣＰＵ１０が送信する申請データ登録完了報告には、申請者端末２００に対して、登録された申請データのメモリカードへの書き込み権限を設定（付与）するための情報が含まれる。書き込み権限の設定は、例えば、コンピュータシステムにおける一般的なユーザ権限の設定に関する技術を用いて実行すればよい。

ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告を受信したか否かを判断する（Ｓ５０５）。申請データ登録完了報告を受信したと判断した場合には、ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告に基づき、申請データをメモリカードドライブ２７に挿入されたメモリカードに書き込む（Ｓ５０７）。メモリカードに書き込まれる申請データは、図７に示す申請ＤＢ１１０の記録内容と同様のデータである。ＣＰＵ２０は、申請データ登録完了報告をディスプレイ２３に出力して処理を終了する（Ｓ５０９）。図１１Ｂは、Ｓ５０９の処理によって申請者端末２００のディスプレイ２３に表示される申請データ登録完了報告の画面例を示す。

６−３．承認処理
第３実施形態による外部媒体併用型電子承認システムでは、メモリカードと併用して電子承認を行う。承認者は、申請者端末２００のユーザ（申請者）から上述の申請情報登録処理によってメモリカードに記録される申請情報（図２２ステップＳ５０７、図１２参照）の内容を検討した上で承認の有無を決定する。承認を決定した場合、承認者端末３００のユーザはホストサーバ１００にアクセスし、単価登録の申請内容を承認したことを記録する処理を行う。

図２３は、承認者端末３００のＣＰＵ３０およびホストサーバ１００のＣＰＵ１０が実行する第３実施形態による承認処理プログラムのフローチャートである。承認者端末３００のＣＰＵ３０は、「管理番号」が入力されたか否かを判断する（図２３ステップＳ６０１）。管理番号が入力されたと判断した場合には、ＣＰＵ３０は、承認情報が入力されたか否かを判断する（ステップＳ６０３）。図１４は、承認処理が行われる際に承認者端末３００のディスプレイ３３に表示される画面例を示す。承認情報が入力されたと判断した場合には、ＣＰＵ３０は、メモリカードドライブ３７にメモリカードが挿入されていたか否かを判断する（Ｓ６０４）。メモリカードが挿入されていたと判断した場合には、ＣＰＵ３０は、管理番号の情報および承認に関するフラグ情報をホストサーバ１００に送信する（ステップＳ６０５）。

ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、管理番号の情報および承認に関するフラグ情報を受信する（ステップＳ６５０）。ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０を検索することにより、受信した管理番号に対応する申請データを参照する（ステップＳ６５２）。ＣＰＵ１０は、参照した申請データの承認区分のカラムが「０」であるか否かを判断する（ステップＳ６５４）。「０」でない場合、すなわち、既に承認済み「１」である場合は、ＣＰＵ１０は承認者端末３００に対してエラー報告を送信する（ステップＳ６５５）。一方、承認区分のカラムが「０」である場合は、ＣＰＵ１０は、その承認区分のカラムの「０」の情報を「１」（”承認済”に対応）に書き換える（ステップＳ６５６）。

ＣＰＵ１０は、ステップＳ６５６で承認区分のカラムを「１」に書き換えた申請データ（承認済申請データ）をマスターＤＢ１５０（図８参照）に記録する（ステップＳ６５８）。ＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０（またはマスターＤＢ１５０）に記録された承認済申請データに関する情報（管理番号、版番号、連続番号、データ入力日、品番、単価の各情報）を承認者端末３００に対して送信して処理を終了する（ステップＳ６６０）。ＣＰＵ１０が送信する承認済申請データに関する情報には、承認者端末３００に対して、マスターＤＢ１５０に記録された承認済申請データのメモリカードへの書き込み権限を設定するための情報が含まれる。

