JP2009244993A - 文書管理システム及び方法 - Google Patents

Abstract

【課題】審査の進捗状況を容易に把握することができる文書管理システムを提供する。
【解決手段】文書管理システムによると、最上階層のフォルダ、最下階層のフォルダ、及び、該最下階層のフォルダより下階層の文書を含むツリー階層にて文書を管理する。ツリー階層上のフォルダ及び文書は、それぞれ「審査状態」というステータスを有し、この「審査状態」には、「審査依頼前」、「審査依頼中」及び「承認済み」の３つのステータスのいずれかが付与される。また、フォルダ及び文書には、審査担当者名等の審査担当者情報が付与されている。
【選択図】図１６

Description

本発明は、管理者によって文書を審査させる文書管理システムに関し、特に、複数の審査担当者によって文書を審査させる文書管理システムに関する。

近年、官公庁、企業、教育機関、研究機関、等にて、文書は電子文書として作成されており、これらの電子文書はMicrosoft Windows（登録商標）のようなＯＳ（Operating System）上でファイルとして管理されている。一般に、官公庁、企業、教育機関、研究機関、等の組織では、電子文書には、所定の管理者によって審査が必要とされるものがある。しかしながら、従来の技術では、電子文書に、その審査情報を付与するように構成されていない。そのため、ユーザは、電子文書が、未審査であるのか、それとも、承認済みであるのかを判断することができなかった。

この問題を解決するために、電子文書に対して審査のワークフローを提供し、審査の手順を電子化するシステムが提案されている。

特開２００４−１７１２５９号公報には、ツリー階層で文書を管理し、審査及び承認のワークフローを実現する方法が開示されている。それによると、ツリー階層に審査・承認用のフォルダを用意して、そこにフォルダまたは文書を移動することでワークフローを実現する。

また、特開２００４−２５８９１８号公報には、特開２００４−１７１２５９号公報にて提案されたシステムに関連して、ツリー階層に用意した審査・承認用フォルダを階層構造にすることで、ワークフローを視覚的に表現する方法が提案されている。

特開２００４−１７１２５９号広報 特開２００４−２５８９１８号広報

これらの特許文献に記載された方法は、文書を管理するツリー階層と審査のワークフローを管理する階層を分離して管理する。そのため、文書のツリー階層と、審査のワークフローの進捗状態を同時に確認することができない。また、フォルダに対して審査状態を管理することができず、文書を下位レベルの審査担当者が審査した後に、文書が格納されているフォルダに対して上位レベルの審査担当者が審査を実施するといった、フォルダと文書のツリー階層を意識した段階的な審査を実施することができない。

本発明の目的は、審査の進捗状況を容易に把握することができる文書管理システムを提供することにある。

本発明の文書管理システムによると、最上階層のフォルダ、最下階層のフォルダ、及び、該最下階層のフォルダより下階層の文書を含むツリー階層にて文書を管理する。ツリー階層上のフォルダ及び文書は、それぞれ「審査状態」というステータスを有し、この「審査状態」には、「審査依頼前」、「審査依頼中」及び「承認済み」の３つのステータスのいずれかが付与される。また、フォルダ及び文書には、例えば審査担当者名等の、審査担当者を一意に特定する審査担当者情報が付与されている。

本発明の文書管理システムによると、審査の進捗状況を容易に把握することができる。特に、文書のみならず、フォルダに対しても審査状態を管理することにより、文書を下位レベルの審査担当者が審査した後に、文書が格納されているフォルダに対して上位レベルの審査担当者が審査を実施するといった、フォルダと文書のツリー階層を意識した段階的な審査を実施することができる。

以下、本発明を適用した文書管理システムの一実施の形態について説明する。図１は本発明による文書管理システムの構成の例を示す。本例の文書管理システムは、管理サーバ１０１と、少なくとも１個の端末１０７を有する。管理サーバ１０１は、ファイル記憶装置１０５とメールサーバ１０６を備える。管理サーバ１０１及び端末１０７は、記憶装置、演算処理装置、表示装置及び入力装置を備えたコンピュータであってよい。

管理サーバ１０１は、ファイル記憶装置１０５にアクセスし、文書を登録、参照する文書管理部１０２と、メールサーバ１０６にアクセスし、審査のワークフローを提供する審査管理部１０３と、審査の進捗を管理する進捗管理部１０４を備える。文書管理部１０２、審査管理部１０３、及び、進捗管理部１０４は、演算処理装置によって実行されるソフトウエアによって提供されてよい。

