JPH10254745A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 フォルダの属性情報から文書ファイルの属性
情報として使える情報を文書ファイルの属性情報として
データベースに登録することにより、フォルダに登録さ
れる文書ファイルの管理を効率よく行うことができる。 【解決手段】 各フォルダの属性情報を各フォルダに対
応するようにサーバ３のデータベースに登録し、各フォ
ルダ毎に文書ファイルを登録した後、入力された文書フ
ァイルに該当するフォルダをデータベースから検索し、
検索したフォルダに該当する属性情報から文書ファイル
の属性情報として継承する情報がある場合、そのフォル
ダの属性情報を文書ファイルの属性情報としてデータベ
ースに登録する文書属性登録プログラム９を有するよう
に構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システム
に係り、詳しくは、サーバー／クライアント形式で、サ
ーバ上で文書データファイルを管理する文書管理システ
ムにおいて、特に、フォルダの属性情報から文書ファイ
ルの属性情報として使える情報を文書ファイルの属性情
報としてデータベースに登録することにより、フォルダ
に登録される文書ファイルの管理を効率よく行うことが
できる文書管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書管理システムには、クライア
ントとサーバがネットワークを介して接続され、クライ
アントで文書を作成し、サーバのデータベースを利用し
て文書ファイルを管理するシステムが知られている。こ
の従来の文書管理システムでは、フォルダに文書ファイ
ルを登録する場合、文書ファイルの管理項目等の属性情
報を文書ファイル毎にクライアントの登録画面から入力
し、サーバのデータベースに登録して管理することが検
討されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
たような従来の文書管理システムでは、フォルダに登録
される文書ファイルの属性情報を文書ファイル毎に入力
してサーバのデータベースに登録するため、文書ファイ
ルの属性情報を入力するのに手間がかかって入力時間が
かかる。このため、文書ファイルの属性情報を効率よく
データベースに登録することができず、文書ファイルの
管理を効率よく行えないという問題があった。この問題
は、フォルダに登録される文書ファイル数が増えれば増
える程、顕著になる傾向がある。

【０００４】そこで、本発明は、文書ファイルの属性情
報を効率よくデータベースに登録することができ、文書
ファイルの管理を効率よく行うことができる文書管理シ
ステムに関する。

【０００５】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
クライアントとサーバがネットワークを介して接続さ
れ、クライアントで文書を作成し、サーバのデータベー
スを利用して文書ファイルを管理する文書管理システム
において、各フォルダの属性情報を各フォルダに対応す
るようにサーバのデータベースに登録した後、各フォル
ダ毎に文書ファイルを登録する文書属性登録プログラム
をクライアントに設け、文書属性登録プログラムが、入
力された文書ファイルに該当するフォルダをデータベー
スから検索し、検索したフォルダに該当する属性情報か
ら文書ファイルの属性情報として継承する情報がある場
合、そのフォルダの属性情報を文書ファイルの属性情報
としてデータベースに登録することを特徴とするもので
ある。

【０００６】請求項２記載の発明は、請求項１記載の発
明において、文書属性登録プログラムが、各フォルダの
属性情報を各フォルダに対応するようにサーバのデータ
ベースに登録し、各フォルダ毎に文書ファイルを登録し
た後、文書属性登録プログラムが、入力された文書ファ
イルに該当するフォルダをデータベースから検索し、検
索したフォルダに該当する属性情報から文書ファイルの
属性情報として継承する情報がない場合、入力された文
書ファイルの属性情報をデータベースに登録するもので
ある。

【０００７】請求項３記載の発明は、請求項１乃至２記
載の発明において、文書属性登録プログラムが、入力さ
れた文書ファイルの属性情報の変更情報に基づいてデー
タベースに登録された文書ファイルの属性情報の少なく
とも一部を変更することを特徴とするものである。

【０００８】請求項４記載の発明は、請求項１乃至２記
載の発明において、文書属性登録プログラムが、入力さ
れた文書ファイルの属性情報の追加情報に基づいてデー
タベースに登録された文書ファイルの属性情報に追加情
報を追加することを特徴とするものである。