ＣＰＵ３０は、承認済申請データを受信したか否かを判断し（ステップＳ６０７）、受信したと判断した場合には、その承認済申請データの内容に基づき、承認済申請データをメモリカードドライブ３７に挿入されたメモリカードに書き込む（Ｓ６０９）。メモリカードに書き込まれる申請データは、図８に示すマスターＤＢ１５０の記録内容と同様である。ＣＰＵ３０は、報告内容をディスプレイ３３に出力して処理を終了する（Ｓ６１１）。

以上の処理により、承認者端末３００のユーザは、Ｓ６０９の処理によって承認済情報が記録されたメモリカードを取得する。このメモリカードは、上述の申請情報登録処理（図２２参照）によって記録された申請内容が、承認された申請データとしてマスターＤＢ１５０に記録された事実を記録するものである。外部媒体併用型電子承認システムのネットワーク上に接続されるマスターＤＢ１５０に記録された承認済みの申請データと、同ネットワークとは物理的に独立に保管されるメモリカードに記録された承認済みの申請データとは、同一の「管理番号」が記録される。メモリカードは、所定の保管場所に保管するのが好ましい。具体的には、図２４Ｂに例示するように、マスターＤＢ１５０に記録されたものと同一の管理番号を有する承認済み申請データを記録したものとして、メモリカード７０３を所定の保管場所７０５に保管する。

−−７．実施形態による効果−−
実施形態は、上述したように複数の特徴を有しているが、各特徴についての効果として、例えば次の内容を挙げることができる。

実施形態では、ネットワークシステム上でオンラインで実行する承認プロセスの一部を、同システムとは独立に存在するオフラインの形態に分散することを一つの特徴としている。具体的には、第１および第２実施形態では、承認者は、承認を行う際に申請者から紙媒体である申請リストを受領した後にホストサーバ１００にアクセスして承認情報の記録を行う。第３実施形態では、承認者は、承認を行う際に記録媒体であるメモリカードを受領した後にホストサーバ１００にアクセスして承認情報の記録を行う。このように、実施形態としての外部媒体併用型電子承認システムは一つの特徴として、申請者から承認者への情報伝達や承認者のユーザ認証等を含む所定のプロセスを、オフラインでの実行形態に分散可能にすることができるという効果を奏している。上記所定のプロセスは、電子承認プロセスの実行のために必要なシステム構築および管理において、最も負荷がかかると予想されるプロセスの中の一つである。したがって、実施形態によれば、電子承認システム全体の構築および運営に要する負荷が軽減されることが予想される。

第１実施形態では、申請情報登録処理（図１０のフローチャート参照）によって印刷される「（１）申請リスト」（図１２参照）と、承認処理（図１３のフローチャート参照）によって印刷される「（２）マスター更新リスト」（図１５参照）と、図１３のＳ２５８の処理によってマスターＤＢ１５０に記録される「（３）承認済申請データ」との三者が、全て同様の管理番号等で統一されている（管理番号による紐付け）。このように、申請データに関する内容を含む紙文書と、同様の内容を含むデータとを管理番号によって対応づけることで、承認者端末３００のユーザ（承認者）による実際の承認内容（押印された申請リスト）と、記録された電子データの内容（承認済申請データ）との整合性の確認を容易に行うことができる。また、実施形態では、管理番号で対応づけたうえで、紙文書および電子データの２種類の媒体で承認内容を保存する構成を採用しているから、承認内容の保存の確実性が向上する。また、承認内容の確認のためには、紙文書および電子データの２種類の媒体のいずれかを参照すればよい。例えばユーザが紙文書（申請リストまたはマスター更新リスト）を参照することとすれば、端末装置を利用してホストサーバ１００にアクセスしたうえで、承認された申請内容の電子データを閲覧するという手間を省略することができるメリットもある。