図２は、管理サーバ１０１によって作成される文書管理画面２０１の例を示す。文書管理画面２０１は、文書管理部１０２によって作成され、端末１０７の表示装置によって表示可能である。本例の文書管理システムでは、文書をツリー階層によって管理する。このツリー階層の最上部階層をプロジェクトと呼ぶ。従って、文書を、プロジェクトと称する単位で管理する。プロジェクトの下階層にフォルダが配置され、フォルダの下階層に文書が配置される。ファイル記憶装置１０５は、文書及びフォルダをツリー階層によって記憶する。尚、文書は最下階層のフォルダ以外のフォルダの下階層にあってもよい。

図２に示す例では、プロジェクト２０２の下階層にフォルダＡ２０３とフォルダＢ２０４が配置され、フォルダＡの下階層に文書Ｃ２０５と文書Ｄ２０６が配置されている。プロジェクト、フォルダ、及び文書は、それぞれ「審査状態」というステータスを有する。「審査状態」には、「審査依頼前」、「審査依頼中」及び「承認済み」の３つのステータスがある。文書管理画面２０１において、プロジェクト、フォルダ、及び文書に、「審査状態」を表示するアイコンを付加してもよい。例えば、ステータスが「承認済み」の文書は、「承認済みマーク」のアイコンを付する。それによって、ステータスが視覚的に認識できる。尚、アイコン以外に、色、符号等を用いてもよい。

図３は、管理サーバ１０１によって作成される審査担当者管理画面３０１の例を示す。審査担当者管理画面３０１は、文書管理部１０２によって作成され、端末１０７の表示装置によって表示可能である。審査担当者管理画面３０１は、図２の文書管理画面２０１の「文書Ｃ」をクリックすることによって、表示される。ここでは、「文書Ｃ」３０２の第一審査担当にＥ課長３０３、最終審査担当にＦ部長３０４が設定されている。プロジェクト、フォルダ、及び文書は審査情報を有し、それぞれ複数の審査担当者を設定することができる。また、複数の審査担当者を設定した場合には、審査順序を設定することができる。この場合、審査順序が最後の審査担当者が承認者となる。

図４は、図２の文書管理画面２０１及び図３の審査担当者管理画面３０１に表示された情報を管理するためのＸＭＬデータ構造を示す。文書管理情報及び審査情報はＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式で記述したファイルで管理する。プロジェクト、フォルダ、及び文書の情報はＸＭＬのタグで表現する。但し、タグを用いて文書やデータの意味や構造を記述する言語であれば、他の言語形式であってもよい。プロジェクト、フォルダ、及び文書のタグには、その属性として、「審査状態」が記録される。上述のように「審査状態」には、「審査依頼前」、「審査依頼中」及び「承認済み」の３つのステータスがある。図４のＸＭＬデータ構造の例では、文書Ｃのタグ４０１の属性には、審査状態＝「承認済み」が記録されている。

文書は、審査情報を有する。図示のように、文書Ｃのタグ４０１の要素として、審査情報タグ４０２が管理されている。審査情報タグ４０２の下に、審査担当者情報タグ４０３及び審査状況タグ４０６が配置されている。

審査担当者情報タグ４０３は、審査担当者の情報を管理する。その属性として審査担当者の合計人数を記録する。図４のＸＭＬデータ構造の例では、属性として審査担当者の合計人数の２を、要素として第一審査担当者情報タグ４０４と最終審査担当者情報タグ４０５を記録する。審査担当者の合計人数は、要素である審査担当者を記録しているタグの数を合計することでも求めることができる。また、要素である第一審査担当者情報タグ４０４及び最終審査担当者情報タグ４０５には、属性として審査順序を記録する。

審査状況タグ４０６は、審査の状況を管理する。その属性として、審査済み人数を記録し、要素として審査依頼履歴及び審査履歴を記録する。図４のＸＭＬデータ構造の例では、属性として審査済み人数の２を、要素として審査依頼履歴タグ４０７、第一審査履歴タグ４０８、最終審査履歴タグ４０９を記録している。属性である審査済み人数は、要素の審査履歴を記録しているタグからでも求めることができる。審査依頼履歴及び審査履歴は、審査依頼を実行する前には記録されておらず、審査依頼、及び審査の実行時に記録される。

図５を参照して本発明の文書管理システムにおける文書の審査の流れを説明する。先ず、審査依頼者であるＧ担当者５０２は、文書を作成又は編集したのち、それを文書管理システム５０１に登録する。本例では、文書Ｃ５０３を登録したものとする。文書の登録は文書管理システムの文書管理部１０２が行う。この段階では、文書Ｃ５０３の「審査状態」のステータスは、「審査依頼前」である。次に、Ｇ担当者は、審査依頼を実行する。

文書管理システムの審査管理部１０３は、文書Ｃ５０４の「審査状態」のステータスを「審査依頼中」に変更し、文書Ｃ５０４の審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計＝０／２）を表示する。次に、審査管理部１０３は、第一審査担当者であるＥ課長５０５に対して審査依頼通知メールを送信する。このとき、図４のＸＭＬデータ構造において、審査状況タグ４０６の要素として、審査依頼履歴４０７を書き込む。