【０００９】請求項５記載の発明は、請求項１乃至２記
載の発明において、文書属性登録プログラムが、入力さ
れた文書ファイルの属性情報のキャンセル要求に基づい
てデータベースに登録された文書ファイルの属性情報を
データベースから消去することを特徴とするものであ
る。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態を詳細に説明する。 実施の形態１．本実施の形態では、例えばＩＳＯ（Ｉｎ
ｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ Ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ
ｆｏｒ Ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ）９０００品
質システムにおける品質文書の維持・管理において、品
質文書の登録／改訂を行う文書管理システムを例示して
説明する。図１は本発明に係る実施の形態１の文書管理
システムの構成を示すブロック図である。図１におい
て、１は大容量の補助記憶装置として用いられる光磁気
ディスクであり、２は通常の補助記憶装置として用いら
れる固定ディスクであり、３は光磁気ディスク１と固定
ディスク２が接続されたＰＣサーバ等のサーバであり、
４，５はＰＣクライアント等のクライアントである。

【００１１】６はサーバ３とクライアント４，５を接続
するＬＡＮ等のネットワークであり、７はクライアント
５に登録されている文書データを印刷するイメージプリ
ンタであり、８はイメージ形式で文書データをクライア
ント５へ入力するためのイメージリーダである。９はク
ライアント４，５に設けられた本発明に係る文書属性登
録プログラムである。

【００１２】なお、本実施の形態の文書管理システム
は、補助記憶装置として光磁気ディスク１と固定ディス
ク２を用いて構成しているが、本発明はこれのみに限定
されるものではなく、必要に応じて光磁気ディスク１及
び固定ディスク２以外の他の補助記憶装置を用いて構成
してもよい。また、イメージ形式による文書データの入
力は、必要に応じて行えばよく、イメージ形式以外の他
の形式で文書データの入力を行うように構成してもよ
い。

【００１３】次に、図２は図１に示す文書管理システム
の文書管理体制を示す図である。品質マニュアル、規程
・要領書、手順書、品質記録等の品質文書の管理は、各
権限を有するユーザが行わなければならない。まず、設
計部門の作成・登録者１１は、文書を作成して登録し、
品質管理部門の承認者１２は、登録された文書の登録の
承認を行う。製造管理部門の発行者１３は、承認された
文書の発行を行い、製造部門の利用者１４は、発行され
た文書を受け取る。

【００１４】次に、図３は図１に示す文書管理システム
の文書管理フローを示す図である。この図３を用いて各
ユーザ間の文書の流れを説明する。設計部門の作成・登
録者１１は、ワープロ、ＣＡＤ等で作成した文書、図
面、品質記録の登録依頼を行うために、品質管理部門の
承認者１２へ文書を送る。品質管理部門の承認者１２
は、設計部門の作成・登録者１１から送られた文書を却
下した場合、その却下した文書を設計部門の作成・登録
者１１へ返送する。

【００１５】品質管理部門の承認者１２は、設計部門の
作成・登録者１１から送られた文書を承認した場合、そ
の承認した文書の発行依頼を行うために文書を生産管理
部門の発行者１３へ送る。生産管理部門の発行者１３
は、文書が発行された場合、発行・改定の文書を製造部
門の利用者１４へ送り、文書が廃棄された場合、製造部
門の利用者１４から旧版の文書を回収する。また、製造
部門の利用者１４は、このシステムに対して文書を検索
・閲覧することができる。本実施の形態では、本発明の
特徴部分を示す文書作成登録時の文書属性登録プログラ
ム９の属性継承を以下、具体的に図面を用いて説明す
る。

【００１６】図４〜図６は図１に示す文書属性登録プロ
グラムによるフォルダからの属性継承を示す概念図であ
り、図７は図１に示す文書属性登録プログラムによる属
性継承フローを示すフローチャートである。設計部門の
作成・登録者１１は、クライアント５の登録画面を用
い、親フォルダ２１毎に対応するフォルダ２１の属性情
報を設定する。クライアント５の文書属性登録プログラ
ムは、設計部門の作成・登録者１１から親フォルダ２１
毎に対応するフォルダ２１の属性情報が設定されると、
親フォルダ２１毎に対応するようにフォルダ２１の属性
情報をサーバ３のデータベースへ登録する（図４参
照）。

【００１７】親フォルダ２１毎にデータベースに登録さ
れるフォルダ２１の属性情報には、文書の承認部門、発
行部門、副版の採番方式、発行先部門、シソーラスやフ
リーターム等の各種キーワード等が挙げられる。サーバ
３のデータベースには、親フォルダ２１毎に固有な属性
情報が登録される。図４から図６ではフォルダツリーの
構造を示しており、親フォルダ２１のみを示している
が、親フォルダ２１の下にフォルダがある構成にしても
よく、フォルダの深さを深くして階層構造にしてもよ
い。