実施形態においては、申請リストは、申請情報登録処理において印刷され（図１０ステップＳ１０７参照）、一方のマスター更新リストは、承認処理において承認済申請データとしてマスターＤＢ１５０に記録された後に印刷される（図１３ステップＳ２０９参照）。したがって、印刷された申請リストの内容と、現実の申請内容（最新の申請データの内容）との整合性を容易に確認、または不一致を容易に発見することができる。具体的には、再申請情報登録処理によって申請データが修正されたにもかかわらず、承認者が誤って修正前の申請リスト（旧申請リスト）に検印した事態が生じたとしても、そのような場合には、旧申請リストの内容とマスター更新リストの内容とが一致しないことになる。それに加えて、申請データが修正された場合には版番号がカウントアップされるから（図１７のステップＳ３５８参照）、旧申請リストに含まれる管理番号と版番号の組み合わせ（管理番号Ｘおよび版番号Ｎの表示）と、マスター更新リストに含まれる管理番号と版番号の組み合わせ（管理番号Ｘおよび版番号Ｎ＋１の表示）とが一致しない結果となる。したがって、両方の紙文書の内容（または版番号）を比較することで、承認者の実際の承認内容と電子データの更新内容との整合性を容易に確認することができる。ここで、実施形態で説明したように、同一の管理番号で対応づけられる「申請リスト（検印済み）」と「マスター更新リスト」とを例えばステープラー、または糊等で添付して保管することとすれば、承認者の承認内容と電子データの更新内容との整合性の確認が一層容易になるので好適である。

実施形態では、ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、申請ＤＢ１１０に申請データとして記録する際に、図９に示す管理番号ＤＢ１３０に記録されている「管理番号」の中で「履歴」のカラムが「０」となっているものを昇順で取得する（図１０ステップＳ１５４参照）。したがって、異なる申請データに対して同一の管理番号を二重に付与する等の誤りが起こることがないというメリットがある。

実施形態では、承認済申請データはマスターＤＢ１５０に記録される。したがって、ユーザは、一般的なデータベース検索等を行うことによって承認済みの内容の履歴検索等を容易に実行することができる。

実施形態では、承認者は、申請リスト（紙文書）に対する承認（押印）と、承認処理とを併用することとしている。したがって、実施形態では、コンピュータを利用することによって、マスターＤＢ１５０に対する承認済申請データの記録等を効率的に実行可能である一方で、紙文書を併用することによって、申請内容に対する承認の確実性を高めることができる。また、承認処理全てをコンピュータで実現する場合には、承認者端末３００を操作するユーザ認証や電子捺印等の特別の処理が必要となるが、実施形態ではそのような処理を紙文書によって補うこととしているから、システム開発のための投資を大きく抑えることができる。なお、実施形態ではユーザ認証や電子捺印等の特別な処理を行わないものを例示したが、これに限らず、例えば特定のユーザのみに承認権限を与えるために、承認者端末３００のユーザ認証のために、一般的な認証手段（パスワード、またはユーザＩＤとパスワードとの組み合わ等を用いる手段等を含む）を採用してもよい。

−−８．その他の実施形態等−−
８−１．紙文書の出力方法バリエージョン
実施形態では、申請書の印刷は申請者端末２００側で行い（図１０ステップＳ１０７参照）、マスター更新リストの印刷は承認者端末３００側で行う例を示したが（図１３ステップＳ２０９参照）、これに限られるものではない。その他の実施形態として、申請リストまたはマスター更新リストのいずれか一方、あるいは申請リストおよびマスター更新リストの両者をホストサーバ１００側で印刷するようにしてもよい。具体的には、申請リストの場合、ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、例えば図１０のステップＳ１６２の処理の後、申請ＤＢ１１０に記録した申請データに基づき、プリンタ１８を介して申請リストを印刷する（ＣＰＵ１０は、申請書印刷許可手段（または印刷命令手段）として機能する）。また、マスター更新リストの場合、ＣＰＵ１０は、例えば図１３のステップＳ２６０の処理の後、マスターＤＢ１５０に記録した承認済申請データに基づき、プリンタ１８を介してマスター更新リストを印刷する（ＣＰＵ１０は、承認済申請書印刷許可手段（または印刷命令手段）として機能する）。