図６に示すように、文書管理画面にて、文書Ｃ６０１に、次の審査担当者と現在の審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計＝０／２）６０２を表示する。

図５に戻る。Ｅ課長は、文書管理システムの審査管理部１０３より審査依頼通知を受け取り、文書Ｃについて審査依頼がなされたことを知る。そこで、Ｅ課長は文書Ｃの内容を確認して、審査を実行する。Ｅ課長による審査が終了すると、文書管理システムの審査管理部１０３は、文書Ｃ５０６の「審査状態」のステータスを「審査依頼中（第一審査担当者まで審査済み）」に変更し、文書Ｃ５０４の審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計）を１／２とする。文書管理システムの審査管理部１０３は、最終審査担当者であるＦ部長５０７に審査依頼通知メールを送信する。このとき、図４のＸＭＬデータ構造において、審査状況タグ４０６の審査済み人数属性を１に設定し、第一審査履歴４０８を書き込む。

Ｆ部長は、文書管理システムの審査管理部１０３より審査依頼通知を受け取り、文書Ｃについて審査依頼がなされたことを知る。そこで、Ｆ部長は文書Ｃの内容を確認して、審査を実行する。Ｆ部長による審査が終了すると、文書管理システムの審査管理部１０３は、文書Ｃ５０８の「審査状態」のステータスを「承認済み」に変更し、文書Ｃの審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計）を２／２とする。文書管理システムの審査管理部１０３は、Ｇ担当者５０２、及び、Ｅ課長５０６に審査完了通知メールを送信する。このとき、図４のＸＭＬデータ構造において、審査状況タグ４０６の審査済み人数を２に設定し、最終審査履歴４０９を書き込む。

図７を参照して、審査依頼の処理の手順を説明する。審査依頼が実行されると、ステップＳ７０１にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、図４のＸＭＬデータ構造において、審査依頼履歴４０７をＸＭＬファイルの審査状況タグ４０６の要素に追加する。次に、ステップＳ７０２にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、図４のＸＭＬデータ構造において、審査状態のステータスを「審査依頼中」に更新する。ステップＳ７０３にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、第一審査担当者に対して審査依頼通知メールを送信する。

図８を参照して、文書に対する審査の処理の手順を説明する。審査が実行されると、ステップＳ８０１にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、図４のＸＭＬデータ構造において、審査依頼履歴４０７を審査状況タグ４０６の要素に追加する。ステップＳ８０２にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、図４のＸＭＬデータ構造において、審査状況タグ４０６の属性である審査済み人数を審査実行者の審査順序の値で更新する。

ステップＳ８０３にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、実行された審査が最終審査かどうかを判定する。即ち、図４のＸＭＬデータ構造において、審査担当者情報タグ４０３の属性として記載された審査担当者合計人数と、審査状況タグ４０６の属性として記載された審査済み人数を比較する。

最終審査でない場合はステップＳ８０４に進み、最終審査である場合にはステップＳ８０５に進む。ステップＳ８０４にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、次の審査担当者に対して審査依頼通知メールを送信する。ステップＳ８０５にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、図４のＸＭＬデータ構造において、審査状態のステータスを「承認済み」に更新する。ステップＳ８０６にて、文書管理システムの審査管理部１０３は、審査依頼者と全ての審査担当者に審査完了通知メールを送信する。

図９を参照して、本発明による文書管理システムにおいて、フォルダを審査する場合を説明する。図示の例では、文書Ｃ９０４の上位フォルダであるフォルダＡ９０１に審査担当者が設定されている。即ち、フォルダＡには第一審査担当者にＥ課長９０２、最終審査担当者にＦ部長９０３が設定されている。

図１０を参照して本発明の文書管理システム１００１におけるフォルダの審査の流れを説明する。先ず、審査依頼者であるＧ担当者１００２は、文書Ｃ及び文書Ｄを作成又は編集し、それをフォルダＡに格納し、文書管理システム５０１に登録する。フォルダの登録は文書管理システムの文書管理部１０２が行う。この段階では、フォルダＡ１００３の「審査状態」のステータスは、「審査依頼前」である。また、フォルダＡ１００３内の文書Ｃ及び文書Ｄ１００４の「審査状態」のステータスも、「審査依頼前」である。次に、Ｇ担当者は、審査依頼を実行する。

文書管理システムの審査管理部１０３は、フォルダＡ１００６の「審査状態」のステータスを「審査依頼中」に変更し、フォルダＡ１００３の審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計＝０／２）を表示する。文書Ｃ及び文書Ｄ１００７の「審査状態」のステータスを「審査依頼中」に変更する。