【００１８】次に、作成・登録者１１は、ワープロ、Ｃ
ＡＤ等で作成した文書ファイルを親フォルダ２１毎にフ
ォルダ２１に対応するように入力するか、あるいはイメ
ージリーダ８を用い、親フォルダ２１毎にフォルダ２１
に対応するように文書ファイルを入力する。文書属性登
録プログラム９は、作成・登録者１１から親フォルダ２
１毎にフォルダ２１に対応するように文書ファイルが入
力されると、親フォルダ２１毎に文書ファイルを登録す
る（ステップＳ０１）。親フォルダ２１は、各々固有な
文書管理項目等のカテゴリーを有しているため、各親フ
ォルダ２１には、各親フォルダ２１のカテゴリー毎に１
つ以上の文書ファイルが登録される。

【００１９】次に、文書属性登録プログラム９は、作成
・登録者１１からフォルダ２１の属性情報を継承させた
い文書ファイル名が入力されると、その入力された文書
ファイル名に該当するフォルダ２１をサーバ３のデータ
ベースから検索し、検索したフォルダ２１に該当する属
性情報から入力された文書ファイルの属性情報として継
承する情報がある場合（ステップＳ０２）、そのフォル
ダ２１の属性情報を文書ファイルの属性情報としてデー
タベースに登録する（図５参照）。具体的には、以下の
ように登録する。

【００２０】まず、文書属性登録プログラム９は、検索
したフォルダ２１に該当する属性情報をクライアント５
のディスプレイ上に表示する。作成・登録者１１は、こ
の表示されたフォルダ２１の属性情報を基に継承させた
い情報、承認部門、発行部門、発行先部門のワークフロ
ーに関する属性情報を登録画面に設定し（ステップＳ０
３）、副番の採番形式、各種キーワードの文書に関する
属性情報を登録画面に設定する（ステップＳ０４）。

【００２１】作成・登録者１１は、上記ワークフロー、
文書に関する属性情報以外の継承させたい属性情報があ
れば、それを登録画面に設定する（ステップＳ５）。文
書属性登録プログラム９は、作成・登録者１１から設定
された各種属性情報を文書ファイルの属性情報としてサ
ーバ３のデータベースに登録する（ステップＳ０６）。

【００２２】文書属性登録プログラム９は、作成・登録
者１１からフォルダ２１の属性情報を継承させたい文書
ファイル名が入力されると、その入力された文書ファイ
ル名に該当するフォルダ２１をサーバ３のデータベース
から検索し、検索したフォルダ２１に該当する属性情報
から入力された文書ファイルの属性情報として継承する
情報がない場合（ステップＳ０２）、作成・登録者１１
から登録画面に直接入力された文書ファイルの属性情報
をデータベースに登録する（ステップＳ０６、図５参
照）。

【００２３】ここで、サーバ３のデータベースに一旦登
録した文書ファイルの属性情報を変更、追加、削除する
場合を説明する。文書属性登録プログラム９は、作成・
登録者１１から文書ファイルの属性情報の変更情報が登
録画面に設定されると、その設定された文書ファイルの
属性情報の変更情報に基づいてデータベースに登録され
ている文書ファイルの属性情報の少なくとも一部を変更
する。

【００２４】また、文書属性登録プログラム９は、作成
・登録者１１から文書ファイルの属性情報の追加情報が
登録画面に設定されると、その設定された文書ファイル
の属性情報の追加情報に基づいてデータベースに登録さ
れている文書ファイルの属性情報に追加情報を追加す
る。また、文書属性登録プログラム９は、作成・登録者
１１から文書ファイルの属性情報のキャンセル要求が登
録画面に設定されると、その設定された文書ファイルの
属性情報のキャンセル要求に基づいてデータベースに登
録されている文書ファイルの属性情報をデータベースか
ら消去する。