８−２．装置構成バリエーション
実施形態では、申請ＤＢ１１０、管理番号ＤＢ１３０、マスターＤＢ１５０のそれぞれは、ホストサーバ１００のハードディスク１４に記録される例を示したが、これに限られるものではない。その他の実施形態として、申請ＤＢ１１０、管理番号ＤＢ１３０、マスターＤＢ１５０の全てあるいは一部を、申請者端末２００のハードディスク２４等または承認者端末３００のハードディスク３４等に記録するようにしてもよい。この場合、ホストサーバ１００のＣＰＵ１０は、各端末装置のハードディスクに記録されたデータベースにアクセスすることを介して、申請情報登録処理、または承認処理等を実行する。

８−３．プログラム実行方法等の実施例
実施形態では、ＣＰＵ１０、ＣＰＵ２０、ＣＰＵ３０の動作のためのプログラムを、それぞれハードディスク１４、ハードディスク２４、ハードディスク３４に記憶させているが、このプログラムは、プログラムが記憶されたＣＤ−ＲＯＭから読み出してハードディスク等にインストールすればよい。また、プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ以外に、ＤＶＤ−ＲＯＭ、またはフレキシブルディスク（ＦＤ）、またはＩＣカード等のコンピュータ可読の記録媒体からインストールするようにしてもよい。さらに、通信回線を用いてプログラムをダウンロードさせることもできる。また、ＣＤ−ＲＯＭからプログラムをインストールすることにより、ＣＤ−ＲＯＭに記憶させたプログラムを間接的にコンピュータに実行させるようにするのではなく、ＣＤ−ＲＯＭに記憶させたプログラムを直接的に実行するようにしてもよい。

なお、コンピュータによって実行可能なプログラムとしては、ＣＰＵによって直接実行可能なプログラムだけではなく、ソース形式のプログラム、一旦他の形態等に変換が必要なもの（例えば、圧縮処理がされたプログラム、暗号化プログラム）、さらには、他のモジュール部分と組み合わして実行可能なプログラムも含む。

上記各実施形態では、図３の各機能をＣＰＵおよびプログラムによって実現することとしているが、各機能の一部または全部をハードウェアロジック（論理回路）によって構成してもよい。

以上、本発明の概要および本発明の好適な実施形態を説明したが、各用語は、限定のために用いたのではなく説明のために用いたのであって、本発明に関連する技術分野の当業者は、本発明の説明の範囲内でのシステム、装置、及び方法のその他の変形を認め実行することができる。したがって、そのような変形は、本発明の範囲内に入るものとみなされる。

図１は、実施形態による外部媒体併用型電子承認システムの全体図を示す。 図２は、外部媒体併用型電子承認システムの第１実施形態の処理概要図である。 図３は、外部媒体併用型電子承認システムに含まれるホストサーバの機能ブロック図である。 図４は、実施形態としてのホストサーバのハードウェア構成例を示す。 図５は、実施形態としての申請者端末のハードウェア構成例を示す。 図６は、実施形態としての承認者端末のハードウェア構成例を示す。 図７は、実施形態としての申請データベースの構成例を示す。 図８は、実施形態としてのマスターデータベースの構成例を示す。 図９は、実施形態としての管理番号データベースの構成例を示す。 図１０は、実施形態としての申請情報登録処理プログラムのフローチャートを示す。 図１１Ａは、申請情報登録処理における申請者端末の画面表示例を示す。 図１１Ｂは、申請情報登録処理における申請者端末の画面表示例を示す。 図１２は、申請情報登録処理において出力される申請書の例を示す。 図１３は、実施形態としての承認処理プログラムのフローチャートを示す。 図１４は、承認処理中における承認者端末の画面表示例を示す。 図１５は、承認処理おいて出力されるマスター更新リストの例を示す。 図１６Ａ、図１６Ｂは、承認処理中の申請データベースおよびマスターデータベースの構成例を示す。 図１７は、実施形態としての再申請情報登録処理プログラムのフローチャートを示す。 図１８Ａ、図１８Ｂ、図１８Ｃは、再申請情報登録処理における申請者端末の画面表示例を示す。 図１９は、第２実施形態としての申請データベースの構成例を示す。 図２０は、第２実施形態による承認処理プログラムのフローチャートを示す。 図２１は、外部媒体併用型電子承認システムの第３実施形態の処理概要図である。 図２２は、第３実施形態による申請情報登録処理プログラムのフローチャートを示す。 図２３は、第３実施形態による承認処理プログラムのフローチャートを示す。 図２４Ａは、第１実施形態における「申請リスト」と「マスター更新リスト」と「マスターＤＢ」との関係を模式的に示す図である。図２４Ｂは、第３実施形態における「メモリカード（マスター更新済）」と「マスターＤＢ」との関係を模式的に示す図である。