次に、審査管理部１０３は、第一審査担当者であるＥ課長１００５に対して審査依頼通知メールを送信する。このとき、文書管理画面を表示すると、図１１のように、フォルダＡ１１０１に審査担当者と現在の審査状況１１０４が表示され、文書Ｃ１１０２及び文書Ｄ１１０３の審査状況に上位フォルダにより審査中１１０５が表示される。文書Ｃ及び文書Ｄへの審査操作はフォルダＡの審査が完了するまで抑止される。

Ｅ課長は、文書管理システムの審査管理部１０３より審査依頼通知を受け取り、フォルダＡについて審査依頼がなされたことを知る。そこで、Ｅ課長はフォルダＡ内の文書Ｃ及び文書Ｄの内容を確認して、フォルダＡの審査を実行する。Ｅ課長によるフォルダＡの審査が終了すると、文書管理システムの審査管理部１０３は、フォルダＡ１００９の「審査状態」のステータスを「審査依頼中（第一審査担当者まで審査済み）」に変更し、フォルダＡ１００９の審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計）を１／２とする。文書Ｃ及び文書Ｄの「審査状態」のステータスは「審査依頼中」のままである。文書管理システムの審査管理部１０３は、最終審査担当者であるＦ部長１００８に審査依頼通知メールを送信する。

Ｆ部長は、文書管理システムの審査管理部１０３より審査依頼通知を受け取り、フォルダＡについて審査依頼がなされたことを知る。そこで、Ｆ課長はフォルダＡ内の文書Ｃ及び文書Ｄの内容を確認して、フォルダＡの審査を実行する。Ｆ部長による審査が終了すると、文書管理システムの審査管理部１０３は、フォルダＡ１０１０の「審査状態」のステータスを「承認済み」に変更し、文書Ｃ及び文書Ｄ１０１１の「審査状態」のステータスを「承認済み」に変更する。文書管理システムの審査管理部１０３は、Ｇ担当者１００２、及び、Ｅ課長１００５に審査完了通知メールを送信する。

図１０の例では、フォルダＡに格納されている文書Ｃ、Ｄの「審査状態」のステータスは、フォルダＡに対する審査依頼を行う前においては、両方とも「審査依頼前」である。しかしながら、「審査状態」のステータスは「審査依頼前」である文書と、「審査依頼前」又は「承認済み」の文書が混在するフォルダを審査する場合もある。これを以下に図１２を参照して説明する。

図１２を参照して本発明の文書管理システムにおけるフォルダの審査の流れの他の例を説明する。審査依頼者であるＧ担当者は、文書Ｃを作成又は編集し、それをフォルダＡに格納する。フォルダＡには、既に、承認済みの文書Ｄが格納されている。Ｇ担当者は、フォルダＡを文書管理システム５０１に登録する。フォルダＡ１２０１の「審査状態」のステータスは、「審査依頼前」であり、フォルダＡ１２０１内の文書Ｃ１２０２の「審査状態」のステータスも、「審査依頼前」である。文書Ｄ１２０３の「審査状態」のステータスは、「承認済み」である。

Ｇ担当者は、審査依頼を実行する。文書管理システムの審査管理部１０３は、フォルダＡ１２０１の「審査状態」のステータスを、「審査依頼前」から「審査依頼中」に変更する。フォルダＡの審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計）を０／２とする。また、フォルダＡ１２０１内の文書Ｃ１２０２の「審査状態」のステータスも、「審査依頼前」から「審査依頼中」に変更する。しかしながら、フォルダＡ１２０１内の文書Ｄ１２０３の「審査状態」のステータスは、「承認済み」のままであり、変更しない。

次に、審査管理部１０３は、第一審査担当者であるＥ課長に対して審査依頼通知メールを送信する。Ｅ課長はフォルダＡ内の文書Ｃの内容を確認して、フォルダＡの審査を実行する。Ｅ課長によるフォルダＡの審査が終了すると、文書管理システムの審査管理部１０３は、フォルダＡの「審査状態」のステータスを「審査依頼中（第一審査担当者まで審査済み）」に変更し、フォルダＡの審査状況（審査済みの審査担当者数／審査担当者数の合計）を１／２とする。文書Ｃの「審査状態」のステータスを「審査依頼中」に変更する。文書管理システムの審査管理部１０３は、最終審査担当者であるＦ部長に審査依頼通知メールを送信する。