【００２５】このように、本実施の形態では、各フォル
ダ２１の属性情報を各フォルダ２１に対応するようにサ
ーバ３のデータベースに登録した後、各フォルダ２１毎
に文書ファイルを登録する文書属性登録プログラム９を
クライアント５に設け、文書属性登録プログラム９が、
入力された文書ファイルに該当するフォルダをデータベ
ースから検索し、検索したフォルダに該当する属性情報
から文書ファイルの属性情報として継承する情報がある
場合、そのフォルダの属性情報を文書ファイルの属性情
報としてデータベースに登録するように構成している。
このため、フォルダの属性情報を文書ファイルの属性情
報に継承させることができるので、フォルダの属性情報
から文書ファイルの属性情報として使える情報を再度入
力することなく、文書ファイルの属性情報を効率よくデ
ータベースに登録することができ、文書ファイルの管理
を効率よく行うことができる。特に、フォルダ２１の属
性情報をそのフォルダ２１に登録されている複数の文書
ファイルにそのまま登録する場合に有効である。

【００２６】本実施の形態では、文書属性登録プログラ
ム９により、各フォルダ２１の属性情報を各フォルダ２
１に対応するようにサーバ３のデータベースに登録し、
各フォルダ２１毎に文書ファイルを登録した後、文書属
性登録プログラム９により、入力された文書ファイルに
該当するフォルダ２１をデータベースから検索し、検索
したフォルダ２１に該当する属性情報から文書ファイル
の属性情報として継承する情報がない場合、入力された
文書ファイルの属性情報をデータベースに登録するよう
に構成することにより、フォルダの属性情報を文書ファ
イルの属性情報として継承できない場合でも、作成・登
録者１１から入力された文書ファイルの属性情報をデー
タベースに登録して対応することができるという効果が
ある。

【００２７】本実施の形態では、文書属性登録プログラ
ム９により、作成・登録者１１から登録画面に入力され
た文書ファイルの属性情報の変更情報に基づいてデータ
ベースに登録された文書ファイルの属性情報の少なくと
も一部を変更するように構成することにより、データベ
ースに一旦登録されている文書ファイルの属性情報を変
更したい場合に対応することができる。

【００２８】本実施の形態では、文書属性登録プログラ
ム９により、作成・登録者１１から登録画面に入力され
た文書ファイルの属性情報の追加情報に基づいてデータ
ベースに登録されている文書ファイルの属性情報に追加
情報を追加するように構成することにより、データベー
スに一旦登録されている文書ファイルの属性情報に更に
新たに属性情報を追加したい場合に対応することができ
る。

【００２９】本実施の形態では、文書属性登録プログラ
ム９により、作成・登録者１１から登録画面に入力され
た文書ファイルの属性情報のキャンセル要求に基づいて
データベースに登録されている文書ファイルの属性情報
をデータベースから消去するように構成することによ
り、データベースに一旦登録されている文書ファイルの
属性情報をデータベースから消去したい場合に対応する
ことができる。

【００３０】なお、上記実施の形態では、属性情報とし
て承認部門、発行部門、発行先部門、副番の採番形式、
各種キーワード等の情報を用いる場合を例示したが、本
発明はこれのみに限定されるものではなく、属性情報と
して例えば人名、部門、文書の種類等の情報を用いても
よい。

【００３１】

【発明の効果】請求項１記載の発明によれば、各フォル
ダの属性情報を各フォルダに対応するようにサーバのデ
ータベースに登録した後、各フォルダ毎に文書ファイル
を登録する文書属性登録プログラムをクライアントに設
け、文書属性登録プログラムが、入力された文書ファイ
ルに該当するフォルダをデータベースから検索し、検索
したフォルダに該当する属性情報から文書ファイルの属
性情報として継承する情報がある場合、そのフォルダの
属性情報を文書ファイルの属性情報としてデータベース
に登録するように構成することにより、フォルダの属性
情報を文書ファイルの属性情報に継承させることができ
るので、フォルダの属性情報から文書ファイルの属性情
報として使える情報を再度入力することなく、文書ファ
イルの属性情報を効率よくデータベースに登録すること
ができ、文書ファイルの管理を効率よく行うことができ
るという効果がある。

【００３２】請求項２記載の発明によれば、請求項１記
載の発明において、文書属性登録プログラムにより、各
フォルダの属性情報を各フォルダに対応するようにサー
バのデータベースに登録し、各フォルダ毎に文書ファイ
ルを登録した後、文書属性登録プログラムにより、入力
された文書ファイルに該当するフォルダをデータベース
から検索し、検索したフォルダに該当する属性情報から
文書ファイルの属性情報として継承する情報がない場
合、入力された文書ファイルの属性情報をデータベース
に登録するように構成することにより、フォルダの属性
情報を文書ファイルの属性情報として継承できない場合
でも、文書ファイルの属性情報をデータベースに登録し
て対応することができるという効果がある。