符号の説明

１００・・・ホストサーバ
１１０・・・申請データベース
１３０・・・管理番号データベース
１５０・・・マスターデータベース
２００・・・申請者端末
３００・・・承認者端末
４００・・・ＬＡＮ

Claims (9)

1. ネットワーク化されたコンピュータシステムであって、
   前記コンピュータシステムは、
   （ａ）複数のユーザがアクセス可能なオンライン・ネットワーク、
   （ｂ）当該オンライン・ネットワークに接続され、第１ユーザによって申請されるとともに第２ユーザによって承認される必要のある申請データを含むデータベースを記録するためのサーバ装置、
   （ｃ）前記申請データを入力する前記第１ユーザによって操作され、前記オンライン・ネットワークを介して前記サーバ装置のデータベースに当該申請データを記録する第１コンピュータ、
   （ｄ）前記サーバ装置に記録された前記申請データにアクセスし、前記申請データに対して承認情報を付加する前記第２ユーザによって操作され、前記オンライン・ネットワークを介して前記サーバ装置のデータベースに当該承認情報を記録する第２コンピュータ、
   を含んでおり、前記コンピュータシステムは、さらに、
   （ｅ）前記第１ユーザによる申請データの入力時において、前記データベースに申請データが記録された場合に前記サーバ装置の指示によって当該申請データが書き込まれる、前記オンライン・ネットワークとは独立の記録媒体であって、当該記録媒体は、前記申請作業に続く承認作業のために前記第１ユーザから第２ユーザに対して提出可能とされており、前記第２ユーザによる承認情報の入力時において、前記データベースに承認情報が付加された場合に前記サーバ装置の指示によって当該承認情報が書き込まれるものであるとともに、前記データベースにおける同一の申請データおよび／または承認情報との対応づけが可能な識別情報が併せて書き込まれるものである記録媒体、
   を含むコンピュータシステム。
2. （ａ）申請者端末から送信される申請データを取得する申請データ取得手段、
   （ｂ）前記申請データ取得手段が申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成する管理ＩＤ生成手段、
   （ｃ）前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録する申請データ記録手段、
   （ｄ）前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力する申請書印刷許可手段、
   （ｅ）前記申請書に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得する承認情報取得手段、
   （ｆ）前記承認情報取得手段が承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加する承認情報付加手段、
   （ｇ）前記承認情報付加手段によって承認情報が付加されたものに限り、前記申請データ記録手段に記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録する承認済申請データ記録手段、
   （ｈ）前記承認済申請データ記録手段が申請データを記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請書の印刷許可を出力する承認済申請書印刷許可手段、
   を備えたことを特徴とする承認管理システム。
3. （ａ）申請者端末から送信される申請データを取得する申請データ取得手段、
   （ｂ）前記申請データ取得手段が申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成する管理ＩＤ生成手段、
   （ｃ）前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録する申請データ記録手段、
   （ｄ）前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請情報を前記システムとは独立に可搬可能な記録媒体へ記録することを認める記録許可を出力する申請情報記録許可手段、
   （ｅ）前記申請情報に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得する承認情報取得手段、
   （ｆ）前記承認情報取得手段が承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加する承認情報付加手段、
   （ｇ）前記承認情報付加手段によって承認情報が付加されたものに限り、前記申請データ記録手段に記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録する承認済申請データ記録手段、
   （ｈ）前記承認済申請データ記録手段が申請データを記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請情報を前記記録媒体へ記録することを認める記録許可を出力する承認済申請情報記録許可手段、
   を備えたことを特徴とする承認管理システム。
4. 承認情報を管理する承認管理システムであって、
   前記承認管理システムのＣＰＵ（central processing unit）は、
   （ａ）申請者端末から送信される申請データを取得し、
   （ｂ）前記申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成し、
   （ｃ）前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録し、
   （ｄ）前記記録した申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力し、