Ｆ部長は、文書管理システムの審査管理部１０３より審査依頼通知を受け取り、フォルダＡについて審査依頼がなされたことを知る。そこで、Ｆ課長はフォルダＡ内の文書Ｃの内容を確認して、フォルダＡの審査を実行する。Ｆ部長による審査が終了すると、文書管理システムの審査管理部１０３は、フォルダＡ１２０４の「審査状態」のステータスを「承認済み」に変更し、文書Ｃ１２０５の「審査状態」のステータスを「承認済み」に変更する。文書Ｄ１２０６の「審査状態」のステータスを「承認済み」のままである。文書管理システムの審査管理部１０３は、Ｇ担当者、及び、Ｅ課長に審査完了通知メールを送信する。

図１３は、フォルダに対する審査の処理の手順を説明する。フォルダに対する審査の処理は、図８に示した文書に対する審査の処理と同様であるが、ステップＳ１３０１のみが異なる。ステップＳ１３０１では、下位の全てのフォルダ及び文書に対して、ＸＭＬファイルの審査状態を承認済みに更新する処理を繰り返し実行する。

図１４は、フォルダ及び文書の両方に審査担当者を設定した場合の例を示す。本例では、フォルダＡ１４０１には第一審査担当者にＲ本部長１４０４、最終審査担当者にＳ事業部長１４０５が設定されている。文書Ｃ１４０２には、第一審査担当者にＥ課長１４０６、最終審査担当者にＦ部長１４０７が設定されている。文書Ｄ１４０３には、第一審査担当者にＴ課長１４０８、最終審査担当者にＵ部長１４０９が設定されている。

この場合、文書Ｃ及び文書Ｄに対して審査を実行する場合は図５の審査の流れと同様に審査を実行する。行う。フォルダＡに対して審査を実行する場合は図１０の審査の流れと同様に審査を実行する。

図１５は、フォルダ及び文書の両方に審査担当者を設定し、更に、フォルダ及び文書の両方に同じ審査担当者を設定した場合の例を示す。フォルダＡ１５０１には第一審査担当者にＥ課長１５０４、最終審査担当者にＦ部長１５０５が設定されている。文書Ｃ１５０２及び文書Ｄ１５０３には、フォルダＡ同様に、第一審査担当者にＥ課長、最終審査担当者にＦ部長が設定されている。この場合も図１４の場合と同様に、審査を実行することができる。

図１６は、管理サーバ１０１によって作成される文書管理画面の他の例を示す。本例では、ツリー階層の最上部階層にプロジェクトが配置され、その下階層に、金融システム事業部と研究開発事業部が配置されている。金融システム事業部の下階層に、第一金融システム部が配置され、更に、その下階層に、第一グループ及び第二グループが配置されている。第一グループの下階層に文書Ｈ及び文書Ｉが配置される。第二グループの下階層に文書Ｊ及び文書Ｋが配置される。

研究開発事業部の下階層に、研究開発部が配置され、更に、その下階層に、研究開発グループが配置されている。研究開発グループの下階層に文書Ｌ及び文書Ｍが配置される。文書Ｈ、Ｉ、Ｊ、Ｋ、Ｌ、Ｍ以外は全てフォルダである。

このようなツリー階層において、研究開発部１６０１に対して審査依頼がなされた場合、研究開発部１６０１の「審査状態」のステータスを「審査依頼中」に設定し、その下階層の研究開発グループ１６０２、文書Ｌ１６０３、文書Ｍ１６０４の「審査状態」のステータスを「審査依頼中」に設定する。このとき、研究開発グループ、文書Ｌ、文書Ｍへの審査操作は研究開発部の審査が完了するまでの間抑止する。研究開発部１６０１の「審査状態」のステータスを「承認済み」に設定するときに、研究開発グループ、文書Ｌ、文書Ｍの「審査状態」のステータスも同様に「承認済み」に設定する。

図１７に示す文書管理画面では、審査の進捗が、階層別に示されている。本例では、金融システム事業部とその配下のフォルダ及び文書の「審査状態」のステータスは、文書Ｈ、Ｊ、Ｋを除き「審査依頼前」である。従って、これらのフォルダ及び文書に対して審査依頼がなされていないことを示す。

研究開発事業部とその配下のフォルダ及び文書の「審査状態」のステータスは、全て「承認済み」である。従って、これらのフォルダ及び文書に対して審査が完了していることを示す。

このように、本例によると文書管理画面を確認することによって、全てのフォルダ及び文書の審査状況のステータスを知ることができる。

図１８は、管理サーバ１０１によって作成される進捗管理画面１８０１の例を示す。進捗管理画面１８０１は、進捗管理部１０４によって作成され、端末１０７の表示装置によって表示可能である。進捗管理画面１８０１は、図１７に示す文書管理画面の情報を表示する。進捗管理画面１８０１は、左端の階層列１８０２は、フォルダ又は文書のツリー階層における位置を示す。審査依頼前列１８０３は審査状態のステータスが「審査依頼前」であるフォルダ及び文書数を示す。審査依頼中列１８０４は、「審査状態」のステータスが「審査依頼中」であるフォルダ及び文書数を示す。「審査依頼中」には、更に、審査の進捗別（未審査、第一審査済み、・・・、のように審査担当者の設定許容数に分類される）が示される。承認済み列１８０５は、「審査状態」のステータスが「承認済み」であるフォルダ及び文書数を示す。合計列１８０６は各行の合計値を示す。