【００３３】請求項３記載の発明によれば、請求項１乃
至２記載の発明において、文書属性登録プログラムによ
り、入力された文書ファイルの属性情報の変更情報に基
づいてデータベースに登録された文書ファイルの属性情
報の少なくとも一部を変更するように構成することによ
り、データベースに一旦登録されている文書ファイルの
属性情報を変更したい場合に対応することができるとい
う効果がある。

【００３４】請求項４記載の発明によれば、請求項１乃
至２記載の発明において、文書属性登録プログラムによ
り、入力された文書ファイルの属性情報の追加情報に基
づいてデータベースに登録された文書ファイルの属性情
報に追加情報を追加するように構成することにより、デ
ータベースに一旦登録されている文書ファイルの属性情
報に更に新たに属性情報を追加したい場合に対応するこ
とができるという効果がある。

【００３５】請求項５記載の発明によれば、請求項１乃
至２記載の発明によれば、文書属性登録プログラムが、
入力された文書ファイルの属性情報のキャンセル要求に
基づいてデータベースに登録された文書ファイルの属性
情報をデータベースから消去するように構成することに
より、データベースに一旦登録されている文書ファイル
の属性情報をデータベースから消去したい場合に対応す
ることができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る実施の形態１の文書管理システ
ムの構成を示すブロック図である。

【図２】 図１に示す文書管理システムの文書管理体制
を示す図である。

【図３】 図１に示す文書管理システムの文書管理フロ
ーを示す図である。

【図４】 図１に示す文書属性登録プログラムによるフ
ォルダからの属性継承を示す概念図である。

【図５】 図１に示す文書属性登録プログラムによるフ
ォルダからの属性継承を示す概念図である。

【図６】 図１に示す文書属性登録プログラムによるフ
ォルダからの属性継承を示す概念図である。

【図７】 図１に示す文書属性登録プログラムによる属
性継承フローを示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ 光磁気ディスク、２ 固定ディスク、３ サーバ、
４，５ クライアント、６ ネットワーク、７ イメー
ジプリンタ、８ イメージリーダ、９ 文書属性登録プ
ログラム、１１ 作成・登録者、１２ 承認者、１３
発行者、１４利用者、２１ フォルダ。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 クライアントとサーバがネットワークを
   介して接続され、クライアントで文書を作成し、サーバ
   のデータベースを利用して文書ファイルを管理する文書
   管理システムにおいて、 各フォルダの属性情報を各フォルダに対応するようにサ
   ーバのデータベースに登録した後、各フォルダ毎に文書
   ファイルを登録する文書属性登録プログラムをクライア
   ントに設け、 文書属性登録プログラムは、入力された文書ファイルに
   該当するフォルダをデータベースから検索し、検索した
   フォルダに該当する属性情報から文書ファイルの属性情
   報として継承する情報がある場合、そのフォルダの属性
   情報を文書ファイルの属性情報としてデータベースに登
   録することを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書管理システムにおい
   て、文書属性登録プログラムは、各フォルダの属性情報
   を各フォルダに対応するようにサーバのデータベースに
   登録し、各フォルダ毎に文書ファイルを登録した後、 文書属性登録プログラムは、入力された文書ファイルに
   該当するフォルダをデータベースから検索し、検索した
   フォルダに該当する属性情報から文書ファイルの属性情
   報として継承する情報がない場合、入力された文書ファ
   イルの属性情報をデータベースに登録することを特徴と
   する文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１乃至２記載の文書管理システム
   において、文書属性登録プログラムは、入力された文書
   ファイルの属性情報の変更情報に基づいてデータベース
   に登録された文書ファイルの属性情報の少なくとも一部
   を変更することを特徴とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 請求項１乃至２記載の文書管理システム
   において、文書属性登録プログラムは、入力された文書
   ファイルの属性情報の追加情報に基づいてデータベース
   に登録された文書ファイルの属性情報に追加情報を追加
   することを特徴とする文書管理システム。
5. 【請求項５】 請求項１乃至２記載の文書管理システム
   において、文書属性登録プログラムは、入力された文書
   ファイルの属性情報のキャンセル要求に基づいてデータ
   ベースに登録された文書ファイルの属性情報をデータベ
   ースから消去することを特徴とする文書管理システム。