   （ｅ）前記申請書に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得し、
   （ｆ）前記承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加し、
   （ｇ）前記承認情報が付加されたものに限り、前記記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録し、
   （ｈ）前記承認済申請データを記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請書の印刷許可を出力すること、
   を特徴とする承認管理システム。
5. コンピュータを承認管理装置として機能させるための、コンピュータ読取可能なプログラムであって、
   前記プログラムは、
   （ａ）申請者端末から送信される申請データを取得する申請データ取得手段、
   （ｂ）前記申請データ取得手段が申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成する管理ＩＤ生成手段、
   （ｃ）前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録する申請データ記録手段、
   （ｄ）前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力する申請書印刷許可手段、
   （ｅ）前記申請書に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得する承認情報取得手段、
   （ｆ）前記承認情報取得手段が承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加する承認情報付加手段、
   （ｇ）前記承認情報付加手段によって承認情報が付加されたものに限り、前記申請データ記録手段に記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録する承認済申請データ記録手段、
   （ｈ）前記承認済申請データ記録手段が申請データを記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請書の印刷許可を出力する承認済申請書印刷許可手段、
   をコンピュータに実行させるためのプログラム。
6. 前記申請書および承認済申請書は、互いに添付可能な状態とされていること、
   を特徴とする請求項２の前記承認管理システム。
7. （ｂ）前記管理ＩＤ生成手段は、さらに、
   前記申請データ記録手段が記録した申請データについて、前記申請者端末からの修正要求情報および修正後の申請データを取得した場合には、前記管理ＩＤとは区別可能な新たな管理ＩＤを生成し、
   （ｃ）前記申請データ記録手段は、
   前記修正後の申請データを前記新たな管理ＩＤと対応づけて前記申請データ記録部に記録し、
   （ｄ）前記申請書印刷許可手段は、
   （ｃ）前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記新たな管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力すること、
   を特徴とする請求項２の前記承認管理システム。
8. コンピュータシステムを利用することにより、
   （ａ）申請データ取得手段が、申請者端末から送信される申請データを取得し、
   （ｂ）管理ＩＤ生成手段が、前記申請データ取得手段が申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成し、
   （ｃ）申請データ記録手段が、前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録し、
   （ｄ）申請書印刷許可手段が、前記申請データ記録手段が記録した申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力し、
   （ｅ）承認情報取得手段が、前記申請書に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得し、
   （ｆ）承認情報付加手段が、前記承認情報取得手段が承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加し、
   （ｇ）承認済申請データ記録手段が、前記承認情報付加手段によって承認情報が付加されたものに限り、前記申請データ記録手段に記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録し、
   （ｈ）承認済申請書印刷許可手段が、前記承認済申請データ記録手段が申請データを記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請書の印刷許可を出力すること、
   を特徴とする承認管理方法。
9. コンピュータシステムを利用することにより、
   （ａ）申請者端末から送信される申請データを取得した場合には、システム上で当該申請データを一意に特定可能な管理ＩＤを生成し、
   （ｂ）前記申請データを当該管理ＩＤと対応づけて申請データ記録部に記録し、
   （ｃ）前記記録された申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた申請書の印刷許可を出力し、
   （ｄ）前記申請書に対して承認を行う承認者が利用する承認者端末から送信される承認情報を取得した場合には前記申請データに承認情報を付加し、
   （ｅ）前記承認情報が付加され、前記記録された申請データを承認済申請データ記録部に記録した場合に限り、当該承認済申請データに基づき、前記管理ＩＤを含めた承認済申請書の印刷許可を出力すること、
   を特徴とする承認管理方法。

Images