本例では、第一階層は、図１７のプロジェクトを表す。プロジェクトの配下のフォルダ又は文書のなかに、審査依頼がなされていないもの、又は、審査が完了していないものが含まれる。従って、プロジェクトの「審査状態」のステータスは「審査依頼前」である。第二階層は、金融システム事業部と研究開発事業部を表す。金融システム事業部の「審査状態」のステータスは「審査依頼前」である。研究開発事業部の「審査状態」のステータスは「承認済み」である。従って、第二階層について、「審査依頼前」は１、「承認済み」は１である。

第三階層は、第一金融システム部と研究開発部を表す。第一金融システム部の「審査状態」のステータスは「審査依頼前」である。研究開発部の「審査状態」のステータスは「承認済み」である。従って、第三階層について、「審査依頼前」は１、「承認済み」は１である。第四階層は、第一グループ、第二グループ、及び、研究開発グループを表す。第一グループ及び第二グループでの「審査状態」のステータスは「審査依頼前」である。研究開発グループの「審査状態」のステータスは「承認済み」である。従って、第四階層について、「審査依頼前」は２、「承認済み」は１である。

第五階層は、文書Ｈ、Ｉ、Ｊ、Ｋ、Ｌ、Ｍを表す。図１７に示すように、文書Ｈの「審査状態」のステータスは「審査依頼中」であるが、審査状況は０／２である。即ち、審査が完了していない。文書Ｉの「審査状態」のステータスは「審査依頼前」である。文書Ｊ、Ｋの「審査状態」のステータスは「審査依頼中」であるが、審査状況は１／２である。従って、第一審査は完了している。文書Ｌ、Ｍの「審査状態」のステータスは「承認済み」である。従って、第五階層のついて、「審査依頼前」は１、審査依頼中（未審査）は１、審査依頼中（第一審査済み）は２、「承認済み」は２である。

階層列の表記は任意に変更することができる。例えば第二階層を事業部、第三階層を部、第四階層をグループ、第五階層を文書とすることができる。それによって、視覚性を向上させることができる。

以上のように、本発明による文書管理システム１００によれば、次のような効果がある。
（１）単一のツリー階層で、電子文書の管理と審査ワークフローの両者を提供することができる。
（２）プロジェクト、フォルダ、文書の任意の場所に審査担当者を設定して、審査を実行することができる。これにより、文書を個別に審査する場合、またはフォルダを選択して格納されている文書を一括で審査する場合のいずれにも対応することができる。
（３）フォルダ及び文書の両方に審査担当者を設定した場合、フォルダまたは文書のいずれを対象としても審査を実行することができる。これにより、文書を個別に審査する場合、またはフォルダを選択して格納されている文書を一括で審査する場合のいずれにも対応した審査担当者の設定を実施することができる。
（４）フォルダ及び文書の両方に審査担当者を設定する場合、フォルダ及び文書に異なる審査担当者を設定し、文書の審査後に格納フォルダに対して審査を実行することができる。そのため、文書の審査後に、文書の審査担当者の上長がフォルダを審査するような、階層による責任者の上下関係を意識した運用に対応することができる。
（５）フォルダ及び文書の両方に審査担当者を設定する場合、フォルダ及び文書に同一の審査担当者を設定することで、設定された審査担当者がフォルダまたは文書の任意の場所を選択して審査を実行することができる。これにより、あらかじめ情報管理部門がフォルダ及び文書に審査担当者を設定し、審査担当者がフォルダまたは文書のいずれかを任意に選択して審査を実施する場合のように、審査担当者の設定を実施するユーザと審査を実行するユーザが異なる運用に対応することができる。
（６）フォルダ内に審査中または審査済みの文書が存在する場合に、それらの文書が格納されたフォルダを対象として審査を実行することができる。これにより、フォルダ内の一部の文書のみを先に承認する必要がある場合など、一部の文書を審査した後に、フォルダを対象として一括で文書を審査したい運用に対応することができる。
（７）プロジェクト全体の審査状態の進捗を、ツリー階層の階層別に確認できる。特に組織階層など規則性を持ったツリー階層構成で管理する場合に有効な進捗管理方法と言える。

以上本発明の例を説明したが、本発明は上述の例に限定されることなく特許請求の範囲に記載された発明の範囲にて様々な変更が可能であることは当業者によって容易に理解されよう。

本発明による文書管理システムの構成の例を示す図である。 本発明による文書管理システムの管理サーバの表示装置に表示される文書管理画面の例を示す図である。 本発明による文書管理システムの管理サーバの表示装置に表示される審査担当者管理画面の例を示す図である。 本発明による文書管理システムの管理サーバにおいて文書情報と審査情報を管理するためのデータ構造を示す図である。 本発明による文書管理システムにおける文書の審査の流れを説明する図である。 本発明による文書管理システムの管理サーバの表示装置に表示される文書管理画面の例を示す図である。 本発明による文書管理システムにおける、審査依頼の処理の手順を説明する図である。 本発明による文書管理システムにおける、文書に対する審査の処理の手順を説明する図である。 本発明による文書管理システムにおいて、フォルダに対する審査の処理の手順を説明する図である。 本発明の文書管理システムにおけるフォルダの審査の流れを説明する図である。 本発明による文書管理システムの管理サーバの表示装置に表示される文書管理画面の例を示す図である。 本発明の文書管理システムにおけるフォルダの審査の流れの他の例を説明する図である。 本発明の文書管理システムにおける、フォルダに対する審査の処理の手順を説明する図である。 本発明の文書管理システムにおける、フォルダ及び文書の両方に審査担当者を設定した場合の例を示す図である。 本発明の文書管理システムにおける、フォルダ及び文書の両方に審査担当者を設定し、更に、フォルダ及び文書の両方に同一の審査担当者を設定した場合の例を示す図である。 本発明の文書管理システムの管理サーバの表示装置に表示される文書管理画面の他の例を示す図である。 本発明の文書管理システムの管理サーバの表示装置に表示される文書管理画面の更に他の例を示す図である。 本発明の文書管理システムの管理サーバの表示装置に表示される進捗管理画面の例を示す図である。

符号の説明

１００，５０１，１００１…文書管理システム
１０１…管理サーバ
１０２…文書管理部
１０３…審査管理部
１０４…進捗管理部
１０５…ファイル記憶装置
１０６…メールサーバ
２０１…文書管理画面
２０２…プロジェクト
２０３，９０１，１００３，１００６，１００９，１０１０，１１０１，１２０１，１２０４，１４０１，１５０１…フォルダＡ
２０４…フォルダＢ
２０５，３０２，４０１，５０３，５０４，５０６，５０８，６０１，９０４，１００４，１００７，１０１１，１１０２，１２０２，１２０５，１４０２，１５０２…文書Ｃ
２０６，１００４，１００７，１０１１，１１０３，１２０３，１２０６，１４０３，１５０３…文書Ｄ
３０１…審査担当者管理画面
３０３，５０５，９０２，１００５，１４０６，１５０４…Ｅ課長
３０４，５０７，９０３，１００８，１４０７，１５０５…Ｆ部長
４０２…審査情報タグ
４０３…審査担当者情報タグ
４０４…第一審査担当者情報タグ
４０５…最終審査担当者情報タグ
４０６…審査状況タグ
５０２，１００２…Ｇ担当者
６０２…審査状況
１１０４，１１０５…審査状況の表示
１４０４…Ｒ本部長
１４０５…Ｓ事業部長
１４０８…Ｔ課長
１４０９…Ｕ部長
１６０１…研究開発部
１６０２…研究開発グループ
１６０３…文書Ｌ
１６０４…文書Ｍ
１８０１…進捗管理画面
１８０２…階層列
１８０３…審査依頼前列
１８０４…審査依頼中列
１８０５…承認済み列
１８０６…合計列

Claims (14)

1. 文書を記憶する記憶装置と、端末にメールを送信するメールサーバと、端末に接続された管理サーバと、を有し、審査対象の文書を審査担当者によって審査させる処理を管理するための文書管理システムにおいて、
   前記記憶装置は、最上階層から最下階層までのフォルダ、及び、該フォルダのうちいずれかの下階層の文書を含むツリー階層にて文書を記憶し、
   前記フォルダ及び文書は、それぞれ「審査状態」というステータスを有し、
   前記フォルダ及び文書には、審査担当者情報が付与されていることを特徴とする文書管理システム。
2. 請求項１記載の文書管理システムにおいて、
   前記フォルダ及び文書は、タグを有する言語形式で記述したファイルであり、前記フォルダ及び文書の情報は該タグで表現されていることを特徴とする文書管理システム。
3. 請求項２記載の文書管理システムにおいて、
   前記フォルダ及び文書のタグには、その属性として、「審査状態」が記録され、前記「審査状態」は、「審査依頼前」、「審査依頼中」及び「承認済み」の３つのステータスのいずれかであることを特徴とする文書管理システム。
4. 請求項２記載の文書管理システムにおいて、
   前記文書のタグの要素として審査情報タグが記載され、該審査情報タグの下階層に、審査担当者の情報を管理する審査担当者情報タグ及び審査の状況を管理する審査状況タグが配置されていることを特徴とする文書管理システム。
5. 請求項４記載の文書管理システムにおいて、
   前記審査担当者情報タグは、その属性として審査担当者の合計人数を記録し、要素として第一審査担当者から最終審査担当者までの審査担当者情報タグを記録し、
   前記審査状況タグは、その属性として、審査済みの審査担当者数を記録し、要素として審査依頼履歴及び審査履歴を記録することを特徴とする文書管理システム。
6. 請求項１記載の文書管理システムにおいて、
   前記管理サーバは、ツリー階層として配置されたフォルダ及び文書に、審査担当者を付加して表示する審査担当者管理画面を作成することを特徴とする文書管理システム。
7. 請求項６記載の文書管理システムにおいて、
   前記管理サーバは、ツリー階層として配置されたフォルダ又は文書に、複数の審査担当者が付与されているとき、審査担当者の順位を付加して表示する審査担当者管理画面を作成することを特徴とする文書管理システム。
8. 請求項１記載の文書管理システムにおいて、
   前記管理サーバは、ツリー階層として配置されたフォルダ及び文書に、審査担当者と現在の審査状況を付加して表示する文書管理画面を作成することを特徴とする文書管理システム。
9. 審査対象の文書を審査担当者によって審査させる処理を管理するための文書管理システムにおいて、
   文書とそれより上階層のフォルダからなるツリー階層にて文書を記憶する記憶装置と、
   端末にメールを送信するメールサーバと、
   端末に接続された管理サーバと、
   を有し、
   前記管理サーバは、審査依頼者の端末から前記記憶装置に記憶された文書又はフォルダに対する審査の依頼を受け取ると、前記記憶装置に記憶された審査対象の文書又はフォルダに対して「審査依頼中」の属性を付与し、
   前記メールサーバは、前記審査対象の文書又はフォルダに対して割り当てられた審査担当者の端末に審査依頼メールを送信し、
   前記管理サーバは、前記審査担当者による審査が終了すると、前記記憶装置に記憶された審査対象の文書又はフォルダに対して「承認済み」の属性を付与し、
   前記メールサーバは、前記審査依頼者の端末に審査完了を示すメールを送信することを特徴とする文書管理システム。
10. 請求項９記載の文書管理システムにおいて、
    前記管理サーバは、審査依頼者の端末から前記記憶装置に記憶されたフォルダに対する審査の依頼を受け取ると、前記記憶装置に記憶された審査対象のフォルダ及び該フォルダの下階層の文書に対して「審査依頼中」の属性を付与し、
    前記管理サーバは、前記審査担当者により前記審査対象のフォルダの下階層の文書に対して審査が終了すると、前記記憶装置に記憶された前記審査対象のフォルダ及び該フォルダの下階層の文書に対して「承認済み」の属性を付与することを特徴とする文書管理システム。
11. 請求項９記載の文書管理システムにおいて、
    前記審査対象の文書又はフォルダに対して複数の審査担当者が割り当てられている場合には、前記複数の審査担当者による審査が終了すると、最終の審査担当者は、前記メールサーバを介して、自身以外の全ての審査担当者と前記審査依頼者の端末に審査完了を示すメールを送信することを特徴とする文書管理システム。
12. 記憶装置とメールサーバとを備え端末に接続された管理サーバによって、文書を管理する文書管理方法において、
    前記管理サーバによって、審査依頼者の端末から前記記憶装置に記憶された文書又はフォルダに対する審査の依頼を受け取ると、前記記憶装置に記憶された審査対象の文書又はフォルダに対して「審査依頼中」の属性を付与することと、
    前記メールサーバによって、前記審査対象の文書又はフォルダに対して割り当てられた審査担当者の端末に審査依頼メールを送信することと、
    前記審査担当者による審査が終了すると、前記管理サーバによって、前記記憶装置に記憶された審査対象の文書又はフォルダに対して「承認済み」の属性を付与することと、
    前記メールサーバによって、前記審査依頼者の端末に審査完了を示すメールを送信することと、
    を有する文書管理方法。
13. 請求項１２記載の文書管理方法において、
    前記管理サーバによって、ツリー階層として配置されたフォルダ及び文書に、審査担当者と現在の審査状況を付加して表示する文書管理画面を作成すること、
    を有すること特徴とする文書管理方法。
14. 請求項１２記載の文書管理方法において、
    前記管理サーバによって、ツリー階層として配置されたフォルダ及び文書に、審査担当者を付加して表示する審査担当者管理画面を作成すること、
    を有することを特徴とする文書管理方法。

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